ĐỀ ÁN THÀNH LẬP VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG

1.Cơ sở pháp lý của việc xây dựng Đề án12.Sự cần thiết thành lập Văn phòng Công chứng23.Dự kiến về tổ chức và nhân sự của Văn phòng Công chứng24.Thông tin về công chứng viên – Người đại diện theo pháp luật của Văn phòng Công chứng ABC35.Dự kiến nhân sự của Văn phòng công chứng36.Về cơ sở vật chất của Văn phòng chông chứng4a.Cơ sở vật chất4b.Điều kiện áp dụng công nghệ thông tin57.Kế hoạch triển khai hoạt động của Văn phòng công chứng58.Chiến lược phát triển của Văn phòng Công chứng ABC5a.Công tác tổ chức:5b.Dự tính kết quả hoạt động59.Cơ cấu tổ chức và Quy trình làm việc của Văn phòng Công chứng ABC6Sơ đồ tổ chức:6

MỤC LỤC ĐỀ ÁN

1 Cơ sở pháp lý của việc xây dựng Đề án 1

2 Sự cần thiết thành lập Văn phòng Công chứng 2

3 Dự kiến về tổ chức và nhân sự của Văn phòng Công chứng 2

4 Thông tin về công chứng viên – Người đại diện theo pháp luật của Văn phòng Công chứng ABC 3

5 Dự kiến nhân sự của Văn phòng công chứng 3

6 Về cơ sở vật chất của Văn phòng chông chứng 4

a Cơ sở vật chất 4

b Điều kiện áp dụng công nghệ thông tin 5

7 Kế hoạch triển khai hoạt động của Văn phòng công chứng 5

8 Chiến lược phát triển của Văn phòng Công chứng ABC 5

a Công tác tổ chức: 5

b Dự tính kết quả hoạt động 5

9 Cơ cấu tổ chức và Quy trình làm việc của Văn phòng Công chứng ABC 6

- Sơ đồ tổ chức: 6

- Quy trình làm việc 7

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG ABC

Kính gửi: - UBND tỉnh Quảng Ninh

- Sở Tư pháp tỉnh Quảng Ninh

1 Cơ sở pháp lý của việc xây dựng Đề án

- Luật công chứng số 82/2006/QH11 có hiệu lực từ 01/07/2007;

- Nghị định 04/2013/NĐ-CP ngày 07/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật công chứng;

- Quyết định số 250/QĐ-TTg ngày 10/02/2010 của Thủ tướng Chính phủ về việc phê duyệt Đề án “Xây dựng Quy hoạch tổng thể phát triển tổ chức hành nghề công chứng ở Việt Nam đến năm 2020”;

- Quyết định số 240/QĐ-TTg ngày 17/02/2010 của Thủ tướng Chính phủ ban hành hệ tiêu chí quy hoạch phát triển tổ chức hành nghề công chứng ở Việt Nam đến năm 2020;

- Đề án Quy hoạch phát triển các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh Quảng Ninh đến năm 2020

2 Sự cần thiết thành lập Văn phòng Công chứng

Phường Hà Tu, thành phố Hạ Long là một phường của tỉnh Quảng Ninh có mật độ dân cư dày, cơ cấu kinh tế phát triển theo hướng công nghiệp Vị trí địa lý của phường Hà Tu giáp ranh với phường Hồng Hà, Hà Lầm và phường Quang Hanh, thành phố Cẩm Phả, do đó làm phát sinh nhu cầu xác lập và thực hiện hợp đồng, giao dịch về dân sự, thương mại, kinh tế ; Tính chất phức tạp, đa dạng, nhiều yếu tố mới phát sinh trong các hợp đồng, giao dịch ảnh hưởng không nhỏ đến tiến độ, thời gian công chứng

Hiện nay, toàn bộ khu vực Hà Tu và các phường lân cận chưa có tổ chức hành nghề công chứng, mọi công chứng hợp đồng giao dịch đều phải thực hiện tại Phòng Công chứng hoặc Văn phòng Công chứng trên địa bàn trung tâm thành phố Hạ Long Vì vậy, việc thành lập Văn phòng Công chứng ABC tại khu vực Hà Tu là nhằm đáp ứng nhu cầu xã hội, phát triển dịch vụ đáp ứng phần lớn nhu cầu của tổ chức và cá nhân tại Hà Tu và các

3 Dự kiến về tổ chức và nhân sự của Văn phòng Công chứng

Văn phòng công chứng hoạt động theo luật doanh nghiệp, với loại hình doanh nghiệp tư nhân

Dự kiến “Văn phòng công chứng ABC” là VPCC do 01 (một) công chứng viên đứng ra

thành lập với các thông tin chủ yếu như sau:

 Tên đầy đủ: VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG ABC

 Tên giao dịch quốc tế: VU ANH NOTARY OFFICE

 Địa chỉ trụ sở chính: phường Hà Tu, TP Hạ Long - tỉnh Quảng Ninh

 Lĩnh vực hoạt động: Công chứng các loại hợp đồng, giao dịch theo quy định của Luật Công chứng, bao gồm:

- Các hợp đồng dân sự, thương mại;

-  Hợp đồng thế chấp bất động sản; hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất; hợp đồng bảo lãnh; hợp  đồng uỷ quyền, giấy uỷ quyền;

- Việc sửa đổi, bổ sung hợp đồng giao dịch; huỷ bỏ hợp đồng;

- Di chúc, văn bản thoả thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản, văn bản từ chối nhận di sản;

- Các giao dịch dân sự, thương mại khác

 Thời điểm bắt đầu hoạt động: chậm nhất 30 ngày, kể từ ngày được UBND tỉnh Quảng Ninh cấp phép

4 Thông tin về công chứng viên – Người đại diện theo pháp luật của Văn phòng Công chứng ABC

 Họ và tên Công chứng viên:

- Chức vụ: Trưởng văn phòng;

- Quyết định bổ nhiệm công chứng viên số: ;

- Số thẻ: _ do Bộ Tư pháp cấp ngày 09/08/2013, hiện đang làm việc theo chế độ hợp đồng lao động tại Văn phòng Công chứng Giếng Đáy Dự kiến sẽ chấm dứt hành nghề công chứng viên tại Văn phòng Công chứng Giếng Đáy ngay khi được UBND tỉnh Quảng Ninh cấp phép thành lập Văn phòng Công chứng ABC

 Trình độ, kinh nghiệm của Công chứng viên :

- Tốt nghiệp cử nhân luật, được đào tạo bài bản về nghiệp vụ công chứng, có thời gian làm chuyên viên tư vấn pháp luật tại một số Văn phòng, Công ty Luật trước khi được bổ nhiệm công chứng viên, do vậy có kinh nghiệm tư vấn pháp luật trong nhiều lĩnh vực, đặc biệt là các giao dịch hợp đồng;

- Có bằng Đại học kinh tế quốc dân chuyên ngành kế toán, được đào tạo nghiệp

vụ kế toán trưởng và có thời gian dài làm công tác quản lý trong lĩnh vực kế toán tại doanh nghiệp và Công ty Luật;

- Do vậy, Công chứng viên _ có khả năng quản trị Văn phòng, định hướng Văn phòng Công chứng ABC hoạt động theo quy định của pháp luật và điều hành văn phòng phát triển bền vững

5 Dự kiến nhân sự của Văn phòng công chứng

 Nhân sự Văn phòng gồm: 09 người, trong đó:

- Công chứng viên - Trưởng văn phòng : 01 người (có Phụ lục kèm theo)

- Chuyên viên pháp lý : 04 người (có Phụ lục kèm theo);

- Nhân viên văn thư, lưu trữ kiêm thủ quỹ: 01 người (có Phụ lục kèm theo);

- Nhân viên quản trị mạng : 01 người (có Phụ lục kèm theo);

- Nhân viên kế toán : 01 người (có Phụ lục kèm theo);

 Trình độ và kinh nghiệm của đội ngũ chuyên viên pháp lý: Tốt nghiệp đại học luật, có

thời gian, kinh nghiệm chuyên sâu trong lĩnh vực tư vấn pháp luật, đặc biệt tư vấn pháp luật về công chứng các hợp đồng giao dịch, sử dụng máy tính thành thao;

Trình độ và kinh nghiệm của nhân viên lưu trữ: Có bằng đại học chính quy về

chuyên ngành lưu trữ và có thời gian dài làm công tác văn thư trong doanh nghiệp,

có kinh nghiệm về công tác lưu trữ, quản lý hồ sơ

Trình độ và kinh nghiệm của nhân viên kế toán: Tốt nghiệp đại học chuyên ngành kế

toán, được đào tạo nghiệp vụ kế toán trưởng, có kinh nghiệm làm kế toán trong cơ quan nhà nước và một số doanh nghiệp, sử dụng máy tính thành thạo;

Trình độ và kinh nghiệm của nhân viên quản trị mạng: được đào tạo đại học, chuyên

ngành điện tử tin học, có bằng cử nhân kinh tế, có kinh nghiệm quản trị mạng;

Kinh nghiệm của nhân viên bảo vệ: là Đảng viên, có thời gian công tác trong quân

ngũ, có kinh nghiệm trong công tác giữ gìn an ninh trật tự, được chính quyền địa phương cấp Giấy khen

 Bên cạnh đó, Văn phòng có đội ngũ cộng tác viên là những chuyên gia trong nhiều lĩnh vực hiện đang công tác trong các cơ quan Nhà nước và tổ chức xã hội Ngoài

ra, chúng tôi còn có mối quan hệ hợp tác chặt chẽ với các Phòng công chứng, Văn phòng công chứng, các Ngân hàng trong khu vực và các cơ quan liên quan

 Trong quá trình hoạt động, theo nhu cầu công việc sẽ nâng dần số lượng công chứng viên và chuyên viên pháp lý cho văn phòng

6 Về cơ sở vật chất của Văn phòng chông chứng

a Cơ sở vật chất

Dự kiến trụ sở làm việc của Văn phòng Công chứng ABC đặt tại khu trung tâm, phường

Hà Tu, TP Hạ Long, tỉnh Quảng Ninh, với tổng diện tích xấp xỉ 200m2;

Phần diện tích dự kiến sử dụng để tiếp dân là 60 m2, làm việc 60m2, lưu trữ 20m2, nơi để

xe của khách & của nhân viên Văn phòng 60m2;

Trụ sở làm việc độc lập, khang trang, tiện dụng; bàn, ghế làm việc theo phong cách hiện đại, lịch sự, thuận tiện, thân thiện; thiết kế các tủ tài liệu, kho lưu trữ hồ sơ an toàn, khoa học, két chống cháy;

Điều kiện thực hiện các quy định về an ninh trật tự, an toàn giao thông: Đăng ký an toàn phòng chống cháy nổ, nơi làm việc, giao dịch thông thoáng, thiết kế đẹp, khoa học, xếp đặt ngăn nắp, dễ khai thác, sử dụng Bố trí bảo vệ tại Văn phòng, không lấn hành lang an toàn giao thông, không làm ảnh hưởng trật tự an toàn xã hội

b Điều kiện áp dụng công nghệ thông tin

Văn phòng công chứng được trang bị đầy đủ các phương tiện làm việc như: máy vi tính, máy in, máy scaner, máy Fax, máy photo, máy chiếu, mạng LAN nội bộ, mở Website riêng cho Văn phòng, ứng dụng, khai thác tốt các phần mềm hỗ trợ do Bộ Tư pháp quy định

7 Kế hoạch triển khai hoạt động của Văn phòng công chứng

Về công tác tổ chức, nhân sự và cơ sở vật chất của Văn phòng công chứng ABC đã được chuẩn bị trước, đáp ứng ngay được yêu cầu hoạt động khi có giấy phép của UBND tỉnh Quảng Ninh và Sở Tư pháp tỉnh Quảng Ninh;

Tiến độ và các kế hoạch đưa Văn phòng công chứng vào hoạt động: chậm nhất là sau 20 ngày kể từ ngày có giấy phép của Sở Tư Pháp tỉnh Quảng Ninh

8 Chiến lược phát triển của Văn phòng Công chứng ABC

a Công tác tổ chức:

- Giai đoạn 01 (từ 2015 - 2017): dự kiến có 01 công chứng viên, 04 chuyên viên pháp lý; 01 văn thư lưu trữ, 01 bảo vệ; 01 kế toán; 01 nhân viên quản trị mạng;

- Giai đoạn 02 (2018 - 2020): dự kiến có 02 công chứng viên, 06 chuyên viên pháp lý;

01 lưu trữ, 01 bảo vệ; 01 kế toán; 01 nhân viên quản trị mạng;

- Giai đoạn 03 (2021 - 2023): dự kiến có 04 công chứng viên, 06 chuyên viên pháp lý;

01 lưu trữ, 01 bảo vệ; 01 kế toán, 01 nhân viên quản trị mạng

b Dự tính kết quả hoạt động

Dự kiến trong năm đầu hoạt động, số lượng các hợp đồng, giao dịch được công chứng tại

Văn phòng Công chứng ABC sẽ có trên 500 hồ sơ Sau một năm đi vào hoạt động, Văn

phòng Công chứng ABC sẽ thực hiện đánh giá tình hình khách quan và tiềm năng phát triển của Văn phòng để đề ra chiến lược phát triển cho những năm tiếp theo Với chất lượng dịch vụ, đội ngũ chuyên viên và trang thiết bị được đầu tư đồng bộ, Văn phòng Công chứng ABC tự tin và dự tính các năm tiếp theo số lượng các hợp đồng, giao dịch sẽ tăng gấp 2 ÷ 3 lần so với năm đầu khi mới thành lập

Để đạt được mục tiêu này, Văn phòng đặt ra những giải pháp, kế hoạch cụ thể như: Tăng cường quảng bá trên các phương tiện truyền thông, đăng quảng cáo trên Trang báo Điện

tử Quảng Ninh, Truyền hình Quảng Ninh, Báo Quảng Ninh Đồng thời, cử cán bộ của Văn phòng đến các đơn vị kinh tế lớn như: Ngân hàng, các đơn vị ngành than, các Văn phòng nhà đất …; Mở Website riêng, cập nhật thông tin mới, thủ tục cần thiết, tư vấn hoặc gửi Email trực tiếp cho khách hàng, tư vấn trả lời điện thoại theo đường dây nóng tại Văn phòng những nội dung, thủ tục khách hàng chuẩn bị, việc công chứng diễn ra nhanh gọn, giảm bớt thời gian đi lại nhiều lần cho khách hàng

Bên cạnh đó, Văn phòng Công chứng ABC xây dựng chiến lược đào tạo, cử chuyên viên pháp lý đi đào tạo nghiệp vụ công chứng tại Học viện Tư pháp, nhằm bổ sung đội ngũ công chứng viên, nâng cao nghiệp vụ và kỹ năng giao tiếp với khách hàng theo phong cách phục vụ tận tình, tận tâm, chu đáo và đúng quy định của pháp luật

Hàng quý, Văn phòng tổ chức hội thảo giữa công chứng viên, chuyên viên pháp lý với khách hàng , tham gia các khoá tập huấn để nâng cao trình độ nghiệp vụ

Trong tương lai không xa, số lượng các hợp đồng, giao dịch được công chứng tại VPCC

ABC hứa hẹn sẽ tăng lên từng ngày và xây dựng hình ảnh một VPCC ABC “Tuân thủ pháp luật, thủ tục nhanh gọn, thái độ phục vụ tận tình, chu đáo” sẽ ngày càng được

củng cố và phát triển

9 Cơ cấu tổ chức và Quy trình làm việc của Văn phòng Công chứng ABC

- Cơ cấu tổ chức gồm 2 phòng:

o Phòng Tổng hợp: phụ trách công tác tổ chức nhân sự, công tác hành chính

và công tác kế toán của văn phòng;

o Phòng nghiệp vụ: phụ trách công tác liên quan đến nghiệp vụ công chứng

- Sơ đồ tổ chức:

- Quy trình làm việc

BƯỚC 1

1 Hướng dẫn khách hàng vị trí để phương tiện Nhân viên bảo vệ

2 Hướng dẫn khách hàng đến khu vực đón tiếp Nhân viên bảo vệ

BƯỚC 2

2 Hướng dẫn khách hàng viết Phiếu yêu cầu công chứng; Chuyên viên pháp lý 1

3 Kiểm tra hồ sơ tài liệu do khách hàng cung cấp; Chuyên viên pháp lý 1

4 Hướng dẫn khách hàng bổ sung tài liệu (nếu có);

5 Kiểm tra giấy tờ nhân thân với con người thực tế đến yêu

cầu công chứng và những người liên quan;

Chuyên viên pháp lý 2

6 Xem xét năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu công Chuyên viên pháp lý 2

CCV – TRƯỞNG VĂN PHÒNG

PHÒNG NGHIỆP VỤ

PHÒNG TỔNG HỢP

HỘI ĐỒNG CỐ VẤN

chứng và những người liên quan

8 Sắp xếp làm 2 bộ hồ sơ gồm: hồ sơ nghiệp vụ (dùng để tác

nghiệp và lưu khi hoàn thành việc công chứng) và hồ sơ gốc

(dùng để công chứng viên đối chiếu và trả lại khách hàng sau

khi hoàn thành việc công chứng);

Chuyên viên pháp lý 1 & 2

9 Chuyển hồ sơ yêu cầu công chứng cho bộ phân kế toán và

hướng dẫn khách hàng nộp phí công chứng tại bộ phận kế

toán;

Chuyên viên pháp lý 1 & 2

BƯỚC 3

1 Thông báo mức phí công chứng cho khách hàng Nhân viên kế toán

2 Thực hiện thu phí

3 Lập Phiếu thu và hoá đơn dịch vụ cho khách hàng Nhân viên kế toán

4 Chuyển hồ sơ yêu cầu công chứng cho Chuyên viên pháp lý

3 hoặc 4

Nhân viên kế toán

BƯỚC 4

2 Nhận tiền, ký chứng từ và giao cho khách hàng Thủ quỹ

BƯỚC 5

1 Dự thảo văn bản theo yêu cầu (theo chuyên mảng được

phân công)

Chuyên viên pháp lý 3 và 4

2 Chuyển hồ sơ yêu cầu công chứng cho công chứng viên Chuyên viên pháp lý 3 và 4

3 Chuyển văn bản dự thảo cho công chứng viên thẩm định Chuyên viên pháp lý 3 và 4

BƯỚC 6

đến yêu cầu công chứng

3 Thẩm định và hoàn chỉnh văn bản công chứng Công chứng viên

4 Yêu cầu những người liên quan đến yêu cầu công chứng ký

vào văn bản trước sự chứng kiến của công chứng viên

Công chứng viên

6 Chuyển hồ sơ và văn bản đã công chứng cho chuyên viên

pháp lý để trả kết quả cho khách hàng

Công chứng viên

BƯỚC 7

1 Trả hồ sơ gốc và văn bản đã được công chứng cho khách

hàng;

Chuyên viên pháp lý 1 & 2

2 Giao hồ sơ công chứng cho bộ phận lưu trữ Chuyên viên pháp lý 1 & 2

BƯỚC 8

1 Lưu trữ hồ sơ và văn bản công chứng Nhân viên lưu trữ

Trên đây là đề án thành lập Văn phòng công chứng ABC với những bước chuẩn bị, kế hoạch thực hiện, chiến lược kinh doanh, quy trình làm việc dự kiến ban đầu

Kính trình các cơ quan chứng năng xét duyệt để đề án được triển khai ứng dụng trong thực tế Xin trân trọng cảm ơn!

Hạ Long, ngày tháng năm 2014

Người lập đề án

CCV