CHƯƠNG 2

Thời gian thực hiện trên 1 năm dưới 5 năm. Hoạch định tác vụ/ tác nghiệp Operational planning: Là đề ra kế hoạch cụthể cho mọi hoạt động sản xuất, kinh doanh, trong đó có hoạch định hàn

CHƯƠNG 2: HOẠCH ĐỊNH VÀ TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH

VĂN PHÒNG

 Mục tiêu:

- Trình bày được những nội dung cơ bản về hoạch định hành chính văn

phòng: Khái niệm, tầm quan trọng, nội dung cũng như các căn cứ và công cụhoạch định hành chính văn phòng

- Trình bày được những nội dung cơ bản về tổ chức hành chính văn phòng:

Khái niệm, nội dung tổ chức hành chính văn phòng và các nguyên tắc tổ chức đối với nhà quản trị

- Phân biệt được các nội dung cơ bản của hoạch định, tổ chức trong quản trị

và hoạch định, tổ chức hành chính văn phòng

- Phân biệt được các mô hình tổ chức hành chính Văn phòng theo các kiểu

phân tán, tập trung theo địa bàn, tập trung theo chức năng

 Nội dung:

2.1 HOẠCH ĐỊNH CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

2.1.1 Khái niệm và tầm quan trọng của hoạch định

2.1.1.1 Khái niệm hoạch định

Hoạch định là một chức năng của quản trị bao gồm các hoạt động xác định

ra các mục tiêu cho tương lai và sự lựa chọn các giải pháp thích hợp, các phươngtiện thích hợp để hoàn thành các mục tiêu đó

Kết quả của hoạch định là một bản kế hoạch (một tài liệu được viết ra xácđịnh rõ ràng các chuỗi hoạt động mà cơ quan, tổ chức phải thực hiện)

Hoạch định bao gồm:

 Hoạch định chiến lược (Strategic planning): Là đề ra kế hoạch tổng quát chotoàn công ty, có tính chất dài hạn, do các cấp quản trị cao cấp (Chủ tịch hộiđồng quản trị, tổ giám đốc…) thực hiện Thời gian thực hiện trên 5 năm

 Hoạch định chiến thuật (Tactical planning): Là đề ra kế hoạch cho các bộphận chuyên môn (bộ phận sản xuất, kinh doanh, tài chính, nhân sự…), có

tính chất trung hạn, do các cấp quản trị cấp trung/ trung cấp (các giám đốcphụ trách bộ phận) thực hiện Thời gian thực hiện trên 1 năm dưới 5 năm.

 Hoạch định tác vụ/ tác nghiệp (Operational planning): Là đề ra kế hoạch cụthể cho mọi hoạt động sản xuất, kinh doanh, trong đó có hoạch định hànhchính văn phòng, do các cấp quản trị tuyến cơ sở (các trưởng phòng, tổtrưởng…) thực hiện Thời gian từ 1 năm trở xuống

2.1.1.2 Tầm quan trọng của hoạch định

Mặc dù trong thực tế có các yếu tố nằm ngoài sự kiểm soát của con người,thậm chí phá vỡ các kế hoạch tốt nhất đã được chọn, nhưng nếu không có kếhoạch, chúng ta có thể để cho các sự kiện xảy ra một cách ngẫu nhiên, phần lớnchúng sẽ gây ảnh hưởng tiêu cực đến kết quả công việc

Crawford H.Greenewalt đã từng nói: “Trong kinh doanh nếu bạn không lập

kế hoạch, thì có nghĩa là bạn đang chuẩn bị một kế hoạch để thất bại” Hoạch địnhquyết định kế hoạch tối ưu nhất Bất kỳ cấp quản trị nào cũng phải làm công táchoạch định Cấp quản trị thấp hoạch định có tính cách tác nghiệp, cấp quản trị càngcao hoạch định có tính chất chiến thuật, chiến lược

2.1.2 Khái niệm và tầm quan trọng của hoạch định hành chính văn phòng

2.1.2.1 Khái niệm của hoạch định hành chính văn phòng

Hoạch định hành chính văn phòng bao gồm việc thu thập các thông tin, xử

lý thông tin, sử dụng chúng và triển khai cho các bước hành động

Theo chức năng, nhiệm vụ được giao, nội dung hoạch định hành chính vănphòng bao gồm các công việc chủ yếu dưới đây:

- Xây dựng kế hoạch, chương trình công tác (cụ thể là lịch trình làm việc) thường

kỳ của cơ quan, tổ chức

- Xây dựng kế hoạch, chương trình công tác thường kỳ (cụ thể là lịch trình làmviệc) của văn phòng

- Hoạch định các cuộc họp, hội nghị, hội thảo của cơ quan, tổ chức và của lãnh đạo

cơ quan, tổ chức

- Hoạch định các chuyến đi công tác của lãnh đạo cơ quan, tổ chức

- Hoạch định cơ sở vật chất, phương tiện làm việc của cơ quan

- Hoạch định tài chính, kinh phí đảm bảo cho cơ quan hoạt động thông suốt, thuậnlợi,…

Trong chương này, chúng ta chủ yếu tập trung vào công tác hoạch định kế hoạch công tác, chương trình công tác trong một cơ quan, tổ chức

2.1.2.2 Tầm quan trọng của hoạch định hành chính văn phòng

Vào những thời điểm nhất định nào đó, chúng ta thường nghe một số nhânviên văn phòng than phiền là công việc nhiều quá, không biết phải bắt đầu từ đâu,hoặc không biết phải làm gì trước, làm gì sau hoặc làm như thế nào Mọi công việcdường như không được giải quyết kịp thời, suôn sẻ Người thực hiện công việc rấtkhó khăn vì phải bị động đối phó với khối lượng công việc lớn Đây là hậu quả củaviệc không hoặc không biết cách lập kế hoạch cho công việc văn phòng

Nếu công việc văn phòng đã được cân nhắc kỹ lưỡng trước bằng một kếhoạch chu đáo thì con người, thời gian, nguồn lực khác sẽ được phối hợp một cáchhữu hiệu Người thực hiện công việc sẽ nắm vững các nhiệm vụ cơ bản của tổ chức

và của mình để phối hợp với các cấp quản lý khác và những người thực hiện khác

vì vậy công việc văn phòng sẽ được thực hiện nhanh chóng, dễ dàng và kịp lúc, tậptrung vào các mục tiêu đã đặt ra của cơ quan, tổ chức

Việc lập kế hoạch hành chính văn phòng còn giúp tiết kiệm thời gian Mỗi

cá nhân thực hiện công việc nếu nắm rõ nhiệm vụ, cách thức tiến hành công việccũng như thời hạn hoàn thành sẽ không phải mất nhiều thời gian để suy nghĩ việcthực hiện cho từng công đoạn

Ngoài ra, lập kế hoạch hành chính văn phòng sẽ giúp xác định và dự đoánnhững biến động nên khi các sự cố đột xuấtxảy ra thì cũng được xử lý kịp thời vì

đã xây dựng trước các biện pháp dự phòng, sẵn sàng ứng phó được với các biếnđộng của môi trường hoạt động

Tùy vào loại công việc, tầm quan trọng, quy mô, thời hạn của công việc màviệc lập kế hoạch hành chính văn phòng sẽ đơn giản hay đòi hỏi phải chi tiết, phức

tạp Nhưng rõ ràng phải tăng cường hiệu quả công tác văn phòng thì các nhà quảntrị hành chính văn phòng các cấp đều phải có kỹ năng và thói quen lập kế hoạchcho công việc văn phòng.

2.1.3 Nội dung hoạch định hành chính văn phòng

Phải trả lời 6 câu hỏi sau:

- Làm việc gì (What?)

- Tại sao phải làm việc đó (Why?)

- Làm khi nào (When?)

- Làm ở đâu (Where?)

- Ai làm (Who?)

- Làm như thế nào (How?)

2.1.3.1 Xác định nhiệm vụ kế hoạch (What?)

Kế hoạch được đặt ra để giải quyết nhiệm vụ hay công việc gì? Muốn vậycần phải phân tích hiện trạng thực tế đang diễn ra Chúng ta đang ở trong tình trạngnào? (phải thực hiện từ đầu hay đã có chút ít kinh nghiệm, hay đang thực hiệnnhưng kém hiệu quả?,…) Trên cơ sở đó đề ra một kế hoạch hành động với cáccông việc cụ thể: làm gì để đạt được điều ấy? Các bước chính cần phải tiến hành làgì? Theo trình tự nào?

2.1.3.2 Xác định lý do phải thực hiện kế hoạch (Why?)

Cần đặt câu hỏi tại sao chúng ta phải làm công việc này (thông thường vì cóyêu cầu phát sinh hoặc vì muốn thay đổi, cải tiến công việc hiện có)? Nó có ýnghĩa như thế nào với tổ chức hay bộ phận của chúng ta? Hậu quả nếu không thựchiện chúng? Và tìm câu trả lời thỏa đáng cho các câu hỏi trên

2.1.3.3 Xác định thời gian thực hiện kế hoạch (When?)

Nhiệm vụ đó, công việc đó thực hiện khi nào? Thời gian chi tiết để thực hiệncác nhiệm vụ Việc gì trước, việc gì sau, việc nào đan xen với nhau Thời gian biểunày phụ thuộc vào nhiệm vụ, công việc và nguồn lực đang có Phân phối quỹ thờigian một cách hợp lý và hiệu quả Thời gian là một yếu tố quan trọng của kế

hoạch Xác định thời gian tiến hành công việc có ý nghĩa quan trọngvì thời giangắn liền với với điều kiện thời tiết, khí hậu, mùa vụ, thời cơ,…

2.1.3.4 Xác định nơi thực hiện kế hoạch (Where?)

Nhiệm vụ hay công việc, vấn đề đã được đặt ra sẽ được thực hiện ở đâu?Cấp nào? Bộ phận nào? Trong nhiều trường hợp, vị trí để thực hiện kế hoạch đượcchỉ ra một cách rất cụ thể, chi tiết Phân tích những thuận lợi cũng như khó khăn vềnơi thực hiện kế hoạch để quyết định nơi tổ chức, thực hiện kế hoạch

2.1.3.5 Xác định người thực hiện kế hoạch (Who?)

Liên quan đến các vấn đề: Ai làm việc đó?Ai kiểm tra?Ai hỗ trợ? Ai chịutrách nhiệm?

2.1.3.6 Xác định phương pháp thực hiện kế hoạch (How?)

Cần chỉ rõ phương thức tiến hành và các điều kiện vật chất, tinh thần cầnthiết để đảm bảo cho việc thực hiện kế hoạch Liên quan đến các vấn đề: Cách thứcthực hiện từng công việc là gì? Tài liệu hướng dẫn thực hiện gì? Cần sử dụng máymóc trang thiết bị nào? Cách thức vận hành chúng? Tiêu chuẩn là gì?,…

2.1.4 Các căn cứ và công cụ hoạch định hành chính văn phòng

2.1.4.1 Các căn cứ hoạch định hành chính văn phòng

- Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ chung của cơ quan, doanh nghiệp: Căn cứ này

có tác dụng đảm bảo cho những việc đề ra trong chương trình là những việc thuộctrách nhiệm, thẩm quyền giải quyết của cơ quan, đảm bảo cho hoạt động của cơquan, doanh nghiệp đúng với pháp luật

- Căn cứ vào chủ trương chung của cấp trên: Đó là các chủ trương, chính sách,nghị quyết của Đảng và Nhà nước có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của cơquan, doanh nghiệp trong từng thời kỳ

- Căn cứ vào kế hoạch công tác và ý kiến chỉ đạo của thủ trưởng cơ quan cấp trêntrực tiếp đối với nhiệm vụ của cơ quan, doanh nghiệp mình

- Căn cứ vào đề nghị của các cơ quan, đơn vị cấp dưới

- Căn cứ vào điều kiện vật chất đảm bảo thực hiện được khối lượng công việc sẽ đề

ra (kinh phí, phương tiện làm việc )

- Căn cứ vào đặc điểm tình hình chung của cơ quan, doanh nghiệp trên tất cả cáclĩnh vực công tác Trong đó chú ý tới công tác tồn đọng từ thời gian trước chuyểnsang.

- Căn cứ vào quỹ thời gian mà chương trình đề cập tới (1 năm, 1 quý, 1 thángv.v.)

- Căn cứ vào nhân lực (số lượng và trình độ cán bộ) có trong khoảng thời gianthực hiện chương trình

- Kinh nghiệm thực tế tích lũy trong nhiều năm lập kế hoạch, chương trình côngtác,…

2.1.4.2 Các công cụ hoạch định hành chính văn phòng

Công cụ hoạch định hành chính văn phòng bao gồm các dự án lớn, dự ánnhỏ khác nhau Một số công cụ ai cũng phải dùng để lên kế hoạch và lịch công táchàng ngày có thể kể đến như sau:

a Lịch thời gian biểu công tác: Để thực hiện công việc hàng ngày một cách

hiệu quả, cần thiết kế lịch thời gian biểu công tác Cần chú ý hai yếu tố sauđây:

- Lịch thời gian biểu một khi đã được thiết kế cần được tuân theo một cách

chặt chẽ

- Lịch thời gian biểu công tác nên là các hoạt động thường nhật

Lịch thời gian biểu công tác thông thường gồm:

+ Bảng danh sách các việc phải làm hôm nay+ Bảng kế hoạch hoạt động trong tuần

+ Thời gian biểu công tác cho giám đốc và thư kí…

b Sổ tay/ Sổ nhật kí/ Lịch để bàn: Là công cụ giúp ích cho người làm công tác

văn phòng ghi nhớ các việc phải làm Có 4 lời khuyên:

- Phải cập nhật kế hoạch của mình;

- Xếp những vấn đề quan trọng nhất lên hàng đầu và đánh số nó không phải

theo thứ tự quan trọng hay ưu tiên, mà theo lúc nào thực hiện nó tốt nhất;

- Loại khỏi kế hoạch tất cả mọi việc có thể phân công cho người khác.

c Bìa hồ sơ/ thẻ hồ sơ nhật kí (Tickler/Card file): Là các công cụ rất hữu ích

cho các nhà quản trị và thư ký ghi chép những việc cần phải làm từng ngàytrong tháng

2.1.5 Lập kế hoạch công tác, lịch công tác

Hiện nay, ở các cơ quan, doanh nghiệp thường có các loại kế hoạch công tácdưới đây:Kế hoạch công tác cả năm, kế hoạch công tác một quý, kế hoạch công tácmột tháng, lịch công tác một tuần, lịch làm việc hàng ngày

Ngoài các loại kế hoạch công tác nói trên, do đặc điểm hoạt động, nhu cầucông tác, một số cơ quan, doanh nghiệp còn có các loại kế hoạch công tác sau: Kếhoạch công tác nhiệm kỳ; kế hoạch công tác 6 tháng đầu năm; kế hoạch công tác 6tháng cuối năm

2.1.5.1 Nội dung kế hoạch công tác:

+ Các loại chương trình công tác nhiệm kỳ, 1 năm, 6 tháng, quý, tháng thườnggồm có hai phần chính dưới đây:

- Phần một: Thể hiện tổng quát các định hướng công tác, những trọng tâmcông tác, các mục tiêu, các nhiệm vụ chính và các biện pháp chủ yếu để thựchiện

- Phần hai: Xác định những vấn đề cần chuẩn bị thành đề án và lịch hội họp

để thảo luận, thông qua và đi đến ban hành quyết định về vấn đề đó

2.1.5.2 Yêu cầu của kế hoạch công tác:

- Xác định đúng định hướng công tác, mục tiêu, trọng tâm và các công tác chínhtrong từng thời gian Đồng thời chú ý triển khai đồng bộ tất cả các lĩnh vực côngtác của cơ quan

- Chọn lọc, sắp xếp theo thứ tự ưu tiên các việc Xác định vấn đề nào thuộc tập thểlãnh đạo, bàn bạc trước khi quyết; Vấn đề nào phải xin ý kiến cấp trên trước khiquyết định

- Phải xác định rõ cơ quan chịu trách nhiệm chuẩn bị đề án Đối với đề án liênquan nhiều đơn vị chuẩn bị thì ghi rõ cơ quan chủ trì đề án và thời gian hoàn thành

đề án

- Kế hoạch phải phù hợp với khả năng và thời gian chuẩn bị và thực hiện, tránhchủ quan duy ý chí

- Không đưa quá nhiều vấn đề vào kế hoạch để rồi không thực hiện được Khi lập

kế hoạch cần có quỹ thời gian dự trữ, dự phòng những việc đột xuất Cần tính toán,dành thời gian đi cơ sở, kiểm tra, chỉ đạo

- Phải đảm bảo sự ăn khớp giữa chương trình của cấp trên cùng cấp với chươngtrình của cơ quan Bảo đảm tính hệ thống giữa kế hoạch năm, 6 tháng với chươngtrình tháng, tuần để thực hiện có kết quả mục tiêu đã đề ra trong chương trình cảnăm

- Kế hoạch cả năm và 6 tháng nêu lên những vấn đề lớn, quan trọng Phải bao quáttoàn diện các lĩnh vực công tác của cơ quan Chú ý thích đáng đến các vấn đề cơbản có tính chất chiến lược Xác định những đề án lớn cần chuẩn bị để trình cấptrên quyết định

- Kế hoạch quý và tháng, dựa trên cơ sở chương trình năm, 6 tháng và những vấn

đề mới phát sinh trong quá trình điều hành để xác định các trọng tâm công tác, cácnhiệm vụ cụ thể trong quý, trong tháng

- Lịch công tác hàng tuần: Căn cứ chương trình công tác tháng, khả năng tiến độchuẩn bị các đề án và những công việc phải xử lý mà đề ra lịch họp, lịch đi côngtác cho phù hợp

2.1.5.3 Trình tự và thời gian hoạch định kế hoạch công tác:

* Trình tự hoạch định kế hoạch công tác:

Để có một kế hoạch công tác vừa đảm bảo chất lượng vừa đúng tiến độ thờigian, việc biên soạn kế hoạch công tác của cơ quan thông thường được tiến hànhtheo trình tự:

+ Yêu cầu các đơn vị đăng ký những việc ở đơn vị nhưng thuộc thẩm quyền giảiquyết của thủ trưởng cơ quan Những việc này cần thiết phải đưa vào kế hoạchcông tác chung của cơ quan.

+ Dựa vào các căn cứ lập kế hoạch, trên cơ sở các thông tin thu nhận được, vănphòng trực tiếp dự thảo chương trình công tác của cơ quan

+ Sau khi dự thảo xong, văn phòng gửi bản dự thảo đến các đơn vị để lấy ý kiếngóp ý

+ Sau khi có ý kién đóng góp của các đơn vị, văn phòng hoàn chỉnh bản dự thảolần cuối và trình thủ trưởng cơ quan phê duyệt, ban hành

* Thời gian xây dựng chương trình công tác:

+ Chương trình công tác năm sau chuẩn bị từ tháng 10 năm trước

+ Chương trình công tác quý sau chuẩn bị từ ngày 15 của tháng cuối quý trước + Chương trình công tác tháng sau chuẩn bị từ ngày 25 của tháng trước

2.1.5.4 Bổ sung, thay thế kế hoạch công tác:

Ở thời điểm xây dựng kế hoạch công tác, có việc đang diễn ra, có việc chưadiễn ra Sau khi xây dựng xong kế hoạch có thể có nhiều việc sẽ nảy sinh đột xuất

Vì vậy trong quá trình thực hiện, việc bổ sung nhiệm vụ vào kế hoạch đã đề ra làtất yếu Trong trưòng hợp phải bổ sung, sửa đổi, cần chú ý:

Đơn vị, phòng ban nào có việc bổ sung, thay đổi thì đơn vị đó phải đề nghị.Trường hợp cần thiết, phải đề nghị bằng văn bản (đề án, tờ trình) Trong văn bản,nói rõ mục đích, nội dung công việc Thủ trưởng cơ quan là người quyết định chothay đổi chương trình công tác đã ban hành Văn phòng là đơn vị hoàn tất văn bản

để thủ trưởng cơ quan ký ban hành chương trình công tác thay đổi đó

Việc thay thế hoàn toàn văn bản kế hoạch công tác đã ban hành chỉ áp dụngđối với chương trình công tác tuần và chỉ xảy ra khi thủ trưởng và phó thủ trưởng

cơ quan là những người chủ trì công việc ghi trong kế hoạch nhưng lại bận côngviệc khác, không thể chủ trì được công việc đã đề ra

Để có một kế hoạch công tác phù hợp với yêu cầu nhiệm vụ và kế hoạch đóthực hiện có kết quả trong ngành, trong cơ quan, nhà quản trị hành chính văn

phòng cần có đầy đủ thông tin từ nhiều chiều, sát thực tế, nắm chắc chủ trương, cótrình độ tổng hợp cao để chỉ đạo nhân viên thuộc quyền trong quá trình xây dựng

và tổ chức thực hiện kế hoạch công tác

2.1.5.5 Lập kế hoạch công tác năm:

Quy trình như sau:

- Từng bộ phận, từng đơn vị trực thuộc dự thảo kế hoạch công tác năm, gửi về vănphòng (phòng Hành chính) cơ quan

- Văn phòng cơ quan tổng hợp và viết dự thảo kế hoạch năm công tác

- Văn phòng gởi bản thảo kế hoạch công tác năm xuống các bộ phận, từng đơn vịtrực thuộc đóng góp ý kiến

- Văn phòng tổng hợp ý kiến đóng góp của các bộ phận, từng đơn vị trực thuộc,kèm theo ý kiến của lãnh đạo trước khi viết lại bản thảo

- Tổ chức hội nghị cơ quan bàn bạc, thông qua

Bảng kế hoạch công tác năm phải được gắn trên tường và dễ dàng xếp lạimang đi Cần ghi chép nhiều thứ trên đó Hãy dùng các loại màu để đánh giá,chẳng hạn màu xanh ngọc là cho các ngày nghỉ lễ, màu đỏ là cho các công việc/sựkiện quan trọng, đánh dấu khung cho các cuộc họp và các chuyến đi công tác,…

2.1.5.6 Lập kế hoạch công tác hàng quý, tháng:

Quy trình như sau:

- Căn cứ vào kế hoạch công tác năm để xây dựng kế hoạch công tác hàng quý,tháng

- Căn cứ vào những nhiệm vụ, công việc cần thiết, ưu tiên trước phải giải quyết

- Không nhất thiết phải đưa ra cuộc họp toàn bộ cán bộ, công nhân viên trong cơquan tổ chức, mà chỉ tổ chức họp giao ban thông qua

- Văn phòng giúp lãnh đạo theo dõi, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện

Bảng kế hoạch công tác hàng tháng cần được sao lại để treo ở phòng thư ký.Như vậy có hai điều ích lợi: một là mọi người biết lãnh đạo đang làm gì và hai làlúc nào họ có thể thu xếp thời gian để tiếp khách Kế hoạch tháng cần được cậpnhật thường xuyên

Ví dụ: Bảng kế hoạch hoạt động trong tháng của một trưởng phòng Kinh

doanh tại một công ty

BẢNG KẾ HOẠCH HOẠT ĐỘNG TRONG THÁNG

Tuần

Tuần 30

Tuần 31

(Sáng thứ 4 tuần này)

Lập kế hoạch tuyển thêm nhân viên cho phòng Kinh doanh (Ngày 20 tháng này)

Làm việc với các đại lý và cửa hàng của công ty tại TP.HCM (Thứ 5 và thứ

Tham quan nhà máy tại Đồng Nai

(Thứ ba tuần này)

Đi công tác tại Đà Nẵng

Lên lịch làm việc tuần sau

Lên lịch làm việc tuần sau

Sáng thứ

6 mỗi tuần 4

Họp với

nhân viên

Họp với nhân viên

Họp với nhân viên

Họp với nhân viên

Sáng thứ 7 mỗi tuần

5

Công việc

văn phòng

Công việc văn phòng

Công việc văn phòng

Họp giao ban với lãnh đạo công ty (Ngày 30 tháng này)

Mỗi ngày

Bảng 2.1 Mẫu bảng kế hoạch hoạt động trong tháng (This month action plan)

2.1.5.7 Lập kế hoạch công tác hàng tuần/lịch công tác tuần:

Gồm các bước sau:

- Thu thập thông tin

- Xây dựng lịch cụ thể cho các ngày trong tuần

- Trình lịch công tác tuần để thủ trưởng phê duyệt

- Văn phòng giúp lãnh đạo theo dõi, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện

Sau đây là một số mẫu lịch làm việc hàng tuần:

- Bảng danh sách công việc làm trong tuần (job task list)

Xếp theo thứ tự tầm quan trọng vào các ô cần phải làm ngay (must do) vàthích làm (nice to do)

JOB TASK LIST(DANH SÁCH CÔNG VIỆC LÀM TRONG TUẦN)Week (Tuần):………Year (Năm)…………

Priority

(Mức độ

ưu tiên)

Task (Nhiệm vụ)

Must do (Phải thực hiện)

Nice to do (Thích làm)

1 Lập kế hoạch tiêu thụ

cho tháng sau

Lập kế hoạch tiêu thụ cho tháng sau

2 Đến công ty X bàn về

hợp đồng

Đến công ty X bàn về hợp đồng

Bảng 2.2 Mẫu bảng danh sách công việc làm trong tuần (job task list)

- Bảng kế hoạch hoạt động trong tuần (This week action plan)

Ví dụ: Bảng kế hoạch hoạt động trong tuần của một trưởng phòng Kinh

doanh tại một công ty

BẢNG KẾ HOẠCH HOẠT ĐỘNG TRONG TUẦN

Tuần 10 Năm 200X

Mức độ

1 Lập kế hoạch tiêu thụ cho hàng A tháng sau Sáng thứ 4 tuần sau

2 Đến công ty X bàn về hợp đồng Sáng thứ 2 tuần này

3 Tham quan Nhà máy tại Đồng Nai Chiều thứ 3 tuấn này

4 Đến công ty Y bàn về quảng cáo cho hàng B Sáng thứ 5 tuần này

6 Lên lịch làm việc tuần sau cho phòng Sáng thứ sáu tuần này

8

Họp với nhân viên: đánh giá và xem xét kết quả làm việc trong tuần, phân công công việc tuần sau

Sáng thứ 7 tuần này

Bảng 2.3 Mẫu bảng kế hoạch hoạt động trong tuần (This week action plan)

- Lịch công tác tuần (This week log)

Ví dụ: Lịch công tác trong một tuần của trường Cao đẳng GTVT

*Đảng vụ trường hoàn tất hồ sơ báo cáo công tác kiểm tra giám sát 2017 của Đảng ủy sở đối với BCH, Bí thư,

P Bí thư Đảng ủy trường.

Thứ ba

26/09/2017

07h30: Hội nghị triển khai công tác Hội và phong trào sinh viên năm học 2017-2018 của Hội sinh viên Thành phố tổ chức tại Hội trường A, phòng họp cơ sở 1 (Đ/c Cường, đ/c Đào, đ/c Hân dự)

08h00: Ban chấp hành Đảng bộ, Bí thư các chi bộ dự Hội nghị thông tin thời sự quý III/2017 tại Hội trường Sở GTVT

13h00: Họp thẩm định đề tài NCKH-GT 2017 Khoa Kinh tế tại phòng họp cơ

sở 1.

15h30: Hiệu trưởng, PHT.Tuấn, TP Đào tạo, Giám đốc TTNH làm việc với trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Vĩnh Long tại phòng họp CS1

Thứ tư

27/09/2017

08h00: Ban giám hiệu dự Hội nghị cán bộ chủ chốt tại Hội trường Sở GTVT

09h00: Bí thư, Phó Bí thư đảng bộ, đ/

13h30: Họp thẩm định đề tài NCKH-GT 2017 K Kinh tế tại phòng họp cơ sở 1.

c Bình, đ/c Nhân dự Hội nghị tổng kết 10 năm thực hiện Chương trình hành động số 25-Ctr/TU ngày 26/10/2007 của Thành ủy tại Hội trường Sở GTVT

* Hạn chót các Phòng, Khoa, Trung tâm nộp biên bản xét năng suất tháng 9/2017 về cô Đăng (P.TCHC)

15h30: Hiệu trưởng, PTP.TCKT dự họp về tình hình giải ngân các nguồn vốn của Sở năm 2017 tại Phòng họp B

Thứ năm

28/09/2017

09h00: Họp xét năng suất tháng 9/2017

14h00: Họp BCH Đảng bộ định kỳ

14h00: PTP.TCHC nghe phổ biến pháp luật về phòng chống tham nhũng tại Hội trường

15h30: Họp hội đồng xét phụ cấp ưu đãi giáo viên năm học 2017-2018 Thành phần: BGH, TP.Đào tạo, TP.TCHC, TP.TCKT, Chủ tịch công đoàn, Bí thư Đoàn thanh niên, cô Hữu tại phòng họp CS1.

Thứ sáu

29/09/2017

14h00: Hiệu trưởng dự họp giao ban về tình hình thực hiện nhiệm vụ 9 tháng đầu năm và nhiệm vụ 3 tháng cuối năm tại Hội trường Sở Thứ bảy

Bảng 2.4: Mẫu lịch công tác tuần (This week log)

2.1.5.8 Lập kế hoạch công tác/lịch công tác một ngày làm việc: