Bài giảng Quản trị dự án - Chương 3 phân tích tổ chức dự án

Trang 1

TRƯỜNG ĐẠI HỌC LẠC HỒNGKHOA QUẢN TRỊ

KHOA QUẢN TRỊ KINH TẾ QUỐC TẾKINH TẾ QUỐC TẾ

Chương 3 Phân tích tổ chức quản lý dự án

TS Nguyễn Văn Tân

NỘI DUNG

3.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy 3.2 Các cấp quản trị

3.3 Dự kiến số lượng, chất lượng, lương của cán bộ, cơng nhân

3.4 Xác định số lượng cơng nhân trực tiếp sản xuất

3.5 Dự kiến về đào tạo 3.6 Cơ cấu nhân viên, tiền lương và kinh phí đào tạo

Trang 2

8/25/2010 TS Nguyeãn Vaên Taân 3

3.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy

_ Nguyên tắc bố trí sơ đồ tổ chức bộ máy

Đảm bảo thực hiện mục tiêu, chương trình kế

hoạch mà dự án đã vạch ra

Thống nhất lãnh đạo, chỉ đạo và quản lý các

mặc kinh tế, kỹ thuật, lao động,…

Tổ chức bộ máy, bố trí cán bộ phải tinh gọn,

hiệu quả

Quan hệ giữa các bộ phận với lãnh đạo, điều

hành, quản lý, thực hiện phải rõ ràng

Mỗi người cần thấy rõ nhiệm vụ, vị trí của

mình, mỗi người chịu trách nhiệm về công việc của mình trước một thủ trưởng trực tiếp

KHÁI NIỆM VỀ TỔ CHỨC

Tổ chức là một nhóm người

được sắp xếp theo một trật tự nhất định để có thể cùng phối hợp hoạt động với nhau nh ằm

đạt đến mục tiêu của tổ chức

Không có tổ chức xấu hay tốt

mà chỉ có tổ chức thích hợp hay không thích hợp

Trong mỗi cấu trúc tổ chức,

mỗi thành viên phải được xác định rõ về trách nhiệm, quyền hạn và tính chịu trách nhiệm

Trang 3

Phó GĐ sản xuất

Phó GĐ

kỹ thuật

Phó GĐ Tài chính

Khuyến mãi Bán hàng

Nghiên cứu TT 11

Sản xuất Kiểm soát clượng

Quản lý tồn kho 11

kỹ thuật điện

kỹ thuật cơ

Thiết kế 11

Trang 4

Cấu trúc tổ chức dạng chức năng

Ưu điểm: Sử dụng hiệu quả các kinh

nghiệm và các phương tiện chung _Cơ cấu tổ chức cho hoạch định và kiểm soát

_Tất các các hoạt động đều có lợi từ những công nghệ hiện đại nhất _Tiên liệu trước những hoạt động trong tương lai để phân bổ nguồn lực

_Sử dụng hiệu quả các yếu tố sxuất _Ổn định và phát triển nghề nghiệp lâu dài cho nhân viên

_Phù hợp cho loại hình sxuất đại trà

Nhược điểm: Không có quyền

_Khó tổng hợp các nhiệm vụ đa chức năng

_Có khuynh hướng quyết định theo những nhóm chức năng có

Tiếp thị 11

Kỹ thuật Sản xuất

Tiếp thị

Kỹ thuật Sản xuất

Tiếp thị

11

Kỹ thuật Sản xuất Tiếp thị

Trang 5

Cấu trúc tổ chức dạng dự án

Ưu điểm: Có sự kiểm soát chặt

chẽ do có quyền lực dự án _ Thời gian xúc tiến dự án nhanh chóng

_ Khuyến khích sự cân đối về thành quả, thời gian biểu và chi phí

_ Tạo sự trung thành của các thành viên trong dự án

_ Có mối quan hệ tốt với các đơn vị khác

_ Quan tâm đến yêu cầu của khách hàng

Nhược điểm: Sử dụng nguồn lực không hiệu quả _ Không chuẩn bị những công việc trong tương lai _ Ít có cơ hội trao đổi kỹ thuật giữa các dự án

_ Ít ổn định nghề nghiệp cho những thành viên tham gia dự án

_ Khó khăn trong việc cân đối công việc khi dự án ở giai đoạn bắt đầu và kết thúc

Cấu trúc tổ chức dạng ma trận

dự án 1

dự án 2

dự án n 11

Chủ tịch/

Giám đốc

Phó GĐ Marketing

Phó GĐ sản xuất

Phó GĐ

kỹ thuật

Phó GĐ Tài chính

Phó GĐ Quản

lý các dự án

Trang 6

_ Đáp ứng sự thích nghi nhanh chóng

_ Duy trì kỷ luật làm việc tốt _ Động lực và cam kết được cải thiện

Nhược điểm: Sự tranh chấp

về quyền lực _ Gia tăng các mâu thuẫn _ Thời gian phản ứng lại chậm chạp

_ Khó khăn trong giám sát

và kiểm soát _ Quản lý phí tăng cao _ Các thành viên tham gia

dự án luôn trải qua nhiều căng thẳng

Cơ cấu quản lý của doanh nghiệp NN

Trang 7

Cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty TNHH

(Điều 46, Chương III, Luật Doanh nghiệp 2005)

Công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên có Hội đồng thành viên, Chủ tịch Hội đồng thành viên, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc Công ty trách nhiệm hữu hạn có

từ mười một thành viên trở lên phải thành lập Ban kiểm soát; trường hợp có ít hơn mười một thành viên, có thể thành lập Ban kiểm soát phù hợp với yêu cầu quản trị công ty Quyền, nghĩa vụ, tiêu chuẩn, điều kiện và chế độ làm việc của Ban kiểm soát, Trưởng ban kiểm soát do Điều lệ công ty quy định.

Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc Giám đốc hoặc Tổng giám đốc là người đại diện theo pháp luật của công ty theo quy định tại Điều lệ công ty Người đại diện theo pháp luật của công ty phải thường trú tại Việt Nam;

trường hợp vắng mặt ở Việt Nam trên ba mươi ngày thì phải uỷ quyền bằng văn bản cho người khác theo quy định tại Điều lệ công ty để thực hiện các quyền và nghĩa

vụ của người đại diện theo pháp luật của công ty.

Cơ cấu tổ chức quản lý của công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên là tổ chức

1 Chủ sở hữu công ty bổ nhiệm một hoặc một số người đại diện theo uỷ quyền với nhiệm

kỳ không quá năm năm để thực hiện các quyền và nghĩa vụ của mình theo quy định của Luật này và pháp luật có liên quan Người đại diện theo uỷ quyền phải có đủ các tiêu chuẩn và điều kiện quy định tại khoản 2 Điều 48 của Luật này.

2 Chủ sở hữu công ty có quyền thay thế người đại diện theo uỷ quyền bất cứ khi nào.

3 Trường hợp có ít nhất hai người được bổ nhiệm làm đại diện theo uỷ quyền thì cơ cấu

tổ chức quản lý của công ty bao gồm Hội đồng thành viên, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và Kiểm soát viên; trong trường hợp này, Hội đồng thành viên gồm tất cả người đại diện theo uỷ quyền.

4 Trường hợp một người được bổ nhiệm làm người đại diện theo uỷ quyền thì người đó làm Chủ tịch công ty; trong trường hợp này cơ cấu tổ chức quản lý của công ty bao gồm Chủ tịch công ty, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và Kiểm soát viên.

5 Điều lệ công ty quy định Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty hoặc Giám đốc hoặc Tổng giám đốc là người đại diện theo pháp luật của công ty Người đại diện theo pháp luật của công ty phải thường trú tại Việt Nam; nếu vắng mặt quá ba mươi ngày ở Việt Nam thì phải uỷ quyền bằng văn bản cho người khác làm người đại diện theo pháp luật của công ty theo nguyên tắc quy định tại Điều lệ công ty.

6 Chức năng, quyền và nhiệm vụ của Hội đồng thành viên, Chủ tịch công ty, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và Kiểm soát viên quy định tại các điều 68, 69, 70 và 71 của Luật này.

Trang 8

Cơ cấu tổ chức quản lý công ty trách nhiệm hữu

hạn một thành viên là cá nhân

1 Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên là cá nhân có Chủ tịch công ty, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc Chủ sở hữu công ty đồng thời là Chủ tịch công ty Chủ tịch công ty hoặc Giám đốc hoặc Tổng giám đốc là người đại diện theo pháp luật của công ty theo quy định tại Điều lệ công ty.

2 Chủ tịch công ty có thể kiêm nhiệm hoặc thuê người khác làm Giám đốc hoặc Tổng giám đốc.

3 Quyền, nghĩa vụ, nhiệm vụ cụ thể của Giám đốc được quy định tại Điều lệ công ty, hợp đồng lao động mà Giám đốc hoặc Tổng giám đốc ký với Chủ tịch công ty.

Cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty Cổ phần

(Điều 95, Chương IV, Luật Doanh nghiệp 2005)

Công ty cổ phần có Đại hội đồng cổ đông, Hội

đồng quản trị và Giám đốc hoặc Tổng giám đốc;

đối với công ty cổ phần có trên mười một cổ đông

là cá nhân hoặc có cổ đông là tổ chức sở hữu trên 50% tổng số cổ phần của công ty phải có Ban kiểm soát.

Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc Giám đốc hoặc

Tổng giám đốc là người đại diện theo pháp luật của công ty được quy định tại Điều lệ công ty.

Người đại diện theo pháp luật của công ty phải thường trú ở Việt Nam; trường hợp vắng mặt trên ba mươi ngày ở Việt Nam thì phải uỷ quyền bằng văn bản cho người khác theo quy định tại Điều lệ công ty để thực hiện các quyền và nhiệm

vụ của người đại diện theo pháp luật của công ty.

Trang 9

3.2 Các cấp quản trị

_ Cấp lãnh đạo:

Đại hội đồng hoặc Đại hội cổ đông

1 Đại hội đồng cổ đông gồm tất cả cổ đông có quyền biểu quyết, là cơ quan quyết định cao nhất của công ty cổ phần.

2 Đại hội đồng cổ đông có các quyền và nhiệm vụ sau đây:

a) Thông qua định hướng phát triển của công ty;

b) Quyết định loại cổ phần và tổng số cổ phần của từng loại được quyền chào bán; quyết định mức cổ tức hằng năm của từng loại cổ phần, trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác;

c) Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên Hội đồng quản trị, thành viên Ban kiểm soát;

d) Quyết định đầu tư hoặc bán số tài sản có giá trị bằng hoặc lớn hơn 50% tổng giá trị tài sản được ghi trong báo cáo tài chính gần nhất của công ty nếu Điều lệ công ty không quy định một tỷ lệ khác;

đ) Quyết định sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty, trừ trường hợp điều chỉnh vốn điều lệ do bán thêm cổ phần mới trong phạm vi số lượng cổ phần được quyền chào bán quy định tại Điều lệ công ty;

e) Thông qua báo cáo tài chính hằng năm;

g) Quyết định mua lại trên 10% tổng số cổ phần đã bán của mỗi loại;

h) Xem xét và xử lý các vi phạm của Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát gây thiệt hại cho công ty và cổ đông công ty;

i) Quyết định tổ chức lại, giải thể công ty;

k) Các quyền và nhiệm vụ khác theo quy định của Luật này và Điều lệ công ty.

2 Hội đồng quản trị có các quyền và nhiệm vụ sau đây:

a) Quyết định chiến lược, kế hoạch phát triển trung hạn và kế hoạch kinh doanh hằng năm của công ty;

b) Kiến nghị loại cổ phần và tổng số cổ phần được quyền chào bán của từng loại;

c) Quyết định chào bán cổ phần mới trong phạm vi số cổ phần được quyền chào bán của từng loại; quyết định huy động thêm vốn theo hình thức khác;

d) Quyết định giá chào bán cổ phần và trái phiếu của công ty;

đ) Quyết định mua lại cổ phần theo quy định tại khoản 1 Điều 91 của Luật này;

e) Quyết định phương án đầu tư và dự án đầu tư trong thẩm quyền và giới hạn theo quy định của Luật này hoặc Điều lệ công ty;

g) Quyết định giải pháp phát triển thị trường, tiếp thị và công nghệ; thông qua hợp đồng mua, bán, vay, cho vay và hợp đồng khác có giá trị bằng hoặc lớn hơn 50% tổng giá trị tài sản được ghi trong báo cáo tài chính gần nhất của công ty hoặc một tỷ lệ khác nhỏ hơn quy định tại Điều lệ công ty, trừ hợp đồng và giao dịch quy định tại khoản

1 và khoản 3 Điều 120 của Luật này;

(Xem chi tiết tại điều 108, luật Doanh nghiệp năm 2005)

Trang 10

3.2 Các cấp quản trị (tt)

_ Cấp điều hành: Tổng giám đốc và các phó tổng giám đốc

1 Hội đồng quản trị bổ nhiệm một người trong số họ hoặc thuê người khác làm Giám đốc hoặc Tổng giám đốc Trường hợp Điều lệ công ty không quy định Chủ tịch Hội đồng quản trị là người đại diện theo pháp luật thì Giám đốc hoặc Tổng giám đốc là người đại diện theo pháp luật của công ty.

2 Giám đốc hoặc Tổng giám đốc có các quyền và nhiệm vụ sau đây:

a) Quyết định các vấn đề liên quan đến công việc kinh doanh hằng ngày của công

ty mà không cần phải có quyết định của Hội đồng quản trị;

b) Tổ chức thực hiện các quyết định của Hội đồng quản trị;

c) Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của công ty;

d) Kiến nghị phương án cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ công ty;

đ) Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh quản lý trong công ty, trừ các chức danh thuộc thẩm quyền của Hội đồng quản trị;

e) Quyết định lương và phụ cấp (nếu có) đối với người lao động trong công ty kể

cả người quản lý thuộc thẩm quyền bổ nhiệm của Giám đốc hoặc Tổng giám đốc;

g) Tuyển dụng lao động;

h) Kiến nghị phương án trả cổ tức hoặc xử lý lỗ trong kinh doanh;

i) Các quyền và nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật, Điều lệ công ty và quyết định của Hội đồng quản trị.

3.2 Các cấp quản trị (tt)

_ Cấp thừa hành: bao gồm các bộ phận quản

lý theo chức năng, các phân xưởng cho đến tận công nhân

Trong dự án chưa cần nêu rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các bộ phận này

Trang 11

3.3 Dự kiến số lượng, chất lượng, lương của

cán bộ, công nhân

Dự kiến số lượng nhân viên, công nhân, bao gồm

cả các công việc phụ như tạp vụ, bảo vệ, tiếp tân, lái xe, … cần phân rõ:

_ Người trong nước, người nước ngoài _ Yêu cầu về chuyên môn, ngoại ngữ, vi tính _ Công nhân có chuyên môn, phổ thông _ Nam, nữ

_ Tuổi nghề, tuổi đời _ Mức lương tối thiểu của từng loại cán bộ, nhân viên từ tổng giám đốc đến công nhân.

CẤU TRÚC NHÓM DỰ ÁN

Người phác họa

Người thiết kế

Người thực hiện

Người mua sắm

DỰ ÁN

Trang 12

NHÓM DỰ ÁN LÀ GÌ?

Một tổ chức thường có 3 nhóm

Nhóm thông tin: thu thập và đối chiếu thông

tin, đề xuất ý kiến Như nhóm nghiên cứu, nhóm chất lượng , nhóm tư vấn quản lý

Nhóm sản xuất: tạo ra các sản phẩm và dịch

vụ Như tổ chế tạo, nhóm làm giàn giáo, nhóm công tác xã hội

Nhóm quản lý: tổ chức và quản lý con người

và các nguồn tài nguyên Như ban điều hành, ban giám sát hay nhóm dự án

Sự khác nhau giữa nhóm và tập thể

Thành viên của một tập thể:

_ Có các mục tiêu chung

_ Thực hiện những hành động cá nhân _ Tạo ra những thành quả cá nhân

_ Sử dụng những ảnh hưởng

Thành viên của một nhóm

_ Chia sẻ các mục đích _ Thực hiện những hành động hợp tác

_ Tạo ra những thành quả tập thể

_ Hình thành những sản phẩm nhóm có thể xác định và đo được

Trang 13

MỤC ĐÍCH CỦA NHÓM DỰ ÁN

Để đạt được cam kết về tiến độ, khối lượng công việc phải được

phân công tới nhiều người

Phạm vi của dự án đòi hỏi phải có nhiều kỹ năng mà một người

không có khả năng biết hết

Động não và thảo luận theo nhóm là một cách làm việc để đưa

ra các ý kiến, ý tưởng và giải quyết các vấn đề

Kết hợp mọi người với nhau để thực hiện quá trình ra Qđịnh

Nhóm dự án thường đưa ra các quyết định có tính rủi ro nhỏ

hơn những quyết định của từng thành viên trong nhóm

Gia tăng động lực thúc đẩy

Hỗ trợ các nhóm khác khi có yêu cầu giúp đỡ

(Nhiều nghiên cứu cho thấy nhóm thường ra quyết định tốt hơn so với quyết định của từng thành viên trong nhóm với cùng một thông tin)

Nhận được sự ủng hộ trong việc thực hiện các

mục tiêu của cá nhân

Nhóm tạo ra một ngôi nhà tâm lý cho các cá

nhân

Trang 14

Lợi ích và khó khăn khi thực hiện theo nhóm

Lợi ích

_ Nâng cao được thành quả _XDựng được thành quả tổng hợp _ Nâng cao được khả năng sáng tạo _ Làm giảm bớt được các căng thẳng

và mâu thuẫn _ Giải quyết VĐề một cách hiệu quả _ Nâng cao được YTố đạo đức, tinh thần, sự quan tâm và tin tưởng nhau _ Đương đầu với thử thách

Khó khăn

_Tốn Tgian và tốn công sức _Ra Qđịnh chậm

_ Dễ dẫn đến xu hướng nhóm dễ tách rời khỏi tổ chức “mẹ”

_Hthành bè phái

XÂY DỰNG MỘT NHÓM HIỆU QUẢ

Khi xây dựng nhóm, các vấn đề cần quan tâm:

Thông tin hiệu quả giữa các thành viên trong nhóm

Cách giải quyết vấn đề hiệu quả

Cách giải quyết mâu thuẫn

Tính sáng tạo trong nhóm

Không khí làm việc tin cậy và hỗ trợ

Phải rõ được mục tiêu của nhóm và vai trò của các thành viên trong nhóm

Mọi việc phải được hoạch định và thực hiện cẩn thận.

Những vần đề chưa rõ thì nhờ tư vấn

Thu thập thông tin đầy đủ

Phải có quá trình tự đánh giá

Trang 15

Điều kiện để nhóm làm việc có hiệu quả

Thời gian: cam kết của các thành viên

dành thời gian để hoàn thành nhiệm vụ

Tình cảm: quan tâm đến mục tiêu, cấu

trúc công việc, tương lai và con người trong nhóm Tự nguyện tham gia của các thành viên

Tập trung: các thành viên phải biết

vấn đề của nhóm và phải có thứ tự các

ưu tiên của nhóm

Sự hỗ trợ từ các nhà quản lý

Tập trung vào 3 yếu tố khi xây dựng nhóm

1 Chọn đúng việc phối hợp mọi người trong nhóm: thành viên phải quan tâm và chịu trách nhiệm trong công việc, chịu sự kích thích của môi trường làm việc, cầu tiến trong nghề nghiệp, có kỹ năng nghề nghiệp (kỹ năng kỹ thuật, kỹ năng xử lý thông tin, kỹ năng giao tiếp hiệu quả, kỹ năng ra quyết định)

2 Tổ chức nhóm hoàn thành nhiệm vụ

3 Chọn đúng kiểu lãnh đạo

Tiêu đề	Chương 3 phân tích tổ chức quản lý dự án
Tác giả	TS Nguyễn Văn Tân
Trường học	Trường ĐH Lạc Hồng
Chuyên ngành	Quản trị
Thể loại	Bài giảng
Năm xuất bản	2010
Thành phố	Đồng Nai

Định dạng
Số trang	21
Dung lượng	232,16 KB