CHƯƠNG 5

Có thể chắc chắn một điều là nếu chúng ta không quản lý và kiểm soát được thời gian của chính mình, chúng ta sẽ thấy khó khăn hơn trong việc kiểm soát và quản lý những thứ khác.. Không c

CHƯƠNG 5: QUẢN TRỊ THỜI GIAN

 Mục tiêu:

- Trình bày được khái niệm và ý nghĩa của việc quản trị thời gian;

- Giải thích được các nguyên nhân làm mất thời gian;

- Giải được các phương pháp quản trị thời gian

 Nội dung:

5.1 TẠI SAO PHẢI QUẢN TRỊ THỜI GIAN ?

5.1.1 Khái niệm về quản trị thời gian

Nói một cách đơn giản nhất, Quản trị

thời gian có nghĩa là kiểm soát tốt hơn cách

sử dụng thời gian và đưa ra những quyết định

sáng suốt về cách sử dụng nó

Nói theo các chức năng của quản trị,

Quản trị thời gian là một tiến trình hoạch

định, tổ chức, và kiểm soát việc sử dụng quỹ thời gian vô giá của chính mình một cách có hiệu quả

5.1.2 Tại sao phải quản trị thời gian ?

Đã bao nhiêu lần chúng ta nói rằng: "Giá mà thời gian trong ngày dài hơn thì tốt!".Chúng ta luôn phải đối mặt với những thời gian chót cũng như các vấn đề cần phải giải quyết Lúc nào cũng phải làm cho kịp thời hạn, phải giải quyết cho xong các vấn đề và lúc nào cũng có các đòi hỏi đặt ra trên quỹ đạo thời gian có hạn Nhưng thành thật mà nói nhiều người trong chúng ta đã phải công nhận rằng chúng ta chưa bao giờ dành thời gian để suy nghĩ về cách thức sử dụng thời gian của mình sao cho tốt hơn Chúng ta làm việc theo những kiểu nhất định chúng ta tìm cách để đương đầu với công việc hằng ngày và tự bằng lòng để mọi việc diễn

ra như là chúng vốn thế

Trong số tất cả các nguồn lực mà nhà quản lý có thể sử dụng, thời gian là thứ quý giá nhất và cũng là thứ khó nhất để có thể sử dụng sao cho tốt Thời gian là một dạng tài nguyên đặc biệt của tất cả mọi người, nó là “nhân tố không suy suyễn

và không co giãn nhất trong cuộc sống của chúng ta” (Chaplin Tyler) Chẳng ai có thể làm cho thời gian tăng thêm hoặc thu ngắn lại Một ngày có 24 giờ, mỗi tuần chỉ có 7 ngày và sẽ không bao giờ thay đổi Khi thời gian trôi đi vô ích nó sẽ không bao giờ có thể quay lại nữa Có thể chắc chắn một điều là nếu chúng ta không quản

lý và kiểm soát được thời gian của chính mình, chúng ta sẽ thấy khó khăn hơn trong việc kiểm soát và quản lý những thứ khác

Quản lý thời gian hiệu quả đem lại nhiều lợi ích thuyết phục như tăng hiệu quả công việc, tăng niềm vui trong công việc, tăng năng suất cá nhân và tập thế, dành thời gian cho các hoạt động riêng tư của mỗi người, giảm căng thẳng Quản

lý thời gian hiệu quả sẽ giúp chúng ta có thời gian suy nghĩ thêm cho các công việc quan trọng cũng như thời gian dành cho các việc riêng

5.1.3 Nguyên nhân làm mất thời gian

5.1.3.1 Không có mục tiêu, thứ tự ưu tiên, không lập kế hoạch làm việc:

Không xác định được mục tiêu đúng đắn, rõ ràng những công việc mình cần làm là một trong những nguyên nhân mà nhiều người mắc phải Chúng ta thường mang suy nghĩ làm tới đâu tính tới đó nên thường không có mục tiêu nhất định để lập kế hoạch làm việc cho bản thân, bỏ sót những công việc quan trọng là vấn đề thường thấy do không phải ai cũng có trí nhớ tốt, sự loay hoay khi làm việc hay làm việc màkhông biết tiếp theo phải làm gì làm tiêu tốn nhiều thời gian ảnh hưởng kết quả và những công việc khác Tuy nhiên công việc lên kế hoạch không phải lúc nào cũng cứng nhắc là phải làm việc này việc kia vào thời điểm này hay thời điểm khác, mà đôi khi ta phải biết điều chỉnh linh hoạt cho phù hợp khi có những tình huống bất ngờ tới, phù hợp với tình trạng công việc, không nên mượn

lý do để tự biện hộ cho sự lười biếng, chậm chạp làm hỏng kế hoạch

Rất đơn giản để đưa ra một danh sách công việc cần làm, nhưng điều quan trọng hơn đó là phải làm công việc nào trước tiên? Liệt kê mức độ quan trọng của từng công việc theo thứ tự ưu tiên là vô cùng quan trọng khi lập kế hoạch làm việc Khi không có thứ tự ưu tiên trước sau, chúng ta thường làm việc theo cảm hứng,

dẫn đến trì trệ các công việc quan trọng, ảnh hưởng đến các kế hoạch khác khi có quá nhiều việc linh tinh xen lẫn không có thứ tự

Lập kế hoạch là việc làm cần thiết nhưng phải thực hiện kế hoạch đã đề ra, nhưng khá nhiều người không làm, mà chỉ nghĩ nhiều Điều này cũng không tốt, phương châm của quản trị thời gian là: Làm nhiều, nghĩ ít (Do more, think less!) Khi chúng ta đã suy nghĩ và lập ra một danh sách công việc cần làm, hãy bắt tay thực hiện ngay và cứ theo danh sách đó mà làm

5.1.3.2 Các cuộc gặp gỡ không cần thiết/ khách không mời:

Mối quan hệ với mọi người là điều không thể thiếu trong cuộc sống thường nhật, nhưng cũng không phải vì vậy là chúng ta nhận lời mời của tất cả mọi người, hay bất cứ ai.Vì đôi khi cuộc gặp gỡ là không cần thiết hoặc người khách đó làm ảnh hưởng đến công việc của mình thì đó lại là vấn đề Đôi khi chỉ có một nhóm bạn nhưng chúng ta lại đi chơi, bia rượu suốt tuần, hôm nhà người này, mai nhà người kia, tiệc này, tiệc khác, tiêu tốn biết bao nhiêu thời gian nhưng thu lại được điều chi có ích hay các cuộc vui vẻ đó? Không ai không có bạn bè và những cuộc vui nhưng nếu không biết cách dừng lại, chúng ta không chỉ tốn thời gian, tiền bạc, tốn cả sức khỏe mà lại không cải thiện được gì Chúng ta có thể gặp gỡ vui chơi khi cần thiết, khi rảnh rỗi và có thể làm việc hiệu quả hơn, có thể thư giãn nhiều hơn nếu biết sắp xếp hợp lý thời gian biểu của mình

Khách không mời cũng là nguyên nhân gây tiêu tốn thời gian, đôi khi một người bạn cũ, một người thân hay một ai đó quen biết bất ngờ ghé thăm, việc tiếp đón họ là điều không thể thiếu Nhưng chúng ta phải biết cách phân bổ thời gian và tùy hoàn cảnh mà có cách giải quyết tốt nhất, làm sao để người khách ra về trong

sự niềm nở, hiếu khách của chủ nhà nhưng phần công việc dở dang của chúng ta vẫn hoàn thành theo đúng kế hoạch, đó là điều rất đáng lưu tâm

5.1.3.3 Điện thoại/ internet quá lâu:

Đang làm việclại có cuộc gọi từ bạn bè, người thân, nếu chỉ nói trong ít phút thì không có gì để nói, tình trạng “nấu cháo” mới là điều đáng quan tâm Nó lấy đi của chúng ta từ mấy mươi phút đến vài giờ đồng hồ, thu về những thứ phần lớn là

vô bổ còn công việc thì bị gián đoạn, trễ nãi Khi thời đại công nghệ thông tin phát triển thì điện thoại càng nhiều chức năng hơn, nhiều những ứng dụng, những trò chơi, hay những tiện ích giải… rất nhiều người suốt ngày cầm chiếc điện thoại trong tay, nhắn tin, “tám chuyện”, chơi game, lướt web,… bỏ khá nhiều thời gian vào chiếc điện thoại mà không suy nghĩ rằng mình đang bỏ rơi công việc ở phía sau Internet cũng là một nhân tố góp phần làm chúng ta mất tập trung trong công việc của mình Nó mang lại rất nhiều lợi ích khi chúng ta biết cách sử dụng nó hợp

lý Đôi khi ngồi vào máy tính làm việc, chúng ta lại đồng thời lướt web xem tin tức, tin hay rồi lại tin giật gân, bóng đá, mạng xã hội,… những thứ cuốn chúng ta

ra khỏi suy nghĩ ban đầu là mở máy làm việc, chúng ta thường nghĩ là chỉ xem qua nắm tin đôi chút rồi quay lại làm việc nhưng rất rất nhiều người không làm được thế

5.1.3.4 Nơi làm việc kém tổ chức:

Những vật làm bừa bộn văn phòng tích tụ rất nhanh Trong văn phòng, không thể chấp nhận hoặc biện minh gì cho tình trạng bừa bộn Có quá nhiều loại tạp chí chuyên ngành thường hay được cất giữ, nhưng ít khi được đọc tới, ngăn kéo bàn làm việc thì chứa một lượng đáng kể những thứ không cần thiết Chúng ta nghĩ sao khi buổi sáng bước vào công ty, nhìn vào bàn làm việc lại thấy một khối bề bộn, linh tinh, giấy báo, hồ sơ, lại có loạt thư tín cần trả lời, thêm vào hồ sơ tồn đọng của ngày trước… sẽ thật sự mệt mỏi và uể oải khi phải ngồi vào giữa khối bề bộn đó, có chắc chúng ta giữ được tinh thần làm việc tốt hay không? Và khi cần tìm một tài liệu, hồ sơ hay một vật gì đó, chắc chắn sẽ rất mất thời gian

5.1.3.5 Tính trì hoãn khi làm việc:

Căn bệnh trì hoãn là một trong những yếu tố gây mất thời gian nhất Những kiểu suy nghĩ “Tôi sẽ làm việc đó vào ngày mai” ăn sâu vào suy nghĩ rất nhiều người, nó làm cho bản thân chúng ta trở nên chủ quan, ỷ lại; điều đó lặp đi lặp lại nhiều lần, vô tình biến chúng ta trở thành những con người chậm chạp, ì ạch, luôn trễ trong mọi hoạt động, đặc biệt là trong công việc Khi gặp một công việc không

ưa thích, hay công việc đó quá khó hoặc quá dễ, hoặc tính khẩn cấp công việc

không quá cao…chúng ta thường có lối nghĩ đợi đến lúc khác hay đợi đến ngày mai khi có cảm hứng thì sẽ bắt đầu công việc Vấn đề ở đây là chúng ta trì hoãn hành động trong khi đó lại thụ động chờ đợi một trạng thái cảm xúc không thể dự đoán được vào ngày mai Chắc gì tâm trạng ngày mai đã tốt hơn hôm nay? Biết đâu ngày mai có công việc đột xuất? Chính sự trì hoãn nhiều lần đã làm chúng ta trở thành người thiếu trách nhiệm với bản thân, chúng ta đã phung phí đi những khoảng thời gian mà đáng ra có thể làm những việc có ý nghĩa và thay vào đó là những suy nghĩ ỷ lại, phó mặc, ngày mai hẳn lo… để làm những công việc vô bổ, hoặc những công việc không đúng nơi, đúng lúc

5.1.3.6 Tính cầu toàn:

Ai cũng thích công việc được thực hiện hoàn hảo Nhưng nếu quá lo lắng hoàn thiện công việc thì có thể mất thời gian vô ích Khi hướng tới sự quá hoàn

mỹ, thường nhà quản trị hành chính sẽ quên đi sự giao việc và ủy quyền vì nghĩ ra công việc sẽ không tốt nếu không được giám sát chặt chẽ Nhiều người có ý nghĩ lùi thời hạn lại để công việc được hoàn hảo hơn và như thế lại càng mất thời gian

để làm các công việc quan trọng khác

5.1.3.7 Không biết giao việc và ủy quyền:

Nguyên nhân này xuất phát từ lý do thiếu lòng tin của cấp lãnh đạo đối với cấp dưới Thường thì nhà lãnh đạo cho rằng mình làm việc này tốt hơn cấp dưới Ngoài ra, nhiều nhà lãnh đạo không chắc chắn vào người nào để giao việc Một vài nhân viên được giao quá nhiều việc, một số khác thì quá thong dong Một số nhà lãnh đạo khác thì chỉ giao cho nhân viên những việc lặt vặt vô nghĩa hay giao những việc mang tính quá thử thách, quá phức tạp cho các nhân viên có kinh nghiệm Cả hai điều này đều không tốt Về phía nhân viên, nếu được giao những việc lặt vặt vô nghĩa họ sẽ kém nhiệt tình, không sốt sắng và sẽ trì hoãn đến phút chót ; ngược lại, nếu giao những việc vượt quá với khả năng, nhân viên sẽ không biết cách giải quyết công việc sao cho nhanh chóng và hiệu quả Họ lúng túng, khổ

sở xoay trở, làm sai rồi sửa đi sửa lại cho tới khi đạt thì nhiều khi đã trễ hạn

5.1.3.8 Không biết nói « không »:

Do hứa hẹn quá nhiều, nhiều người bị quá tải vì có quá nhiều việc họ nói

“có” trong khi đáng lẽ ra họ phải nói “không” Bao nhiêu lần chúng ta nói “có” với một số việc và sau đó lại cảm thấy hối tiếc? Vì vậy trước khi hứa hẹn làm một công việc mới, hãy ngừng lại để suy nghĩ một chút trước khi đưa ra câu trả lời của mình Điều này sẽ tránh cho chúng ta khỏi bị làm quá nhiều việc

5.1.3.9 Không biết tổ chức họp:

Hiện nay, nhiều cơ quan, công ty họp hành triền miên đã trở thành nỗi ám ảnh của không ít người Nhiều cuộc họp chỉ mang tính hình thức, vô bổ và kéo dài

lê thê Nhìn vào lịch làm việc của một số nhà lãnh đạo thì thấy ít nhất mỗi tuần phải họp nhiều cuộc, ngày nào cũng họp Vậy còn đây thời gian cho các việc quan trọng khác nữa ?

5.1.3.10 Truyền đạt thông tin kém hiệu quả:

hời gian lãng phí cũng cóthể là do thông tin truyền đạt kém Nếu nhân viên không hiểu rõ công việc, họ sẽ liên tục làm phiền nhà quản lý để làm rõ hoặc tệ hơn, họ sẽ chẳng chịu làm công việc cần làm Nhiếu cấp quản lý chọn phương tiện

và cách giao tiếp với nhân viên một cách không phù hợp nên thông tin truyền đạt kém rõ ràng Hậu quả là người nhận tin không nắm được đầy đủ thông tin nên phải hỏi đi hỏi lại hoặc làm sai phải làm lại Thế là lại mất thời gian và còn gây thêm căng thẳng cho người thực hiện công việc

5.2 CÁC BIỆN PHÁP QUẢN TRỊ THỜI GIAN

5.2.1 Các công cụ hoạch định thời gian biểu

5.2.1.1 Lịch thời gian biểu công tác hằng ngày (Time schedule)

Để tiết kiệm thời gian nên lên thời gian cụ thể cho từng công việc như: Mục tiêu cần đạt được là gì?, xác định thời gian bắt đầu, thời gian cho từng bước thực hiện, thời gian kết thúc và tổng thời gian để hoàn thành công việc đó là bao lâu Khi đó chúng ta sẽ có một bảng kế hoạch chi tiết về thời gian cụ thể, không sợ bị ảnh hưởng đến kết quả công việc và không bị lãng phí những khoảng thời gian quý giá

Ray Panko đã rút ra các bài học giá trị khi nghiên cứu các cấp quản trị sử dụng thời gian như thế nào?

 50% thời gian được sử dụng trong các cuộc họp đối mặt (đọc vào máy và làm việc với thư ký)

 6% thời gian được sử dụng để gọi điện thoại

 20% thời gian được sử dụng để đọc và viết

 24% thời gian còn lại được sử dụng để phân tích, lên lịch thời biểu, và làm các công việc hành chánh văn phòng, các việc khác

Các kế hoạch thời gian biểu gồm kế hoạch của cả năm, kế hoạch hàng tháng

và kế hoạch ngày/tuần (đã trình bày ở mục 2.1.5 Lập kế hoạch công tác, lịch công tác ở chương 2: Hoạch định và tổ chức hành chính văn phòng) Trong chương này chỉ nói thêm về lịch thời gian biểu tuần/ngày hay còn gọi là kế hoạch tuần/ngày

Trước khi kết thúc một ngày làm việc, bạn nên tổng kết lại công việc vào cuối ngày để xem bạn đã làm được những gì và chưa làm được gì, bạn đã mất bao nhiêu thời gian cho những công việc đó và có thật sự hiệu quả hay không Quỹ thời gian bạn dành cho những công việc đó đã thật sự khoa học chưa, nếu có chỗ nào chưa hợp lý hãy tìm ra lý do và khắc phục để những lần làm sau sẽ rút ngắn được khoảng thời gian vàng ngọc để dành cho việc khác

BẢNG KẾ HOẠCH TUẦN/NGÀY

Giờ Thứ hai…… Thứ ba…… Thứ tư…… Thứ năm…… Thứ sáu…… Thứ bảy…… 7h

8h

9h

10h

11h

11h30

12h

13h

14h

15h

16h

17h

Chủ nhật Công việc

Việc cần làm trong tuần:

1 Xong ngày:

Báo cáo

2 Xong ngày:

Báo cáo

Ghi chú:

Bảng 5.1 Mẫu bảng kế hoạch tuần/ngày Cần xem xét từng mục một để sắp xếp ưu tiên Công việc nào quan trọng, công việc nào khẩn trương? Có thể đánh số thứ tự hoặc phân loại thành 3 nhóm: Thật quan trọng, quan trọng, không quan trọng (hoặc thật khẩn trương, khần trương, không khẩn trương) Bạn hãy dành chút thời gian kiểm tra lại xem công việc nào quan trọng cần phải làm trước, công việc nào có thể để lại sau Sau đó hãy ghi công việc vào bảng kế hoạch tuần, ngày hay tuần/ngày Việc sắp xếp kiểu này giúp bạn không phải vội vàng hay căng thẳng vì lỡ quên những việc quan trọng mà vẫn đảm bảo những công việc khác vẫn được giải quyết đúng thời hạn.Những việc quan trọng nhất, mất nhiều thời gian nhất phải ghi vào một mức thời gian chính cụ

thể nào đó và dành nhiều thời gian cho nó Ghi thư từ và điền thoại vào chỗ thích hợp như khoảng thời gian linh động giữa hai phần công việc Nếu là công việc quan trọng thì đặt vào mức thời gian đặc biệt Tiếp theo hãy ghi các cuộc hẹn và việc bình thường khác vào chỗ thích hợp của bảng Sau đó đặt thời hạn tùy theo mức độ quan trọng và khẩn trương Cần dành thời gian mỗi ngày cho các công việc đột xuất bất thường nhưng không cần quá nhiều Hãy cố gắng theo sát mục tiêu đề

ra nhưng cũng đừng quá lo lắng, bối rối nếu có điều bất thường có thể làm chệch

kế hoạch đặt ra một chút

5.2.1.2 Sổ tay, nhật ký và lịch để bàn

Sổ tay, nhật ký và lịch để bàn là công cụ giúp ích cho việc ghi nhớ các công việc phải làm Có 4 lời khuyên:

- Phải cập nhật hoá kế hoạch làm việc của mình

- Xếp những vấn đề quan trọng nhất lên hàng đầu và đánh số nó không phải theo thứ tự quan trọng hay ưu tiên, mà theo lúc nào thực hiện nó tốt nhất

- Đừng lúc nào để bị lôi cuốn theo ý muốn giải quyết những việc nhỏ trước, đó là con đường đã dọn sẵn để đi đến thất vọng

- Loại khỏi kế hoạch của bạn tất cả mọi việc có thể phân công cho người khác

5.2.1.3 Bìa hồ sơ và thẻ hồ sơ nhật ký (Tickler/Card file)

Bìa hồ sơ và thẻ hồ sơ nhật ký là các công cụ rất hữu ích cho các nhà quản trị và thư ký ghi chép những việc cần phải làm từng ngày trong tháng

Ví dụ:

Hình 5.1 Mẫu thẻ hồ sơ nhật ký

5.2.2 Tiết kiệm thời gian trong thư tín

Theo thống kê, các nhà lãnh đạo cấp cao mỗi ngày đã bỏ ra từ 2 – 3 giờ để đọc và trả lời thư từ Để tiết kiệm thời gian trong thư tín nên tập trung toàn bộ thư

Kỳ hạn ngày 30/10 Lập kế hoạch nghỉ tết Nguyên đán Nguyễn Lan Anh

mang về nhà đọc hoặc tranh thủ trong lúc đi máy bay, ngồi trên xe lửa, trên ôtô đọc thư…

5.2.3 Sử dụng máy đọc hay ghi âm

Theo thống kê: 1 giờ ngồi ghi âm bằng 5 giờ ngồi viết tay Nghe máy ghi âm

mà đánh máy, cô thư ký có thể làm nhanh hơn 33% so với thời gian đọc bải viết tay của giám đốc hoặc bản ghi tốc ký của mình

5.2.4 Sử dụng phương pháp đọc nhanh

Qua điều tra, khoảng 83% giám đốc nói là họ không có thời gian đọc để nắm được tình hình Biện pháp giải quyết:

- Phân công cho người khác đọc

- Đọc nhanh

Các quy tắc đọc nhanh như sau:

+ Quy tắc 1:Đọc không lùi lại Dù là tài liệu về khoa học kỹ thuật khó đến đâu cũng chỉ đọc một lần Không được chuyển động mắt trở lại Chỉ khi đã đọc xong

và suy nghĩ về những điều đã đọc, mới có thể đọc lại bài nếu như thật cần thiết + Quy tắc 2:Mở rộng vùng đọc của mình bằng cách nhìn bao quát một nhóm chữ thay vì đọc từng chữ một

+ Quy tắc 3:Đọc không phát thành tiếng Đọc mà phát âm là kẻ thù của việc đọc nhanh Hãy thực hiện các bài tập và gõ nhịp để nhịn phát âm Khi thấy tốc độ đọc

bị giảm cần phải luyện lại

+ Quy tắc 4:Chuyển động mắt theo chiều thẳng đứng khi đọc Khi đọc, mắt di chuyển theo chiều thẳng đứng từ trên xuống dưới, theo dòng tưởng tượng đi từ giữa trang giấy Hãy tập phát triển thói quen nhìn ngoại vi Hãy đọc báo có cột hẹp, rồi đọc sách, sơ bộ vạch đường ở giữa trang bằng bút chì Phấn đấu đọc một trang chỉ trong 10 – 15 giây, cố hiểu được nội dung chung Tuỳ mức độ thành thục trong việc di chuyển mắt mà chuyển sang đọc hiểu cả trang sách chỉ trong 30 giây + Quy tắc 5:Tập trung tư tưởng thật cao độ khi đọc Tập trung là chất xúc tác của quá trình đọc Đọc nhanh lại càng đòi hỏi tập trung trí não với cường độ cao hơn

để tư duy và nắm bắt vấn đề nhanh hơn