Đây là quy trình về việc quản lý văn thư, hành chính tại công ty cổ phần. Bao gồm: quy trình, quy định trong công ty,... nhằm đảm bảo: Quản lý tốt các loại công văn đi và đến và các giấy tờ giao dịch khác; Đảm bảo công văn, giấy tờ giao dịch được lưu chuyển đến đúng địa chỉ liên quan, phòng ngừa sự thất lạc; Đảm bảo sự tuân thủ thống nhất về mặt kỹ thuật soạn thảo văn bản; Quản lý sử dụng con dấu đúng mục đích và an toàn theo quy định của Nhà nước; Lưu trữ công văn, giấy tờ giao dịch phục vụ công tác tra cứu khi cần thiết. Qui định và hướng dẫn cụ thể về thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục xây dựng, ban hành tài liệu trong Công ty nhằm đảm bảo tính thống nhất, phù hợp với các qui định của Nhà nước và qui định của Công ty; Phân biệt và tránh sử dụng các tài liệu lỗi thời; Đảm bảo các tài liệu được người có thẩm quyền xem xét và phê duyệt trước khi ban hành; Các tài liệu hiện hành phải có sẵn ở những nơi đang tiến hành các công việc mấu chốt để hệ thống chất lượng luôn hoạt động có hiệu quả; Hướng dẫn công tác lập hồ sơ công việc tại các đơn vị và toàn Công ty, phục vụ cho lưu trữ; Quản lý thống nhất hồ sơ trong toàn Công ty, hình thành hệ thống làm cơ sở tổ chức tốt việc khai thác hồ sơ lưu trữ; Đảm bảo công tác bảo mật của Công ty.
Trang 1CÔNG TY C PH N GIATA Ổ PHẦN GIATA ẦN GIATA
Trang 2CÔNG TY CỔ PHẦN GIATA CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập-Tự do-Hạnh phúc
QUY TRÌNH THỰC HIỆN CÔNG TÁC VĂN THƯ
(Ban hành kèm theo Quyết định: /2012/QĐ-HCNS ngày _/ /2012 của Giám
đốc Công ty Cổ Phần Giata)
Chương I: QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1: Mục đích
- Quản lý tốt các loại công văn đi và đến và các giấy tờ giao dịch khác;
- Đảm bảo công văn, giấy tờ giao dịch được lưu chuyển đến đúng địa chỉ liên quan,phòng ngừa sự thất lạc;
- Đảm bảo sự tuân thủ thống nhất về mặt kỹ thuật soạn thảo văn bản;
- Quản lý sử dụng con dấu đúng mục đích và an toàn theo quy định của Nhà nước;
- Lưu trữ công văn, giấy tờ giao dịch phục vụ công tác tra cứu khi cần thiết
- Qui định và hướng dẫn cụ thể về thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục xây dựng,ban hành tài liệu trong Công ty nhằm đảm bảo tính thống nhất, phù hợp với các quiđịnh của Nhà nước và qui định của Công ty;
- Phân biệt và tránh sử dụng các tài liệu lỗi thời;
- Đảm bảo các tài liệu được người có thẩm quyền xem xét và phê duyệt trước khiban hành;
- Các tài liệu hiện hành phải có sẵn ở những nơi đang tiến hành các công việc mấuchốt để hệ thống chất lượng luôn hoạt động có hiệu quả;
- Hướng dẫn công tác lập hồ sơ công việc tại các đơn vị và toàn Công ty, phục vụcho lưu trữ;
- Quản lý thống nhất hồ sơ trong toàn Công ty, hình thành hệ thống làm cơ sở tổchức tốt việc khai thác hồ sơ lưu trữ;
- Đảm bảo công tác bảo mật của Công ty
Điều 2: Đối tượng và phạm vi áp dụng:
2.1 Quy trình quản lý công văn giấy tờ: Áp dụng cho tất cả các văn bản dạng công
văn đi đến cũng như các văn bản luân chuyển nội bộ trong Công ty (không bao gồm tài
liệu);
2.2 Quy trình kiểm soát tài liệu:
2.2.1 Áp dụng cho toàn bộ các loại tài liệu lưu hành trong Công ty, bao gồm:
- Các tài liệu thuộc hệ thống chất lượng của Công ty (nếu có);
- Các tài liệu có nguồn gốc từ bên ngoài như các văn bản luật, dưới luật, tiêu chuẩn
2.2.2 Áp dụng cho các đơn vị liên quan đến hệ thống chất lượng của Công ty 2.3 Quy trình kiểm soát Hồ sơ
- Qui trình này được áp dụng cho công tác quản lý các hồ sơ lữu trữ trong đơn vị vàCông ty
Trang 3- Qui trình này không áp dụng cho các hồ sơ điện tử có dữ liệu được quản lý theocác phần mềm chuyên nghiệp, bao gồm cả phần mềm quản lý dữ liệu tập trunghay phân tán.
Điều 3.: Tài liệu tham chiếu
- Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật hiện hành;
- Nghị định Số 110/2004/NĐ-CP ban hành 08/04/2004 của Chính phủ về công tácvăn thư;
- Quyết định số 72/2002/QĐ-TTg ngày 10/6/2002 của Thủ tướng Chính phủ về việcthống nhất dùng bộ mã ký tự chữ Việt theo tiêu chuẩn TCVN 6909:2001;
- Thông tư 55/2005/TTLB-BNV-P.QTCP ngày 06/05/2005 hướng dẫn về thể thức
và kỹ thuật trình bày văn bản;
- Các văn bản pháp quy hiện hành của Nhà nước và các cơ quan chức năng
- Các qui chế hiện hành của Công ty;
Điều 4: Thuật ngữ và giải thích
- Tên công ty: Công ty Cổ phần Giata
Lĩnh vực hoạt động: Là công ty chuyên hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh cungcấp thiết bị Phát thanh- Truyền hình- Truyền hình cáp và quảng cáo truyền hình
- Đơn vị đầu mối soạn thảo: Là đơn vị được người có thẩm quyền phân công chủ
trì soạn thảo văn bản, tài liệu có trách nhiệm chính trong việc dự thảo, hoàn chỉnhvăn bản, tài liệu dự thảo và trình người có thẩm quyền phê duyệt;
- Người được PC: Người được phân công
- Đơn vị phối hợp: Là đơn vị được người có thẩm quyền phân công phối hợp và
góp ý với đơn vị đầu mối soạn thảo góp ý hoàn chỉnh văn bản, tài liệu
- Công văn/giấy tờ giao dịch đi: Là văn bản do người có thẩm quyền ban hành
dùng để giải quyết công việc nội bộ trong Công ty, giữa Công ty với tổ chức hoặccông dân; trình với cấp trên những vấn đề cụ thể xin hướng dẫn giải quyết; hướngdẫn, giải quyết đề nghị của cấp dưới nhưng mang tính chất vụ việc; hoặc để đônđốc nhắc nhở cấp dưới thực hiện các quyết định của cấp trên;
- Công văn/giấy tờ giao dịch đến: Là văn bản do Công ty nhận được từ nơi khác
gửi đến cũng như các đơn vị trực thuộc Công ty gửi cho nhau;
- Văn bản có tính chất sử dụng lâu dài: Là các văn bản có tính chất qui định hoặc
hướng dẫn được sử dụng lâu dài như qui chế, qui định, qui trình, hướng dẫn (kỹ
thuật hoặc nghiệp vụ) Việc soạn thảo và ban hành những văn bản được thực hiện
theo qui trình kiểm soát tài liệu;
- Văn bản Qui phạm pháp luật (VBQPPL): Là các tài liệu bên ngoài có mục đích
sử dụng lâu dài như luật, văn bản dưới luật (Nghị định, thông tư hướng dẫn, qui
định, qui chế của các cơ quan chức năng, tiêu chuẩn quốc tế, tiêu chuẩn quốc gia, tiêu chuẩn ngành, văn bản của Cơ quan chủ quản điều chỉnh các hoạt động của Công ty;
- Hồ sơ (HS): Là bằng chứng thể hiện kết quả công việc đã thực hiện được ghi trên
giấy, phim, ảnh, băng ghi âm, ghi hình hoặc bằng các phương pháp ghi tin khác,hình thành trong quá trình theo dõi giải quyết công việc thuộc phạm vi, chức năngnhiệm vụ của phòng hoặc các tổ chức ngoài Công ty;
- Quản lý hồ sơ: Là hoạt động bao gồm những công việc như lập, nhận biết, bảo
Trang 4- TL/BM: Chữ viết tắt của Tài liệu, biểu mẫu;
- Tài liệu: Là thông tin, căn cứ thực hiện công việc;
- Tài liệu nội bộ: Là các tài liệu do Công ty ban hành;
- Tài liệu bên ngoài: Là các tài liệu không phải do Công ty ban hành nhưng được
sử dụng trong Công ty như các VBQPPL, Quy chế của các cơ quan chức năng;
- Các tài liệu thuộc hệ thống quản lý chất lượng của Công ty: Là các tài liệu như sổtay chất lượng, các qui chế, qui định, qui trình và hướng dẫn được thiết lập theoyêu cầu và theo các yêu cầu quản lý khác của Công ty, có mục đích sử dụng lâudài và có tính chất bắt buộc áp dụng;
- Qui chế: Là tài liệu mang tính khái quát, đưa ra yêu cầu cần đạt được, qui định
khung mang tính nguyên tắc, thường đề cập đến các vấn đề liên quan đến nhân sự,tài chính và/hoặc tổ chức;
- Qui định: Là Tài liệu đưa ra yêu cầu cần đạt được, qui định khung mang tính
nguyên tắc Khác với Qui chế, tài liệu này tập trung vào các vấn đề không liênquan đến nhân sự, tài chính và tổ chức;
- Qui trình: Là tài liệu đề cập đến trình tự các bước thực hiện công việc, nguồn lực
được sử dụng (nếu cần), trách nhiệm của các đơn vị trực thuộc trong việc phối hợp
để quản lý và thực hiện một hoạt động hay công việc cụ thể;
- Hướng dẫn: Là tài liệu chỉ ra cách thức cho một hoặc nhiều đơn vị trong Công ty
hay đơn vị trực thuộc để thực hiện chung một công việc cụ thể Nội dung và phạm
vi áp dụng của hướng dẫn bị chi phối và giới hạn bởi qui chế, qui định hay quitrình có liên quan;
- VTĐV,VTCT: VTĐV là chữ viết tắt của Văn thư đơn vị, VTCT là chữ viết tắt
của Văn thư Công ty;
- UQ: là chữ viết tắt của ủy quyền;
- TPHCNS: Là chữ viết tắt của trưởng phòng Hành chính nhân sự (Tùy theo chức
danh thực tế của người đứng đầu phòng Hành chính nhân sự);
- HĐTH: Là chữ viêt tắt của Hội đồng Tiêu Huỷ;
- Người có thẩm quyền/ lãnh đạo Công ty: Các thành viên Hội đồng quản trị (BGĐ), Giám đốc (GĐ) Công ty, Giám đốc Chi nhánh, Công ty trực thuộc và
người được phân cấp uỷ quyền;
- HCNS, KTTC: Được hiểu là chữ viết tắt của phòng Hành chính nhân sự Công ty
và Phòng Kế Tài chính;
- LTHS, HSLT: Là chữ viết tắt của lưu trữ hồ sơ; hồ sơ lưu trữ;
- LTCT, LTĐV: Là chữ viết tắt của lưu trữ Công ty, lưu trữ đơn vị;
danh đứng đầu Công ty, Chi nhánh, Công ty trực thuộc theo quy định tại Điều lệ tổ
chức và hoạt động của Công ty (trừ trường hợp pháp luật có qui định khác đối với
công ty trực thuộc và các chức danh khác theo qui định của pháp luật);
- Các Qui chế, Qui định liên quan đến hoạt động của BGĐ, Ban kiểm soát;
- Ban hành Qui chế liên quan đến nhân sự và tài chính, ban hành Quy chế tổ chức
và hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện;
Trang 5- Ban hành Quy định về tổ chức và hoạt động của bộ máy tham mưu giúp việc,kiểm tra, kiểm toán nội bộ theo quy định của pháp luật;
- Phê chuẩn các sửa đổi đối với các văn bản, tài liệu trên
Giám đốc:
- GĐ ban hành văn bản dưới các hình thức: Quyết định, Chỉ thị, Công văn, Thông
báo Văn bản do GĐ ban hành dùng để:
o Điều hành hoạt động kinh doanh phù hợp với Điều lệ Công ty và phù hợp với văn
bản do BGĐ ban hành;
o Tổ chức thực hiện phương án hoạt động kinh doanh, phương án sử dụng lợi nhuận
sau thuế khi được BGĐ phê duyệt;
o Quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật, đào tạo, tuyển dụng, sathải… các chức danh theo thẩm quyền qui định tại Điều lệ Công ty;
- Xem xét và phê duyệt Chính sách chất lượng, Sổ tay chất lượng (nếu có), các Quy
định, Quy trình điều hành hoạt động kinh doanh phù hợp với Điều lệ Công ty và
tài liệu do BGĐ ban hành, hướng dẫn công việc áp dụng trong toàn Công ty;
- Tổ chức thực hiện phương án hoạt động kinh doanh, phương án sử dụng lợi nhuận
sau thuế khi được BGĐ phê duyệt;
- Phê chuẩn các sửa đổi đối với các tài liệu, văn bản nêu trên
Đơn vị trực thuộc
- Trưởng ĐV trực thuộc Công ty có quyền ban hành tài liệu như: Qui trình, hướng
dẫn công việc để thực hiện các văn bản do Công ty và cấp trên ban hành (các tài
liệu này phải có phạm vi áp dụng giới hạn trong đơn vị và không trái với qui định của Công ty); Ban hành các văn bản mang tính chất hướng dẫn, tổ chức thực hiện
các văn bản của cấp trên có liên quan đến hoạt động của đơn vị (không bao gồmnhững hướng dẫn có tính chất sử dụng lâu dài); Các văn bản trình bày nhữngvướng mắc, đề xuất các vấn đề phát sinh trong hoạt động của đơn vị; Các Văn bảntrong phạm vi GĐ phân cấp và uỷ quyền;
- Chịu trách nhiệm chỉ đạo thực hiện công tác văn thư tại đơn vị;
- Đề xuất lãnh đạo về nhu cầu sửa đổi, bổ sung các TL do Công ty ban hành
Trưởng phòng HCNS
- Chỉ đạo thực hiện công tác Văn thư, lưu trữ tổng hợp trong toàn Công ty
- Chỉ đạo kiểm tra việc hướng dẫn lập HS và quản lý HS
Văn thư Công ty (VTCT)
- Quản lý và sử dụng con dấu theo quy định của nhà nước;
- Quản lý công văn đi, công văn đến trong toàn Công ty (Thực hiện theo quy trình
kiểm soát công văn giấy tờ);
- Kiểm soát việc ban hành, lưu trữ, sử dụng tài liệu ( Thực hiện theo quy trình kiểm
soát tài liệu);
- Tổng hợp danh mục HS của Công ty, hướng dẫn các đơn vị về nghiệp vụ lưu trữ,đảm bảo việc lập, nhận biết, bảo quản, bảo vệ và huỷ bỏ HS trong toàn Công ty
Trang 6được thực hiện theo đúng qui trình phục vụ công tác tra cứu khai thác hồ sơ côngviệc;
- Giúp Lãnh đạo quản lý thống nhất công tác lưu trữ trong toàn Công ty, tổ chứcviệc đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ làm công tác lưu trữ
Văn thư đơn vị
- Quản lý văn bản đi đến trong đơn vị (thực hiện theo quy trình kiểm soát công văn
giấy tờ)
- Cập nhật, kiểm soát toàn bộ các TL thuộc phạm vi của đơn vị, xác định giá trị củacác Tài liệu được cấp phát đảm bảo các TL lỗi thời được thu hồi, hủy bỏ; Các TLhiện hành luôn có sẵn tại nơi thực hiện công việc có liên quan để tiện cho việc sửdụng, tham chiếu và tra cứu; Tiến hành rà soát sửa đổi bổ sung TL của đơn vị;
- Xác định các HSLT, lập danh mục các loại HSLT trong phạm vi công việc củamình; Tổng hợp danh mục HSLT của từng chuyên viên, xác định thời hạn lưu trữtại Phòng đối với từng loại hồ sơ theo đúng các qui định hiện hành của Công ty;
Chương II: NỘI DUNG CHÍNH
Trang 7Phần I: QUY TRÌNH QUẢN LÝ CÔNG VĂN GIẤY TỜ Điều 6: Nhận, xử lý và quản lý văn bản đến
6.1 Văn bản đến bao gồm:
- Văn bản đến từ các cơ quan thuộc hệ thống chính quyền của nhà nước;
- Văn bản đến từ các cơ quan, cá nhân nằm ngoài hệ thống;
- Các văn bản đến từ các cơ quan, cá nhân nằm trong hệ thống (bao gồm cả cácVăn bản Chi nhánh, Công ty trực thuộc)
6.2 Nguyên tắc:
Tất cả văn bản đến không ghi đích danh người nhận phải được giao cho VTCT xử
lý đảm bảo tuân thủ các nguyên tắc: đúng đối tượng, nhanh chóng, chặt chẽ
6.3 Xử lý và quản lý công văn đến
- Đối với văn bản không ghi đích danh người nhận và chưa bóc bì:
VTCT tiếp nhận văn bản đến, kiểm tra phân loại theo các trường hợp sau:
o Công văn không đóng dấu mật gửi đến Công ty: Mở phong bì và vào sổ theo dõicông văn đến ( BM-VT-02);
o Công văn có đóng dấu "Hoả tốc" hoặc "Khẩn": Văn thư xin ý kiến chỉ đạo trựctiếp của Lãnh đạo phòng và Lãnh đạo Công ty xử lý để đảm bảo về mặt thời gian.Trường hợp đã quá thời gian yêu cầu ghi trong công văn như thư mời họp hoặcyêu cầu báo cáo nhanh Văn thư thông báo lại nơi chuyển văn bản đến biết đểthực hiện;
o Các loại công văn đến khác, VTCT (thể hiện qua lưu đồ kiểm soát công văn giấytờ);
o Tất cả văn bản đến sau khi có ý kiến xử lý của lãnh đạo được chuyển đến các đơn
vị thực hiện theo các hình thức scan gửi mail hoặc gửi trực tiếp bản cứng, và lưutại VTCT khi được yêu cầu
- Đối với văn bản ghi đích danh người nhận và chưa được bóc bì:
o Người tiếp nhận văn bản đến chuyển đến đích danh người nhận để bóc bì Nếu vănbản có liên quan đến công việc của Công ty hoặc đơn vị người nhận có tráchnhiệm chuyển lại cho VTCT xử lý theo quy định
Điều 7: Soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản đi
7.1 Văn bản do Công ty ban hành.
-Soạn thảo văn bản : Để đảm bảo Văn bản ban hành đạt yêu cầu chuyên viên được
phân công soạn thảo văn bản phải nắm được nguyên tắc, trình tự các bước soạnthảo, nội dung văn bản chính xác, rõ ràng, mạch lạc, đủ cơ sở pháp lý để ban hành;tuân thủ đúng thể thức chuẩn của văn bản;
Trang 8- Xem và duyệt bản thảo: Dự thảo văn bản được lãnh đạo phòng hoặc người được
uỷ quyền thông qua ký tắt (bao gồm các phụ lục) và chịu trách nhiệm trước lãnhđạo Công ty, đảm bảo tính pháp lý của nội dung của Văn bản;
- Trình ký văn bản: Dự thảo văn bản sau khi được lãnh đạo đơn vị thông qua
chuyển qua bộ phận thư ký, trợ lý kiểm soát và lãnh đạo Phòng HCNS ký tắt kiểmsoát về thể thức trình bày, thẩm quyền ban hành trước khi trình lãnh đạo phêduyệt văn bản;
- Phát hành văn bản Tuyệt đối VTCT không cấp số trước khi chưa có bản gốc để lưu tại VTCT; VTCT ghi số, cập nhật vào sổ theo dõi công văn đi (BM-VT-01),
lưu 01 bản gốc có ký tắt và có trách nhiệm nhân bản đúng số lượng để chuyểntheo nơi nhận hoặc nơi gửi
7.2 Công văn do Lãnh đạo các đơn vị chuyên môn soạn thảo và ký (công văn nội bộ)
- Lãnh đạo các đơn vị chức năng có thể ký các văn bản mang tính chất thông báo,trao đổi ý kiến, hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra đôn đốc chi nhánh, Công ty trựcthuộc thực hiện các công việc liên quan tới lĩnh vực mà đơn vị mình phụ trách.Các văn bản này có thể được đóng dấu Pháp nhân trong trường hợp Lãnh đạo đơn
vị được phép ký thừa lệnh các lĩnh vực được Công ty quy định hoặc dấu treo;
- Người ký các văn bản này chịu trách nhiệm trước Lãnh đạo Công ty và Pháp luật
về nội dung của văn bản
Điều 8: Quản lý và sử dụng con dấu
Việc quản lý con dấu trong Công ty được thực hiện theo quy định của pháp luật vềquản lý và sử dụng con dấu, luật hoặc các văn bản dưới luật hiện hành và các quy địnhcủa Công ty như sau:
- Bộ phận công tác văn thư có trách nhiệm quản lý con dấu của Công ty ;
- VTCT được giao trách nhiệm trực tiếp quản lý và sử dụng con dấu và phải tuânthủ quy định :
o Con dấu phải để tại trụ sở Công ty;
o Hết giờ làm việc con dấu phải được vệ sinh và cất vào nơi quy định;
o Con dấu chỉ được đóng lên các văn bản, giấy tờ sau khi các văn bản, giấy tờ đãđảm bảo các yêu cầu về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày và có chữ ký củangười có thẩm quyền Trước khi đóng dấu phải kiểm tra kỹ văn bản để đảm bảođóng dấu đúng quy định, đúng tên người ký, đúng chức danh;
o Văn thư phải tự tay đóng dấu vào các văn bản giấy tờ, không tuỳ tiện mang dấu
ra khỏi nơi cất giữ hoặc cho người khác tuỳ tiện sử dụng (kể cả người trong cơ
quan);
o Nghiêm cấm không được đóng dấu khống chỉ;
o Đóng dấu trên văn bản phải ngay ngắn rõ ràng, đúng chiều và dùng đúng mựcdấu quy định; Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng chùm lên 1/3 chữ ký về phíabên trái;
o Trường hợp đối với một số loại văn bản có 02 tờ trở lên, ngoài việc đóng dấu lênchữ ký, phải đóng dấu giáp lai giữa các trang của văn bản;
Trang 9o Các văn bản muốn đóng dấu khẩn, thượng khẩn, mật, tối mật phải có ý kiến bằngvăn bản của Lãnh đạo
Điều 9 : Quy định về việc ký thay, ký thừa ủy quyền, thừa lệnh, thay mặt
9.1 Ký thay mặt (TM.): Áp dụng đối với các Ban đoàn thể do tập thể bầu lên, khi
ký lấy danh nghĩa Ban chấp hành thì phải ghi TM
9.2 Ký thay (KT.) :
- Phó GĐ Công ty được phép ký thay (KT.) GĐ Công ty về các lĩnh vực được phâncông phụ trách;
- Phó trưởng ĐV được phép ký thay (KT.) Trưởng ĐV về các lĩnh vực mà Trưởng
ĐV uỷ quyền hoặc những vấn đề cụ thể do Trưởng ĐV chỉ thị bằng văn bản
9.3 Ký thừa uỷ quyền (TUQ.):
- Trong trường hợp đặc biệt, GĐ Công ty, Trưởng ĐV có thể uỷ quyền cho một cán
bộ phụ trách dưới mình một cấp ký thừa uỷ quyền (TUQ.) một số văn bản màmình phải ký Việc giao ký thừa uỷ quyền phải được quy định bằng văn bản vàgiới hạn trong một thời gian nhất định Người được uỷ quyền không được uỷquyền lại cho người khác ký;
- Người ký uỷ quyền trong thời gian GĐ Công ty, Trưởng ĐV uỷ quyền thì ký ghi rõ TUQtrước chức vụ của người uỷ quyền
9.4 Ký thừa lệnh (TL.):
- Thừa lệnh GĐ Công ty:
o Lãnh đạo phòng HCNS được phép ký TL.GĐ Công ty các văn bản sau mà khôngphải xin ý kiến uỷ quyền của GĐ Công ty:
+ Giấy đi đường;
+ Giấy giới thiệu;
+ Thông báo về giới thiệu chữ ký bổ nhiệm cán bộ trong Công ty đối với các đơn vị
và cá nhân bên ngoài Công ty;
+ Văn bản liên quan đến xác nhận nhân sự và tiền lương như: Xác nhận đăng kýkết hôn, xác nhận sơ yếu lý lịch cá nhân; xác nhận thu nhập của người lao động
o Lãnh đạo phòng Tài chính kế toán được phép ký TL GĐ Công ty các văn bảnliên quan tới xác nhận vấn đề tài chính (số dư, tài khoản) mà không cần xin ý kiến
uỷ quyền của GĐ Công ty
o Thư ký/trợ lý Ban GĐ, BGĐ được phép ký TL các văn bản liên quan đến thông
báo mời họp, thông báo KL cuộc họp, công văn mời họp
o Các trường hợp ký TL khác nhất thiết phải có chỉ thị của GĐ Công ty (có văn bản
uỷ quyền hoặc bút tích của GĐ Công ty.)
o Khi ký TL ban hành văn bản phải gửi 01 bản báo cáo
Điều 10: Hồ sơ lưu
STT LOẠI HỒ SƠ TRÁCH NHIỆM THỜI HẠN LƯU
Trang 101 Sổ theo dõi Công văn đến VTCT, VTĐV 2 năm sau khi hết sổ
2 Sổ theo dõi công văn đi VTCT, VTĐV 2 năm sau khi hết sổ
10.1 Biểu mẫu
10.2 Lưu đồ kiểm soát công văn đến
TRÁCH
THAM CHIẾU
Trang 11Người nhận
Người nhận
Đúng
Không đạt
Tiếp nhận, phân loại
VB ghi đích danhNgười nhận
Phân công giải quyết
Lưu VB
Vào sổ chuyển
ĐV xử lý
Vào sổ chuyển lãnhđạo ĐV xử lý
Bóc, nghiên cứunội dung
Cá nhân
Bắt đầu