QUẢN TRỊ dự án tổ chức khóa tu 1 ngày

Với mong muốn các bạn trẻ hiện nay sẽ ngày càng sống tốt hơn, sống có ý nghĩa hơn; thực hiện những hoài bão, ước mơ của mình; đem lại những điều ý nghĩa cho bản thân cũng như gia đình của mình; góp một phần nhỏ trong việc xây dựng quê hương đất nước ngày càng tươi đẹp; team chúng mình đã bạch Thầy, xin phép Thầy cho chúng mình được tổ chức khóa tu 1 ngày tại chùa Ba Vàng Uông BíQuảng Ninh để các bạn trẻ có thể tham gia. Trên đây là các thông tin cơ bản về dự án của nhóm. Để hoàn thành bài thảo luận nhóm đã nhận được sự giảng dạy và chỉnh sự nhiệt tình của Ths . Mặc dù có cố gắng song bài thảo luận không thể tránh khỏi những sai sót, chúng em rất mong có them sự góp ý của cô giáo để bài thảo luận được hoàn chỉnh.

LỜI MỞ ĐẦU

Với mong muốn các bạn trẻ hiện nay sẽ ngày càng sống tốt hơn, sống có ýnghĩa hơn; thực hiện những hoài bão, ước mơ của mình; đem lại những điều ýnghĩa cho bản thân cũng như gia đình của mình; góp một phần nhỏ trong việcxây dựng quê hương đất nước ngày càng tươi đẹp; team chúng mình đã bạchThầy, xin phép Thầy cho chúng mình được tổ chức khóa tu 1 ngày tại chùa BaVàng - Uông Bí-Quảng Ninh để các bạn trẻ có thể tham gia

Chùa Ba Vàng: Chùa Ba Vàng có tên cổ là Bảo Quang Tự (có nghĩa là

“ánh sáng quý”) được xây dựng vào năm Ất Dậu, (năm 1676) Chùa toạ lạc trênlưng chừng núi Thành Đẳng, ở độ cao 340m so với mặt nước biển Chùa nằmtrên một vị trí rất đẹp ở phía tây thành phố Uông Bí, phía trước là sông, phía sautựa lưng vào núi, hai bên là rừng thông xanh ngát Chùa Ba Vàng có mạchphong thủy bắt nguồn từ chùa Đồng (Yên Tử) với địa hình hạ đoạn tạo thành thếthanh long trùng điệp chầu về bên trái, bạch hổ hùng vĩ phục xuống bên phải

Thời gian: 1 LẦN/ THÁNG ( vì thời gian học tập và làm việc của cácbạn nên lịch trình thường sẽ vào thứ 7 và chủ nhật)

 19h ngày hôm sau sẽ xuất phát từ chùa về Đại học Thương Mại tại Hà Nội

Kinh phí: KHÔNG MẤT CHI PHÍ

 Chi phí xe đi lại sẽ do ban tổ chức chi trả

 Đến chùa, các bạn sẽ được ăn cơm chay tại chùa

 Địa điểm nghỉ ngơi tại chùa, sẽ do Chùa sắp xếp

Trang phục: các bạn sinh viên có thể mặc áo lam (nếu có) hoặc quần áothường ngày, không mặc áo dây, váy ngắn, không trang điểm

Trên đây là các thông tin cơ bản về dự án của nhóm Để hoàn thành bàithảo luận nhóm đã nhận được sự giảng dạy và chỉnh sự nhiệt tình của Ths Mặc

dù có cố gắng song bài thảo luận không thể tránh khỏi những sai sót, chúng emrất mong có them sự góp ý của cô giáo để bài thảo luận được hoàn chỉnh

Em xin chân thành cảm ơn

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU i

MỤC LỤC ii

I ĐIỀU LỆ DỰ ÁN 1

1 Tóm tắt dự án: 1

2 Mục đích/diễn giải dự án: 1

3 Mô tả dự án: 1

4 Rủi ro : 1

5 Sản phẩm có thể bàn giao của dự án: 2

6 Lịch Trình sơ bộ: 2

7 ngân sách sơ bộ: 2

8 Yêu cầu và chấp thuận dự án: 2

9 Người quản lý dự án: 2

10 Phê duyệt: 2

II quản lý thời gian và tiến độ 3

1 Sơ đồ Pert và xác định đường gang CPM 10

1.1 Sơ đồ Pert 10

1.2 Xác định đường gang CPM 10

2 Sơ đồ gantt 10

III Quản lý Tài Chính 11

IV Rủi ro 13

V Giám sát 13

5.1 Giám sát tài chính: 13

5.2 Giám sát quá trình: 14

5.3 Giám sát hoạt động 15

5.4 Kết thúc dự án 15

5.4.1 Hình thức kết thúc dự án 15

5.4.2 Nội dung giai đoạn kết thúc và chuyển giao sản phẩm dự án 15

KẾT LUẬN 16

I ĐIỀU LỆ DỰ ÁN

1 Tóm tắt dự án:

Dự án xây dựng với mong muốn các bạn trẻ hiện nay sẽ ngày càng sống tốthơn, sống có ý nghĩa hơn, có hoài bão, có ước mơ, sống tốt cho bản thân, giađình và xa hội để xây dựng quê hương đất nước ngày càng tốt đẹp hơn

- Địa điểm : đối diện cổng trường thương mại

- Mục đính dự án: thêm trải nghiệm bổ ích cho sinh viên

- Mục tiêu đảm bảo cho chuyến đi diễn ra đúng thời gian và đạt được ýnghĩa của dự án

- Hạn chế: lượng người quản lý tương đối ít và sự chuyên nghiệp trongcông tác quản lý chưa cao do đây là lần đầu tiên tổ chức và các quản lý chủ yếu

là sinh viên Chi phí cho việc đi lại và ăn uống 100 % là do nhà chùa tài trợ

- Giả định: Nhà chùa sẽ tài trợ 100% phí đi lại, ăn và ngủ nghỉ

- Tuyên bố phạm vi sơ bộ: Dự án sẽ diễn ra vào ngày thứ bẩy và chủ nhật vớitổng số nhân lực tham gia quản lý là 14 người Địa điểm xuất phát là đối diệnvới cổng trường thương mại, nơi đến là chùa Ba Vàng Dự án sẽ kết thúc vàochiều ngày chủ nhật

4 Rủi ro :

- Thiếu kinh phí

- Tai nạn giao thông

- Thất lạc người tham gia

- sức khỏe

- Trộm cắp

5 Sản phẩm có thể bàn giao của dự án:

- Phương tiện đi lại

- Người tham gia

6 Lịch Trình sơ bộ:

Dự án sẽ bắt đầu từ trưa thứ bẩy di chuyển đến chùa Ba Vàng, đến nơi sinhviên sẽ trải nghiệm và học tập tại chùa đến chiều chủ nhật hoàn thành khóa tu sẽđưa sinh viên về nơi ban đầu và kết thúc dự án

8 Yêu cầu và chấp thuận dự án:

Các thành viên tham gia dự án hoàn thành khóa học tại chùa một cách hiệuquả, ý nghĩa và không phát sinh những yếu tố rủi ro lớn Khi đó dự án được coi

là hoàn thành thành công

9 Người quản lý dự án:

- 1 trưởng ban tổ chức : người quyết định và đưa ra hướng đi cho dự án

- 2 phó ban tổ chức: phụ trách truyền đạt thông tin và quản lý

- 1 tổng thư ký: tổng hợp thông tin, truyền đạt thông tin

- 10 bạn quản lý xe: quản lý

10 Phê duyệt:

Trưởng ban tổ chức

Vũ Quang Chính

( đã ký )

II quản lý thời gian và tiến độ

- Tên dự án : Team đi học khoá tu 1 ngày (chùa Ba Vàng)

- Dự kiến: khóa tu diễn ra vào 27 - 28/4/2018

Giai

Thời gian

Công Việc Trước

Ngày Hoàn Thành

- Phân chia chức danhcho từng thành viên

3/4/2018

Thực hiệnngay 3/4/2018

Ban điềuphối có cácchức vụ cụthể

- Lấy số điện thoại liênlạc

4/4/20

Danh sáchcác nhà xe

C Lập group trên

Facebook

- Lựa chọn một thànhviên trong ban điều phối

để thành lập và quản lýgroup và fanpage

4/4/2018

group vớicác nội dung

cơ bản củakhóa họccách thứctiến hành,mục đích

- Các thành viên còn lạitrong ban điều hành hỗtrợ kêu gọi và đăng trêncác trang của trường,trang của lớp để tăng sốlượng thành viên.

- Truyền thông tin đếncác nhóm sinh viên tìnhnguyện của trường vàcác nhóm khác củatrường để tăng lượngngười biết và tham gia

5/4/20

Có cácthành viêntham giagroup

E

Truyền thông

- Lựa chọn 1 thành viênthực hiện chạy quảngcáo fanpage

- Thực hiện viết bài,đưa các thông tin vềchùa, về kiến thức mà

sẽ được học và trảinghiệm để các thànhviên nắm được

5/4/20

Nhiều ngườibiết đến vềkhóa học

- Mở link cho các thànhviên đăng ký tham giakhóa tu.

- Ban điều phối sẽthường xuyên chú ý vàcập nhật để chốt sốlượng thành viên, không

để vượt quá 450 người

- Nếu danh sách bị hụt

do một số thành viên rútthì có thể chọn các bạn

đã đăng ký nhưng chưa

20/4/2018

F 22/4/2018 Danh sách

số lượngngười thamgia cuốicùng

được, hoặc đăng lêngroup để các thành viênkhác đăng ký.

- Chốt lại số lượng lầncuối và phân công điềuphối cho từng xe

H Liên hệ nhà xe

- Chốt số lượng xe và sốlượng người đi

- Chốt thời gian và địađiểm đón trả khách

- Chốt giá mỗi xe

23/4/2018

Có hợp đồngxe

I

Liên hệ với nhà chùa

- Chốt lại số lượngngười tham gia để nhàchùa chuẩn bị chỗ ănchỗ ngủ

23/4/2

Thông báođến chùa

Tham

gia

K

Thông báo trước khi đi

- Trước khi tham gia 1ngày BTC sẽ thông báolại thời gian địa điểmgặp để các bạn nhớ

25/4/2

Nhắc nhởlịch chongười thamgia

L Tập chung thành viên

và di chuyển đến chùa

- 12h Tập chung thànhviên

- 12h Điểm danh, kiểmsoát số lượng thành viêncủa từng xe

27/4/2018

K 27/4/2018 Đến được

chùa

- 12h15 Hướng dãn các

bạn lên xe

- Trên xe nói qua về nội

quy ở chùa, phổ biến

M Tiến hành tham gia các

hoạt động tại chùa

- 5h hôm sau, dậy tập

chung thể dục buổi sáng

28/4/2018

L 28/4/2018 Các thành

viên thamgia khóa học

- 6h điều hành các bạn

đi ăn sáng

- 9h tập chung nghethầy giảng về các kiếnthức học tập

- 11h ăn trưa và nghỉngơi

- 2h chiều lại hướng dẫncác bạn tập chung vàhọc

- 16h làm công quả

- 17h tập chung ăn tối18h tập chung, kiểm traquân số và đi về trường

Tổng kết

- Tập trung các thànhviên ra về

- Trả tiền xe

- Cảm ơn nhà chùa

Xử lý các vấn đề cònsót ở chùa ( rác, )

A C E F G H K L M N O P : 28 ngày

A C E F G I K L M N O P: 28 ngày

Vậy có 2 đường gang là A C E F G H L M N O P và A C E F G I K L M N

O P và tổng thời gian hoàn thành dự án là 28 ngày

2 Sơ đồ gantt

A B C D E F G H I K L M N O

+ chi phí trực tiếp:

chi phí thuê xe :7,4 tr/1 xe/ 2 chiều

chi phí ăn uống : 15000/suất/* 4 bữa*450 người = 27 trchi phí hỗ trợ ban quản lý : 300 nghìn đồng

+chi phí gián tiếp:

Chi phí giấy tờ quản lý: 100 nghìn đồng

Ước tính từ dưới lên ( bottom-up approaches-micro)

-Kiểm soát chi phí

Giám sát các chi phí hoạt động của dự án

Đảm bảo rằng các thay đổi chi phí hợp lý đều được ghi nhận dựa trên chiphí cơ sở đã xác định việc xem lại trong đường mức

Thông báo về những thay đổi trong dự án có thể ảnh hưởng đến chi phí chonhững người có thẩm quyền

Các công cụ kiểm soát

.- EMV

Giá trị trù tính: 103 tr

Chi phí thực sự : 101400000

Giá trị thu được

Chi phí phát sinh (cv) EV=PV*(% thời gian hoàn thành)

Ước tính tại thời điểm hoàn tất EAC= BAC/CPI

Ước tính tại thời gian hoàn tất Ước tính thời điểm ban đầu/ SPI

- Khi đến gần cuối sát ngày đi hoặc trong ngày đi nhiều bạn không thamgia về chưa nữa gây ảnh hưởng nhiều chỗ còn trống lãng phí tiền xe của nhàchùa

- Khi chuẩn bị lên xe để đi thì có nhiều bạn tự đông chuyển xe gây khóquản lý số lượng

Một số thành viên đến muộn so với giờ khởi hành về chùa khiến cho cácbạn ấy không thể tham gia khoá tu

- Trong quá trình di chuyển lúc đi cũng như lúc về có thể xe hỏng hoặc bịtắc đường làm chậm tiến trình của chuyến đi

-Thời tiết nắng quá hoặc mưa quá ảnh hưởng tới quá trình của chuyến đi.-Sau khi tới chùa nhiều thành viên còn chạy lung tung chưa tập trung làm cácnhóm trưởng khó quản lý

- Nhiều bạn mang thiếu đồ dùng Mang thiếu áo nếu thời tiết lạnh sẽ dễ bị

ốm Trên chùa là núi nên không dép dẫn tới đâu chân

- Nhiều thành viên không quen thời tiết sẽ dẫn tới ốm

V Giám sát

5.1 Giám sát tài chính:

Phương pháp kiểm tra giới hạn

Xác lập giới hạn Phương hướng giải quyết

101.000.000 + 5%x101.000.000 Điều tra tìm nguyên nhân

101.000.000 + 10%x101.000.000 Tiến hành kiểm tra các chi phí ban đầu

p cậpnhậtnộidungcơbản

Danhsáchcácnhàxe

Truyềnthông

dự án,

Có đầyđủthànhviênthamgiagroup

Thôngbáolichtrìnhchuyế

n đi

Chốtdanhsáchngườithamgia

Cóhợpđồng

xe, gửithôngbáo tớichùa

Thôngbáo lạilịchchuyế

n đichomọingười

Diễn raChuyếnđi

Kếtthúc

dự án

Kiểm soát thực hiện – sơ đồ giá trị thu được

 Chênh lệch thời gian = Thời gian thực hiện theo tiến độ (KH) – Thời

gian thực

 Chênh lệch chi tiêu = Chi tiêu thực tế - Giá trị hoàn thành

 Chênh lệch kế hoạch = giá trị hoàn thành – chi phí kế hoạch

 Tổng chênh lệch = Chênh lệch chi tiêu + chênh lệch kế hoạch

= Chi phí thực tế - chi phí kế hoạch

5.3 Giám sát hoạt động

Phương pháp ghi chép, thống kê số liệu để đảm bảo dự án thực hiện đúngtheo tiến độ đã đề ra

Công việc này do tổng thư kí phụ trách

Giai đoạn 1: Chuẩn bị

Giai đoạn 2: Marketing

Giai đoạn 3: Trước khi khóa tu diễn ra

Giai đoạn 4: Khóa tu được diễn ra

Giai đoạn 5: Sau dự án

5.4 Kết thúc dự án

5.4.1 Hình thức kết thúc dự án

Xóa bỏ: dự án được dừng lại Nguyên nhân là việc đây là dự án phi lợinhuận nên khó có thể kéo dài trong thời gian lâu dài

5.4.2 Nội dung giai đoạn kết thúc và chuyển giao sản phẩm dự án

- Kết thúc hợp đồng: Hợp đồng thuê xe ô tô được kết thúc

- Kết thúc hành chính: Tổ chức họp nhân sự của dự án, tổng kết những điều

dự án làm được và những điều chưa làm được

KẾT LUẬN

.

Với đề tài “ Dự án TEAM ĐI HỌC KHÓA TU 1 NGÀY CHÙA BA VÀNG KHU VỰC DH THƯƠNG MẠI ” chúng e rất muốn tổ chức cho các bạn sinh viên thương mại một chương trình thật ý nghĩa, tích lũy cho mình thật nhiều kiến thưc, có thêm thật nhiều người bạn mới.

Mặc dù đã hết sức cố gắng cho việc hòan thành đề tài này nhưng do kiến thức còn hạn chế, thời gian thu thập, nghiên cứu có hạn nên không thể tánh khỏi những thiếu sót nhất định Chúng em rất mong nhận được sự góp ý của cô.

Em xin chân thành cảm ơn cô đã giúp chúng em có định hướng và hoàn thành bài thảo luận này!

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI

BỘ MÔN QUẢN DỰ ÁN

SẢN PHẨM TỰ HỌC VÀ THẢO LUẬN NHÓM

Học phần: Quản trị dự án Nhóm: 01 Lớp:

Kết quả đánh giá các thành viên trong nhóm

loại Ký nhận1

10