Hướng dẫn sử dụng Microsoft Word 2003

Những điều căn bản cần biết khi bắt đầu sử dụng Word. Dân văn phòng không ai có thể thiếu những điều cơ bản trên. Hãy xem và khám phá những điều quan trọng trong Word 2003. Mọi thứ cần có gốc mới phát triển được.

MICROSOFT WORD 2003 Mục lục

BÀI 1: GIỚI THIỆU VỀ CHƯƠNG TRÌNH VÀ CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN 3

I GIỚI THIỆU: 3

1 Khởi động: 3

2 Màn hình xuất hiện: 3

3 Chế độ hiển thị văn bản 4

4 Cách ẩn hiện các thanh, chế độ hiển thị trong chương trình 4

II THAO TÁC TRÊN VĂN BẢN 6

1 Tạo mới tập tin: 6

2 Lưu Tập Tin: 6

3 Đóng tập tin: 7

4 Mở tập tin 7

5 Thoát chương trình 7

III MỘT SỐ THAO TÁC SOẠN THẢO CƠ BẢN 7

1 Sử dụng bộ gõ tiếng việt 7

2 Sử dụng bàn phím 8

3 Nguyên tắc nhập văn bản: 8

4 Thao tác trên khối văn bản 8

5 Xóa khối 9

6 Kết nối tập tin 9

7 Chuyển đổi chữ in – thường 9

8 Định dạng trên thanh Formatting Tool Bar 10

9 Định dạng kí tự (Font) bằng Menu Format-> Font 10

BÀI 2: ĐỊNH DẠNG ĐOẠN (Paragragh) 13

I Khái niệm về Đoạn 13

II Định dạng đoạn 13

BÀI 3: ĐỊNH DẠNG TAB, BULLETS AND NUMBERING,CHÈN SYMBOL 15

I ĐỊNH DẠNG TAB 15

II ĐỊNH DẠNG BUTTLETS AND NUMBERING 16

III CHÈN BIỂU TƯỢNG SYMBOL 18

BÀI 4: CHIA CỘT, DROPCAP, CHÈN HÌNH, WORDART 20

I CHIA CỘT (Columns) 20

II ĐỊNH DẠNG CROP CAP 21

III CHÈN HÌNH (PICTURE) 21

1) Chèn hình với Clip Art: Là chèn với những hình đã có sẵn trong bộ Office 21

2) Định dạng hình 24

3) Hiệu chỉnh kích cỡ ảnh 25

4) Hiệu chỉnh hình ảnh bằng thanh công cụ 25

IV WORDART 26

1) Cách tạo WordArt 26

2) Định dạng WordArt 27

BÀI 5: LÀM VIỆC VỚI BẢNG (TABLE) (TABLE) 29

I) CÁCH TẠO BẢNG BIỂU 29

1 Bảng biểu 29

2) Nhập dữ liệu cho bảng, chọn dòng, cột,ô 29

3) Hiệu chỉnh độ rộng của bảng, hàng, cột trên bảng biểu 30

II) XỬ LÍ BẢNG 32

1) Dùng Thanh Tables and Borders 32

2) Sử lí bảng sử dụng các phương pháp khác 32

III) ĐỊNH DẠNG KHUNG VÀ MÀU NỀN 34

1) Định dạng khung 34

2) Định dạng Màu nền 35

IV) ĐỊNH DẠNG ĐƯỜNG VIỀN CHO TRANG 35

BÀI 6: TẠO CÔNG THỨC TOÁN HỌC (Microshoft Equation), 36

AUTOSHAPES 36

I) CÁCH TẠO TEXTBOX 36

1) Tạo Textbox 36

2) Thay đổi hình dáng TextBox 36

3) Autoshap 36

4) Định dạng Textbox (Autoshap ) 37

5 ) Ví dụ: thử định dạng cho đối tượng là Rectangle (hình vuông) 37

II) MICROSOFT EQUATION 38

1) Cách tạo: 38

2) Hiệu chỉnh 39

BÀI 7: MAIL MERGE (TRỘN THƯ) 40

I) GIỚI THIỆU: 40

BÀI 8: XỬ LÝ VĂN BẢN, TÌM KIẾM, THAY THẾ,AUTOCORRECT 43

I) TẠO HEADER AND FOOTER (tiêu đề đầu và cuối) 43

1) Cách tạo 43

2) Ngắt trang, Ngắt đoạn 43

3) Liên kết trang 43

4) Tạo các Stype 44

5) Tìm kiếm và thay thế: 44

6) Chức năng AutoCorect ( tự động đúng) 45

BÀI 9: ĐỊNH DẠNG TRANG IN VÀ IN ẤN VĂN BẢN 47

I) ĐỊNH DẠNG TRANG IN 47

1) Cách dịnh dạng 47

2) In văn bản : 48

BÀI 10: CÁC PHÍM TẮT THƯỜNG SỬ DỤNG TRONG WORD 50

BÀI 1: GIỚI THIỆU VỀ CHƯƠNG TRÌNH VÀ CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN

I GIỚI THIỆU:

Soạn thảo văn bản là công việc được sử dụng rất nhiều trong văn phòng, cơ quan xí nghiệp cũng như nhu cầu của bất kì cá nhân nào hiện nay

Microsoft Word là một trong những bộ công cụ văn phòng của Microsoft, giúp chúng

ta soạn thảo văn bản, xử lí văn bản một cách chuyên nghiệp

1 Khởi động:

Có rất nhiều cách để khởi động phần mềm Word, tùy vào mục đích làm việc, sở thích hoặc sự tiện dụng mà ta có thể chọn một trong những cách khởi động sau đây:

Cách 1: Vào Start  Programs  Microsoft Word

Cách 2: Vào Start  Run  nhập trong hộp thoại là Winword  Ok

Cách 3: Nhấn vào biểu tượng Microsoft Word có trên màn hình desttop, hay nhìn thấy nó bất kì ở nơi nào

2 Màn hình xuất hiện:

Title Bar: Là thanh tiêu đề thể hiện tên của chương trình

Standar Tool: Chứa các lệnh như di chuyển, coppy, phục hồi vv… thể hiện dưới dạng

biểu tượng

Menu Bar: Chứa các lệnh để gọi tới các chức năng của word trong khi làm việc Formatting Tool Bar: Là thanh định dạng nhanh văn bản

Ruler: Gồm 2 thước để hiệu chỉnh lề trang văn bản

Scoroll Bar: Là thanh cuộn dùng để xem văn bản

Ruler Ruler

Menu Bar Standar Tool

Title bar

Tex Area Status Bar

Formatting Tool Bar

Scoroll Bar

Text Area: Là vùng nhập văn bản

Status Bar: Là thanh thể hiện trạng thái văn bản (đang ở trang mấy, dòng nào, cột

vv…)

3 Chế độ hiển thị văn bản

Vào Menu View chọn một trong các chế độ sau để trình bày văn bản:

Nolmol: Chế độ này giúp thao tác nhanh không thể hiện các cột chữ, hình ảnh vv… Web Layout: Hiển thị văn bản ở dạng Web, hiển thị bản như cách xem một trang Web

Print Layout: Chúng ta có thể nhập văn bản, định dạng văn bản,… Giống như khi in

Trong chương trình học chúng ta sử dụng chế độ hiển thị này

4 Cách ẩn hiện các thanh, chế độ hiển thị trong chương trình

Khi soạn thảo văn bản một cách nhanh nhất thông thường trong chương trình thường

có các công cụ sau:

- Thanh ToolBars ( Formatting, Standard, Drawing)

- Ruler (thước)

- Các thanh trượt ( Scoll Bar)

- Đường viền Text Boundries: Xác định phạm vi cho phép nhập văn bản

a) Ẩn hiện thước đo

Vào Menu View  chọn Ruler

Chú ý: Muốn quy định lại đơn vị đo trên thước ta làm như sau:

Vào Menu Tool  Options màn hình xuất hiện:

Chọn ngăn General:

Ta chọn đơn vị đo trong phần Measurement units tiếp theo nhấn Ok

b) Ẩn hiện các Thanh công cụ (Toolsbar)

- Vào Menu View  ToolBars  Standard

- Vào Menu View  ToolBars  Formatting

- Vào Menu View  ToolBars  Drawing

c) Ẩn hiện các thanh trượt Scoll Bar và đường viền Text Boundaries

Vào Menu Tools  Options  chọn gờ View:

Đánh dấu vào các ô sau:

- Horizoltal Scrollbar: Thanh cuộn ngang

- Vertical Scollbar: Thanh cuộn dọc

- Text boundaries: Đường viền quy định phạm vi nhập văn bản

d) Bỏ chế độ kiểm tra chính tả

Vào Menu Tools  Options  chọn gờ Spelling & Grammar

Bỏ, không đánh dấu vào các ô sau:

Check spelling as you type

Check grammar as you type

Check grammar with spelling

II THAO TÁC TRÊN VĂN BẢN

1 Tạo mới tập tin:

Mặc định khi khởi động chương trình ta đã có một tập tin mới để soạn thảo, nhưng

nếu muốn tạo mới tập tin khác ta vào Menu File  New hoặc nhấn vào biểu tượng new trên thanh công cụ

2 Lưu Tập Tin:

Vào Menu File  Save (hoặc Save as) hoặc nhấn vào nút Save trên thanh công

cụ màn hình xuất hiện:

- Ở mục Save in : Ta chọn nơi để lưu tập tin văn bản của ta

- Ở mục File name: Ta đặt tên cho tập tin

Chú ý:

- Nếu ta lưu tập tin văn bản rồi nhưng nếu muốn đặt tên lại cho tập tin hay lưu thêm một tập tin khác, nơi khác ta vào Menu File  Save As lúc đó màn hình

mới xuất hiện như hình trên Tiếp theo ta làm tượng tự

- Trong quá trình làm việc với văn bản ta thường xuyên lưu văn bản với lệnh Save

hoặc nhấn bàn phím (Ctrl + S)

3 Đóng tập tin:

Vào Menu File  Close

4 Mở tập tin

Vào Menu file  Open hoặc nhấn vào nút open trên thanh công cụ

Xuất hiện hộp thoại:

- Ở mục Look In ta chọn thư mục chứa tập tin cần mở

- Chọn tập tin rồi nhấn nút Open

Các chế độ của Open

+ Open: Mở để xem, xóa, Sửa

+ Open read only: Mở chỉ đọc (khi ta thao tác trên tập tin, tập tin không thay

đổi)

+ Open and repair: Mở để sửa chữa

5 Thoát chương trình

Vào Menu File  Exit hoặc nhấn Alt + F4

III MỘT SỐ THAO TÁC SOẠN THẢO CƠ BẢN

1 Sử dụng bộ gõ tiếng việt

Để hiển thị được tiếng Việt trên máy tính các nhà lập trình phải xây dựng phần mềm

gõ tiếng Việt và các bộ font chữ tiếng Việt đi kèm Hiện nay có khá nhiều các bộ gõ Tiếng Việt đang sử dụng như Việt key, ViêtWare, Unikey…

Chọn nơi chứa tập tin cần mở

Chọn tập tin cần mở

Nhấn open

Do mỗi nơi sử dụng những bộ gõ riêng, nên việc trao đổi thông tin gặp rất nhiều khó khăn Mới đây Chính phủ đã khuyến cáo sử dụng bộ gõ và font chữ Unicode Với hệ thống mới này việc trao đổi thông tin đã trở nên dễ dàng hơn rất nhiều

a) Kiểu gõ Telex:

S: Sắc; F: Huyền; R: Hỏi; X: Ngã ; J: Nặng

OO= Ô; OW=Ơ; UW=Ư; AA=Â; AW=Ă EE=Ê; DD=Đ

Ví dụ nhập: “VĂN THƯ LƯU TRỮ” ta nhập như sau: VAWN THUW LUWU TRUWX

b) Kiểu gõ Vni:

1: Sắc; 2: Huyền; 3: Hỏi; 4: Ngã; 5: Nặng

O6=Ô; O7=Ơ; U7=Ư; A6=Â; A8=Ă; E6=Ê; D9=Đ

Ví dụ nhập: “ĐẤT NƯỚC” ta nhập như sau: D9A61T NU7O71C

Lưu ý:

- Phải bật phần mềm gõ tiếng Việt lên khi muốn gõ dấu tiếng Việt

- Nếu chọn chế độ ở phần mềm gõ tiếng Việt là Unicode( hay sử dụng) thì trong

chương trình word ta thường chọn font chữ là: Times New Roman, Tahoma

- Nếu chọn chế độ gõ ở phần mềm là VNI windows thì trong chương trình word ta thường chọn Font chữ có chữ VNI- đứng đầu vd:VNI-Times,

VNI-Brush,VNI-Centur, vv…

2 Sử dụng bàn phím

- Sử dụng phím Shift kết hợp với nhấn phím kí tự mong muốn để có chữ in hoa và

một số dấu ví dụ: @ # $<( ) vv…

- Sử dụng phím Caps Lock nếu trong văn bản xuất hiện liên tục các chữ in hoa

- Sử dụng phím Enter để ngắt đoạn văn bản

- Sử dụng phím Tab để dịch điểm Tab

- Sử dụng phím Space bar để chèn dấu cách

- Sử dụng phím di chuyển  để dịch chuyển điểm trỏ trên văn bản

- Sử dụng phím Delete để xóa kí tự văn bản đứng kề sau điểm trỏ

- Sử dụng phím Backspace để xóa kí tự đứng kề điểm trỏ

- Sử dụng phím Home và End để đưa con trỏ về đầu hoặc cuối dòng văn bản

- Sử dụng phím Page up và Page down để dich chuyển con trỏ về đầu hoặc cuối

từng trang văn bản

3 Nguyên tắc nhập văn bản:

- Chọn Font chữ nhập rõ ràng, dễ đọc

- Thông thường gõ từ trái sang phải

- Không thay đổi Font chữ, kích thước chữ trong quá trình nhập liệu

- Có thể chèn các ký tự đặc biệt ( không thể gõ từ bàn phím)

- Không dùng phím Backspace nhiều lần để đẩy lùi văn bản

- Nhập xong văn bản rồi mới định dạng

4 Thao tác trên khối văn bản

Muốn định dạng được văn bản (thay đổi Font chữ, kích cỡ chữ, màu sắc vv…) thì

trước tiên ta phải chọn (bôi đen) được khối văn bản cần định dạng

a) Chọn khối

- Cách 1: Di chuyển chuột, đặt con trỏ trước văn bản cần chọn và nhấn giữ chuột trái kéo rê đến vị trí cần định dạng

- Cách 2: Di chuyển chuột, đặt con trỏ trước văn bản cần chọn giữ phím Shift và dùng các phím mũi tên để chọn khối

- Muốn chọn toàn bộ văn bản nhấn Ctrl + A

Bước 1: Chọn khối muốn di chuyển

Bước 2: Vào Menu Edit -> Cut (hoặc nhấn Ctr + X, hoặc bấm vào nút trên

thanh công cụ hoặc Click phải chuột trên vùng chọn -> Cut)

Bước 3: Di chuyển con trỏ đến vị trí mới Vào Menu Edit -> Paste (hoặc nhấn Ctr + V hoặc bấm vào nút Paste trên thanh công cụ hoặc Click phải chuột

chọn Paste)

5 Xóa khối

Bước 1: Chọn khối muốn xóa

Bước 2: Nhấn phím Delete trên bàn phím

1) Xem trang in: Xem để hiệu chỉnh văn bản trước khi in

Vào Menu File  Print Preview (hoặc nhấn biểu tượng trên thanh công cụ)

2) Undo: Thao tác này sử dụng để phục hồi các hành động mà ta đã thực hiện trên

Bước 1: Mở tập tin cần kết nối, đặt con trỏ tại vị trí cần kết nối

Bước 2: Vào Menu Insert -> File, chọn tập tin cần kết nối

7 Chuyển đổi chữ in – thường

Bước 1: Chọn văn bản cần định dạng

Bước 2: Vào Menu Format  Change Case  Chọn kiểu chữ rồi nhấn OK

Sentence case: Chữ đầu tiên của đoạn là chữ in

lowercase: chuyển thành chữ thường

UPPERCASE: CHUYỂN THÀNH CHỮ HOA HẾT

Tile Case: Chữ Đầu Tiên Của Từ Là Chữ In

tOGGLE Case: cHỮ đẦU tIÊN cỦA tỪ lÀ cHỮ tHƯỜNG các chữ sau thành hoa

8 Định dạng trên thanh Formatting Tool Bar

Bước 1: Chọn văn bản cần định dạng

Bước 2: Chọn định dạng tương ứng cho văn bản

: In đậm (Bold), in nghiêng (Italic), gạch chân (Underline)

: Canh lề trái, lề giữa, bên phải và canh đều văn bản

: Khoảng cách giữa các dòng trong văn bản : Chèn số, kí tự đặc biệt vào đầu mỗi đoạn văn bản

: Giảm, Tăng khoảng lề : Độ sáng và tô màu cho chữ

9 Định dạng kí tự (Font) bằng Menu Format-> Font

Bước 1: Chọn văn bản cần định dạng

Bước 2: vào Menu Format  Font

(Ở trong hộp thoại này hỗ trợ được nhiều tính năng)

Hộp thoại gồm ba lớp: Font, Charcter,Text Effets

Lớp Font:

- Font: Quy định font chữ, mẫu kí tự

- Font Style: Xác định kiểu kí tự: Bình thường, Đậm, nghiêng, vừa đậm vừa nghiêng

- Size: Xác định kích cỡ lớn nhỏ của kí tự

- Font color: Xác định màu sắc kí tự

- Underline stype: Xác định loại dòng kẻ được đặt dưới các kí tự (đơn,đôi…)

- Strikethrough: Gạch giữa chữ bằng đường đơn

- Double Strikethrough: Gạch giữa chữ bằng đường đôi

- Superscript: Đưa chữ lên và giảm kích thước

- Subscrip: Đưa chữ xuống và giảm kích thước

- Shadow: Chữ có b n

- Outline:

- Emboss: Chữ giật nổi có có màu trắng

- Engrave: Chữ giật nổi có có màu trắng, bóng màu đen nằm phía trên

- Small cap: Đổi chữ thường thành chữ in với kích thước nhỏ hơn

- All Cáp: Đổi chữ thường thành chữ in với cùng kích thước

- Hidden: Dấu đoạn văn bản

Lớp Character Spacing: Sự co, giãn rộng, chữ lên, xuống

- Các chỉ số By: Tăng, hoặc giảm số points Đơn vị tính pt

Ví dụ:

+ Co giãn chữ theo chiều ngang

+ Nén hẹp các chữ lại ở chế độ Condensed (hiệu chỉnh By)

+ Đưa chữ lên trên ở chế độ Raidsed (hiệu chỉnhBy)

Co giãn theo chiều ngang

Nomal:bình thường

Expanded: Mở rộng

Condensed: Nén lại

Nomal:bình thường

Raidsed: Đưa chữ lên

Lowered: Đưa chữ xuống

+ Đưa chữ

xuốngdưới ở chế độ Lowered (hiệu chỉnhBy)

Lưu ý: Muốn hiển thị văn bản lại bình thường ta chọn lại khối văn bản hiệu chỉnh lại: Scale:100%; Spacing:Nomal; Position: Nomal

Lớp Text Efects

Ở bên lớp này có những hiệu ứng đẹp làm cho văn bản trên màn hình có tính chất sáng lung linh, nhấp nháy… Gồm các lệnh như: blinking backgrond, Las Vegas Light… Nhưng chúng chỉ làm vui mắt và không có tác dụng khi in ấn

Lưu ý: Muốn không còn hiệu ứng ta chọn lại khối văn bản và chỉnh lại trong Text EfFects ở chế độ None

BÀI 2: ĐỊNH DẠNG ĐOẠN (Paragragh)

I Khái niệm về Đoạn

Mỗi khi nhập văn bản cho đến lúc nhấn Enter xuống dòng thì nội dung ta vừa nhập gọi là một đoạn văn bản

Vậy:

- Một Paragragh có thể có một dòng hoặc nhiều dòng

- Dòng đầu tiên trong đoạn gọi là dòng First Line, các dòng còn lại gọi là

Bước 2: vào Menu Format  Paragraph màn hình xuất hiện:

Hộp thoại Gồm hai lớp: Indents and Spacing và Line and page Breaks

a) Ở lớp: Indents and Spacing:

Alignment: Xác định lề văn bản

+ Left : Canh lề trái

+ Right: Canh lề phải

+ Centered: Canh đoạn văn bản ra giữa

+ Justified: Canh đều (canh theo cả hai lề trái, phải)

Indentation: Xác định khoảng cách lề trên văn bản dựa vào cách bố trí của

+ Right: Xác định khoảng cách lề phải của đoạn (Dời cả First line và Hanging) + Special: có ba ba trường hợp chọn

 None: Khoảng cách mặc định

 First line: Chỉ dời lề trái của dòng đầu tiên => tăng giảm By

 Hanging: Chỉ dời lề trái của các dòng không phải là dòng đầu tiên =>

tăng giảm By Ghi chú: Ta cũng có thể dùng thước để trình bày nhanh lề của đoạn như sau:

Bước 1: Chọn đoạn cần định dạng:

Bước 2: Hiểu chỉnh dùng các nút trên thước, di chuyển ra hoặc di chuyển vào tùy theo khoảng cách mong muốn

- Nếu chỉ muốn hiểu chỉnh dòng FirtsLine thì di chuyển nút FirtsLine

- Nếu chỉ muốn hiệu chỉnh dòng Hanging (từ dòng 2) thì di chuyển nút

Hangging

- Trường hợp muốn di chuyển cả đoạn thì di chuyển nút Left indent

b) Ở Lóp Line and page Breaks: Ngắt dòng và ngắt trang

Ở phần này ta ít thao tác thông thường ta hay dùng phím tắt như:

Shift + Enter: Ngắt dòng trong đoạn

BÀI 3: ĐỊNH DẠNG TAB, BULLETS AND NUMBERING,CHÈN SYMBOL

I ĐỊNH DẠNG TAB

Trong word mỗi lần ta muốn gõ phím Tab, con trỏ sẽ dừng lại tại một vị trí đã xác định trước trên văn bản Vị trí dừng này ta gọi là Tab Stop Để tiến hành xác định lại

vị trí dừng của Tab ta tiến hành định dạng Tab

1) Giới thiệu về Tab

Left Tab Center Tab Right Tab Decimal Tab

Left Tab: Chữ đi từ trái sang phải và canh đều văn bản

Center Tab: Chữ bung từ giữa ra và canh đều ở giữa

Right Tab: Chữ đi từ phải qua trái và canh đều văn bản

Decimal Tab: Dùng để nhập số Giúp canh đều phần thập phân

 Nhập xong một dòng ta mới tiến hành nhập cho dòng tiếp theo

 Không được bỏ Tab khi đang sử dụng Tab

3) Tạo Leader : Khi ta muốn nhấn Tab là có những đường Leader( đường -;

chấm…… , đường gạch dưới_ _ _ _ _ )

vd:

Họ và tên số CMND Cấp ngày

Bước 1: Đặt Tab trên thước

Bước 2: Vào Menu Format  Tab  Chọn vị trí đặt Tab

Bước 3: Chọn dạng Leader cần thể hiện nhấn Set

( khi ta đặt tab trên thước thì lần lượt các kích thước được hiển thị trong hộp Tabs,

trường hợp hình bên dưới ta có 4 Tabs)

Bước 4: Lặp lại bước 3 làm lần lượt xong hết ta nhấn Ok

Bước 5: Bấp phím Tab để tạo Leader

II ĐỊNH DẠNG BUTTLETS AND NUMBERING

Dùng Bullets and Numbering để chèn các kí tự đặc biệt (Bullets) hoặc đánh số

(numbering)… Ở đầu các đoạn, nhằm nhấn mạnh cho đoạn

- Gờ Bulleted: Là các biểu tượng, kí tự đặc biệt Ta chọn kiểu tùy thích xong OK

Nhưng nếu muốn thay đổi kiểu, Xác lập các thông số như Firstline, hanging vv… ta

Chọn Customize

+ Xuất hiện hộp thoại

- Gờ NumBer: Là các số, chữ cái Muốn thay đổi, Xác lập các thông số như

Firstline, hanging vv… ta cũng Chọn Customize:

Ở phần này cũng tương tự như hộp thoại trên: Nhưng khác một số điểm như:

- Number Style: Chọn cách hiển thị như 1,2,3; ABC; …

- Start at : Là vị trí xuất phát của số, chữ cái

- Gờ Outline Number: Chọn các mẫu kí tự theo cách bố trí lớn nhỏ

Character, Picture

để chọn Lại biểu tượng

Tăng, giảm khoảng cách của Buttleted

Thay đổi Cách

trình bày

Ta cũng có thể sắp xếp lại cách bố trí của chúng bằng cách chọn Customize:

- Gờ List Stypes: Chọn mẫu kí tự đã được sắp đặt sẵn

III CHÈN BIỂU TƯỢNG SYMBOL

Là chèn các kí tự đặc biệt không nhập được từ bàn phím

Bước 1: Đặt điểm nháy tại nơi cần chèn

Bước 2: Vào Menu Insert  Symbol sau đó tìm kí tự đặc biệt mong muốn để chèn ( thông thường nhiều nhất hay ở Font: Wingdings,Webding) Tiếp theo nhấn Insert

Chọn Font chứa các

kí tự cần chèn

Chọn số cột cần chia

theo mẫu có săn

Hiển thị đường kẻ giữa các cột

Tăng, giảm chiều rộng

- Preset: Chia cột theo mẫu có sẵn

- Number Of Column: Tăng, giảm số cột

- Line between: Hiển thị đường kẻ giữa các cột

- Width and Spacing:

+ Width: Tăng, giảm độ rộng của cột

+ Spacing: Tăng, giảm khoảng cách giữa các cột

+ Equal column width: Độ rộng các cột bằng nhau

- Apply to:

+ Whole document Chia cột trong toàn tài liệu

+ This point forward: Chia cột trong vùng chọn

Lưu ý: Nếu ta chia cột trong vùng chọn thì mục Appy to: là This point forward

2) Cách chuyển đoạn văn bản sang cột bên phải

Bước 1: Đặt con trỏ trước văn bản cần cho sang cột bên phải

Bước 2: Vào Menu Insert  Break  Column break (hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + Enter)

- Page Break: Qua trang

- Column Break: Chuyển sang cột bên phải

- Text Wrapping Break: Xuống hàng trong đoạn

- Next Page: Chuyển sang trang kế tiếp

- Continuous: Xuống hàng ở đoạn thiếp theo

- Even Page: Chuyển sang trang chẵn

- Old Page: Chuyển sang trang lẻ

II ĐỊNH DẠNG CROP CAP

Là việc làm cho kí tự đầu của mỗi đoạn văn lớn lên và nằm trên nhiều dòng gọi là Crop Cap

1) Cách thực hiện định dạng Drop Cap

+ Lines to drop: Số dòng mà kí tự chiếm chỗ

+ Distance from text: Khoảng cách từ kí tự Crop cap đến kí tự sau nó

III CHÈN HÌNH (PICTURE)

1) Chèn hình với Clip Art: Là chèn với những hình đã có sẵn trong bộ Office

Chọn kiểu Crop cap

Chọn số dòng cho

kí tự Crop

Bước 1: Đặt con trỏ tại vị trí cần chèn hình vào Menu Insert  Picture  ClipArt (hoặc Click biểu tượng Clip Art trên thanh Drawing)

Xuất hiện hộp thoại

- Bước 2: Chọn nút Go để máy tính tìm những hình đã có sẵn trong máy Lúc đó màn

hình xuất hiện:

Bước 3: Ta nhấn chuột trái trên hình mong muốn để chèn

* Nếu ta muốn chọn hình theo từng chủ đề ta chọn mục Organize clips:

Màn hình xuất hiện phân chia theo từng mục: Vd: Animals: Các hình ảnh về con vật nhỏ, Arts: Các Ảnh nghệ thuật, Buildings: Các hình ảnh về nhà cửa vv…

- Để chèn được hình ta Click chuột phải trên hình muốn chọn  Copy

Sau đó Click chuột phải ở vị trí cần chèn trên văn bản => Click Paste

2) Chèn hình với From file: Là chèn với những hình ảnh ta đã biết và đặt chúng ở

nơi nào đó trong máy tính Vd: Ta muốn đưa ảnh đã chụp,đã Scan vào trong ổ đĩa giả

sử là A:\ hinhtoi.gif chẳng hạn

Bước 1: Đặt con trỏ tại vị trí nơi cần chèn vào Menu Insert  Picture 

From File (hoặc biểu tượng chèn hình trên thanh Drawing) Màn hình xuất

Nhấn

2) Định dạng hình

Thông thường khi ta chèn hình xong là tiến hành định dạng, hiệu chỉnh hình

Bước 1: Nhấn chuột phải trên hình  Format Picture

Bước 2: Màn hình xuất hiện:

Chọn ngăn Layout và chọn kiểu hiển thị của hình ảnh với văn bản

+ In front of : Là ảnh đè lên trên văn bản, ta di chuyển hình ảnh rất dễ dàng đặt ảnh ở đâu thì vị trí văn bản không thay đổi

+ In line with text: Hình ảnh hiển thị thứ tự theo dòng (trên, dưới) ở dạng này khó di chuyển được hình ảnh

+ Behind text: Là ảnh ở dưới văn bản, ta di chuyển hình ảnh cũng rất dễ dàng, đặt ảnh ở đâu thì vị trí văn bản không thay đổi

+ Tight: Văn bản nằm bao quanh hình

+ Square: Văn bản bao quanh hình và canh đều hai bên

Ngoài ra còn một số hiển thị khác trong Advanced

Bước 1: Nhấn chuột phải trên hình  Format Picture  chọn ngăn Size

Tiếp theo ta thay đổi kích cỡ ảnh theo ý muốn:

+ Height: Chiều Cao ; Width: Chiều rộng

+ Rotation: Xoay ảnh

+ Reset: Đưa ảnh về tình trạng ban đầu

4) Hiệu chỉnh hình ảnh bằng thanh công cụ

Bước 1: Vào Menu View  Toolbars  Picture ( Đánh dấu check vào mục này)

để xuất hiện thanh Picture

Bước 2: Chọn hình muốn hiệu chỉnh

Bước 3: Thay đổi các thông số trên thanh Picture

: Thay đổi màu sắc của hình