quy trình

PHÂN PHỐI☐ BP Kiểm soát dự án ☐ BP Thiết bị & Bảo dưỡng SỬA ĐỔI Lần sửa đổi Ngày sửa đổi Nội dung và hạng mục sửa đổi 10/06/2018 Sửa lưu đồ, diễn giải nhập, xuất vật tư hàng

PHÂN PHỐI

☐ BP Kiểm soát dự án ☐ BP Thiết bị & Bảo dưỡng

SỬA ĐỔI

Lần sửa đổi Ngày sửa đổi Nội dung và hạng mục sửa đổi

10/06/2018 Sửa lưu đồ, diễn giải nhập, xuất vật tư hàng hóa

Sửa phần phụ lục Sửa phần trường hợp nhập kho đặc biệt Sửa lưu đồ, diễn giải nhập, xuất thành phẩm tư hàng Thêm phần nhập lại nguyên vật liệu sản xuất

Họ và tên:

Chức vụ:

Họ và tên: Vũ Văn Tuấn Chức vụ: Phó Ban ISO

Họ và tên: Lê Thanh Thủy Chức vụ: Trưởng ban ISO

THEO DÕI SỬA ĐỔI

Lần sửa

đổi

Ngày sửa đổi Nội dung và hạng mục sửa đổi

Sửa lưu đồ, diễn giải nhập, xuất vật tư hàng hóa Sửa phần phụ lục

Sửa phần trường hợp nhập kho đặc biệt Sửa lưu đồ, diễn giải nhập, xuất thành phẩm tư hàng Thêm phần nhập lại nguyên vật liệu sản xuất

M C L C ỤC LỤC ỤC LỤC

1 MỤC ĐÍCH 4

2 PHẠM VI ÁP DỤNG 4

3 TÀI LIỆU THAM CHIỀU 4

4 ĐỊNH NGHĨA 4

4.1 Các khái niệm 4

4.2 Danh mục các chữ viết tắt 4

5 NỘI DUNG 4

5.1 Quy trình nhập, xuất kho hàng hóa 5

5.1.1 Lưu đồ 5

5.1.2 Diễn giải lưu đồ 5

5.1.3 Trường hợp đặc biết 7

5.2 Nhập, xuất kho Thành phẩm 8

5.2.1 Lưu đồ 8

5.2.2 Diễn giải lưu đồ 9

5.2.3 Trường hợp khác 10

5.3 Nhập lại nguyên vật liệu sản xuất 10

6 HỒ SƠ 14

7. PHỤ LỤC 11

1 MỤC ĐÍCH

- Quy trình này nhằm đưa ra những nguyên tắc bảo đảm các vật tư, nguyên liệu, hàng hoá được kiểm soát trong toàn bộ quá trình nhập, xuất và lưu kho tại công ty TNHH Công nghiệp Trí Cường

2 PHẠM VI ÁP DỤNG

- Áp dụng với tất cả vật tư, hàng hóa và thành phẩm phục vụ quá trình sản xuất, kinh doanh của công ty TNHH Công nghiệp Trí Cường

3 TÀI LIỆU THAM CHIỀU

+ Tiêu chuẩn ISO9001:2015, điều khoản 8.5 sản xuất và cung cấp

+ Quy trình SX QT01-SX/TCI

+ Quy trình triển khai đơn hang lô loạt QT05-SX/TCI

+ Quy trình mua hang QT07-KD/TCI

+ các quy trình chung của BLĐ

4 ĐỊNH NGHĨA.

4.1 Các khái niệm

- Quy trình hàng tồn kho bắt đầu từ thời điểm nhà cung cấp giao nguyên vật liệu

đến kho của Công ty cho đến thời điểm thành phẩm được xuất ra khỏi kho thành

phẩm

- Hàng tồn kho: Là những tài sản:

(a) Được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường;

(b) Đang trong quá trình sản xuất, kinh doanh dở dang;

(c) Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ

(theo chuẩn mực số 02 Ban hành và công bố theo Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31 tháng 12 năm 2001 của Bộ trưởng Bộ Tài chính)

4.2 Danh mục các chữ viết tắt

5 NỘI DUNG

5.1 Quy trình nhập, xuất kho vật tư, hàng hóa

5.1.1 Lưu đồ

Trách nhiệm Nội dung công việc Tài liệu, biểu mẫu

BP mua hàng

/ NV kho - Thư mục ‘yêu cầu kiểmtra’ trên phần mềm

BP kho/BP mua

hàng/QC or BP

khác

1- Yêu cầu kiểm tra đã tích

OK theo QĐ01-QC/TCI

2 Yêu cầu nhập kho trên PM

3- Vật tư hàng hóa

4- Biên bản bàn giao hàng hóa, Biên bản nghiệm thu (nếu có);

+

-_- Trả lại

2 Kiểm tra

Trả lại

1 Nhận yêu cầu kiểm tra

và yêu cầu nhập vật tư

Trách nhiệm Nội dung công việc Tài liệu, biểu mẫu

vào kho

NV Kho Phiếu nhập khoBáo cáo hàng tháng, Lưu hồ sơ,

BP đề nghị

Phiếu yêu cầu xuất vật tư, thành phẩm (BM21-QT03SX)

BP kho Phiếu yêu cầu xuất vật tư, thành phẩm

(BM21-QT03SX)

BP kho Phiếu yêu cầu xuất vật tư, thành phẩm

(BM21-QT03SX), Phiếu xuất kho,

5.1.2 Diễn Giải

Bước 1: Nhận yêu cầu kiểm tra và yêu cầu nhập vật tư

- BP mua hàng chuyển danh sách vật tư, hàng hóa cần nhập kho trên phần mềm

Bước 2: Kiểm tra vật tư, hàng hóa theo QĐ01-QC/TCI

- Yêu cầu kiểm tra đã được xác nhận hàng đạt tiêu chuẩn theo quy định kiểm tra

hàng hóa của BP QC QĐ01-QC/TCI

- Chứng từ và vật tư hàng hóa kèm theo (BP kho nhận hàng):

1 Yêu cầu nhập kho trên phần mềm, hóa đơn (Biên bản bàn giao) nếu có

2 Vật tư hàng hóa

3 Biên bản nghiệm thu hoặc biên bản bàn giao của nhà cung cấp có chữ ký của quản lý bộ phận TBBD (Đối với tài sản của khu vực sản xuất)

Bước 3: NV kho nhận hàng hóa

- NV kho nhận hàng hóa theo biên bản bàn giao, sắp xếp vật tư hàng hóa vào kho

3 Nhận hàng

4 Nhập kho, lưu thông tin vào thẻ kho

trên phần mềm

5 Yêu cầu xuất kho

6 Kiểm tra +

7 Tạo phiếu xuất

kho ,xuất hàng hóa, lưu

chứng từ

Bước 4: Nhập kho, lưu thông tin vào thẻ kho.

- NV kho tạo phiếu nhập kho, lưu thông tin vào thẻ kho, lưu chứng từ, hồ sơ, báo cáo theo quy định, trả phiếu nhập kho

Bước 5 : Yêu cầu xuất kho

- BP đề nghị xuất kho chuyển phiếu yêu cầu xuất vật tư/thành phẩm

BM21-QT03SX

- Đối với BP LR phải chuyển đề nghị xuất và list thiết bị tiêu chuẩn

BM07B-QT02TK xuống trước 30 phút

Bước 6: Kiểm tra

- BP kho kiểm tra thông tin trên phiếu yêu cầu xuất kho: người xuất, BP xuất, đơn hàng, vật tư hay công cụ, dụng cụ, chữ ký (theo BM21-QT03SX), danh sách danh mục vật tư kèm theo (hoặc yêu cầu xuất trên Phần mềm quản lý kho, người duyệt gửi là QLBP) Nếu đạt tiến hành xuất kho, không đạt trả lại BP đề nghị

- Kiểm tra trên phần mềm có vật tư hay không Nếu có thì xuất kho, nếu không có thì thông báo để chờ vật tư

Bước 7: Tạo phiếu xuất kho, Xuất hàng, lưu số liệu vào thẻ kho

- BP kho tạo phiếu xuất kho

- Nhân viên kho khi xuất vật tư, hàng hóa theo phiếu xuất kho đã được kiểm tra theo

list thiết bị tiêu chuẩn, đề nghị mua vật tư hoặc phiếu bóc tách vật tư

- Nhân viên kho xuất đúng vật tư mua về cho đơn hàng, hoặc xuất kho nhập trước xuất trước (FIFO) đối với vật tư tồn kho (Nguyên vật liệu chính của PX1 có thể xuất không theo phương pháp FIFO)

- BP nhận vật tư, hàng hoá phải kiểm tra số lượng, ngoại quan hàng hóa, vật tư trước khi mang ra khỏi kho và ký nhận trên phiếu xuất kho đúng số lượng đã nhận Hàng hóa, vật tư đã xuất bp kho không có chịu trách nhiệm về ngoại quan hay số lượng thừa thiếu

- BP kho lưu chứng từ, sau đó chuyển P.TCKT tổng hợp, báo cáo tình hình xuất, nhập, tồn kho theo yêu cầu của P.TCKT

5.1.3 Trường hợp đặc biệt

- Nhập kho không có vật tư, hàng hóa: Phải có phiếu yêu cầu xuât vật tư

BM21-QT03SX có chữ ký của Trưởng phòng sản xuất

- Trường hợp xác nhận có vật tư hàng hóa: Bp kho sẽ ký xác nhận có vật tư hàng hóa trên Biên bản bàn giao, hoặc BM21-QT03SX khi bộ phận đề nghị chưa có đủ chứng từ nhập kho Và sau 3 ngày làm việc các BP phải bổ sung giấy tờ nhập kho, sau 3 ngày không nhập kho xác nhận mất hiệu lực (tức vật tư, hàng hóa được xác nhận đó sẽ thành vật tư, hàng hóa không qua kho)

- Trường hợp cấp phiếu nhập kho lần 2 cho người nhập kho mua (do người nhập mua

bị thất lạc phiếu) : Bp kho sẽ cấp lần 2 + dấu cotrol coppy + chữ ký tươi của TP.SX

5.2 Nhập, xuất kho Thành phẩm.

5.2.1 Quy trình

Trách nhiệm Nội dung công việc Tài liệu, biểu mẫu

Phòng SX 1 Nhận thông tin (email, điệnthoại, trao đổi, ), Kế hoạch

hàng ngày của các Phân xưởng (nếu có)

Phòng SX/BP

kho

1- Biên bản bàn giao hoặc BM20-QT03SX có ghi rõ cách bảo quản thành phẩm

2- Thành phẩm có tem xanh của

2 Nhận hàng

3 Cập nhập vào thẻ kho

Lưu chứng từ

4 Yêu cầu xuất kho

6 Xuất thành phẩm5 Kiểm tra

+ _-Trả lại

1 Nhận thông tin kế

hoạch đơn hàng

(ngày giao hàng)

Trách nhiệm Nội dung công việc Tài liệu, biểu mẫu

BP QC

Phòng SX/BP

kho

1 Phiếu nhập kho

2 Cho vào giá kệ chờ xuất theo đơn hàng

Phòng kinh

doanh Phiếu yêu cầu xuất vật tư,Thành phẩm (BM21-QT03SX)

Thành phẩm (BM21-QT03SX

BP kho/Phòng

kinh doanh Phiếu yêu cầu xuất vật tư,Thành phẩm (BM21-QT03SX

BP kho

(Bản mềm) Phiếu xuất kho, Lưu chứng từ

5.2.2 Diễn giải

Bước 1: Nhận thông tin kế hoạch đơn hàng

- Phòng sản xuất thông báo kế hoạch giao hàng thành phẩm qua email, điện thoại,… (kế hoạch hàng ngày của các phân xưởng, kế hoạch của các đơn hàng)

Bước 2: BP kho nhận thành phẩm.

- BP kho nhận thành phẩm kèm theo các loại chứng từ sau:

+ Biên bản bàn giao hoặc BM20-QT03SX (ghi rõ tên, mã, lô, ngày, đơn hàng, cách thức bảo quản)

+ Tem xanh của BP QC trên từng chi tiết hoặc theo lô

Bước 3: Cập nhập vào thẻ kho, Lưu chứng từ

7 Nhập vào thẻ

kho, lưu chứng từ

- BP kho sắp xếp thành phẩm vào kho, theo thứ tự ưu tiên xuất kho, và theo FIFO và

bảo quản theo quy định, nhập vào thẻ kho

- Tạo phiếu nhập kho, trả phiếu nhập có đầy đủ chữ ký người giao và người nhận

- Lưu chứng từ

Bước 4: Yêu cầu xuất kho

- Phòng kinh doanh đề nghị xuất kho chuyển phiếu yêu cầu xuất kho BM21-QT03SX Bước 5: Kiểm tra thông tin

- BP kho kiểm tra thông tin trên phiêu yêu cầu xuất kho: đơn hàng, chữ ký (theo BM21-QT03SX) Nếu đạt tiến hành xuất kho, không đạt trả lại

Bước 6: Kiểm tra

- Nhân viên kho khi xuất vật tư phải kiểm tra trên tem xanh của thành phẩm, đảm bảo thành phẩm nhập trước sẽ xuất trước (FIFO)

Bước 7: Tạo phiếu xuất kho, Xuất hàng, lưu số liệu vào thẻ kho

- BP kho tạo phiếu xuất kho

- Nhân viên kho khi xuất vật tư, hàng hóa theo phiếu xuất kho đã được kiểm tra theo Biên bản bàn giao hoặc BM21-QT03SX.

 Người nhận thành phẩm phải kiểm tra (Số lượng, tem xanh hoặc phiếu kiểm soát thành phẩm) trước khi mang ra khỏi kho

 BP kho cập nhật vào thẻ kho, lưu chứng từ, sau đó chuyển kế toán tổng hợp, báo cáo tình hình xuất nhập tồn kho theo yêu cầu của P TCKT

5.2.3 Trường hợp khác.

 Trường hợp thành phẩm ra khỏi nhà máy không qua BP kho thì báo cáo lên Quản

lý nhà máy giải quyết (Bp kho sẽ không nhập hay, xuất trên phần mềm)

5.3 Nhập lại nguyên vật liệu sản xuất.

- Nhập lại nguyên vật liệu sử dụng biểu mẫu Yêu cầu nhập kho BM20-QT03SX, tổ trưởng là người duyệt cuối cùng

6. HỒ SƠ

STT Tên hồ sơ của hồ sơ/ Mã số Dạng bản lưu (Bản (Bản gốc Bản lưu Nơi lưu Thời

gian

Xử lý khi hết Ghi

ký hiệu của hồ sơ

mềm/Bản scan/ Bản cứng)

hay Bản

Đóng gói

Đóng gói

3 Phiếu yêu cầu nhập BM20-QT03SX Bản cứng Bản gốc P TCKT

Đóng gói

5 Phiếu yêu cầu xuất BM21-QT03SX Bản cứng Bản gốc P TCKT

6 Phiếu nhập kho Theo mẫu của PM Bản cứng Bản gốc Bp kho 6 tháng Cắt xén

Đóng gói

8 Phiếu xuất kho Theo mẫu của PM Bản cứng Bản gốc P TCKT

9 Phiếu xuất kho

Theo mẫu

Đóng gói

10 Báo cáo tồn kho Theo mẫu của PM Bản cứng Bản gốc Bp kho 12 tháng Cắt xén

7 PHỤ LỤC

3 Phiếu yêu cầu nhập, xuất vật tư/Thành phẩm BM20-QT03SX;0

BM21-QT03SX

5 Báo cáo nhập xuất tồn (Mẫu của Bộ tài chính – Bản mềm)