quy trinh quản lý hàng tồn kho

MỤC ĐÍCH- Quy trình này nhằm đưa ra những nguyên tắc bảo đảm các vật tư, nguyên liệu, hàng hoá được kiểm soát trong toàn bộ quá trình nhập, xuất và lưu kho tại công ty

M C L C ỤC LỤC ỤC LỤC

1 MỤC ĐÍCH 4

2 PHẠM VI ÁP DỤNG 4

3 TÀI LIỆU THAM CHIỀU 4

4 ĐỊNH NGHĨA 4

4.1 Các khái niệm 4

4.2 Danh mục các chữ viết tắt 4

5 NỘI DUNG 4

5.1 Quy trình nhập, xuất kho hàng hóa 5

5.1.1 Lưu đồ 5

5.1.2 Diễn giải lưu đồ 5

5.1.3 Trường hợp đặc biết 7

5.2 Nhập, xuất kho Thành phẩm 8

5.2.1 Lưu đồ 8

5.2.2 Diễn giải lưu đồ 9

5.2.3 Trường hợp khác 10

5.3 Nhập lại nguyên vật liệu sản xuất 10

6 HỒ SƠ 14

7. PHỤ LỤC 11

1 MỤC ĐÍCH

- Quy trình này nhằm đưa ra những nguyên tắc bảo đảm các vật tư, nguyên liệu, hàng hoá được kiểm soát trong toàn bộ quá trình nhập, xuất và lưu kho tại công ty TNHH Công nghiệp Trí Cường

2 PHẠM VI ÁP DỤNG

- Áp dụng với tất cả vật tư, hàng hóa và thành phẩm phục vụ quá trình sản xuất, kinh doanh của công ty TNHH Công nghiệp Trí Cường

3 TÀI LIỆU THAM CHIỀU

+ Tiêu chuẩn ISO9001:2015, điều khoản 8.5 sản xuất và cung cấp

+ Quy trình SX QT01-SX/TCI

+ Quy trình triển khai đơn hang lô loạt QT05-SX/TCI

+ Quy trình mua hang QT07-KD/TCI

+ các quy trình chung của BLĐ

4 ĐỊNH NGHĨA.

4.1 Các khái niệm

- Quy trình hàng tồn kho bắt đầu từ thời điểm nhà cung cấp giao nguyên vật liệu đến kho của Công ty cho đến thời điểm thành phẩm được xuất ra khỏi kho thành phẩm

- Hàng tồn kho: Là những tài sản:

(a) Được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường;

(b) Đang trong quá trình sản xuất, kinh doanh dở dang;

(c) Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ

(theo chuẩn mực số 02 Ban hành và công bố theo Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31 tháng 12 năm 2001 của Bộ trưởng Bộ Tài chính)

4.2 Danh mục các chữ viết tắt

5 NỘI DUNG

5.1 Quy trình nhập, xuất kho vật tư, hàng hóa

5.1.1 Lưu đồ

Trách nhiệm Nội dung công việc Tài liệu, biểu mẫu

BP mua hàng

BP kho/BP mua

hàng/QC or BP

khác

1- Yêu cầu kiểm tra

2 Yêu cầu nhập kho 3- Vật

tư hàng hóa

4- Biên bản bàn giao hàng hóa, Biên bản nghiệm thu (

Báo cáo hàng tháng

BP kho Phiếu yêu cầu xuất vật tư, thành phẩm Phiếu xuất

kho,

5.1.2 Diễn Giải

Bước 1: Nhận yêu cầu kiểm tra và yêu cầu nhập vật tư

- BP mua hàng chuyển danh sách vật tư, hàng hóa cần nhập kho trên phần mềm

+

-

_-Trả lại

3 Nhận hàng

2 Kiểm tra

Trả lại

1 Nhận yêu cầu kiểm tra

và yêu cầu nhập vật tư

4 Nhập kho, lưu thông tin vào thẻ kho

trên phần mềm

5 Yêu cầu xuất kho

6 Kiểm tra +

7 Tạo phiếu xuất

kho ,xuất hàng hóa, lưu

chứng từ

Bước 2: Kiểm tra vật tư, hàng hóa theo QĐ

- Yêu cầu kiểm tra đã được xác nhận hàng đạt tiêu chuẩn theo quy định kiểm tra hàng hóa của BP QC

- Chứng từ và vật tư hàng hóa kèm

1 Yêu cầu nhập kho, hóa đơn (Biên bản bàn giao) nếu có

2 Vật tư hàng hóa

3 Biên bản nghiệm thu hoặc biên bản bàn giao của nhà cung cấp

4 Bước 3: NV kho nhận hàng hóa

- NV kho nhận hàng hóa theo biên bản bàn giao, sắp xếp vật tư hàng hóa vào kho

Bước 4: Nhập kho, lưu thông tin vào thẻ kho.

- NV kho tạo phiếu nhập kho, lưu thông tin vào thẻ kho, lưu chứng từ, hồ sơ, báo cáo theo quy định, trả phiếu nhập kho

Bước 5 : Yêu cầu xuất kho

- BP đề nghị xuất kho chuyển phiếu yêu cầu xuất vật tư

Bước 6: Kiểm tra

- BP kho kiểm tra thông tin trên phiếu yêu cầu xuất kho: người xuất, BP xuất, đơn hàng, vật tư hay công cụ, dụng cụ, chữ ký

- danh sách danh mục vật tư kèm theo

- Nếu đạt tiến hành xuất kho, không đạt trả lại BP đề nghị

- Kiểm tra trên phần mềm có vật tư hay không Nếu có thì xuất kho, nếu không có thì thông báo để chờ vật tư

Bước 7: Tạo phiếu xuất kho, Xuất hàng, lưu số liệu vào thẻ kho

- BP kho tạo phiếu xuất kho

- Nhân viên kho khi xuất vật tư, hàng hóa theo phiếu xuất kho

- Nhân viên kho xuất đúng vật tư mua về cho đơn hàng, hoặc xuất kho nhập trước xuất trước (FIFO)

- BP nhận vật tư, hàng hoá phải kiểm tra số lượng, ngoại quan hàng hóa, vật tư trước khi mang ra khỏi kho và ký nhận trên phiếu xuất kho

- BP kho lưu chứng từ, sau đó chuyển kt

5.1.3 Trường hợp đặc biệt

- Nhập kho không có vật tư, hàng hóa

- Trường hợp xác nhận có vật tư hàng hóa

- Trường hợp cấp phiếu nhập kho lần 2 cho người nhập kho mua TP.SX

5.2 Nhập, xuất kho Thành phẩm.

5.2.1 Quy trình

Trách nhiệm Nội dung công việc Tài liệu, biểu mẫu

Phòng SX/BP

Phòng SX/BP

kho

1 Phiếu nhập kho

2 Cho vào giá kệ chờ xuất theo đơn hàng

Phòng kinh

BP kho

Phiếu yêu cầu xuất vật tư,

BP kho/Phòng

2 Nhận hàng

3 Cập nhập vào thẻ kho

Lưu chứng từ

4 Yêu cầu xuất kho

6 Xuất thành phẩm

5 Kiểm tra

+

_-Trả lại

1 Nhận thông tin kế

hoạch đơn hàng

(ngày giao hàng)

Trách nhiệm Nội dung công việc Tài liệu, biểu mẫu

5.2.2 Diễn giải

Bước 1: Nhận thông tin kế hoạch đơn hàng

- Phòng sản xuất thông báo kế hoạch giao hàng

Bước 2: BP kho nhận thành phẩm.

- BP kho nhận thành phẩm kèm theo các loại chứng từ sau:

+ Biên bản bàn giao (ghi rõ tên, mã, lô, ngày, đơn hàng,

+ Tem QC trên từng chi tiết hoặc theo lô

Bước 3: Cập nhập vào thẻ kho, Lưu chứng từ

- BP kho sắp xếp thành phẩm vào kho, theo thứ tự ưu tiên xuất kho, và theo FIFO và

bảo quản theo quy định, nhập vào thẻ kho

- Tạo phiếu nhập kho, trả phiếu nhập có đầy đủ chữ ký người giao và người nhận

- Lưu chứng từ

Bước 4: Yêu cầu xuất kho

- Phòng kinh doanh đề nghị xuất kho chuyển phiếu yêu cầu xuất kho

Bước 5: Kiểm tra thông tin

- BP kho kiểm tra thông tin trên phiêu yêu cầu xuất kho: đơn hàng, chữ ký Nếu đạt tiến hành xuất kho, không đạt trả lại

Bước 6: Kiểm tra

- Nhân viên kho khi xuất vật tư phải kiểm tra trên tem xanh của thành phẩm, đảm bảo thành phẩm nhập trước sẽ xuất trước (FIFO)

Bước 7: Tạo phiếu xuất kho, Xuất hàng, lưu số liệu vào thẻ kho

- BP kho tạo phiếu xuất kho

- Nhân viên kho khi xuất vật tư, hàng hóa theo phiếu xuất kho đã được kiểm tra theo Biên bản bàn giao hoặc BM21-QT03SX.

7 Nhập vào thẻ

kho, lưu chứng từ

 Người nhận thành phẩm phải kiểm tra (Số lượng, tem xanh hoặc phiếu kiểm soát thành phẩm) trước khi mang ra khỏi kho

 BP kho cập nhật vào thẻ kho, lưu chứng từ, sau đó chuyển kế toán tổng hợp, báo cáo tình hình xuất nhập tồn kho theo yêu cầu của P TCKT

5.2.3 Trường hợp khác.

 Trường hợp thành phẩm ra khỏi nhà máy không qua BP kho

5.3 Nhập lại nguyên vật liệu sản xuất.

- Nhập lại nguyên vật liệu sử dụng biểu mẫu Yêu cầu nhập kho

HỒ SƠ

STT Tên hồ sơ

Mã số của hồ sơ/

ký hiệu của hồ sơ

Dạng bản lưu (Bản mềm/Bản scan/ Bản cứng)

Bản lưu (Bản gốc hay Bản sao)

Nơi lưu

Thời gian lưu

Xử lý khi hết hạn lưu

Ghi chú

1 Thẻ kho

2 Phiếu yêu cầu nhập

3 Phiếu yêu cầu nhập

4 Phiếu yêu cầu xuất

5 Phiếu yêu cầu xuất

6 Phiếu nhập kho

7 Phiếu nhập kho

8 Phiếu xuất kho

9 Phiếu xuất kho

10 Báo cáo tồn kho

6 PHỤ LỤC

3 Phiếu yêu cầu nhập, xuất vật tư