GIÁO TRÌNH EXCEL

- Thanh công cụ chuẩn Standard Toolbar: chứa các nút giúp thực hiện nhanh các thao tác cơ bản nhất như: mở file mới New, gọi file cũ Open, ghi file vào đĩa Save… - Thanh công cụ định dạn

trung tâm tin học phạm chinhChuyên: Đào tạo – Lắp đặt - Sửa chữa máy vi tính

Đ/c: minh quang – vũ th – thái bình

ĐT: 036617487, DĐ: 0904615245, 0363617487

TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN THỰC HÀNH MễN TIN HỌC CƠ SỞ PHẦN BẢNG TÍNH ĐIỆN TỬ EXCEL

thái bình tháng 9 - 2005

Bài 1 Làm quen với Excel 3

.I Mục tiêu 3

.II Tổng quan về Excel 3

Bài 2 Nhập dữ liệu và định dạng bảng tính 14

.I Mục tiêu 14

.II Nhập dữ liệu vào bảng tính 14

.III Các thao tác với hàng, cột, ô trong một bảng tính 22

.IV Định dạng cho dữ liệu 31

.V Sao chép và di chuyển dữ liệu 37

Bài 3 Công thức và tính toán cơ bản 45

.I Mục tiêu 45

.II Sử dụng công thức trong Excel 45

Bài 4 Dùng hàm trong công thức 55

.I Mục đích 55

.II Khái niệm hàm trong Excel 55

.III Nhóm hàm số 55

.IV Nhóm hàm thống kê 56

.V Nhóm hàm đổi kiểu 59

.VI Nhóm hàm ký tự 60

.VII Nhóm hàm điều kiện 62

.VIII Nhóm hàm ngày tháng 64

.IX Nhóm hàm logic 65

.X Nhóm hàm tìm kiếm 66

.XI Cách sử dụng hộp Function 67

Bài 5 Định dạng trang và in ấn 70

.I Mục đích 70

.II Định dạng trang và in ấn 70

Ôn tập 75

Câu hỏi và bài tập 78

Bài 1 Làm quen với Excel

.II Tổng quan về Excel

.II.1 Giới thiệu Excel

Excel là chương trình xử lý bảng tính nằm trong bộ Microsoft Office của hãng phần mềmMicrosoft

Cũng như các chương trình bảng tính Lotus, Quattro Pro… bảng tính của Excel cũng baogồm nhiều ô được tạo bởi các dòng và cột, việc nhập dữ liệu và lập công thức tính toán trongExcel cũng có những điểm tương tự, tuy nhiên Excel có nhiều tính năng ưu việt và có giao diệnrất thân thiện với người dùng

Hiện nay có nhiều phiên bản của Excel như Excel 5.0, Excel 95, Excel 97, Excel 2000.Chương trình này hướng dẫn sử dụng Excel 2000, nếu bạn chưa từng sử dụng các phiên bảntrước của Excel thì việc học chương trình này cũng không có gì trở ngại

Khi học Excel bạn nên xem phần lý thuyết và minh họa, sau đó khởi động Excel vừa họcvừa thực tập

.II.2 Đặc điểm của Excel 2000

Excel 2000 là một phần trong bộ Office 2000 của Microsoft chạy trên môi trường từWindows95 trở lên, do đó Excel 2000 có nhiều điểm giống với Word 2000 trong cách định dạng

và trang trí Khi sử dụng Excel 2000 cần chú ý một số điểm sau:

Hầu hết các nguyên tắc và các thao tác thực hiện trong Excel 5.0, Excel 95 và Excel 97 đều

có thể thực hiện trong Excel 2000

Các tập tin tạo bởi Excel 5.0, Excel 95, Excel 97 đều sẽ tương thích trong Excel 2000,nhưng các tập tin tạo bởi Excel 2000 sẽ không tương thích với các phiên bản trước Tuy nhiênnếu cần Excel 2000 có thể ghi tập tin dưới dạng tương thích với các phiên bản trước

Excel 2000 không chạy trên Windows 3.x

Bộ Office 2000 bao gồm Word 2000 (soạn thảo văn bản), Excel 2000 (xử lý bảng tính),Access 2000 (quản trị cơ sở dữ liệu), PowerPoint 2000 (thuyết trình) và Outlook 2000 (thư tínđiện tử), FrontPage (lập trình Web)

.II.3 Khởi động và thoát khỏi Excel

.II.3.1 Khởi động Excel.

Để làm việc với Excel, hãy thực hiện như sau:

Start\Programs\Microsoft Excel (xem hình)

Cũng có thể khởi động Excel bằng cách click vào biểu tượng (shortcut) của MicrosoftExcel ở trên màn hình Windows, hay click vào biểu tượng trên thanh Office Bar

.II.3.2 Thoát khỏi Excel

Cũng như các chương trình ứng dụng khác, trước khi thoát cần phải lưu lại dữ liệu, sau đóthoát bằng một trong những cách sau:

C1: Chọn File\Exit.

C2: Click nút của góc trên phải thanh tiêu đề

C3: Double click biểu tượng phía trên trái thanh tiêu đề

Kích nút Yes nếu muốn lưu lại những thay đổi vào đĩa, nếu không muốn, hãy kích nút No, chọn Cancel để quay trở lại làm tiếp.

.II.4 Màn hình làm việc của Excel

.II.4.1 Màn hình Excel

Trên màn hình Excel, chú ý đến các thành phần sau:

- Thanh tiêu đề (Title bar): chứa tên phần mềm ứng dụng (Microsoft Excel) và tên tệp Tên ngầm định do Excel đặt là Book1, Book2…

- Thanh thực đơn (Menu bar): chứa bộ lệnh của Excel Đây là nơi cho phép thực hiện những lệnh cơ bản nhất của Excel Thực đơn chính của Excel bao gồm File, Edit, View, Insert, Format, Tools, Data, Window, Help Cách sử dụng thực đơn và các lệnh trên thực đơn sẽ

được lần lượt giới thiệu trong các phần sau

- Thanh công cụ chuẩn (Standard Toolbar): chứa các nút giúp thực hiện nhanh các thao tác cơ

bản nhất như: mở file mới (New), gọi file cũ (Open), ghi file vào đĩa (Save)…

- Thanh công cụ định dạng (Formatting Toolbar): chứa các nút giúp định dạng nhanh dữ liệu

như: chọn font cho dữ liệu (Font), chọn cỡ font cho dữ liệu (Fontsize)…

- Hộp địa chỉ ô (Name box): cho biết địa chỉ của ô hiện thời

- Thanh nhập dữ liệu (Formula bar): chứa dữ liệu hoặc công thức của ô hiện thời trong bảng

tính

- Bảng tính (Wooksheet): phần bảng tính, là nơi làm việc chủ yếu trong Excel.

- Danh sách các Sheet (Sheet tabs): chứa danh sách các bảng tính trong file hiện thời Ngầm định, các bảng tính có tên là Sheet1, Sheet2, Sheet3… Các tên này có thể đổi được (xem phần

sau)

- Thanh trạng thái (Status bar): hiện các thông báo về trạng thái làm việc hiện thời của bảng

tính

.II.4.2 Định dạng màn hình Excel

Màn hình chuẩn của Excel có các thành phần như đã trình bày Tuy nhiên, có thể làm ẩn đicác thanh công cụ không cần thiết, hoặc cho hiển thị thêm các thanh công cụ khác bằng cách

click mở trình đơn View và chọn:

Formula bar: Thanh công thức

Status bar: Thanh trạng thái

Toolbar: Thanh công cụ Có nhiều thanh công

Tools\Option Trong hộp Sheet in new Wookbook của tab General gõ số sheet ngầm định muốn

mở trong file mới

Dữ liệu trên các bảng tính khác nhau có thể liên hệ với nhau như trên một bảng tính

.II.5.2 Wooksheet

Một tệp tin Excel (Book) sẽ có nhiều bảng tính (Wooksheet), trên mỗi bảng tính bao gồmcác hàng (rows), các cột (columns) và vùng giao nhau giữa cột và hàng gọi là ô (cell)

- Các hàng (rows): Excel 97 và 2000 có 65536 hàng trong một bảng tính (các phiên bản trước

nó chỉ có 16384 hàng) Tiêu đề hàng (row heading) nằm ở đầu của mỗi hàng và được đánh

số từ 1 đến 65536

- Các cột (columns): trong một bảng tính của Excel có 256 cột Tiêu đề của cột được đánh số

theo A, B, C, …, IU, IV

- Các ô (cell): Mỗi ô đều có địa chỉ riêng Địa chỉ này được xác định bằng tên của cột và tên

của hàng tạo ra ô đó (tên cột luôn đứng trước tên hàng)

Ví dụ: A1 - ô giao giữa cột A và hàng 1, E200 - ô giao giữa cột E và hàng 200 Địa chỉ ô hiện thời hiện lên trong ô Cell Reference.

- Vùng ô (range): Là tập hợp nhiều ô đứng liền nhau (hình chữ nhật chứa từ 2 ô trở lên), địa

chỉ của vùng được xác định bằng địa chỉ của ô bên trái và ô ở góc dưới phải của vùng Địachỉ vùng được ký hiệu theo quy tắc: địa chỉ của hai ô đối diện được cách nhau bởi dấu haichấm (:) Ví dụ B4:D7 là địa chỉ vùng gồm các ô B4, B5, B6, B7, C4, C5, C6, C7, D4, D5,D6, D7

.II.6 Cách di chuyển con trỏ ở trong bảng tính

Khi làm việc với bảng tính, cần chú ý tới vị trí con trỏ ô trong bảng tính

Khi cần nhập, sửa, xoá dữ liệu hoặc gõ công thức tại ô nào, cần chuyển con trỏ bản ghi tới

ô đó

.II.6.1 Di chuyển con trỏ ô bằng chuột.

Kích chuột tại ô muốn chọn

Trong trường hợp ô cần chọn không xuất hiện trên màn hình, kích chuột vào các mũi tên

của thanh cuộn dọc (Vertical scroll bar) hoặc thanh cuộn ngang (Horizontal scroll bar) để cuộn

tới miền bảng tính cần thiết và kích vào ô được chọn

.II.6.2 Di chuyển con trỏ ô bằng bàn phím.

←, Shift + Tab Để chuyển con trỏ qua trái một ô

→, Tab Để chuyển con trỏ qua phải một ô

Ctrl +←, → Để chuyển con trỏ ô đến bên trái nhất hoặc bên phải nhất

của vùng dữ liệuCtrl +↑, ↓ Để chuyển con trỏ ô đến đỉnh hoặc đáy của vùng dữ liệu

(tức vùng trên bảng tính có chứa dữ liệu)PgUp Để chuyển con trỏ ô lên một màn hình

PgDn Để chuyển con trỏ ô xuống dưới một màn hình

Home Để chuyển con trỏ tới ô bên trái nhất trong một hàng

Ctrl + Home Để chuyển con trỏ tới góc trên bên trái của bảng tính

Ctrl + End Để chuyển con trỏ tới góc dưới bên trái của bảng tính

End + ←, End + → Có tác dụng như sau: nếu ô hiện thời là ô trống, sẽ di chuyển

đến ô trống kế tiếp theo hướng mũi tên Nếu ô hiện thời

End + ↑, End + ↓ đang chứa nội dung, sẽ di chuyển theo hướng mũi tên đến ô

kế tiếp có chứa nội dung

End + Enter Chuyển con trỏ ô tới cột cuối cùng trong hàng

.II.6.3 Dùng hộp thoại Goto

1 Nhấn phím F5 hoặc kích thực đơn Edit và kích tiếp lệnh Goto, xuất hiện hộp thoại

2 Gõ địa chỉ của hộp muốn chuyển tới trong hộp Reference, ví dụ I45 Muốn chuyển tới một ôtrên bảng tính cụ thể nào đó, gõ tên bảng tính, dấu chấm than và địa chỉ ô Ví dụ Sheet2!H50

3 Click OK

Ghi chú:

Có thể chuyển nhanh tới ô cần chọn bằng cách gõ địa chỉ ô cần chuyển tới trong hộp NameBox và ấn Enter

.II.7 Các thao tác với file dữ liệu

.II.7.1 Ghi file hiện thời vào đĩa

Sau khi nhập dữ liệu vào máy, dữ liệu mới chỉ lưu trữ trong bộ nhớ của máy tính Nếuthoát khỏi Excel, dữ liệu đó sẽ mất, do đó cần phải lưu trữ các dữ liệu đó vào đĩa để sau đó sửdụng tiếp

Các bước thực hiện:

Mở thực đơn File, kích chuột vào lệnh Save (kích chuột vào nút Save trên Stadard Toolbar).Nếu đây là lần đầu tiên lưu file vào đĩa, Excel sẽ xuất hiện hộp hội thoại Save As (xem hình)

Trong hộp Save in kích chuột vào nút Combo, xuất hiện cấu trúc Folder (thư mục), kích đúp

chuột vào tên các thư mục để chọn thư mục sẽ lưu trữ file

Ví dụ: Nếu muốn lưu trữ file trong thư mục Bangtinh thuộc ổ C, hãy kích chuột vào nút Combo, chọn tên ổ đĩa C và kích đúp tiếp vào tên thư mục Bangtinh (xem hình).

Kích chuột vào File name, xoá chữ Book1, gõ tên file mới, ví dụ, BD10A Tên file trong môi

trường Windows 9x cho phép tối đa 255 ký tự, trong khi ở môi trường DOS và Windows 3.1,tên file chỉ được phép tối đa 8 ký tự

Nhấn phím Enter hoặc kích nút Save.

Excel tự động gán phần mở rộng xls vào tên file Do đó, tên file đầy đủ lúc này là

BD10A.xls Tên file vừa đặt sẽ xuất hiện trên thanh tiêu đề của bảng tính.

dung của file mới sẽ không được ghi vào đĩa

Khi ghi file từ lần thứ hai trở đi, lệnh Save sẽ ghi dữ liệu được bổ sung hoặc thay đổi củafile đó vào đĩa mà không xuất hiện hộp hội thoại.

.II.7.2 Ghi file hiện thời vào đĩa với tên khác

Có thể sao chép file hiện thời trên máy tính thành file khác với nội dung hiện tại bằng cáchsau:

Mở thực đơn File và chọn lệnh Save As Xuất hiện hộp hội thoại như hình 3.1.

Nếu sao chép thành file mới tại thư mục cũ thì chỉ việc xóa tên file cũ trong hộp File name và gõ

tên mới

Nếu muốn giữ nguyên tên file cũ nhưng sao tới ổ đĩa hoặc thư mục khác thì chỉ việc chọn lại

ổ đĩa hoặc thư mục trong hộp Save in.

Nếu muốn đổi cả tên file và nơi lưu trữ file thì phải làm cả hai việc trên

Nhấn Enter hoặc kích nút Save.

Sau bước thứ 3, Excel sẽ ghi nội dung hiện thời trên máy tính vào đĩa vào một file mới vớitên file khác hoặc với tên file cũ nhưng đặt ở vị trí khác

Muốn lưu tập tin ở dạng phiên bản khác của Excel, mở khung Save as type để chọn.

Có thể click nút Tools\General Options (mở hộp thoại Save Option) để có thêm những lựa

chọn khác

Always create backup: Luôn lưu lại tệp tin cũ khi sửa đổi.

Read-only recommended: Thuộc tính chỉ được xem.

Password to open: Mật khẩu khi mở tệp.

Password to modify: Mật khẩu khi mở để sửa.

.II.7.3 Gọi một file có sẵn từ đĩa ra màn hình

Khi muốn gọi một file đã được lưu trữ từ đĩa ra màn hình để làm việc tiếp, hãy thực hiệncác bước sau:

Mở thực đơn File, chọn lệnh Open (hoặc kích nút Open trên Standard Toolbar) Xuất hiện

hộp hội thoại Open.

Trong hộp Look in, chọn ổ đĩa và thư mục lưu trữ file cần mở.

Kích đúp vào tên file cần mở, hoặc kích chọn tên file cần mở và kích nút Open.

Ví dụ: Các bước mở file BD10A.xls được tiến hành như hình sau:

Ghi chú:

Một cách ngầm định, Excel lưu trữ 4 file được mở gần nhất ở cuối thực đơn file Do đó, để

mở một trong 4 file đó chỉ việc kích vào thực đơn File và kích vào tên file cần mở.

Trong Windows 9x, có thể mở file được sử dụng thường xuyên bằng cách kích vào nút

Start, trỏ tiếp vào Documents và kích vào tên file cần mở.

Tại một thời điểm có thể mở nhiều file của Excel Có thể xem danh sách các file đang mở ở

dưới thực đơn Window Khi cần kích hoạt file nào, hãy kích vào tên file đó.

.II.7.4 Tạo một file mới

Để tạo một file mới hãy làm như sau:

Mở thực đơn File, chọn lệnh New, xuất hiện hộp hội thoại:

Chọn Wookbook và kích OK

Ghi chú:

Có thể dùng nút New trên Standard Toolbar.

.II.7.5 Đóng file hiện thời.

1 Mở thực đơn File.

2 Kích chọn lệnh Close.

Nếu nội dung file có thay đổi, sẽ xuất hiện thông báo có muốn lưu lại những thay đổi hay

không Chú ý lựa chọn cách trả lời thích hợp (Yes - nếu muốn lưu những thay đổi, No - nếu

không muốn lưu lại những thay đổi)

Câu hỏi và bài tập

1 Nêu các cách khởi động và thoát khỏi Excel.

2 Mở cửa sổ Excel, quan sát và học thuộc tên các phần tử trong bảng tính Excel.

3 Phân biệt sự khác nhau giữa một Wookbook và một Wooksheet.

4 Số hàng và số cột trong các phiên bn khác nhau của Excel (Excel 5.0, Excel 7.0, Excel 97)

có giống nhau hay không.

5 Các địa chỉ vùng A1:C4, C7:C12, B6:E6 chỉ những ô nào trong bảng tính?

6 Nêu chức năng của các lệnh New, Save, Save As, Open, Close và Exit trên thực đơn File.

7 Nêu sự giống và khác nhau giữa hai lệnh Save và Save As.

Các phương tiện sửa và xóa.

Các thao tác với hàng, cột, ô trong một bảng tính

Các thao tác với các bảng tính trong một Wookbook

Nhập công thức vào bảng tính

Dùng hàm trong công thức

Sử dụng các hàm

Sao chép và di chuyển dữ liệu

.II Nhập dữ liệu vào bảng tính

.II.1 Các kiểu dữ liệu trong Excel

Trước khi nhập dữ liệu vào bảng tính, chúng ta phải hiểu được một số khái niệm cơ bản vềkiểu dữ liệu trong bảng tính để tránh sự sai sót và nhầm lẫn trong quá trình tính toán và xử lý dữliệu sau này

Trong một ô chỉ có thể chứa một kiểu dữ liệu, kiểu dữ liệu của ô phụ thuộc vào ký tự đầutiên Excel phân biệt các loại dữ liệu sau:

- Hằng (constant value)

- Công thức (formula value)

- Các kiểu lỗi và các giá trị logic

.II.1.1 Kiểu hằng.

a) Text

Nếu trên dòng nhập liệu có chứa chữ thì Excel hiểu đó là kiểu ký tự, ở chế độ mặc định sẽhiển thị phía bên trái của ô

Ví dụ: Bảng điểm, Danh sách học sinh …

Nếu trên dòng nhập dữ liệu có chứa ít nhất một chữ hoặc một ký tự dạng *, !, &, #, ? hoặcdấu cách (space) trở lên thì Excel tự động hiểu dữ liệu nhập vào có kiểu ký tự (text) Ví dụ:123?, #80989, 209 54 …

Nếu gõ toàn số mà muốn máy hiểu là ký tự thì phải gõ bắt đầu bằng dấu nháy trên ( ‘ ) Vídụ: nếu muốn gõ một xâu ký tự là các chữ số 12345 thì phải gõ ‘12345

b) Number

Ký tự nhập vào là số, ở chế độ mặc định dữ liệu dạng số sẽ hiển thị ở phía bên phải của ô.Nếu số âm có thể nhập dấu “-” ở phía trước hoặc để trong dấu ngoặc đơn Number bao gồm:Các số thông thường, ví dụ 135, 43.59 …

Kiểu ngày tháng: nhập ngày tháng bình thường với dấu phân cách là gạch ngang ( - ) haygạch đứng ( / ) Phần tháng, Excel có thể hiển thị số hoặc chữ bằng tiếng Anh, quy địnhcách hiển thị trong hộp thoại Format cell Một cách ngầm định, Excel lưu trữ các sốngày tháng theo các số nguyên từ 1 đến 2958525, tính từ ngày 1/1/1900 đến31/12/9999

Kiểu thời gian: Excel lưu trữ số thời gian theo các số thập phân từ 0 đến 0.99999999 bắtđầu từ 0:00:00 (12:00:00 AM) đến 23:59:59 (11:59:59 PM)

.II.1.2 Kiểu công thức.

Công thức là một biểu thức chứa các hằng, các địa chỉ ô, các hàm và các toán tử Côngthức phải bắt đầu bởi dấu bằng ( = ), dấu cộng ( + ), dấu @

Dạng tổng quát của công thức:

= <biểu thức>

Giá trị trong ô chứa công thức sẽ là kết quả của công thức đó

Ví dụ: kích chuột vào ô B2 và gõ =10+20+30, sau đó nhấn phím Enter Khi đó kết quả hiệntrong ô B2 sẽ là 60

.II.1.3 Kiểu logic và các lỗi.

Ví dụ, các giá trị logic như TRUE, FALSE hoặc các lỗi như #VALUE! … không tự gõ vàobảng được mà chỉ xuất hiện khi trả lại giá trị của hàm hoặc biểu thức logic hoặc khi xuất hiệnlỗi

.II.2 Cách nhập chữ tiếng Việt

Có nhiều cách gõ tiếng Việt, nhưng phổ biến nhất là kiểu gõ VNI và TELEX

.II.2.1 Kiểu gõ VNI.

Kiểu gõ này dùng các phím số (hàng phím số bên trên các chữ cái) để bỏ dấu Các phímđược quy định như sau:

Sắc (1), Huyền (2), Hỏi (3), Ngã (4), Nặng (5), dấu mũ â, ê (6), dấu móc ư, ơ (7), dấu ă (8),dấu ngang đ (9)

Cách gõ: gõ phím dấu ngay sau các nguyên âm (O, Y, E, I, U, A)

* Khi bỏ dấu sai phải xóa cả nguyên âm và gõ lại

.II.2.2 Kiểu gõ TELEX.

Kiểu gõ này dùng 2 chữ cái kế tiếp nhau không theo nguyên tắc của chữ tiếng Việt để thểhiện dấu Dấu được thể hiện theo quy định sau:

â (aa), ă (aw), ê (ee), ư (uw), ô (oo), ơ (ow), đ (dd), sắc (s), huyền (f), hỏi (r), ngã (x), nặng(j), xoá dấu (z)

Gõ chữ cái trước và có thể bỏ dấu sau khi gõ xong chữ đó, hoặc bỏ dấu sau khi gõ nguyên

âm Nếu bỏ dấu cho chữ hoa phải nhấn thêm phím Shift

.II.3 Nhập và chỉnh sửa dữ liệu

.II.3.1 Quy tắc chung.

Việc nhập dữ liệu vào bảng tính được thực hiện theo các bước sau:

Kích hoạt ô cần nhập dữ liệu và nhập bình thường hoặc click tại thanh công thức để nhập dữ liệucho ô đang chọn

Khi bắt đầu gõ bất ký ký tự nào từ bàn phím, ký tự đó sẽ đều được thể hiện trên dòng nhập dữliệu (formula bar) và con trỏ text (có dạng | ) nhấp nháy trong ô hiện thời

Nếu gõ nhầm, hãy nhấn phím Back Space để xóa lỗi đó và tiếp tục gõ dữ liệu vào Trong

khi gõ dữ liệu có thể dùng các phím sau:

End: Để chuyển nhanh con trỏ text tới cuối phần dữ liệu trên dòng nhập dữ liệu.

Home: Để chuyển nhanh con trỏ text tới phần đầu dữ liệu.

Back space: Để xóa ký tự bên trái của con trỏ Text.

Delete: Để xóa ký tự bên phải của con trỏ Text.

Nhấn phím Enter để chuyển sang ô tiếp theo

Chú ý:

Để thay việc ấn Enter có thể dùng các phím chỉ hướng ← (Left Arrow), → (Right Arrow),

↑ (Up Arrow), ↓ (Down Arrow).

Nếu thay đổi ý định nhập dữ liệu trước khi ấn Enter, hãy nhấn phím Esc hoặc kích vào hộp

X trên dòng nhập dữ liệu Khi đó dữ liệu vừa gõ sẽ không được nhập vào ô hiện thời.

.II.3.2 Một số thủ thuật nhập dữ liệu nhanh.

Excel cho phép nhập dữ liệu nhanh như sau:

Nếu dữ liệu cần nhập là một dãy số hoặc chữ tuân theo một quy luật nào đó, ví dụ như cácdãy:

1, 2, 3, 4, …

2, 4, 6, 8, …

Jan, Feb, Mar, …

Mon, Tue, Wed, …

Ta có thể nhập nhanh như sau:

1 Gõ dữ liệu vào 2 ô đầu của dãy (hoặc chỉ cần gõ vào một ô đầu của dãy trong trường hợp cầnnhập dãy tháng và ngày trong tuần)

2 Chọn hai (hoặc một) ô đầu

3 Đặt trỏ chuột tại Fillhandle cho biến thành dấu + Sau đó rê chuột sang phải hoặc xuống dưới

để tăng dãy số

Nếu cần nhập dữ liệu giống hệt nhau trong một hoặc vài vùng, hãy làm như sau:

Chọn vùng định vào dữ liệu (liền nhau hoặc cách nhau)

Gõ dữ liệu vào ô hiện thời

Nếu định gõ dữ liệu vào một vùng xác định, hãy làm như sau:

1 Chọn sẵn vùng cần vào dữ liệu

2 Gõ dữ liệu vào ô đầu, sau đó nhấn Tab để chuyển con trỏ sang phải, sau đó xuống dưới (xemchiều mũi tên)

Nhấn Shift + Tab để chuyển con trỏ theo chiều ngược lại.

Nhấn phím Enter để chuyển con trỏ xuống dưới, sau đó sang phải.

.II.3.3 Gõ dữ liệu kiểu text.

Để gõ text vào một ô, gõ text cần nhập và nhấn Enter Excel sẽ tự động dóng hàng text về

phía bên trái của ô (xem hình)

.II.3.4 Gõ dữ liệu kiểu số.

Gõ số thông thường: Để gõ một số thông thường vào bảng tính, hãy làm như sau:

1 Chọn ô muốn gõ số

2 Gõ số cần nhập

3 Nhấn Enter.

Số được nhập vào sẽ được dồn sang bên phải ô

Ví dụ: muốn gõ số 6642 vào ô C8, hãy kích ô C8, gõ 6642 rồi nhấn Enter

Chú ý:

• Một cách ngầm định, trong Excel, phần thập phân được ngăn cách với phần nguyên bởidấu chấm (.) Do đó, chúng ta phải gõ số 345.6 chứ không được gõ 345,6 Nếu gõ345,6 Excel sẽ hiểu đó là dữ liệu kiểu text

• Khi gõ một số âm, hãy gõ dấu (-), sau đó gõ tiếp các con số Ví dụ: -234, -54368,-43.94 …

• Khi số được gõ vào dài hơn độ rộng của một ô, Excel sẽ thể hiện số đó dưới dạng như3E+04 (dạng khoa học, nghĩa là 3 nhân với 104) hoặc ###### Để xem toàn bộ số, hãynới rộng độ rộng cột (xem phần sau)

.II.3.5 Gõ dữ liệu kiểu ngày tháng.

Khi gõ dữ liệu kiểu ngày tháng và giờ trong bảng tính, ta chỉ việc gõ chúng theo nhữngmẫu mà Excel có thể tự động nhận biết

Bảng sau đây liệt kê các khuôn dạng ngày tháng (Date) và thời gian (Time) của Excel

12:01AM h:mm AM/PM Giờ, phút sáng hoặc chiều

12:01:00AM h:mm:ss AM/PM Giờ, phút, giây sáng hoặc chiều

.II.4 Các phương tiện sửa và xóa

.II.4.1 Sửa dữ liệu

Sau khi gõ dữ liệu, đôi khi ta cần sửa lại dữ liệu cho chính xác Có thể sửa dữ liệu trongcác trường hợp sau

.II.4.2 Thay toàn bộ dữ liệu cũ bằng dữ liệu hoàn toàn mới

Chọn ô dữ liệu muốn thay thế

Gõ dữ liệu mới

Nhấn phím Enter.

Ví dụ: nếu muốn thay số “543” trong ô B8 bằng số “2000”, hãy kích chuột vào ô B8, gõ

2000 và nhấn Enter.

II.4.3 Sửa một phần nội dung trong ô

1 Chọn ô cần sửa nội dung

2 Gõ phím F2 hoặc kích chuột vào dòng nhập dữ liệu sao cho xuất hiện trỏ text ở cuối phần dữ

liệu trong ô hiện thời hoặc trong dòng nhập dữ liệu

3 Nếu cần thiết, dùng các phím mũi tên để chuyển đến vị trí cần sửa

4 Xóa phần dữ liệu bằng các phím Delete hoặc Back space hoặc gõ thêm phần dữ liệu cần bổ

sung

5 Nhấn phím Enter sau khi sửa xong dữ liệu

Ví dụ: Nếu muốn sửa “Phạm T Hải” thành “Phạm Thanh Hải” ở ô C5, hãy kích chuột vào

ô C5 Sau khi nhấn phím F2, con trỏ text xuất hiện ở cuối phần dữ liệu, dùng phím Left Arrow

để chuyển con trỏ text tới sau chữ T, gõ thêm “hanh” và ấn phím Enter.

.II.4.3 Xóa dữ liệu

Chọn ô dữ liệu cần xóa

Nhấn phím Delete

Câu hỏi và bài tập

Phân biệt sự khác nhau sau khi gõ một chuỗi ký tự và sau khi gõ một dãy số.

Tại sao khi gõ số 100000 dưới dạng 100 000 vào một ô của bảng tính và nhấn phím Enter thì dữ liệu lại nằm bên trái ô?

Tại sao khi gõ ngày 26 tháng 3 năm 1999 dưới dạng 26/3/19 và nhấn phím Enter thì dữ liệu lại nằm bên trái ô?

Nhập các dữ liệu vào bảng tính theo mẫu sau Khi nhập chú ý sử dụng các kỹ thuật nhập nhanh Sau khi nhập dữ liệu xong, kiểm tra và điều chỉnh dữ liệu cho thật chính xác Thoát khỏi Excel, xuất hiện hội hội thoại hỏi ta có lưu file hiện thời và đĩa hay không, hãy kích nút Yes

và ghi vào đĩa với tên BD10A.xls.

Mở file vừa ghi, sửa dữ liệu của bài tập số 4 trong bài ở trên và ghi vào đĩa với tên BD10A.xls Dùng lệnh Save As để sao chép thành file BD10B.xls trong cùng thư mục Sau đó sửa lại theo mẫu sau và ghi lại vào đĩa.

.III Các thao tác với hàng, cột, ô trong một bảng tính

3 Trong hộp Column Width, gõ trị số cho độ rộng cột theo các giá trị từ 0 tới 255 (biểu

thị cho số ký tự được phép gõ theo độ rộng của ô)

4 Kích OK

.III.1.2 Thay đổi độ cao hàng.

2 Mở thực đơn Format, trỏ vào lệnh Row, kích tiếp vào Height, xuất hiện hộp hội thoại.

3 Trong hộp Row Height, gõ trị số cho độ cao hàng (theo các giá trị từ 0 tới 409 biểu thị

cho chấm điểm pt được phép gõ theo độ cao của hàng)

4 Kích OK

Ghi chú:

Nếu muốn độ rộng cột hoặc độ cao hàng vừa khít với nội dung dài nhất được chứa trong

nó, hãy kích đúp vào mép phải hoặc mép dưới trong các vùng tiêu đề cột hoặc hàng

.III.1.3 Nối và tách ô.

• Nối: Chọn những ô muốn nối, click biểu tượng trên thanh công cụ để nối

• Tách: (chỉ tách được những ô đã nối) Chọn ô đã nối, sử dụng Menu Edit\Clear\Formats.

.III.2 Cách chọn hàng, cột và ô

.III.2.1 Chọn hàng

• Chọn một hàng: kích chuột vào tiêu đề của hàng đó

• Chọn nhiều hàng liền nhau: kích và rê chuột trong vùng tiêu đề hàng, hoặc kích vào tiêu đề

hàng đầu, giữ Shift và kích vào tiêu đề hàng cuối.

• Chọn nhiều hàng khác nhau: kích vào một tiêu đề hàng, giữ Ctrl và kích vào các tiêu đề hàng

còn lại

.III.2.2 Chọn cột

• Chọn một cột: Kích chuột vào tiêu đề của cột đó

• Chọn nhiều cột liền nhau: Kích và rê chuột trong vùng tiêu đề cột, hoặc kích vào tiêu đề cột

đầu, giữ phím Shift và kích vào tiêu đề cột cuối.

• Chọn các cột cách nhau: Kích vào tiêu đề một cột, giữ Ctrl và kích vào các tiêu đề cột còn

lại

.III.2.3 Chọn ô

• Chọn một ô: kích chuột vào ô cần chọn

• Chọn nhiều ô liền nhau: kích và rê chuột để chọn, hoặc kích vào một ô, giữ Shift và kích vào

ô đối diện trong vùng cần chọn

• Chọn các ô cách nhau: kích chọn một ô, giữ Ctrl và kích vào các ô còn lại.

.III.3 Chèn hàng, cột và ô

Đôi khi sau khi gõ dữ liệu, ta có nhu cầu chèn thêm hàng, cột hoặc ô để điền thêm dữ liệu.Các thao tác chèn thêm được thực hiện như sau:

.III.3.1 Chèn hàng.

Chọn số hàng cần chèn bằng cách rê chuột tại vùng tiêu đề hàng

Kích nút phải của chuột tại vùng chọn để xuất hiện thực đơn ngắn và chọn lệnh Insert (hoặc mở thực đơn Insert và chọn lệnh Rows).

Nếu cần thiết, gõ nội dung vào các hàng trống vừa chèn thêm

Ví dụ:

.III.3.2 Chèn cột.

1 Chọn số cột cần chèn bằng cách rê chuột tại vùng tiêu đề cột

2 Kích nút phải của chuột tại vùng chọn để xuất hiện thực đơn ngắn và chọn lệnh Insert (hoặc

mở thực đơn Insert và chọn lệnh Columns).

3 Nếu cần thiết, gõ nội dung vào các cột trống vừa chèn thêm

Ví dụ:

.III.3.3 Chèn ô.

1 Chọn số ô cần chèn

2 Kích nút phải của chuột tại vùng chọn để xuất hiện thực đơn ngắn và chọn lệnh Insert (hoặc

mở thực đơn Insert và chọn lệnh Cells) Xuất hiện hộp hội thoại:

3 Chọn một trong các lựa chọn sau:

Shift Cells Right: chèn và đẩy các ô được chọn sang phải.

Shift Cells Downs: chèn và đẩy các ô được chọn xuống dưới.

Entire Row: chèn toàn bộ các hàng trống lên phía trên các ô đã chọn.

Entire Column: chèn toàn bộ các cột trống vào bên trái các ô đã chọn.

Chọn số hàng cần huỷ bằng cách rê chuột tại vùng tiêu đề hàng

Kích nút phải của chuột tại vùng chọn để xuất hiện thực đơn ngắn và chọn lệnh Delete (hoặc mở thực đơn Edit và chọn lệnh Delete).

.III.4.2 Huỷ cột.

1 Chọn số cột cần huỷ bằng cách rê chuột tại vùng tiêu đề cột

2 Kích nút phải của chuột tại vùng chọn để xuất hiện thực đơn ngắn và chọn lệnh Delete (hoặc

mở thực đơn Edit và chọn lệnh Delete).

Chọn một trong các lựa chọn sau:

Shift cells left: huỷ các ô được chọn và đẩy các ô bên phải ô vừa huỷ sang trái.

Shift cells up: huỷ các ô đã được chọn và đẩy các ô bên dưới các ô được chọn lên trên Entire row: huỷ toàn bộ các hàng chứa các ô đã chọn.

Entire column: huỷ toàn bộ các cột chứa các ô đã chọn.

Kích vào OK

Ví dụ:

Câu hỏi và bài tập

1 Nêu các thao tác chọn hàng, cột và ô.

2 Nêu các thao tác chèn và huỷ các hàng, cột, ô.

3 Nêu sự khác nhau giữa việc huỷ một ô và xóa dữ liệu trong một ô.

4 Hãy nêu cách làm cho độ rộng của 5 cột liền nhau trong một bảng tính vừa khít nội dung của chúng chỉ bằng hai động tác chuột.

5 Điều chỉnh độ rộng cột, độ cao hàng bằng chuột và bằng thực đơn khác nhau như thế nào về

độ chính xác.

6 Mở file BD10A.xls và BD10A.xls, chèn thêm cột giới tính và điền dữ liệu theo mẫu sau và

ghi lại vào đĩa.

Mẫu 1:

.III.5 Các thao tác với bảng tính trong một WookBook

.III.5.1 Kích hoạt một bảng tính

Trong một Wookbook có rất nhiều Wooksheet, để kích hoạt một Wooksheet hãy làm nhưsau:

Cách 1: Kích chuột vào tên Wooksheet cần kích hoạt.

Nếu không nhìn thấy tên Wooksheet cần thiết, hãy dùng các nút chuyển sau để hiện tênWooksheet cần kích hoạt trong danh sách các sheet và kích vào tên nó

Chuyển tới tên bảng tính tiếp sauChuyển tới tên bảng tính cuối cùngChuyển tới tên bảng tính ngay trước đóChuyển tới tên bảng tính đầu tiên

Cách 2: Kích phải chuột tại vùng các nút chuyển nói trên, xuất hiện danh sách các sheet.

Kích chuột vào tên sheet cần kích hoạt Nếu số sheet trên bảng tính nhiều hơn 16 sheet, kích tiếp

vào More sheets…, xuất hiện hộp hội thoại Activate, kích vào tên sheet cần thiết và kích nút OK.

.III.5.2 Đổi tên bảng tính

Tên ngầm định Excel đặt cho các Wooksheet là Sheet1, Sheet2, Sheet3… Trong quá trình

làm việc thực tế, việc giữ nguyên tên như vậy sẽ dẫn đến khó khăn trong việc phải nhớ sheet nàochứa nội dung gì khi chúng ta sử dụng quá nhiều bảng tính Excel cho phép đổi tên cácWooksheet theo các bước sau:

1 Kích nút phải chuột tại tên Wooksheet cần đổi, ví dụ kích nút phải tại tên Sheet1 Xuất hiệnthực đơn ngắn:

2 Kích vào Rename, một vệt đen bao quanh tên cũ.

3 Gõ tên mới (ví dụ: HK1-10A, nếu Sheet1 chứa bảng điểm học kỳ I của lớp 10A)

4 Nhấn Enter.

.III.5.3 Chèn thêm bảng tính mới

Trong Excel ngầm định có ba bảng tính được mở trong một Wookbook Chúng ta có thểchèn thêm bảng tính mới khi có nhu cầu theo các bước sau:

1 Kích nút phải tại vị trí cần chèn thêm bảng tính trong danh sách các Sheet, ví dụ Sheet3 Xuấthiện thực đơn ngắn

2 Kích vào Insert…, xuất hiện hộp hội thoại Insert.

3 Kích chọn Wooksheet và kích OK Bảng tính mới sẽ được chèn vào vị trí hiện thời và đẩy

sheet cũ (trong trường hợp này là Sheet3) sang bên phải

2 Kích tiếp vào Delete, xuất hiện hộp thông báo hỏi ta có thực sự muốn xóa bảng tính hay

không

3 Kích OK nếu thực sự muốn xóa Cancel nếu không muốn xóa nữa

.III.5.5 Di chuyển hoặc sao chép một bảng tính

Đôi khi chúng ta có nhu cầu chuyển hai bảng tính xa nhau nằm cạnh nhau hoặc chuyển mộtbảng tính tới file khác hay có nhu cầu sao chép thành hai bảng tính giống hệt nhau

Để làm điều đó, hãy thực hiện theo các bước sau:

1 Kích nút phải tại tên bảng tính muốn di chuyển hoặc sao chép, xuất hiện thực đơn ngắn

2 Kích vào More or Copy…, xuất hiện hộp hội thoại sau:

3 Tại hộp To book, chọn tên file cần chuyển hoặc sao chép bảng tính tới đó Nếu chỉ di chuyển

hoặc sao chép trong file hiện thời thì không cần phải chọn trong hộp này Nếu muốn di

chuyển hoặc sao chép tới file mới thì chọn New book.

4 Trong hộp Before sheet, chọn tên sheet sẽ nằm bên phải bảng tính đích sau khi di chuyển

hoặc sao chép

5 Kích OK nếu muốn di chuyển bảng tính

Trong trường hợp muốn sao chép thì phải kích chọn Create a copy rồi mới kích OK.

Câu hỏi và bài tập

Thực hành các thao tác kích hoạt bảng tính theo hướng dẫn trong bài.

Mở các file BD10A.xls và BD10B.xls và đổi tên các sheet chứa dữ liệu đã gõ thành tên mới là

HK1-10A và HK1-10B.

Chèn thêm 5 bảng tính trong file BD10A.xls và sau đó xóa chúng đi.

Nêu sự khác nhau giữa xóa file và xóa bảng tính.

Sao chép sheet HK1-10A trong cùng file BD10A.xls và đổi tên thành HK2-10A Sau đó tự vào

điểm học kỳ II cho các bạn.

Làm tương tự đối với file BD10B.xls.

Sao chép các sheet HK1-10A và HK1-10B sang cùng file mới có tên là BDKHOI10.xls.

.IV Định dạng cho dữ liệu

Trình bày bảng tính là một công việc rất cần thiết trong quá trình làm việc với Excel Excellưu trữ dữ liệu trong các ô của bảng tính cùng với các thông số định dạng của các ô đó Việc

định dạng cho các dữ liệu trong bảng tính có thể tiến hành bằng lệnh Cells trong thực đơn Format.

.IV.1 Định dạng cho dữ liệu kiểu số

Cùng một giá trị nhưng số có nhiều cách thể hiện khác nhau, để định dạng số có thể thựchiện như sau:

Chọn khối muốn định dạng

Chọn Format\Cells (hoặc Ctrl+1), sau đó chọn mục Number trong hộp hội thoại Format

Cells và chọn tiếp các thông số định dạng sau:

Trong hộp Category chọn các kiểu dữ liệu cần trình bày và chọn tiếp các thông số khác tuỳthuộc vào loại dữ liệu đã được chọn trong hộp này Hãy vừa chọn vừa quan sát hộp Sample đểxem mẫu định dạng Cụ thể:

• General: định dạng chung Với kiểu định dạng này, text gõ vào sẽ được dóng hàng bên

trái và dữ liệu kiểu số sau khi gõ vào bảng tính sẽ được dóng hàng bên phải ô

• Number: dùng để định dạng các số thông thường Chọn tiếp các thông số sau: Decimal places - số chữ số sau dấu thập phân, Use 1000 Separators (,) - dùng dấu phẩy để phân cách hàng nghìn, Negative numbers - chọn cách định dạng số âm Trong hộp Sample

hiện mẫu định dạng

• Currency: dùng để định dạng cho các giá trị tiền tệ Chọn tiếp các thông số sau: Decimal places - số chữ số sau dấu thập phân, Symbol - chọn ký hiệu tiền tệ của các nước khác nhau (Mỹ, Anh, Đức…), Negative numbers - chọn cách định dạng số âm Trong hộp Sample hiện mẫu định dạng.

• Date: định dạng ngày theo mẫu được chọn trong hộp Type.

• Time: định dạng giờ theo mẫu được chọn trong hộp Type.

• Percentage: định dạng theo kiểu phần trăm Số chữ số sau dấu thập phân được chọn trong hộp Decimal places.

• Text: định dạng số theo kiểu text.

• Special: định dạng theo mã vùng và số điện thoại.

• Custom: tuỳ biến theo khuôn dạng được gõ trong hộp Type Nút Delete được dùng để

xóa khuôn dạng không cần dùng đến

.IV.2 Định dạng ngày tháng

Khi nhập ngày tháng, cần nhập tháng trước ngày sau, có thể chỉ cần nhập ngày, tháng vànăm Excel sẽ lấy theo tháng năm hiện hành của hệ thống Cùng một ngày nhưng có thể chọn cáccách hiển thị khác nhau

Trong hộp thoại Format Cell, ở khung Category trong bảng Number chọn mục Date, và chọn cách hiển thị bên khung Type.

Ngày tháng hiển thị theo dạng tổng quát m/d/yy (tháng/ngày/năm), nếu không vừa ý với

các dạng có sẵn, có thể tạo ra một dạng hiển thị riêng bằng cách chọn mục Custom trong khung Category, và gõ dạng cần thiết vào khung Type, ví dụ dd/mm/yyyy (2 số ngày/2 số tháng/4 số

năm) như 25/11/1998

.IV.3 Định dạng vị trí

Chọn mục Alignment trong hộp Format Cells để dóng hàng cho dữ liệu.

Dữ liệu nhập vào bảng tính có vị trí mặc định tuỳ theo từng kiểu dữ liệu Tuy nhiên có thểđịnh dạng lại theo các bước sau:

Chọn khối dữ liệu

Click chọn các biểu tượng định dạng vị trí trên thanh công cụ hoặc chọn

Format\Cell (Ctrl+1), trong hộp hội thoại Format Cells chọn bảng Alignment:

Khung Horizontal: click mở khung này để lựa chọn cách hiển thị hàng ngang

General: tổng quát

Left (indent): trái

Right: phải

Center: giữa

Justify: đều hai bên

Fill: vừa bằng ô, vùng

Center across selection: giữa vùng

Khung Vertical: click mở khung này để lựa chọn cách hiển thị hàng dọc.

Top: phía trên

Center: giữa

Bottom: phía dưới

Justify: đều hai bên

Khung Orientation: kiểu chữ đứng hoặc nghiêng (chỉnh độ nghiêng trong khung Degrees)

Text control: các điều khiển khác Chọn Wrap text nếu muốn text xuống dòng trong các ô khi dài hơn độ rộng hiện thời của ô Chọn Shrink to fit nếu muốn text vừa khít trong các ô khi các ô đó bị co hẹp Chọn Merge Cells nếu muốn trộn các ô trên cùng hàng và cùng cột Sau khi

trộn, chỉ có dữ liệu nằm ở ô trái trên trong vùng đã được chọn hiện trong ô được trộn Do đó,muốn ô trộn chứa tất cả dữ liệu trong vùng đã chọn thì trước khi trộn phải sao chép toàn bộ dữliệu vào ô trái trên

.IV.4 Định dạng kiểu chữ cho dữ liệu

Để định dạng kiểu chữ cho dữ liệu có thể thực hiện theo các bước sau:

Chọn khối muốn định dạng

Chọn Format\Cell (Ctrl+1).

Chọn các định dạng trong bảng Font trong hộp thoại Format Cells.

Font, Font style: kiểu chữ

Size: kích cỡ

Underline: các kiểu chữ gạch chân được mô t tại vị trí Underline (None - bình thường,Single - gạch dưới đơn, Double - gạch dưới đúp, Single Accounting - gạch đơn kiểu tàichính đến cuối mép phải của ô, Double Accounting - gạch đúp kiểu tài chính).

Color: màu

Preview: xem trước

Trong khung Effects có 3 mục lựa chọn:

* Lựa chọn Normal Font được dùng nếu muốn lấy lại kiểu trình bày ngầm định.

.IV.5 Tạo đường viền ô

Mục Border trong hộp thoại Format Cells cho phép tạo khung (đường viền) cho khối ô

Chọn các dạng kẻ khung trong hộp thoại:

None: không kẻ khung

Outline: kẻ vòng chung quanh khối hoặc ô

Inside: kẻ các đường bên trong khối chọn

Style: chọn dạng đường kẻ

Color: chọn màu

Có thể chọn từng đường kẻ trong khung Border, nếu khối chọn đã có kẻ khung, dạng

khung sẽ hiển thị ở khung Text, click vào các đường kẻ để chọn hoặc xóa

.IV.6 Tô màu

Mục Parttern trong hộp hội thoại Format Cells để tô màu cho các ô được chọn Trong đó:

Parttern: mẫu nền

Color: màu tô, trong đó No color huỷ tô màu nền

Sample: hiện mẫu tô theo các thông số vừa được chọn

Câu hỏi và bài tập

1 Thực hành lại tất cả các thao tác định dạng dữ liệu đã nêu trong bài.

2 Mở file BD10A.xls và trình bày lại theo mẫu sau:

3 Tự trình bày lại dữ liệu trong file BD10B.xls.

.V Sao chép và di chuyển dữ liệu

• Nếu dữ liệu gốc là hằng chứa địa chỉ tương đối thì kết quả sao chép sẽ khác so với bảngốc Nó sẽ phụ thuộc vào vị trí hiện thời của ô chứa kết quả sao chép

Ví dụ, ô C12 chứa công thức “=SUM(C6:C11)” Khi ta tiến hành sao chép sang ô bên phải,thì tại ô D12 Excel sẽ đổi lại thành công thức “=SUM(D6:D11)” Nếu sao chép sang ô G18 thìcông thức lúc này sẽ là “=SUM(G12:G17)”

Sau đây chúng ta sẽ học một số phương pháp sao chép dữ liệu khác nhau

.V.1.1 Dùng chuột

Ta có thể dùng chuột để sao chép nhanh dữ liệu trong phạm vi nhỏ trên màn hình

a) Dùng nút trái chuột

1 Chọn vùng dữ liệu gốc cần sao chép

2 Đưa trỏ chuột tới đường biên của vùng chọn sao cho có dạng ở.

3 Giữ Ctrl và rê vùng lựa chọn tới đích Ngay sau khi giữ Ctrl, sẽ xuất hiện dấu cộng

bên cạnh con trỏ chuột Khi bắt đầu rê chuột, một đường viền mờ sẽ bao quanh vùng

dữ liệu đang được di chuyển và dưới dòng trạng thái xuất hiện thông báo “Drag to copy cell contents, use ALT key to switch sheets”, nghĩa là Excel hướng dẫn chúng ta

nếu muốn sao chép sang sheet khác thì phải giữ phím ALT trong khi kích chọn tênsheet

Chú ý:

Nếu trong khi rê chuột để copy vào vùng đích mà vùng này đang chứa dữ liệu thì kết quảsao chép sẽ xóa dữ liệu đang tồn tại và thế vào vị trí đó Nếu muốn sao và chèn kết quả vào vùng

dữ liệu đã có sẵn thì phải giữ Ctrl+Shift trong khi rê chuột Sau khi thả chuột, Excel sẽ dồn dữ

liệu đang tồn tại trong vùng đích sang phải hoặc xuống dưới tuỳ theo ta thả đường viền mờ vào

vị trí mép dọc hay mép ngang của các ô trong vùng đích

b) Dùng nút phải chuột

1 Chọn vùng dữ liệu gốc cần sao chép

2 Đưa trỏ chuột tới đường biên của vùng chọn sao cho có dạng ở

3 Hãy bấm giữ nút phải và rê chuột tới vùng đích Trong khi rê chuột, tại dòng trạng thái

xuất hiện thông báo “Drag cells; then release to see paste option” - rê chuột, sau đó thả

chuột và xem các tuỳ chọn khi dán kết quả

Sau khi thả chuột, xuất hiện một thực đơn ngắn Chọn một trong các phương án sau:

• Copy here: dán kết quả sao chép tại đây.

• Copy as Value Only: chỉ sao chép giá trị của các ô chứa dữ liệu gốc.

• Copy as Format Only: chỉ sao chép định dạng giá trị của các ô chứa dữ liệu gốc.

• Link here: liên kết với các ô chứa dữ liệu gốc.

• Shift Down and Copy: chèn vào các ô chứa dữ liệu ở vùng đích và đẩy chúng xuống

dưới

• Shift Right and Copy: chèn vào các ô chứa dữ liệu ở vùng đích và đẩy chúng sang phải.

• Cancel: huỷ việc sao chép.

.V.1.2 Dùng bộ đệm (Clipboard)

Clipboard là bộ đệm, sử dụng một phần bộ nhớ của máy tính để cất giữ tạm thời các kếtquả sao chép Sau khi dùng lệnh dán (Paste), Windows sẽ sao chép dữ liệu từ Clipboard vào vịtrí hiện thời trong bảng tính

• Kích nút phải chuột và kích Copy trên thực đơn ngắn.

• Kích nút Copy trên Standard Toolbar.

• Excel xuất hiện một đường viền nhấp nháy quanh vùng dữ liệu được chọn

3 Chọn vị trí đích chứa kết quả sao chép

• Nếu sao chép một vùng dữ liệu chỉ cần chọn một ô của vùng đích

• Nếu sao chép vào các vùng khác nhau thì phải chọn chúng đồng thời

• Nếu sao chép tới bảng tính, hoặc file khác thì mở chúng ra và chọn vị trí đích

4 Để dán dữ liệu vào vùng đích hãy làm một trong các cách sau:

.V.1.3 Sao chép bình thường

• Nhấn phím Enter (chỉ dán được một lần).

• Mở thực đơn Edit, chọn lệnh Paste.

• Nhấn tổ hợp phím Ctrl+V.

• Kích nút phải chuột và kích Paste trên thực đơn ngắn.

• Kích nút Paste trên Standard toolbar

Ghi chú:

• Phải đảm bảo rằng vùng đích là vùng trắng, nếu không dữ liệu cũ trong vùng đích sẽ bịxóa mất

• Để dán kết quả sao chép và chèn dữ liệu ở vị trí mới hãy làm như sau:

Kích nút phải tại vị trí mới và kích vào lệnh Insert Copied Cells (hoặc dùng lệnh Copied Cells của thực đơn Insert) Xuất hiện hộp hội thoại:

Chọn Shift cells right sẽ đẩy các ô hiện thời sang phải Chọn Shift cells down sẽ đẩy các

ô hiện thời xuống dưới

• Nếu muốn xóa đường viền nhấp nháy xung quanh khối dữ liệu, hãy nhấn Esc.

.V.1.4 Dán đặc biệt

1 Chọn đích dán kết quả sao chép

2 Mở thực đơn Edit, chọn lệnh Paste Special (hoặc chọn Paste Special trong thực đơn ngắn

khi kích nút phải chuột) Xuất hiện hộp hội thoại: