Hướng dẫn sử dụng ez pharma

menu trái: chọn mục “Sản phẩm” (2) Nút “+Sản phẩm mới”: Khách hàng tự nhập thông tin sản phẩm. Hiển thị popup thêm mới sản phẩm: Khách hàng điền các thông tin của sản phẩm. (3) Nút “+Sản phẩm tiêu chuẩn”: Ez Pharma hỗ trợ nhập sẵn thông tin sản phẩm tiêu chuẩn – thông tin của sản phẩm tiêu chuẩn theo hướng dẫn của Bộ Y Tế. (4) Nút “Nhập từ Excel”: Hệ thống cho phép nhập thông tin sản phẩm từ file excel, khách hàng sẽ nhập thông tin sản phẩm theo mẫu có trong file excel mẫumenu trái: chọn mục “Sản phẩm” (2) Nút “+Sản phẩm mới”: Khách hàng tự nhập thông tin sản phẩm. Hiển thị popup thêm mới sản phẩm: Khách hàng điền các thông tin của sản phẩm. (3) Nút “+Sản phẩm tiêu chuẩn”: Ez Pharma hỗ trợ nhập sẵn thông tin sản phẩm tiêu chuẩn – thông tin của sản phẩm tiêu chuẩn theo hướng dẫn của Bộ Y Tế. (4) Nút “Nhập từ Excel”: Hệ thống cho phép nhập thông tin sản phẩm từ file excel, khách hàng sẽ nhập thông tin sản phẩm theo mẫu có trong file excel mẫu

Hướng dẫn sử dụng

Mục Lục

I Thêm thông tin sản phẩm mới 1

 Thông tin cơ bản 2

 Thông tin nâng cao 3

 In mã vạch 3

II Nhà cung cấp 4

 Thông tin nhà cung cấp 4

 Đặt hàng nhà cung cấp 5

III Thiết lập giá 7

IV Bán hàng 8

 Tạo đơn 8

 Kê đơn và nhập thông tin khách hàng 8

V Kho 9

 Nhập kho 9

 Xuất kho 11

 Kiểm kho 11

VI Báo cáo 12

 Báo cáo xuất nhập tồn 12

 Báo cáo kho 12

 Báo cáo doanh thu 13

 Báo cáo doanh thu theo nhân viên 13

VII Thông tin chung 14

 Quản lý người dùng 14

 Quản lý thông tin cửa hàng 15

VIII Kế Toán 17

Hướng dẫn chi tiết

I Thêm thông tin sản phẩm mới

(1) Ở menu trái: chọn mục “Sản phẩm”

(2) Nút “+Sản phẩm mới”: Khách hàng tự nhập thông tin sản phẩm

Hiển thị pop-up thêm mới sản phẩm: Khách hàng điền các thông tin của sản phẩm

(3) Nút “+Sản phẩm tiêu chuẩn”: Ez Pharma hỗ trợ nhập sẵn thông tin sản phẩm tiêu chuẩn – thông tin của sản phẩm tiêu chuẩn theo hướng dẫn của Bộ Y Tế

(4) Nút “Nhập từ Excel”: Hệ thống cho phép nhập thông tin sản phẩm từ file excel, khách hàng sẽ nhập thông tin sản phẩm theo mẫu có trong file excel mẫu

Thông tin cơ bản

- Các trường thông tin có dấu hoa thị (*) đỏ là các trường bắt buộc phải điền

- Tiền tố: Sử dụng trong việc phân loại sản phẩm (bán, tặng,…)

- Mã vạch bao bì: SP có sẵn mã vạch của nhà sản xuất thì nhập vào đây (gõ, dung máy quét mã vạch)

 Thông tin nâng cao

- Bao gồm thông tin đơn vị tính của sản phẩm, quý khách hàng nên nhập để tiện phục

vụ cho việc nhập kho và thiết lập giá

- Đơn vị cơ bản: giá trị quy đổi nhỏ nhất của sản phẩm

- Đơn vị quy đổi: giá trị lớn hơn quy đổi từ đơn vị cơ bản

- Giá trần: giá cao nhất của sản phẩm được phép bán ra thị trường

- Cảnh báo tồn kho: cảnh báo số lượng tồn kho nếu đạt hạn mức này

- (4) Hủy mẫu thêm sản phẩm mới

- (5) Click nút “Thêm mới”: Tạo sản phẩm mới trong danh mục

- (6) Click nút “Thêm mới & Nhập kho”: Tạo sản phẩm mới đồng thời chuyển sang trang “Phiếu nhập kho” để thêm sản phẩm vào kho

 In mã vạch

- Chỉ in được mã vạch đối với các sản phẩm đã thực hiện nhập kho

- Tại danh mục sản phẩm, quý khách chọn (1) In mã vạch, và sản phẩm muốn in mã vạch (2), click nút “In mã vạch”

Pop-up in mã vạch của sản phẩm, quý khách vui lòng khổ giấy in mã vạch và bắt đầu

in

II Nhà cung cấp

 Thông tin nhà cung cấp

Nhân viên nhập thông tin nhà cung cấp nếu chưa có thông tin trong hệ thống

Đặt hàng nhà cung cấp

Tại menu trái , mục “Nhà cung cấp” chọn “Đặt hàng nhà cung cấp”

Đối với Kho lẻ : gửi yêu cầu đặt hàng đến kho tổng

- (30) Thêm mới đơn đặt hàng: Click vào nút “+ thêm mới” hiển thị ra màn hình

“phiếu đặt hàng”

- Tại màn hình “Phiếu đặt hàng”, người dùng nhập thông tin về thuốc cần đặt hàng với kho tổng (Thuốc có thể là thuốc trong hệ thống và ngoài hệ thống)

Sau khi Kho lẻ gửi yêu cầu đặt hàng lên kho chẵn thì kho chẵn bắt đầu xử lí

- (31) Gộp đơn: Sau khi chọn đơn cần gộp > click nút “Gộp đơn”

Tại màn hình “Nhập tên gộp đơn” người dùng nhập tên gộp đơn

- (32) Cập nhật trạng thái

- Tại màn hình “Danh sách đơn hàng” , người dùng cập nhật trạng thái và bấm vào nút

“Cập nhật”

- Từ Trạng thái “mới”, Kho chẵn có thể cập nhật sang trạng thái “Đang xử lí”

- Trong trường hợp muốn hủy đơn hàng ,kho chẵn có thể cập nhật trạng thái từ “mới” sang trạng thái “Hủy”

- Từ Trạng thái “Đang xử lí”, kho chẵn có thể cập nhật sang trạng thái “Đang vận chuyển”, đồng thời kho chẵn xuất kho luôn đơn hàng đó

- Sau khi kho chẵn cập nhật trạng thái “Đang vận chuyển” , Kho lẻ cập nhật trạng thái

“Hoàn thành” hoặc hoàn thành một phần và Nhập kho

- (33) Cập nhật ghi chú

Tại màn hình “Cập nhật ghi chú” , người dùng nhập thông tin cần ghi chú để cập nhật ghi chú

III Thiết lập giá

Quý khách hàng chỉ có thể thiết lập giá cho những sản phẩm đã được nhập kho!

Ở menu trái: chon mục “Sản phẩm” > “Thiết lập giá”: Hiển thị danh sách thông tin những sản phẩm đã được nhập kho

- (13) Giá trần: Ước định mức giá cao nhất của sản phẩm (setting trong mục thêm thông tin sản phẩm mới)

- (14) Giá bán: giá bán của sản phẩm, thấp hơn giá trần, bằng giá chưa VAT + VAT

- (15) Giá chưa VAT: giá chưa bao gồm thuế

- (16) VAT: thuế VAT khi nhập kho của sản phẩm

- (17) Nút cập nhật giá sau khi cập nhật giá của sản phẩm

IV Bán hàng

 Tạo đơn

Kê đơn và nhập thông tin khách hàng

- Nhân viên bán hàng nhập thông tin của khách mua hàng nếu thông tin của khách

mua hàng chưa có trong hệ thống, nếu đã có thông tin khách hàng trong hệ thống thì

dung tên hoặc SĐT để tìm Có thể tích “Khách vãng lai” nếu khách hàng không muốn

cung cấp thông tin

- Click “Hoàn tất” để lưu thông tin hóa đơn hoặc “In hóa đơn” để in và lưu thông tin

hóa đơn

V Kho

 Nhập kho

- Ở menu trái, chọn mục “Kho” > “Nhập kho”: Hiển thị danh sách lịch sử phiếu nhập kho

Click nút “+Nhập mới” để tạo phiếu kho mới hoặc “Nhập từ excel” – hệ thống cho phép import phiếu nhập kho từ file excel, các trường thông tin yêu cầu đã có sẵn trong file excel mẫu

- Tại màn hình “Phiếu nhập kho” mới: Quý khách hàng nhập đầy đủ thông tin của phiếu nhập kho

- Thêm thuốc bằng cách tìm kiếm thông tin sản phẩm trong ô “Tìm sản phẩm”

- (7) Click nút “Nhập kho”: Thêm số lượng sản phẩm tương ứng theo phiếu nhập kho

- (8) Click nút “Nhập kho và thiết lập giá”: Thêm số lượng sản phẩm tương ứng theo phiếu nhập kho và đồng thời chuyển sang màn hình “Thiết lập giá” để xác lập mức giá sản phẩm và đưa vào luồng bán hàng của hệ thống

- (9) Sau khi hoàn thành, phiếu nhập kho ở trạng thái “Chờ duyệt”, đợi xác nhận từ quản trị viên hay chủ cửa hàng xác nhận nhập sản phẩm vào kho

- (10) Thông tin phiếu nhập kho đã chính xác, quản trị viên hay chủ cửa hàng xác nhận phiếu nhập kho

- (11) Nếu thấy phiếu nhập có sai sót, quản trị viên hoặc chủ cửa hàng có thể sửa thông tin của phiếu nhập kho

- (12) In phiếu nhập kho

- (13) Hủy phiếu nhập kho

- Phiếu nhập kho đã được xác nhận, trạng thái “Hoàn thành”, sản phẩm đã được thêm thành công vào kho

 Xuất kho

- (29) Phân loại xuất kho: chuyển tới chi nhánh, hết hạn, hoàn trả…

- (30) Chọn chi nhánh đích: nằm trong chuỗi cửa hàng

- (31) Thông tin sản phẩm cần xuất kho

 Kiểm kho

So sánh số lượng thực tế với số lượng trên hệ thống

- Chọn sản phẩm muốn kiểm kê

- Điền thông tin số lượng thực tế

- Cập nhật và xem báo cáo xuất nhập tồn của sản phẩm

VI Báo cáo

 Báo cáo xuất nhập tồn

- Sinh ra sau khi thực hiện thao tác kiểm kho

- Thông tin hiển thị dưới dạng đơn vị cơ bản của sản phẩm được kiểm kê

 Báo cáo kho

- Tại menu trái, chọn mục “Báo cáo” > “Báo cáo kho”

- Hiển thị thông tin những sản phẩm hiện có trong kho

 Báo cáo doanh thu

Hiển thị thông tin doanh thu theo từng sản phẩm

 Báo cáo doanh thu theo nhân viên

Hiển thị báo cáo doanh thu theo từng nhân viên

VII Thông tin chung

 Quản lý người dùng

Tại menu trái, mục “Thiết lập hệ thống”, chọn “Quản lý người dùng”

- (32) Thêm người dùng mới

Tại màn hình “+Tạo mới” người dùng: điền đầy đủ thông tin để tạo người dùng mới

- (33) Phân quyền cho người dùng trong cửa hàng

Tại màn hình “Phân quyền”: phân quyền theo nhóm người dùng: Quản trị, nhân viên

 Quản lý thông tin cửa hàng

- Thông tin cửa hàng: Màn hình chứa thông tin cơ bản của cửa hàng: Tên Công Ty, mã

số thuế, số điện thoại…

- Thông tin chuỗi cửa hàng

+ Kho chẵn: cửa hàng tổng

+ Kho lẻ: cửa hàng lẻ, nằm trong chuỗi cửa hàng mà cửa hàng tổng quản lý

Nếu quý khách muốn thêm cửa hàng vào trong chuỗi cửa hàng của quý khách, vui lòng nhập thông tin và liên hệ với chúng tôi để nhận được hỗ trợ kích hoạt chuỗi cửa hàng

VIII Kế Toán

Tại menu trái , chọn mục kế toán : Hiển thị ra màn hình kế toán (FAST)

Trên màn hình người dùng có thể export từng file danh mục KH, Danh mục HH & VT, Danh mục NCC, Danh mục KH, Hóa đơn mua hàng TN, Hóa đơn bán hàng, Thông tin xuất điều chuyển Ngoài ra người dùng có thể export tất cả 5 file danh