Giáo trình Excel 2000

Định dạng ô Cell tiếp Alignment: Định dạng kiểu canh dữ liệu trong ô Text Alignment: kiểu canh biên dữ liệu Horizontal / Vertical theo chiều ngang / dọc Text Control: •Wrap text: cuốn

Excel 200

0

I Giới thiệu W2k

I Giới thiệu Excel 2000

1 Giới thiệu Excel 2000

2 Các cách mở Excel 2000

 Là một phần trong bộ chương trình Microsoft Office 2000 Là phần mềm xử lý bảng tính

trên màn hình nền hay trên thanh công cụ ở

góc trên phải màn hình (nếu có)

I Giới thiệu W2k

II Làm quen với Excel 2000

1 Màn hình Excel 2000

II Làm quen với Excel 2000

Bảng tính (Sheet): Một bảng tính có trên 4 tỷ

ô dữ liệu Mỗi bảng tính được đặt tên là Sheet# (# là số thứ tự) hoặc một tên gọi cụ thể

2 Cấu tạo bảng tính Excel

Sổ tay (Book) : Mỗi book gồm từ 1 đến 256 sheet riêng biệt (mặc nhiên là 3)

Cột (Column) : Là tập hợp những ô trong

bảng tính theo chiều dọc Có 256 cột trong

bảng tính, được đánh thứ tự lần lượt bằng các mẫu tự A,B, ,Z ,AA,AB, ,AZ, , IA,IB, ,IV

I Giới thiệu W2k

II Làm quen với Excel 2000

Hàng (Row): là tập hợp những ô trong bảng tính theo chiều ngang Có tổng cộng 65.536

I Giới thiệu W2k

II Làm quen với Excel 2000

Dùng để phân biệt ô này với ô khác

3 Địa chỉ ô

Có 3 loại địa chỉ ô

Địa chỉ tương đối (Relative Address): vd A1

Địa chỉ hỗn hợp (Mixel Address): vd A$1, $A1

Địa chỉ tuyệt đối (Absolute Address): vd $A$1

Địa chỉ tuyệt đối là địa chỉ không tự động thay đổi khi nhắp vào Fill Handle để kéo

Chú ý: Có thể chọn địa chỉ cần tuyệt đối sau đó

Category: chọn Date (định dạng ngày)

Do không có dạng ngày tiếng Việt nên phải khai báo bằng cách:

Category: chọn Custom

•Type: gõ dd/mm/yyyy

I Giới thiệu W2k

II Làm quen với Excel 2000

4 Định dạng ô (Cell) (tiếp)

Chú ý dạng thể hiện ngày trong Control Panel

Chọn Start / Setting / Control Panel

Regional Setting/Date,

xuất hiện hộp thoại

Short date style/

Long date style: khai báo

dạng ngày tiếng Việt

I Giới thiệu W2k

II Làm quen với Excel 2000

4 Định dạng ô (Cell) (tiếp)

Alignment: Định dạng kiểu canh dữ liệu trong ô

Text Alignment: kiểu canh biên dữ liệu

Horizontal / Vertical (theo chiều ngang / dọc)

Text Control:

•Wrap text: cuốn dữ liệu

xuống hàng dưới khi đến

biên phải của ô

•Shrink to fit: tự co cụm

để dữ liệu vừa đủ trong ô

•Merge cells: nối các ô

I Giới thiệu W2k

II Làm quen với Excel 2000

4 Định dạng ô (Cell) (tiếp)

Font: Định dạng kiểu, cỡ chữ trong ô

Border: Định dạng kiểu viền khung

Patterns: Định dạng kiểu tạo nền mờ

I Giới thiệu W2k

II Làm quen với Excel 2000

5 Các toán tử trong công thức Excel

I Giới thiệu W2k

II Làm quen với Excel 2000

5 Các toán tử trong công thức Excel

Toán tử so sánh: >, <, >=, <=, =, <>

Cho kết quả là True hay False

Ví dụ: 240<350 ->True

250=360-100 ->False

Toán tử liên kết chuỗi: &

Ví dụ: ”Da” & “ Nang” -> “Da Nang”

123 & 456 -> 123456

“Excel “ & 2000 -> ”Excel 2000”

I Giới thiệu W2k

III Giới thiệu hàm trong Excel

1 Tổng quát về hàm (Function)

Hàm được xem như những công thức định sẵn

để thực hiện các yêu cầu tính toán riêng biệt

Trên ô thực hiện, hàm sẽ cho kết quả là một

giá trị, một chuỗi, hoặc một thông báo lỗi

Excel 2000 có vô số hàm định sẵn

2 Cú pháp tổng quát của hàm

= <TÊN HÀM> (Đối số1, Đối số2, , Đối số n)

Tên hàm: sử dụng theo quy ước của Excel

Đối số: phần lớn hàm trong Excel đều có đối

số Đối số có thể là các trị số, chuỗi, toạ độ ô,

tên vùng, công thức, những hàm khác

thường nhưng không được viết tắt

•Đối số có thể có hoặc không tuỳ theo hàm,

nhưng phải được đặt trong hai dấu () và giữa các đối số được ngăn cách bởi dấu phẩy

•Trong 1 hàm có thể chứa tối đa 30 đối số

(nhưng không vượt quá 250 ký tự)

•Trong hàm không được chứa khoảng trắng

•Có thể sử dụng 1 hàm để làm đối số cho 1

hàm khác mà không cần nhập dấu = trước tên hàm đó

I Giới thiệu W2k

III Giới thiệu hàm trong Excel

3 Cách nhập hàm vào bảng tính

Nhập từ bàn phím

Chọn ô muốn đưa hàm vào, nhập dấu =

Nhập hàm từ bàn phím (tên, đối số theo đúng

cú pháp quy định)

Lựa chọn trong bảng liệt kê tên hàm

Chọn ô muốn đưa hàm vào

Ví dụ: =INT(7.6); =INT(7.9); =INT(7) đều cho kết quả là 7

Ví dụ: =MOD(18,7) cho kết quả là 4

Ví dụ: =MOD(21,7) cho kết quả là 0

n>=0: làm tròn giá trị số theo các số lẻ (bên phải giá trị số)

n<0: làm tròn giá trị số đến các số nguyên (bên trái giá trị số)

Ví dụ: =Round(12345.54321,2) : 12345.54

=Round(12345.54321,0) : 12346

=Round(12345.54321,-2) : 12300

Công dụng: Hàm sẽ trả về vị thứ của giá trị

number trong khối list theo thứ tự tăng dần hoặc giảm dần

- order=0: vị thứ giảm dần

- order=1: vị thứ tăng dần

Ví dụ 1 =SUM(D5:D30)

Ví dụ 2 =SUM(H5:K30)

Ví dụ 3 =SUM(E6:N6,100,150)

Công dụng: đếm số ô chứa dữ liệu kiểu số

(hoặc kiểu ngày tháng) trong phạm vi khối Block

I Giới thiệu W2k

IV Các hàm thông dụng

3 Hàm logic

Hàm AND

Công dụng: hàm nhận giá trị True nếu tất cả biểu thức điều kiện là đúng, False nếu có một biểu thức điều kiện là sai

Ví dụ 1: AND(5>3,2>0,-2>-8) : True

Ví dụ 2: AND(3>3,2>0,-2>-8) : False

Ví dụ 3: AND(3>3,2<0,-2>-8) : False

I Giới thiệu W2k

IV Các hàm thông dụng

3 Hàm logic

Hàm OR

Cú pháp = OR(điều kiện1, điều kiện2, )

Công dụng: hàm nhận giá trị True nếu có ít

nhất một biểu thức điều kiện là đúng, False nếu tất cả biểu thức điều kiện là sai

Ví dụ 1: OR(5>3,2>0,-2>-8) : True

Ví dụ 2: OR(3>3,2>0,-2>-8) : True

Ví dụ 3: OR(3>3,2<0,-2>1) : False

Ví dụ: Tại ô B5 có trị “X92SKD”

=LEFT(B5,3) cho kết quả “X92”

=RIGHT(B5,2) cho kết quả “KD”

Công dụng: Trích từ biểu thức chuỗi số ký tự là

n2, bắt đầu từ ký tự n1 tính từ trái qua

Ví dụ : Tại ô B5 có trị “X92SKD”

=MID(B5,4,1) cho kết quả là “S” (vd: “S” là bán giá Sỉ)

I Giới thiệu W2k

IV Các hàm thông dụng

4 Hàm xử lý chuỗi

Hàm UPPER, LOWER, PROPER

=lower(biểu thức chuỗi)

=Proper(biểu thức chuỗi)

Công dụng: chuyển các ký tự trong biểu thức

(lower), các ký tự đầu trong chuỗi sang chữ in hoa (Proper)

I Giới thiệu W2k

IV Các hàm thông dụng

5 Hàm thời gian

Hàm DAY, MONTH, YEAR

=MONTH(biểu thức ngày)

=YEAR(biểu thức ngày)

Công dụng: Trả về trị số là ngày (DAY), tháng

(MONTH), năm (YEAR) của biểu thức ngày

Ví dụ : Tại ô D5 có trị “24/12/2002”

I Giới thiệu W2k

IV Các hàm thông dụng

5 Hàm thời gian

Hàm HOUR, MINUTE , SECOND

= MINUTE(biểu thức thời gian)

= SECOND(biểu thức thời gian)

(MINUTE), giay (SECOND) của biểu thức thoi gian

Ví dụ : Tại ô D5 có trị “18:55:20”

bảng tham chiếu : là một khối ô gồm nhiều

hàng, cột Cột đầu tiên bên trái luôn chứa các giá trị để dò, các cột kế theo chứa những giá trị tương ứng để tham chiếu Cột đầu tiên được tính là cột 1

chiếu (tính từ bên trái), phải là một số trong

chiếu.

bảng tham chiếu không sắp xếp theo thứ tự

tăng dần bạn dùng cú pháp :

=VLOOKUP(trị dò tìm , bảngTC , cộtTC,0)

I Giới thiệu W2k

IV Các hàm thông dụng

 Hàm VLOOKUP (tiếp)

Ghi chú (tiếp)

 Nếu trị dò tìm không đúng khớp với bất kỳ

hàm sẽ cho kết quả #N/A

 Nếu trị dò tìm khớp với một phần tử trong cột

1 của bảng tham chiếu, hàm trả về trị tham

chiếu tương ứng (như đã nói trong phần công dụng của hàm)

I Giới thiệu W2k

IV Các hàm thông dụng

6 Hàm tìm kiếm, tham chiếu

trên cùng của bảng tham chiếu, nếu có thì trả

về giá trị của một ô nằm trên cùng cột vừa tìm

 Hàm HLOOKUP

=HLOOKUP(trị dò tìm , bảngTC , hàngTC, kieu do tim )

bảng tham chiếu không sắp xếp theo thứ tự

tăng dần bạn dùng cú pháp :

=HLOOKUP(trị dò tìm , bảngTC , hàngTC,0)

 VLOOKUP dò tìm ở cột đầu tiên bên trái,

 HLOOKUP dò tìm ở hàng trên cùng và tham

I Giới thiệu W2k

IV Các hàm thông dụng

6 Hàm tìm kiếm, tham chiếu

Công dụng: trả về giá trị là số thứ tự xuất hiện của giá trị x trong khối block

 Hàm MATCH

 Cú pháp : MATCH(x,block,0)

Vd: với dữ kiện ở hình dưới thì kết quả của hàm

=MATCH(“Ổ đĩa mềm”,C3:C6,0) là 2

I Giới thiệu W2k

V Cơ sở dữ liệu

1 Khái niệm cơ bản về Cơ sở dữ liệu

 Cơ sở dữ liệu (Database): là tập hợp các mẩu tin CSDL được sắp xếp theo cấu trúc cột/dòng

để có thể liệt kê, sắp xếp, hoặc tìm kiếm nhanh chóng các thông tin cần thiết

Dòng đầu: dùng chứa tên các vùng tin CSDL

Những dòng kế cận dùng để chứa các mẩu tin CSDL

 Mẩu tin (Record): là tập hợp những vùng tin có liên quan với nhau và được ghi trên một dòng

I Giới thiệu W2k

V Cơ sở dữ liệu

1 Khái niệm cơ bản về Cơ sở dữ liệu

 Vùng tin (Field): là một đơn vị trong CSDL,

dùng để chứa các thông tin theo một kiểu nhất

định ở các cột riêng biệt trong bảng Trên đầu

của mỗi vùng tin bắt buộc phải là tên vùng tin

 Tên vùng tin (FieldName): là tên mô tả về đặc trưng của CSDL trong vùng tin Tên vùng tin phải được đặt ở dòng đầu của vùng tin như là những tiêu đề của cột (Tên phải là dạng chuỗi)

 Dữ liệu ghi trong vùng tin có thể là chuỗi, số,

ngày tháng, công thức hoặc hàm, nhưng phải

đồng nhất

chọn phạm vi thực hiện và hiển thị hộp thoại

Sort:

My list has: Phạm vi vùng

csdl có dòng tiêu đề (Header

row) hoặc không có dòng

tiêu đề (No header row)

Sort by (tiêu chuẩn chính):

khai báo vùng tin làm cơ sở

cho việc sắp xếp

I Giới thiệu W2k

V Cơ sở dữ liệu

2 Sắp xếp Cơ sở dữ liệu

Ascending: sắp xếp theo chiều tăng dần

Descending: sắp xếp theo chiều giảm dần

Then by (tiêu chuẩn phụ): thực hiện tiếp việc lựa chọn vùng tin (khi cần sắp xếp những mẩu tin bị trùng lắp ở tiêu chuẩn chính)

Chú ý: tiêu chuẩn phụ thứ hai chỉ được dùng đến khi có những mẩu tin bị trùng lắp ở tiêu

chuẩn chính và tiêu chuẩn phụ thứ nhất

OK: thực hiện việc sắp xếp

I Giới thiệu W2k

V Cơ sở dữ liệu

3 Lọc trong Cơ sở dữ liệu (Data Filter)

Tính năng Data Filter giúp cho việc tìm kiếm,hiển thị thông tin theo yêu cầu 1 cách nhanh chóng

* Dùng lệnh Auto Filter

Di chuyển ô hiện hành vào phạm vi vùng csdl

Chọn lệnh Data/Filter/Auto Filter, Excel sẽ tự

động chèn những mũi tên xuống vào bên phải

của tất cả các tên vùng tin trong csdl

Trong danh sách kéo xuống

All: khi cần hiển thị lại toàn bộ mẩu tin csdl

Custom: khi cần lọc với những toán tử so sánh

Blank/ NonBlank : khi cần hiển thị/không hiển thị những mục tin trống

Data/Filter/Show All: hiện lại toàn bộ csdl

Data/Filter/AutoFilter: hiện lại toàn bộ csdl và huỷ bỏ những menu kéo xuống

Tạo vùng điều kiện (Criteria Range) có cấu

trúc

Dòng 1: chứa tên vùng tin dùng làm điều kiện (phải chính xác với tên của vùng khai thác)

Dòng 2 (hoặc các dòng kế tiếp): dùng để ghi

những điều kiện theo yêu cầu

I Giới thiệu W2k

V Cơ sở dữ liệu

* Dùng lệnh Advanced Filter

Di chuyển ô hiện hành vào phạm vi vùng csdl

Chọn lệnh Data/Filter/Advanced Filter, xuất hiện hộp thoại sau

Action: lựa chọn cách thực hiện

Filter the list, in-place: hiển thị kết quả ngay trên vùng csdl khai thác

Copy to another location:

hiển thị kết quả ra vị trí khác

List Range: nhập toạ độ

(hoặc kéo trên phạm vi) của

vùng khai thác

I Giới thiệu W2k

V Cơ sở dữ liệu

* Dùng lệnh Advanced Filter

Criteria range: nhập toạ độ (hoặc kéo trên

phạm vi) của vùng điều kiện

Copy to: nhập toạ độ (hoặc kéo trên phạm vi) của vùng sẽ hiện kết quả

I Giới thiệu W2k

V Cơ sở dữ liệu

4 Hàm trong Cơ sở dữ liệu (Data Filter)

 Hàm SUMIF

nào có trị giống với Trịdò thì cộng số tương ứng tại vị trí đó trong Danhsáchcộng

Ví dụ:

SUMIF(A2:A7,”AA”,B2:B7) sẽ

tính tổng tiền của khách hàng

AA cho kết quả là 67