Tài liệu tham khảo môn hệ thống thông tin kế toán

Lưu đồ mô tả chu trình doanh thu:Nhân viên bán hàng Kế toán theo dõi hàng hóa Phần mềm Excel Kế toán theo dõi bán hàng 2 Lắp ráp Tại địa điểm thỏa thuận KH ký vào PGH Nhập vào PM Excel

Lưu đồ mô tả chu trình doanh thu:

Nhân viên bán hàng Kế toán theo dõi hàng hóa Phần mềm Excel

Kế toán theo dõi bán hàng

2

Lắp ráp Tại địa điểm

thỏa thuận

KH ký vào PGH

Nhập vào

PM Excel

Căn

cứ vào liên 1 PGH

KH và

NV thỏa thuận loại máy tính đặt mua

Bắt đầu

Bảng chào

giá

Lập phiếu giao

hàng

Bảng chào

giá Phiếu giao

hàng 1

2 Phiếu giao hàng 1

Mở kho, xuất hàng

2

Phiếu giao hàng 1

Phiếu giao

hàng

A

Theo từng hàng hóa

Sheet Hanghoa

Phiếu giao hàng 1 Cập nhật số liệu

B

Lập các sổ chi tiết

Sổ chi tiết

Lập BC thu chi tiền, BC lãi (lỗ), BC thuế

Cập nhật số liệu

Sheet Buttoan

PGH Phiếu thu

BC thu chi tiền BC lãi (lỗ) BC thuế

C

BC thu chi tiền BC lãi (lỗ) BC thuế

C

PGH

Côn

g ty

Nhập vào

PM Excel

Phiếu thu

B

Lập phiếu thu

A

Kết thúc

Theo

thỏa

thuận

trên

PGH

Ghi chú: KH: Khách hàng; PGH: Phiếu giao hàng; BC: Báo cáo; PM: Phần mềm; NV: Nhân viên

Lưu đồ mô tả chu trình chi phí:

Ghi chú:PGH: Phiếu giao hàng;PM: Phần mềm; BTH: Bảng tổng hợp; GV: Giá vốn; KQKD: Kết quả kinh doanh;CPMH: Chi phí mua hàng

Bắt đầu

Chứng kiến quá trình nhận hàng, nhập kho và lập phiếu nhập kho

Phiếu nhập kho

Cập nhật

số liệu

Sheet Hanghoa

Lập các bảng tổng hợp

BTH nhập xuất tồn

A

BTH mua hàng

Cập nhật số liệu

Sheet Buttoan

Tính GV hàng xuất bán, định

khoản

Sheet Buttoan

A

Nhập số liệu tổng hợp

Nhà cung cấp

Sổ cái tài khoản 331 Thông

báo nợ

Đối chiếu, lập phiếu chi

Sổ cái tài khoản 331

Thông báo nợ Phiếu chi

Phiếu chi

Xét duyệt

và thanh toán

Phiếu chi đã xét duyệt

Kết thúc

Nhập vào

PM Excel

Nhập mặt hàng, số lượng

Khi nhận được HĐ sẽ nhập

bổ sung giá mua hàng

Người

bán

không

gửi kèm

chứng từ

khi giao

hàng

Phiếu nhập kho

Căn cứ vào tình hình mua hàng, các CPMH phát sinh Dựa vào sheet

Buttoan tính KQKD Cuối

tháng

I Mô tả đánh giá hệ thống kế toán

 Chu trình doanh thu:

 Quá trình bán hàng và thu tiền chủ yếu căn cứ vào phiếu giao hàng Khi xuất kho, căn cứ vào liên 1 phiếu giao hàng, số liệu được nhập vào sheet Hanghoa của Excel

Số tiền thu được được theo dõi trên phiếu thu Số liệu dựa trên phiếu thu và phiếu giao hàng được nhập vào sheet Buttoan của Excel Các tài khoản không được theo dõi một cách cụ thể, chi tiết trên sổ chi tiết bán hàng

 Một số chứng từ vẫn còn thiếu như hóa đơn bán hàng, giấy báo trả tiền, lệnh bán hàng, credit memo Phiếu thu không được đánh số thứ tự, dẫn đến việc xem xét, quản

lý chứng từ có nguy cơ bị sai sót và gặp nhiều khó khăn

 Cách thức hạch toán: nhập số liệu vào sheet Hanghoa của Excel khi xuất kho Lập phiếu thu ngay khi nhận được phiếu giao hàng và tiền của khách hàng (do nhân viên bán hàng chuyển đến), sau đó dựa trên phiếu giao hàng và phiếu thu nhập số liệu vào sheet Buttoan => Ghi nhận doanh thu ngay khi nhận được tiền do nhân viên bán hàng chuyển đến

 Các đối tượng được theo dõi ở đây là khách hàng và hàng hóa Khách hàng không được theo dõi chi tiết, vì thế công ty sẽ gặp nhiều khó khăn trong việc quản lý khách hàng, xác định khách hàng thường xuyên của công ty, dẫn đén các chính sách thu hút khách hàng có thể sẽ được đưa ra không hợp lý Hàng hóa được theo dõi chi tiết trên

sổ chi tiết theo từng hàng hóa, vì vậy việc theo dõi, quản lý hàng hóa sẽ cụ thể và dễ dàng cho người quản lý xác định mặt hàng chiến lược, tình hình xuất bán hàng hóa trong kỳ,…

 Các bảng báo cáo còn thiếu: báo cáo khách hàng, báo cáo về hàng nhập trong kỳ, báo cáo nợ phải thu theo tuổi nợ

 Các rủi ro kiểm soát dễ xảy ra: chứng từ không được đánh số thứ tự nên dễ xảy ra gian lận Việc theo dõi chi tiết khách hàng không được thực hiện nên dễ xảy ra sai sót trong việc quản lý nợ phải thu của khách hàng

 Chu trình chi phí:

 Hệ thống chỉ theo dõi trên sổ cái tài khoản 331, không theo dõi chi tiết khoản phải trả cho từng nhà cung cấp

 Số lượng, mặt hàng cần mua được chủ doanh nghiệp đặt hàng trực tiếp cho nhà cung cấp (có thể chỉ có bảng kế hoạch mua hàng dự tính), không có chứng từ cụ thể Các khoản phải trả cũng không có chứng từ đầy đủ Một số chứng từ vẫn còn thiếu như: giấy yêu cầu mua hàng, phiếu đặt hàng, hóa đơn mua hàng, chứng từ thanh toán

 Cách thức hạch toán: mặt hàng, số lượng hàng hóa được ghi nhận vào sheet Hanghoa ngay sau khi nhập kho Công ty cũng ghi tăng khoản phải trả cho nhà cung cấp (không nêu rõ thời gian)

 Các đối tượng được theo dõi ở đây là hàng hóa và nhà cung cấp Hàng hóa khi nhập kho không được kiểm tra, đối chiếu với bảng kế hoạch mua hàng dự tính Bên cạnh

đó, công ty cũng không lập sổ chi tiết theo dõi khoản phải trả theo từng nhà cung cấp

 Các bảng báo cáo còn thiếu: báo cáo nợ phải trả

 Các rủi ro kiểm soát dễ xảy ra: mất hàng hóa, hàng nhập kho không đúng yêu cầu, chủng loại, số lượng do không đối chiếu với chứng từ cần thiết khi nhập kho Các chức năng không được tách biệt như chức năng kế toán với thủ kho, không có sự kiểm tra với nhân viên nên rủi ro có thể xảy ra Bên cạnh đó sổ chi tiết theo dõi khoản phải trả theo từng nhà cung cấp không được lập nên việc theo dõi và xác định nghĩa vụ thanh toán của doanh nghiệp có thể gặp nhiều khó khăn

II Khả năng ứng dụng công nghệ thông tin

Vì tất cả công việc kế toán đều được xử lý bán thủ công dưới sự trợ giúp của Excel nên khả năng ứng dụng công nghệ thông tin vào hệ thống của công ty vẫn còn thấp Do công việc kinh doanh của công ty đang từng bước phát triển và thông tin đóng vai trò quan trọng trong việc ra các quyết định cũng như trong các hoạt động xử lý nên nhiệm vụ đặt ra đối với công ty là phải nâng cao hệ thống thông tin kế toán

Câu 4:

1 Yêu cầu thông tin:

Trong chiến lược phát triển của công ty, thông tin là đóng vai trò quan trọng trong việc ra các quyết định và trong các hoạt động quản lý Một cuộc họp giữa ban giám đốc, trưởng các bộ phận được tiến hành để thảo luận về việc cải tiến hệ thống thông tin của công ty để đáp ứng

được yêu cầu mới trong đó trọng tâm là hệ thống kế toán Trong cuộc họp, tất cả đều thống nhất là quá trình cải tiến này phải đáp ứng được yêu cầu sau:

Đáp ứng được mục tiêu phát triển lâu dài của công ty

Không ảnh hưởng và thay đổi đáng kể đến công việc, cơ cấu tổ chức hiện tại của công ty

Các giải pháp đưa ra phải mang tính ổn định lâu dài

Chi phí ở mức có thể chấp nhận được

2 Yêu cầu về báo cáo:

Các bảng báo cáo có thể được sử dụng trong tình huống: báo cáo thu chi tiền, báo cáo lãi (lỗ) báo cáo thuế, báo cáo nợ phải trả, báo cáo về hàng nhập trong kỳ, báo cáo nợ phải thu theo tuổi

nợ, báo cáo khách hàng

 Báo cáo thu chi tiền:

 Tên báo cáo: Báo cáo thu chi tiền

 Nội dung báo cáo: thông tin chi tiết về tình hình thu chi tiền trong ngày của đơn

vị bao gồm số tiền thu (chi), lý do thu (chi), họ tên người nộp (nhận) tiền, tài khoản đối ứng, số tiền tồn quỹ sau khi thu (chi)

 Mục đích báo cáo: quản lý chặt chẽ dòng tiền thu (chi) của đơn vị, theo dõi tình

hình thu chi trong ngày, số tiền tồn quỹ sau mỗi ngày

 Báo cáo lãi (lỗ):

 Tên báo cáo: Báo cáo lãi (lỗ)

 Nội dung báo cáo: thông tin chi tiết về tình hình kinh doanh bao gồm doanh thu,

chi phí mua sản phẩm, chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh, lãi (lỗ)

 Mục đích báo cáo: quản lý chặt chẽ tình hình kinh doanh, lãi (lỗ) trong đơn vị

 Báo cáo thuế:

 Tên báo cáo: Báo cáo thuế

 Nội dung báo cáo: thông tin chi tiết về số tiền thuế đơn vị phải nộp bao gồm tên

thuế, thuế suất, giá bán chưa thuế, số thuế phải nộp, giá bán đã bao gồm thuế

 Mục đích báo cáo: quản lý chặt chẽ số tiền thuế đơn vị phải nộp trong ngày

 Báo cáo nợ phải trả:

 Tên báo cáo: Báo cáo nợ phải trả

 Nội dung báo cáo: thông tin chi tiết về nợ phải trả của đơn vị bao gồm số tiền phải trả, thông tin về người bán, diễn giải

 Mục đích báo cáo: quản lý tình hình nợ phải trả của doanh nghiệp

 Báo cáo về hàng nhập trong kỳ:

 Tên báo cáo: Báo cáo về hàng nhập trong kỳ

 Nội dung báo cáo: thông tin chi tiết về hàng nhập trong kỳ bao gồm mặt hàng, số lượng, đơn giá

 Mục đích báo cáo: quản lý tình hình hàng nhập trong kỳ

 Báo cáo nợ phải thu theo tuổi nợ:

 Tên báo cáo: Báo cáo nợ phải thu theo tuổi nợ

 Nội dung báo cáo: Thông tin chi tiết nợ phải thu của khách hàng bao gồm số vượt

hạn mức nợ - Nợ trong hạn được trình bày theo mốc tuổi nợ: 1 – 30, 31 – 60, 61 –

90, > 90

 Mục đích báo cáo: quản lý chặt chẽ các khoản nợ phải thu, đưa ra các biện pháp

thu hồi nợ, đánh giá nợ phải thu khó đòi, điều chỉnh giới hạn nợ của khách hàng

 Báo cáo khách hàng:

Tên báo cáo: Báo cáo khách hàng

Nội dung báo cáo: Theo dõi thông tin chi tiết về khách hàng bao gồm các nội dung như tên khách hàng, mã khách hàng, tổng số nợ khách hàng còn phải trả

Mục đích báo cáo: Đối chiếu với người mua, phát hiện các sai sót, nhắc nhở người mua thanh toán số nợ, đề ra biện pháp phù hợp để người mua thanh toán sớm

3 Yêu cầu về dữ liệu thu nhập cho từng hoạt động, đối tượng, nguồn lực trong chu trình doanh thu và chi phí.

 Chu trình doanh thu

Các hoạt động phát sinh:

 Nhận và xử lý đặt hàng

 Giao hàng cho khách hàng

 Lập hóa đơn

 Theo dõi nợ phải thu, thu tiền

Hoạt động Đối tượng

tham gia

Nhận và xử lý đặt

hàng

Nhân viên bán hàng

Nhu cầu về chủng loại, số lượng, đơn giá, thời gian, địa điểm giao hàng

Hàng tồn kho đáp ứng được các điều kiện, yêu cầu của khách hàng

Giao hàng cho

khách hàng Nhân viên

giao hàng

-Các thông tin của khách hàng: họ tên khách hàng, địa chỉ giao hàng, số điện thoại

-Các thông tin về hàng hóa được giao: Chủng loại, số lượng, đơn giá, trọng lượng hàng

- Tổng số tiền khách hàng cần thanh toán

Số lượng, chất lượng hàng tồn kho thỏa mãn các yêu cầu của mặt hàng cần xuất

Lập hóa đơn Nhân viên

lập hóa đơn

- Thông tin về chủng loại,

số lượng, giá bán, thuế suất của từng loại hàng hóa

- Thông tin về khách hàng như: tên khách hàng, địa chỉ, số điện thoại

Theo dõi nợ phải

thu, thu tiền

Kế toán phải thu

- Thông tin về khách hàng như: tên khách hàng, địa chỉ, số điện thoại

- Thông tin về hàng hóa:

chủng loại, số lượng, giá bán, thuế suất của từng loại hàng hóa

- Số tiền khách hàng cần phải thanh toán

 Chu trình chi phí

Các hoạt động phát sinh:

 Yêu cầu hàng hóa, dịch vụ

 Đặt hàng với nhà cung cấp

 Nhận hàng và nhập kho

 Ghi nhận phải trả người bán

 Thanh toán cho nhà cung cấp

Hoạt động Đối tượng

tham gia

Yêu cầu hàng

hóa, dịch vụ

Các bộ phận có nhu cầu

Nhà cung cấp có đủ chủng loại hàng hóa theo yêu cầu doanh nghiệp hay không, chất lượng hàng hóa có tốt không

Đặt hàng với

nhà cung cấp

Nhân viên mua hàng

- Nhà cung cấp có đủ số lượng, chủng loại hàng hóa theo yêu cầu doanh nghiệp hay không Giá cả có phải chăng, điều kiện giao hàng như thế nào

- Nhà cung cấp có đáng tin

cậy hay không.

Nhận hàng và

nhập kho

Thủ kho - Số lượng, chất lượng hàng

có đúng yêu cầu không

Ghi nhận phải

trả người bán

Kế toán phải trả

- Chủng loại hàng, số lượng hàng, đơn giá từng mặt hàng, tổng số tiền cần thanh toán

Thanh toán cho

nhà cung cấp

Kế toán phải trả

- Chủng loại hàng, số lượng hàng, đơn giá từng mặt hàng, tổng số tiền cần thanh toán

- Tên nhà cung cấp

Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng của doanh nghiệp có

đủ để thanh toán không

4 Các chứng từ sử dụng (tên, nội dung chi tiết, mục đích) cho từng hoạt động trong chu trình doanh thu, chi phí

 Chu trình doanh thu

Bảng chào giá - Giá bán sản phẩm - Khách hàng tham khảo

Phiếu giao

hàng

- Là chứng từ nội bộ do bộ phận bán hàng lập

- Mô tả các thông tin về người mua

- Nêu số tiền mà người mua phải thanh toán, chủng loại hàng, số lượng, đơn vị tiền

- Cho phép các bộ phận liên quan thực hiện việc xuất kho, giao hàng cho khách hàng, thu tiền khách hàng

Hóa đơn bán

hàng

- Được lập làm nhiều liên bao gồm gửi khách hàng, chuyển cho các bộ phận liên quan

- Bao gồm các thông tin:

chủng loại hàng, số lượng

- Xác định quyền sở hữu hàng chuyển cho người mua và nghĩa vụ thanh toán của người mua

hàng, đơn vị tiền, các điều kiện thanh toán

Giấy báo trả

tiền

- Là chứng từ gửi cho người mua kèm với hóa đơn bán hàng hoặc gửi kèm báo cáo khách hàng tháng

- Giúp người bán ghi chép chính xác người thanh toán, số tiền và nội dung thanh toán

Phiếu thu - Tên người nộp

- Số tiền

- Lý do nộp

-Ghi nhận số tiền mà khách hàng thanh toán

Lệnh bán hàng - Là chứng từ nội bộ do bộ

phận bán hàng lập

- Mô tả các thông tin về người mua

- Nếu bán chịu, lệnh bán hàng

sẽ được chuyển sang bộ phận tín dụng sẽ xét duyệt

- Cho phép các bộ phận liên quan thực hiện việc xuất kho, giao hàng cho khách hàng

Credit memo -Tên người mua, chủng loại

hàng, số lượng, đơn giá, số tiền của hàng bị trả lại hoặc bị giảm giá

- Ghi nhận các khoản điều chỉnh giảm tài khoản phải thu như hàng bán không đúng yêu cầu, bị trả lại hoặc giảm gia hàng bán hoặc xóa nợ phải thu hoặc do ghi sổ cái

 Chu trình chi phí

Giấy yêu cầu

mua hàng

- Được lập bởi các bộ phận nội bộ bên mua hàng

- Được gửi về bộ phận mua hàng và được sự chấp thuận của người quản lí bộ phận yêu cầu

- Mua hàng

- Thông tin cần biết về mua hàng ( số lượng, chủng loại, mặt hàng)

Phiếu đặt hàng - Được bộ phận mua hàng xác - Trở thành hợp đồng

định yêu cầu về mặt hàng, giá cả…

Phiếu nhập

kho

- Được bộ phận nhận hàng lập căn cứ số lượng, chất lượng

- Thông tin nhận hàng được chuyển tới bộ phận liên quan

- Kiểm tra số lượng, chất lượng hàng hóa

Hóa đơn mua

hàng

- Được lập bởi bên bán hàng - Xác đinh quyền sở hữu hàng được

chuyển cho người mua và nghĩa vụ thanh toán của người mua đối với bên bán

thanh toán

- Ghi lại các thông tin liên quan đến ngày dự định trả tiền, số tiền phải trả, chi tiết việc trả tiền

- Dựa vào để thanh toán của bên mua đối với bên bán

Thông báo nợ -Được lập bởi bên bán, nội

dung bao gồm số tiền phải trả,

lý do, tên người mua, thời hạn thanh toán

-Yêu cầu bên mua thanh toán tiền cho bên bán

Phiếu chi -Tên người nhận

-Lý do chi

-Số tiền

-Trình giám đốc xét duyệt và thanh toán cho người bán