Hệ thống phần mềm Dịch vụ công mức độ 4 cấp Giấy phép lái xe quốc tế

Mục đích và ý nghĩa của Tài liệu Tài liệu này được xây dựng nhằm hướng dẫn người sử dụng hiểu và sử dụng được các chức năng đăng ký, tra cứu tiến độ, xem, sửa hồ sơ cấp Giấy phép lái xe

Hệ thống phần mềm Dịch vụ công mức độ 4

cấp Giấy phép lái xe quốc tế TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG

Hà Nội, tháng 05 - 2016

MỤC LỤC

I GIỚI THIỆU 2

1.1 Mục đích và ý nghĩa của Tài liệu 2

1.2 Phạm vi tài liệu 2

1.3 Các thuật ngữ và từ viết tắt 3

1.4 Cấu trúc Tài liệu 3

II TỔNG QUAN 4

2.1 Giới thiệu tổng quan Hệ thống dịch vụ công cấp độ 4 cấp Giấy phép lái xe quốc tế 4 1.2 Các nội dung khác 4

III GIỚI THIỆU CÁC CHỨC NĂNG CỦA HỆ THỐNG 5

IV HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG CÁC CHỨC NĂNG HỆ THỐNG 6

4.1 Đăng ký hồ sơ trực tuyến 6

4.2 Đăng ký chuyển phát 10

4.3 Thanh toán trực tuyến 11

4.4 Tra cứu hồ sơ 12

4.5 Sửa hồ sơ 12

4.6 Gửi lại mã xác thực 13

V PHỤ LỤC 15

Bảng phụ lục về tình trạng hồ sơ trong hệ thống Dịch vụ công mức độ 4 cấp GPLX Quốc

Bảng phụ lục về tình trạng thanh toán trong hệ thống Dịch vụ công mức độ 4 cấp GPLX

1/18

I GIỚI THIỆU

1.1 Mục đích và ý nghĩa của Tài liệu

Tài liệu này được xây dựng nhằm hướng dẫn người sử dụng hiểu và sử dụng được các chức năng đăng ký, tra cứu tiến độ, xem, sửa hồ sơ cấp Giấy phép lái xe quốc tế trên hệ thống Dịch

vụ công mức độ 4 cấp GPLX quốc tế

1.2 Phạm vi tài liệu

Tài liệu này áp dụng cho Hệ thống Dịch vụ công mức độ 4 cấp Giấy phép lái xe quốc tế, bao gồm các chức năng sau:

– Chức năng Đăng ký hồ sơ trực tuyến

– Chức năng thanh toán

– Chức năng đăng ký chuyển phát

– Chức năng tra cứu hồ sơ

– Chức năng sửa hồ sơ

– Chức năng gửi lại mã xác thực

1.3 Các thuật ngữ và từ viết tắt

GTVT Giao thông vận tải

GPLX Giấy phép lái xe

GPLX QT Giấy phép lái xe quốc tế

Sở GTVT Sở Giao thông vận tải

1.4 Cấu trúc Tài liệu

Tài liệu này gồm 5 phần, được bố trí như sau:

– Phần 1: Giới thiệu: Giới thiệu chương trình, nêu mục tiêu, phạm vi, các thuật ngữ và cấu trúc tài liệu, đối tượng sử dụng Tài liệu …

– Phần 2: Tổng quan: ghi nhận các thông tin tổng quát về chương trình hiện hành

– Phần 3: Giới thiệu các chức năng của chương trình.ghi nhận trong tài liệu này

– Phần 4: Hướng dẫn sử dụng các chức năng đã nêu trong Phần 3

– Phần 5: Các Phụ lục sử dụng trong hệ thống

3/18

II TỔNG QUAN

2.1 Giới thiệu tổng quan Hệ thống dịch vụ công cấp độ 4 cấp Giấy phép lái xe quốc tế

Hệ thống “Dịch vụ công cấp độ 4 cấp Giấy phép lái xe quốc tế” được xây dựng hướng tới việc cung cấp dịch vụ công cấp độ 4 đối với thủ tục cấp giấy phép lái xe quốc tế nhằm mục tiêu:

- Đối với công dân: Dich vụ công cấp độ 4 cấp giấy phép lái xe quốc tế tạo thuận lợi cho người dân đăng ký, kê khai thông tin qua mạng, thanh toán trực tuyến và đăng ký dịch vụ chuyển phát mà không cần trực tiếp đến cơ quan hành chính Các thông tin về kết quả xử lý

hồ sơ được gửi trực tiếp đến công dân qua hòm thư điện tử

- Đối với cơ quan nhà nước: Hệ thống Dịch vụ công cấp độ 4 cấp giấy phép lái xe quốc

tế được xây dựng vừa tập trung vừa phân tán, triển khai đồng bộ trên cả nước giúp quản lý dữ liệu tập trung, liên kết với Hệ thống cơ sở dữ liệu quốc gia về giấy phép lái xe trong nghiệp vụ kiểm tra và cấp giấy phép lái xe quốc tế phạm vi toàn quốc

1.2 Các nội dung khác

– Hệ thống hỗ trợ tốt nhất trình duyệt FireFox từ phiên bản 20.0 trở lên

III GIỚI THIỆU CÁC CHỨC NĂNG CỦA HỆ THỐNG

1 Đăng ký hồ sơ trực tuyến

Chức năng Đăng ký trực tuyến cho phép người dùng tra cứu số GPLX Quốc gia để lấy thông tin và điền mẫu đăng ký hồ sơ GPLX QT

Người đăng ký

2 Đăng ký chuyển phát

Chức năng Đăng ký chuyển phát cho phép người dùng: lựa chọn đơn vị chuyển phát, xem trước mức phí chuyển phát và đăng ký thông tin người nhận, nơi nhận kết quả GPLXQT

Người đăng ký

3 Thanh toán trực tuyến

Chức năng thanh toán trực tuyến cho phép người dùng lựa chọn thanh toán qua thẻ nội địa hoặc thẻ quốc tế các chi phí cấp GPLXQT

Người đăng ký

4 Tra cứu hồ sơ

Chức năng Tra cứu hồ sơ cho phép người dùng tra cứu các hồ sơ đã đăng ký theo

mã hồ sơ và số điện thoại lúc đăng ký

Người đăng ký

5 Sửa hồ sơ

Chức năng Sửa hồ sơ cho phép người dùng sửa lại thông tin hồ sơ đã đăng ký chưa xong hoặc sửa lại các hồ sơ đã bị từ chối

Người đăng ký

6 Gửi lại mã xác thực

Chức năng Gửi lại mã xác thực cho phép người dùng yêu cầu hệ thống gửi lại mã xác thực trong trường hợp chưa nhận được mail thông báo

Người đăng ký

5/18

IV HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG CÁC CHỨC NĂNG HỆ THỐNG

Sơ đồ tổng quan quy trình nghiệp vụ cấp GPLX QT:

hồ sơ hợp lệ

Sửa và đăng ký lại

Thông báo xác nhận

hồ sơ hợp lệ Nhận GPLX QT và

biên lai tại nhà

Thông báo

HS bị từ chối kèm lý do

Thông báo thanh toán thành công Thông báo tạo hồ sơ

thành công Thanh toán trực

tuyến

Chú thích

Thông báo gửi cho người dân

qua email

Người dân thực hiện

Cán bộ thực hiện

Bước 1: Người dân vào hệ thống, thực hiện nhập theo đúng biểu mẫu đăng ký trực tuyến cấp GPLXQT, sau đó nhập các thông tin chuyển phát nơi nhận kết quả GPLXQT

Bước 2: Người dân thực hiện thanh toán trực tuyến phí và lệ phí cấp GPLXQT qua cổng thanh toán trực tuyến

Bước 3: Cán bộ nghiệp vụ sẽ thực hiện kiểm tra các hồ sơ đã hoàn tất đăng ký và thanh toán ở trên và xác nhận hoặc từ chối Kết quả xử lý sẽ được thông báo gửi về hòm thư điện tử cho người đăng ký

Bước 4: Nếu hồ sơ hợp lệ người dân sẽ được nhận GPLXQT và biên lại thanh toán tại địa chỉ

đã đăng ký chuyển phát

4.1 Đăng ký hồ sơ trực tuyến

Chức năng này cho phép công dân có thể đăng ký thủ tục cấp GPLX quốc tế trực tuyến bằng cách nhập theo đúng biểu mẫu và gửi đi Nếu đăng ký thành công, công dân sẽ nhận được một mã xác thực Mã xác thực này được dùng để xác thực khi sửa hồ sơ

Vào màn hình: Từ menu Đăng ký trực tuyến >> Đăng ký trực tuyến

- Bước 1: Nhập thông tin chung: Công dân lựa chọn loại thủ tục hành chính là Dịch vụ công mức độ 4 cấp GPLX quốc tế, cơ quan giải quyết và nhấn Đăng ký

7/18

- Bước 2: Trong màn hình đăng ký thông tin chi tiết, công dân nhập Số GPLX (bằng vật liệu PET) muốn cấp GPLXQT của mình và nơi cấp GPLX Cần nhập chính xác Số giấy phép lái xe (12 số), Nhấn

Nếu Số GPLX hoặc nơi cấp không hợp lệ, màn hình sẽ hiển thị thông báo như sau:

Nếu Số GPLX hợp lệ và có trong cơ sở dữ liệu của hệ thống, thông tin chi tiết tương ứng với số GPLX của công dân sẽ được tự động hiển thị, các thông tin này không được phép sửa lại

- Bước 3: Nếu Số GPLX hợp lệ, công dân tiếp tục nhập các thông tin còn lại trên màn hình

Lưu ý phần ảnh chân dung và chữ ký:

chân dung ICAO:

Ảnh ví dụ:

và trán, mắt mở to rõ, đủ ánh sáng

9/18

- Phần ảnh chữ ký: nhấn vào sau đó dùng chuột ký vào màn hình lấy mẫu chữ ký, nhấn Đồng ý để lưu chữ ký vừa tạo Hoặc Xóa để ký lại

Tốt nhất là ký trực tiếp từ phần tạo chữ ký, ngoài ra người dân có thể tải lên ảnh chữ ký, nhưng lưu ý cần File ảnh chữ ký chấp nhận định dạng png, có dung lượng nhỏ hơn 1MB, chữ ký màu đen trên nền trắng (hoặc nền trong), rõ nét Ví dụ ảnh chữ ký hợp lệ:

Các chú ý nhập dữ liệu khi đăng ký hồ sơ:

- Với các trường ngày tháng, cần nhập hợp lệ và đúng định dạng: ngày-tháng-năm (dd/mm/yyyy) Ví dụ: 01/05/2016

- Số điện thoại cần nhập số chính xác để sau này tìm lại được hồ sơ

- Thành phần hồ sơ: Công dân lựa chọn upload file lên hệ thống cần lưu ý: Các file upload lên phải đúng định dạng (chấp nhận file: doc, docx, pdf, png, jpg, jpeg) và dung lượng file nhỏ hơn 1Mb

4.2 Đăng ký chuyển phát

Chức năng này cho phép người dùng đăng ký thông tin chuyển phát để nhận Giấy phép lái

xe sau khi được cấp

Sau khi nhập đầy đủ và hợp lệ thông tin về hồ sơ cấp GPLX QT, hệ thống sẽ hiển thị màn hình nhập thông tin chuyển phát:

11/18

Nhập đầy đủ thông tin họ tên, số điện thoại người nhận, số CMND người nhận và địa chỉ người nhận

Lưu ý: Phần địa chỉ chi tiết chỉ cần nhập Số nhà, ngõ/ngách, đường

VÍ dụ: ô D20, đường Tôn Thất Thuyết

4.3 Thanh toán trực tuyến

Chức năng này cho phép người thanh toán trực tuyến phí cấp GPLX QT bằng cách kết nối với cổng thanh toán KeyPay

Vào màn hình: Sau khi người dùng đăng ký thông tin chuyển phát, màn hình sẽ hiển thị danh sách các loại chi phí, như sau:

Người đăng ký phải chọn loại thẻ thanh toán (Thẻ nội địa hay thẻ Quốc tế) để tính ra tổng chi phí phải thanh toán Sau đó nhấn Tiếp tục và làm theo các bước thanh toán trên cổng thanh toán Keypay

Lưu ý trường hợp hồ sơ chưa thanh toán thành công muốn đăng ký lại:

- Bước 1: Tra cứu hồ sơ

- Bước 2: Nhấn Sửa hồ sơ, nếu không có thông tin gì thay đổi thì nhấn Lưu

- Bước 3: Đăng ký thông tin chuyển phát

- Bước 4: Chọn loại thẻ thanh toán, nhấn Thanh toán để tiếp tục thanh toán

4.4 Tra cứu hồ sơ

Chức năng này cho phép người dùng tra cứu lại các hồ sơ đã đăng ký để theo dõi tiến độ xử

lý hồ sơ

Vào mục Tra cứu tiến độ hồ sơ

- Bước 1: Nhập chính xác thông tin Mã hồ sơ và số điện thoại lúc đăng ký để tra cứu

- Bước 2: Muốn xem chi tiết hồ sơ, nhấn chọn vào mã hồ sơ để xem chi tiết

4.5 Sửa hồ sơ

Chức năng này cho phép người đăng ký có thể sửa lại hồ sơ để cập nhật lại thông tin hồ sơ.

Các hồ sơ được phép sửa sẽ ở tình trạng: Dự thảo, Đã gửi, Đã từ chối (với trường hợp tình trạng thanh toán là Đã thanh toán) Riêng với trường hợp hồ sơ Đã từ chối và ở trạng thái thanh toán Chờ hoàn tiền thì không thể sửa được hồ sơ

- Bước 1: Tra cứu tiến độ hồ sơ, nhấn Sửa hồ sơ

13/18

Hoặc nhấn vào Mã hồ sơ, xem chi tiết hồ sơ và nhấn

- Bước 2: Cập nhật lại file ảnh chân dung/ảnh chữ ký/ file đính kèm hoặc các thông tin cần chỉnh sửa, nhấn Lưu

Đối với các hồ sơ ở tình trạng Đã từ chối, sau khi Sửa lại nhấn Lưu thành công thì hồ sơ chuyển sang trạng thái Đã gửi lại

4.6 Gửi lại mã xác thực

Chức năng này cho phép người đăng ký yêu cầu gửi lại mã xác thực trong trường hợp không nhận được email đăng ký.

- Bước 1: Vào màn hình Tra cứu tiến độ hồ sơ, nhấn vào Tại đây

-

Bước 2: Nhập các thông tin về số GPLX, Số điện thoại đã đăng ký và Địa chỉ email khác nếu email cũ không nhận được mã xác thực (Một số trường hợp sử dụng email công ty hoặc mail outlook, yahoo bị chặn mail từ hệ thống gửi đến)

15/18

V PHỤ LỤC

Bảng phụ lục về tình trạng hồ sơ trong hệ thống Dịch vụ công mức độ 4 cấp GPLX Quốc tế

1 Dự thảo Các hồ sơ đã được tạo nhưng chưa thanh toán thành công

2 Đã gửi Các hồ sơ tạo và thanh toán thành công

3 Đã xác nhận Hồ sơ đã gửi sau khi được cán bộ xem xét kiểm tra hợp lệ sẽ

được xác nhận

4 Từ chối Hồ sơ đã gửi sau khi được cán bộ xem xét kiểm tra thấy

không hợp lệ sẽ bị từ chối

5 Đã in Các hồ sơ sau khi được xác nhận sẽ được chuyển in, nếu in

xong sẽ ở tình trạng Đã in

6 Đã gửi lại Hồ sơ sau khi bị từ chối và sửa lại thì sẽ ở tình trạng Đã gửi

lại để cán bộ duyệt lại

Bảng phụ lục về tình trạng thanh toán trong hệ thống Dịch vụ công mức độ 4 cấp GPLX Quốc tế

1 Chưa thanh toán Các hồ sơ tạo thành công nhưng thanh toán chưa thành công

2 Đã thanh toán Các hồ sơ tạo và thanh toán thành công

3 Chờ hoàn tiền

Hồ sơ đã bị từ chối và đang chờ bộ phận tài chính làm việc với cổng thanh toán trực tuyến kết hợp với ngân hàng hoàn trả lại tiền vào tài khoản cho người đăng ký