Tổ chức hệ thống thông tin kế toán theo định hướng ERP tại công ty cổ phần thương mại và vận tải petrolimex đà nẵng (tt)

Tính cấp thiết của đề tài Hệ thống thông tin kế toán là công cụ đắc lực cho việc kiểm soát, điều hành, ra quyết định của các cấp quản lý bên trong và bên ngoài tổ chức mà còn đóng vai t

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ

LÊ NGUYỄN HÀ VINH

TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN THEO ĐỊNH HƯỚNG ERP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ VẬN TẢI PETROLIMEX

ĐÀ NẴNG

TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN

Mã số: 60.34.03.01

Đà Nẵng - Năm 2018

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ, ĐHĐN

Người hướng dẫn khoa học: TS HUỲNH THỊ HỒNG HẠNH

Phản biện 1: TS Nguyễn Hữu Cường

Phản biện 2: PGS.TS Trần Thị Cẩm Thanh

Luận văn đã được bảo vệ tại Hội đồng chấm Luận văn tốt nghiệp Thạc sĩ Kế toán họp tại Trường Đại học Kinh

tế, Đại học Đà Nẵng vào ngày 27 tháng 01 năm 2018

Có thể tìm hiểu luận văn tại:

- Trung tâm Thông tịn - Học liệu, Đại học Đà Nẵng

- Thư viện Trường đại học Kinh tế, ĐHĐN

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Hệ thống thông tin kế toán là công cụ đắc lực cho việc kiểm soát, điều hành, ra quyết định của các cấp quản lý bên trong và bên ngoài tổ chức mà còn đóng vai trò ngày càng quan trọng trong việc phối hợp hoạt động và nâng cao hiệu quả tác nghiệp của các bộ phận chức năng

Hệ thống Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp - Enterprise Resource Planning (ERP) là một phần mềm tích hợp nhiều phân hệ khác nhau Mỗi phân hệ có một chức năng riêng nhưng sử dụng một

cơ sở dữ liệu thông tin thống nhất trong toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp Với tính năng tích hợp, các bộ phận khác nhau có thể dễ dàng chia sẻ thông tin, phối hợp công việc với nhau nhằm giảm bớt thời gian do việc làm trùng ở các bộ phận và kiểm soát được sai sót do có

sự đối chiếu, kiểm tra liên tục của hệ thống Điều này giúp việc tổ chức trao đổi dữ liệu, thông tin một cách khoa học giữa các bộ phận, giúp nhà quản lý dễ dàng tiếp cận thông tin quản trị đáng tin cậy để đưa ra quyết định

Công ty Cổ phần Thương mại và Vận tải Petrolimex Đà Nẵng

là đơn vị kinh doanh bán buôn, bán lẻ xăng dầu và kinh doanh vận tải xăng dầu bằng Cơ cấu tổ chức công ty phức tạp gồm nhiều chi nhánh, hệ thống cửa hàng Công ty nằm phân tán trên nhiều địa bàn, thêm vào đó với sự biến động phức tạp của giá xăng dầu như hiện nay thì yêu cầu trao đổi chia sẻ thông tin giữa kế toán Công ty với các chi nhánh, cửa hàng cũng như các phòng ban nhanh chóng, kịp thời, chuẩn xác cấp thiết Tuy nhiên, việc tổ chức hệ thống thông tin

kế toán tại Công ty vẫn còn bất cập, vướng mắc Phần mềm kế toán ứng dụng tại Công ty đã triển khai từ lâu trên nền tảng công nghệ đã lạc hậu, không thể tiếp tục nâng cấp, phát triển để phù hợp với các yêu cầu quản lý mới, cũng như các quy định hiện hành của nhà nước Các bộ phận như phòng kinh doanh, CHXD, phòng tổ chức… sử dụng các phần mềm rời rạc, sự kết nối thông tin hai chiều giữa kế toán đến các bộ phận chức năng chưa kịp thời, nhanh chóng cũng như chưa cung cấp đầy đủ, chuẩn xác về thông tin cần sử dụng gây lãng phí nguồn lực, làm giảm hiệu quả hoạt động Trong khi đó, nhu cầu thông tin kế toán rất cần thiết đối với các bộ phận, như phòng kinh doanh cần thông tin tình hình công nợ khách hàng chính xác, nhanh chóng để quyết định đơn hàng, hay thông tin hàng tồn kho để cân đối hàng hoá trong những thời điểm thay đổi giá… Để đáp ứng yêu cầu cung cấp thông tin và kiểm soát hiệu quả hoạt động, cần có một phần mềm phù hợp có khả năng quản lý và kết nối mọi nghiệp

vụ, bộ phận trong doanh nghiệp chứ không riêng gì nghiệp vụ tại bộ phận kế toán hoặc mỗi phòng ban riêng lẻ nào khác là vấn đề mà ban lãnh đạo Công ty tìm kiếm bấy lâu nay Giải pháp ERP là ưu tiên số một để giải quyết bài toán đó cho ban lãnh đạo công ty hiện nay, giúp doanh nghiệp giải quyết được tình trạng cô lập, ngắt quãng hoặc

“nghẽn mạch” giữa các bộ phận trong quá trình tương tác và truyền thông đồng thời có thể tiếp cận thông tin quản trị đáng tin cậy hay thể hiện tính hợp nhất trong doanh nghiệp thống nhất

Xuất phát từ nhu cầu thực tiễn tác giả nghiên cứu và chọn đề

tài “Tổ chức hệ thống thông tin kế toán theo định hướng ERP tại

Công ty Cổ phần Thương mại và Vận tải Petrolimex Đà Nẵng” để

thực hiện luận văn thạc sĩ

2 Mục tiêu nghiên cứu

- Hệ thống hoá cơ sở lý thuyết về hệ thống thông tin kế toán trong điều kiện ứng dụng ERP

- Đánh giá thực trạng và xác định nhu cầu tổ chức thông tin kế toán tại Công ty Cổ phần Thương mại và Vận tải Petrolimex Đà Nẵng

- Đề xuất giải pháp hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán theo định hướng ERP

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong

điều kiện ứng dụng hệ thống ERP

Phạm vi nghiên cứu: Công ty Cổ Phần Thương mại và Vận tải

Petrolimex Đà Nẵng với dữ liệu nghiên cứu trong năm 2017

4 Phương pháp nghiên cứu

Khảo cứu, tổng hợp các tài liệu, nghiên cứu lý luận về tổ chức

hệ thống thông tin kế toán trong điều kiện ứng dụng ERP

Bằng phương pháp nghiên cứu định tính: phỏng vấn trực tiếp các cán bộ công nhân viên tại công ty nhằm đánh giá thực trạng tổ chức hệ thống thông tin kế toán tại Công ty Từ đó, thông tin thu thập

sẽ được tổng hợp, phân tích, đánh giá… nhằm đề xuất giải pháp hoàn thiện tổ chức hệ thống thông tin kế toán theo định hướng ERP tại công ty

5 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài

Về mặt lý luận

Việc ứng dụng ERP là lĩnh vực nghiên cứu mới Hiện nay, chưa có một giáo trình tài liệu chính thống nào đề cập sâu về hệ thống thông tin kế toán trong điều kiện ứng dụng ERP Để góp phần

cung cấp thêm những thông tin lý luận trên, đề tài đã hệ thống hoá cơ sở lý thuyết hệ thống thông tin kế toán trong điều kiện ứng dụng ERP

Về mặt thực tiễn

Đề tài phân tích, đánh giá thực trạng hệ thống thông tin kế toán tại Công ty Cổ phần Thương mại và Vận Tải Petrolimex Đà Nẵng, bên cạnh đó nhận diện một cách đầy đủ nhất nhu cầu thông tin kế toán của tất cả các bộ phận liên quan tại Công ty Từ đó đề xuất giải pháp hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán theo định hướng ERP tại Công ty Các đề xuất này sẽ là căn cứ có ý nghĩa thực tiễn đối với Công ty trong quá trình chuyển đổi ứng dụng ERP

6 Bố cục luận văn

Ngoài phần mở đầu, kết luận và tài liệu tham khảo, luận văn gồm ba chương:

Chương 1: Cơ sở lý thuyết về hệ thống thông tin kế toán trong

điều kiện ứng dụng ERP

Chương 2: Đánh giá thực trạng hệ thống thông tin kế toán tại Công ty Cổ phần Thương mại và Vận tải Petrolimex Đà Nẵng Chương 3: Đề xuất giải pháp hoàn thiện hệ thống thông tin kế

toán theo định hướng ERP tại Công ty Cổ phần Thương mại và Vận tải Petrolimex Đà Nẵng

7 Tổng quan tài liệu nghiên cứu

ERP là một giải pháp hữu hiệu giúp cho doanh nghiệp đạt được nhiều lợi ích trong xu thế cạnh tranh và hội nhập quốc tế.Nhiều nghiên cứu đã phân tích và chứng minh những lợi ích của ERP đối với hệ thống thông tin kế toán từ việc triển khai hệ thống ERP Nghiên cứu của Colmeneres, L (2009) cho rằng lợi ích của ERP đối

với hệ thống thông tin kế toán là các báo cáo được cung cấp chính xác hơn Việc triển khai hệ thống ERP thường kéo theo sự cải tiến quá trình ra quyết định và sự liên kết của các bộ phận chức năng của doanh nghiệp Hơn nữa, ứng dụng ERP cũng sẽ làm tăng độ tin cậy của hệ thống thông tin kế toán thông qua việc bảo mật thông tin theo Alzoubi, A (2011)

Khi ứng dụng công nghệ thông tin nói chung và ERP nói riêng, cần phải thay đổi cách tiếp cận tổ chức HTTTKT, mà cách tiếp cận HTTTKT theo chu trình là cách tiếp cận mới, phù hợp để tăng cường chức năng phối hợp, trao đổi thông tin giữa các bộ phận này Cách tiếp cận này hướng đến các đối tượng sử dụng thông tin kế toán khác với việc tổ chức HTTTKT theo từng phần hành, theo dõi và cung cấp thông tin về từng đối tượng kế toán Điều này đã được phân tích làm

rõ trong nghiên cứu “Tiếp cận theo chu trình - Cơ sở để nâng cao

hiệu quả của hệ thống thông tin kế toán” của tác giả Nguyễn Mạnh

Toàn (2011) Nghiên cứu này tổ chức các hoạt động thành bốn chu trình cơ bản là chu trình bán hàng và thu tiền, chu trình mua hàng và thanh toán, chu trình sản xuất và chu trình tài chính Nghiên cứu này

là cơ sở để tác giả tổ chức các chu trình trong Công ty, định hướng tổ chức thông tin kế toán để đáp ứng đầy đủ chức năng của kế toán trong chu trình

Trong những năm gần đây, nghiên cứu về hệ thống thông tin

kế toán gắn liền với hệ thống ERP được quan tâm và công bố kết quả nghiên cứu nhiều hơn Trong nghiên cứu của tác giả Trần Thị Thanh Thuý (2011), bằng phương pháp định lượng tác giả thực hiện khảo sát 300 doanh nghiệp, nhận được sự phản hồi từ 204 trong đó chỉ có

19 doanh nghiệp ứng dụng ERP thành công Thông qua khảo sát này,

tác giả cho nhận định rằng phân hệ kế toán tài chính là phân hệ cơ bản có vai trò quan trọng trong ERP, thấy sự tác động mạnh mẽ của ERP đến tổ chức HTTTKT

Bên cạnh đó, cũng có nhiều tác giả nghiên cứu về tổ chức hệ thống thông tin kế toán theo định hướng ERP trong các doanh nghiệp Nghiên cứu của tác giả Huỳnh Thị Thanh Nguyên (2013), đây là nghiên cứu tại đơn vịứng dụng ERP, đã nêu lên những lợi ích mang lại từ việc ứng dụng này đồng thời giải pháp hoàn thiện để tăng cường hiệu quả của việc ứng dụng ERP vào tổ chức hệ thống thông tin kế toán tài chính và kế toán quản trị tại doanh nghiệp Cũng như nghiên cứu của tác giả Nguyễn Thị Ngọc Quỳnh (2015)

Qua các nghiên cứu trên, tác giả nhận thấy sự tác động của ERP đến việc tổ chức hệ thống thông tin kế toán là rất lớn, đòi hỏi hoàn thiện HTTTKT nhằm nâng cao hiệu quả công tác kế toán, nâng cao hiệu quả kinh doanh nhờ khả năng kiểm soát tốt hơn chi phí, công nợ, tối ưu hoá các nguồn lực hiện có Kế thừa từ những nghiên cứu trước cùng với hạn chế khi chưa có các nghiên cứu tìm hiểu cụ thể về nhu cầu thông tin kế toán của từng bộ phận chức năng trước khi ứng dụng ERP, để khi triển khai sẽ phát huy đầy đủ nhu cầu thông tin cần thiết Mỗi doanh nghiệp có đặc thù kinh doanh, vì vậy tác giả đã vận dụng vào thực tiễn của Công ty Cổ phần Thương mại

và Vận tải Petrolimex Đà Nẵng để tìm hiểu thực trạng HTTTKT, bên cạnh đó nhận diện nhu cầu sử dụng thông tin kế toán Từ đó đề xuất giải pháp hoàn thiện HTTTKT theo định hướng ERP tại Công ty

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG ERP

1.1 KHÁI QUÁT HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

HTTTKT là một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống

thông tin quản lí trong doanh nghiệp bao gồm nguồn nhân lực, các phương tiện, các phương pháp kế toán được tổ chức khoa học nhằm thu thập, xử lí và cung cấp thông tin về tình hình huy động và sử dụng vốn của doanh nghiệp cũng như kết quả hoạt động kinh doanh doanh nghiệp trong từng thời kì nhất định HTTTKT có mục tiêu, đầu vào, quy trình xử lý dữ liệu và đầu ra

1.2 HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP (Enterprise Resource Planning – ERP)

1.2.1 Khái niệm ERP

ERP là hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp giúp các doanh nghiệp quản lý, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh Bản chất ERP là một hệ thống tích hợp những chức năng khác nhau vào trong một hệ thống duy nhất

1.2.2 Đặc điểm của hệ thống ERP

Tính linh hoạt , tính toàn diện, tính liên kết

1.2.3 Cấu trúc của hệ thống ERP

Phân hệ kế toán, phân hệ mua hàng, phân hệ sản xuất, phân hệ bán hàng, phân hệ nhân sự, quản trị hệ thống

1.2.4 Sự cần thiết của ứng dụng ERP

Với những tính chất và đặc trưng như đã nêu ở trên, khi ứng dụng ERP vào công tác quản lý trong doanh nghiệp nói chung cũng

như công tác kế toán nói riêng, ERP đã thực sự phát huy tác dụng Lợi ích của việc ứng dụng phần mềm ERP có thể được tóm lược trên các khía cạnh sau đây: Tiếp cận thông tin quản lý đáng tin cậy, công tác kế toán chính xác hơn, cải tiến quản lý hàng tồn kho, tăng hiệu quả sản xuất, quản lý nhân sự hiệu quả hơn, các quy trình kinh doanh được xác định rõ ràng hơn

1.3 TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG ERP

1.3.1 Hệ thống chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ

a Hệ thống chứng từ

Trong điều kiện ứng dụng ERP, hệ thống chứng từ của doanh nghiệp bị ảnh hưởng trên nhiều phương diện: nội dung lập và xét duyệt chứng từ, hình thức của chứng từ, số liên được lập Ngoài bảy (07) yếu tố bắt buộc trên một bản chứng từ được quy định trong Luật

Kế toán, nội dung chứng từ còn có các yếu tố phi tài chính

b Quy trình luân chuyển chứng từ

Trong môi trường ERP, tất cả những quy trình này phải được chuẩn hóa trong mỗi nghiệp vụ kinh tế cụ thể Tùy thuộc vào đặc thù cũng như yêu cầu của nhà quản lý doanh nghiệp mà quy trình luân chuyển chứng từ sẽ khác nhau tại các doanh nghiệp khác nhau

1.3.2 Tổ chức cơ sở dữ liệu và mã hóa dữ liệu

a Cơ sở dữ liệu

Hệ thống ERP ghi nhận và xử lý thông tin theo nguyên tắc: nếu bước hoạt động trước chưa được ghi nhận dữ liệu vào hệ thống thì sẽ không có căn cứ để hệ thống cho phép bước hoạt động sau thực hiện Hệ thống ERP tích hợp tất cả các dữ liệu và quy trình của một

tổ chức vào trong một hệ thống hợp nhất

b Mã hóa dữ liệu

Trong hệ thống ERP, bộ mã xây dựng cho các đối tượng phát sinh phải nhất quán, thống nhất chung toàn bộ hệ thống

1.3.3 Hệ thống tài khoản kế toán

Hệ thống tài khoản với nhiều chiều thông tin Cấu trúc hệ thống tài khoản linh hoạt giúp nhà quản lý doanh nghiệp có thể dễ dàng phân tích và quản lý tài chính với mọi quy mô Điểm khác biệt giữa ERP so với kế toán truyền thống là việc sử dụng các tài khoản không thuộc hệ thống tài khoản chính thức của mình và xem đó là các tài khoản trung gian

1.3.4 Tổ chức hệ thống sổ và báo cáo kế toán

Với hệ thống ERP, việc cung cấp các báo cáo ảnh hưởng trên nhiều mặt: Nội dung, hình thức, thời gian, đối tượng cung cấp và sử dụng thông tin Do đặc điểm hạch toán kế toán đồng thời với thao tác nghiệp vụ trên hệ thống số liệu kế toán luôn phản ảnh kịp thời và trung thực các hoạt động sản xuất kinh doanh và có độ tin cậy cao

1.3.5 Tổ chức thông tin theo các chu trình

a Sự cần thiết phải tổ chức thông tin theo chu trình trong hệ thống ERP

b Các chu trình trong doanh nghiệp

Chu trình doanh thu

Hai chức năng chính của chu trình doanh thu là bán hàng và thu tiền Chu trình này liên quan đến 4 phân hệ: nhận đặt hàng, gửi hàng, lập hoá đơn và thu tiền Mục tiêu chủ yếu của chu trình doanh thu là phối hợp nhịp nhàng và hiệu quả giữa các bộ phận trong việc bán hàng, theo dõi thanh toán và thu tiền của khách hàng.Trong chu trình doanh thu liên quan đến mối quan hệ mật thiết giữa hệ thống

thông tin bán hàng thuộc phòng kinh doanh và hệ thống thông tin kế toán thuộc phòng kế toán (Hình 1.3)

Chu trình cung ứng

Hai chức năng chính của chu trình cung ứng là mua hàng và thanh toán tiền cho nhà cung cấp Chu trình này liên quan đến các phân hệ: mua hàng, nhận hàng, theo dõi thanh toán và chi tiền Mục tiêu của chu trình là tạo điều kiện thuận lợi cho việc mua hàng và thanh toán với nhà cung cấp khi phát sinh nhu cầu về nguyên liệu vật liệu, hàng hóa và dịch vụ Để thực hiện tốt các chức năng trên của chu trình, đòi hỏi phải có sự phối hợp đồng bộ giữa các bộ phận như:

bộ phận có nhu cầu, bộ phận mua hàng, bộ phận nhận hàng, quản lý kho hàng, kế toán hàng tồn kho, kế toán thanh toán, kế toán vốn bằng tiền và kế toán tổng hợp thông qua việc chia sẻ thông tin trong toàn

bộ chu trình (Hình 1.4)

Chu trình chuyển đổi

Chu trình chuyển đổi là quá trình biến đổi các yếu tố đầu vào trở thành đầu ra của doanh nghiệp được xem như chiếc cầu nối giữa chu trình cung ứng và chu trình doanh thu Chức năng chính của chu trình chuyển đổi là hạch toán chi phí phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh Để thực hiện tốt các chức năng trên, đòi hỏi các bộ phận có liên quan như bộ phận nhân sự, kế toán tài sản cố định, kế toán thanh toán, kế toán hàng tồn kho, thủ kho và các bộ phận khác

có liên quan phải phối hợp với nhau một cách chặt chẽ

Chu trình tài chính

Chức năng chính của chu trình tài chính là huy động vốn và sử dụng nguồn vốn đó một cách có hiệu quả Để thực hiện tốt chu trình tài chính, đòi hỏi phần mềm phải xử lý được các bút toán trùng trong

công tác kế toán, tính toán và cập nhật số dư của các tài khoản đồng thời kết chuyển dữ liệu trên tài khoản tổng hợp

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1

Trong chương này, tác giả đã trình bày những lý luận cơ bản

về hệ thống thông tin kế toán, hệ thống ERP Đặc biệt, tác giả đã chú trọng làm rõ việc tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong điều kiện ứng dụng ERP Từ đó, làm rõ tầm quan trọng của việc ứng dụng hệ thống ERP vào hệ thống thông tin của doanh nghiệp Khi ứng dụng ERP, tổ chức thông tin kế toán phải thay đổi, hướng đến việc tổ chức dữ liệu kế toán, quy trình xử lý và cung cấp thông tin kế toán theo chu trình trên cơ sở mối quan hệ thông tin giữa bộ phận kế toán với các bộ phận chức năng khác trong Công ty nhằm nâng cao hiệu quả công tác kế toán nói riêng và công tác quản lý nói chung tại doanh nghiệp Tất cả những vấn đề lý luận trong chương này là cơ sở để tác giả phân tích thực trạng tại Công ty và đề xuất giải pháp nhằm tổ chức hệ thống thông tin kế toán theo định hướng ERP tại Công ty Cổ phần Thương mại và Vận tải Petrolimex Đà Nẵng trong chương tiếp theo