HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN CHƯƠNG 4,5,6

CHƯƠNG 4: HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN CHU TRÌNH NHÂN SỰ Bài số 4.1 Quá trình thực hiện tuyển dụng nhân sự tại công ty Bến Thành được mô tả như sau: Trước tiên bộ phận yêu cầu nhân sự lập

CHƯƠNG 4: HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

CHU TRÌNH NHÂN SỰ Bài số 4.1

Quá trình thực hiện tuyển dụng nhân sự tại công ty Bến Thành được mô tả như sau: Trước tiên bộ phận yêu cầu nhân sự lập Phiếu yêu cầu nhân sự, mô tả chức danh và năng lực cần thiết Sau đó bộ phận nhân sự mới đăng báo quảng cáo và tiếp nhận hồ sơ phỏng vấn, chuẩn bị các công việc tuyển dụng Khi tuyển dụng xong, bộ phận nhân sự lập 3 Bảng mô tả các ứng viên được tuyển Bảng 1 lưu tại

bộ phận nhân sự để quản lý và lập hồ sơ bảo hiểm cho nhân viên, thông tin ứng viên được lưu lại theo số bảo hiểm Bảng 2 gửi lại cho phòng yêu cầu nhân sự cùng với bản yêu cầu để đối chiếu, thông tin được lưu lại và xếp theo tên ứng viên Bảng 3 gửi bộ phận tính lương, thông tin này được đăng nhập trên hệ thống

và được dùng để ghi nhận việc chấm công và tính lương

Yêu cầu: Vẽ sơ đồ dòng dữ liệu và lưu đồ tài liệu cho qui trình trên

Bài số 4.2

Những thủ tục kiểm soát nội bộ nào là hiệu quả nhất để hạn chế những rủi ro hay

hành vi gian lận sau:

a Một sự sơ xuất khi nhập dữ liệu khiến cho mức lương phải trả cho một nhân viên cao hơn thực tế

b Một bản ghi giả về thanh toán lương nhân viên đã được bổ sung vào hồ sơ thanh toán lương của công ty

c Trong quá trình nhập dữ liệu, số giờ làm việc một ngày của nhân viên trên Bảng chấm công bị ghi sai là 80 trong khi thực tế chỉ là 8

d Người điều hành máy tính đã sử dụng thiết bị đầu cuối trực tuyến để tự tăng lương của mình

e Một quản đốc đã không thông báo được cho bộ phận nhân sự về việc sa

thải một nhân viên Do đó, nhân viên này vẫn được thanh toán lương và

quản đốc đã “đút túi” số tiền đó

f Một nhân viên đã ghi thẻ chấm công cho bạn mình từ 1:00 p.m đến 5:00 p.m trong khi người bạn đó đã đi đánh golf cả buổi chiều

g Một người lập trình lấy được hồ sơ về lương và tự tăng lương của mình

h Một vài bảng chấm công bị mất trong quá trình tính lương Do đó, một vài nhân viên phản ánh rằng họ không được trả lương

i Phần lớn hồ sơ lương đã bị mất khi đĩa chứa thông tin này được sử dụng cho một ứng dụng khác

j Một đơn vị bị phạt $5000 vì chậm nộp bảo hiểm

Bài số 4.3

Trong khi phần lớn các doanh nghiệp vừa và lớn áp dụng hệ thống quản lý nhân sự và lương hiện đại thì vẫn còn rất nhiều doanh nghiệp nhỏ hơn chia hệ thống lương và nhân sự thành nhiều qui trình thủ công K là một điển hình cho những công ty như thế K có khoảng 50 công nhân và qui trình thanh toán lương như sau:

 Quản đốc phỏng vấn và tuyển ứng viên mọi vị trí Nhân viên mới phải có

Hồ sơ (Employee’s Withholding Exemption Certificate) và nộp cho

quản đốc Quản đốc sẽ ghi mức lương trả cho nhân viên mới vào góc hồ sơ rồi chuyển cho kế toán lương với lưu ý rằng đây là nhân viên mới tuyển Quản đốc cũng lưu ý bộ phận quản lý lương về những khoản thanh toán phát sinh

 Các bảng chấm công được để ở hộp gần cửa ra vào của nhà máy Công nhân sẽ lấy bảng chấm công vào sáng thứ hai và điền tên họ Trong tuần, họ ghi thời gian đến và về theo đồng hồ đặt cạnh cổng chính của nhà máy

Cuối tuần, các nhân viên nộp bảng chấm công vào hộp gần cổng ra Kế toán lương tập hợp các bảng chấm công vào sáng thứ hai Công nhân không

có bảng chấm công sẽ không được tính và trả lương

 Toàn bộ Séc thanh toán lương do kế toán trưởng ký trực tiếp rồi chuyển cho quản đốc để thanh toán cho công nhân Quản đốc chịu trách nhiệm chuyển séc thanh toán cho những người nghỉ vào ngày trả lương

Kế toán trưởng chịu trách nhiệm đối chiếu Tài khoản trả lương tại ngân hàng đồng thời làm nhiệm vụ lập báo cáo thuế quý và năm

Yêu cầu:

1 Hãy chỉ ra những tồn tại trong qui trình lương hiện tại và giải thích những rủi

ro có thể xảy ra

2 Hãy đề xuất những biện pháp để hoàn thiện thủ tục kiểm soát nội bộ đối với hoạt động tuyển nhân sự và thanh toán lương tại công ty

Bài số 4.4

Công ty AI chuyên sản xuất và bán linh kiện để lắp ráp thiết bị công nghiệp Công

ty thuê hơn 1,000 công nhân làm việc 3 ca và phần lớn công nhân làm tăng ca khi cần thiết Hình sau mô tả qui trình thanh toán lương tại công ty

Thuế thu nhập Nhập thông tin

lương

Cập nhật hồ sơ lương Hồ sơ lương

thông tin lương ban

đầu

nhân viên mới Nhập thông tin

lương

Tính lương làm ca

và ngoài giờ

nhân viên mới

Bộ phận nhân sự

Sao lưu

Sao lưu dữ liệu

Công

nhân ghi

thời gian

làm việc

Bảng chấm công

Kiểm tra

độ chính xác của bảng chấm công

Tính lương công nhân

Liệu danh sách lương

có phù hợp với bảng chấm công

Làn thủ tục phát hành séc Có

không

Séc thanh toán

Phát séc cho công nhân

Hàng tuần kiểm tra lại danh sách tính lương bằng máy

Danh sách trả lương

Bộ phận nhân sự

Chuẩn bị

ghi sổ

Nhật ký

Chứng từ ghi sổ

Sổ

Các thông tin bổ sung như sau:

- Bộ phận quản lý nhân sự xác định mức lương trả cho mỗi công nhân Quá trình tính lương bắt đầu khi bản xác nhận bổ sung công nhân mới vào hồ sơ tính lương được gửi tới người phụ trách lương kiểm tra và phê duyệt Sau khi thông tin về công nhân mới được đưa vào hệ thống, máy tính sẽ tự động tính lương cho

số giờ làm thêm và làm ca của công nhân đó

- Một công ty kế toán địa phương cung cấp cho công ty AI dịch vụ tính thuế thu nhập hàng tháng

- Công nhân phải ghi thời gian làm việc vào bảng chấm công Sáng thứ hai hàng tuần, bảng chấm công của tuần trước đó được thu lại từ hộp đựng gần đồng

hồ và bảng chấm công mới lại được bổ sung để công nhân sử dụng Quản lý bộ phận lương kiểm tra lại bảng chấm công để chắc chắn rằng số giờ đã được cộng chính xác; hệ thống tự động xác định số ca phải làm việc và số giờ làm thêm

- Hệ thống tự động đánh số liên tục cho các séc trả lương Để thuận tiện, số séc này được để ở hộp gần máy in Sau khi in séc, quản lý bộ phận lương sử dụng máy ký séc tự động để ký, thiết bị này được khóa ở nơi an toàn Sau khi được ký, séc thanh toán được phát hết cho những công nhân ca 1, séc thanh toán của 2 ca còn lại được giao cho quản đốc ca phát

- Hồ sơ tính lương được sao lưu hàng tuần

Yêu cầu:

1 Xác định và mô tả ít nhất 3 nhược điểm của qui trình thanh toán lương tại công ty

2 Xác định và mô tả ít nhất hai hoạt động trong qui trình thanh toán lương mà việc kiểm soát đáp ứng yêu cầu

CHƯƠNG 5: HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

CHU TRÌNH SẢN XUẤT Bài số 5.1

Thủ tục xuất vật tư tại Công ty Thăng Long được mô tả như sau:

Các xưởng sản xuất khi có nhu cầu vật tư sẽ viết Phiểu xin xuất vật tư gồm

2 liên, có xác nhận của quản đốc phân xưởng Liên 1 được lưu trữ tại bộ phận lập phiếu, liên 2 được chuyển đến Phòng vật tư

Phòng vật tư căn cứ vào Phiếu xin xuất vật tư được xác nhận và ký duyệt, lập Phiếu xuất kho gồm 3 liên Ba liên này được chuyển cho Giám đốc và Kế toán trưởng ký duyệt Sau đó, liên 1 lưu, liên 2 và 3 được gửi tới bộ phận kho hàng

Thủ kho thực hiện việc xuất hàng, ghi số thực xuất vào Phiếu xuất kho Một liên Phiếu xuất kho được chuyển cho xưởng sản xuất (nơi có nhu cầu vật tư) làm cơ sở tổng hợp chi phí sản xuất Liên còn lại thủ kho dùng để ghi Thẻ kho và lưu lại bộ phận kho hàng

Các chứng từ được lưu trữ theo số hiệu chứng từ và ngày tháng phát sinh nghiệp vụ

Yêu cầu: Vẽ lưu đồ tài liệu và lưu đồ hệ thống cho thủ tục xuất vật tư tại Công ty

Thăng Long

Bài số 5.2

Các thủ tục trong một hệ thống kế toán chi phí được xử lý thủ công ở công

ty Thành Đạt được mô tả như sau:

Bộ phận sản xuất khi có nhu cầu bảo trì máy móc thiết bị lập Phiếu yêu cầu dịch vụ gồm 2 liên, liên 1 lưu tại bộ phận, liên 2 chuyển tới bộ phận sửa chữa và bảo trì

Tại bộ phận sửa chữa và bảo trì, liên 2 của Phiếu yêu cầu dịch vụ được sử dụng để lập Phiếu yêu cầu công việc gồm 3 liên theo phương pháp thủ công Nhân viên bộ phận sửa chữa và bảo trì ghi số lượng nguyên vật liệu và dụng cụ xuất dùng cũng như thời gian lao động cần thiết lên liên 1 và liên 2 của Phiếu yêu cầu công việc Khi hoàn tất, liên thứ 1 được giữ lại bộ phận bảo trì và sửa chữa cùng với Phiếu yêu cầu dịch vụ, liên 2 được gửi tới bộ phận kế toán Liên 3 được chuyển đến bộ phận sản xuất làm cơ sở đối chiếu

Nhân viên phòng kế toán hoàn tất việc ghi nhận chi phí chi tiết trong liên thứ 2 của phiếu yêu cầu công việc sau đó lập một Báo cáo tổng hợp các yêu cầu dịch vụ gồm 3 liên Liên 1 được chuyển sang bộ phận sản xuất, liên 2 chuyển sang bộ phận sửa chữa bảo trì, liên 3 lưu tại bộ phận kế toán

Yêu cầu: Vẽ lưu đồ tài liệu mô tả các thủ tục nói trên

Bài số 5.3

Những thủ tục kiểm soát nội bộ nào là tốt nhất để ngăn chặn những rủi ro sau:

a Một đơn hàng sản xuất được thực hiện cho 1 loại sản phẩm hiện đang tích trữ quá nhiều trong kho

b Một công nhân đã ăn trộm một số sản phẩm dở dang trên dây chuyền

c Biển “Đơn hàng cần hoàn thành gấp” được gắn cho một đơn hàng đã hoàn thành một phần nhưng hiện tại nguyên vật liệu để sản xuất đơn hàng này

đã bị xé lẻ ra và mất một phần dẫn đến tốn kém do ngừng sản xuất

d Một công nhân điền vào Đơn yêu cầu vật liệu để ăn trộm một số linh kiện trị giá 6 triệu đồng

e Một công nhân nhập dữ liệu theo dõi công việc bằng thiết bị đầu cuối trực tuyến, tuy nhiên, anh ta đã mắc lỗi khi nhập 3000 chứ không phải 300 vào cột “số lượng hoàn thành”

f Một công nhân nhập dữ liệu theo dõi công việc bằng thiết bị đầu cuối trực tuyến, tuy nhiên, anh ta đã mắc lỗi khi nhập mức độ hoàn thành 562 cho đơn hàng 7569 thay vì đơn hàng 7596

g Một nhân viên ở bộ phận kho phụ tùng đã xuất một lượng phụ tùng thấp hơn 10% so với số lượng ghi trên các giấy yêu cầu vật liệu và lấy trộm số xuất thiếu này

h Một quản lý sản xuất đã ăn trộm một số thiết bị đắt tiền và che đậy việc này bằng cách nộp báo cáo cho bộ phận kế toán là thiết bị bị mất đã lạc hậu và có thể xóa sổ vì không còn giá trị

i Số tồn kho của một loại vật liệu là số âm

j Một người giám sát nhà máy truy cập được tệp tin danh sách hoạt động và

“thổi phồng” kết quả công việc mà bộ phận của anh ta đã thực hiện Do

đó, báo cáo kết quả tương lai cho thấy những thay đổi có lợi về ngân sách cho bộ phận của anh ta

k Một giám sát nhà máy đã ghi giảm một thiết bị robot tự động như là thanh

lý tài sản nhưng trên thực tế, anh ta đã bán máy và đút túi số tiền thu được

l Sản xuất thừa một sản phẩm luân chuyển chậm dẫn đến hàng tồn kho vượt mức nên phải giảm giá, bán ở mức thua lỗ

Bài số 5.4

Công ty Hồng Hạnh chuyên sản xuất giày Qui trình sản xuất như sau: vào cuối mỗi tuần, bộ phận kế hoạch sản xuất lập kế hoạch sản xuất tổng thể (Master Production Schedule - MPS) về loại giày và số lượng giày cần sản xuất trong tuần tới Một chương trình tự động lập lệnh sản xuất truy cập được Kế hoạch sản xuất tổng thể MPS và quy trình sản xuất để lập lệnh sản xuất cho từng loại giày Mỗi lệnh sản xuất mới được bổ sung vào hồ sơ sản xuất lưu trên đĩa

Hàng ngày, các nhân viên bộ phận phụ tùng kiểm tra các lệnh sản xuất và

Kế hoạch sản xuất tổng thể MPS để xác định loại NVL cần cho sản xuất Mọi NVL đều có mã vạch Công nhân nhà máy làm việc độc lập trong khu vực thiết kế đặc biệt hình chữ U với hàng loạt máy móc hỗ trợ họ hoàn thành việc sản xuất giày Nhân viên nhà máy sẽ quẹt mã vạch khi họ sử dụng NVL Đề điều hành máy móc, họ quẹt thẻ qua các đầu đọc Những việc làm này giúp hệ thống tự động thu thập dữ liệu để xác định người công nhân nào đã sản xuất và thời gian họ sản xuất mỗi đôi giày là bao lâu

Khi việc sản xuất hoàn thành, giày được đóng vào hộp Máy cuối cùng trong qui trình sẽ in mã vạch của người công nhân đó Đôi giầy hoàn thành được đưa vào kho

Yêu cầu:

1 Vẽ sơ đồ dòng dữ liệu cấp 0 cho các hoạt động miêu tả trên

2 Những thủ tục kiểm soát nào cần đưa vào hệ thống?

Bài số 5.5

Qui trình sản xuất hiện tại của công ty Quang Minh có tỷ lệ phế thải 15%

và tỷ lệ sản phẩm cần bảo hành là 3% Chi phí phế thải (NVL bị lãng phí) là 240.000 đ/sản phẩm, chi phí bảo hành/sửa chữa trung bình 1.200.000đ/sản phẩm Công ty xem xét các phương án sau để cải thiện qui trình sản xuất:

Phương án A: đầu tư thiết bị mới trị giá 8 tỷ đồng Qui trình mới cũng sẽ đòi hỏi

thêm 30.000 đồng chi phí NVL cho 1 sản phẩm Phương án này dự kiến giảm tỷ

lệ phế thải 40% so với mức hiện tại

Phương án B: đầu tư thiết bị mới trị giá 1 tỷ đồng nhưng cần chi thêm 64.000

đồng chi phí NVL chất lượng cao hơn cho 1 sản phẩm Phương án này dự kiến giảm cả tỷ lệ phế thải và tỷ lệ sản phẩm cần bảo hành 90% so với mức hiện tại

Phương án C: Đầu tư thiết bị mới trị giá 40 tỷ đồng Qui trình mới không đòi

hỏi thay đổi về NVL và dự kiến sẽ giảm cả tỷ lệ phế thải và tỷ lệ sản phẩm cần bảo hành 50% so với mức hiện tại

Yêu cầu:

1 Giả định rằng công ty tiếp tục mức sản lượng hiện tại là 1,000,000 sản phẩm Phương án nào sẽ được lựa chọn, vì sao?

2 Giả sử các phương án này đều làm tăng sản lượng sản xuất lên 1,500,000 sản phẩm Phương án nào sẽ được lựa chọn, vì sao?

CHƯƠNG 6: HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

CHU TRÌNH BÁN HÀNG Bài số 6.1

Hệ thống thu tiền hàng của công ty Đại Liên được mô tả như sau:

Các khoản thanh toán của khách hàng bao gồm tiền mặt thu trực tiếp ở thời điểm bán hàng, khoản tiền nhận được qua bưu điện và séc từ các khoản thanh toán đến hạn Cuối mỗi ngày, thủ quỹ chứng thực tất cả các séc, lập bảng kê cho cả séc

và tiền mặt, rồi nộp vào ngân hàng Các bảng kê tiền gửi được dùng để cập nhật dữ

liệu khoản phải thu cuối ngày Bảng kê tiền gửi được lưu theo trình tự thời gian

Hàng tuần, trên cơ sở sổ cái khoản phải thu, kế toán viên lập báo cáo thu tiền và báo cáo các khoản nợ phải thu đến hạn Báo cáo thu tiền được gửi cho Kế toán trưởng và Giám đốc Bản sao của báo cáo các khoản nợ đến hạn được gửi cho bộ phận thu nợ

Yêu cầu: Vẽ sơ đồ dòng dữ liệu tổng quát, sơ đồ dòng dữ liệu cấp 0 và lưu đồ tài

liệu theo mô tả trên

Bài tập 6.2

Những thủ tục kiểm soát nội bộ nào cần được tiến hành để hạn chế những rủi

ro sau

a Công nhân vận chuyển ăn cắp hàng hóa nhưng lại báo cáo là hàng hóa thiếu

do lỗi trong hồ sơ hàng tồn kho

b Ghi nhận doanh thu sai tên khách hàng vì số hiệu của khách hàng bị ghi sai

trong hệ thống

c Áp dụng bán hàng trả sau cho một khách hàng đã trễ hẹn thanh toán 4 tháng

d Xác nhận Bản ghi nhớ về trả lại hàng trong khi thực tế hàng hóa chưa bao giờ

bị trả lại

e Ghi giảm khoản phải thu của một khách hàng như một khoản không thể thu hồi

để che giấu việc ăn cắp các khoản thanh toán bằng tiền mặt của khách hàng đó

f Khách hàng thanh toán cho lượng hàng đã đặt trong khi lượng hàng thực

chuyển nhỏ hơn vì một vài mặt hàng bị trả lại

g Nhân viên phòng thư tín đã ăn trộm sec, sau đó đổi séc thành tiền gửi cá nhân

tại ngân hàng

h Thủ quỹ đã ăn trộm tiền quỹ khi đổi séc của khách hàng thành tiền mặt

i Nhân viên phục vụ đã ăn trộm tiền mặt bằng cách thủ tiêu biên lai của những

khách hàng thanh toán bằng tiền mặt

j Vận chuyển hàng cho khách hàng nhưng không thu được tiền của khách hàng

k Giảm doanh số vì một vài mặt hàng đã hết trong khi thông tin trên máy tính vẫn

báo rằng có đủ hàng dự trữ

l Tiết lộ trái phép về thói quen mua sắm của một số khách hàng nổi tiếng

m Mất toàn bộ thông tin về số nợ của một khách hàng ở SG vì toàn bộ dữ liệu

của công ty này đã bị hỏa hoạn thiêu hủy

n Web site của công ty vừa bị không thể truy cập trong 7 tiếng do mất điện