Bài giảng chuyên đề kế toán

Tổng quát về vốn bằng tiền 1.1 Khái niệm và phân loại vốn bằng tiền Vốn bằng tiền là toàn bộ các hình thức tiền tệ hiện thực do đơn vị sở hữu, tồn tại d-ới hình thái giá trị và thực hi

LỜI NÓI ĐẦU

Trong điều kiện hoạt động sản xuất kinh doanh ngày nay, công tác kế toán trong doanh nghiệp đóng vai trò hết sức quan trọng, quyết định sự tồn tại

và phát triển của doanh nghiệp Nhiều doanh nghiệp do thực hiện không tốt công tác này nên gặp rất nhiều rủi ro trong hoạt động sản xuất kinh doanh gây thất thoát tài sản, thua lỗ, vi phạm pháp luật,…Vì vậy, học phần chuyên đề kế toán là học phần bắt buộc đối sinh viên đào tạo chuyên ngành kế toán tại trường Đại học Quảng Bình

Bài giảng Chuyên đề kế toán nhằm phục vụ học tập và nghiên cứu cho

đối tượng đào tạo cử nhân chuyên ngành kế toán tại trường Đại học Quảng Bình Trên cơ sở tham khảo nội dung các giáo trình được giảng dạy tại các trường Đại học trong và ngoài nước được xuất bản gần đây, Bài giảng biên soạn nhằm trang bị cho người học những kiến thức tổng quát về phương pháp

và cách thực, nội dung nghiên cứu các chuyên đề kế toán nhằm ôn tập, rèn luyện các nghiệm vụ kế toán ở các phần hành trước khi ra trường Với mục tiêu đó, bài giảng tập trung nghiên cứu cụ thể 6 chuyên đề cơ bản về các phần hành kế toán như kế toán các nguồn vốn, kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ, kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương,…

Bài giảng biên soạn sẽ không tránh khỏi những thiếu sót nhất định Rất mong nhận được sự góp ý của người học và những ai quan tâm đến lĩnh vực nghiên cứu này Tác giả chân thành cảm ơn các đồng nghiệp đã giúp đỡ trong quá trình biên soạn bài giảng này

Quảng Bình, tháng 10 năm 2016

Tác giả

TS Trần Tự Lực

CHƯƠNG 1 CHUYấN ĐỀ KẾ TOÁN CÁC NGUỒN VỐN TRONG DOANH

NGHIỆP

I ĐẶC ĐIỂM CHUNG KẾ TOÁN CÁC NGUỒN VỐN TRONG DOANH NGHIỆP

1 Tổng quát về vốn bằng tiền

1.1 Khái niệm và phân loại vốn bằng tiền

Vốn bằng tiền là toàn bộ các hình thức tiền tệ hiện thực do đơn vị sở hữu, tồn

tại d-ới hình thái giá trị và thực hiện chức năng ph-ơng tiện thanh toán trong

quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Vốn bằng tiền là một loại tài

sản mà doanh nghiệp nào cũng có và sử dụng

Theo hình thức tồn tại vốn bằng tiền của doanh nghiệp đ-ợc chia thành:

- Tiền Việt Nam: là loại tiền phù hiệu Đây là các loại giấy bạc do Ngân hàng Nhà n-ớc Việt Nam phát hành và đ-ợc sử dụng làm ph-ơng tiện giao dịch chính thức đối với toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

- Ngoại tệ: Là loại tiền phù hiệu Đây là các loại giấy bạc không phải do Ngân hàng Nhà n-ớc Việt Nam phát hành nh-ng đ-ợc phép l-u hành chính thức trên thị tr-òng Việt nam nh- các đồng: đô là Mỹ (USD), bảng Anh (GBP), phrăng Pháp ( FFr), yên Nhật ( JPY), đô là Hồng Kông ( HKD), mác

Đức ( DM)

- Vàng bạc, kim khí quý, đá quý: là tiền thực chất, tuy nhiên đ-ợc l-u trữ chủ yếu là vì mục tiêu an toàn hoặc một mục đích bất th-ờng khác chứ không phải vì mục đích thanh toán trong kinh doanh

- Nếu phân loại theo trạng thái tồn tại ,vốn bằng tiền của doanh nghiệp bao gồm:

+ Tiền tại quỹ: gồm giấy bạc Việt Nam, ngoại tệ ,bạc vàng, kim khí quý, đá quý, ngân phiếu hiện đang đ-ợc giữ tại két của doanh nghiệp để phục vụ nhu cầu chi tiêu trực tiếp hàng ngày trong sản xuất kinh doanh

+ Tiền gửi ngân hàng: là tiền Việt Nam, ngoại tệ , vàng, bạc, kim khí quý đá quý mà doanh nghiệp đang gửitại tài khoản của doanh nghiệp tại Ngân hàng + Tiền đang chuyển: là tiền đang trong quá trình vần động để hoàn thành chức năng ph-ơng tiện thanh toán hoặc đang trong quá trình vận động từ trạng thái này sang trạng thái khác

1.2 Đặc điểm vốn bằng tiền và nhiệm vụ, nguyên tắc hạch toán:

a Đặc điểm vốn bằng tiền

Trong quá trình sản xuất kinh doanh vốn bằng tiền vừa đ-ợc sử dụng để

đáp ứng nhu cầu về thanh toán các khoản nợ của doanh nghiệp hoặc mua sắm vật t-, hàng hoá sản xuất kinh doanh, vừa là kết quả của việc mua bán hoặc thu hồi các khoản nợ Chính vì vậy, quy mô vốn bằng tiền là loại vốn đói hỏi doanh nghiệp phải quản lý hết sức chặt chẽ vì vốn bằng tiền có tính luân chuyển cao nên nó là đối t-ợng của sự gian lận và ăn cắp Vì thế trong quá trình hạch toán vốn bằng tiền, các thủ tục nhằm bảo vệ vốn bằng tiền khỏi sự

ăn cắp hoặc lạm dụng là rất quan trọng, nó đòi hỏi việc sử dụng vốn bằng tiền cần phải tuân thủ các nguyên tắc chế độ quản lý tiền tệ thống nhất của Nhà n-ớc Chẳng hạn tiền mặt tại quỹ của doanh nghiệp dùng để chi tiêu hàng ngày không đ-ợc v-ợt quá mức tồn quỹ mà doanh nghiệp và Ngân hàng đã thoả thuận theo hợp dồng th-ơng mại, khi có tiền thu bán hàng phải nộp ngay cho Ngân hàng

- H-ớng dẫn và kiểm tra việc ghi chép của thủ quỹ, th-ờng xuyên kiểm tra

đối chiếu số liệu của thủ quỹ và kế toán tiền mặt

- Tham gia vào công tác kiểm kê quỹ tiền mặt, phản ánh kết quả kiểm kê kịp

thời

c Nguyên tắc hạch toán vốn bằng tiền mặt bao gồm :

- H³ch to²n kế to²n ph°i sử dụng thống nhất một đơn vị gi² trị l¯ “đồng Việt nam” để ph°n ²nh tổng hợp các loại vốn bằng tiền

- Nghiệp vụ kinh tế ph²t sinh b´ng ngo³i tệ ph°i quy đổi ra “đồng Việt Nam” để ghi sổ kế toán Đồng thời phải theo dõi cả nguyên tệ của các loại ngoại tệ đó

- Đối với vàng bạc, kim khí quý đá quý phản ánh ở tài khoản vốn bằng tiền chỉ áp dụng cho doanh nghiệp không kinh doanh vàng bạc, kim khí quý đá quý phải theo dõi số l-ợng trọng l-ợng, quy cách phẩm chất và giá trị của từng loại, từng thứ Giá nhập vào trong kỳ đ-ợc tính theo giá thực tế, còn giá xuất có thể đ-ợc tính theo một trong các ph-ơng pháp sau:

+ Ph-ơng pháp giá thực tế bình quân gia quyền giữa giá đầu kỳ và giá các lần nhập trong kỳ

+ Ph-ơng pháp giá thực tế nhập tr-ớc, xuất tr-ớc

+ Ph-ơng pháp giá thực tế nhập sau, xuất tr-ớc

- Phải mở sổ chi tiết cho từng loại ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý theo đối t-ợng, chất l-ợng Cuối kỳ hạch toán phải điều chỉnh lại giá trị ngoại tệ vàng bạc, kim khí quý, đá quý theo giá vào thời điểm tính toán để có

đ-ợc giá trị thực tế và chính xác

Nếu thực hiện đúng các nhiệm vụ và nguyên tắc trên thì hạch toán vốn bằng tiền sẽ giúp cho doanh nghệp quản lý tốt vốn bằng tiền, chủ động trong việc thực hiện kế hoạch thu chi và sử dụng vốn có hiệu quả cao

2 Tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền:

2.1 Luân chuyển chứng từ:

Để thu thập thông tin đầy đủ chính xác về trạng thái và biến động của tài sản cụ thể nhằm phục vụ kịp thời ban lãnh đạo, chỉ đạo điều hành kinh doanh của doanh nghiệp và làm căn cứ ghi sổ kế toán, cần thiết phải sử dụng chứng

từ kế toán

Chứng từ kế toán là những ph-ơng tiện chứng minh bằng văn bản cụ thể tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế phát sinh Mọi hoạt động kinh tế tài chính trong doanh nghiệp đều phải lập chứng từ hợp lệ chứng minh theo đúng mẫu

và ph-ơng pháp tính toán, nội dung ghi chép quy định Một chứng từ hợp lệ cần chứa đựng tất cả các chỉ tiêu đặc tr-ng cho nghiệp vụ kinh tế đó về nội dung, quy mô, thời gian và địa điểm xảy ra nghiệp vụ cũng nh- ng-ời chịu trách nhiệm về nghiệp vụ, ng-ời lập chứng từ

Cũng nh- các loại chứng từ phát sinh khác, chứng từ theo dõi sự biến động của vốn bằng tiền luôn th-ờng xuyên vận động, sự vận động hay sự luân chuyển đó đ-ợc xác định bởi khâu sau:

- Tạo lập chứng từ : Do hoạt động kinh tế diễn ra th-ờng xuyên và hết sức đa dạng nên chứng từ sử dụng để phản ánh cũng mang nhiều nội dung, đặc điểm khác nhau Bởi vậy, tuỳ theo nội dung kinh tế, theo yêu cầu của quản lý là phiếu thu, chi hay các hợp đồng mà sử dụng một chứng từ thích hợp Chứng

từ phải lập theo mẫu nhà n-ớc quy định và có đầy đủ chữ ký của những ng-ời

có liên quan

- Kiểm tra chứng từ : Khi nhận đ-ợc chứng từ phải kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp, hợp lý của chứng từ : Các yếu tố phát sinh chứng từ, chữ ký của ng-ời

có liên quan, tính chính xác của số liệu trên chứng từ Chỉ sau khi chứng từ

đ-ợc kiểm tra nó mới đ-ợc sử dụng làm căn cứ để ghi sổ kế toán

- Sử dụng chứng từ cho kế toán nghiệp vụ và ghi sổ kế toán: cung cấp nhanh thông tin cho ng-ời quản lý phần hành này:

+ Phân loại chứng từ theo từng loại tiền, tính chất, địa điểm phát sinh phù hợp với yêu cầu ghi sổ kế toán

+ Lập định khoản và ghi sổ kế toán chứng từ đó

- Bảo quản và sử dụng lại chứng từ trong kỳ hạch toán: trong kỳ hạch toán, chứng từ sau khi ghi sổ kế toán phải đ-ợc bảo quản và có thể tái sử dụng để kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết

- L-u trữ chứng từ : Chứng từ vừa là căn cứ pháp lý để ghi sổ kế toán, vừa là tài liệu lịch sử kinh tế của doanh nghiệp Vì vậy, sau khi ghi sổ và kết thúc kỳ hạch toán, chứng từ đ-ợc chuyển sang l-u trữ theo nguyên tắc

+ Chứng từ không bị mất

+ Khi cần có thể tìm lại đ-ợc nhanh chóng

+ Khi hết thời hạn l-u trữ, chứng từ sẽ đ-ợc đ-a ra huỷ

2.2 Hạch toán tiền mặt tại quỹ:

Mỗi doanh nghiệp đều có một l-ợng tiền mặt tại quỹ để phục vụ cho nhu cầu chi tiêu trực tiếp hàng ngày trong sản xuất kinh doanh Thông th-ờng tiền giữ tại doanh nghiệp bao gồm : giấy bạc ngân hàng VIệt Nam, các loại ngoại

tệ , ngân phiếu, vàng bạc, kim loại quý đá quý

Để hạch toán chính xác tiền mặt, tiền mặt của doanh nghiệp đ-ợc tập trung tại quỹ Mọi nghiệp vụ có liên quan đến thu, chi tiền mặt, quản lý và bảo quản tiền mặt đều so thủ quỹ chịu trách nhiệm thực hiện Pháp lệnh kế toán, thống kê nghiêm cấm thủ quỹ không đ-ợc trực tiếp mua, bán hàng hoá, vật t-, kiêm nhiệm công việc tiếp liệu hoặc tiếp nhiệm công việc kế toán

2.2.1 Chứng từ sử dụng để hạch toán tiền mặt:

Việc thu chi tiền mặt tại quỹ phải có lệnh thu chi Lệnh thu, chi này phải có chữ ký của giám đốc (hoặc ng-ời có uỷ quyền) và kế toán tr-ởng Trên cơ sở các lệnh thu chi kế toán tiến hành lập các phiếu thu - chi Thủ quỹ sau khi nhận đ-ợc phiếu thu - chi sẽ tiến hành thu hoặc chi theo những chứng từ đó Sau khi đã thực hiện xong việc thu - chi thð quỹ ký tên đóng dấu “б thu tiền” hoặc “ б chi tiền” trên c²c phiếu đó, đồng thời sử dụng phiếu thu v¯ phiếu chi đó để ghi vào sổ quỹ tiền mặt kiêm báo caó quỹ Cuối ngày thủ quỹ kiểm tra lại tiền tại quỹ, đối chiếu với báo cáo quỹ rồi nộp báo cáo quỹ và các chứng từ cho kế toán

Ngoài phiếu chi, phiếu thu là căn cứ chính để hạch toán vào tài khoản

111 còn cần các chứng từ gốc có liên quan khác kèm vào phiếu thu hoặc phiếu

chi nh- : Giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tiền tiền tạm ứng, hoá đơn bán hàng, biên lai thu tiền

Sổ quỹ tiền mặt

(Kiêm báo cáo quỹ) Ngày tháng năm

2.2.2 Tài khoản sử dụng và nguyên tắc hạch toán:

T¯i kho°n để sử dụng để h³ch to²n tiền mặt t³i quỹ l¯ TK 111 “Tiền mặt” Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản này bao gồm:

Bên nợ:

+ Các khoản tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý nhập quỹ, nhập kho

+ Số thừa quỹ phát hiện khi kiểm kê

+ Chênh lệch tỷ giá ngoại tệ tăng khi điều chỉnh

Bên có:

+ Các khoản tiền mặt ngân phiếu, ngoại tệ, kim khí quý, đá quý, vàng , bạc hiện còn tồn quỹ

+ Số thiếu hụt ở quỹ phát hiện khi kiểm kê

+ Chênh lệch tỷ giá ngoại tệ giảm khi điều chỉnh

- D- nợ : Các khoản tiền, ngân phiếu, ngoại tệ,vàng, bạc, kim khí quý, đá quý hiện còn tồn quỹ

Tài khoản 111 gồm 3 tài khoản cấp 2

- T¯i kho°n 111.1 “ Tiền Việt Nam” ph°n ²nh tình hình thu, chi, thừa , thiếu, tồn quỹ tiền Việt Nam, ngân phiếu tại doanh nghiệp

- T¯i kho°n 111.2 “ Tiền ngo³i tệ” ph°n ²nh tình hình thu chi, thừa, thiếu,

điều chỉnh tỷ giá, tồn qũy ngoại tệ tại doanh nghiệp quy đổi ra đồng Việt Nam

- T¯i kho°n 111.3 “V¯ng, b³c, kim khí quý, đ² quý” ph°n ²nh gi² trị v¯ng, bạc, kim khí quý, đá quý nhập, xuất thừa, thiếu , tồn quỹ theo giá mua thực tế Cơ sở pháp lý để ghi Nợ Tk 111 là các phiếu thu còn cơ sở để ghi Có TK

111 là các phiếu chi

Nguyên tắc hạch toán tiền mặt tại quỹ trên Tk 111:

- Chỉ phản ánh vào tài khoản 111 số tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý thực tế nhập, xuất quỹ

- Các khoản tiền, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý do đơn vị hoặc cá nhân khác ký c-ợc, ký quỹ tại đơn vị thì quản lỳ và hạch toán nh- các loại tài sản bằng tiền của đơn vị Riêng vàng, bạc, kim khí quý, đá quý tr-ớc khi nhập quỹ phải làm đầy đủ các thủ tục về cân đo đong đếm số l-ợng, trọng l-ợng và giám định chất l-ợng, sau đó tiến hành niêm phong có xác nhận của ng-ời ký c-ợc, ký quỹ trên dấu niêm phong

- Khi tiến hành nhập quỹ, xuất quỹ phải có phiếu thu, chi hoặc chứng từ nhập, xuất vàng, bạc, kim khí quý, đá quý và có đủ chữ ký của ng-ời nhận, ng-ời giao, ng-ời cho phép xuất, nhập quỹ theo quy định của chế độ chứng từ hạch toán

- Kế toán quỹ tiền mặt chịu trách nhiệm mở sổ và giữ sổ quỹ, ghi chép theo trình tự phát sinh các khoản thu, chi tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý, tính ra số tiền tồn quỹ ở mọi thời điểm Riêng vàng, bạc, kim khí qúy, đá quý nhận ký c-ợc phải theo dõi riêng trên một sổ hoặc trên một phần sổ

- Thủ quỹ là ng-ời chịu trách nhiệm giữ gìn, bảo quản và thực hiện các nghiệp vụ xuất nhập tiền mặt, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý tại quỹ Hàng ngày thủ quỹ phải th-ờng xuyên kiểm kê số tiền tồn quỹ thực tế và tiến hành đối chiếu với số liệu trên sổ quỹ, sổ kế toán Nếu có chênh lệch kế toán

và thủ quỹ phải tự kiểm tra lại để xác định nguyên nhân và kiến nghị biện pháp xử lý chênh lệch trên cơ sở báo cáo thừa hoặc thiếu hụt

2.2.2.1 Kế toán khoản thu chi bằng tiền VIệt Nam:

a) Các nghiệp vụ tăng :

Nợ TK 111(111.1) : Số tiền nhập quỹ

Có TK 511 : Thu tiền bán sản phẩm, hàng hoá, lao vụ dịch vụ

Có TK 711 : Thu tiền từ hoạt động tài chính

Có TK 721 : Thu tiền từ hoạt động bất th-ờng

Có TK 112 : Rút tiền từ ngân hàng

Có TK 131, 136, 141 : Thu hồi các khoản nợ phải thu

Có TK 121,128,138, 144, 244: Thu hồi các khoản vốn đầu t- ngắn hạn, các khoản cho vay, ký c-ợc, ký quỹ bằng tiền

b) Các nghiệp vụ giảm :

Nợ Tk 112 : Tiền gửi vào tài khoản tại Ngân hàng

Nợ TK 121, 221 : Mua chứng khoán ngắn hạn và dài hạn

Nợ TK 144, 244 : Thế chấp , ký c-ợc, ký quỹ ngắn, dài hạn

Nợ TK 211, 213 : Mua tài sản cố định đ-a vào sử dụng

Nợ Tk 241 : Xuất tiền cho ĐTXDCB tự làm

Nợ TK 152, 153, 156 : Mua hàng hoá, vật t- nhập kho ( theo ph-ơng pháp kê khai th-ờng xuyên)

Nợ TK 611 : Mua hàng hoá, vật t- nhập kho (theo kiểm kê định kỳ)

Nợ Tk 311, 315 : Thanh toán tiền vay ngắn hạn, nợ dài hạn đến hạn trả

Nợ TK 331, 333, 334 : Thanh toán với khách, nộp thuế và khoản khác cho ngân sách, thanh toán l-ơng và các khoản cho CNV

Có TK 111 (111.1) Số tiền thực xuất quỹ

2.2.2.2 Kế toán các khoản thu, chi ngoại tệ :

Đối với ngoại tệ, ngoàiquy đổi ra đồng Việt Nam, kế toán còn phải theo dõi nguyên tệ trên tài khoản 007 "Nguyên tệ các loại" Việc quy đổi ra đồng Việt Nam phải tuân thủ các quy định sau:

- Đối với tài khoản thuộc loại chi phí, thu nhập, vật t-, hàng hoá, tài sản cố

định dù doanh nghiệp có hay không sử dụng tỷ giá hạch toán, khi có phát sinh các nghiệp vụ bằng ngoại tệ đều phải luôn luôn ghi sổ bằng đồng Việt Nam theo tỷ giá mua vào của Ngân hàng Nhà n-ớc Việt Nam công bố tại thời

điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế

- Các doanh nghiệp có ít nghiệp vụ bằng ngoại tệ thì các tài khoản tiền, các tài khoản phải thu, phải trả đ-ợc ghi sổ bằng đồng Việt Nam theo tỷ giá mua vào của Ngân hàng Việt Nam công bố tại thời điểm nghiệp vụ kinh tế phá

sinh Các khoản chênh lệch tỷ giá (nếu có) của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

đ-ợc hạch toán vào TK 413- Chênh lệch tỷ giá

- Các doanh nghiệp có nhiều nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ có thể sử dụng tỷ giá hạch toán để ghi sổ các tài khoản tiền, phải thu, phải trả Số chênh lệch giữa tỷ giá hạch toán và tỷ giá mua của Ngân hàng tại thời đểm nghiệp vụ kinh tế phát sinh đ-ợc hach toán vào tài khoản 413

Kết cấu tài khoản 007:

Bên Nợ : Ngoại tệ tăng trong kỳ

Bên Có : Ngoại tệ giảm trong kỳ

D- Nợ : Ngoại tệ hiện có

Kết cấu tài khoản 413: Chênh lệch tỷ giá

Bên Nợ : + Chênh lệch tỷ giá phát sinh giảm của vốn bằng tiền, vật t-, hàng hoá, nợ phải thu có gốc ngoại tệ

+ Chênh lệch tỷ giá phát sinh tăng của các khoản nợ phải trả có gốc ngoại tệ

Riêng đối với đơn vị chuyên kinh doanh mua bán ngoại tệ thì các nghiệp vụ mua bán ngoại tệ đ-ợc quy đổi ra đồng VIệt Nam theo tỷ giá mua bán thực tế phát sinh Chênh lệch giữa giá mua thực tế và giá bán ra của ngoại tệ đ-ợc hạch toán vào tài khoản 711- "Thu nhập từ hoạt động tài chính" hoặc TK 811- Chi phí cho hoạt động tài chính

Nguyên tắc xác định tỷ giá ngoại tệ :

- Các loại tỷ giá :

+ Tỷ giá thực tế: là tỷ giá ngoại tệ đ-ợc xác định theo các căn cứ có tính chất khách quan nh- giá mua, tỷ giá do ngân hàng công bố

+ Tỷ giá hạch toán: là tỷ giá ổn điịnh trong một kỳ hạch toán, th-ờng

đ-ợc xác định bằng tỷ gía thực tế lúc đầu kỳ

- Cách xác định tỷ giá thực tế nhập, xuất quỹ nh- sau:

+ Tỷ giá thực tế nhập quỹ ghi theo giá mua thực tế hoặc theo tỷ giá do Ngân hàng công bố tại thời điểm nhập quỹ hoặc theo tỷ giá thực tế khi khách hàng chấp nhận nợ bằng ngoại tệ

+ Tỷ giá xuất quỹ có thể tính theo nhiều ph-ơng pháp khác nhau nh- nhập tr-ớc xuất tr-ớc, nhập sau xuất tr-ớc, tỷ giá bình quân, tỷ giá hiện tại + Tỷ giá các khoản công nợ bằng ngoại tệ đ-ợc tính bằng tỷ giá thực tế tại thời điểm ghi nhận nợ

+ Tỷ giá của các loại ngoại tệ đã hình thành tài sản đ-ợc tính theo tỷ giá thực tế tại thời điểm ghi tăng tài sản (nhập tài sản vào doanh nghiệp)

Trình tự hạch toán:

a) Tr-ờng hợp doanh nghiệp có sử dụng tỷ giá hạch toán :

- Khi mua ngoại tệ thanh toán bằng đồng Việt Nam :

Nợ TK 111(111.2) : (ghi theo tỷ giá hạch toán)

Có TK 111(111.1), 331, 311 : (ghi theo tỷ giá thực tế)

Nợ (Có) TK 413 : Chênh lệch tỷ giá (nếu có)

Đồng thời ghi đơn : Nợ TK 007- l-ợng nguyên tệ mua vào

- Bán hàng thu ngay tiền bằng ngoại tệ:

Nợ TK 111 (111.2) : ghi theo tỷ giá hạch toán

Có TK 511: Ghi theo tỷ giá thực tế

Nợ (Có) TK 413 : Chênh lệch (nếu có)

Đồng thời ghi : Nợ TK 007: L-ợng nguyên tệ thu vào

- Thu các khoản nợ của khách hàng bằng ngoại tệ :

Nợ TK 111 (111.2)

Có TK 131

Đồng thời ghi: Nợ Tk 007 : L-ợng nguyên tệ thu vào

- Bán ngoại tệ thu tiền Việt Nam :

Nợ TK 111 (1111) : Giá bán thực tế

Có TK 111 (1112) : Tỷ giá hạch toán

Nợ TK 811: Nếu giá bán thực tế nhỏ hơn giá hạch toán,

Có TK 711: Nếu giá bán thực tế lớn hơn giá hạch toán

Đồng thời ghi: Có TK 007- l-ợng nguyên tệ chi ra

- Mua vật t- hàng hoá, TSCĐ, dịch vụ thanh toán bằng ngoại tệ:

Nợ TK 211, 214, 151, 152, 153, 627, 641, 641 : Tỷ giá thực tế

Có TK 111(1112) : Tỷ giá hạch toán

Nợ (Có) TK 41 : Chênh lệch (nếu có)

Đồng thời ghi: Có TK 007 : L-ợng nguyên tệ chi ra

- Trả nợ nhà cung cấp bằng ngoại tệ:

Nợ TK 331

Có TK 111 (111.2)

Đồng thời Có TK 007- l-ợng nguyên tệ chi ra

- Điều chỉnh tỷ giá hạch toán theo tỷ giá thực tế lúc cuối kỳ

Khi chuẩn bị thực hiện điều chỉnh tỷ gía ngoại tệ, doanh nghiệp phải tiến hành kiểm kê ngoại tệ tại quỹ, gửi Ngân hàng đồng thời dựa vào mức chênh lệch tỷ giá ngoại tệ thực tế và hạch toán để xác định mức điều chỉnh

Nếu tỷ giá thực tế cuối kỳ tăng lên so với tỷ giá hạch toán thì phần chênh lệch do tỷ giá tăng kế toán ghi:

Nợ TK 111 (111.2)

Có TK 413 Nếu tỷ giá thực tế cuối kỳ giảm so với tỷ giá hạch toán thì mức chênh lệch

do tỷ giá giảm đ-ợc ghi ng-ợc lại:

Nợ TK 413

Có TK 111 (111.2) b) Tr-ờng hợp doanh nghiệp không sử dụng tỷ giá hạch toán :

- Mua ngoại tệ trả bằng tiền Việt Nam :

Nợ TK 111 (1112) : Giá mua thực tế

Có TK 111 (1111) : Giá mua thực tế

Đồng thời: Nợ TK 007 : L-ợng nguyên tệ nhập quỹ

- Thu tiền bán hàng bằng ngoại tệ :

Có TK 131 : Theo tỷ giá bình quân thực tế nợ

Có TK 413 : Chênh lệch tỷ giá (tỷ giá bình quân thực tế nợ nhỏ hơn tỷ giá bình quân thực tế)

(Nợ TK 413 : Nếu tỷ giá bình quâ thực tế nợ lớn hon tỷ giá bình quân thực tế)

- Xuất ngoại tệ mua vật t-, hàng hoá, TSCĐ, chi trả các khoản chi phí:

Nợ TK 152, 153, 156, 211, 611, 627, 641, 641 (Tỷ giá thực tế)

Có TK 111 (1112) : Tỷ giá thực tế bình quân

Có TK 413 : (Số chênh lệch tỷ giá thực tế lớn hơn tỷ giá thực tế bình quân)

Đồng thời: Có TK 007: L-ợng nguyên tệ xuất quỹ

- Xuất ngoại tệ trả nợ cho ng-ời bán:

Nợ TK 33 : Tỷ giá nhận nợ

Có TK 111 (111.2) : Tỷ giá thực tế

Có TK 413 : Chênh lệch tỷ giá nhận nợ lớn hơn tỷ giá thực tế

(Nợ TK 413 : Nếu tỷ giá nhận nợ nhỏ hơn tỷ giá thực tế)

Đồng thời : Có TK 007 : L-ợng nguyên tệ đã chi ra

Đến cuối năm, quý nếu có biến động lớn hơn về tỷ giá thì phải đánh giá lại sổ ngoại tệ hiện có tại quỹ theo tỷ giá thực tế tại thời điểm cuối năm, cuối quý

+ Nếu chênh lệch giảm:

Nợ TK 413 : Chênh lệch tỷ giá

Có TK 111 (1112) + Nếu chênh lệch tăng:

Tk 711, 712 TK 121,

128

Thu nhập hoạt động tài chính, Mua chứng khoán, góp vốn,

Hoạt động bất th-ờng liên doanh, đầu t- TSCĐ

Rút TGNH về quỹ Mua vật t-, hàng hoá, TSCĐ

TK 131, 136

Thu hồi các khoản nợ phải thu Các chi phí bằng tiền mặt

Tiền mặt thừa quỹ khi kiểm kê Tiền mặt thiếu quỹ khi kiểm kê

2.3 Kế toán tiền gửi Ngân hàng:

Trong quá trình sản xuất kinh doanh, các khoản thanh toán giữa doanh nghiệp với các cơ quan, tổ chức kinh tế khác đ-ợc thực hiện chủ yếu qua Ngân hàng, đảm bảo cho việc thanh toán vừa an toàn, vừa thuận tiện, vừa chấp hành nghiêm chỉnh kỷ luật thanh toán

Theo chế độ quản lý tiền mặt và chế độ thanh toán không dùng tiền mặt, toàn bộ số tiền của doanh nghiệp trừ số đ-ợc giữ tại quỹ tiền mặt (theo thoả thuận của doanh nghiệp với Ngân hàng) đều phải gửi vào tài khoản tại Ngân hàng Các khoản tiền của doanh nghiệp tại Ngân hàng bao gồm: tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý, trên các tài khoản tiền gửi chính, tiền gửi chuyên dùng cho các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt

nh- tiền l-u ký, séc bảo chi, séc định mức, séc chuyển tiền, th- tín dụng Để chấp hành tốt kỷ luật thanh toán đòi hỏi doanh nghiệp phải theo dõi chặt chẽ tình hình biến động và số d- của từng loại tiền gửi

2.3.1 Chứng từ dùng để hạch toán tiền gửi Ngân hàng:

- Các giấy báo Có, báo Nợ, bản sao kê của Ngân hàng

- Các chứng từ khác: Séc chuyển khoản, séc định mức, séc bảo chi, uỷ nhiệm chi, uỷ nhiệm thu

2.3.2 Tài khoản sử dụng và nguyên tắc hạch toán:

Hạch toán tiền gửi Ngân hàng (TGNH) đ-ợc thực hiện trên tài khoản 112- TGNH Kết cấu và nội dung của tài khoản này nh- sau:

Bên Nợ: Các khoản tiền gửi vào Ngân hàng

Bên Có: Các khoản tiền rút ra từ Ngân hàng

D- nợ: Số tiền hiện còn gửi tại Ngân hàng

Tài khoản 112 có 3 tài khoản cấp hai :

+ TK 112.1-Tiền Việt Nam : Phản ánh khoản tiền Việt Nam đang gửi tại ngân hàng

+ TK 112.2- Ngoại tệ : Phản ánh các khoản ngoại tệ đang gửi tại ngân hàng đã quy đổi ra đồng Việt Nam

+ TK 112.3- Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý : Phản ánh giá trị vàng, bạc, kim khí quý, đá quý đang gửi tại Ngân hàng

Nguyên tắc hạch toán trên tài khoản 112- TGNH:

- Khi phát hành các chứng từ tài khoản TGNH, các doanh nghiệp chỉ đ-ợc phép phát hành trong phạm vi số d- tiền gửi của mình Nếu phát hành quá số d- là doanh nghiệp vi phạm kỷ luật thanh toán và phải chịu phạt theo chế độ quy định Chính vì vậy, kế toán tr-ởng phải th-ờng xuyên phản ánh đ-ợc số d- tài khoản phát hành các chứng từ thanh toán

- Khi nhận đ-ợc các chứng từ do Ngân hàng gửi đến kế toán phải kiểm tra

đối chiếu với các chứng từ gốc kèm theo Tr-ờng hợp có sự chênh lệch giữa số liệu trên sổ kế toán của doanh nghiệp , số liệu ở chứng từ gốc với số liệu trên chứng từ của Ngân hàng thì doanh nghiệp phải thông báo cho Ngân hàng để cùng đối chiếu xác minh và xử lý kịp thời Nếu đến cuối kỳ vẫn ch-a xác định

rõ nguyên nhân chênh lệch thì kế toán ghi sổ theo giấy báo hay bản sao kê của Ngân hàng Số chênh lệch đ-ợc ghi vào các Tài khoản chờ xử lý (TK 138.3- tài sản thiếu chờ xử lý, TK 338.1- Tài sản thừa chờ xử lý) Sang kỳ sau phải tiếp tục kiểm tra đối chiếu tìm nguyên nhân chênh lệch để điều chỉnh lại số liệu đã ghi sổ

- Tr-ờng hợp doanh nghiệp mở TK TGNH ở nhiều Ngân hàng thì kế toán phải tổ chức hạch toán chi tiết theo từng ngân hàng để tiện cho việc kiểm tra

đối chiếu

- Tại những đơn vị có bộ phận phụ thuộc cần mở tài khoản chuyên thu, chuyên chi phù hợp để thuận tiện cho công tác giao dịch, thanh toán kế toán phải mở sổ chi tiết để giám sát chặt chẽ tình hình sử dụng từng loại tiền gửi nói trên

2.3.3 Trình tự hạch toán tiền gửi tại Ngân hàng:

Việc thực hiện quy đổi từ ngoại tệ tại Ngân hàng sang đồng Việt Nam đ-ợc thực hiện t-ơng tự nh- đồng ngoại tệ tại quỹ cơ quan

Thu håi vèn ®Çu t- b»ng Mua TCS§, thanh to¸n,

chuyÓn kho¶n chi phÝ XDCB

331,333,336,338

NhËn ký c-îc, ký quü cña Thanh to¸n c¸c kho¶n nî

ngân sách cấp, cổ đông góp Xuất tiền ký c-ợc,ký quỹ

-Nhận tiền cấp d-ới nộp lên để

-Nhận kinh phí sự nghiệp

TK627,641,642

Thu nhập hoạt động tài chính, Thanh toán các

hoạt động bất th-ờng khoản CPSX

2.4 Hạch toán tiền đang chuyển:

Tiền đang chuyển là các khoản tiền của doanh nghiệp đã nộp vào Ngân hàng, kho bạc nhà n-ớc hoặc gửi vào b-u điện để chuyển vào Ngân hàng hay

đã làm thủ tục chuyển tiền từ tài khoản của Ngân hàng để trả cho đơn vị khác nh-ng ch-a nhận đực giấy báo có của Ngân hàng

Tiền đang chuyển bao gồm tiền Việt Nam và ngoại tệ đang ở trong các tr-ờng hợp sau:

- Thu tiền mặt hoặc séc nộp thẳng cho Ngân hàng

- Chuyển tiền qua b-u điện trả cho các đơn vị khác

- Thu tiền bán hàng nộp thuế ngay cho kho bạc ( giao tiền tay ba giữa doanh nghiệp với ng-ời mua hàng và kho bạc nhà n-ớc)

- Tiền doanh nghiệp đã l-u ý cho các hình thức thanh toán séc bảo chi, séc

định mức, séc chuyển tiền

2.4.1 Chứng từ sử dụng :

- Giấy báo nộp tiền, bảng kê nộp séc

- Các chứng từ gốc kèm theo khác nh-: séc các loại, uỷ nhiệm chi, uỷ nhiệm thu

2.4.2 Tài khoản sử dụng:

Việc hạch toán tiền đang chuyển đ-ợc thực hện trên tài khoản 113- “Tiền

đang chuyển” Nội dung và kết cấu của tài khoản này:

Bên nợ : Tiền đang chuyển tăng trong kỳ

Bên Có: tiền đang chuyển giảm trong kỳ

D- nợ : Các khoản tiền còn đang chuyển

TK112

Tài khoản 113 có hai tài khoản cấp hai:

TK1131- “Tiền Việt Nam”: Ph°n ²nh tiền đang chuyển b´ng tiền Việt Nam

TK 113.2-“Ngo³i tệ”: Ph°n ²nh tiền đang chuyển b´ng ngo³i tệ

Xuất quỹ nộp NH hay chuyển Thanh toán cho nhà cung cấp

tiền qua b-u điện

Thu nợ chuyển thẳng qua Thanh toán nợ dài hạn đến

II SỰ CẦN THIẾT VÀ í NGHĨA CỦA NGHIấN CỨU CHUYấN ĐỀ

KẾ TOÁN CÁC NGUỒN VỐN

Vốn bằng tiền là cơ sở, là tiền đề đầu tiên cho một doanh nghiệp hình thành và tồn tại, là điều kiện cơ bản để doanh nghiệp hoàn thành cũng nh- thực hiện quá trình sản xuất kinh doanh của mình Trong điều kiện hiện nay phạm vi hoạt động của doang nghiệp không còn bị giới hạn ở trong n-ớc mà

đã đ-ợc mở rộng, tăng c-ờng hợp tác với nhiều n-ớc trên thế giới Do đó, quy mô và kết cấu của vốn bằng tiền rất lớn và phức tạp, việc sử dụng và quản lý

chúng có ảnh h-ởng lớn đến hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Mặt khác, kế toán là công cụ để điều hành quản lý các hoạt động tính toán kinh tế và kiểm tra việc bảo vệ tài sản, sử dụng tiền vốn nhằm đảm bảo quyền chủ động trong sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Trong công tác kế toán của doanh nghiệp chia ra làm nhiều khâu, nhiều phần hành nh-ng giữa chúng

có mối quan hệ hữu cơ gắn bó tạo thành một hệ thống quản lý thực sự có hiệu quả cao Thông tin kế toán là những thông tin về tính hai mặt của mỗi hiện t-ợng, mỗi quá trình : Vốn và nguồn, tăng và giảm Mỗi thông tin thu đ-ợc

là kết quả của quá trình có tính hai năm: thông tin và kiểm tra Do đó, việc tổ chức hạch toán vốn bằng tiền là nhằm đ-a ra những thông tin đầy đủ nhất, chính xác nhất về thực trạng và cơ cấu của vốn bằng tiền, về các nguồn thu và

sự chi tiêu của chúng trong quá trình kinh doanh để nhà quảnlý có thể nắm bắt

đ-ợc những thông tin kinh tế cần thiết, đ-a ra những quyết định tối -u nhất về

đầu t-, chi tiêu trong t-ơng lai nh- thế nào Bên cạnh nhiệm vụ kiểm tra các chứng từ, sổ sách về tình hình l-u chuyển tiền tệ, qua đó chúng ta biết đ-ơc hiệu quả kinh tế của đơn vị mình Thực tế ở n-ớc ta trong thời gian qua cho thấy ở các doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp nhà n-ớc, hiệu quả sử dụng vốn đầu t- nói chung và vốn bằng tiền nói riêng còn rất thấp , ch-a khai thác hết hiệu quả và tiềm năng sử dụng chúng trong nền kinh tế thị tr-ờng để phục

vụ sản xuất kinh doanh, công tác hạch toán bị buông lỏng kéo dài

III YấU CẦU VÀ NHIỆM VỤ CỦA NGHIấN CỨU CHUYấN ĐỀ KẾ TOÁN CÁC NGUỒN VỐN

1 Yờu cõu

- Khỏi quỏt được đặc điểm cỏc nguồn vốn trong doanh nghiệp

- Cụng tỏc kế toỏn cỏc nguồn vốn trong doanh nghiệp hiện nay

- Nghiờn cứu thực trạng kế toỏn cỏc nguồn vốn một cỏch đầy đủ từ đú đỏnh giỏ những kết quả đạt được và những tồn tại

- Đề xuất hệ thống giải phỏp nhằm hoàn thiện cụng tỏc kế toỏn cỏc nguồn vốn

2 Nhiệm vụ

- Hệ thống húa cơ sở lý luận về cỏc nguồn vốn và kế toỏn cỏc nguồn vốn trong doanh nghiệp

- Giới thiệu khỏi quỏt về doanh nghiệm, đơn vị dự kiến nghiờn cứu chuyờn đề

- Đỏnh giỏ tổng quỏt tỡnh hỡnh hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị nghiờn cứu

- Khỏi quỏt đặc điểm cỏc nguồn vốn trong đơn vị nghiờn cứu

- Giới thiệu và phân tích chi tiết công tác kế toán các nguồn vốn trong đơn vị nghiên cứu

- Đánh giá những kết quả đạt được và nguyên nhân, những tồn tại và nguyên nhân về công tác kế toán các nguồn vốn trong đơn vị nghiên cứu

- Đề xuất hệ thống các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán các nguồn vốn của đơn vị nghiên cứu

IV NỘI DUNG CHUYÊN ĐỀ KẾ TOÁN CÁC NGUỒN VỐN

Ch-¬ng I: Mét sè lý luËn c¬ b¶n vÒ h¹ch to¸n vèn b»ng tiÒn

I.Kh¸i qu¸t vÒ vèn b»ng tiÒn

1.Kh¸i niÖm vµ ph©n lo¹i vèn

2.§Æc ®iÓm vèn b»ng tiÒn,nhiÖm vô vµ nguyªn t¾c h¹ch to¸n

II.Tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n

1.Lu©n chuyÓn chøng tõ

2.H¹ch to¸n tiÒn mÆt t¹i quü

3.KÕ to¸n tiÒn göi ng©n hµng

4.H¹ch to¸n tiÒn ®ang chuyÓn

Ch-¬ng II:Thùc tr¹ng c«ng t¸c kÕ to¸n vèn b»ng tiÒn t¹i doanh nghiệ p ABC I.§Æc ®iÓm t×nh h×nh chung

1.Qu¸ tr×nh h×nh thµnh vµ ph¸t triÓn cña doanh nghiệ p ABC

2.C¬ cÊu bé m¸y qu¶n lýkinh doanh cña C«ng ty

3.M«i tr-êng kinh doanh

4.Tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n

5.T×nh h×nh lu©n chuyÓn chøng tõ

6.§Æc ®iÓm thu,chi vèn b¨ng tiÒn t¹i c«ng ty

II.Thùc tr¹ng c«ng t¸c kÕ to¸n vèn b»ng tiÒn t¹i doanh nghiệp ABC

1.Néi dung ph¶n ¸nh vèn b»ng tiÒn

2.§èi chiÕu vµ ®iÒu chØnh sæ s¸ch

Ch-¬ng III:Mét sè gi¶i ph¸p gãp phÇn hoµn thiÖn c«ng t¸c h¹ch to¸n vèn b»ng tiÒn t¹i doanh nghiệp ABC

I.NhËn xÐt chung vÒ c«ng t¸c kÕ to¸n t¹i doanh nghiệp ABC

1.Ưu điểm

2.Mét sè tån t¹i

II.Mét sè gi¶i ph¸p nh»m hoµn thiÖn c«ng t¸c h¹ch to¸n vèn b»ng tiÒn t¹i doanh nghiệ p ABC

CHƯƠNG 2 CHUYấN ĐỀ KẾ TOÁN NGUYấN LIỆU, VẬT LIỆU VÀ CễNG CỤ

DỤNG CỤ

I ĐẶC ĐIỂM CHUNG KẾ TOÁN NGUYấN LIỆU, VẬT LIỆU VÀ CễNG CỤ DỤNG CỤ TRONG DOANH NGHIỆP

1 Khái niệm chung về vật liệu và công cụ, dụng cụ

Trong cơ chế thị tr-ờng tự do cạnh tranh, hoạt động của doanh nghiệp phải gắn liền với thị tr-ờng Doanh nghiệp p\hải căn cứ vào thị tr-ờng để giải quyết then chốt vấn đề cái gì? cho ai? chi phí bao nhiêu? và việc phối hợp các yếu tố một cách tối -u Vì quá trình sản xuất của doanh nghiệp chính là sự kết hợp

đồng bộ giữa t- liệu với lao động sản xuất để tạo ra sản phẩm Mặt khác, doanh nghiệp cần phải nắm đ-ợc các yếu tố đầu vào và tình trạng chi phí sản xuất để tối đa hoá lợi nhuận

Trong quá trình sản xuất sản phẩm, việc phát sinh chi phí là một tất yếu Hoạt

động sản xuất chỉ có thể tiến hành khi có đủ ba yếu tố: t- liệu lao động, đối t-ợng lao động và sức lao động Sự tham gia của ba yếu tố này vào quá trình sản xuất, làm hình thành những chi phí t-ơng ứng: chi phí khấu hao t- liệu lao

động, chi phí nguyên vật liệu và chi phí tiền l-ơng lao động Đó chính là ba yếu tố cấu thành giá trị sản phẩm

Quá trình tạo ra giá trị sản phẩm là sự kết hợp, t-ơng tác của ba yếu tố: con ng-ời có sức lao động sử dụng t- liệu lao động tác động vào đối t-ợng lao

động Trong các doanh nghiệp sản xuất, vật liệu là đối t-ợng lao động, còn công cụ, dụng cụ là một phần của t- liệu lao động, chi phí về nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm, và là bộ phận dự trữ quan trọng nhất của xí nghiệp

Khác với TSCĐ vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định, giá trị của nó chuyển hết một lần vào giá trị thành phẩm làm ra Trong quá trình sản xuất d-ới sự tác động của lao động thông qua t- liệu lao động, vật liệu bị tiêu hao hoàn toàn hoặc bị biến đổi hình thái vật chất ban để cấu thành hình thái vật chất của sản phẩm

Công cụ, dụng cụ thuộc vào t- liệu lao động, nh-ng nó không đủ tiêu chuẩn (về thời gian và giá trị qui định) là TSCĐ Tuy vậy, nó vẫn có những đặc điểm t-ơng tự nh- TSCĐ đó là: có thể tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh mà vẫn giữ nguyên hình thái giá trị vật chất ban đầu đến khi hỏng, nó chỉ bị hao mòn dần và giá trị của nó đ-ợc chuyển dần vào chi phí sản xuất kinh doanh

Do vật liệu có vai trò quan trọng trong sản xuất, cho nên xí nghiệp cần thiết phải tổ chức tốt việc quản lý và hạch toán các quá trình thu mua, vận chuyển, bảo quản, dự trữ và sử dụng vật liệu Việc tổ chức tốt công tác hạch toán vật liệu là điều kiện quan trọng không thể thiếu đ-ợc trong việc quản lý vật liệu, thúc đẩy việc cung cấp kịp thời, đồng bộ, kiểm tra, giám sát việc chấp hành các định mức dự trữ, tiêu hao vật liệu, ngăn ngừa các hiện t-ợng h- hao mất mát, lãng phí qua các khâu của quá trình sản xuất Qua đó góp phần giảm bớt chi phí, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn l-u động, hạ giá thành sản phẩm

Do công cụ, dụng cụ có giá trị nhỏ hao mòn nhanh, chóng h- hỏng, nên

đòi hỏi phải thay thế th-ờng xuyên Cùng với vật liệu, công cụ, dụng cụ trở thành tài sản l-u động (TSLĐ) của doanh nghiệp Chính những đặc điểm này của công cụ, dụng cụ đã làm cho việc quản lý và hạch toán công cụ, dụng cụ không hoàn toàn giống nh- hạch toán và quản lý TSCĐ cũng nh- vật liệu

2 Nhiệm vụ tổ chức quản lý, hạch toán vật liệu và công cụ, dụng cụ

2.1.Vật liệu

2.1.1 Điều kiện để tổ chức quản lý và hạch toán vật liệu có hiệu quả

- Doanh nghiệp phải có đủ hệ thống kho tàng bảo quản, tại kho phải đ-ợc trang bị đầy đủ các ph-ơng tiện bảo quản và dụng cụ cân, đo, đong, đếm

- Phải có định mức dự trữ vật liệu phù hợp ở mức cần thiết tối đa, tối thiểu Vật liệu phải đ-ợc sắp xếp gọn gàng, thuận tiện

- Về mặt nhân sự, cần có nhân viên bảo vệ và thủ kho phải có nghiệp vụ thích hợp với công việc

- Cần thực hiện đầy đủ các qui định, lập sổ danh điểm vật liệu, thủ tục lập và luân chuyển chứng từ, mở các sổ sách tổng hợp và chi tiết vật liệu theo chế độ qui định

- Thực hiện tốt việc kiểm tra, kiểm kê đối với vật liệu, xây dựng chế độ trách nhiệm vật chất công tác quản lý và sử dụng vật liệu

2.1.2 Nhiệm vụ của hạch toán vật liệu

- Phải phản ánh chính xác, kịp thời số l-ợng, chất l-ợng và trị giá thực tế của vật liệu thu mua nhập kho.Từ đó kiểm tra và giám sát tình hình thực hiện kế hoạch cung ứng vật t-, kỹ thuật phục vụ cho sản xuất và các khoản thu mua khác

- Tập hợp và phản ánh đầy đủ, chính xác số l-ợng, giá trị vật liệu xuất kho, vật liệu thực tế tiêu hao cho sản xuất, phân bổ cho các đối t-ợng sử dụng, góp phần kiểm tra tình hình thực hiện định mức tiêu hao, sử dụng vật liệu

- Xác định và phản ánh chính xác số l-ợng và giá trị vật liệu tồn kho, kiểm tra việc chấp hành đúng các định mức dự trữ vật liệu, phát hiện kịp thời nguyên nhân thừa, thiếu, ứ đọng và mất phẩm chất của vật liệu

2.2 Công cụ, dụng cụ

Nhiệm vụ của việc hạch toán công cụ, dụng cụ là: Phải theo dõi chính xác, kịp thời, đầy đủ tình hình nhập-xuất-tồn về mặt chất l-ợng, số l-ợng của từng loại công cụ, dụng cụ Do đặc điểm của công cụ, dụng cụ cho nên khi xuất dùng, phòng kế toán và đơn vị sử dụng phải mở sổ sách theo dõi cho đến khi hỏng Đơn vị sử dụng phải phản ánh số l-ợng, hiện trạng của từng loại theo từng thời điểm, từng ng-ời sử dụng

Để thực hiện đ-ợc mục đích trên, tại các kho của phân x-ởng phải mở các sổ, thẻ theo dõi tình hình cho m-ợn, cho thuê, Khi công cụ, dụng cụ hỏng phải báo ngay và cùng với công cụ, dụng cụ hỏng mang đến để nhận cái mới

Do khối l-ợng công cụ, dụng cụ trong một doanh nghiệp không lớn, th-ờng

đ-ợc phân bổ rải rác ở các phân x-ởng, văn phòng hành chính Hơn nữa, để dễ cung cấp, cho nên việc dự trữ và bảo quản không chi tiết nh- vật liệu Trên thực tế công cụ, dụng cụ th-ờng đ-ợc bố trí cùng với kho vật liệu để tận dụng

đ-ơc các ph-ơng tiện bảo quản của vật liệu

3 Phân loại, tính giá vật liệu và công cụ, dụng cụ

3.1 Phân loại vật liệu và công cụ, dụng cụ

Vật liệu và công cụ, dụng cụ sử dụng trong xí nghiệp có rất nhiều loại (đặc biệt là vật liệu), cho nên để tổ chức tốt công tác quản lý và hạch toán vật liệu

và công cụ, dụng cụ cần thiết phải phân loại

Phân loại vật liệu và công cụ, dụng cụ là việc xắp xếp các vật liệu và công cụ, dụng cụ cùng loại với nhau nhau theo một đặc tr-ng nhất định thành từng nhóm

Trên thực tế, vật liệu th-ờng đ-ợc phân loại thành từng nhóm theo các tiêu thức khác nhau nh-: theo công dụng, theo nguồn hình thành, quyền sở hữu

3.1.1 Phân loại theo công dụng và tình hình sử dụng

Phân loại vật liệu theo ph-ơng pháp này là việc dựa vào công dụng thực tế hoặc vai trò của vật liệu trong sản xuất kinh doanh để sắp xếp vật liệu vào các

nhóm khác nhau

- Nhóm1: Nguyên vật liệu chính: Là những loại nguyên, vật liệu chiếm tỷ

trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh Vật liệu giữ vai trò chính trong việc tạo ra sản phẩm, dịch vụ

- Nhóm 2: Vật liệu phụ: Là những vật liệu có tác dụng phụ trợ trong quá trình

sản xuất kinh doanh, vật liệu phụ kết hợp với vật liệu chính để tăng thêm tính năng, tác dụng của sản phẩm, dịch vụ hoặc phục vụ cho ng-ời lao động, hoăc

để duy trì hoạt động bình th-ờng của ph-ơng tiện lao động

- Nhóm 3: Nhiên liệu: Là những thứ dùng để cung cấp nhiệt năng nh-: xăng,

dầu, than Nhiên liệu thực chất là một loại vật liệu phụ, nh-ng đ-ợc tách riêng do vai trò quan trọng của nó, và để nhằm mục đích quản lý và hạch toán tốt hơn

- Nhóm 4: Phụ tùng thay thế: Bao gồm các chi tiết, cụm chi tiết, hay các bộ

phận dùng để thay thế cho TSCĐ khi cần thiết nh-: bánh xe, săm lốp

- Nhóm 5: Vật liệu thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm toàn bộ vật liệu, thiết bị

dùng cho mục đích xây dựng cơ bản

- Nhóm 6: Vật liệu khác: Là những loại vật liệu ngoài những thứ kể trên nh-:

phế liệu thu hồi, vật t- đặc chủng,

Tuy nhiên, việc phân loại vật liệu chỉ mang tính chất t-ơng đối, các doanh nghiệp có tính chất sản xuất kinh doanh khác nhau thì việc phân loại này sẽ khác nhau Sử dụng cách phân loại này, doanh nghiệp có thể theo dõi một cách chính xác và thuận tiện từng loại, từng thứ vật liệu, xác định đ-ợc tầm quan trọng của từng loại đối với doanh nghiệp Nó chính là cơ sở cho việc tính giá thành sản phẩm, dịch vụ và mở các tài khoản phù hợp

- Phân loại theo quyền sở hữu: Sử dụng tiêu thức tự có hay từ bên ngoài

3.2.Tính giá vật liệu và công cụ, dụng cụ

Trong các xí nghiệp việc tính giá vật liệu và công cụ, dụng cụ khi nhập, xuất kho là một công việc hết sức cần thiết và quan trọng, vì nó phục vụ cho việc tính đúng, tính đủ chi phí vào giá thành sản phẩm

Vật liệu và công cụ, dụng cụ đều giống nhau trong việc tính giá nhập kho, nó bao gồm: giá mua ghi trên hoá đơn và các chi phí khác nh-: chi phí thu mua, chế biến Vật liệu và công cụ, dụng cụ cũng giống nhau trong việc tính giá xuất kho Chính vì vậy, ta chỉ cần nghiên cứ chi tiết cho vật liệu

Nguyên tắc cơ bản của kế toán vật liệu là hạch toán theo giá thực tế, tức là giá trị của vật liệu ghi trên sổ sách tổng hợp, trên bảng tổng kết tài sản và báo cáo

kế toán khác phải theo giá thực tế

3.2.1 Tính giá nhập kho vật liệu

- Với vật liệu mua ngoài:

Giá thực tế Giá mua Chi phí thu

vật liệu = ghi trên + mua thực tế

nhập kho hoá đơn phát sinh

Chi phí thu mua thực tế gồm: hao hụt trong định mức, chi phí vận chuyển, bốc

rỡ, tiền l-u kho, l-u hàng, l-u bãi, công tác phí của việc thu mua,

- Với vật liệu thuê ngoài gia công, chế biến:

Giá thực tế Giá thực tế Chi phí thuê Chi phí

vật liệu = vật liệu xuất + ngoài chế + liên quan

nhập kho kho chế biến biến khác

- Với vật liệu tự sản xuất:

Giá thực tế Giá thành

vật liệu = công x-ởng

nhập kho thực tế

- Với vật liệu nhận góp vốn liên doanh:

Giá thực tế = giá trị vốn góp do hai bên thoả thuận

- Với vật liệu nhận viện trợ, tặng th-ởng:

Giá thực tế = giá thị tr-ờng t-ơng đ-ơng

- Phế liệu thu hồi:

Giá thực tế = giá -ớc tính có thể sử dụng đ-ợc

3.2.2 Tính giá xuất kho vật liệu

Nguyên tắc tính giá đối với vật liệu xuất kho là: xuất theo giá thực tế và nhập giá nào thì xuất theo giá đó

Trên thực tế, giá của vật liệu xuất kho đ-ợc tính theo nhiều ph-ơng pháp khác nhau

h-ớng giảm, thì giá trị tồn kho sẽ có xu h-ớng giảm, giá trị vật liệu xuất cho sản xuất tăng, dẫn đến chi phí sản xuất kinh doanh tăng, lợi nhuận giảm

- Ph-ơng pháp 2: Ph-ơng pháp nhập sau, xuất tr-ớc (LIFO)

Ph-ơng pháp này hoàn toàn ng-ợc với ph-ơng pháp trên, có nghĩa là khi xuất thì tính theo giá nhập của lô hàng mới nhất

Nh- vậy, giá cả có xu h-ớng tăng, giá trị hàng tồn giảm, gía trị hàng xuất cao, cho nên lợi nhuận trong kỳ sẽ giảm và ng-ợc lại

- Ph-ơng pháp 3: Ph-ơng pháp giá đơn vị bình quân:

Giá thực tế Số l-ợng Đơn giá

vật liệu = vật liệu * bình quân

xuất dùng xuất dùng của nó

Khi áp dụng ph-ơng pháp này ng-ời ta th-ờng sử dụng 2 loại giá đơn vị bình quân Đó là giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ và giá đơn vị bình quân cuối kỳ tr-ớc

Nh- vậy, khi giá cả có xu h-ớng tăng thì giá thực tế bình quân đơn vị sẽ nhỏ hơn giá thực tế nhập cuối kỳ và làm giá trị vật liệu tồn kho tăng lên Ng-ợc lại, khi giá cả giảm thì giá trị vật liệu tồn kho sẽ giảm

Ưu điểm của ph-ơng pháp sử dụng giá đơn vị bình quân cuối kỳ tr-ớc là phản ánh kịp thời giá trị vật liệu xuất dùng, giảm nhẹ đ-ợc công việc điều chỉnh, xong độ chính xác không cao

-Ph-ơng pháp 4: Ph-ơng pháp giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập:

Việc tính giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập cũng t-ơng tự nh- ph-ơng pháp trên, nh-ng sau mỗi lần nhập ta phải tính giá lại

Ph-ơng pháp này có -u điểm khi xuất ta đã biết đ-ợc giá của vật liệu xuất

Do vậy, cuối kỳ sẽ bớt đ-ợc khâu điều chỉnh, và giá thực tế tồn kho cuối kỳ sẽ sát với giá thực tế trên thị tr-ờng

Khi áp dụng ph-ơng pháp này có độ chính xác cao, mất nhiều công sức Do

đó, ph-ơng pháp này chỉ nên áp dụng ở các đơn vị nhỏ và vật liệu ít biến động hoặc sử dụng kế toán máy

-Ph-ơng pháp 5: Ph-ơng pháp giá thực tế đích danh:

Theo ph-ơng pháp này vật liệu nhập giá nào thì xuất kho theo giá đó

Ph-ơng pháp này chỉ nên sử dụng đối với vật liệu có gía trị cao gắn với đặc

điểm riêng của nó nh-: vàng, bạc, đá quý, lô hàng, Sử dụng ph-ơng pháp này tốn thời gian mà lại không sát với giá thị tr-ờng

-Ph-ơng pháp 6: Ph-ơng pháp dùng giá hạch toán:

Theo ph-ơng pháp này, vật liệu xuất trong kỳ đ-ợc ghi theo giá hạch toán, cuối kỳ tiến hành điều chỉnh nh- sau:

Giá thực tế Giá hạch toán Hệ số giá

vật liệu = vật liệu * của

xuất dùng xuất dùng vật liệu

Trong đó:

Hệ số giá Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ

của =

vật liệu Giá hạch toán vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ

Hệ số này th-ờng đ-ợc tính cho từng loại hoặc từng nhóm vật liệu

Tuy có rất nhiều ph-ơng pháp vật liệu và công cụ, dụng cụ, nh-ng mỗi đơn

vị chỉ áp dụng một trong các ph-ơng pháp đó Mỗi ph-ơng pháp có những -u, nh-ợc điểm riêng, nên việc áp dụng ph-ơng pháp nào cho phù hợp, hiệu quả nhất cho đơn vị là vấn đề cần đ-ợc xem xét và lựa chọn

4 Hạch toán chi tiết vật liệu và công cụ, dụng cụ

Hạch toán chi tiết vật liệu và công cụ, dụng cụ là việc ghi chép, theo dõi cả về

số l-ợng , giá trị, chất l-ợng của từng danh điểm vật liệu theo từng kho Đây

là công việc có khối l-ợng lớn và phức tạp đối với đơn vị sản xuất

Trên thực tế, việc hạch toán chi tiết vật liệu và công cụ, dụng cụ th-ờng giống nhau về hình thức và ph-ơng pháp áp dụng Vì vậy, trong mục này ta chỉ đề cập đến việc hạch toán chi tiết đối với vật liệu

Việc các đơn vị lựa chọn ph-ơng pháp hạch toán chi tiết sao cho phù hợp với

đặc điểm, yêu cầu quản lý và trình độ của thủ kho, kế toán vật liệu là cần thiết Trên thực tế có 3 ph-ơng pháp sau:

4.1 Ph-ơng pháp thẻ song song

4.1.1 Điều kiện áp dụng

Thực chất đây là ph-ơng pháp mà kế toán vật liệu và thủ kho có cùng công việc, có cùng loại sổ Đơn vị chỉ áp dụng ph-ơng pháp này khi:

- Có ít chủng loại vật t- luân chuyển qua kho

Tại kho: Hằng ngày, thủ kho sử dụng thẻ kho để theo dõi tình hình xuất nhập

vật liệu dựa vào phiếu nhập, xuất Cuối mỗi ngày tính ra số l-ợng tồn kho Thủ kho chỉ theo dõi về mặt số l-ợng và mở theo từng danh điểm vật t-

Tại phòng kế toán: Kế toán vật liệu mở sổ chi tiết vật liệu cho từng danh điểm

vật liệu ứng với thẻ kho của từng kho và theo dõi cả mặt số l-ợng, gía trị Hằng ngày, khi nhận đ-ợc các chứng từ nhập, xuất kho vật liệu do thủ kho chuyển lên kế toán vật liệu kiểm tra ghi vào sổ hay thẻ chi tiết liên quan Cuối tháng, kế toán cộng sổ hay thẻ chi tiết tính ra tổng số xuất- nhập-tồn sau đó

đối chiếu với các thẻ kho mà thủ kho phụ trách Căn cứ vào đó kế toán sẽ lập bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn kho vật liệu

4.2 Ph-ơng pháp sổ số d-

4.2.1.Điều kiện áp dụng:

Th-ờng sử dụng cho những doanh nghiệp có điều kiện sau:

-Chủng loại vật t- lớn, phong phú

-Mật độ nhập, xuất th-a thớt

-Hệ thống kho tàng tổ chức phân tán, nghiệp vụ quản lý kho vững vàng -Điều kiện lao động kế toán không cho phép ghi chép th-ờng xuyên với khối l-ợng công tác kế toán chi tiết lớn

4.2.2 Nội dung ph-ơng pháp

-Tại kho: Công việc của thủ kho t-ơng tự nh- ph-ơng pháp trên, ngoài ra cuối

tháng phải ghi số l-ợng nguyên vật liệu tồn kho theo từng danh điểm vật liệu vào sổ số d-

-Tại phòng kế toán: Kế toán mở sổ số d- cho từng kho và dùng cho cả năm,

kế toán tính thành tiền vật liệu tồn kho sau khi thủ kho ghi song số l-ợng vật liệu tồn Định kỳ kế toán phải xuống kho để h-ớng dẫn và kiểm tra việc ghi chép của thủ kho, thu nhận chứng từ Sau đó tính tổng số tiền và ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ, đồng thời ghi vào cột số tiền trên bảng luỹ

kế xuất -nhập-tồn vật liệu

Cuối tháng kế toán tính ra số tiền của l-ợng vật liệu tồn kho theo từng nhóm

và từng loại vật liệu trên bảng luỹ kế, số tồn này đ-ợc đối chiếu với sổ số d- Ph-ơng pháp này tránh đ-ợc sự trùng lắp trong ghi chép của thủ kho và kế toán Nó tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra th-ờng xuyên của kế toán

đối với thủ kho, đảm bảo số liệu chính xác, kịp thời, nh-ng yêu cầu thủ kho phải có nghiệp vụ vững

: Quan hệ đối chiếu

4.3 Ph-ơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển

Ph-ơng pháp này có điều kiện sử dụng nh- ph-ơng pháp thẻ song song Tại thủ kho cũng có công việc giống nh- ph-ơng pháp thẻ song song

Tại phòng kế toán thay sổ chi tiết vật liệu của ph-ơng pháp thẻ song song bằng sổ đối chiếu luân chuyển để hạch toán số l-ợng và số tiền của từng danh

điểm vật liệu theo từng kho Sổ này ghi mỗi tháng một lần vào cuối tháng

Ph-ơng pháp này chính là sự kết hợp của hai ph-ơng pháp trên, có -u điểm là

dễ làm, giảm nhẹ đ-ợc công việc ghi chép của kế toán hơn so với ph-ơng pháp thẻ song song Nh-ng thay vào sổ chi tiết kế toán phải lập 2 bảng kê xuất

và nhập vật liệu để ghi các chứng từ do thủ kho chuyển lên, do đó vẫn còn ghi trùng lắp

: Quan hệ đối chiếu

5 Hạch toán tổng hợp tình hình biến động vật liệu và công cụ, dụng cụ theo ph-ơng pháp kê khai th-ờng xuyên

5.1 Đặc điểm sử dụng

Ph-ơng pháp kê khai th-ờng xuyên chỉ thích hợp với đơn vị sản xuất hoặc th-ơng mại kinh doanh các mặt hàng có giá trị lớn, đặc tính kỹ thuật riêng biệt Do đó trên tài khoản phản ánh vật liệu, công cụ, dụng cụ đ-ợc ghi chép một cách kịp thời, cập nhật tình hình hiện có, biến động tăng giảm của vật liệu

và công cụ, dụng cụ Do vậy ở bất kỳ thời điểm nào cũng biết đ-ợc trị giá của vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho

5.2.Tài khoản sử dụng

5.2.1.Tài khoản 152 "nguyên liệu, vật liệu "

Tài khoản này dùng để theo dõi toàn vật liệu nhập, xuất, tồn kho theo giá thực tế

Bên nợ: Phản ánh các nghiệp vụ làm tăng vật liệu theo giá thực tế

Bên có: Phản ánh các nghiệp vụ làm giảm vật liệu theo giá thực tế D- nợ: Phản ánh giá trị thực tế của vật liệu tồn kho

Tài khoản 152 phải đ-ợc mở chi tết theo từng loại vật liệu

5.2.2.T¯i kho°n 153 “công cụ, dụng cụ”

Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng giảm của toàn bộ công cụ ,dụng cụ theo giá thực tế

Bên nợ: Phản ánh các nghiệp vụ làm giảm giá thực tế của công cụ, dụng

1531: Công cụ, dụng cụ

1532: Bao bì luân chuyển

1533: Đồ dùng cho thuê

5.2.3.T¯i kho°n 151 “H¯ng mua đi đường”

Dùng để phản ánh toàn bộ giá trị vật t-, hàng hoá mà đơn vị đã mua hoặc chấp nhận mua nh-ng vì lý do nào đấy cuối tháng vẫn ch-a về

Bên nợ: Trị giá hàng mua đi đ-ờng tăng trong kỳ

Bên có: Trị giá hàng mua đi đ-ờng đã đ-ợc kiểm nhận bàn giao trong

6 Hạch toán tình hình biến động tăng vật liệu công cụ, dụng cụ

6.1 Hạch toán tình hình biến động tăng vật liệu

6.1.1 Tăng do mua ngoài, nhập kho

Nợ TK 152 (chi tiết vật liệu )

Có TK lq(331, 111, 311 )

- Tr-ờng hợp mua ngoài d-ợc h-ởng chiết khấu mua hàng, giảm giá hàng mua hay hàng mua bị trả lại ghi:

Nợ TK lq(331, 111 ,1388 )

Có TK 152 (chi tiết vật liệu )

- Tr-ờng hợp thừa so với hoá đơn:

+Nếu nhập kho toàn bộ:

Nợ TK 152 (chi tiết vật liệu ): toàn bộ số nhập

Có TK 331

Có TK 3381-giá trị thừa chờ xử lý

+Khi xử lý:

Nợ TK 3381-Xử lý số thừa

Có TK 152-Xuất kho trả lại số thừa

Có TK 721-Số thừa không rõ nguyên nhân

Có TK 331-Mua tiếp số thừa

- Tr-ờng hợp thiếu so với hoá đơn:

+Phản ánh toàn bộ theo hoá đơn

Nợ TK 152 (chi tiết vật liệu )- Số thực nhập

Nợ TK 1381- Giá trị thiếu chờ xử lý

Có TK 331-Số hoá đơn +Khi xử lý

Nợ TK 152(chi tiết vật liệu )- Nhập tiếp số thiếu

Nợ TK 331- Trừ vào số tiền phải trả

Nợ TK 334,1388- Cá nhân bồi th-ờng

Nợ TK 821- Chi phí bất th-ờng

Nợ TK 421- Trừ vào lợi tức còn lại

Nợ TK 411- Giảm vốn kinh doanh

Có TK 1381- Xử lý số thiếu

- Tr-ờng hợp hàng về hoá đơn ch-a về:

Kế to²n lưu phiếu nhập kho v¯o tệp hồ sơ “H¯ng chưa có ho² đơn” Nếu trong tháng có hoá đơn về thì ghi sổ bình th-ờng Nếu cuối tháng hoá đơn vẫn ch-a về thì ghi theo giá tạm tính bằng bút toán

Nợ TK 152 (chi tiết)

Có TK 331 Sang kỳ sau nếu hoá đơn về thì tiến hành điều chỉnh

Tr-ờng hợp hoá đơn về mà hàng ch-a về: Kế toán l-u hoá đơn vào tệp hồ sơ “h¯ng mua đang đi đường” nếu trong th²ng h¯ng về thì ghi sổ bình thường nếu đến cuối tháng hàng vẫn ch-a về, kế toán ghi:

Nợ TK 151

Có TK lq(331, 111 )

Sang tháng sau nếu hàng về kiểm nhận bàn giao ghi:

Nợ TK 152-Nếu nhập kho

Nợ K lq(621, 627 )-Giao trực tiếp

Có TK 151 6.1.2 Tăng do tự sản xuất hay thuê ngoài gia công chế biến nhập kho:

Nợ TK 152 (chi tiết)

Có TK 154 6.1.3 Tăng do nhận cấp phát cấp vốn:

Nợ TK 152 (chi tiết)

Có TK 336-Vay nội bộ

Có TK 3388-Vay tạm thời cá nhân tập thể 6.1.8 Tăng do xuất dùng không hết nhập lại

Nợ TK 152 (chi tiết)

Có TK lq(621, 627, 641 ) 6.1.9 Tăng do thu hồi nợ bằng vật liệu:

Nợ TK 152 (chi tiết)

Có TK lq(721, 131, 1368, 1388 ) 6.1.10 Tăng do các nguyên nhân khác

Nợ TK 152 (chi tiết)

Có TK lq

6.2 Hạch toán tình hình biến động tăng công cụ, dụng cụ

Nhìn chung, các tr-ờng hợp tăng công cụ, dụng cụ bao gồm cả bao bì luân chuyển và đồ dùng cho thuê đều hạch toán t-ơng tự nh- vật liệu

Riêng tr-ờng hợp tăng cụ, dụng cụ do chuyển từ TSCĐ thành công cụ, dụng

cụ đ-ợc ghi nh- sau:

7 Hạch toán biến động giảm vật liệu và công cụ, dụng cụ

7.1 Hạch toán tình hình biến động giảm vật liệu

7.1.1 Xuất vật liệu sử dụng cho sản xuất kinh doanh:

Nợ TK 621 (chi tiết đối t-ợng)

Nợ TK 6272, 6412, 6422, 2412

Có TK 152 (chi tiết) 7.1.2 Xuất bán:

BT1: Nợ TK 157: Hàng gửi bán

Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán

Có TK 152: Giá thực tế vật liệu BT2: Nợ TK lq (111, 112, 131 )

Có TK 511 7.1.3 Giảm do góp vốn liên doanh:

Nợ TK 128, 222 - Trị giá vốn góp

Nợ TK 412

Có TK 152 (chi tiết) 7.1.4 Các tr-ờng hợp giảm khác nh-: giảm do đánh giá giảm, giảm do trả lại vốn góp, cho vay, nộp cấp trên đều đ-ợc ghi t-ơng tự

Nợ TK lq( 412,411, )

Có TK 152 (chi tiết)

7.2 Hạch toán biến động giảm công cụ, dụng cụ

Các tr-ờng hợp nh-: xuất bán, cho vay, trả nợ, xuất trả vốn góp bằng công cụ, dụng cụ đều đ-ợc hạch toán t-ơng tự nh- vật liệu

Nợ TK lq( 128, 228, 632 )

Có TK 153 (chi tiết) Riêng đối với 1 số tr-ờng hợp đ-ợc hạch toán nh- sau:

7.2.1 Xuất công cụ, dụng cụ cho sản xuất kinh doanh

Tuỳ thuộc mục đích xuất dùng, kế toán có thể áp dụng một trong 3 ph-ơng pháp phân bổ gía trị công cụ, dụng cụ vào chi phí sản xuất kinh doanh sau:

+Khi xuất dùng:

BT1: Phản ánh 100% giá trị xuất dùng

Nợ TK 1421

Có TK 1531 BT2: Phản ánh 50% giá trị xuất dùng

Nợ TK lq(6273, 6413, 6423): 50%giá trị xuất dùng

Có TK 1421: 50%giá trị xuất dùng + Khi các bộ phận sử dụng công cụ, dụng cụ báo hỏng, mất hay hết thời hạn sử dụng kế toán sẽ phân bổ nốt giá trị còn lại sau khi trừ đi phế liệu, thu hồi bồi th-ờng

Nợ TK lq(627, 641, 642)

Có TK 1421 + Các kỳ tiếp theo kế toán chỉ phản ánh BT2 ở trên

+ Khi các bộ phận sử dụng báo hỏng, mất hoặc hết thời hạn sử dụng, sau khi trừ phần thu hồi phế liệu, bồi th-ờng (nếu có) kế toán sẽ phân bổ nốt phần còn lại vào chi phí kinh doanh bằng bút toán giống nh- ph-ơng pháp 2

7.2.2 Bao bì luân chuyển

- Khi xuất dùng phản ánh toàn bộ giá trị xuất dùng bằng bút toán

Theo ph-ơng pháp này tình hình biến động vật liệu không đ-ợc phản

ánh kịp thời, do trên tài khoản phản ánh vật liệu chỉ phản ánh giá trị vật liệu vào thời điểm kiểm kê Bởi vậy, ph-ơng pháp này không cho biết đ-ợc tình hình hiện có tăng( giảm) vật liệu tại bất kì thời điểm nào trong kỳ Muốn xác

định giá trị vật liệu xuất dùng phải dựa vào kết quả kiểm kê

Giá trị Trị giá thực tế Trị giá thực Trị giá thực tế

vật liệu = vật liệu + tế vật liệu - của vật liệu

xuất dùng tồn đầu kì tăngtrong kì tồn kho cuối kỳ

Ph-ơng pháp này, đã giảm nhẹ việc ghi chép nh-ng độ chính xác không cao nên rất khó phân biệt vật liệu xuất dùng cho đôí t-ợng nào Vì thế nó chỉ thích hợp với những đơn vị sản xuất và th-ơng mại có tính quy mô vừa và nhỏ,

có vật liệu th-ờng xuyên xuất dùng xuất bán mà không quan tâm đến xuất cho

đối t-ợng nào

8.2 Tài khoản sử dụng

8.2.1 T¯i kho°n 152 “ nguyên liệu vật liệu”

Tài khoản này đ-ợc sử dụng để phản ánh trị gía thực tế vật liệu tồn kho Bên nợ: Phản ánh trị giá vật liệu tồn kho cuối kỳ

Bên nợ: Phản ánh trị giá vật liệu tồn kho cuối kỳ

D- nợ: Phản ánh trị giá vật liệu tồn kho

8.2.2 T¯i kho°n 151 “H¯ng mua đang đi đường”

Dùng để phản ánh trị giá vật t-, tài sản mà đơn vị đã mua hoặc chấp nhận mua hàng đang đi đ-ờng

Bên nợ: Trị giá hàng đang đi đ-ờng cuối kỳ

Bên có: Trị giá hàng đang đi đ-ờng đầu kỳ

D- nợ: Trị giá hàng mua đang đi đ-ờng

8.2.3 T¯i kho°n 153 “công cụ, dụng cụ”

Dùng để phản ánh trị gía công cụ, dụng cụ tồn kho ch-a sử dụng Bên nợ: Trị giá công cụ, dụng cụ tồn kho cuối kỳ

Bên có: Trị giá công cụ, dụng cụ tồn kho đầu kỳ

D- nợ: Trị giá công cụ, dụng cụ tồn kho

8.2.4 Tài khoản 611 “Mua h¯ng”

T¯i kho°n 6111 “Mua nguyên vật liệu”

Dùng để phản ánh toàn bộ trị giá vật liệu ,công cụ, dụng cụ tồn đầu kỳ, tăng trong kỳ cùng với l-ợng xuất dùng và tồn kho cuối kỳ

Bên nợ:

- Trị giá vật liệu ,công cụ, dụng cụ ch-a sử dụng đầu kỳ

- Trị giá vật liệu ,công cụ, dụng cụ tăng thêm trong kỳ

Bên có:

- Khoản chiết khấu mua hàng , giảm hàng mua, hàng mua trả lại trong kỳ

- Kết chuyển trị giá vật liệu ,công cụ, dụng cụ xuất dùng trong kỳ

- Kết chuyển trị giá vật liệu ,công cụ, dụng cụ tồn kho cuối kỳ

- Trị giá vật liệu, công cụ, dụng cụ tăng thêm trong kỳ (do mua ngoài, nhận cấp phát, cấp vốn)

- Kết chuyển trị giá vật liệu, công cụ, dụng cụ ch-a sử dụng cuối kỳ

II SỰ CẦN THIẾT VÀ í NGHĨA CỦA NGHIấN CỨU CHUYấN ĐỀ

KẾ TOÁN NGUYấN LIỆU, VẬT LIỆU VÀ CễNG CỤ DỤNG CỤ TRONG DOANH NGHIỆP

Nguyên vật liệu là một bộ phận trọng yếu của t- liệu sản xuất, nguyên vật liệu là đối t-ợng của lao động đã qua sự tác động của con ng-ời Trong đó vật liệu là những nguyên liệu đã trải qua chế biến Vật liệu đ-ợc chia thành vật liệu chính, vật liệu phụ và nguyên liệu gọi tắt là nguyên vật liệu Việc

phân chia nguyên liệu thành vật liệu chính, vật liệu phụ không phải dựa vào

đặc tính vật lý, hoá học hoặc khối l-ợng tiêu hao mà là sự tham gia của chúng vào cấu thành sản phẩm Khác với vật liệu, công cụ dụng cụ là những t- liệu lao động không có đủ tiêu chuẩn quy định về giá trị và thời gian sử dụng của tài sản cố định Trong quá trình thi công xây dựng công trình, chi phí sản xuất cho ngành xây lắp gắn liền với việc sử dụng nguyên nhiên vật liệu, máy móc

và thiết bị thi công và trong quá trình đó vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất cấu thành lên sản phẩm công trình Trong quá trình tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp vật liệu bị tiêu hao toàn bộ và chuyển giá trị một lần vào chi phí sản

xuất kinh doanh trong kỳ

Trong doanh nghiệp sả n xuấ t và xây lắp, chi phí về vật liệu th-ờng chiếm tỷ trọng lớn Do vậy việc cung cấp nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ kịp thời hay không có ảnh h-ởng to lớn đến việc thực hiện kế hoạch sản xuất (tiến độ thi công xây dựng) của doanh nghiệp, việc cung cấp nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ còn cần quan tâm đến chất l-ợng, chất l-ợng các công trình phụ thuộc trực tiếp vào chất l-ợng của vật liệu mà chất l-ợng công trình, sản phẩm

là một điều kiện tiên quyết để doanh nghiệp có uy tín và tồn tại trên thị tr-ờng Trong cơ chế thị tr-ờng hiện nay việc cung cấp vật liệu còn cần đảm bảo giá cả hợp lý tạo điều kiện cho doanh nghiệp làm ăn có hiệu quả Bên cạnh đó, công cụ dụng cụ tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh mà vẫn giữ nguyên đ-ợc hình thái vật chất ban đầu, giá trị thì dịch chuyển một lần hoặc dịch chuyển dần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ Song do giá trị nhỏ, thời gian sử dụng ngắn nên có thể đ-ợc mua sắm, dự trữ bằng nguồn vốn l-u động của doanh nghiệp nh- đối với nguyên vật liệu

Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ có vị trí hết sức quan trọng đối với hoạt

động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp, nếu thiếu nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ thì không thể tiến hành đ-ợc các hoạt động sản xuất vật chất Trong qúa trình thi công xây dựng công trình, sản xuất sản phẩm thông qua công tác kế toán nguyên vật liệu công cụ, dụng cụ từ đó có thể đánh giá những khoản chi phí ch-a hợp lý, lãng phí hay tiết kiệm Bởi vậy cần tập trung quản

lý chặt chẽ vật liệu, công cụ dụng cụ ở tất cả các khâu: thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng vật liệu, công cụ dụng cụ nhằm hạ thấp chi phí sản xuất sản phẩm trong chừng mực nhất định, giảm mức tiêu hao vật liệu, công cụ dụng

cụ trong sản xuất còn là cơ sở để tăng thêm sản phẩm cho xã hội Có thể nói

rằng vật liệu công cụ dụng cụ giữ vị trí quan trọng không thể thiếu đ-ợc trong quá trình thi công xây lắp, sản xuất sản phẩm

III YấU CẦU VÀ NHIỆM VỤ CỦA NGHIấN CỨU CHUYấN ĐỀ KẾ TOÁN NGUYấN LIỆU, VẬT LIỆU VÀ CCDC

1 Yờu cõu

- Khỏi quỏt được đặc điểm nguyờn liệu, vật liệu và CCDC trong doanh nghiệp

- Cụng tỏc kế toỏn nguyờn liệu, vật liệu và CCDC trong doanh nghiệp hiện nay

- Nghiờn cứu thực trạng kế toỏn nguyờn liệu, vật liệu và CCDC một cỏch đầy

đủ từ đú đỏnh giỏ những kết quả đạt được và những tồn tại

- Đề xuất hệ thống giải phỏp nhằm hoàn thiện cụng tỏc kế toỏn nguyờn liệu, vật liệu và CCDC

2 Nhiệm vụ

- Hệ thống húa cơ sở lý luận về nguyờn liệu, vật liệu và CCDC và kế toỏn nguyờn liệu, vật liệu và CCDC trong doanh nghiệp

- Giới thiệu khỏi quỏt về doanh nghiệm, đơn vị dự kiến nghiờn cứu chuyờn đề

- Đỏnh giỏ tổng quỏt tỡnh hỡnh hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị nghiờn cứu

- Khỏi quỏt đặc điểm nguyờn liệu, vật liệu và CCDC trong đơn vị nghiờn cứu

- Giới thiệu và phõn tớch chi tiết cụng tỏc kế toỏn nguyờn liệu, vật liệu và CCDC trong đơn vị nghiờn cứu

- Đỏnh giỏ những kết quả đạt được và nguyờn nhõn, những tồn tại và nguyờn nhõn về cụng tỏc kế toỏn nguyờn liệu, vật liệu và CCDC trong đơn vị nghiờn cứu

- Đề xuất hệ thống cỏc giải phỏp nhằm hoàn thiện cụng tỏc kế toỏn nguyờn liệu, vật liệu và CCDC của đơn vị nghiờn cứu

IV NỘI DUNG NGHIấN CỨU CHUYấN ĐỀ KẾ TOÁN NGUYấN LIỆU, VẬT LIỆU VÀ CễNG CỤ DỤNG CỤ

Chương I: Những vấn đề lý luận chung về tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ trong doanh nghiệ p

1 Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp

1.1 Vị trí của vật liệu - công cụ dụng cụ

1.2 Đặc điểm, yêu cầu quản lý vật liệu, công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp