Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty cổ phần dược phẩm danapha (tt)

T những l do đó, t i đã vận d ng l thuyết về hệ thống th ng tin để thực hiện đề tài “Hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong chu trình doanh thu tại Công ty Cổ phần Dược phẩm Danapha

TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN

Mã số: 60.34.03.01

Đà Nẵng - 2017

Công trình được hoàn thành tại

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ, ĐHĐN

Người hướng dẫn KH: PGS TS NGUYỄN MẠNH TOÀN

Phản biện 1: TS Huỳnh Thị Hồng Hạnh

Phản biện 2: PGS TS Nguyễn Thị Hồng Nga

Luận văn đã được bảo vệ trước Hội đồng chấm Luận văn tốt nghiệp Thạc sĩ Kế toán họp tại Trường Đại học Kinh tế, Đại học Đà Nẵng vào ngày 26 tháng 8 năm 2017

Có thể tìm hiểu luận văn tại:

- Trung tâm Thông tin - Học liệu, Đại học Đà Nẵng

- Thư viện trường Đại học Kinh tế, Đại học Đà Nẵng

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

C ng ty C ph n ược ph m anapha được thành lập t năm

1 65, t uất phát điểm là một nghiệp nh ph c v háng chiến tại hu vực Quảng Nam - Đà Nẵng nhiều hó hăn nhưng anapha

đã tạo được sự n i bật cho riêng mình giữa hơn 200 doanh nghiệp bào chế và sản uất dược ph m h p cả nước và hiện là nhà sản uất

và cung cấp dược ph m uy t n tại Việt Nam Trong những năm g n

đ y, c ng ty mở rộng chi nhánh c a mình trên h p cả nước, và trong tương lai là thị trường nước ngoài nên việc áp d ng c ng nghệ

th ng tin trong c ng tác tài ch nh - ế toán là thật sự c n thiết

M c d việc s d ng ph n mềm đã gi p cho bộ phận ế toán

nói chung và nh n viên ế toán chu trình doanh thu nói riêng giảm

bớt được ph n nào hối lượng c ng việc, nhưng bên cạnh đó v n c n một số hạn chế

, giá bán sản ph m chưa có sự ph n biệt giá cho t ng

đối tượng hách hàng C ng ty đưa ra một m c giá cố định và áp

d ng cho tất cả các chi nhánh trên toàn quốc, m c giá này được áp

d ng cho tất cả các hách hàng Tuy nhiên giá chiết hấu theo đơn hàng lại thay đ i ph thuộc vào việc ết hợp đồng giữa c ng ty và hách hàng, và người có ch c năng quy định giá chiết hấu này là trưởng chi nhánh Như vậy, giá chiết hấu có thể thay đ i ph thuộc vào trưởng chi nhánh

, c ng tác iểm soát nội bộ rất t được s d ng vào quy

trình doanh thu và bán hàng với m c đ ch giảm thiểu những r i ro có thể ảy ra

, quy trình iểm tra t n d ng được thực hiện vào cuối

m i tháng nhưng lại h ng được thực hiện m i hi hách hàng đ t

đơn hàng Điều này có thể ảy ra r i ro bán hàng cho hách hàng

h ng có hả năng thanh toán nợ ho c g n đến m c h ng có hả năng thanh toán nợ

Vì vậy t ch c hệ thống th ng tin như thế nào để gi p ế toán

ác định đ ng giá sản ph m áp cho t ng loại hách hàng, đồng thời làm cách nào thu đ và đ ng hạn tiền c a hách hàng nh m gi p đảm bảo nguồn lực và vốn cho c ng ty là những vấn đề đáng quan tâm

T những l do đó, t i đã vận d ng l thuyết về hệ thống

th ng tin để thực hiện đề tài “Hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán

trong chu trình doanh thu tại Công ty Cổ phần Dược phẩm Danapha”

2 Mục tiêu nghiên cứu

- Khảo sát và đánh giá thực trạng hệ thống th ng tin ế toán trong chu trình doanh thu tại C ng ty c ph n ược ph m anapha

- Đề uất hướng giải quyết, thiết ế chu trình mới nh m giải quyết những hạn chế về ba vấn đề : giá bán sản ph m, c ng tác iểm soát nội bộ và quy trình iểm tra t n d ng trong chu trình bán hàng

và thu tiền tại c ng ty

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Về đối tượng: Nghiên c u t ch c th ng tin ế toán chu trình doanh thu và t ch c c ng tác ế toán bán hàng thu tiền tại các

C ng ty sản uất và inh doanh dược ph m

- Về phạm vi nghiên c u : Luận văn nghiên c u trong phạm vi chu trình doanh thu tại C ng ty C ph n dược anapha

4 Phương pháp nghiên cứu

- p d ng phương pháp ph n t ch các thành ph n c a hệ thống th ng tin ế toán, quan sát t ng thể để tìm hiểu cách th c quản

l , t ch c thực hiện chu trình doanh thu

- Ph ng vấn nh n viên ế toán ở và trình dược viên để tìm hiểu mối quan hệ giữa các bộ phận và chu trình doanh thu chi tiết được thực hiện như thế nào

- S d ng sơ đồ d ng dữ liệu, lưu đồ để m tả quy trình lu n chuyển ch ng t trong chu trình doanh thu và mối quan hệ c a chu trình này với các chu trình hác

5 ngh a hoa h c và thực tiễn đề tài

Khái quát iến th c chung về hệ thống th ng tin ế toán nói chung và trong chu trình doanh thu nói riêng T ết quả nghiên c u tác giả đưa ra được những đánh giá về hệ thống th ng tin ế toán trong doanh nghiệp và những giải pháp iến nghị để hoàn thiện hệ thống th ng tin ế toán trong chu trình doanh thu

6 Kết cấu đề tài

Luận văn được chia thành ba chương

Chương 1 : Cơ sở l luận về t ch c th ng tin ế toán trong chu trình doanh thu

Chương 2 : Thực trạng hệ thống th ng tin ế toán chu trình doanh thu tại C ng ty C ph n ược ph m anapha

Chương 3 : Giải pháp hoàn thiện hệ thống th ng tin ế toán chu trình doanh thu tại C ng ty C ph n ược ph m anapha

7 Tổng quan tài liệu nghiên cứu

T nh đến thời điểm hiện nay, có các đề tài và bài báo nghiên

c u liên quan đến đề tài trên như sau:

- Đề tài “Hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán t ong ch

t nh án hàng à th ti n tại công ty cổ phần ym pha co” [1]

c a Phạm Lê Hoài

- ài báo “ y ng hệ th ng thông tin kế toán oanh

nghiệp tại iệt am hiện nay” 2 c a ThS Nguyễn Thị Phương

Thảo hái quát thực trạng hệ thống th ng tin ế toán tài ch nh doanh nghiệp Việt Nam

- ài báo “ ác ng c a hệ th ng thông tin kế toán ến mức

gian n à ai t t ong các oanh nghiệp nh à a tại Hà i” 3 c a Ng Thị Thu H ng, Lê Thị Kim Sơn, Nguyễn Thị Thuỳ

- Giáo trình “Hệ th ng thông tin kế toán” 4 c a TS

Nguyễn Mạnh Toàn và Th.S Huỳnh Thị Hồng Hạnh

ựa trên cơ sở l luận về hệ thống th ng tin ế toán, tham

hảo những đề tài, bài báo có liên quan, luận văn “Hoàn thiện hệ

th ng thông tin kế toán ch t nh doanh thu tại Công ty Cổ phần Dược phẩm Danapha” đã hái quát những vấn đề l luận cơ bản,

đánh giá thực trạng c ng tác ế toán chu trình doanh thu Công ty , đồng thời đưa ra các giải pháp t ch c c ng tác ế toán chu trình doanh thu T ết quả các phương pháp nghiên c u s gi p tác giả đưa ra được những đánh giá về hệ thống th ng tin ế toán trong doanh nghiệp và đưa ra những giải pháp iến nghị để hoàn thiện hệ thống th ng tin trong chu trình doanh thu

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ L LUẬN VỀ TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH DOANH THU TẠI CÁC DOANH

NGHIỆP 1.1 GIỚI THIỆU VỀ CHU TRÌNH DOANH THU

1.1.1 Mục tiêu của chu trình doanh thu

Nội dung trong chu trình doanh thu gồm ghi nhận đơn đ t hàng, iểm tra t n d ng c a hách hàng trước hi mua hàng, giao hàng, lập hóa đơn và thu tiền với m c tiêu ch yếu là phối hợp nhịp nhàng và hiệu quả giữa các bộ phận trong việc bán hàng, theo dõi thanh toán và thu tiền c a hách hàng

1.1.2 Các chức năng chính của một chu trình doanh thu

Giới thiệu các ch c các ch c năng ch nh c a chu trình doanh thu

a h n ơn ặt hàng

Đ y là bước đ u tiên trong chu trình doanh thu, thường được thực hiện bởi bộ phận bán hàng thuộc Ph ng inh doanh

i m t a t n ng à t n kho

Có các tình huống ảy ra sau đ y:

- Nếu hách hàng là người mua mới, nh n viên bán hàng phải báo cáo với nhà quản l em t riêng cho trường hợp này

- Nếu đơn đ t hàng được nhận t hách hàng thường uyên thì nh n viên bán hàng tiến hành iểm tra t n d ng liên quan đến

hàng cho hách đ ng thời lập Giấy báo g i hàng để g i m hàng hóa Giấy báo g i hàng có thể là bản sao c a Phiếu uất ho ho c vận đơn Ngoài ra, các ch ng t chi ph liên quan đến vệc vận chuyển s được tập hợp và chuyển về ph ng ế toán để thanh toán và theo dõi

g h o i các kho n ph i th khách hàng

Khoản phải thu hách hàng được theo dõi theo hai cách:

 Theo dõi theo t ng hóa đơn : Phương pháp này cho ph p theo dõi tất cả các hóa đơn chưa thanh toán và ph n t ch theo thời hạn nợ

 Kết chuyển số dư : Theo dõi t ng số dư đ u ì, t ng số nợ phát sinh trong ì, t ng số tiền đã thanh toán và số c n nợ c a m i hách hàng vào cuối ì

h h n ti n thanh toán

- Khách hàng thanh toán b ng tiền m t, bộ phận ế toán tiền

m t lập phiếu thu và th qu tiến hành thu tiền Phiếu thu được lập thành nhiều liên, 1 liên giao cho hách và các liên c n lại được s

d ng để hạch toán, lưu trữ tại bộ phận ế toán

- Khách hàng thanh toán b ng chuyển hoản, ế toán tiền g i

ng n hàng căn c vào giấy báo có c a ng n hàng để tiến hành hạch toán vào s ế toán, đồng thời th ng báo cho bộ phận ế toán theo dõi c ng nợ để cập nhập tình hình thanh toán c a hách hàng

1.1.3 Mối quan hệ giữa các bộ phận trong chu trình doanh thu

Chu trình doanh thu có mối liên hệ mật thiết với th ng tin bán hàng thuộc ph ng inh doanh và hệ thống th ng tin ế toán thuộc

ph ng ế toán

- Kiểm soát chu trình bán hàng và thu tiền

- Gian lận và sai sót là những vấn đề lu n tồn tại trong quá trình hoạt động c a doanh nghiệp Những hành động này d v tình hay cố , lu n g y ra những tác động tiêu cực đến các doanh nghiệp

t những t n thất về m t tài ch nh đến m c độ nghiêm trọng hơn là

sự phá sản

- Hệ thống th ng tin ế toán có những ảnh hưởng rất lớn đến

t n suất ảy ra gian lận và sai sót tại các doanh nghiêp, trong đó đáng

ể nhất là m c độ ng d ng c ng nghệ th ng tin và vai tr c a nhà quản l trong ế toán

- Mục tiêu iểm soát chu trình doanh thu

- M c tiê ki m oát n i ới nghiệp án hàng

- Để ngăn ng a những sai sót và gian lận trong nghiệp v bán hàng c n thiết lập các ch nh sách và th t c nh m đạt được các m c tiêu c thể trong nghiệp v bán hàng

- M c tiê ki m oát n i ới nghiệp th ti n

- Đối với nghiệp v thu tiền yêu c u đ t ra là phải thu đ ng, thu đ và thu ịp thời C n thiết lập các ch nh sách và th t c để đạt được m c tiêu c thể

1.2 TỔ CHỨC THÔNG TIN K TOÁN TRONG CHU TRÌNH

1.2.2 Hệ thống giao hàng

Hoạt động này s tiến hàng uất ho, giao hàng hoác cho hách đồng thời ác nhận nội dung thực hiện thực tế c a quá trình cung cấp hàng hóa, dịch v

1.2.3 Hệ thống lập hóa đơn

Ở hoạt động này s t ch c ghi nhận nghiệp v bán hàng, cung cấp dịch v đã được thực hiện nh m ác nhận, theo dõi, quản l và đánh giá quá trình bán hàng, cung cấp dịch v cho hách hàng

1.2.4 Hệ thống theo dõi công nợ và thu tiền

Căn c vào nội dung hoạt động bán hàng đã thực hiện và được

t ch c theo dõi để thực hiện hoạt động thu tiền c a hách hàng Yêu

c u c a hoạt động thu tiền là đảm bảo thu đ y đ , ch nh ác, ịp thời những hoạt động bán hàng, cung cấp dịch v đã thực hiện cũng như

phản ánh đ ng thực tế tình hình thanh toán c a hách hàng

TÓM TẮT CHƯƠNG 1

Chu trình doanh thu ghi nhận những nghiệp v inh tế phát sinh liên quan đến việc bán hàng và thanh toán tiền c a hách hàng Một c ng ty nếu thiết ế tốt chu trình bán hàng và thu tiền s đảm bảo cho việc bán hàng và thanh toán tiền c a hách hàng được thực hiện nhanh chóng, ch nh ác và lu n được iểm soát

Trong CH NG 1 c a luận văn, tác giá đã hái quát cơ sở l luận về t ch c th ng tin ế toán trong doanh nghiệp t m c tiêu, các

ch c năng ch nh c a một chu trình bán hàng và thu tiền, mối quan hệ giữa các bộ phận trong chu trình bán hàng và thu tiền cho đến iểm soát chu trình doanh thu Đ y được em là cơ sở để đánh giá thực trạng và nghiên c u các giải pháp hoàn thiện hệ thống th ng tin ế toán tại C ng ty C ph n dược anapha

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN CHU TRÌNH DOANH THU TẠI CÔNG TY

Chức năng, nhiệm , ứ mệnh c a Công ty

* Chức năng c a công ty

C ng ty C Ph n ược anapha chuyên sản uất, inh doanh

và uất nhập h u các m t hàng thuốc chữa bệnh, m ph m, nguyên liệu sản uất thuốc và bao bì dược ph m, t ch c sản uất thuốc có chất lượng theo đ ng hồ sơ đăng , các quy định c a nhà nước và theo yêu c u c a GMP

* hiệm c a Công ty

* Sứ mệnh c a Công ty

2.1.2 Đặc điểm sản xuất inh doanh của Công ty

Mọi h u c a quá trình sản uất và bảo quản sản ph m phải

tu n th theo những quy t c do ộ Y tế đề ra

2.1.3 Tổ chức quản lý tại Công ty

Cơ cấu t ch c c a C ng ty hiện nay có Hội đồng c đ ng, Hội đồng quản trị và T ng Giám đốc điều hành toàn bộ hoạt động

c a C ng ty Gi p việc cho Giám đốc là các Phó T ng Giám đốc và

các ph ng ban ch c năng như: Ph ng Kế hoạch sản uất, Ph ng Marketing, Phòng Tài chính – Kế toán, …

a ổ chức máy kế toán tại tổng công ty

Tại ph ng ế toán c a t ng c ng ty, m i bộ phận ế toán thực hiện thu nhận, l th ng tin liên quan tới đối tượng ế toán thuộc công ty

ổ chức máy kế toán tại m i chi nhánh

Hiện tại, C ng ty có 5 chi nhánh ở Hà Nội, Hồ Ch Minh, Đà Nẵng, Thanh Hóa và Khánh H a Ở m i chi nhánh gồm có bộ phận

ế toán và bộ phận bán hàng gồm các trình dược viên

2.2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC T CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN CHU TRÌNH DOANH THU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DƢỢC DANAPHA

c a hách hàng được lấy theo số mã v ng và được đánh số b t đ u

t số th tự 1 V d , nếu hách hàng là bệnh viện Đa hoa Đà Nẵng,

Đà Nẵng có mã v ng là 0511, mã hách hàng là 05110001

Loại đối tượng : có ba đối tượng : hách hàng, nhà cung cấp

và nhóm hác Tương ng với đối tượng hách hàng mã loại đối tượng là 1

Giới hạn nợ và Hạn thanh toán : dữ liệu được cập nhập dựa trên Hợp đồng inh tế được ết

c h c t ạng anh m c n phẩm

Mã sản ph m: Mã sản ph m được ph n loại theo ch c năng, bao gồm nhóm thuốc hác nhau được đánh số th tự t 01 đến 0 Tên sản ph m : Th ng tin về giá bán sản ph m được t ng

c ng ty ban hành cố định và áp d ng cho tất cả các chi nhánh trên toàn quốc

Loại sản ph m: Nh m m c đ ch iểm ê và ph n loại các tất

cả vật liệu, thành ph m có trong ho mà Loại sản ph m s được ph n thành hai loại và đánh số : 01 là Loại vật liệu, 02 là loại thành ph m Nhóm sản ph m : Nhóm sản ph m được ph n loại theo ch c năng, nh m m c đ ch biết được sản ph m đó n m trong nhóm sản

ph m nào

2.2.3 Thực trạng chu trình doanh thu

C ng ty hoạt động sản uất và cung cấp nhiều loại dược ph m cho các hách hàng là các bệnh viện lớn và các nhà thuốc tư và các

ph ng mạch ên cạnh việc cung cấp dược ph m cho bệnh viện lớn, việc bán dược ph m cho các ph ng hám nh và các hiệu thuốc cũng được c ng ty hết s c đ u tư Để quản l việc bán hàng và thu tiền cho các c a hàng thuốc và ph ng hám này c ng ty đã y dựng đội ngũ trình dược viên…để t đó thực hiện tìm iếm được nhiều đơn

1 Văn bản hợp đồng m theo anh m c hàng hóa và các

Ph l c

2 Quyết định phê duyệt ết quả đấu th u

3 Th ng báo tr ng th u

Những nội dung ch nh c a một hợp đồng inh tế gồm có :

- Thời gian thực hiện hợp đồng

- Giá trị c a hợp đồng

- Điều iện bàn giao hàng hóa, thanh toán, thanh l hợp đồng,

chiết hấu hàng mua

b i m t a t n kho

- Nếu hách hàng là người mua mới, ế toán bán hàng s cập nhập th ng tin hách hàng vào hệ thống Khi nhận được Đơn đ t hàng, ế toán bán hàng chịu trách nhiệm tiến hành iểm tra hàng có

đ trong ho như yêu c u c a hách hàng hay h ng Kế toán bán hàng tiến hành lập hóa đơn cho những m t hàng sẵn có ở ho và g i đến bộ phận ho

c.Ch ẩn hàng

ựa trên Đơn đ t hàng và các liên c a Hóa đơn mà th ho tiến hàng lập Phiếu uất, nh n viên ho chu n bị hàng theo đ ng số lượng, ch ng loại, đóng gói theo yêu c u y tế

d iao hàng

Khi tiến hàng giao hàng cho hách, nh n viên s giao hàng

m theo Phiếu uất và 2 liên c n lại c a hóa đơn để hách hàng nhận Một liên c a hóa đơn được hách hàng giữ, liên c n lại c ng với Phiếu uất được g i về cho ế toán c ng nợ để thực hiện lưu trữ

và theo dõi thanh toán

2.2.5 Thực trạng quy trình quản lý công nợ và thu tiền

n công nợ khách hàng: Khi nhận đơn đ t hàng, ế

toán cập nhập dữ liệu vào ph n mềm Khi đơn đ t hàng đã được thực