Quy trình này quy định cách thức tiến hành quản lý kho để mọi người liên quan thông hiểu và thực hiện. Thống nhất cách bảo quản, quản lý các vật tư, hàng hoá thực tế lưu giữ trong kho, chống sai sót, thất thoát trong quá trình nhập xuất kho.
Trang 1Số:…/2013/TB - BGĐ
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Hồ Chí Minh, ngày … tháng… năm 2013
THÔNG BÁO Ban hành quy trình quản lý kho
- Căn cứ tình hình quản lý Kho Công ty Cổ phần Gia Ta;
- Xét đề nghị của Phòng tổ chức HCNS.
Nhằm đưa các hoạt động của Kho vào một quy trình quản lý thống nhất, hạn chế thất
thoát, sai xót trong quá trình xuất - nhập hàng, BGĐ xin thông báo:
- Ban hành quy trình, thủ tục hành chính cho Kho
- Thời gian áp dụng: từ ngày…tháng… năm 2013
- Các hoạt động ngoài quy trình này thì áp dụng theo Nội quy, quy chế Công ty
Tất cả các Bộ phận, CBCNV khi thực hiện các hoạt động liên quan đến Kho phải tuân thủ
nghiêm chỉnh quy trình này
Nơi nhận:
- Các bộ phận, phòng ban Công ty;
- Lưu văn phòng.
Giám Đốc
CÔNG TY CỔ PHẨN GIA TA
Địa chỉ: 79/J4, Âu Cơ, P 14, Q 11, HCM ĐT: (+84) 83 975 5811 – 83 975 5812 Fax: (848) 83 975 5814
Trang 2QUY TRÌNH QUẢN LÝ KHO
BAN HÀNH LẦN: 01
Hồ Chí Minh, Năm 2013
I. MỤC ĐÍCH:
- Quy trình này quy định cách thức tiến hành quản lý kho để mọi người liên quan thông hiểu và thực hiện
Trang 3- Thống nhất cách bảo quản, quản lý các vật tư, hàng hoá thực tế lưu giữ trong kho, chống sai sót, thất thoát trong quá trình nhập - xuất kho
II. PHẠM VI ÁP DỤNG:
- Các bộ phận có thủ tục liên quan đến Kho của Công ty
III. ĐỊNH NGHĨA:
- BGĐ: Ban giám đốc Công ty Cổ Phần Gia Ta
- QTQL: Quy trình quản lý
- HH: Hàng hoá, thiết bị
- BPK: Bộ phận Kho của Công ty
- KT: Bộ phận kỹ thuật của Công ty
- PNK: Phiếu nhập kho
- PXK: Phiếu xuất kho
- PĐNXK: Phiếu đề nghị xuất kho
- PKTHH: Phiếu kiểm tra hàng hóa
- PĐNMH: Phiếu đề nghị mua hàng
IV. NỘI DUNG QUY TRÌNH:
Trang 4Trả lại nhà cung ứng Vật tư đầu vào
Kiểm tra, tét
_
+ Nhập kho
_
+
Kiểm tra
Xuất kho
Khách hàng trả lại
+
_
Kiểm tra
Chỉnh sửa số liệu
Báo cáo
Lưu hồ sơ
4.1 Sơ đồ tổng hợp QTQL Kho:
Hãng/Kho
Chứng từ xuất kho (hãng)
Hóa đơn
Kho, kỹ thuật
Chứng từ xuất kho (hãng)
Hóa đơn
PNK
Kho
Hóa đơn
Phiếu bảo hành
Tài liệu hướng dẫn sử dụng
PXK
Kho/ Bộ phận Kinh
doanh/ Bộ phận
kiểm tra chất lượng
PNK
Kho, Kế toán
Kho
Lưu hồ sơ văn phòng
Phần mềm máy tính
4.2 QTQL chi tiết:
4.2.1 Quy trình nhập kho: (Xem sơ đồ - 01)
Sơ đồ - 01
Trang 5Bộ phận kinh
doanh
Nhà cung cấp
Bộ phận kỹ
thuật, quản lý
chất lượng.
Bộ phận kho
Chứng từ
Phê duyệt của BGĐ
Đề nghị mua hàng
Nhận lại hàng Giao hàng
Báo cáo và xin ý kiến thực hiện từ BGĐ
Đạt
Không đạt Trả hàng Đạt yêu cầu
Kiểm tra chất lượng
Kiểm tra số lượng Không
chấp nhận Nhập kho
Chấp nhận Nhập kho toàn bộ
hay từng phần Quyết định
Phiếu kiểm tra hang
hóa
Phiếu xuất kho của
nhà cung cấp (nếu có);
hóa đơn; CO, CQ (nếu
có).
Phiếu đề nghị mua hàng Phiếu nhập kho
Trang 6 Mô tả chi tiết:
Bộ phận kế hoạch, bộ phận kinh doanh khi có nhu cầu cần nhập HH để bán, sử dụng, bổ sung, thay thế thì trước hết phải xem xét tình hình tồn kho khả dụng Nếu HH đáp ứng
được thì yêu cầu BPK xuất kho theo mục 4.2.2 Ngược lại thì lập đề xuất mua HH (BM-KHO-01) cho BGĐ xem xét, ký duyệt (trong đó nêu rõ thông tin nguồn cung cấp và báo
giá kèm theo)
HH không sử dụng trực tiếp cần lưu kho thì tiến hành thủ tục nhập kho (BM-KHO-02).
Bộ phận Kho có trách nhiệm tiếp nhận yêu cầu nhập kho và tiến hành kiểm hàng:
- Đối với HH mới từ Nguồn cung cấp:
+ Kiểm tra tài liệu, hồ sơ HH nhập: Hóa đơn mua hàng, chứng chỉ xác nhận chất
lượng và xuất xứ (nếu có), tài liệu hướng dẫn sử dụng, bảo quản.
+ Ghi rõ thông tin hàng hóa: Số lượng, model và xuất xứ của HH
+ Nếu HH là thiết bị cần kiểm tra chất lượng và chạy thử thì yêu cầu Bộ phận kỹ
thuật kiểm tra, ghi rõ chất lượng HH ở phiếu kiểm tra hàng hóa (BM-KHO-05).
+ Trong trường hợp cần thiết có thể đề xuất thuê các đơn vị bên ngoài kiểm tra Sau khi kiểm tra HH đủ số lượng và đáp ứng về chất lượng, kỹ thuật thì tiến hành nhập kho Ngược lại phải báo cáo lên BGĐ xem xét, quyết định
- Đối với HH từ các đơn vị nội bộ thì tiến hành kiểm tra số lượng và chất lượng nếu cần sau đó lưu kho đúng thủ tục Ghi rõ tình trạng và thông tin hàng hóa
Sắp xếp hàng hóa lưu kho:
- Hàng hoá, thiết bị trong kho phải được để gọn gàng, đúng nơi quy định, dễ nhận biết, được bảo quản phù hợp với đặc tính của từng loại
- Bộ phận kho có trách nhiệm hướng dẫn và sắp xếp hàng hóa lưu kho, chỉ có Bộ phận kho mới có quyền di chuyển, thay đổi vị trí HH trong kho, trừ những cá nhân được ủy quyền
Định kỳ kiểm tra hàng hóa:
Hàng tháng Bộ phận kho có trách nhiệm kiểm tra lại toàn bộ hàng hóa, thống kê, so sánh với số liệu lưu trữ Lập báo cáo tình hình nhập xuất trình lên BGĐ Công ty
Trường hợp đột xuất BGĐ có thể yêu cầu kiểm tra lại một phần hoặc toàn bộ HH
4.2.2 Quy trình xuất kho: (Xem sơ đồ - 02)
6
Trang 7Sơ đồ - 02
Bộ phận kinh
doanh, Phòng kế
hoạch
BGĐ
Bộ phận kho
Chứng từ
Mô tả chi tiết:
Các Bộ phận khi có nhu cầu cần cung cấp HH lưu kho phải lập phiếu đề nghị xuất kho
(BM–KHO-03) có chữ ký của BGĐ Công ty.
Bộ phận kho có trách nhiệm:
- Xuất HH theo đúng thông tin trên phiếu đề nghị xuất kho
- Kiểm tra chứng từ, tài liệu kèm theo HH: Phiếu bảo hành, chứng chỉ chất lượng và
xuất xứ, hướng dẫn sử dụng, bảo quản (nếu có).
- Kiểm tra HH đúng chủng loại, số lượng, chất lượng như khi nhập hàng
- Lập phiếu xuất kho có chữ ký của các cá nhân liên quan (BM-KHO-04).
- Nhập dữ liệu vào sổ theo dõi xuất nhập hàng, phần mềm máy tính (nếu có).
Bộ phận kỹ thuật: Đối với HH cần kiểm tra kỹ thuật, chạy thử phải kiểm tra lại trước khi
xuất bán, thay thế cho khách hàng (BM- KHO-05).
Nếu trong quá trình xuất hàng Bộ phận kho phát hiện ra sai sót, phải:
- Chủ động giải quyết sai sót sau đó báo cho BGĐ và Bộ phận liên quan biết
Đề nghị xuất hàng
Phê duyệt
Nhập sổ xuất hang, phần mềm máy tính.
Xuất kho
Khách hàng hoặc
sử dụng.
Phiếu xuất kho Phiếu đề nghị xuất
kho.
Trang 8- Nếu sai sót lớn, quan trọng phải dừng ngay hoạt động xuất kho chờ quyết định của cấp trên
4.2.3 Xử lý HH trả lại của khách hàng:
Bộ phận Kho có trách nhiệm lập phiếu nhập kho đối với hàng trả về: Tên, xuất xứ,
mã hàng, nguyên nhân tình trạng hư hỏng, và phát sinh lỗi, …Chuyển bộ phận kỹ thuật kiểm tra sau đó trình BGĐ xem xét, giải quyết
Hàng hóa khi sửa chữa, thay thế, bảo hành không sử dụng hết, thì báo Bộ phận kho
để lập thủ tục nhập hàng lại
Sau khi nhập lại HH, Bộ phận kho có trách nhiệm kiểm tra lại, cập nhật chỉnh sửa
số liệu tại phần mềm máy tính và hồ sơ lưu
4.2.4 Phần mềm quản lý Kho và Lưu hồ sơ: (Nếu không có phần mềm quản lý kho thì
thống kê, theo dõi trên excel)
- Bộ phận Kho có trách nhiệm cập nhật vào phần mềm máy tính và lưu bản giấy có đầy
đủ chữ ký về việc xuất, nhập hàng hóa trong kho
V. Các loại biểu mẫu :
- Phiếu đề nghị mua hàng (BM–KHO-01)
- Phiếu nhập kho (BM–KHO-02)
- Phiếu đề nghị xuất kho (BM–KHO-03)
- Phiếu xuất kho (BM–KHO-04)
- Phiếu kiểm tra hàng hoá (BM–KHO-05)
VI. Quy trình này có thể sửa đổi , bổ sung theo Quyết định của Ban Giám Đốc Công ty nhằm đảm bảo sự phù hợp với tình hình thực tế của Công ty Cổ Phần Gia Ta
Trang 9BM-KHO-01
Số: ….… …
PHIẾU ĐỀ NGHỊ MUA HÀNG
Kính gửi: BGĐ Công ty Cổ Phần Gia Ta
Người đề nghị mua hàng:
Bộ phận:
Mục đích sử dụng:
Stt Tên hàng hóa ĐVT SL Ký hiệu, mã hàng Xuất xứ Đơn giá Thành tiền Giá chưa VAT Thuế giá trị gia tang (VAT) TỔNG TIỀN Ngày … tháng … năm 201… Bằng chữ:………
………
Ghi chú:………
………
Người đề nghị PT Bộ phận PT Kế toán Phê duyệt
Trang 10Ngày … tháng….năm 201…
BM-KHO-02 Số: ….… …
PHIẾU NHẬP KHO
T
SL Ký hiệu,
mã hàng
Xuất xứ
Ghi chú
PT Kế toán PT kiểm tra chất lượng PT kho
Trang 11Ngày … tháng….năm 201…
BM-KHO-03 Số: …………
PHIẾU ĐỀ NGHỊ XUẤT KHO
Stt Tên hàng
hóa
mã hàng
Xuất xứ Nơi nhận
hoặc người nhận
Trang 12Ngày … tháng….năm 201…
BM-KHO-04 Số: ….……
PHIẾU XUẤT KHO
Stt Tên hàng hóa ĐVT SL Ký hiệu,
mã hàng Xuất xứ Nơi nhận hoặc người nhận
Kế toán kho BP kiểm tra chất lượng Thủ kho
Trang 13Ngày … tháng….năm 201…
BM-KHO-05 Số: ….……
PHIẾU KIỂM TRA HÀNG HÓA
Stt Tên hàng
hóa
mã hàng
Xuất xứ Tình
trạng
BP kiểm tra chất lượng
CORPORATION
Ngày … tháng….năm 201…
PHIẾU KIỂM TRA HÀNG HÓA
Stt Tên hàng hóa ĐVT SL Ký hiệu,
mã hàng Xuất xứ Tình trạng
BP kiểm tra chất lượng