Giới thiệu về thanh Ribbon Thanh Ribbon là một thanh công cụ mà trên đó hầu như chưa toàn bộ các lệnh dùng để thực hiện khi soạn thảo văn bản, các chương trình như lệnh về căn chỉnh, ph
Trang 1TÀI LIỆU MS WORD CƠ BẢN
I MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC CỦA WORD
Các lệnh trên thanh công cụ Ribbon Microsoft Word 2013
Thước Ruler - công cụ căn chỉnh lề trên Word
Hiển thị thanh cuộn ngang, dọc trên màn hình Word dễ hơn bao giờ hết
1 Giới thiệu về thanh Ribbon
Thanh Ribbon là một thanh công cụ mà trên đó hầu như chưa toàn bộ các lệnh dùng để thực hiện khi soạn thảo văn bản, các chương trình như lệnh về căn chỉnh, phông chữ, kiểu chữ, chèn ảnh, video…
Trên thanh Ribbon bao gồm có 7 Tab: Home, insert, design, Page Layout, References, Mailings, Review và View
a) Tab Home
Tab Home chính là Tab được mở mặc định trên thanh Ribbon trong Microsoft Word
2013 Cụ thể trong Tab Home có những nhóm lệnh như sau:
Page Setup: Các lệnh thiết lập định dạng để in trang như lề, in ngang hay dọc, cột, kích thước giấy in…
Paragraph: Các lệnh dùng cho đoạn văn bản, như lùi dòng trái, phải, khoảng cách đoạn…
Arrange: Lệnh sắp xếp các đối tượng trong văn bản
b) Tab Insert
Tab insert nằm ngay cạnh bên tab Home, được cài đặt mặc định trên thanh Ribbon Đây
là tab chứa các lệnh liên quan đến chèn các đối tượng trong văn bản, bao gồm:
Trang 2 Pages: Các lệnh chèn một trang mới vào văn bản đang có
Tables: Các lệnh liên quan đến vẽ bảng, tạo bảng trong văn bản
Illustrations: Các lệnh chèn đối tượng đồ họa
Links: Lệnh chèn các liên kết, đường link
Header & Footer: Tiêu đề trên và dưới của văn bản
Text: Lệnh liên quan đến việc chèn các đối tượng Text như TextBox, Wordart,…
Symbols: Lệnh liên quan đến việc chèn các biểu tượng có sẵn trong bộ sưu tập vào văn bản hiện thời
Design: Lệnh liên quan đến các mẫu văn bản được trình bày theo một bố cục nào đó
c) Tab Page Layout
Tab Page Layout là tab chứa những lệnh liên quan đến cách sắp xếp bố cục văn bản Cụ thể bao gồm các lệnh như sau:
Page Setup: Các lệnh thiết lập định dạng để in trang như lề, in ngang hay dọc, cột, kích thước giấy in…
Paragraph: Các lệnh dùng cho đoạn văn bản, như lùi dòng trái, phải, khoảng cách đoạn…
Arrange: Lệnh sắp xếp các đối tượng trong văn bản
d) Tab References
Tab References cũng là Tab hiện mặc định trên thành Ribbon, chứa các nhóm lệnh liên quan đến một số thủ thuật đặc biệt cho văn bản như đánh mục lục tự động, tạo nghi chú cho văn bản,…
e) Tab Mailings
Mailings chứa các nhóm lệnh liên quan đến việc tạo lập một mẫu phong bì thư, các mẫu biểu có sẵn để phụcvụ cho việc trộn thư
f) Tab Review
Trang 3Tab Review chứa các nhóm lệnh liên quan đến các thao tác như kiểm tra ngữ pháp cho văn bản, tạo ghi chú, so sánh nội dung văn bản,…
g) Tab View
Tab View là tab cuối cùng trên thanh công cụ Ribbon, nó cho phép bạn sử dụng các nút lệnh để tùy chọn chế độ hiển thị văn bản, phóng to, thu nhỏ văn bản, lệnh tùy chọn hiển thị nhiều văn bản…
2 Thước Ruler công cụ căn chỉnh lề trên Word
Giống như tên gọi của nó, thanh ruler như một chiếc thước kẻ ở ngoài đời thường mà bạn vẫn thường hay sử dụng Thước có đánh các số khác nhau, để bạn có thể dựa vào đó căn chỉnh cho chuẩn xác đang được nhiều người sử dụng trong quá trình soạn thảo văn bản
Thước bao gồm có một thanh ngang và một thanh dọc, giúp bạn căn chỉnh lề trên lề dưới
và hai bên lề trái phải theo nhu cầu của mình
Để sử dụng, bạn chỉ cần bôi đen văn bản và dùng chuột di chuyển ngay trên thước
a) Cách hiển thị thanh Ruler trên máy tính.
Thanh Ruler được chứa ở trong Tab View, vì vậy bạn chỉ cần click vào Tab “ View” sau
đó bạn tích vào“ruler” Ngay lập tức màn hình Word sẽ được load lại và xuất hiện thêm
thanh Ruler
b) Cách đổi đơn vị đo thanh Ruler.
Cụ thể bạn thực hiện các bước như sau:
Bước 1: Bạn click vào “File” sau đó, trên bảng chọn bạn chọn “Options”.
Bước 2: Tiếp đó, bạn chọn “Advanted”, bạn dung chuột kéo xuống dưới và dừng
ở mục “Display” Trong mục đó, bạn lick vào mũi tên xuống (như hình) và chọn
Trang 4một trong những đơn vị đó có sẵn trong Word Sau khi chọn xong, bạn chỉ cần
click vào “ OK” Như vậy là bạn đã đổi đon vị đo cho thước thành công.
c) Cách hiển thị thanh ngang, dọc trên màn hình Word
xong, bạn click
vào “File”.
ra, bạn click vào “ Options”.
Bước 3: Giao diện Options hiện ra Ở cột đầu tiên phía bên tay trái màn hình, bạn tìm và click vào ô “Advanted” Sau đó, bạn chuyển sang cột thứ hai, sử dụng chuột và kéo chuột xuống dưới mục “Display” Trong mục đó, bạn tìm và đánh dấu tích vào hai ô Đó là:”Show horizontal scroll bar”và “Show vertical scroll bar” Sau khi tích xong, bạn kéo xuống và click vào “OK” là xong.
II CÁC THAO TÁC CƠ BẢN BAN ĐẦU TRONG WORD
Hướng dẫn định dạng khổ giấy và đặt lề văn bản trong Word 2013
Hướng dẫn cách giãn chữ, giãn dòng, giãn đoạn trên văn bản word
Hướng dẫn thêm hàng, cột vào bảng trong Microsoft Word
Cách chia cột đơn giản và nhanh chóng cho văn bản trong Word
1 Cách định dạng khổ giấy trên Word
Bước 1: Bạn tìm trên thanh công
cụ Ribbon Tab Page Layout, tìm đến
nhóm lệnh “Page Setup” sau đó
chọn “Size”.
Bước 2: Khi click vào Size, sẽ có nhiều kích thước khổ giấy được hiện ra, bạn có
thể chọn một trong những khổ giấy phù hợp với nhu cầu của bạn
2 Cách đặt và căn chỉnh lề trên Word
Bước 1: Cũng tương tự như khi bạn cài đặt lại khổ giấy bạn tìm trên thanh công
cụ Ribbon chọn vào Tab Page Layout, bạn tìm đến nhóm lệnh “Page Setup” và chọn vào “Margins”
Trang 5 Bước 2: Sau khi bạn bạn
click vào đó, sẽ có một danh sách
đổ xuống chứa các mẫu săn có, bạn
có thể chọn một trong các mẫu này
nếu mấu nào bạn cảm thấy phù
hợp Hoặc ban cũng có thể tùy
chỉnh lề theo mong muốn của bạn
bằng cách click vào trong
mục “Custom Margins”.
Khi đó, hộp thoại Page Setup hiện
lên, bạn căn chỉnh lề bằng cách điều
chỉnh các thông số ở các cột trên
màn hình ở mục Margins cho phù
hợp sau đó click vào “OK” là xong.
3 Cách giãn khoảng cách chữ
trong word
Bước 1: Bạn mở văn bản mà
bạn muốn chỉnh sửa Bạn bôi đen
đoạn văn bản mà bạn muốn điều chỉnh khoảng cách chữ Hoặc nếu bạn muốn chọn cả văn bản thì cách tốt nhất là bạn có thể thực hiện thao tác nhanh bằng cách bấm tổ hợp
phìm (Ctrl + A).
Bước 2: Di chuột lên trên thanh công cụ chọn Tab Home, ở nhóm lệnh Font bạn
click vào mũi tên ở dưới góc phải (như hình) để mở hộp thoại Font Hoặc một cách
khác, bạn cũng có thể mở hộp thoại Font bằng cách bấm tổ hợp phím Ctrl + D
Trang 6 Bước 3: Hộp thoại mở ra, bạn chọn vào mục “Advanced” Tiếp theo, ở
mục “Spacing” bạn chọn:
Expanced: Nếu muốn tăng khoảng cách
Condensed: Nếu muốn giảm khoảng cách
Cụ thể muốn tăng bao nhiêu hay giảm bao nhiêu, bạn có thể điều chỉnh bằng các
mũi tên lên xuống tại mục “By” Sau khi lựa chọn xong, bạn click vào và
chọn “Ok”.
Trang 72 Cách dãn khoảng cách dòng, khoảng cách đoạn trong word
Bước 1: Bạn mở văn bản cần
chỉnh sửa ra, bạn bôi đen phần văn bản
muốn thiết lập sau đó nhấn chuột phải
và chọn “ Paragraph…” Hoặc bạn
cũng có thể vào Tab Home click vào
biểu tượng “Line and Paragraph
Spacing” và chọn “ Line Spacing
Options”.
Bước 2: Hộp thoại Paragraph
xuât hiện Để chọn giãn dòng, bạn
click vào mục “Indents and
Spacing” và tìm đến phần mục
Spacing Ở đó, bạn chỉ quan tâm và
điều chỉnh hai mục:
Line Spacing: bạn chọn kiểu thiết lập khoảng cách
At: bạn điều chỉnh thông số khoảng cách.
Trang 8Sau khi chỉnh sửa, xem thử ở mục
Preview, bạn cảm thấy thấy phù hợp
thi bạn click vào “OK” Như vậy là
bạn có được kết quả như bạn mong
muốn
Bước 3: Cũng trên hộp thoại
Paragrap, bạn muốn thiết lập khoảng
cách giữa các đoạn, bạn tìm đến phần
mục Spacing và quan tâm và thiết lập
thông số ở hai mục:
Before: Khoảng cách với đọan
trước
After: Khoảng cách với đoạn
sau
Bạn vừa điều chỉnh thông số vừa
xem mẫu thử ở mục Preview, khi
nào cảm thấy phù hợp thì bạn click
vào “Ok”.Như vậy là bạn đã thiết
lập hoàn thành
3 Chọn vị trí thêm hàng, cột
Để thêm các hàng cột mới vào bảng
biểu có sẵn, chúng ta để con trỏ chuột
tại vị trí cần thêm sau đó click chuột
phải và chọn insert
Ngoài ra, để chèn thêm duy nhất một ô thì bạn chọn Insert Cell với các thuộc tính:
Shift cells right: Chèn thêm 1 ô duy nhất trước vị trí đặt con trỏ chuột.
Trang 9 Shift cells right: Chèn thêm 1 ô duy nhất trên vị trí
đặt con trỏ chuột
Insert entire row: Chèn thêm một hàng phía trên
hàng đặt con trỏ chuột
Insert entire column: Chèn thêm một cột trước
cột đặt con trỏ chuột
4 Hợp nhất hàng, cột
Đê hợp nhất các hàng, cột với nhau, chúng
ta chọn (bôi đen) các hàng cột dó và chọn
Merge Cells để hợp nhất
Lưu ý: Các hàng cột mà bạn chọn phải thống nhất với nhau
5 Xóa hàng, cột
Để xóa hàng,cột dư thừa, chúng ta thao tác tương tự như thêm
mới, đặt con trỏ chuột ở cị trí cần xóa, chọn Delete Cells và
chọn một trong các trường hợp
Shift cells left: Xóa 1 ô duy nhất trước vị trí đặt con trỏ
chuột
Shift cells left: Xóa 1 ô duy nhất trên vị trí đặt con trỏ chuột
Delete entire row: Xóa một hàng phía trên hàng đặt con trỏ chuột.
Delete entire column: Xóa một cột trước cột đặt con trỏ chuột.
6 Cách chia cột cho văn bản trong word
A) Cụ thể các bước chia cột trong word:
Bước 1: Đầu tiên, bạn mở văn bản mà bạn muốn chia cột ra Sau đó, bạn bôi đen
đoạn văn bản đó bằng cách giữ chuột trái và di chuột từ điểm đầu đến điểm cuối bạn
Trang 10muốn chia cột Hoặc nếu bạn muốn
chia tất cả văn bản trên word thì cách
nhanh nhất là bạn bấm tổ hợp
phím Ctrl + A để bôi đen toàn bộ văn
bản
Bước 2: Sau khi bôi đen văn bản
xong, bạn di chuột lên trên thanh công
cụ và chọn vào Tab “Page Layout” tìm
đến nhóm lệnh Page Setup và chọn vào
mục “Columns”.
Bước 3: Mục Columns đổ
xuống hiển thị cho bạn các mẫu có sẵn
như một cột, hai cột, ba cột…hoặc bạn
cũng có thể tự tạo kiểu theo mình thích Nếu bạn thích
một trong những kiểu mẫu sẵn có được cài mặc định thì
bạn chỉ cần click vào lựa chọn đó là Ok Còn nếu bạn
muốn tự tạo một kiểu khác thì bạn chọn “More
columns”.
Bước 4: Nếu bạn chọn more columns thì lúc đó,
một hộp thoại “columns” hiện ra Bạn cần phải chọn và
điền những thông số phù hợp để tạo cột
III CHÈN CÁC ĐỐI TƯỢNG
Chèn Công Thức Toán Học Vào Microsoft Word
Cách chèn hình ảnh vào bài viết trong Word 2013
Hướng dẫn chèn Smart-art
Hướng dẫn chèn Text Box - khung văn bản trong Word 2013
Chèn trang, ngắt trang và xóa trang nhanh chóng trên Word
1 Chèn Công Thức Toán Học Vào Microsoft Wor
Trang 11Tại cửa sổ soạn thảo chọn Insert
chọn Equation
2 Cách chèn hình ảnh vào bài viết trong
Word
Cách chèn hình ảnh có sẵn trong ổ đĩa
Để chèn một File ảnh từ ổ đĩa cứng vào văn bản bạn thực hiện theo các bước sau đây:
Bước 1: Bạn soạn văn bản bình thường như
hàng ngày bạn vẫn thường soạn Sau đó, bạn
nhấp chuột vào vị trí mà bạn muốn chèn ảnh
Bước 2: Tiếp theo, bạn đưa chuột lên thanh
công cụ, bạn click vào tab “insert” Khi Tab
được mở ra, bạn tìm đến hộp lệnh “lllustrations” và click vào “pictures”.
Bước 3: Cửa sổ insert mở ra, bạn chọn ảnh mà mình muốn chèn vào văn bản sau đó click vào “insert”.
3 Smartart – đối tượng chèn sơ đồ lên Word.
3 Hướng dẫn chèn Text Box trong Word 2013
IV THIẾT LẬP, CHỈNH SỬA VĂN BẢN
Cách trình bày kí hiệu đầu đoạn đẹp mắt trong word
Các kiểu thụt lề thường sử dụng trong văn bản Word
Trang 12 Hướng dẫn định dạng khổ giấy và đặt lề văn bản trong Word 2013
Cách đánh số trang tự động cho văn bản dễ dàng trên word
1 Cách trình bày kí hiệu đầu đoạn đẹp mắt trong word
a) Bullets
Để thực hiện, bạn làm như
sau:
Bước 1: Bạn tiến
hành chọn những đoạn văn
bản cần thiết kế kí hiệu đâu
đoạn
Bước 2: Nhấp chuột
vào nút Bullets trên thanh
công cụ Ribbon Một danh sách đổ xuống, bạn chỉ cần click vào biểu tượng bạn muốn đặt làm kí hiệu đầu đoạn
b) Numbering.
Để thực hiện, bạn làm như sau:
Bước 1: Lựa chọn những đoạn văn bản cần tạo kí hiệu đầu đoạn.
Bước 2: Bạn click chuột vào mũi tên đi xuống của nút Numbering trên thanh
công cụ Một bảng đổ xuống với nhiều lựa chọn khác nhau Bạn chỉ cần chọn một mẫu
mà mình thích nhất, sao đó click vào “OK” là xong.
Lưu ý: Nếu bạn muốn lấy hình mặc định như ở trên màn hình làm kí hiệu thì click vào
nút numbering, còn muốn mựa chọn những kí hiệu khác thì click vào mũi tên đổ xuống
c) Multilevel List
Multilevel List là những kí hiệu giúp bạn tự động đánh các mục từ lớn đến bé theo một thứ tự nhất định Ví dụ từ chương rồi đến mục rồi đến mục nhỏ…Thông thường các kí hiệu này thường được sử dụng nhiều trong các bài báo cáo, khóa luận, bài kiểm tra lớn…
2 Cách thụt lề trong word 2013
a) Thụt lề trái trong word 2013
Trang 13 Bạn di con trỏ chuột vào
vị trí mà bạn muốn thụt lề sau đó
tìm đến Tab Home và click vào
biểu tượng có tên “Increase
Indent” Hoặc đơn giản hơn và
nhanh hơn là bạn có thể bấm tổ
hợp phím “Ctrl + M”.
Dù bạn thực hiện bằng cách nào đi nữa thì khi muốn tạo khoảng cách thụt sâu hơn thì bạn chỉ cần thực hiện nhiều lần Đến một khảng cách nhật định nào đó bạn cảm thấy phù hợp thì bạn dừng lại
Ngoài ra, còn một cách khác nữa đó là bạn để chuột vào đoạn văn cần thụt lề, sau đó
vào Tab Page Layout, tìm đến nhóm lệnh Paragrap và chọn vào mục “Left”, bạn chỉ
cần tăng hoặc giảm thông số bằng cách nhấp vào mũi tên lên hoặc xuống theo mong muốn của mình
b) Thụt lề phải trong word 2013
Bước 1: Bạn đặt con trỏ vào vị trí đoạn mà bạn muốn thụt lề phải.
Bước 2: Tiếp đó bạn vào Tab Page Layout, trong nhóm lệnh Paragrap bạn để chuột vào mũi tên đi lên trong mục “ Right” Bạn chỉ cần nhấp chuột để tăng thông số
lên Bạn nhấp chuột cho đến khi cảm thấy khoảng cách thụt đó đã đáp ứng được nhu cầu
của bạn là Ok.
Do cách thụt lề phải có mũi tên tăng lên hoặc giảm xuống nên bạn có thể căn chỉnh thoải mái tùy theo ý thích mà không cần phải trải qua các bước khác
c Cách thụt dòng đầu tiên trong word
Khác với thụt lề cả đoạn, thụt lề dòng đầu tiên là bạn thụt dòng đầu tiên của đoạn vào giữa
Bước 1: Bạn đặt con trỏ vào một vị trí bất kì mà bạn muốn Sau đó, bạn mở Tab Home, tìm đến hộp thoại Paragraph và click vào mũi tên ở dưới góc phải của nhóm
lệnh (như hình)
Bước 2: Hộp thoại Paragraph xuất hiện, bạn điền một số thông tin vào phần mục Indentations: ở mục Special bạn chọn “First Line”.
3 Hướng dẫn định dạng khổ giấy và đặt lề văn bản trong Word 2013
Trang 14Tại cửa sổ soạn thảo chọn “ Page Layout sau đó
chọn Margin”
Tại cửa sổ “Margin chọn Custom Margin”
.Tại cửa sổ “Page Setup chọn Margin”
Chúng ta bắt đầu thiết lập các thuộc tính cho văn bản:
V CÁC THAO TÁC NÂNG CAO TRONG WORD
Tạo tiêu đề trang và chân trang đẹp mắt bằng công cụ Header và Footer
Cách tạo Tab hay còn gọi là tạo dấu chấm ( ) trong word
Làm thế nào để chuyển đổi file word sang file PDF
Hướng dẫn sử dụng comment trong Word đơn giản nhất
Cách chèn Header, Footer trong word
Trang 15 Bước 1: Đầu tiên, bạn mở File văn bản mà bạn muốn chèn Header Sau đó, bạn di chuột lên trên thanh ông cụ và chọn Tab Insert, trong đó bạn chọn lệnh Header Có rất
nhiều mẫu khác nhau, bạn click vào một mẫu mà bạn cảm thấy phù hợp và yêu thích
Bước 2: Khi Header được chèn vào văn bản, bạn click chuột vào đó gõ nội dung
mà bạn muốn sử dụng
Bước 3: Sau khi gõ xong, bạn cũng có thể chỉnh sửa Header của mình bằng cách:
Bạn nhấp chuột vào vị trí Header bạn muốn chỉnh sửa trong văn bản rồi tiến hành chỉnh sửa
Bước 4: Nếu như trog quá trình thực hiện, bạn muốn gỡ bỏ đi những Header đó
và không muốn sử dụng nữa, bạn chỉ cần vào Tab Insert sau đó chọn Header Trong
những danh mục hiện ra bạn click và chọn “Remove Header”.