Slide HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

CHỨC NĂNG CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN • Ghi nhận, lưu trữ các dữ liệu của các hoạt độn g hàng ngày của doanh nghiệp • Lập và cung cấp các báo cáo cho các đối tượn g bên ngoài • Hỗ trợ

HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

TS Lê Kim Ngọc Viện Kế toán Kiểm toán Đại học Kinh tế quốc dân

KẾT CẤU MÔN HỌC

• Chương 1: Tổng quan về hệ thống thông tin kế toán

• Chương 2: Các công cụ mô tả hệ thống thông tin kế

CHƯƠNG 1 – TỔNG QUAN VỀ

HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

MỤC TIÊU CHƯƠNG:

• Nắm được các khái niệm cơ bản về hệ thống, h

ệ thống thông tin quản lý, hệ thống thông tin kế t oán

• Hiểu được vai trò của hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp

• Xác định được các yếu tố cấu thành hệ thống th ông tin kế toán

• Các mức độ ứng dụng công nghệ thông tin trong

hệ thống thông tin kế toán

KHÁI NIỆM HỆ THỐNG

Hệ thống là một tổng thể bao gồm các bộ phận, thành phần có mối quan hệ với nhau để thực hi

CÁC THÀNH PHẦN CỦA HỆ THỐNG

– Mục tiêu của hệ thống

– Cấu trúc của hệ thống: là sự sắp xếp các thàn

h phần bộ phận bên trong của hệ thống

– Các yếu tố đầu vào, đầu ra

– Môi trường của hệ thống: là các yếu tố, điều k iện nằm ngoài hệ thống và có ảnh hưởng đến kết quả của hệ thống đó

HỆ THỐNG CHA – HỆ THỐNG CON

• Một hệ thống có thể là một thành phần trong một hệ thốn

g khác và được gọi là hệ thống con

• Một hệ thống con cũng có đầy đủ tính chất của một hệ thống

HỆ THỐNG THÔNG TIN

• Hệ thống thông tin là tập hợp các nguồn lực và ph

ương thức để thu thập, xử lý và truyền tải thông

tin trong một tổ chức

• HTTT là tập hợp các thành phần có quan hệ với n hau nhằm thu thập, xử lý và truyền tải dữ liệu và thông tin để đạt mục tiêu (Ralph M Stair, 2003)

• Hệ thống thông tin hoạt động dựa trên máy tính (CBIS – Computer-Based Information Systems)

CÁC THÀNH PHẦN CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN

Dữ liệu Xử lý Thông tin

Lưu trữ

CÁC THÀNH PHẦN CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN

• Các thành phần nhìn theo chức năng:

– Bộ phận thu thập thông tin,

– Bộ phận kết xuất thông tin,

– Bộ phận xử lý

– Bộ phận lưu trữ

– Bộ phận truyền nhận tin

HỆ THỐNG THÔNG TIN THEO

CÁC CẤP ĐỘ QUẢN LÝ

10

HỆ THỐNG THÔNG TIN THEO CÁC

CẤP ĐỘ QUẢN LÝ

DSS

Trợ giúp giải quyết vấn đề,

mà phần lớn phải dựa vào kinh nghiệm phán đoán của chuyên gia

ESS

Cung cấp thông tin toàn diện về

tổ chức, phản ánh môi trường bên ngoài cho

CEO

Quản lý dây chuyền sản xuất: Mua sắm vật tư nguyên liệu, lưu kho, sản xuất, phân phối

HTTT quản lý Sản xuất

do quá trình hoạt động

HTTT Tài chính –

Kế toán

Giải quyết tất

cả các vấn đề liên quan đến quyền lợi và trách nhiệm của nhân viên trong tổ chức

HTTT quản lý nhân sự

12

HỆ THỐNG THÔNG TIN THEO CHỨC NĂNG

 Xử lýđ.hà ng

 X.định giá bán

 Ngh.cứ

 Sử dụng máy

móc

 Sử dụng VL

 XN kho VL

 Thu, chi

 Chính sách thanh toán cụ thể

 KT tài chính

 Lập BC thuế

 Kiểm toán

 Tuyển dụng

 Huấn luyện

 Chính sách

Cấp độ hoạt động

TPSï

 Quản lý bán hàng

 Phân tích bán hàng

 Kiển soát hàng tồn kho

 Lập kế hoạch sản xuất

 Lập ngân sách hàng năm

 Kế hoạch Đầu tư vốn

 Phân tích lợi nhuận- giá cả

 Phân tích chi phí

 Phân tích sự phân bố lao động

 Phân tích chi phí hợp đồng LĐ

Cấp độ quản lý (cấp trung)

DSS

 Dự báo khuynh hướng bán hàng- 5

năm

 Kế hoạch hoạt

động 5 năm

 Dự báo ngân sách 5 năm

 Lập kế hoạch lợi nhuận

 Lập kế hoạch nguồn nhân lực

ESS

Cấp điều hành (cấp cao)

ESS: Executive Support System- HT hỗ trợ điều hành

MIS: Management Information System-HT thông tin quản ly ù

DSS : Decision Support - HT hỗ trợ quyết định

TPS: Transaction Processing System-HT xử lý nghiệp vụ

HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

14

 Hệ thống thông tin kế toán (Accounting Information Systerm – AIS) là hệ thống thông tin thu thập, ghi chép, bảo quản, xử lý và cung cấp dữ liệu, thông tin liên quan đến kế toán, tài chính

HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

CHỨC NĂNG CỦA

HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

• Ghi nhận, lưu trữ các dữ liệu của các hoạt độn

g hàng ngày của doanh nghiệp

• Lập và cung cấp các báo cáo cho các đối tượn

g bên ngoài

• Hỗ trợ ra quyết định cho nhà quản lý doanh ngh iệp

• Hoạch định và kiểm soát

• Thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ

16

PHÂN LOẠI HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

1

22

Phân loại theo mục tiêu và đối tượng sử dụng

1

Hệ thống thông tin

kế toán quản trị

Mục tiêu và đối tượng

HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TÀI CHÍNH

1 Mục tiêu Cung cấp thông tin tài chính

bên ngoài DN theo luật định Phạm vi hệ thống

2 Đầu vào Dữ liệu đầu vào là nghiệp vụ

kinh tế phát sinh

3 Quy

trình xử lý

4 Cấu trúc

HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN QUẢN TRỊ

PHÂN LOẠI HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

Hệ thống thông tin

kế toán bán thủ công

HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN THỦ CÔNG

22

Chứng từ

Sự kiện ảnh hưởng đến báo cáo tài chính

Ghi sổ nhật

ký Sổ nhật ký

Chuyển sổ cái

Sổ cái Lập báo cáo

Báo cáo tài

chính

Quá trình

SXKD

HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN MÁY TÍNH

Chứng từ

Sự kiện của

quá trình SXKD Nhập liệu

Cácdữ liệu liên quan đến hoạt

động

Các tập tin lưu trữ dữ liệu

Thông tin theo yêu cầu

Truy xuất thông tin theo yêu cầu

TƯƠNG LAI CỦA

HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

• AIS sẽ không đơn thuần là IS xử lý nghiệp vụ

• Bên cạnh các dữ liệu tài chính còn thu thập thêm cá

c dữ liệu phi tài chính

• Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động kế to án

• AIS kết hợp với các hệ thống chức năng khác trong HTTT quản lý trở thành hệ thống hoạch định, kiểm s oát nguồn lực (ERP – Enterprise Resources Plannin g) trong doanh nghiệp

• Đối phó nhiều rủi ro phát sinh

24

CHƯƠNG 2 – CÁC CÔNG CỤ MÔ TẢ

HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

MỤC TIÊU CHƯƠNG:

• Hiểu được ý nghĩa của việc mô tả hệ thống thôn

g tin kế toán bằng các công cụ

• Nắm được những kỹ thuật mô tả hệ thống thông tin kế toán bằng các công cụ sơ đồ dòng dữ liệu

và lưu đồ chứng từ, lưu đồ hệ thống để đọc, hiể

u và mô tả hệ thống

• Phân tích ưu nhược điểm của các công cụ mô tả

CHƯƠNG 2 – CÁC CÔNG CỤ MÔ TẢ

HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

1.1 Ý nghĩa của các công cụ mô tả hệ thống

thông tin kế toán

1.2 Sơ đồ dòng dữ liệu (Data Flow Diagrams

- DFD)

1.3 Lưu đồ (Flowcharts)

CÁC CÔNG CỤ MÔ TẢ

HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

- Tài liệu hóa hệ thống thông tin kế toán là việc sử dụn

g các công cụ phù hợp để mô tả lại cấu trúc và toàn b

ộ hoạt động của hệ thống thông tin kế toán

- Các công cụ mô tả gồm: lời văn, các sơ đồ, lưu đồ, b ảng biểu và các cách biểu diễn thông tin bằng đồ họa

- Các công cụ này bao quát và giúp trả lời các câu hỏi: who, what, where, why, how về các bước công việc: nhập dữ liệu, xử lý dữ liệu, lưu trữ dữ liệu, thông tin đ

ầu ra và kiểm soát hệ thống thông tin kế toán

Ý NGHĨA CỦA CÁC CÔNG CỤ MÔ TẢ

HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

• Mô tả hoàn chỉnh hệ thống thông tin kế toán

• Hướng dẫn sử dụng hệ thống

• Giúp đánh giá hệ thống hiện tại và thiết kế hệ th ống mới phù hợp hơn

• Hỗ trợ kiểm toán

SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU DATA FLOW DIAGRAMS - DFD

• Sơ đồ dòng dữ liệu là công cụ mô tả bằng hình ảnh các thành phần, các dòng lưu chuyển dữ liệ

u giữa các thành phần của hệ thống thông tin.

• Sơ đồ dòng dữ liệu mô tả các nguồn dữ liệu và điểm đến, quy trình xử lí, nơi lưu trữ dữ liệu và t hông tin của hệ thống.

VAI TRÒ CỦA SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU

DATA FLOW DIAGRAMS - DFD

• Mô tả hệ thống đang tồn tại hoặc thiết kế hệ thố

ng mới

• Mô tả nội dung hoạt động, trình tự tiến hành các hoạt động trong hệ thống

• Đánh giá các nội dung hoạt động có đáp ứng đư

ợc các chức năng cần thiết không? Có nhận diệ

n được các hạn chế, rủi ro trong quá trình thực h iện các hoạt động không?

CÁC YẾU TỐ CƠ BẢN CỦA DFD

• Nguồn dữ liệu và điểm đến (Data sources and d estinations)

• Dòng dữ liệu (Data flows)

• Quá trình xử lý (Transformation processes)

• Lưu trữ dữ liệu (Data stores)

CÁC BIỂU TƯỢNG SỬ DỤNG TRONG DFD

Biểu tượng Ý nghĩa của biểu tượng

Nguồn dữ liệu hoặc điểm đến

Dòng dữ liệu

Quá trình xử lý

Lưu trữ dữ liệu

PHÂN CẤP SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU DFD

• Sơ đồ dòng dữ liệu tổng quan: là sơ đồ cấp cao nhất

mô tả 1 cách khái quát nội dung của hệ thống bởi 1 hìn

h tròn, biểu diễn dòng dữ liệu đi vào (inflow) và đi ra (ou

tflow) giữa hệ thống và các đối tượng bên ngoài hệ thốn

g DFD khái quát cho biết:

– Hệ thống này là gì?

– Dữ liệu bắt đầu từ đâu và kết thúc ở đâu?

• Sơ đồ dòng dữ liệu chi tiết: chi tiết theo mức độ thấp

hơn nhằm cung cấp thông tin cụ thể hơn cho người sử dụng

PHÂN CẤP SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU DFD

PHÂN CẤP SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU DFD

DFD CẤP 0

Nhận thanh toán

1.0

Nhận thanh toán

Lập giấy chuyển ngân hàng 3.0

Giấy đòi nợ

đã xác nhận

Chuyển tiền

và Phiếu thu

Chuyển tiền

Chuyển phiếu thu đã xác nhận

Phiếu thu

đã xác nhận

Sổ quỹ

Tiền, giấy đòi nợ

Kế toán tổng

Kế toán tổng

PHƯƠNG PHÁP VẼ SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU

• Bước 1: Mô tả hệ thống hiện hành bằng các đoạn vă

n mô tả

• Bước 2: Lập bảng liệt kê các đối tượng và các hoạt đ

ộng của từng đối tượng

• Bước 3: Vẽ sơ đồ dòng dữ liệu

• Bước 4: Kết thúc vẽ sơ đồ dòng dữ liệu

BƯỚC 1: MÔ TẢ HỆ THỐNG

- Mô tả hệ thống bằng đoạn văn mô tả khái quát q

uá trình hoạt động của hệ thống theo trình tự ph

át sinh.

- Sử dụng các công cụ thu thập thông tin như quan

sát, phỏng vấn, tra cứu tài liệu để viết mô tả

BƯỚC 2: LẬP BẢNG LIỆT KÊ ĐỐI TƯỢNG VÀ

– Đối tượng bên ngoài là đối tượng không tham gia thự

c hiện các hoạt động xử lý dữ liệu trong hệ thống

40

BƯỚC 2: LẬP BẢNG LIỆT KÊ ĐỐI TƯỢNG VÀ

HOẠT ĐỘNG

• Xác định các hoạt động của từng đối tượng:

– Hoạt động xử lý dữ liệu bao gồm lập chứng từ, nhập

dữ liệu, sắp xếp, tính toán, tổng hợp, xác nhận, lưu tr

ữ dữ liệu

– Hoạt động xử lý dữ liệu không bao gồm hoạt động chuyển nhận dữ liệu giữa các đối tượng, các hoạt động chức năng như nhập, xuất, mua, bán hàng hóa

BƯỚC 3: VẼ SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU

Đối với sơ đồ dòng dữ liệu khái quát

– Vẽ các hình chữ nhật (hình vuông) phản ảnh nguồn

dữ liệu và đích đến

– Vẽ hình tròn phản ảnh quá trình xử lý dữ liệu

– Vẽ dòng dữ liệu nối các hình chữ nhật và hình tròn Đặt tên cho các dòng dữ liệu

– Vẽ ký hiệu lưu trữ dữ liệu, nêu nội dung lưu trữ bên trong ký hiệu

42

BƯỚC 3: VẼ SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU Đối với sơ đồ dòng dữ liệu chi tiết

- Vẽ các hình chữ nhật (hình vuông) phản ảnh nguồn dữ liệu và đích đến

- Vẽ hình tròn phản ảnh quá trình xử lý dữ liệu Phân nhóm các hoạt động trên cơ sở:

• Nhóm các hoạt động xảy ra cùng một nơi, cùng một thời điểm

• Nhóm các hoạt động xảy ra khác nơi, cùng một thời điểm

• Nhóm các hoạt động xảy ra có liên quan đến cùng một nội dung

- Vẽ dòng dữ liệu nối các hình chữ nhật và hình tròn Đặt tên ch

o các dòng dữ liệu

- Vẽ ký hiệu lưu trữ dữ liệu, nêu nội dung lưu trữ bên trong ký hiệu

BƯỚC 4: KẾT THÚC VẼ SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU

44

• Kiểm tra lại tính đầy đủ và chính xác của:

– các đối tượng tham gia,

LƯU Ý KHI VẼ SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU

• Hiểu rõ về hệ thống

• Bỏ qua các quy trình kiểm soát và hoạt động kiểm soát

• Xác định đúng giới hạn của hệ thống, nơi hệ thống bắt đ

ầu và kết thúc

• Vẽ sơ đồ tổng quát trước, sơ đồ chi tiết sau

• Vẽ sơ đồ từ trên xuống dưới, từ trái qua phải

• Đặt tên các nguồn dữ liệu và điểm đến Tránh sử dụng nhiều đường hoặc các đường cắt nhau

• Đặt tên cho các dòng dữ liệu, không đặt tên cho dòng vào/ ra dữ liệu lưu trữ

• Một quá trình xử lý cần có ít nhất một dòng dữ liệu vào

và một dòng dữ liệu ra

VÍ DỤ QUY TRÌNH THANH TOÁN TIỀN LƯƠNG

• Bước 1 Mô tả hệ thống hiện hành bằng đoạn văn mô

tả:

Hệ thống thông tin về tiền lương của một doanh nghi

ệp sẽ được tạo ra và cung cấp thông tin cho các đối tư ợng: Người lao động, bộ phận sử dụng lao động, bộ p hận quản lý lao động, nhà quản lý, cơ quan thuế

46

VÍ DỤ QUY TRÌNH THANH TOÁN TIỀN LƯƠNG

• Bước 2 Lập bảng liệt kê đối tượng và hoạt động

Bộ phận sử dụng lao động Chấm công

Bộ phận quản lý lao động Cập nhật dữ liệu thay đổi bảng lương

Người lao động Nhận lương và kiểm tra

Nhà quản lý Tổng hợp chi phí lương

Cơ quan thuế Cập nhật thông tin thuế TNCN

BƯỚC 3: VẼ SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU TỔNG QUAN

48

BƯỚC 3: VẼ SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU CẤP 0

LƯU ĐỒ (FLOWCHARTS)

• Lưu đồ mô tả hệ thống bằng hình vẽ các quá trì

nh xử lý dữ liệu (các hoạt động, đầu vào, đầu r

a, lưu trữ)

• Đồng thời, lưu đồ mô tả các hoạt động chức nă

ng như bán, mua, nhập xuất…(người thực hiện , các hoạt động, trình tự luân chuyển chứng từ)

• Lưu đồ còn được sử dụng trong phân tích tính kiểm soát của hệ thống

50

LƯU ĐỒ CHỨNG TỪ - LƯU ĐỒ HỆ THỐNG

• Lưu đồ chứng từ mô tả trình tự luân chuyển của ch ứng từ, số liên chứng từ, người lập, người nhận, nơi

lưu trữ, tính chất lưu trữ…trong các hoạt động chức

năng (bán, mua, nhập xuất…)

• Lưu đồ hệ thống mô tả trình tự xử lý dữ liệu, cách t

hức xử lý, cách thức lưu trữ trong hoạt động xử lý c

ủa máy tính

• Kết hợp lưu đồ chứng từ và lưu đồ hệ thống trong

mô tả hệ thống sẽ thấy được các hoạt động hữu hìn

h và vô hình trong hệ thống.

LƯU ĐỒ CHỨNG TỪ (Document Flowchart)

KH Thủ quỹ

Quá trình thu tiền

LƯU ĐỒ HỆ THỐNG (System Flowchart)

Đơn đặt hàng

Nhập vào PM

Hiện thị khi nhập

Cập nhật đơn hàng

CÁC BIỂU TƯỢNG SỬ DỤNG TRONG LƯU ĐỒ

• Nhóm biểu tượng đầu vào, đầu ra (Input/Output symbols)

• Nhóm biểu tượng xử lý (Processing symbols)

• Nhóm biểu tượng lưu trữ (Storage symbols)

• Các biểu tượng khác

54

NHÓM BIỂU TƯỢNG ĐẦU VÀO – ĐẦU RA

Phiếu thu

Hóa đơn BH

Chứng từ gốc 1 liên (Document)

Chứng từ gốc nhiều liên (Multi document)

Sổ, báo cáo Sổ nhật ký/ Sổ cái

NHÓM BIỂU TƯỢNG ĐẦU VÀO – ĐẦU RA

56

Nhập chứng từ vào máy tính (Online keying)

Nhập liệu

Kết hợp biểu tượng hiển thị và nhập liệu

để mô tả các trạm nhập liệu hoặc máy tính cá nhân

Báo cáo BH Hiển thị trên màn hình

(Display)

Nhập liệu

NHÓM BIỂU TƯỢNG XỬ LÝ

Xử lý bằng máy tính(Computer Processing)

Xử lý thủ công(Manual operation)

NHÓM BIỂU TƯỢNG LƯU TRỮ

58

Lưu trữ trong máy tính

Lưu trữ thủ công

N: Lưu trữ theo số thứ tự

A: Lưu trữ theo Alphabet

Lưu trực tiếp trên

máy tính

Lưu trên đĩa từ

Lưu trên băng từ

CÁC BIỂU TƯỢNG KHÁC

Bắt đầu/kết thúc (Terminal)

Điểm nối trong cùng 1 trang (A, B, C…)

On -page connector

Điểm nối sang trang sau (Số trang: 1,2,3…)Off-page connector

2

A

Bắt đầu

Điểm quyết định

PHƯƠNG PHÁP VẼ LƯU ĐỒ CHỨNG TỪ

• Bước 1: Mô tả hệ thống hiện hành bằng đoạn

văn mô tả

• Bước 2: Lập bảng liệt kê các đối tượng và các

hoạt động của từng đối tượng

• Bước 3: Chia lưu đồ thành các cột

• Bước 4: Mô tả các thành phần của từng cột

• Bước 5: Kết thúc vẽ lưu đồ

PHƯƠNG PHÁP VẼ LƯU ĐỒ CHỨNG TỪ

• Bước 1,2: tương tự DFD

• Bước 3: Chia lưu đồ thành các cột

– Mỗi đối tượng bên trong là một cột trong lưu đồ

– Các cột được sắp xếp theo trình tự tham gia của các đối tượng bên trong hệ thống, hướng từ trái sang phải

PHƯƠNG PHÁP VẼ LƯU ĐỒ CHỨNG TỪ

Bước 4: Mô tả các thành phần của từng cột

• Sắp xếp các thành phần của lưu đồ theo hướng từ tr

ên xuống dưới

• Xác định các thành phần theo thứ tự:

– Xác định các thành phần đi vào của hệ thống xử lý: các đối tượng bên ngoài, các chứng từ

– Xác định các hoạt động xử lý: thủ công hay bằng máy, diễn

ra đồng thời hay không?

– Xác định các thành phần đi ra của hệ thống xử lý: dòng thô

ng tin mới tạo ra từ quá trình xử lý như các chứng từ, sổ, b

áo cáo được lập ra

– Xác định phương thức lưu trữ: thủ công hay bằng máy Sắp xếp theo thứ tự, theo ngày, theo abc

62

• Tại phòng kế toán, hóa đơn (3 liên) và phiếu xuất kho (4 liên) được l

ập thủ công trên cơ sở lện bán hàng Một liên của lệnh bán hàng, hó

a đơn và phiếu xuất kho được chuyển sang bộ phận bán hàng Một l iên của lệnh bán hàng được đính kèm với 2 liên của phiếu xuất kho

và sau đó được chuyển đến bộ phận giao hàng Một liên của hóa đơ

n được giao cho khách hàng Các chứng từ còn lại được đính kèm v

ới nhau và lưu tại phòng kế toán theo số đơn đặt hàng

Yêu cầu: Vẽ lưu đồ chứng từ cho các thủ tục trên