QUY TRÌNH THANH TOÁN1. MỤC ĐÍCHVÀ PHẠM VI ÁP DỤNG1.1 Mục đíchQuy định thống nhất về trình tự, nội dung xác nhận khối lượng và làm thủ tục thanh toán cho các nhà thầu, thanh toán với chủ đầu tư nhằm đảm bảo vận hành tốt hợp đồng và thanh toán đúng, đủ theo hợp đồng và thực tế. 1.2. Phạm vi áp dụng:Quy trình thanh toán áp dụng cho toàn bộcác hợp đồng do Canary trực tiếp ký hợp đồng hoặc Canary được ủy quyền để thực hiện hợp đồng.2. THUẬT NGỮCANARYCông ty CP Đầu tư CANARYCĐTChủ đầu tư hoặc bên A của CANARYNTPNhà thầu phụBQLDABan quản lý dự án đối với dự án do Công ty thực hiện quản lý dự ánBan điều hành dự án đối với dự án do Canary làm nhà thầu chínhCTHĐQTChủ tịch Hội Đồng Quản trịP. KTKTPhòng Kinh tế Kỹ thuậtP.KHĐTPhòng Kế hoạch Đầu tưP. TCKTPhòng Tài chính Kế toán3. NỘI DUNG3.1. Nội dung việc quản lý hợp đồng, xác nhận khối lượng và thanh toánTrực tiếp rà soát các hợp đồng do Công ty ký với đối tác khác;Thực hiện các thủ tục để giải quyết việc tạm ứng của các hợp đồng;Theo dõi các công việc tạm ứng, thanh toán theohợp đồng ký kết;Tiếp nhận hồ sơ đề nghị thanh toán; chủ động phối hợp lập các hồ sơ đề nghị thanh toán;Kiểm tra, đánh giá và xác nhận thanh toán theo hợp đồng;
Trang 1QUY TRÌNH THANH TOÁN
1 MỤC ĐÍCHVÀ PHẠM VI ÁP DỤNG
1.1 Mục đích
Quy định thống nhất về trình tự, nội dung xác nhận khối lượng và làm thủ tục thanh toán cho các nhà thầu, thanh toán với chủ đầu tư nhằm đảm bảo vận hành tốt hợp đồng và thanh toán đúng, đủ theo hợp đồng và thực tế
1.2 Phạm vi áp dụng:
Quy trình thanh toán áp dụng cho toàn bộcác hợp đồng do Canary trực tiếp ký hợp đồng hoặc Canary được ủy quyền để thực hiện hợp đồng
2 THUẬT NGỮ
CĐT Chủ đầu tư hoặc bên A của CANARY
NTP Nhà thầu phụ
quản lý dự án
-Ban điều hành dự án đối với dự án do Canary làm nhà thầu chính
3 NỘI DUNG
3.1 Nội dung việc quản lý hợp đồng, xác nhận khối lượng và thanh toán
-Trực tiếp rà soát các hợp đồng do Công ty ký với đối tác khác;
-Thực hiện các thủ tục để giải quyết việc tạm ứng của các hợp đồng;
-Theo dõi các công việc tạm ứng, thanh toán theohợp đồng ký kết;
-Tiếp nhận hồ sơ đề nghị thanh toán; chủ động phối hợp lập các hồ sơ đề nghị thanh toán;
-Kiểm tra, đánh giá và xác nhận thanh toán theo hợp đồng;
-Kiểm tra, rà soát hồ sơ, các sai xót của hồ sơ thanh toán;
-Xác nhận bảng khối lượng, giá trị của hồ sơ thanh toán (đảm bảo không có sai xót về số học, đủ hồ sơ, hồ sơ hợp lệ);
Trang 2-Thiết lập các biểu mẫu đề nghị thanh toán;
-Theo dõi và giải quyết theo hợp đồng như: thu hồi tiền tạm ứng, các khoản khấu trừ, giữ lại, bảo lãnh….;
3.2 Quy trình:
3.2.1 Xác nhận khối lượng và thanh toán
3.2.1.1 Sơ đồ khối:
Trang 3T
Trách
nhiệm Thời
thầu,
TVGS,
BQLDA
Theo
thực tế hiện trườn
g
2
DA
1
5 KH-ĐT 2-4
6 KH-ĐT 1
7
TGĐ
1-2
9
TCKT
2-3
11 TCKT 1-3
12 TCKT 3-5
Tổng 15-25
ngày
Trang 4Hồ sơ thanh toán từ nhà thầu/ nhà cung cấp/ tư vấn
Phòng KT-KT BQLDA
Kiểm tra Đạt Phòng KH-ĐT
Yêu cầu xuất hóa đơn
Kiểm tra
Làm thủ tục & Thanh toán
Đạt
Đạt
Kiểm tra
Phòng TC - KT
Đạt Kiểm tra
Chấp thuận, Trình Chủ tịch phê duyệt
CT Phê duyệt
3.2.2.2 Mô tả:
Trang 5Bước 1:Lập hồ sơ thanh toán:
Trách nhiệm: BQLDA + Nhà thầu + TVGS
Thời gian thực hiện: Từ lúc bắt đầu triển khai thi công, nghiệm thu Việc kiểm tra
Hồ sơ thanh toán dưới BQLDA được các Bên xem xét và thảo thuận tùy thuộc vào khối lượng công việc
Nội dung thực hiện:
- Lập các hồ sơ thanh toán của các đợt thanh toán theo yêu cầu ghi trong hợp đồng (riêng hóa đơn VAT cho lần thanh toán chỉ xuất khi hồ sơ đã được chấp thuận của Phòng Tài chính Kế toán).BQLDA phải chịu trách nhiệm kiểm soát hồ
sơ (kiểm soát về khối lượng, các điều khoản thanh toán theo hợp đồng…) trước khi chuyển hồ sơ để làm thủ tục thanh toán
- Số lượng hồ sơ cần lập: Theo Hợp đồng giữa Canary và CĐT, Canary và NTP
- Chuyển hồ sơ thanh toán cho Phòng kỹ thuật
Bước 2: P.Kinh tế-Kỹ thuật tiếp nhận Hồ sơ thanh toán:
- Thời gian: 01 ngày làm việc
- Phòng Kỹ thuật tiếp nhận Hồ sơ thanh toán từ BQLDA thông qua biên bản bàn giao Hồ sơ
Bước 3: P KT-Kỹ thuật kiểm tra Hồ sơ thanh toán
Thời gian thực hiện: Từ 02-03 ngày làm việc
Nội dung thực hiện:
- Dựa trên hồ sơ thanh toán nhận được P.Kỹ thuật tiến hành kiểm tra hồ sơ, nội dung kiểm tra gồm:
+ Kiểm tra số lượng hồ sơ
+ Kiểm tra tính hợp lệ các biên bản nghiệm thu, hồ sơ chất lượng
+ Kiểm tra khối lượng, các lỗi số học
- Đạt yêu cầu, Hồ sơ được chuyển sang P KH-ĐT
- Không đạt yêu cầu: Hồ sơ được chuyển lại BQLDA để xử lý
Bước 4:P.KH-ĐT tiếp nhận Hồ sơ thanh toán.
Thời gian: 01 ngày
P.KH-ĐT tiếp nhận Hồ sơ thanh toán từ P.Kỹ thuật thông qua phiếu xử lý công việc Lưu ý: Các biên bản bàn giao và phiếu xử lý công việc phải được kẹp theo Hồ sơ từ phòng này sang phòng kia và được lưu sau khi thanh toán
Trang 6Bước 5:P.KH-ĐT kiểm tra Hồ sơ thanh toán.
Thời gian thực hiện: Từ 02-04 ngày làm việc
Nội dung thực hiện:
- Kiểm tra, xem xét hồ sơ, xem xét các điều khoản thanh toán theo hợp đồng
- Kiểm tra về đơn giá, giá trị Hợp đồng Trường hợp phát hiện sai sót thuộc phòng Kỹ thuật, phòng KH-ĐT thông báo cho phòng kỹ thuật nắm bắt và hoàn thiện
Đạt yêu cầu: Thiết lập các biểu mẫu đề nghị thanh toán và trình Chủ Tịch xem xét, chấp thuận
Không đạt yêu cầu: Hồ sơ được chuyển cho Nhà Thầu sửa chữa và có thông báo cho phòng kỹ thuật nắm bắt công việc
Bước 6:Trình Chủ tịch/ Tổng giám đốc xem xét, phê duyệt:
Thời gian: 01 ngày
Hồ sơ thanh toán được P.KH-ĐT trình CT/TGĐ sau khi các thủ tục thanh toán đạt yêu cầu
Ngày trình được ghi trong trong phiếu yêu cầu xử lý công việc
Bước 7:Chủ Tịch/Tổng giám đốc xem xét, phê duyệt:
Thời gian thực hiện: Từ 01-02 làm việc
Nội dung thực hiện:
CT/TGĐ xem xét và ký duyệt
Nếu còn vướng mắc hay tồn tại thuộc bộ phận nào, CT/TGĐ sẽ yêu cầu bộ phận đó giải trình hoặc hiệu chỉnh trước khi ký
Bước 8: Phòng TC-KT tiếp nhận Hồ sơ thanh toán.
- Thời gian: 1 ngày
- Hồ sơ được duyệt sẽ được thư ký CT/TGĐ chuyển cho phòng KH-ĐT Phòng KH-ĐT sẽ chuyển Hồ sơ thanh toán sang phòng kế toán bằng phiếu xử lý công việc
Bước 9: Phòng TC-KT rà soát Hồ sơ thanh toán.
- Thời gian: 02 - 03 ngày làm việc
- Phòng TC-KT kiểm tra, rà soát tính đầy đủ hồ sơ thủ tục thanh toán lần cuối
- Nếu còn vướng mắc sẽ báo cáo CT/TGĐ xem xét, giải quyết
- Chủ tịch/Tổng giám đốc sẽ cho ý kiến giải quyết cuối cùng
Trang 7Bước 10: Phòng TC-KT yêu cầu xuất hóa đơn.
- Thời gian: 01 ngày
- Nếu không còn vướng mắc, phòng TC-KT hướng dẫn và yêu cầu Nhà thầu xuất hóa đơn đảm bảo các yêu cầu của phòng
Bước 11: Phòng TC-KT tiếp nhận và kiểm tra hóa đơn.
Thời gian: 01-02 ngày làm việc
- Nếu hóa đơn nhà thầu hợp lệ thì Phòng tài chính sẽ làm các thủ tục thanh toán, nếu không hợp lệ thì yêu cầu nhà thầu xuất lại hóa đơn
Bước 12: Phòng TC-KT làm các thủ tục thanh toán.
Thời gian 3-5 ngày làm việc
Lưu ý:
Tổng thời gian thực hiện hồ sơ thanh toán từ khi tiếp nhận từ P.Kinh tế - kỹ
thuật đến khi thực hiện xong các thủ tục thanh toán là từ 15-25 ngày làm việc.