TỔNG QUAN VỀ KẾ TOÁN MÁY

1) Khái niệm KTM Kế toán máy là quá trình ứng dụng công nghệ thông tin trong hệ thống thông tin kế toán, nhằm biến đổi dữ liệu kế toán thành những thông tin tài chính kế toán cần cho quá trình ra quyết định của nhà quản trị. + Một hệ thống thông tin kế toán bao gồm các thành phần sau: Phần cứng: Máy tính, các thiết bị mạng phục vụ nhu cầu giao tiếp với con người hay với các máy tính khác. Phần mềm: Hệ điều hành, phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu, phần mềm kế toán Các thủ tục: Tổ chức và quản trị các hoạt động xử lý thông tin (thiết kế và triển khai chương trình, duy trì phần cứng và phần mềm, quản lý chức năng các nghiệp vụ). Cơ sở dữ liệu kế toán: File danh mục tự điển, file nghiệp vụ Con người: Các nhân viên xử lý thông tin (phân tích và thiết kế hệ thống, lập trình viên...) Các nhân viên nghiệp vụ (kế toán viên, những người có nhu cầu làm kế toán với sự trợ giúp của máy tính) Các nhà quản trị doanh nghiệp. Tất cả các yếu tố trên đều có mối quan hệ với nhau. Trong đó con người nắm quyền chủ động trong hệ thống thông tin kế toán.

TỔNG QUAN VỀ KẾ TOÁN MÁY1) Khái niệm KTM

Kế toán máy là quá trình ứng dụng công nghệ thông tin trong hệ thống thông tin kế toán,nhằm biến đổi dữ liệu kế toán thành những thông tin tài chính kế toán cần cho quá trình raquyết định của nhà quản trị

+ Một hệ thống thông tin kế toán bao gồm các thành phần sau:

* Phần cứng: Máy tính, các thiết bị mạng phục vụ nhu cầu giao tiếp với con người hay vớicác máy tính khác

* Phần mềm: Hệ điều hành, phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu, phần m ề m k ế toán

* Các thủ tục: Tổ chức và quản trị các hoạt động xử lý thông tin (thiết kế và triển khaichương trình, duy trì phần cứng và phần mềm, quản lý chức năng các nghiệp vụ)

* Cơ sở dữ liệu kế toán: File danh mục tự điển, file nghiệp vụ

* Con người:

- Các nhân viên xử lý thông tin (phân tích và thiết kế hệ thống, lập trình viên )

- Các nhân viên nghiệp vụ (kế toán viên, những người có nhu cầu làm kế toán với sựtrợ giúp của máy tính)

- Các nhà quản trị doanh nghiệp

Tất cả các yếu tố trên đều có mối quan hệ với nhau Trong đó con người nắm quyền chủ độngtrong hệ thống thông tin kế toán

2.2) Các loại file cơ bản trong phần mềm kế toán

2.2.1) Dạng file cơ sở dữ liệu

Cơ sở dữ liệu kế toán là một tập hợp các dữ liệu có cấu trúc, được lưu trữ trong các tệp

có quan hệ với nhau, được quản trị một cách hợp nhất bởi một hệ quản trị cơ sở dữ liệu nhằmđạt được mục đích tồn tại của hệ thống thông tin kế toán

Trong hệ thống kế toán máy, dữ liệu kế toán chủ yếu được lưu trữ trong các tệp tin gồmnhiều trường và nhiều bản ghi Mỗi trường ứng với một thuộc tính cần quản lý của các đốitượng hay các nghiệp vụ Mỗi một bản ghi mô tả các thuộc tính của một đối tượng hay mộtnghiệp vụ xác định

Các tệp tin kế toán thường thuộc vào một trong 3 phạm trù sau:

- Tệp danh mục từ điển: Lưu trữ các dữ liệu liên quan đến các thuộc tính của các hệ thống, ít

thay đổi, được duy trì và sử dụng cho nhiều kỳ kế toán như danh mục tài khoản kế toán,danh mục khách hàng, danh mục vật tư hàng hoá

- Tệp nghiệp vụ giao dịch: lưu trữ các dữ liệu về tất cả các nghiệp vụ kinh tế như bán hàng,

thu, chi quỹ, nhập/xuất kho

- Tệp báo cáo/ thông tin khái quát: đó là những thông tin đã qua xử lý, tồn tại ở dạng các

báo cáo kế toán hỗ trợ cho quá trình ra quyết định, vạch kế hoạch và kiểm soát

2.2.2) Dạng file chương trình

Những file này có vai trò rất quan trọng, giúp liên kết công cụ kế toán để tạo ra báocáo kếtoán Thường những file chương trình là *.PRG hay *.EXE

2.2.3) Dạng file biểu mẫu

Các file này được thiết lập để chứa các mẫu sổ, mẫu bảng và mẫu báo cáo kế toán.Những file dạng format thường gặp *.FRX hay *.FRT

2.3) Mô hình hoạt động của phần mềm kế toán

2.3.1) Hệ thống đầu vào của một chương trình

+ Hệ thống biểu mẫu sổ, báo cáo kế toán: mẫu sổ kế toán, mẫu chứng từ phát sinh (phiếuthu chi, phiếu nhập xuất ), mẫu báo cáo kế toán

+ Hệ thống các công cụ kế toán, đối tượng kế toán: bao gồm hệ thống các tài khoản; các kháchhàng, đơn vị; các loại tài sản cố định; hệ thống kho; các loại vật tư, hàng hoá; phải được khaibáo trước khi làm việc Các đối tượng này phải được thiết lập trực tiếp trên các bảng mã (danhmục)

+ Các chứng từ gốc phát sinh (phiếu nhập, phiếu xuất, phiếu thu, chi, giấy báo Nợ, giấy báo Có,các phiếu kế toán ) Việc ghi chép được thực hiện bằng cách nhập vào máy và các phần việccòn lại máy sẽ tự xử lý theo chương trình kế toán được cài sẵn Báo cáo kế toán được lậptrong máy chỉ tồn tại ở dạng mẫu, báo cáo kế toán hoàn chỉnh được chiết xuất sau khi phầnmềm xử lý bằng cách nối kết số liệu trên các chứng từ kế toán với các biểu mẫu kế toán

Trong ba yếu tố trên, hệ thống các công cụ, đối tượng kế toán được xem là cơ sở

dữ liệu chung cho một chương trình kế toán Bất kỳ một chương trình kế toán máymuốn hoạt động trước hết phải xây dựng hệ thống các công cụ, đối tượng kế toán Đó là dữ

liệu liên quan đến các thuộc tính của các hệ thống, ít thay đổi, được duy trì và sử dụng chonhiều kỳ kế toán.

2.3.2) Xử lý thông tin

Việc xử lý chương trình được điều khiển bởi các file chương trình Những file này cóvai trò rất quan trọng, nó giúp liên kết những công cụ kế toán để tạo ra báo cáo kế toán

Trong các chương trình kế toán máy, các file chương trình thường là những file sau:

*.PRG và *.EXE, những file này được người lập trình phần mềm kế toán viết trên VisuaFoxpro, hay những phần mềm khác

2.3.3) Hệ thống đầu ra của một chương trình kế toán máy

Đầu ra kế toán là kết quả của hệ thống đầu vào kế toán và quá trình xử lý của máythông qua các câu lệnh của người thực hiện Chương trình kế toán có nhiệm vụ kết hợp các sốliệu trên các chứng từ kế toán với các biểu mẫu kế toán để cung cấp các báo cáo kế toán hoànchỉnh cho nhà quản lý thông qua các câu lệnh do người kế toán thực hiện Tuy nhiên, khôngphải hoàn thành xong việc nhập chứng từ thì có được các báo cáo kế toán chính xác Điều nàycòn tuỳ thuộc vào trình độ của người kế toán viên cũng như việc tuân thủ các nguyên tắc chungtrong kế toán máy

2.3.4) Các câu lệnh điều khiển

Để điều khiển hệ thống đầu vào kế toán, tạo ra các báo cáo kế toán, kế toán phải thựchiện hệ thống câu lệnh Các câu lệnh này hoàn toàn phải tuân thủ các bước hạch toán kế toán

2.3.5) Phản hồi thông tin

Phản hồi thông tin là những câu hỏi của máy nhằm giúp người làm kế toán có thể tránhkhỏi những sai sót chủ quan hay khách quan trong quá trình làm việc, nhắc nhở người điềukhiển đảm bảo đúng nguyên tắc kế toán

3) Các tiêu chuẩn và điều kiện của một phần mềm kế toán

Theo thông tư 103/2005/TT-BTC của Bộ Tài chính ký ngày 24 tháng 11 năm 2005 vềviệc "Hướng dẫn tiêu chuẩn và điều kiện của phần mềm kế toán"

3.1) Tiêu chuẩn của phần mềm kế toán

• Phần mềm kế toán phải hỗ trợ cho người sử dụng tuân thủ các quy định của Nhà nước về

kế toán Khi sử dụng phần mềm kế toán không làm thay đổi bản chất, nguyên tắc và phươngpháp kế toán được quy định tại các văn bản pháp luật hiện hành về kế toán

• PMKT phải có khả năng nâng cấp, có thể sửa đổi, bổ sung phù hợp với những thay đổinhất định của chế độ kế toán và chính sách tài chính mà không ảnh hưởng đến dữ liệu đã có

• Phần mềm kế toán phải tự động xử lý và đảm bảo sự chính xác về số liệu kế toán

• Phần mềm kế toán phải đảm bảo tính bảo mật thông tin và an toàn dữ liệu

3.2) Điều kiện của phần mềm kế toán

• Phần mềm kế toán trước khi đưa vào sử dụng phải được đặt tên, thuyết minh rõ xuất xứ,tính năng kỹ thuật, mức độ đạt các tiêu chuẩn

• Phần mềm kế toán khi đưa vào sử dụng phải có tài liệu hướng dẫn cụ thể kèm theo để giúpngười sử dụng vận hành an toàn, có khả năng xử lý các sự cố đơn giản

• Phần mềm kế toán do tổ chức, cá nhân ngoài đơn vị kế toán cung cấp phải được bảohành trong thời hạn do hai bên thỏa thuận, ít nhất phải hoàn thành công việc kế toán củamột năm tài chính.

3.3) Điều kiện cho việc áp dụng phần mềm kế toán

+ Đảm bảo điều kiện kỹ thuật

• Lựa chọn phần mềm phù hợp với hoạt động kinh doanh sx của doanh nghiệp

• Trang bị hệ thống thiết bị về tin học phù hợp với yêu cầu, trình độ quản lý, trình độ tin họccủa cán bộ quản lý, đội ngũ nhân viên kế toán

• Sử dụng thử nghiệm phần mềm mới Sau quá trình thử nghiệm, nếu phần mềm kế toán đápứng được tiêu chuẩn của phần mềm kế toán và yêu cầu kế toán của đơn vị thì đơn vị mới triểnkhai áp dụng chính thức

• Xây dựng quy chế sử dụng phần mềm kế toán trên máy vi tính như: quản lý máy chủ (nếucó); quản lý dữ liệu; kiểm tra, kiểm soát việc đưa thông tin từ ngoài vào hệ thống; thực hiệncông việc sao lưu dữ liệu định kỳ; phân quyền đối với các máy nhập và xử lý số liệu…

• Tổ chức trang bị và sử dụng các thiết bị lưu trữ an toàn cho hệ thống, bố trí và vận hànhtheo đúng yêu cầu kỹ thuật

+ Đảm bảo điều kiện về con người và tổ chức bộ máy kế toán

• Lựa chọn hoặc tổ chức đào tạo cán bộ kế toán có đủ trình độ chuyên môn, nghiệp vụ

về kế toán và tin học

• Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện các khâu công việc: lập chứng từ vào máy; kiểm tra việcnhập số liệu vào máy; thực hiện các thao tác trên máy theo yêu cầu của phần mềm kế toán;phân tích các số liệu trên sổ kế toán và BCTC, quản trị mạng và quản trị thông tin kế toán

• Quy định rõ trách nhiệm, yêu cầu bảo mật dữ liệu trên máy tính; chức năng, nhiệm vụcủa từng người sử dụng trong hệ thống

+ Đảm bảo tính thống nhất trong công tác kế toán

Đối với các đơn vị kế toán có các đơn vị kế toán trực thuộc (Tổng Công ty, Công ty mẹ,…)phải lập báo cáo tài chính tổng hợp hoặc báo cáo tài chính hợp nhất, thì cần chỉ đạo cho cácđơn vị kế toán trực thuộc sử dụng phần mềm kế toán sao cho thuận tiện trong việc kết nốithông tin, số liệu báo cáo

4) Quy định của Bộ Tài chính về hình thức kế toán máy

4.1) Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán máy

Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán đượcthực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính Phần mềm kế toánđược thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán theo quy định của BộTài chính hoặc kết hợp các hình thức kế toán đó với nhau Phần mềm kế toán không hiển thịđầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chínhtheo quy định

Các loại sổ của Hình thức kế toán trên máy vi tính: Phần mềm kế toán được thiết kếtheo hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó nhưng không bắt buộc

hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay.

4.2) Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán máy

H

ằng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế

toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tàikhoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phầnmềm kế toán Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ

kế toán tổng hợp (Sổ Cái hoặc Nhật ký - Sổ Cái) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan

Cuối th á ng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác

khóa sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chitiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã đượcnhập trong kỳ Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báocáo tài chính sau khi đã in ra giấy Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định

Cuối tháng, cuối năm sổ kể toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng

thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay

- Giá thành cao: Không thể cạnh tranh về giá với các phần mềm nội địa

- Bảo trì, hỗ trợ kỹ thuật gặp nhiều khó khăn: Do một số công ty sản xuất phần mềm nướcngoài không có trụ sở tại Việt Nam

- Vấn đề địa phương hóa:

- Báo cáo kế toán quản trị

PHẦN MỀM

KẾ TOÁN

MÁY VI TÍNH

Nhập số liệu hàng ngày

In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm

Đối chiếu, kiểm tra

+ Ngôn ngữ: Giao diện, tài liệu hướng dẫn bằng tiếng nước ngoài.

+ Hệ thống kế toán Việt Nam: Chưa theo hệ thống kế toán chuẩn quốc tế, trong khi các phầnmềm nước ngoài được xây dựng trên các chuẩn quốc tế Điều này dẫn đến việc có nhiềuthông tin không phù hợp, gây khó khăn cho người sử dụng là những người đang theo hệthống Kế toán Việt Nam

+ Hệ thống máy tính: Phần mềm nước ngoài thường đòi hỏi hệ thống máy tính có cấu hìnhcao, nhiều doanh nghiệp Việt Nam chưa thể đáp ứng

* Một số phần mềm nước ngoài: MYOB, QuickBooks, PeachTree, Sage AccPac.

5.2) Phần mềm kế toán trong nước

* Ưu điểm: Giá thành thấp; bảo hành, bảo trì nhanh chóng, kịp thời; phù hợp với doanh nghiệp

Việt Nam (được xây dựng theo hệ thống kế toán Việt Nam; ngôn ngữ tiếng Việt) và yêu cầucấu hình của hệ thống máy tính không cao

* Nhược điểm: Cấu trúc và công nghệ thường lạc hậu hơn so với các PM nước ngoài.

* Một số phần mềm trong nước: Effect, Fast, MISA, Ma ta da ta , ACSoft, Bravo…

Trong phần chương 2, sẽ đi nghiên cứu các tình huống ví dụ trên một phần mềm cụ thể là Misa 7.9.

CHƯƠNG 2 XÂY DỰNG CÁC DANH MỤC TỪ ĐIỂN VÀ CẬP NHẬT SỐ

LIỆU BAN ĐẦUI) Những vấn đề chung

1) Mở sổ kế toán

Thông thường một doanh nghiệp mới thành lập hoặc một doanh nghiệp đã hoạt độnglâu năm nhưng bắt đầu một năm tài chính mới thì thường phải tiến hành mở sổ kế toán mớitương ứng với năm tài chính đó

Trong các phần mềm kế toán việc mở sổ kế toán (hay còn gọi là tạo dữ liệu kế toán)được thực hiện ngay lần đầu tiên khi người sử dụng bắt đầu sử dụng phần mềm Quátrình mở sổ được thực hiện qua một số bước trong đó cho phép người sử dụng đặt tên cho sổ

kế toán, chọn nơi lưu sổ trên máy tính, chọn ngày bắt đầu mở sổ kế toán, chọn chế độ kếtoán, chọn phương pháp tính giá,

* Cách mở sổ khi sử dụng chương trình lần đầu tiên:

+ Vào My computer, chọn ổ D, tạo Folder có tên: Tênsinhviên_MSV

Ví dụ: Huyenbt_07D12345

+ Khởi động chương trình Misa 7.9, thấy:

- Xuất hiện giao diện đăng nhập chương trình, kích nút “Hủy bỏ”

- Thao tác tạo cơ sở dữ liệu: Kích nút “Tạo dữ liệu mới”  Đồng ý

- Chọn tên “Máy chủ” đã được mặc định sẵn  Đồng ý và bắt đầu khai báo các thông tin của

doanh nghiệp:

1 Chọn cách tạo dữ liệu mới: chọn nút “Tạo mới từ đầu”  Kích “Tiếp tục”

2 Đặt tên cho cơ sở dữ liệu mới: xóa tên mặc định, gõ tên HUBT_2010 Kích biểu

tượng , lưu CSDL vào ổ D:\Tên thư mục mang tên mình đã tạo phía trên\

 ấn “Tiếp tục” và chờ cho chương trình tạo CSDL

3 Thông tin về doanh nghiệp: Tên đơn vị và địa chỉ, chương trình đã mặc định sẵn Khai

báo Mã số thuế, ví dụ: 0101222888, điện thoại: 04-36336501, fax: 04-36336502  Ấn “Tiếp tục”

4 Thiết lập năm kế toán:

- Ngày bắt đầu hạch toán: 01/01/2010

5 Chọn đồng tiền hạch toán: Tích vào “Tiền Việt Nam”  “Tiếp tục”

6 Hệ thống tài khoản kế toán: Kích chọn như hình dưới:

 “Tiếp tục”

7 Quản lý kho: Kích chọn “Hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho”  “Tiếp tục”  Hoàn thành việc thiết lập  Kết thúc  Quay về màn hình Đăng nhập ban đầu, kích “Đồng ý”.

2) Giới thiệu chương trình kế toán Misa 7.9

Mua hàng

• Tạo lập và quản lý các đơn mua hàng gửi nhà cung cấp

• Theo dõi công nợ chi tiết đến từng nhà cung cấp, từng hóa đơn

Bán hàng

• Quản lý đơn hàng chặt chẽ

• Theo dõi công nợ theo tuổi nợ, hoá đơn

• Tự động bù trừ công nợ

Quản lý kho

• Tính giá trị hàng tồn kho theo nhiều phương pháp

• Hỗ trợ doanh nghiệp quản lý vật tư lắp ráp, tháo dỡ

• Cho phép điều chỉnh hàng tồn kho, chuyển kho nội bộ

Quản lý quỹ

• Cho phép hạch toán nhiều loại tiền

• Tự động kết chuyển chênh lệch tỷ giá cuối kỳ

Ngân hàng

• Sẵn sàng cho thương mại điện tử

• Chức năng đối chiếu với ngân hàng giúp theo dõi sai lệch giữa sổ kế toán và ngân hàng

Tài sản cố định

• Quản lý TSCĐ linh hoạt

• Quản lý quá trình sử dụng và luân chuyển của tài sản trong công ty

• Phản ánh chính xác tình hình tăng, giảm, đánh giá lại tài sản

Thuế

• Cập nhật báo cáo thuế theo Thông tư 60/2007/TT-BTC

• Tự động in bảng kê, tờ khai thuế GTGT hàng tháng

• Theo dõi số thuế GTGT được hoàn lại, miễn giảm

• Cho phép xuất khẩu dữ liệu ra phần mềm thuế của Tổng cục Thuế

Tiền lương

• Tính lương theo nhiều phương pháp: thời gian, sản phẩm,…

• Tự động tính lương, thuế thu nhập, bảo hiểm

• Tự động phân bổ chi phí lương

• Tính giá thành theo nhiều giai đoạn

• Lập báo cáo giá thành sản phẩm và báo cáo phân tích các yếu tố chi phí

Hợp đồng

• Quản lý chi tiết đến từng hợp đồng của khách hàng

• Theo dõi chi tiết tình hình thanh toán theo từng hợp đồng

Sổ cái

• Tự động kết chuyển lãi lỗ cuối kỳ, xác định lãi lỗ của kỳ kinh doanh và lên báo cáo tài chính

• Khoá sổ cuối kỳ

3) Cài đặt các thông số chung

Thay đổi các tuỳ chọn của hệ thống như: thay đổi cách nhập số liệu, cách in ấn các báocáo, cách sử dụng các phông chữ

* Thực hiện: Hệ thống\ Tùy chọn

Trong màn hình giao diện của chức năng “Tùy chọn” có các lựa chọn sau:

- Tuỳ chọn chung: Cho phép thay đổi một số thông tin chung trong quá trình sử dụng phần

mềm như: Xác định hiển thị hộp hội thoại nhắc việc khi khởi động, xác định hạn chế tài khoảnkhi nhập chứng từ, thiết lập chế độ ghi sổ…

- Công ty: Thiết lập các thông tin chung về đơn vị như: Tên, địa chỉ, mã số, điện thoại, số fax,

Mã số thuế, địa chỉ

- Nhân sự: Khai báo các thông tin về nhân sự của công ty như: Thủ trưởng đơn vị, Kế toán

trưởng, Thủ quỹ, Thủ kho, Người lập báo cáo Các thông tin này sẽ được phần mềm tự động cậpnhật vào các chứng từ và báo cáo, sổ sách liên quan

- Báo cáo: Lựa chọn ngôn ngữ báo cáo, định dạng phông chữ trên tiêu đề báo cáo.

- Tiền lương: Nhập các thông tin chung về tiền lương của công ty như: mức lương tối thiểu,

BHXH công ty đóng, BHYT công ty đóng Các thông tin được thiết lập trong phần này sẽ đượcdùng làm căn cứ cho phần mềm khi tự động tính các khoản lương

- Tính lãi nợ: Nhập các thông tin tính lãi nợ, các thông tin này sẽ được áp dụng để tính lãi khi

quá hạn thanh toán

- Vật tư, hàng hoá: Nhập thông tin về kho ngầm định và tài khoản hạch toán điều chỉnh hàng

tồn kho

- Định dạng số: Cho phép định dạng việc hiển thị dữ liệu kiểu số khi nhập chứng từ và trên các

sổ sách, báo cáo

4) Phân công công việc và quyền hạn trong phòng kế toán

Trong một doanh nghiệp có quy mô thường có ít nhất từ 2 kế toán trở lên và mỗi ngườiphụ trách một phần hành kế toán riêng như bán hàng, kho, thuế, tổng hợp, Mỗi kế toán sẽquản lý các chứng từ và sổ sách liên quan đến phần hành kế toán đó và thường không nắmđược sổ sách của phần hành kế toán khác Chỉ có Kế toán tổng hợp hoặc Kế toán trưởng làngười có thể nắm một cách tổng quan toàn bộ chứng từ sổ sách

Chức năng phân quyền sử dụng cho người dùng với mục đích giúp kế toán trưởngphân công công việc cũng như quyền hạn của từng kế toán viên đối với các hoạt động trongphòng kế toán

* Thực hiện: Hệ thống\Nhóm người dùng

* Để khai báo danh sách những người dùng trong từng nhóm ngươig dùng đã tạo, ta thực

hiện: Hệ thống\ Người dùng

Ngoài ra, các kế toán viên cũng có thể bảo mật dữ liệu của mình tránh sự truy nhập vàchỉnh sửa của các kế toán viên khác có cùng quyền lợi thông qua việc đặt mật khẩu khi truycập vào sổ kế toán.

* Thực hiện: Hệ thống\ Thay đổi mật khẩu

Sau khi đổi mật khẩu xong, khi người sử dụng đăng nhập vào dữ liệu kế

toán, chương trình sẽ yêu cầu mật khẩu đăng nhập

5) Sao chép và phục hồi dữ liệu

5.1) Sao chép dữ liệu

Để đảm bảo an toàn số liệu kế toán, người sử dụng phải thường xuyên sao chép dữ liệu

ra (Số dư, danh mục, chứng từ ) Khi thực hiện sao chép chương trình sẽ cho 2 lựa chọn: 1 là

tự động đặt tên file sao lưu dữ liệu theo quy định sẵn (Tên CSDL_ngày tháng, giờ sao chép)hoặc người sử dụng tự đặt tên file và chọn nơi lưu dữ liệu

Cách thực hiện:

+ Từ màn hình giao diện chính, kích: Tệp\ Đóng dữ liệu

+ Chọn: Tệp\ Sao lưu dữ liệu

+ Từ màn hình phía dưới, ta khai báo: Tên CSDL, tên tệp cần sao lưu (ví dụ), thư mục

sao lưu (kích vào nút mở cửa sổ, chọn ổ D để cất giữ tệp)  Thực hiện

 Khi chương trình báo “Đã sao lưu thành công”  OK  trong ổ D đã chứa file

“Nguyen Lan Huong_07A01281_buoi1.mbk”.

5.2) Phục hồi dữ liệu

Để chuyển toàn bộ số liệu đã sao chép ra vào phần mềm với CSDL cũ hoặc đổi tênCSDL khác ta thực hiện:

+ Bước 1: Chọn 1 trong 2 cách sau:

• Nếu đang ở giao diện chính của chương trình, kích: Tệp\ Đóng dữ liệu

• Nếu bắt đầu khởi động chương trình thì:

Khởi động Misa và chọn “Chỉ đăng nhập vào máy chủ”  Đồng ý

+ Bước 2: Kích: Tệp\ Phục hồi dữ liệu

• Tại Phục hồi từ…: Chọn tên tệp cần sao chép vào (phục hồi nguyên trạng thái ban đầu sao chép ra) hoặc kích vào ô “Chọn từ tệp sao lưu” để tìm tệp.

• Tại Cơ sở dữ liệu: Có thể để nguyên tên CSDL của tệp sao lưu ra hoặc đổi tên CSDL

tùy ý

 Thực hiện  Đã phục hồi thành công  OK  Kết thúc

+ Bước 3: Kích Tệp\ Mở dữ liệu

Bắt đầu chọn tên CSDL vừa phục hồi để tiếp tục làm việc

II) Hệ thống danh mục kế toán

1) Mục đích thiết lập hệ thống danh mục kế toán

Mục đích thiết lập hệ thống danh mục kế toán: đăng ký, khai báo hệ thống các đốitượng kế toán cần theo dõi tại doanh nghiệp

2) Mã hoá đối tượng kế toán

Mã hoá là quá trình sử dụng một bộ các ký tự để nhận diện duy nhất các đối tượngcần quản lý

+ Mục đích mã hoá đối tượng kế toán:

- Tránh nhầm lẫn các đối tượng kế toán

- Truy cập dữ liệu nhanh chóng và dễ dàng

- Phân định và tổ chức các phần hành kế toán riêng biệt, rõ ràng một cách khoa học,tạo thuận lợi tốt nhất trong công tác đối chiếu, quản lý công nợ, xử lý thừa thiếu tiền vốn,vật tư, hàng hóa

Ngoài ra thông qua mã hóa, việc truy tìm số liệu sẽ khó khăn, chậm chạp nếu khôngnắm được bộ mã kế toán Điều này, giúp ta bảo mật được thông tin cần quản lý đối với các đốitượng bên ngoài

+ Yêu cầu mã hóa đối tượng kế toán

Để công tác mã hóa các đối tượng kế toán mang tính khoa học, tạo thuận lợi cho việcquản lý dữ liệu, cập nhật số liệu và nhất là truy xuất thông tin, yêu cầu bộ mã được xây dựngphải đảm bảo các yếu tố: gọn, đủ, dễ nhớ, dễ bổ sung và nhất quán trong tên gọi các đốitượng được mã hóa

 Có độ dài gọn và đủ: yêu cầu này đòi hỏi phải xác định phạm vi quản lý gồmbao nhiêu loại, mỗi loại có bao nhiêu đối tượng Vì vậy, muốn xác định độ dài của bộ mã taphải phân loại đối tượng Trên cơ sở phân loại này, ta định ra độ dài của bộ mã gồm bao nhiêu

không đủ chứa khi lượng vật tư, hàng hóa hoặc khách hàng tăng lên ngoài dự kiến.

 Tính nhất quán: Trong ghi chép tên khách hàng hoặc vật tư, hàng hóa, yêu cầunày đòi hỏi một khách hàng hoặc loại vật tư, hàng hóa chỉ được thống nhất một tên gọi Mộtmặt hàng có nhiều tên gọi chắc chắn sẽ gây nhầm lẫn trong việc mã hóa, cập nhật và truy xuất

dữ liệu



Nguyên tắc th i ết l ập bảng m ã:

+ Mã hiệu phải được dùng để thay thế cho tên của đối tượng đó trong suốt quá trình hạch toán.+ Mã hiệu phải ngắn gọn, dễ nhớ

+ Mã hiệu không được trùng nhau

+ Nên mã hoá các đối tượng có độ dài kí tự bằng nhau

+ Trong trường hợp đặc biệt, mã hiệu không được lồng nhau

3) Xây dựng các danh mục từ điển

3.2) Các nút chức năng khi xây dựng danh mục từ điển

Thông thường khi xây dựng một danh mục từ điển bất kỳ, người sử dụng thường cần cácchức năng: Thêm, sửa, xóa, tìm, in…

Để sử dụng các chức năng này trong phần mềm, ta có 2 cách:

- Di chuyển chuột vào một trong các chức năng cần thao tác

- Ấn tổ hợp phím tắt - di chuyển vào nút chức năng cần thực hiện, sẽ hiện lên tổ hợpphím tắt tương ứng

3.1) Danh mục tài khoản

Danh mục Hệ thống tài khoản được sử dụng để quản lý hệ thống các tài khoản,

vì hầu hết mọi thông tin kế toán đều được phản ánh trên tài khoản Thông thường các phầnmềm kế toán đã thiết lập sẵn hệ thống tài khoản chuẩn theo quy định của Bộ Tài chính.Tuy nhiên, để phản ánh được hoạt động sản xuất kinh doanh của từng doanh nghiệp, cácphần mềm vẫn cho phép người sử dụng mở thêm các tiết khoản trên cơ sở hệ thống tàikhoản chuẩn Hệ thống tài khoản này sẽ được sử dụng trong các bút toán hạch toán các nghiệp

vụ kinh tế phát sinh trong kỳ

* Thực hiện: Soạn thảo\ Hệ thống tài khoản

Hoặc vào theo màn hình giao diện chính trong phân hệ Sổ cái

3.2) Danh mục Khách hàng, nhà cung cấp

Danh mục này được người sử dụng khai báo nhằm lập báo cáo thống kê mua, bánhàng hóa và theo dõi công nợ chi tiết đến từng khách hàng, nhà cung cấp Mỗi khách hàng,nhà cung cấp sẽ được nhận diện bằng mã hiệu khác nhau gọi là mã khách hàng, nhà cung cấp

Mỗi khách hàng, nhà cung cấp có thể liên quan đến mọi tài khoản công nợ Vì vậy,thông qua mã khách hàng, nhà cung cấp người sử dụng có thể xem được các báo cáo công nợkhông chỉ liên quan đến một tài khoản công nợ mà liên quan đến mọi tài khoản công nợ củakhách hàng, nhà cung cấp đó

* Thực hiện: - Soạn thảo\ Khách hàng

- Soạn thảo\Nhà cung cấp

Hoặc vào theo màn hình giao diện chính trong phân hệ bán hàng hoặc mua hàng

3.3) Danh mục kho vật tư, hàng hóa

Dùng để khai báo tên các kho chứa hàng hóa, vật tư Danh mục này chương trình đã xâydựng sẵn một số kho thông dụng, người sử dụng có thể sửa đổi, bổ sung cho phù hợp

Thực hiện: Tại màn hình giao diện chính  chọn Quản lý kho  chọn kho vật tư, hàng hóa.

3.4) Danh mục nhóm vật tư, hàng hóa

Cho phép khai báo danh mục nhóm vật tư, hàng hoá, dịch vụ, việc khai báo này nhằm quản lý và in danh sách vật tư, hàng hoá, dịch vụ theo từng nhóm

* Thực hiện: Nghiệp vụ\ Quản lý kho\ Nhóm vật tư - hàng hóa

Thông tin chi tiết trên hộp hội thoại

3.5) Danh mục Vật tư, hàng hóa

Danh mục Vật tư hàng hóa dùng để theo dõi các vật tư, hàng hóa Được sử dụng khithực hiện nhập, xuất các vật tư, hàng hóa đó Mỗi vật tư, hàng hóa sẽ mang một mã hiệu riêng.Việc đặt mã hiệu cho vật tư, hàng hóa do người sử dụng tự đặt sao cho thuận tiện nhất và dễnhớ nhất phù hợp với công tác quản lý vật tư, hàng hóa tại doanh nghiệp

* Thực hiện: Soạn thảo\ Vật tư, hàng hóa, dịch vụ

Hoặc vào theo màn hình giao diện chính trong phân hệ Quản lý kho

3.6) Danh mục Tài sản cố định

Danh mục Tài sản cố định dùng để quản lý chi tiết theo từng TSCĐ, theo dõi toàn bộquá trình sử dụng của TSCĐ từ khi bắt đầu mua về cho đến khi thanh lý Chương trình cho phéptheo dõi TSCĐ ở nhiều trạng thái khác nhau: mua về chưa khấu hao, đang tính khấu hao, ngừngkhấu hao, chuyển thành công cụ dụng cụ quản lý các tài sản cố định mà doanh nghiệp quảnlý

Mỗi tài sản cố định được mang một mã hiệu riêng và kèm với nó là các thông tin vềtài sản như: tỷ lệ khấu hao, cách tính khấu hao, nguyên giá, giá trị hao mòn đầu kỳ,… đềuphải được cập nhật trước khi bắt đầu nhập dữ liệu phát sinh về tài sản cố định

* Thực hiện: - Nghiệp vụ\ TSCĐ\ Khai báo TSCĐ

Hoặc vào theo màn hình giao diện chính trong phân hệ TSCĐ

Lưu ý:

tăng trong năm.

- Đối với các TSCĐ có ngày mua lớn hơn hoặc bằng ngày bắt đầu hạch toán của tệp dư liệu (ví dụ: Ngày bắt đầu hạch toán của chương trình là 01/01/2010, ngày mua TSCĐ là

23/01/2010) thì sau khi khai báo TSCĐ, chương trình sẽ tự động sinh ra chứng từ ghi tăng TSCĐ (sẽ đề cập trong chương 7 – TSCĐ) căn cư vào các thông tin ghi tăng trong

phần khai báo danh mục TSCĐ.

- Trong trường hợp có phát sinh thuế thì phải vào chưng từ ghi tăng TSCĐ để bổ sung (sẽ

đề cập trong chương 7 – TSCĐ).

* Khi kích nút “Thêm”, xuất hiện hộp hội thoại gồm 3 phần như sau:

- Phần “Thông tin chung”

Giải thích các thông tin:

Mã số Mã quy định cho TSCĐ

Tên tài sản Tên của TSCĐ

Mô tả Mô tả tổng quát về tài sản cố định

Số hiệu Số hiệu tài sản cố định

Thời gian BH Thời gian bảo hành tài sản cố định

Phụ kiện Danh sách các phụ kiện kèm theo tài sản cố định

Loại tài sản Loại của tài sản cố định

Đvị sử dụng Đơn vị, phòng ban sử dụng tài sản cố định

Nhà cung cấp Đơn vị cung cấp tài sản cố định

Số HĐ mua Số hoá đơn mua tài sản cố định

Trạng thái hiện nay Trạng thái hiện nay của TSCĐ gồm: Mua chưa dùng; Đang

dùng; Ngừng tính khấu hao; Đã thanh lýNgười sử dụng Tên nhân viên sử dụng tài sản cố định

Địa chỉ NCC Địa chỉ nhà cung cấp tài sản cố định

Số đơn đặt hàng Số đơn đặt hàng mua tài sản cố định

- Phần “Thông tin khấu hao”

Giải thích các thông tin:

Ngày mua Ngày mua tài sản cố định

Tình trạng Tình trạng của tài sản cố định gồm: Mua mới, mua cũ

Ngày SD Ngày đưa vào sử dụng tài sản cố định

TK Nguyên giá Tài khoản hạch toán nguyên giá của tài sản cố định

TK Hao mòn Tài khoản hạch toán hao mòn của tài sản cố định

TK Chi phí Tài khoản chi phí khi trích khấu hao tài sản cố định

Nguyên giá Nguyên giá của tài sản cố định

HMLK đầu kỳ Số hao mòn luỹ kế đầu kỳ của tài sản cố định

Giá trị tính KH Giá trị tính khấu hao tài sản cố định

Số năm sử dụng Số năm sử dụng của tài sản cố định

KH hàng năm Số khấu hao hàng năm của TSCĐ

Thanh lý Các thông tin phục vụ việc thanh lý như: Ngày thanh lý, lý do

thanh lý

- Phần “Thông tin ghi tăng”

Giải thích các thông tin:

Số Số chứng từ ghi tăng tài sản cố định

Ngày Ngày chứng từ ghi tăng tài sản cố định

TK đối ứng Số hiệu tài khoản đối ứng trong bút toán ghi tăng TSCĐ

Phải trả NCC Tên nhà cung cấp tài sản cố định

Tạm ứng của nhân viên Tên nhân viên đã tạm ứng để mua tài sản cố định

Tự động ghi sổ Xác định việc tự động ghi sổ chứng từ ghi tăng TSCĐ

Đồng ý Cất giữ các thông tin đã khai báo

Huỷ bỏ Không cất giữ các thông tin đã khai báo

3.6.1) Danh mục loại TSCĐ

Dùng theo dõi TSCĐ theo nhóm tài sản, phục vụ cho công việc quản lý Chương trình đãxây dựng sẵn một số loại TSCĐ, người sử dụng có thể bổ sung, sửa đổi theo ý muốn Thực hiệnnhư sau:

+ Chọn đường dẫn: Nghiệp vụ\TSCĐ\ Loại TSCĐ

Hoặc vào theo giao diện chính của chương trình trong phân hệ TSCĐ

+ Kích nút “ Thêm” mới một nhóm loại TSCĐ, sẽ có các thông tin:

Diễn giải Tên của loại TSCĐ

Tài khoản nguyên giá Tài khoản hạch toán nguyên giá

Tài khoản HMLK Tài khoản hạch toán hao mòn lũy kế

Ngừng theo dõi Xác định theo dõi hay không theo dõi loại TSCĐ

3.6.2) Danh mục phòng ban

Để quản lý TSCĐ theo từng bộ phận sử dụng, xác định được chi phí khấu hao chi tiếtcho bộ phận, ta phải khai báo danh sách các phòng ban có sử dụng TSCĐ Ngoài ra danh sáchnày còn dùng để quản lý lương theo phòng ban Chương trình đã xây dựng sẵn một số phòngban, người sử dụng có thể bổ sung, sửa đổi theo ý muốn Thực hiện như sau:

+ Chọn đường dẫn: Soạn thảo\ Phòng ban

Hoặc vào theo giao diện chính của chương trình trong phân hệ TSCĐ

+ Kích nút “Thêm” mới một phòng ban, có các thông tin sau:

Mã Mã quy định cho phòng ban

Ghi chú Chú ý về phòng ban (nếu có)

Ngừng theo dõi Đánh dấu vào mục này để xác định việc ngừng theo dõi

phòng ban đang hiển thị

Chú ý chung:

Một nguyên tắc chung của việc đánh mã đối tượng là: được phép dùng các ký tự chư (A-Z) hoặc ký tự số (0-9), có thể dùng một số ký tự đặc biệt như dấu gạch ngang (-), gạch chân (_), gạch chéo(/,\) hoặc dấu chấm (.); nếu dùng ký tự chư nên dùng chư hoa Không nên dùng mã bằng tiếng Việt (chư thường có dấu), không nên dùng các ký tự đặc biệt như dấu cách, dấu phẩy (,), dấu chấm than (!),dấu hỏi (?).

4) Cập nhật số dư ban đầu

Sau khi tiến hành khai báo xong danh mục ban đầu như khách hàng, nhà cung cấp,vật tư, hàng hóa, tài sản cố định,… người sử dụng sẽ tiến hành nhập số dư ban đầu chocác tài khoản Số dư ở đây có thể là dư Nợ hoặc dư Có, là VNĐ hay ngoại tệ Số dư ban đầugồm có:

- Số dư đầu kỳ của tài khoản: là số dư đầu của tháng bắt đầu hạch toán trên máy (số

liệu hạch toán trên máy có thể không phải bắt đầu từ tháng 01).

- Số dư đầu năm: là số dư Nợ hoặc dư Có ngày 01 tháng 01

* Thực hiện: Soạn thảo\ Nhập số dư ban đầu

4.1) Cập nhật số dư đầu kỳ cho nhóm tài khoản hàng tồn kho

Các tài khoản hàng tồn kho ngoài việc theo dõi số liệu tổng hợp về giá trị còn phải theodõi chi tiết chỉ tiêu hiện vật liên quan đến hàng tồn kho Vì vậy, khi khai báo số dư cho nhóm tàikhoản này cần vào chi tiết cả số lượng, đơn giá, tổng giá trị Việc này sẽ giúp kế toán theo dõi sốlượng tồn kho và xác định trị giá xuất kho cho các loại vật tư, sản phẩm, hàng hóa

* Cách thực hiện:

- Chọn ô Vật tư hàng hóa

- Tại kho: Chọn kho chứa vật tư, hàng hóa

- Tại tài khoản kho: Khai báo tài khoản cần vào số dư (TK thuộc nhóm hàng tồn kho)

4.2) Cập nhật số dư đầu kỳ cho nhóm tài khoản công nợ

Khi cập nhật số dư cho các tài khoản công nợ phải theo dõi chi tiết đến từng đối tượngthanh toán (khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên)

* Cách thực hiện:

- Tại ô 1: Chọn khách hàng, nhà cung cấp hoặc nhân viên

- Tại ô tài khoản: Khai báo TK công nợ (131, 331, 141…) liên quan đến đối tượng khai báo chitiết trên

- Di chuyển con trỏ đến đúng mã khách hàng, nhà cung cấp hoặc nhân viên rồi khai báo số dư nợhoặc dư có

4.3) Cập nhật số dư đầu kỳ cho các tài khoản khác

Đó là khai báo tất cả số dư các tài khoản còn lại như thuế, các tài khoản khác…, khai báo

số dư nợ hoặc dư có cho TK

* Sau khi nhập liệu xong, để kiểm tra số dư nợ đầu kỳ = số dư có đầu kỳ của tất cả các tài khoản,

ta chọn chỉ tiêu “Tất cả các tài khoản” Chương trình tự động tổng hợp toàn bộ số dư nợ, có củacác tài khoản và tính tổng cột dư nợ và dư có để người sử dụng đối chiếu, kiểm tra Hoặc có thếvào báo cáo “Bảng cân đối tài khoản” để xem

CHƯƠNG 3 – KẾ TOÁN MUA HÀNG VÀ CÔNG NỢ PHẢI TRẢ1) Các quy định khi hạch toán

• Giá gốc của hàng hóa mua vào được tính theo nguồn nhập và phải theo dõi, phản ánhriêng biệt trị giá mua và chi phí thu mua hàng hóa

• Việc tính giá trị của hàng hóa xuất kho được thực hiện theo một trong bốn phươngpháp: Phương pháp giá đích danh, phương pháp bình quân cuối kỳ, phương pháp nhập trước,xuất trước, phương pháp nhập sau, xuất trước

• Chi phí thu mua hàng hóa trong kỳ được tính cho hàng hóa tiêu thụ trong kỳ và hàng hóatồn kho cuối kỳ Việc lựa chọn tiêu thức phân bổ chi phí thu mua hàng hóa tùy thuộc tìnhhình cụ thể của từng doanh nghiệp nhưng phải thực hiện theo nguyên tắc nhất quán

• Kế toán chi tiết hàng hóa phải được thực hiện theo từng kho, từng loại, từng nhómhàng hóa

2 Mô hình hóa hoạt động mua hàng và công nợ phải trả

3) Sơ đồ hạch toán kế toán mua hàng

4) Thực hành trên phần mềm kế toán

4.1) Chức năng của phân hệ: Dùng để cập nhật các nghiệp vụ liên quan đến mua hàng, cácphát sinh trong quá trình mua hàng, giảm giá hàng mua, hàng trả lại, tình hình thanh toán công

nợ với nhà cung cấp và ghi nhận thuế gtgt đầu vào phát sinh

4.2) Nội dung chính của phân hệ mua hàng và công nợ phải trả

4.3) Xây dựng danh mục từ điển

Để hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến mua hàng, phải khai báo một số danh mục từđiển ban đầu như: Danh mục Nhà cung cấp, danh mục Vật tư, hàng hóa, danh mục kho vật tư,hàng hóa  phần này đã được nghiên cứu trong chương 2

4.4) Cập nhật chứng từ

Các chứng từ dùng cho việc hạch toán mua hàng bao gồm:

- Hóa đơn GTGT do nhà cung cấp lập

- Bảng kê mua hàng do nhân viên lập

- Phiếu nhập kho