GIÁO TRÌNH EXCEL-2000

Cũng như các chương trình bảng tính Lotus, Quattro Pro…bảng tính của Excel cũng bao gồm nhiều ô được tạo bởi các dòng và cột, việc nhập dữ liệu và lập công thức tính toán trong Excel cũn

MỤC LỤC

MỤC LỤC 1

Bài 1: Làm quen với Excel 9

I Tổng quan về Excel 9

I.1 Giới thiệu Excel 9

I.2 Đặc điểm của Excel 2000 9

II Khởi động và thoát khỏi Excel 9

II.1 Khởi động Excel: 9

II.2 Thoát khỏi Excel: 10

III Màn hình làm việc của Excel 11

III.1 Màn hình Excel 11

III.2 Định dạng màn hình Excel 12

IV Giới thiệu bảng tính của Excel 12

IV.1 Sổ tính toán 12

IV.2 Trang tính 12

Câu hỏi và bài tập 14

Bài 2: Nhập dữ liệu vào bảng tính và các thao tác với tệp 15

I Các kiểu dữ liệu trong Excel 15

I.1 Kiểu hằng 15

I.1.1 Text 15

I.1.2 Number 15

I.2 Kiểu công thức 16

I.3 Kiểu logic và các lỗi 16

II Cách nhập chữ tiếng Việt 16

II.1 Kiểu gõ VNI 16

II.2 Kiểu gõ TELEX 16

III Nhập và chỉnh sửa dữ liệu 17

III.1 Quy tắc chung 17

III.2 Một số thủ thuật nhập dữ liệu nhanh 17

Ví dụ: Bài 2: Nhập dữ liệu vào bảng tính và các thao tác với tệp 18

IV Các kiểu dữ liệu trong Excel 18

IV.1 Kiểu hằng 18

IV.1.1 Text 18

IV.1.2 Number 18

IV.2 Kiểu công thức 19

IV.3 Kiểu logic và các lỗi 19

V Cách nhập chữ tiếng Việt 19

V.1 Kiểu gõ VNI 19

V.2 Kiểu gõ TELEX 19

VI Nhập và chỉnh sửa dữ liệu 20

VI.1 Quy tắc chung 20

VI.2 Một số thủ thuật nhập dữ liệu nhanh 20

VI.3 Gõ dữ liệu kiểu text 22

VI.4 Gõ dữ liệu kiểu số 22

VI.5 Gõ dữ liệu kiểu ngày tháng 22

VII Các phương tiện sửa và xoá 23

VII.1 Sửa dữ liệu 23

VII.2 Thay toàn bộ dữ liệu cũ bằng dữ liệu hoàn toàn mới 23

VII.3 Xoá dữ liệu 24

VIII Tìm kiếm và thay thế 24

VIII.1 Tìm kiếm: 24

VIII.2 Thay thế: 24

IX Cách di chuyển con trỏ ở trong bảng tính 25

IX.1 Di chuyển con trỏ ô bằng chuột 25

IX.2 Di chuyển con trỏ ô bằng bàn phím 25

IX.3 Dùng hộp hội thoại GoTo 26

X Các thao tác với file dữ liệu 26

X.1 Ghi file hiện thời vào đĩa 26

X.2 Ghi file hiện thời vào đĩa với tên khác 27

X.3 Mở một file có đã trên đĩa 28

X.4 Tạo một file mới 29

X.5 Đóng file hiện thời 29

Câu hỏi và bài tập 29

Bài 3: Các thao tác với hàng, cột, ô trong một bảng tính 32

XI Định dạng cột, dòng, ô 32

XI.1 Thay đổi độ rộng cột 32

XI.1.1 Dùng chuột 32

XI.1.2 Dùng thực đơn 32

XI.2 Thay đổi độ cao hàng 32

XI.2.1 Dùng chuột 32

XI.2.2 Dùng thực đơn 32

XI.3 Nối và tách ô 33

XII Cách chọn hàng, cột và ô 33

XII.1 Chọn hàng 33

XII.2 Chọn cột 33

XII.3 Chọn ô 33

XIII Cách chèn hàng, cột và ô 33

XIII.1 Chèn hàng 33

XIII.2 Chèn cột 34

XIII.3 Chèn ô 34

XIV Huỷ hàng, cột và ô 35

XIV.1 Huỷ hàng 35

XIV.2 Huỷ cột 35

XIV.3 Huỷ ô 35

XV Các thao tác với các bảng tính trong một sổ tính 36

XV.1 Kích hoạt một bảng tính 36

XV.2 Đổi tên bảng tính 36

XV.3 Chèn thêm bảng tính mới 37

XV.4 Xoá bảng tính 37

XV.5 Di chuyển hoặc sao chép một bảng tính 38

Câu hỏi và bài tập 39

Bài 4: Sử dụng công thức và các hàm tính toán cơ bản 41

XVI Sử dụng Công thức trong Excel 41

XVI.1 Các phép toán 41

XVI.1.1 Phép toán số học 41

XVI.1.2 Phép toán nối chuỗi 41

XVI.1.3 Phép toán so sánh 41

XVI.2 Nhập công thức vào bảng tính 41

XVI.2.1 Quy tắc chung 41

XVI.2.2 Công thức đơn giản 42

XVI.3 Địa chỉ tương đối và tuyệt đối 43

XVI.3.1 Địa chỉ tương đối: 43

XVI.3.2 Địa chỉ tuyệt đối: 43

XVII Khái niệm hàm trong Excel 44

XVII.1 Nhóm hàm số 44

XVII.1.1 Hàm SQRT 44

XVII.1.2 Hàm ABS 44

XVII.1.3 Hàm ROUND 44

XVII.2 Nhóm hàm thống kê 45

XVII.2.1 Hàm Average 45

XVII.2.2 Hàm Max 45

XVII.2.3 Hàm MIN 45

XVII.2.4 Hàm SUM 46

XVII.2.5 Hàm COUNT 47

XVII.2.6 Hàm RANK 47

XVII.3 Nhóm hàm đổi kiểu 48

XVII.3.1 Hàm TEXT 48

XVII.3.2 Hàm VALUE 48

XVII.4 Nhóm hàm kí tự 48

XVII.4.1 Hàm LEFT 48

XVII.4.2 Hàm RIGHT 49

XVII.4.3 Hàm MID 49

XVII.4.4 Hàm UPPER 49

XVII.4.5 Hàm LOWER 50

XVII.4.6 Hàm PROPER 50

XVII.4.7 Hàm TRIM 51

XVII.5 Nhóm hàm điều kiện 51

XVII.5.1 Hàm IF 51

XVII.5.2 SUMIF 52

XVII.5.3 COUNTIF 52

XVII.6 Nhóm hàm ngày tháng 52

XVII.6.1 Date 52

XVII.6.2 WEEKDAY 52

XVII.6.3 DAY 52

XVII.6.4 MONTH 53

XVII.6.5 YEAR 53

XVII.7 Nhóm hàm logic 53

XVII.7.1 Hàm And 53

XVII.7.2 Hàm OR 53

XVII.7.3 Hàm NOT 54

XVII.8 Nhóm hàm tìm kiếm 54

XVII.8.1 Hàm VLOOKUP 54

XVII.8.2 Hàm HLOOKUP 55

XVII.9 Cách sử dụng hộp Function 55

Câu hỏi và bài tập 57

Bài 5: Sao chép và di chuyển dữ liệu 59

XVIII Sao chép 59

XVIII.1 Sao chép dữ liệu 59

XVIII.2 Dùng chuột 59

XVIII.2.1 Dùng nút trái chuột 59

XVIII.2.2 Dùng nút phải chuột 60

XVIII.3 Dùng bộ đệm (clipboard) 60

XVIII.4 Sao chép bình thường 61

XVIII.5 Dán đặc biệt 61

XVIII.6 Sao chép sang vùng lân cận nhờ AutoFill (tự động điền dữ liệu) 62

XIX Di chuyển dữ liệu 62

XIX.1 Dùng chuột 62

XIX.1.1 Dùng nút trái chuột 62

XIX.1.2 Dùng nút phải chuột 63

XIX.2 Dùng bộ đệm (clipboard) 63

XIX.3 Di chuyển bình thường: 64

XX Xoá dữ liệu: 64

XXI Sao chép định dạng, chèn ghi chú 64

XXI.1 Sao chép định dạng: 64

XXI.2 Chèn ghi chú (Comment): 65

XXI.3 Chỉnh sửa và xoá ghi chú: 65

Câu hỏi và bài tập 66

Bài 6: Định dạng cho dữ liệu 67

XXII Định dạng cho dữ liệu kiểu số 67

XXIII Định dạng ngày tháng 68

XXIV Định dạng vị trí 69

XXIV.1 Định dạng kiểu chữ cho dữ liệu 70

XXIV.2 Tạo đường viền ô 70

XXIV.3 Tô màu 71

Bài 7: Định dạng trang và In ấn 73

XXV Định dạng trang 73

XXV.1 Định dạng trang 73

XXV.1.1 Page 73

XXV.1.2 Margins 74

XXV.1.3 Header/Footer 74

XXV.1.4 Sheet 75

XXVI In 76

Câu hỏi và bài tập 77

Ôn tập 78

XXVII Một số thao tác cơ bản với file dữ liệu 78

XXVIII Nhập, sửa, xoá dữ liệu 78

XXVIII.1 Nhập hằng: 78

XXVIII.2 Nhập công thức: 78

XXVIII.3 Sửa toàn bộ dữ liệu 78

XXVIII.4 Sửa một phần dữ liệu: 78

XXVIII.5 Xoá dữ liệu 78

XXIX Các thao tác với hàng, cột, ô 79

XXIX.1 Chọn hàng, cột ô 79

XXIX.2 Chèn thêm hàng, cột, ô 79

XXIX.3 Huỷ thêm hàng, cột, ô 79

XXIX.4 Thay đổi độ rộng cột 79

XXIX.5 Thay đổi độ cao hàng 79

XXX Các thao tác với một bảng tính 79

XXX.1 Kích hoạt bảng tính 79

XXX.2 Các thao tác với sheet 80

XXXI Một số hàm thông dụng 80

XXXI.1 Các hàm thống kê 80

XXXI.2 Các hàm đổi kiểu 80

XXXI.3 Các hàm kí tự 80

XXXI.4 Các hàm toán học 80

XXXI.5 Các hàm logic 81

XXXI.6 Cách sử dụng hộp Function 81

XXXII Sao chép và di chuyển dữ liệu 81

XXXII.1 Sao chép dữ liệu 81

XXXII.2 Di chuyển dữ liệu 81

XXXIII Cơ sở dữ liệu 82

XXXIV Sắp xếp dữ liệu 82

XXXV Biểu đồ 82

XXXVI Định dạng cho dữ liệu và in ấn 82

Bài 1: Làm quen với Excel

I Tổng quan về Excel

I.1 Giới thiệu Excel

Excel là chương trình xử lý bảng tính nằm trong bộ Microsoft Office của hãng phần mềm Microsoft

Cũng như các chương trình bảng tính Lotus, Quattro Pro…bảng tính của Excel cũng bao gồm nhiều ô được tạo bởi các dòng và cột, việc nhập dữ liệu và lập công thức tính toán trong Excel cũng có những điểm tương tự, tuy nhiên Excel có nhiều tính năng ưu việt và có giao diện rất thân thiện với người dùng

Hiện nay có nhiều phiên bản của Excel như Excel 5.0, Excel 95, Excel 97, Excel

2000 Chương trình này hướng dẫn sử dụng Excel 2000, nếu bạn chưa từng sử dụng các phiên bản trước của Excel thì việc học chương trình này cũng không có gì trở ngại

Khi học Excel bạn nên xem phần lý thuyết và minh hoạ, sau đó khởi động Excel vừa học vừa thực tập

I.2 Đặc điểm của Excel 2000

Excel 2000 là một phần trong bộ Office 2000 của Microsoft chạy trên môi trường từ Windows 95 trở lên do đó Excel 2000 có nhiều điểm giống với Word 2000 trong cách định dạng và trang trí, khi sử dụng Excel 2000 cần chú ý một số điểm sau:

Hầu hết các nguyên tắc và các thao tác thực hiện trong Excel 5.0, Excel 95 và Excel

97 đều có thể thực hiện trong Excel 2000

Các tập tin tạo bởi Excel 5.0, Excel 95 và Excel 97 đều sẽ tương thích trong Excel

2000, nhưng các tập tin tạo bởi Excel 97 sẽ không tương thích với các phiên bản trước, tuy nhiên nếu cần Excel 97 có thể ghi tập tin dưới dạng tương thích với các phiên bản trước

Excel 2000 không chạy trên Windows 3.x

* Bộ Office 2000 bao gồm Word 2000 (soạn thảo văn bản), Excel 2000 (Xử lí bảng tính), Access 2000 (quản trị cơ sở dữ liệu), Power Point 2000 (thuyết trình) và

Outlook 2000 (thư tín điện tử), FrontPage (lập trình Web)

II Khởi động và thoát khỏi Excel

II.1 Khởi động Excel:

Để làm việc với Excel, hãy thực hiện như sau: Start\Programs\Microsoft Excel (xem hình)

Cũng có thể khởi động Excel bằng cách nhấn chuột vào biểu tượng (shortcut) của

thanh Office Bar

II.2 Thoát khỏi Excel:

Cũng như các chương trình ứng dụng khác, trước khi thoát cần phải lưu lại dữ liệu, sau đó thoát bằng một trong những cách sau:

C1: Chọn File\ Exit

C2: Nhắp chuột trái vào nút ở góc bên phải thanh tiêu đề

C3: Nhắp đúp chuột trái trên biểu trượng phía trên trái thanh tiêu đề

C3: ấn tổ hợp phím Alt+F4.

C4: Nhắp chuột trái trên biểu trượng phía trên trái thanh tiêu đề khi đó xuất hiện một trình đơn chọn Close

Taskbar khi đó xuất hiện một trình đơn chọn Close

Trong trường hợp chưa lưu lại những thay đổi trên bảng tính vào đĩa, khi đóng Excel

sẽ xuất hiện thông báo như sau:

Kích nút Yes nếu muốn lưu những thay đổi vào đĩa, nếu không muốn, hăy kích nút

No, quay trở lại chọn Cancel để huỷ bỏ thao tác.

III Màn hình làm việc của Excel

III.1 Màn hình Excel

Trên màn hình Excel, chú ý đến các thành phần sau:

- Thanh tiêu đề (Title bar): chứa tên phần mềm ứng dụng (Microsoft Excel) và tên tệp Tên ngầm định do Excel đặt là Book 1, Book 2,

- Thanh thực đơn (Menu bar): chứa bộ lệnh của Excel Đây là nơi cho phép thực hiện những lệnh cơ bản nhất của Excel Thực đơn chính của Excel bao gồm: File, Exit,

View, Insert, Format, Tools, Data, Windows, Help Cách sử dụng thực đơn và các

lệnh trên thực đơn sẽ được lần lượt giới thiệu trong các phần sau

- Thanh công cụ chuẩn (Standard Toolbar): chứa các nút giúp thực hiện nhanh các

thao tác cơ bản nhất như: mở file mới (New), gọi file cũ (Open), ghi file vào đĩa (Save),

- Thanh công cụ định dạng (Formatting toolbar): chứa các nút giúp định dạng nhanh

(Font size),

- Hộp địa chỉ ô (Name box): cho biết địa chỉ của ô hiện thời.

- Dạng nhập dữ liệu (Formula bar): chứa dữ liệu hoặc công thức của ô hiện thời

trong bảng tính

- Bảng tính (Work sheet): phần bảng tính, là nơi làm việc chủ yếu trong Excel.

- Danh sách các sheet ( Sheet tabs ): chứa danh sách các bảng tính trong file hiện

thời Ngầm định, các bảng tính có tên là Sheet 1, Sheet 2, Sheet 3, Các tên này có thể đổi được (xem phần sau)

- Thanh trạng thái (Status bar): hiện các thông báo về trạng thái làm việc hiện thời

của bảng tính

III.2 Định dạng màn hình Excel

Màn hình chuẩn của Excel có các thành phần như đã trình bầy, tuy nhiên có thể làm

ẩn đi các thanh công cụ không cần thiết, hoặc cho hiển thị thêm các thanh công cụ khác bằng cách mở trình đơn View và

chọn:

Formula Bar : Thanh công thức

Status Bar : Thanh trạng thái

ToolBar : Thanh công cụ, có nhiều

thanh công cụ như:

(Nhắp chuột trái vào tên các thanh

công cụ để chọn hiển thị hoặc ẩn)

Có thể di chuyển vị trí hiển thị của các

thanh công cụ bằng cách nhắp & kéo

chuột tại khoẳng trống hoặc thanh tiêu

hộp Sheet in new workbook của mục General gõ số Sheet ngầm định muốn mở

trong file mới

Dữ liệu trên các bảng tính khác nhau có thể liên hệ với nhau như trên một bảng tính

IV.2 Trang tính

Một tệp tin Excel (Book) sẽ có nhiều trang tính (Worksheet), trên mỗi trang tính bao gồm các hàng (rows), các cột (columns) và vùng giao nhau giữa cột và dòng gọi là các ô (cells)

- Các hàng (rows): Excel 97 và 2000 có 65536 hàng trong một trang tính (các phiên bản trước nó chỉ có 16384 hàng) Chỉ số hàng nằm ở đầu của mỗi hàng và được đánh số từ 1 đến 65536

- Các cột (columns): trong một bảng tính của Excel có 256 cột Tiêu đề của cột

(column heading) được đánh số theo A, B, C, , IU, IV

- Các ô (cells): Mỗi ô đều có địa chỉ riêng, địa chỉ này được xác định bằng tên của cột

và tên của hàng tạo ra ô đó (Tên cột luôn đứng trước tên hàng)

Ví dụ: A1 (ô giao giữa cột A và hàng 1), E200 (ô giao giữa cột E và hàng 200) Địa chỉ

ô hiện thời hiện lên trong ô Cell reference.

- Vùng ô (Range ): Là miền hình chữ nhật các ô, địa chỉ của vùng được xác định

bằng địa chỉ của ô trên bên trái và ô ở góc dưới phải của vùng Địa chỉ vùng được ký hiệu theo quy tắc: địa chỉ của hai ô đối diện cách nhau bởi dấu hai chấm (:) Ví dụ B4:D7 là địa chỉ vùng gồm các ô B4, B5, B6, B7, C4, C5, C6, C7, D4, D5, D6, D7

Câu hỏi và bài tập

1 Nêu các cách khởi động và thoát khỏi Excel.

2 Mở cửa sổ Excel, quan sát và học thuộc tên các phần tử trong bảng tính Excel.

3 Phân biệt sự khác nhau giữa một Workbook và một Worksheet.

4 Số hàng và số cột trong các phiên bản khác nhau của Excel (Excel 5.0, Excel 7.0, Excel 97) có giống nhau hay không?

5 Các địa chỉ cùng A1:C4, C7:C12, B6:E6 chỉ những ô nào trong bảng tính?

Bài 2: Nhập dữ liệu vào bảng tính và

các thao tác với tệp

I Các kiểu dữ liệu trong Excel

Trước khi nhập dữ liệu vào bảng tính, chúng ta phải hiểu được một số khái niệm cơ bản về kiểu dữ liệu trong bảng tính để tránh sự sai sót và nhầm lẫn trong quá trình tính toán và xử lý dữ liệu sau này

Trong một ô chỉ có thể chứa một kiểu dữ liệu, kiểu dữ liệu của ô phụ thuộc vào ký tự đầu tiên, Excel phân biệt các loại dữ liệu:

- Hằng (constant value)

- Công thức (formula value)

- Các kiểu lỗi và các giá trị logic

Ví dụ: Bảng điểm, Danh sách học sinh,

Nếu trên dòng nhập dữ liệu có chứa ít nhất một chữ hoặc một kí tự dạng *, !, &, #, ? hoặc dấu cách (space) trở lên thì Excel tự động hiểu dữ liệu nhập vào có kiểu kí tự (text) Ví dụ: 123?, #78965, 120 456,

Nếu gõ toàn số mà muốn máy hiểu là kí tự thì phải gõ bắt đầu bằng dấu (') Ví dụ: Nếu muốn gõ một xâu kí tự là các chữ số 12345 thì phải gõ '12345

quy định cách hiển thị trong hộp thoại Format / Cell Một cách ngầm định, Excel lưu

trữ các số ngày tháng theo các số nguyên từ 1 đến 2958525, tính từ ngày 1/1/1900 đến 31/12/9999

- Kiểu thời gian: Excel lưu trữ số thời gian theo các số thập phân từ 0 đến

0.99999999 bắt đầu từ 0:00:00 (12:00:00 A.M.) đến 23:59:59 (11:59:59 P.M.)

I.2 Kiểu công thức

Công thức là một biểu thức chứa các hằng, các địa chỉ ô, các hàm và các toán tử Công thức phải bắt đầu bởi một trong các dấu: dấu bằng (=), dấu cộng (+), dấu a còng @

Giá trị hiển thị trong ô chứa công thức sẽ là kết quả của công thức đó

Ví dụ: Kích chuột vào ô B2 và gõ = 10+20+30, sau đó ấn phím Enter Khi đó, kết quả

hiện trong ô B2 sẽ là 60

I.3 Kiểu logic và các lỗi

Ví dụ: Các giá trị logic như TRUE, FALSE hoặc các lỗi như #VALUE!, không tự gõ vào bảng được mà chỉ xuất hiện khi trả lại giá trị của hàm hoặc biểu thức logic hoặc khi xuất hiện lỗi

II Cách nhập chữ tiếng Việt

Có nhiều cách gõ tiếng Việt, nhưng phổ biến nhất là kiểu gõ VNI và TELEX

II.1 Kiểu gõ VNI

Kiểu gõ này dùng các phím số (hàng phím số bên trên các chữ cái) để bỏ dấu Các phím được quy định như sau:

Sắc (1), Huyền (2), Hỏi (3), Ngã (4), Nặng (5), dấu mũ â, ê (6), dấu móc ư, ơ (7), dấu

ă (8), dấu ngang đ (9)

Cách gõ : ấn phím dấu ngay sau các nguyên âm (O, Y, E, I, U, A)

* Khi bỏ dấu sai phải xoá cả nguyên âm và gõ lại

II.2 Kiểu gõ TELEX

Kiểu gõ này dùng 2 chữ cái kế tiếp nhau không theo nguyên tắc của chữ tiếng Việt

để thể hiện dấu Để thể hiện dấu theo quy định sau:

â (aa), ă (aw), ê (ee), ư (uw), ô (oo), ơ (ow), đ (dd), sắc (s), huyền (f), nặng (j), hỏi (r), ngã (x), xoá dấu (z)

Gõ chữ cái trước và có thể bỏ dấu sau khi gõ xong chữ đó, hoặc bỏ dấu sau khi gõ nguyên âm, nếu bỏ dấu cho chữ hoa phải nhấn thêm phím Shift

III Nhập và chỉnh sửa dữ liệu

III.1 Quy tắc chung

Việc nhập dữ liệu vào bảng tính được thực hiện theo các bước sau:

1 Chọn ô cần nhập dữ liệu và nhập bình thường hoặc nhắp chuột tại thanh công thức để nhập dữ liệu cho ô đang chọn

2 Khi bắt đầu gõ bất kì kí tự nào từ bàn phím, kí tự đó sẽ đều được thể hiện trên dòng nhập dữ liệu (formula bar) và con trỏ văn bản (text) (có dạng | ) nhấp nháy trong ô hiện thời

Nếu gõ nhầm, hãy ấn phím Backspace để xoá lỗi đó và tiếp tục gõ dữ liệu vào

Trong khi gõ dữ liệu, có thể dùng các phím sau:

+ End: Để chuyển nhanh con trỏ văn bản tới cuối phần dữ liệu trên dòng nhập dữ

liệu

+ Home: Để chuyển nhanh con trỏ văn bản tới đầu phần dữ liệu.

+ Backspace: Để xoá các kí tự bên trái của con trỏ văn bản.

+ Delete: Để xoá kí tự bên phải của con trỏ văn bản.

3 ấn phím Enter để chuyển sang ô tiếp theo.

Chú ý:

Để thay việc ấn Enter có thể dùng các phím dịch chuyển ← (Left Arrow), → (Right

Arrow), ↑ (Up Arrow), ↓ (Down Arrow)

Nếu thay đổi ý định nhập dữ liệu trước khi ấn Enter, hãy ấn phím ESC hoặc kích vào

hộp X trên dòng nhập dữ liệu Khi đó dữ liệu vừa gõ sẽ không được nhập vào ô hiện thời

III.2 Một số thủ thuật nhập dữ liệu nhanh

Excel cho phép nhập dữ liệu nhanh như sau:

Nếu dữ liệu cần nhập là một dãy số hoặc chữ tuân theo một quy luật nào đó, ví dụ như các dãy:

1, 2, 3, 4,

2, 4, 6, 8,

Jan, Feb, Mar,

Mon, Tue, Wed, ta có thể

nhập nhanh như sau:

1 Gõ dữ liệu vào hai ô đầu

của dãy (hoặc chỉ cần gõ

vào một ô đầu của dãy trong

3 Đặt trỏ chuột tại góc dưới bên phải của dãy ô vừa chọn (Fillhandle) cho đến khi biến thành dấu + Sau đó kếo chuột sang phải hoặc xuống dưới để tăng dãy số.

Ví dụ: Bài 2: Nhập dữ liệu vào bảng tính và

các thao tác với tệp

IV Các kiểu dữ liệu trong Excel

Trước khi nhập dữ liệu vào bảng tính, chúng ta phải hiểu được một số khái niệm cơ bản về kiểu dữ liệu trong bảng tính để tránh sự sai sót và nhầm lẫn trong quá trình tính toán và xử lý dữ liệu sau này

Trong một ô chỉ có thể chứa một kiểu dữ liệu, kiểu dữ liệu của ô phụ thuộc vào ký tự đầu tiên, Excel phân biệt các loại dữ liệu:

- Hằng (constant value)

- Công thức (formula value)

- Các kiểu lỗi và các giá trị logic

Ví dụ: Bảng điểm, Danh sách học sinh,

Nếu trên dòng nhập dữ liệu có chứa ít nhất một chữ hoặc một kí tự dạng *, !, &, #, ? hoặc dấu cách (space) trở lên thì Excel tự động hiểu dữ liệu nhập vào có kiểu kí tự (text) Ví dụ: 123?, #78965, 120 456,

Nếu gõ toàn số mà muốn máy hiểu là kí tự thì phải gõ bắt đầu bằng dấu (') Ví dụ: Nếu muốn gõ một xâu kí tự là các chữ số 12345 thì phải gõ '12345

quy định cách hiển thị trong hộp thoại Format / Cell Một cách ngầm định, Excel lưu

trữ các số ngày tháng theo các số nguyên từ 1 đến 2958525, tính từ ngày 1/1/1900 đến 31/12/9999

- Kiểu thời gian: Excel lưu trữ số thời gian theo các số thập phân từ 0 đến

0.99999999 bắt đầu từ 0:00:00 (12:00:00 A.M.) đến 23:59:59 (11:59:59 P.M.)

IV.2 Kiểu công thức

Công thức là một biểu thức chứa các hằng, các địa chỉ ô, các hàm và các toán tử Công thức phải bắt đầu bởi một trong các dấu: dấu bằng (=), dấu cộng (+), dấu a còng @

Giá trị hiển thị trong ô chứa công thức sẽ là kết quả của công thức đó

Ví dụ: Kích chuột vào ô B2 và gõ = 10+20+30, sau đó ấn phím Enter Khi đó, kết quả

hiện trong ô B2 sẽ là 60

IV.3 Kiểu logic và các lỗi

Ví dụ: Các giá trị logic như TRUE, FALSE hoặc các lỗi như #VALUE!, không tự gõ vào bảng được mà chỉ xuất hiện khi trả lại giá trị của hàm hoặc biểu thức logic hoặc khi xuất hiện lỗi

Cách gõ : ấn phím dấu ngay sau các nguyên âm (O, Y, E, I, U, A)

* Khi bỏ dấu sai phải xoá cả nguyên âm và gõ lại

V.2 Kiểu gõ TELEX

Kiểu gõ này dùng 2 chữ cái kế tiếp nhau không theo nguyên tắc của chữ tiếng Việt

để thể hiện dấu Để thể hiện dấu theo quy định sau:

â (aa), ă (aw), ê (ee), ư (uw), ô (oo), ơ (ow), đ (dd), sắc (s), huyền (f), nặng (j), hỏi (r), ngã (x), xoá dấu (z)

Gõ chữ cái trước và có thể bỏ dấu

sau khi gõ xong chữ đó, hoặc bỏ

dấu sau khi gõ nguyên âm, nếu bỏ

dấu cho chữ hoa phải nhấn thêm

phím Shift

VI Nhập và chỉnh sửa dữ liệu

VI.1 Quy tắc chung

Việc nhập dữ liệu vào bảng tính được thực hiện theo các bước sau:

1 Chọn ô cần nhập dữ liệu và nhập bình thường hoặc nhắp chuột tại thanh công thức để nhập dữ liệu cho ô đang chọn

2 Khi bắt đầu gõ bất kì kí tự nào từ bàn phím, kí tự đó sẽ đều được thể hiện trên dòng nhập dữ liệu (formula bar) và con trỏ văn bản (text) (có dạng | ) nhấp nháy trong ô hiện thời

Nếu gõ nhầm, hãy ấn phím Backspace để xoá lỗi đó và tiếp tục gõ dữ liệu vào

Trong khi gõ dữ liệu, có thể dùng các phím sau:

+ End: Để chuyển nhanh con trỏ văn bản tới cuối phần dữ liệu trên dòng nhập dữ

liệu

+ Home: Để chuyển nhanh con trỏ văn bản tới đầu phần dữ liệu.

+ Backspace: Để xoá các kí tự bên trái của con trỏ văn bản.

+ Delete: Để xoá kí tự bên phải của con trỏ văn bản.

3 ấn phím Enter để chuyển sang ô tiếp theo.

Chú ý:

Để thay việc ấn Enter có thể dùng các phím dịch chuyển ← (Left Arrow), → (Right

Arrow), ↑ (Up Arrow), ↓ (Down Arrow)

Nếu thay đổi ý định nhập dữ liệu trước khi ấn Enter, hãy ấn phím ESC hoặc kích vào

hộp X trên dòng nhập dữ liệu Khi đó dữ liệu vừa gõ sẽ không được nhập vào ô hiện thời

VI.2 Một số thủ thuật nhập dữ liệu nhanh

Excel cho phép nhập dữ liệu nhanh như sau:

Nếu dữ liệu cần nhập là một dãy số hoặc chữ tuân theo một quy luật nào đó, ví dụ như các dãy:

1, 2, 3, 4,

2, 4, 6, 8,

Jan, Feb, Mar,

Mon, Tue, Wed, ta có thể nhập nhanh như sau:

1 Gõ dữ liệu vào hai ô đầu của dãy (hoặc chỉ cần gõ vào một ô đầu của dãy trong trường hợp cần nhập dãy tháng hoặc ngày trong tuần)

cho đến khi biến thành dấu + Sau đó kếo chuột sang phải hoặc xuống dưới để tăng dãy số.

Ví dụ: Nếu cần nhập dữ liệu giống hệt nhau trong một hoặc vài vùng, hãy làm như sau:

1 Chọn vùng định vào dữ liệu (liền nhau hoặc cách nhau)

2 Gõ dữ liệu vào ô hiện thời

3 Giữ Ctrl và ấn phím enter.

Ví dụ: ô H1, H3, H4, H6 đều có dữ liệu là kg Để nhập nhanh dữ liệu vào các ô này

cần thực hiện như sau: Phải chọn các ô H1, H3, H4, H6 (giữ phím Ctrl khi cần chọn các ô không nằm cạnh nhau) Gõ chữ "kg" vào ô H6 Tiếp tục giữ Ctrl và ấn phím Enter, kết quả cả bốn ô H1, H3, H4, H6 đều có cùng chữ "kg"

Xem hướng dẫn trong hình sau:

Nếu định gõ dữ liệu vào một vùng xác định, hãy làm như sau:

1 Chọn sẵn vùng cần vào dữ liệu

2 Gõ dữ liệu vào ô đầu, sau đó nhấn Tab để chuyển con trỏ sang phải, sau đó xuống dưới (xem chiều mũi tên)

Nhấn Shift + Tab để chuyển con trỏ theo chiều ngược lại

ấn phím Enter để chuyển con trỏ xuống dưới, sau đó sang phải.

VI.3 Gõ dữ liệu kiểu text

Để gõ văn bản vào một ô, gõ văn bản cần nhập và ấn Enter Excel sẽ tự động dóng

hàng văn bản về mép trái của ô (xem hình 2.8)

Hình 2.8

Chú ý:

• Khi văn bản dài hơn độ rộng của một ô, Excel cho phép kéo dài kí tự sang các

ô lân cận ở bên phải, nếu chúng rỗng (xem dữ liệu trong ô A1 trên hình 2.8)

• Trong trường hợp các ô bên phải đã chứa dữ liệu thì ta sẽ không nhìn thấy một phần văn bản vừa gõ vào (xem dữ liệu trong các B5, B6 - dữ liệu gõ vào là

"Trần Thanh Bình" và "Hoàng Tuấn Hùng") Đừng lo lắng về điều đó, văn bản

do ta đã gõ vào vẫn còn nguyên vẹn trong ô hiện thời chỉ bị giấu đi một phần thôi Chúng ta sẽ được học cách điều chỉnh độ rộng ô hoặc định dạng văn bản trong bài sau

VI.4 Gõ dữ liệu kiểu số

Gõ số thông thường: Để gõ một số thông thường vào bảng tính, hãy làm như sau:

1 Chọn ô muốn gõ số

2 Gõ số cần nhập

3 ấn phím enter

Số được nhập vào sẽ được dồn sang bên phải ô

Ví dụ: muốn gõ số 5567 vào ô C8, hãy kích ô C8, gõ số 5567 và ấn phím enter

Chú ý:

nguyên bởi dấu chấm (.) Do đó chúng ta phải gõ số 345.6 chứ không được gõ 345,6 Nếu gõ 345,6 Excel sẽ hiểu đó là dữ liệu kiểu text

• Khi gõ một số âm, hãy gõ dấu trừ (-), sau đó gõ tiếp những con số Ví dụ, -123, -564, -45.765,

• Khi số được gõ vào dài hơn độ rộng của một ô, Excel sẽ thể hiện số đó dưới dạng như 3E+04 (dạng khoa học, nghĩa là 3 nhân với 104) hoặc ###### Để xem toàn bộ số, hãy nới rộng độ rộng cột (xem phần sau)

VI.5 Gõ dữ liệu kiểu ngày tháng

Khi gõ dữ liệu kiểu ngày tháng và giờ trong bảng tính, ta chỉ việc gõ chúng theo

những mẫu mà Excel có thể tự động nhận biết

Bảng sau đây liệt kê các khuôn dạng ngày tháng (Date) và thời gian (Time) của

Excel

23 - Sep - 89 d-mmm-yy Ngày, tháng, năm

12:01 Am h:mm AM/PM Giờ, phút sáng hoặc chiều

12:01:00 Am h:mm:ss AM/PM Giờ, phút, giây sáng hoặc chiều

9/23/89 12:00 m/d/yy h:mm Tháng, ngày, năm, giờ, phút

Chú ý: Có thể gõ dấu "/ " hoặc dấu "-" để ngăn cách giữa các kí tự chỉ ngày tháng Ví dụ:

1/23/94 hoặc 23 - Jan -94

cách nhau bởi một dấu trống Ví dụ 1/23/94 1:30 AM

VII Các phương tiện sửa và xoá

VII.1 Sửa dữ liệu

Sau khi gõ dữ liệu, đôi khi ta cần sửa lại dữ liệu cho chính xác Có thể sửa dữ liệu trong các trường hợp sau:

VII.2 Thay toàn bộ dữ liệu cũ bằng dữ liệu hoàn toàn mới

1 Chọn ô chứa dữ liệu muốn thay thế

2 Gõ dữ liệu mới

3 ấn phím Enter.

Ví dụ: Nếu muốn thay số "564" trong ô B8 bởi số 200000, hãy kích chuột vào ô B8,

gõ 200000 và ấn phím enter

Sửa một phần nội dung trong ô

1 Chọn ô cần sửa nội dung

2 ấn phím F2 hoặc kích chuột vào dòng nhập dữ liệu sao cho xuất hiện con trỏ văn

bản ở cuối phần dữ liệu trong ô hiện thời hoặc trong dòng nhập dữ liệu

3 Nếu cần thiết, dùng các phím mũi tên để chuyển đến các vị trí cần sửa

4 Xoá phần dữ liệu sai bằng các phím Delete hoặc Backspace hoặc gõ thêm phần

dữ liệu cần bổ sung

5 ấn phím Enter sau khi sửa xong dữ liệu.

Ví dụ: Nếu muốn sửa "Phạm T Hải" thành "Phạm Thanh Hải" tại ô C5, hãy kích chuột vào ô C5 Sau khi ấn phím F2, con trỏ văn bản xuất hiện ở cuối phần dữ liệu, dùng

phím dịch chuyển trái (Left Arrow) để chuyển con trỏ văn bản tới sau chữ T, gõ thêm

"hanh" và ấn phím Enter

VII.3 Xoá dữ liệu

1 Chọn ô chứa dữ liệu cần xoá

+ Match case : Tìm kiếm có phân biệt chữ thường và chữ in

+ Find entire cells only : Chỉ tìm dữ liệu đứng riêng trong ô

+ Search : Chọn cách tìm theo cột (By Columns) hoặc theo dòng (By Rows)

+ Look in : Chọn loại dữ liệu cần tìm

- Nhấn chuột nút Find next để lần lượt tìm

- Nhấn chuột nút Find Next để

lần lượt tìm kiếm Khi tìm thấy nhấn chuột nút Replace

để thay thế, (Replace All tự động thay thế tất cả những vị trí tìm thấy)

IX Cách di chuyển con trỏ ở trong bảng tính

Khi làm việc với bảng tính, cần chú ý tới vị trí con trỏ ô trong bảng tính

Khi cần nhập, sửa, xoá dữ liệu hoặc gõ công thức tại ô nào, cần chuyển con trỏ bản

ghi tới ô đó

IX.1 Di chuyển con trỏ ô bằng chuột

Kích chuột tại ô muốn chọn

Trong trường hợp ô cần chọn không xuất hiện trên màn hình, kích chuột vào các mũi

tên của thanh cuốn dọc (Vertical scroll bar) hoặc thanh cuốn ngang (horizontal bar)

để cuộn tới miền bảng tính cần thiết và kích vào ô cần chọn

IX.2 Di chuyển con trỏ ô bằng bàn phím

←, Shift + Tab Để chuyển con trỏ qua trái một ô.

→, Tab Để chuyển con trỏ qua phải một ô.

↑ Để chuyển con trỏ xuống dưới một ô.

↓ Để chuyển con trỏ xuống dưới một ô.

Ctrl + ←, → Để chuyển con trỏ ô đến bên trái nhất hoặc bên phải nhất của vùng dữ

liệu.

Ctrl + ↑, ↓ Để chuyển con trỏ ô đến đỉnh hoặc đáy của vùng dữ liệu (tức vùng trên

bảng tính có chứa dữ liệu)

PgUp Để chuyển con trỏ ô lên một màn hình

PgDn Để chuyển con trỏ ô xuống dưới một màn hình

Home Để chuyển con trỏ tới ô bên trái nhất trong một hàng

Ctrl + Home Để chuyển con trỏ tới góc trên bên trái của bảng tính

Ctrl + End Để chuyển con trỏ tới góc dưới bên trái của bảng tính

End+← , End→,

End+↑, End+↓

Có tác dụng như sau: nếu ô hiện thời là ô trống, sẽ di chuyển đến ô trống kế tiếp theo hướng mũi tên Nếu ô hiện thời đang chứa nội dung,

sẽ di chuyển theo hướng mũi tên đến ô kế tiếp có chứa nội dung

End + Enter Chuyển con trỏ ô tới cột cuối cùng trong hàng

IX.3 Dùng hộp hội thoại GoTo

1 ấn phím F5 hoặc nhắp chuột trên thực đơn Edit và chọn lệnh GoTo, xuất hiện hộp

Có thể chuyển nhanh tới ô cần chọn bằng cách gõ địa chỉ ô cần chuyển tới trong hộp

Name Box và ấn Enter

X Các thao tác với file dữ liệu

X.1 Ghi file hiện thời vào đĩa

Sau khi nhập dữ liệu vào máy, dữ liệu mới chỉ lưu trữ trong bộ nhớ của máy tính Nếu thoát khỏi Excel, dữ liệu đó sẽ mất, do đó cần phải lưu trữ các dữ liệu đó vào đĩa để sau đó sử dụng sau

3 Trong hộp Save as kích chuột mở hộp Save in, xuất hiện cấu trúc thư mục (folder),

kích đúp chuột vào tên các thư mục để chọn thư mục sẽ lưu trữ file

Ví dụ: Nếu muốn lưu trữ file trong thư mục Bangtinh thuộc ổ C, hãy kích chuột vào nút mũi tên trong hộp Save in, sau đó kích đúp vào tên ổ đĩa C và kích đúp tiếp vào tên thư mục Bangtinh (xem hình)

4 Kích chuột vào hộp File name, xoá chữ Book1, gõ tên file mới, ví dụ BD10A Tên

file trong môi trường Windows 9x cho phép tối đa 255 kí tự, trong khi ở môi trường DOS và Windows 3.1, tên file chỉ được phép tối đa 8 kí tự

5 ấn phím Enter hoặc kích nút Save.

Excel tự động gán phần mở rộng XLS vào tên file Do đó tên file đầy đủ lúc này là

BD10A.xls Tên file vừa đặt sẽ xuất hiện trên thanh tiêu đề của bảng tính

Ghi chú:

• Trong trường hợp tên file vừa gõ vào trùng với tên file có sẵn tại chính thư mục vừa chọn, sẽ xuất hiện thông báo tương tự như sau

• Máy thông báo rằng đã tồn tại file BD10A.xls tại thư mục Bangtinh của ổ đĩa C,

bạn có muốn thay thế file cũ hay không? Nếu kích nút Yes, máy sẽ xoá file cũ

và ghi nội dung của file mới vào đĩa với tên cũ Nếu chọn No, thì file cũ sẽ

được giữ nguyên và nội dung của file mới sẽ không được ghi vào đĩa

• Khi ghi file từ lần thứ hai trở đi, lệnh Save sẽ ghi dữ liệu được bổ sung hoặc

thay đổi của file đó vào đĩa mà không xuất hiện hộp hội thoại Save as

X.2 Ghi file hiện thời vào đĩa với tên khác

Có thể sao chép file hiện thời trên máy tính thành file khác với nội dung hiện tại bằng cách sau:

1 Mở thực đơn File và chọn lệnh Save As Xuất hiện hộp hội thoại như hình 3.1.

2 Nếu sao chép thành file mới tại thư mục cũ thì chỉ việc xoá tên file cũ trong hộp

File name và gõ tên mới.

Nếu muốn giữ nguyên tên file cũ nhưng sao tới ổ đĩa hoặc thư mục khác thì chỉ việc

chọn lại ổ đĩa hoặc thư mục trong hộp Save in.

Nếu muốn đổi cả tên file và nơi lưu trữ file thì phải làm cả hai việc trên

3 ấn phím enter hoặc kích nút Save.

Sau bước thứ 3, Excel sẽ ghi nội dung hiện thời trên máy tính vào đĩa vào một file mới với tên file khác hoặc với tên file cũ nhưng đặt ở vị trí khác

* Muốn lưu tập tin ở dạng phiên bản khác của Excel, mở khung Save as type để

chọn

* Có thể nhấn chuột nút Tools\General Option (mở hộp thoại Save Option) để có

thêm những lựa chọn khác

Always create backup: Luôn lưu lại tệp tin cũ khi sửa đổi

+ Read-only recommended: Thuộc tính chỉ được xem

+ Password to open: Mật khẩu khi mở tệp

+ Password to modify: Mật khi mở sửa

X.3 Mở một file có đã trên đĩa

Khi muốn mở một file đã được lưu trữ từ đĩa ra màn hình để làm việc tiếp, hãy thực hiện các bước sau:

1 Mở thực đơn File, chọn lệnh Open (hoặc kích nút Open trên Standard toolbar)

Xuất hiện hộp hội thoại Open

2 Trong hộp Save in, chọn ổ đĩa và thư mục lưu trữ file cần mở

3 Kích đúp vào tên file cần mở Hoặc kích chọn tên file cần mở và kích vào nút

Open.

Ví dụ: Các bước mở file BD10A.xls được tiến hành theo các bước như hình sau: Ghi chú:

file Do đó, để mở một trong 4 file đó chỉ việc kích vào thực đơn File và kích vào tên file cần mở

• Trong Windows 9x, có thể mở file được sử dụng thường xuyên bằng cách kích

vào nút Start, trỏ tiếp vào Documents và kích vào tên file cần mở

• Tại một thời điểm có thể mở nhiều file của Excel Có thể xem danh sách các

file đang mở ở dưới thực đơn Window Khi cần kích hoạt file nào, hãy kích

vào tên file đó

X.4 Tạo một file mới

Để tạo một file mới

hãy làm như sau:

Nếu nội dung file có thay đổi, sẽ xuất hiện thông báo như hình 1.3 Chú ý lựa chọn

cách trả lời thích hợp (Yes - nếu muốn lưu những thay đổi, No - nếu không muốn lưu lại

những thay đổi)

Câu hỏi và bài tập

1 Phân biệt sự khác nhau sau khi gõ một chuỗi kí tự và sau khi gõ một dãy số

2 Tại sao khi gõ số 100000 dưới dạng 100 000 vào một ô của bảng tính và ấn

phím Enter thì dữ liệu lại nằm bên trái ô

3 Tại sao khi gõ ngày 26 tháng 3 năm 1999 dưới dạng 26/3/99 và ấn phím Enter

thì dữ liệu lại nằm bên trái ô

4 Nhập các dữ liệu vào bảng tính theo mẫu sau Khi nhập, chú ý sử dụng các kĩ thuật nhập nhanh Sau khi nhập dữ liệu xong, kiểm tra và điều chỉnh dữ liệu cho thật chính xác Thoát khỏi Excel, xuất hiện hộp hội thoại hỏi ta có lưu trữ file hiện thời vào đĩa không, hãy kích nút Yes và ghi vào đĩa với tên BD10A.xls

6 Nêu sự giống và khác nhau giữ hai lệnh Save và Save As.

7 Mở file vừa ghi, sửa dữ liệu của bài tập số 4 trong bài ở trên và ghi vào đĩa với tên BD10A.xls

8 Dùng lệnh Save As để sao chép thành file BD10B.xls trong cùng thư mục Sau

đó sửa lại theo mẫu sau và ghi lại vào đĩa

Bài 3: Các thao tác với hàng, cột, ô trong một bảng tính

3 Rê chuột sang trái hoặc phải để giảm hoặc tăng độ rộng cột

4 Thả chuột khi ưng ý

XI.1.2 Dùng thực đơn

1 Chọn số cột cần điều chỉnh độ rộng

2 Mở thực đơn Format, trỏ vào lệnh Column và kích tiếp vào Width, xuất hiện hộp

hội thoại

3 Trong hộp Colummn width, gõ trị số cho độ rộng cột theo các giá trị từ 0 tới 255

(biểu thị cho số kí tự được phép gõ theo độ rộng của ô)

2 Mở thực đơn Format, trỏ vào lệnh Row và

kích tiếp vào Height, xuất hiện hộp hội thoại

3 Trong hộp Row height, gõ trị số cho độ cao của hàng theo các giá trị từ 0 tới 409

(biểu thị cho chấm điểm pt được phép gõ theo độ cao của hàng)

4 Kích OK

Ghi chú:

được chứa trong nó, hãy kích đúp vào mép phải hoặc mép dưới trong các vùng tiêu đề cột hoặc hàng

• Chọn một hàng: kích chuột vào tiêu đề của hàng đó

• Chọn nhiều hàng liền nhau: kích và rê chuột trongvùng tiêu đề hàng; hoặc kích

vào tiêu đề hàng đầu, giữ Shift và kích vào tiêu đề hàng cuối

• Chọn nhiều hàng cách nhau: kích vào một tiêu đề hàng, giữ Ctrl và kích vào

các tiêu đề hàng còn lại

XII.2 Chọn cột

• Chọn một cột: kích chuột vào tiêu đề của cột đó

• Chọn nhiều cột liền nhau: kích và rê chuột trong vùng tiêu đề cột; hoặc kích

vào tiêu đề cột đầu, giữ Shift và kích vào tiêu đề cột cuối

• Chọn các cột cách nhau: kích vào tiêu đề một cột, giữ Ctrl và kích vào các tiêu

đề cột còn lại

XII.3 Chọn ô

• Chọn một ô: kích chuột vào ô cần chọn

• Chọn nhiều ô liền nhau: kích và rê chuột để chọn; hoặc kích vào một ô, giữ

Shift và kích ô đối diện trong vùng ô cần chọn

• Chọn các ô cách nhau: kích chọn một ô, giữ Ctrl và kích vào các ô còn lại.

XIII Cách chèn hàng, cột và ô

Đôi khi sau khi gõ dữ liệu, ta có nhu cầu chèn thêm hàng, cột hoặc ô để điền thêm

dữ liệu Các thao tác chèn thêm được thực hiện như sau

XIII.1 Chèn hàng

1 Chọn số hàng cần chèn bằng cách rê chuột tại vùng tiêu đề hàng

2 Kích nút phải của chuột tại vùng chọn để xuất hiện thực đơn ngắn và chọn lệnh

Insert (hoặc mở thực đơn Insert và chọn lệnh Rows).

3 Nếu cần thiết, gõ nội dung vào các hàng trống vừa chèn thêm

Ví dụ:

XIII.2 Chèn cột

1 Chọn số cột cần chèn bằng cách rê chuột tại vùng tiêu đề cột

2 Kích nút phải của chuột tại vùng chọn để xuất hiện thực đơn ngắn và chọn lệnh

Insert (hoặc mở thực đơn Insert và chọn lệnh Columns).

3 Nếu cần thiết, gõ nội dung vào các cột trống vừa chèn thêm

Ví dụ:

XIII.3 Chèn ô

1 Chọn số ô cần chèn

Kích nút phải của chuột tại vùng chọn để xuất hiện thực đơn ngắn và chọn lệnh

Insert (hoặc mở thực đơn Insert và chọn lệnh Cells) Xuất hiện hộp hội thoại

2 Chọn một trong các lựa chọn sau:

- Shift Cells Right: chèn và đẩy các ô được chọn sang phải.

- Shift Cell Downs: chèn và đẩy các ô được chọn xuống dưới.

- Entire Row: chèn toàn bộ các hàng trống lên phía trên các ô đã chọn.

- Entire Colummn: chèn toàn bộ các cột trống vào bên trái các ô đã chọn.

3 Kích vào OK

4 Nếu cần thiết, gõ nội dung vào các ô trống vừa chèn thêm

Ví dụ:

XIV Huỷ hàng, cột và ô

Khi cần huỷ hàng, cột hoặc ô hãy thực hiện theo các cách sau

XIV.1 Huỷ hàng

1 Chọn số hàng cần huỷ bằng cách rê chuột tại vùng tiêu đề hàng

2 Kích nút phải của chuột tại vùng chọn để xuất hiện thực đơn ngắn và chọn lệnh

Delete (hoặc mở thực đơn Edit và chọn lệnh Delete).

XIV.2 Huỷ cột

1 Chọn số cột cần huỷ bằng cách rê chuột tại vùng tiêu đề cột

2 Kích nút phải của chuột tại vùng chọn để xuất hiện thực đơn ngắn và chọn lệnh

Delete (hoặc mở thực đơn Edit và chọn lệnh Delete).

Ví dụ:

XIV.3 Huỷ ô

1 Chọn số ô cần chèn

Kích nút phải của chuột tại vùng chọn để xuất hiện thực đơn ngắn và chọn lệnh

Delete (hoặc mở thực đơn Edit và chọn lệnh Delete) Xuất hiện hộp hội thoại:

2 Chọn một trong các lựa chọn sau:

- Shift Cells left: huỷ các ô được chọn và đẩy các ô bên phải ô vừa huỷ sang trái.

- Shift Cell up: huỷ các ô được chọn và đẩy các ô bên dưới ô được chọn lên trên.

- Entire Row: huỷ toàn bộ các hàng chứa các ô đã chọn.

- Entire Column: huỷ toàn bộ các cột chứa các ô đã chọn.

Cách 1: Kích chuột vào tên bảng tính cần kích hoạt.

Nếu không nhìn thấy tên bảng tính cần thiết, hãy dùng các nút chuyển sau để hiện tên bảng tính cần kích hoạt trongdanh sách các bảng tính và kích vào tên nó

chuyển tới tên bảng tính tiếp sauchuyển tới tên bảng tính cuối cùngchuyển tới tên bảng tính ngay trước đóchuyển tới tên bảng tính đầu tiên

Cách 2: kích nút phải chuột tại vùng các nút chuyển nói trên, xuất hiện danh sách

các bảng tính Kích chuột vào tên bảng tính cần kích hoạt Nếu số bảng tính trên sổ tính nhiều hơn 16 sheet, kích tiếp vào More sheets , xuất hiện hộp hội thoại

Activate, kích vào tên bảng tính cần thiết và kích nút OK.

XV.2 Đổi tên bảng tính

Tên ngầm định Excel đặt cho các bảng tính là Sheet 1, Sheet 2, Sheet 3, Trong quá trình làm việc thực tế, việc giữ nguyên tên như vậy sẽ dẫn đến khó khăn trong việc phải nhớ bảng tính nào chứa nội dung gì khi chúng ta sử dụng quá nhiều bảng tính Excel cho phép đổi tên các bảng tính theo các bước sau:

1 Kích nút phải chuột tại tên bảng tính cần đổi, ví dụ kích nút phải tại tên Sheet Xuất hiện thực đơn ngắn:

2 Kích tiếp vào Rename Một quầng đen bao quanh tên cũ.

3 Gõ tên mới (ví dụ, HKI-10A, nếu Sheet 1 chứa bảng điểm học kì I của lớp 10A)

4 ấn phím enter

XV.3 Chèn thêm bảng tính mới

Trong Excel ngầm định có ba bảng tính được mở trong một sổ tính Chúng ta có thể chèn thêm bảng tính mới khi có nhu cầu theo các bước sau:

1 Kích nút phải tại vị trí cần chèn thêm bảng tính trong danh sách các bảng tính, ví

dụ Sheet 3 Xuất hiện thực đơn ngắn.

2 Kích vào Insert , xuất hiện hộp hội thoại Insert.

3 Kích chọn Worksheet và kích OK Bảng tính mới sẽ được chèn vào vị trí hiện thời

và đẩy bảng tính cũ (trong trường hợp này là Sheet 3) sang bên phải.

XV.4 Xoá bảng tính

Excel còn cho phép xoá các bảng tính Khi xoá bảng tính, mọi dữ liệu trong nó đều bị xoá sạch Các bước thực hiện như sau:

1 Kích nút phải chuột tại tên bảng tính cần xoá Xuất hiện thực đơn ngắn

2 Kích tiếp vào Delete Xuất hiện thông báo hỏi ta có thực sự muốn xoá bảng tính

hay không?

3 Kích OK nếu muốn xoá thật Kích Cancel nếu không muốn xoá nữa.

XV.5 Di chuyển hoặc sao chép một bảng tính

Đôi khi chúng ta có nhu cầu chuyển hai bảng tính xa nhau nằm cạnh nhau hoặc chuyển một bảng tính tới file khác hoặc có nhu cầu sao chép thành hai bảng tính giống hệt nhau

Để làm điều đó, hãy thực hiện theo các bước sau:

1 Kích nút phải tại tên bảng tính muốn di chuyển hoặc sao chép, xuất hiện thực đơn ngắn

2 Kích vào Move or Copy , xuất hiện hộp hội thoại sau

3 Tại hộp To book, chọn tên file cần chuyển hoặc sao chép bảng tính tới đó Nếu chỉ

di chuyển hoặc sao chép trong file hiện thời thì không cần phải chọn trong hộp này

Nếu muốn di chuyển hoặc sao chép tới file mới thì chọn (New book).

4 Trong hộp Before sheet, chọn tên bảng tính sẽ nằm bên phải bảng tính đích sau

khi di chuyển hoặc sao chép

5 Kích OK nếu muốn di chuyển bảng tính.

Trong trường hợp muốn sao chép thì phải kích chọn Create a copy rồi mới kích OK.

Câu hỏi và bài tập

1 Nêu các thao tác chọn hàng, cột và ô

2 Nêu các thao tác chèn và huỷ các hàng, cột, ô

3 Nêu sự khác nhau giữa việc huỷ một ô và xoá dữ liệu trong một một ô

4 Hãy nêu cách làm cho độ rộng của 5 cột liền nhau trong một bảng tính vừa khít

nội dung của chúng chỉ bằng hai động tác chuột

5 Điều chỉnh độ rộng cột, độ cao hàng bằng chuột và bằng thực đơn khác nhau

như thế nào về độ chính xác

6 Thực hành các thao tác kích hoạt bảng tính theo hướng dẫn trong bài.

7 Mở file BD10A.xl và BD10B.xls, chèn thêm cột giới tính và điền dữ liệu theo

mẫu sau và ghi lại vào đĩa.

5 Hệ số 1 Hệ số 2 Hệ số 3

16

8 Mở các file BD10A.xls và BD10B.xls và đổi tên các sheet chứa dữ liệu đã gõ

thành tên mới là HKI-10A và HKI-10B

9 Chèn thêm 5 bảng tính trong file BD10A.xls và sau đó xoá chúng đi

10 Nêu sự khác nhau giữa xoá file và xoá bảng tính

11.Sao chép sheet HKI-10A trong cùng file BD10A.xls và đổi tên thành HKI-10A

Sau đó tự vào điểm học kì II cho các bạn

Làm tương tự đối với file BD10B.xls.

12 Sao chép các sheet HKI-10A và HKI-10B sang cùng file mới có tên là

BDKHOI10.xls.