Quy trình kiểm soát thanh toán vốn đầu tư XDCB trong hệ thống KBNN

QUY TRÌNH KIỂM SOÁT THANH TOÁN VỐN ĐẦU TƯ XDCBTRONG HỆ THỐNG KBNN Quản trị sản xuất và tác nghiệp là tập hợp các hoạt động nhằm tạo ra giá trị dưới dạng sản phẩm và dịch vụ thông qua việ

QUY TRÌNH KIỂM SOÁT THANH TOÁN VỐN ĐẦU TƯ XDCB

TRONG HỆ THỐNG KBNN

Quản trị sản xuất và tác nghiệp là tập hợp các hoạt động nhằm tạo ra giá trị dưới dạng sản phẩm và dịch vụ thông qua việc chuyển hoá các yếu tố đầu vào thành các yếu tố đầu ra Sau khi được học tập nghiên cứu cho thấy hoạt động tác nghiệp tại Kho bạc Nhà nước Nam Định về lĩnh vực kiểm soát thanh toán vốn đầu

tư xây dựng cơ bản (XDCB) đang thực hiện còn nhiều bất cập trong công tác quản

lý Cụ thể như sau:

Kiểm soát thanh toán vốn đầu tư XDCB trong hệ thống KBNN được thực hiện theo Quy trình áp dụng trong toàn quốc do phòng Thanh toán vốn đầu tư Kho bạc Nhà nước các tỉnh, Thành phố thực hiện Quy trình các bước bao gồm:

1 Tài liệu do chủ đầu tư gửi đến KBNN và chỉ gửi một lần cho cả quá trình thực hiện dự án trừ trường hợp có bổ sung, điều chỉnh:

- Tài liệu để mở tài khoản, bao gồm : Quyết định giao nhiệm vụ chủ đầu tư;

quyết định thành lập Ban quản lý dự án; Quyết định bổ nhiệm chức vụ của chủ tài khoản (thủ trưởng đơn vị), kế toán trưởng (hoặc người phụ trách kế toán); Giấy đề nghị mở tài khoản; Bản đăng ký mẫu dấu, chữ ký

- Dự án đầu tư xây dựng công trình (hoặc báo cáo kinh tế-kỹ thuật đối với

dự án chỉ lập báo cáo kinh tế-kỹ thuật) kèm quyết định đầu tư của cấp có thẩm quyền;

- Văn bản lựa chọn nhà thầu theo quy định của Luật Đấu thầu; Hợp đồng giữa chủ đầu tư và nhà thầu

- Dự toán và quyết định phê duyệt dự toán của từng công việc, hạng mục công trình

2 Kiểm tra tài liệu dự án.

- Cán bộ tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả thuộc phòng Thanh toán VĐT khi tiếp nhận hồ sơ, tài liệu thực hiện kiểm tra sơ bộ tính hợp lệ, hợp pháp của hồ sơ;

số lượng và loại hồ sơ; lập phiếu giao nhận hồ sơ với chủ đầu tư Tối thiểu ngày 2 lần cán bộ tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả phải bàn giao hồ sơ cho cán bộ thanh

toán Trường hợp đối với những hồ sơ đã quá hạn trả kết quả, cần báo cáo trưởng phòng Thanh toán để đôn đốc giải quyết đúng hạn

* Hồ sơ thanh toán: Ngoài tài liệu của dự án theo quy định ở trên khi thanh

toán vốn, chủ đầu tư còn gửi đến KBNN các tài liệu sau: Bảng xác định giá trị khối lượng công việc hoàn thành theo hợp đồng; Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư; Giấy rút vốn đầu tư

3- Quy trình Kiểm soát thanh toán: Trong thời hạn 04 ngày làm việc kể từ

khi cán bộ tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả nhận được đầy đủ hồ sơ của chủ đầu tư, KBNN các cấp hoàn thành thủ tục thanh toán, chuyển tiền cho đơn vị thụ hưởng Trình tự thanh toán được thực hiện như sau :

Bước 1: Cán bộ tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả chuyển hồ sơ của chủ đầu tư

cho cán bộ thanh toán trực tiếp trong ngày nhận hồ sơ của chủ đầu tư

Bước 2: Cán bộ thanh toán căn cứ hồ sơ đề nghị thanh toán của chủ đầu tư

thực hiện kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ, tài liệu (bao gồm cả việc kiểm tra mẫu dấu, chữ ký), sự phù hợp mã đơn vị sử dụng ngân sách, nguồn vốn, niên

độ kế hoạch vốn; việc lựa chọn nhà thầu theo quy định; ngoài ra kiểm tra chi tiết như sau:

Đối chiếu đảm bảo số vốn đề nghị thanh toán phù hợp với từng loại hợp đồng, giá hợp đồng, các điều kiện trong hợp đồng Căn cứ vào kết quả kiểm tra và

kế hoạch vốn năm, cán bộ thanh toán xác định số vốn thanh toán, số vốn tạm ứng cần phải thu hồi (nếu có); tên, tài khoản đơn vị được hưởng, ghi đầy đủ vào các chỉ tiêu và ký vào Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư, Giấy rút vốn đầu tư, Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng vốn đầu tư (nếu có), đồng thời lập tờ trình lãnh đạo, trình trưởng phòng Thanh toán ký tờ trình lãnh đạo KBNN phụ trách

Bước 3: Trưởng phòng Thanh toán kiểm tra hồ sơ, ký tờ trình lãnh đạo

KBNN, Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư, Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng vốn đầu tư (trường hợp có thanh toán tạm ứng), Giấy rút vốn đầu tư, sau đó chuyển lại

hồ sơ cho cán bộ thanh toán

Bước 4: Cán bộ Thanh toán chuyển toàn bộ hồ sơ và chứng từ đã được

trưởng phòng Thanh toán ký duyệt cho phòng Kế toán

Bước 5: Kế toán viên thực hiện kiểm tra mẫu dấu, chữ ký, tính hợp lệ, hợp

pháp của chứng từ kế toán, hạch toán và ký trên chứng từ giấy, sau đó trình tế toán trưởng Kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ giấy, sau đó trình lãnh đạo KBNN phụ trách về thanh toán VĐT xem xét hồ sơ, ký duyệt chứng từ

Nếu phát hiện sai sót hoặc chứng từ kế toán không hợp lệ, hợp pháp, phòng

Kế toán thông báo lý do và chuyển trả hồ sơ phòng Thanh toán VĐT để xử lý

Bước 6: Lãnh đạo KBNN phụ trách về thanh toán xem xét hồ sơ, ký duyệt

tờ trình lãnh đạo của phòng Thanh toán VĐT và các chứng từ, bao gồm: Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư, Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng vốn đầu tư (trường hợp có thanh toán tạm ứng), Giấy rút vốn đầu tư; sau đó chuyển trả hồ sơ phòng

Kế toán

Bước 7: Phòng Kế toán nhập các thông tin liên quan vào chương trình máy

và ký trên chương trình máy, thực hiện các thủ tục chuyển tiền cho đơn vị thụ hưởng Phòng Kế toán lưu 01 liên Giấy rút vốn đầu tư và Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng vốn đầu tư (trường hợp có thanh toán tạm ứng), hồ sơ còn lại chuyển lại phòng Thanh toán để lưu hồ sơ và trả chủ đầu tư thông qua cán bộ tiếp nhận hồ sơ

và trả kết quả

Trường hợp chủ đầu tư lĩnh tiền mặt thì phòng Kế toán chuyển các liên Giấy rút vốn đầu tư kiêm lĩnh tiền mặt sang bộ phận Kho quỹ để chi tiền cho đơn vị thụ hưởng và thực hiện luân chuyển chứng từ theo quy định của KBNN

(Thời gian thực hiện các bước 5, 6, 7 là 02 ngày làm việc)

4- Nhận xét: Quy trình kiểm soát thanh toán đảm bảo chặt chẽ, không bị

thất thoát, lãng phí vốn ngân sách Nhà nước Tuy nhiên có nhiều bất cập đó là:

- Với quy trình kiểm soát thanh toán trên, chủ đầu tư từ khi lên thanh toán đến khi đơn vị nhận được tiền mất 4 ngày làm việc, mất quá nhiều thời gian

- Thứ hai là khi thanh toán còn quá nhiều thủ tục hành chính

- Người làm nhiệm vụ kiểm soát thanh toán phải thực hiện qua nhiều bước

- Hiệu quả vòng quay của vốn không cao (mất 4 ngày)

5- Một số giải pháp cần cải thiện quy trình này để thực hiện tốt hơn đó là:

- Thứ nhất cần đơn giản hoá thủ tục hành chính cho chủ đầu tư khi lên thanh toán đó là: Không nhất thiết phải trực tiếp lên gửi hồ sơ mà gửi theo đường công văn vì có trường hợp chủ đầu tư ở cách xa cơ quan Kho bạc Mà chỉ khi thanh toán mới phải lên trực tiếp

- Thứ hai là: Cơ quan thanh toán là Kho Bạc Nhà nước cần phải sắp xếp lại

bộ máy quản lý, nên tinh giản các bộ phận kiểm soát thanh toán đó là: Cán bộ kiểm soát thanh toán và cán bộ phòng Kế toán nên sáp nhập là một Khi kiểm soát

hồ sơ của chủ đầu xong thì thực hiện chuyển tiền luôn cho nhà thầu Khi đó sẽ

giảm được thời gian thanh toán rất nhiều.

- Thứ ba là: Nên giảm bớt những loại giấy tờ không cần thiết vì theo quy trình trên chủ đầu tư khi thanh toán phải gửi hồ sơ quá nhiều loại giấy tờ

- Thứ tư là: Hệ thống KBNN cần phải nâng cấp phần mềm thanh toán để công tác chuyển tiền được nhanh gọn như hệ thống ngân hàng hiện nay

- Thứ năm là: Hệ thống KBNN có kế hoạch đào tạo nguồn nhân lực, bổ sung công nghệ thanh toán, trang thiết bị như máy tính, cơ sở vật chất để đẩy nhanh tiến độ thanh toán

Câu 2: Lean Manufacturing là một nhóm phương pháp, hiện đang được áp

dụng ngày càng rộng rãi trên khắp thế giới, nhằm loại bỏ lãng phí và những bất hợp lý trong quy trình sản xuất, để có chi phí thấp hơn và tính cạnh tranh cao hơn cho nhà sản xuất

Nguyên thủy có 7 loại lãng phí chính được xác định bởi Hệ Thống Sản Xuất Toyota (Toyota Production System) Tuy nhiên, danh sách này đã được điều chỉnh và mở rộng bởi những người thực hành lean manufacturing, nhìn chung bao gồm các mục sau:

1 Sản xuất dư thừa (Over-production): Sản xuất dư thừa tức sản xuất

nhiều hơn hay quá sớm hơn những gì được yêu cầu một cách không cần thiết Việc này làm gia tăng rủi ro sự lỗi thời của sản phẩm, tăng rủi ro về sản xuất sai chủng loại sản phẩm và có nhiều khả năng phải bán đi các sản phẩm này với giá chiết khấu hay bỏ đi dưới dạng phế liệu Tuy nhiên, trong một số trường hợp thì

lượng bán thành phẩm hay thành phẩm phụ trội được duy trì nhiều hơn một cách chú chủ ý, kể cả trong những quy trình sản xuất được áp dụng lean

2 Khuyết tật (Defects): Bên cạnh các khuyết tật về mặt vật lý trực tiếp làm

tăng chi phí hàng bán, khuyết tật cũng bao gồm các sai sót về giấy tờ, cung cấp thông tin sai lệch về sản phẩm, giao hàng trễ, sản xuất sai quy cách, sử dụng quá nhiều nguyên vật liệu hay tạo ra phế liệu không cần thiết

3 Tồn kho (Inventory): Lãng phí về tồn kho nghĩa là dự trữ quá mức cần

thiết về nguyên vật liệu, bán thành phẩm và thành phẩm Lượng tồn kho phụ trội dẫn đến chi phí tài chính cao hơn về tồn kho, chi phí bảo quản cao hơn và tỷ lệ khuyết tật cao hơn

4 Di chuyển (Transportation): Di chuyển ở đây nói đến bất kỳ sự chuyển

động nguyên vật liệu nào không tạo ra giá trị tăng thêm cho sản phẩm chẳng hạn như việc vận chuyển nguyên vật liệu giữa các công đoạn sản xuất Việc di chuyển nguyên vật liệu giữa các công đoạn sản xuất nên nhắm tới mô hình lý tưởng là sản phẩm đầu ra của một công đoạn được sử dụng tức thời bởi công đoạn kế tiếp Việc

di chuyển giữa các công đoạn xử lý làm kéo dài thời gian chu kỳ sản xuất, dẫn đến việc sử dụng lao động và mặt bằng kém hiệu quả và có thể gây nên những đình trệ trong sản xuất

5 Chờ đợi (Waiting): Chờ đợi là thời gian công nhân hay máy móc nhàn rỗi

bởi sự tắc nghẽn hay luồng sản xuất trong xưởng thiếu hiệu quả Thời gian trì hoãn giữa mỗi đợt gia công chế biến sản phẩm cũng được tính đến Việc chờ đợi làm tăng thêm chi phí đáng kể do chi phí nhân công và khấu hao trên từng đơn vị sản lượng bị tăng lên

6 Thao tác (Motion): Bất kỳ các chuyển động tay chân hay việc đi lại không

cần thiết của các công nhân không gắn liền với việc gia công sản phẩm Chẳng hạn như việc đi lại khắp xưởng để tìm dụng cụ làm việc hay thậm chí các chuyển động

cơ thể không cần thiết hay bất tiện do quy trình thao tác được thiết kế kém làm chậm tốc độ làm việc của công nhân

7 Gia công thừa (Over-processing): Gia công thừa tức tiến hành nhiều công

việc gia công hơn mức khách hàng yêu cầu dưới hình thức chất lượng hay công

năng của sản phẩm – ví dụ như đánh bóng hay làm láng thật kỹ những điểm trên sản phẩm mà khách hàng không yêu cầu và không quan tâm

Với 7 loại lãng phí theo mô hình của LEAN nêu trên, ta thấy hầu hết các doanh nghiệp hiện nay nói chung, Công ty cổ phần xây dựng TASCO nói riêng đều mắc phải, nhất là trong điều kiện nền kinh tế thế giới đang bị khủng hoảng tài chính Để loại bỏ những chi phí trên là việc làm hết sức cần thiết song lại rất khó khăn cho các doanh nghiệp Nó đòi hỏi phải có một quá trình triển khai thực hiện

và xây dựng một kế hoạch cụ thể Qua nghiên cứu, học tập tôi mạnh dạn đưa ra những kiến nghị, đề xuất sau:

* Thứ nhất là phải chuẩn Hoá Quy Trình (Standard Work)

Chuẩn hoá quy trình có nghĩa là các quy trình và hướng dẫn sản xuất được qui định và truyền đạt rõ ràng đến mức hết sức chi tiết nhằm tránh sự thiếu nhất quán

và giả định sai về cách thức thực hiện một công việc Mục tiêu của việc chuẩn hoá

là để các hoạt động sản xuất luôn được thực hiện theo một cách thống nhất, ngoại trừ trường hợp quy trình sản xuất được điều chỉnh một cách có chủ ý Khi các thủ tục quy trình không được chuẩn hoá ở mức độ cao, các công nhân có thể có những

ý nghĩ khác nhau về cách làm đúng cho một thủ tục quy trình và dễ đưa đến các giả định sai Mức độ chuẩn hoá cao về quy trình cũng giúp các công ty mở rộng sản xuất dễ dàng hơn nhờ tránh được những gián đoạn có thể gặp phải do thiếu các quy trình được chuẩn hoá

Việc chuẩn hoá quy trình trong Lean Manufacturing bao gồm một số thành phần chính:

1.1 Trình tự công việc chuẩn – Đây là trình tự một người công nhân phải tuân thủ khi thực hiện công việc, bao gồm các thao tác và các bước thực hiện công việc Việc mô tả rõ ràng giúp đảm bảo rằng tất cả các công nhân đều thực hiện công việc theo cách thức tương tự nhau và hạn chế các sai biệt vốn có khả năng gây ra phế phẩm Trong điều kiện lý tưởng, việc chi tiết hoá công việc chỉ rõ từng bước thao tác cho mỗi công nhân Ví dụ với công đoạn cắt gỗ, trình tự công việc chuẩn

sẽ mô tả từ chi tiết cắt và các bước thao tác như chuẩn bị máy, chỉnh dao cắt, cách nâng giữ và đưa vật liệu qua máy và thời gian xử lý công việc Đối với công đoạn

lắp ráp, bảng mô tả cần liệt kê chi tiết từng bước thao tác thực hiện việc lắp ráp cho mỗi loại sản phẩm

1.2 Thời gian chuẩn – Takt time (nhịp độ) là tần xuất một sản phẩm được làm

ra Takt time được sử dụng để mô tả rõ ràng và theo dõi tốc độ một quy trình cần được duy trì ở các công đoạn khác nhau Đối với các nhà sản xuất lean, takt time của mỗi quy trình sản xuất được chủ động điều phối và giám sát để duy trì một luồng sản xuất liên tục

1.3 Mức tồn kho chuẩn trong quy trình – Đây là lượng nguyên liệu tối thiểu, bao gồm lượng nguyên liệu đang được xử lý trên chuyền, cần có để giữ một cell hay quy trình hoạt động ở cường độ mong muốn Mức tồn kho chuẩn nên được xác định rõ ràng vì rất cần thiết phải duy trì lượng nguyên liệu tối thiểu này trong chuyền để không gây ra sự đình trệ cho quy trình do thiếu nguyên liệu Đây là yếu

tố dùng để tính toán khối lượng và tần số của lệnh sản xuất (hay Kanban) cho các nguồn cung cấp từ công đoạn trước

* Thứ hai là Truyền Đạt Quy Trình Chuẩn cho Nhân Viên

Các hướng dẫn công việc chuẩn không nên chỉ ở dạng văn bản mà bao gồm

cả hình ảnh, các bảng hiển thị trực quan và thậm chí cả các ví dụ Thường các nhân viên rất ít chịu đọc các tài liệu hướng dẫn sản xuất bằng văn bản nhàm chán

vì vậy các bảng hiển thị trực quan và ví dụ thực tế có hình ảnh nên được sử dụng càng nhiều càng tốt Các hướng dẫn nên rõ ràng và chi tiết, nhưng đồng thời được trình bày theo cách giúp nhân viên thật dễ hiểu và liên quan mật thiết đến đều họ cần biết Điều này đặc biệt đúng với trường hợp ở Việt Nam khi có nhiều công nhân với mức học vấn thấp sẽ thấy các bảng hiển thị bằng hình ảnh dễ hiểu hơn so với các tài liệu văn bản Một số công ty thậm chí áp dụng việc huấn luyện bằng phim video cho các loại công việc phức tạp hay các vấn đề liên quan về an toàn lao động

Loại bỏ các rào cản: Các nhà lãnh đạo phải cải tiến quá trình và hệ thống của

họ để bắt kịp với sự thay đổi của toàn cầu, nếu không cải tiến, không sớm thì muộn họ sẽ qua mặt bạn và bạn sẽ bị tụt hậu Khi đó sẽ bị mất thị phần, giảm biên chế và doanh thu bán hàng cũng như lợi nhuận giảm sút

Việc tiến hành LEAN có thể không dành cho tất cả mọi người vì thế một kế hoạch tổng thể cẩn thận, rõ ràng dựa trên phân tích chi phí – lợi nhuận là bước tiên quyết có ích Các lợi ích to lớn từ việc áp dụng lean trước tiên xuất phát từ việc tập trung vào quá trình bạn có, các sản phẩm mà bạn làm, môi trường nơi bạn đang vận hành, tình huống cạnh tranh bạn đang phải đối mặt và sự cần thiết sử dụng đúng kỹ thuật đúng lúc

Để áp dụng thành công, các lãnh đạo công ty phải đóng vai trò tích cực trong nhiều lĩnh vực đó là: Xây dựng 1 phương pháp tiếp cận có hoạch định để tiến hành LEAN Cung cấp các nguồn lực cần thiết Phân quyền và khuyến khích các công nhân viên tham gia, nhấn mạnh làm việc theo nhóm và sự hợp tác Có các kênh thông tin tốt – cả từ trên xuống dưới và từ dưới lên trên Thấu hiểu được tâm tư của công nhân viên như sợ mất việc khi LEAN Đảm bảo rằng tất cả mọi người hiểu được sự cần thiết thay đổi cũng như các vai trò mới khi tiến hành thay đổi Tạo ra môi trường thử nghiệm, một môi trường chấp nhận rủi ro và một mạng lưới

an toàn để thử nghiệm và kiểm lỗi Đưa ra các giải thưởng và các chương trình khen thưởng, các hệ thống ghi nhận, năng chức Khiến mọi người đều hiểu được các lý do để cạnh tranh và lợi ích của LEAN cho tổ chức cũng như đối với chính

cá nhân họ Tạo ra một tầm nhìn về tương lai sau thay đổi Giới thiệu một hệ thống

đo lường sự thực hiện công việc dựa trên việc đáp ứng các mục tiêu của công ty Phân tích và chia sẽ các thông tin về lợi nhuận so với chi phí

Những thành phần cốt yếu để tiến hành lean thành công là: Cam kết, thực

hành lâu dài từ lãnh đạo Tổ chức tốt công tác đào tạo tất cả các nhân viên về các khối xây dựng LEAN Tiến hành quản lý thay đổi nét văn hóa trong suốt quá trình chuyển đổi từ lực đẩy truyền thống sang tâm lý lực kéo của LEAN

LEAN Production không phải là một phương pháp, hay một nhóm các phương pháp Hiểu một cách sâu sắc nhất, LEAN phải là một triết lý sản xuất Qua phân tích ở trên cho thấy các triết lý của LEAN có thể áp dụng váo tất

cả các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Tuy nhiên, Lean Manufacturing thường ưu tiên tối đa hoá việc dùng người hơn là việc tận dụng

không có khả năng sử dụng tất cả các thiết bị trong mọi lúc vì các yêu cầu sử dụng máy khác nhau tùy từng loại sản phẩm

Trên đây là một số vấn đề làm rõ câu hỏi bài tập tình huống đưa ra, do thời gian nghiên cứu có hạn, bài viết không thể tránh khỏi những thiếu sót Rất mong được thày giáo chỉ bảo, bổ sung để hoàn thiện hơn Xin trân Trọng cảm ơn thày giáo đã trang bị cho học viên những kiến thức bổ ích về môn học Quản trị hoạt động trong thời gian qua./

Tài liệu tham khảo:

- “ Tài liệu Quản trị hoạt động” – Chương trình đạo tạo Thạc sĩ QTKT Quốc tế;

- www.sangtaotre.com ;

- Tuổi trẻ online