Đề cương bài giảng nguyên lý kế toán

Các loại hạch toán Để quan sát, phản ánh vμ giám đốc các quá trình sản xuất kinh doanh vμ sử dụng vốn một cách đầy đủ, kịp thời chính xác phục vụ cho chỉ đạo vμ quản lý kinh tế đòi hỏi

TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KỸ THUẬT HƯNG YÊN

KHOA KINH TẾ

ĐỀ CƯƠNG BÀI GIẢNG NGUYÊN LÝ KẾ TOÁN (Tài liệu lưu hành nội bộ)

`

Hưng Yên

TRƯờNG ĐạI HọC SƯ PHạM Kỹ THUậT HƯNG YÊN

KHOA KINH Tế

bμi giảng môn nguyên lý kế toán

hệ đại học chính quy

mục lục

Chương 1: Tổng quan về hạch toán kế toán 5

1.1 Bản chất của hạch toán kế toán 5

1.1.1 Sự cần thiết khách quan của hạch toán vμ hạch toán kế toán 5

1.1.2 Các loại hạch toán 7

1.1.2.1 Hạch toán nghiệp vụ (hạch toán nghiệp vụ kỹ thuật) 7

1.1.2.2 Hạch toán thống kê 7

1.1.2.3 Hạch toán kế toán 8

1.1.2.4 Mối quan hệ giữa 3 loại hạch toán 9

1.1.3 Định nghĩa về kế toán 9

1.1.4 Vai trò của kế toán trong hệ thống quản lý 9

1.2 Các nguyên tắc kế toán chung được thừa nhận 11

1.2.1 Một số khái niệm 11

1.2.2 Nguyên tắc kế toán 12

1.3 Đối tượng của kế toán 13

1.3.1-Phân loại vốn của doanh nghiệp theo tμi sản 15

1.3.2 Phân loại vốn theo nguồn hình thμnh tμi sản 17

1.4 Các phương pháp của kế toán 25

1.4.1 Phương pháp chứng từ 25

1.4.2 Phương pháp tính giá 25

1.4.3 Phương pháp đối ứng tμi khoản 25

1.4.4 Phương pháp tổng hợp - cân đối kế toán 26

Tóm tắt chương 1 27

Câu hỏi ôn tập chương 1 28

Chương 2: phương pháp chứng từ 29

2.1 Khái quát chung về phương pháp chứng từ 29

2.1.1 Khái niệm vμ các yếu tố cấu thμnh của phương pháp chứng từ 29

2.1.2 ý nghĩa của phương pháp chứng từ 29

2.2 Chứng từ kế toán 30

2.2.1 Khái niệm 30

2.2.2 Phân loại chứng từ 32

2.3 Luân chuyển chứng từ 34

2.3.1 Khái niệm 34

2.3.2 Các giai đoạn của quá trình luân chuyển chứng từ 34

2.3.3 Kế hoạch luân chuyển chứng từ 35

2.3.4 Nội quy về chứng từ kế toán 36

Tóm tắt chương 2 38

Câu hỏi ôn tập chương 2 39

Chương 3: phương pháp tính giá 40

3.1 Khái niệm vμ sự cần thiết của phương pháp tính giá 40

3.1.1 Khái niệm 40

3.1.2 Sự cần thiết của phương pháp tính giá 40

3.2 Yêu cầu vμ nguyên tắc của phương pháp tính giá 41

3.2 1 Yêu cầu 41

3.2.2 Nguyên tắc 41

3.3 Tính giá một số đối tượng chủ yếu 43

3.3.1 Tính giá tμi sản mua vμo 43

3.3.2 Tính giá sản phẩm, dịch vụ sản xuất 45

3.3.3 Tính giá gốc sản phẩm, dịch vụ tiêu thụ vμ vật tư xuất dùng cho sản xuất kinh doanh 48

Tóm tắt chương 3 54

Câu hỏi ôn tập chương 3 55

Chương 4: phương pháp đối ứng tμi khoản 56

4.1 Tμi khoản kế toán 56

4.1.1 Khái niệm 56

4.1.2 Nguyên tắc ghi chép trên các tμi khoản kế toán 57

4.2 Quan hệ đối ứng vμ phương pháp ghi sổ kép 58

4.2.1 Các quan hệ đối ứng tμi khoản 58

4.2.2 Phương pháp ghi sổ kép 59

4.2.3 Các loại định khoản 60

4.3 Hệ thống tμi khoản kế toán 62

4.3.1 Phân loại tμi khoản kế toán 62

4.3.2 Tμi khoản tổng hợp vμ tμi khoản chi tiết (phân tích) 76

4.3.3 Kiểm tra số liệu ghi chép trên tμi khoản kế toán 77

4.3.4 Hệ thống tμi khoản kế toán 80

Tóm tắt chương 4 81

Chương 5: Phương pháp tổng hợp cân đối kế toán 83

5.1 Khái quát chung về phương pháp tổng hợp vμ cân đối kế toán 83

5.1.1 Khái niệm vμ cơ sở hình thμnh phương pháp 83

5.1.2 ý nghĩa của phương pháp 83

5.2 Bảng cân đối kế toán 84

5.2.1 Khái niệm 84

5.2.2 Nội dung vμ kết cấu cơ bản 84

5.2.3 Phương pháp lập bảng cân đối kế toán 87

5.2.4 Quan hệ giữa tμi khoản vμ bảng cân đối kế toán 92

5.3 Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh 93

5.3.1 Khái niệm 93

5.3.2 Nội dung vμ kết cấu cơ bản 93

5.3.3 Phương pháp lập Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh 95

5.4 Báo cáo lưu chuyển tiền tệ 95

5.4.1 Khái niệm vμ ý nghĩa 95

5.4.2 Nội dung vμ kết cấu cơ bản 96

5.4.3 Phương pháp lập Báo cáo lưu chuyển tiền tệ 96

Tóm tắt chương 5: 97

Câu hỏi ôn tập chương 5 98

Chương 6: kế toán quá trình sản xuất kinh doanh chủ yếu 99

6.1 Khái quát các quá trình kinh doanh của doanh nghiệp 99

6.2 Kế toán quá trình cung cấp 99

6.2.1 Nhiệm vụ của kế toán 99

6.2.2 Tμi khoản sử dụng 100

6.2.3.Phương pháp kế toán 102

6.3 Kế toán quá trình sản xuất 108

6.3.1 Nhiệm vụ của kế toán 108

6.3.2 Tμi khoản sử dụng 108

6.3.3 Phương pháp kế toán 110

6.4 Kế toán quá trình tiêu thụ 116

6.4.1 Nhiệm vụ của kế toán 116

6.4.2 Tμi khoản sử dụng 116

6.4.3 Phương pháp kế toán 117

6.5 Kế toán xác định kết quả kinh doanh 120

6.5.1 Một số chỉ tiêu cơ bản 120

6.5.2 Tμi khoản sử dụng 120

6.5.3 Phương pháp kế toán 122

Tóm tắt chương 6 127

Câu hỏi ôn tập chương 6 128

Chương 7: Sổ kế toán vμ Hình thức kế toán 129

7.1 Sổ kế toán 129

7.1.1 Nội dung vμ nguyên tắc xây dựng mẫu sổ kế toán 129

7.1.2 Các loại sổ kế toán 130

7.1.3 Quy định về sổ kế toán 134

7.2 Các hình thức kế toán 137

7.2.1 Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái 138

7.2.2 Hình thức Chứng từ ghi sổ 140

7.2.3 Hình thức kế toán Nhật ký chung 145

7.2.4 Hình thức kế toán Nhật ký - chứng từ 151

Chương 8: Tổ chức công tác kế toán 170

8.1 ý nghĩa, nội dung vμ nhiệm vụ tổ chức công tác kế toán 170

8.1.1 ý nghĩa tổ chức công tác kế toán 170

8.1.2 Nội dung tổ chức công tác kế toán 171

8.1.3 Nhiệm vụ tổ chức công tác hạch toán kế toán 171

8.2 Tổ chức bộ máy kế toán 171

Tóm tắt chương 8 178

Câu hỏi ôn tập chương 8 179

Tμi liệu tham khảo 188

Chương 1: Tổng quan về hạch toán kế toán 1.1 Bản chất của hạch toán kế toán

1.1.1 Sự cần thiết khách quan của hạch toán và hạch toán kế toán

Sản xuất ra của cải vật chất lμ cơ sở để tồn tại vμ phát triển của xã hội loμi người Con người muốn tồn tại vμ phát triển cần có ăn, ở, vật dụng, phương tiện đi lại… muốn vậy phải tiến hμnh sản xuất Nhưng sản xuất ra cái gì? cần tư liệu gì để sản xuất? Kết quả sản xuất được phân phối như thế nμo… lμ những vấn đề mμ con người luôn quan tâm đến vμ được đặt ra như một tất yếu khách quan, đòi hỏi phải thực hiện chức năng quản lý sản xuất, tức lμ quản lý các họat động kinh tế Để quản lý được các họat động kinh tế đó đòi hỏi phải thực hiện quan sát, ghi chép vμ phân tích các hoạt

động kinh tế Hạch toán kế toán lμ một phương pháp để thực hiện chức năng đó

Hạch toán kế toán ra đời cùng với sự phát triển của loμi người vμ cùng với các hình thái kinh tế xã hội:

Công xã nguyên thủy: sản xuất chưa phát triển nhu cầu vμ khả năng thu nhận thông tin chưa nhiều Hạch toán được tiến hμnh bằng các phương thức đơn giản lμ đánh dấu nên thân cây, buộc nút trên các dây thừng… để ghi nhớ các thông tin Do sản xuất lạc hậu, chưa có dư thừa của cải chưa hình thμnh giai cấp, sản xuất theo bầy đμn Do đó thời kỳ nμy hạch toán được sử dụng phục vụ lợi ích của toμn xã hội

Chiếm hữu nô nệ: thời kỳ nμy có sự phân công giai cấp, chủ nô vμ nô lệ Hạch toán được sử dụng trong các trang trại, đồn điền theo dõi kết quả sử dụng nô lệ vμ chiếm dụng lao động của nô lệ để vơ vét được nhiều sản phẩm thặng dư Ngoμi ra hạch toán còn được thực hiện trong các phòng đổi tiền, nhμ thờ vμ trong lĩnh vực tμi chính Nhμ nước để theo dõi về giao dịch, thanh toán vμ buôn bán, trong thời kỳ nμy sổ kế toán xuất hiện thay cho cách đánh dấu của thời nguyên thủy

Đến thời kỳ Phong kiến: sự phát triển mạnh mẽ của nông nghiệp với quy mô lớn gắn liền với sự ra đời của địa tô phong kiến, với chế độ cho vay nặng lãi của địa chủ với nông dân, những quan hệ kinh tế mới nμy đã nảy sinh vμ tác động đến sự phát triển tiếp theo của hạch toán kế toán với hệ thống sổ sách đầy đủ vμ chi tiết hơn

Thời kỳ Tư bản chủ nghĩa: với sự phát triển nhanh chóng của thương nghiệp sau

đó cả công nghiệp phát triển - quan hệ mua bán được mở rộng đặt ra nhu cầu phải hạch toán các mối quan hệ nảy sinh trong quá trình vận động Từ đó, phương pháp hạch toán

kế toán đã được hình thμnh vμ ứng dụng rộng rãi Trong thời kỳ nμy hạch toán kế toán

được giai cấp tư bản sử dụng lμm công cụ bóc lột sức lao động của người lao động, lμm giμu cho nhμ tư bản, củng cố địa vị thống trị của giai cấp tư sản

Chuyển sang cơ chế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa, với sự xuất hiện của chế độ công hữu về tư liệu sản xuất vμ với trình độ xã hội hoá cao của nền sản xuất, hạch toán kế toán trở thμnh bộ môn khoa học vμ phát huy đầy đủ vị trí của mình Hạch toán kế toán lμ công cụ quản lý kinh tế của Nhμ nước, được sử dụng để lãnh đạo, quản

lý nền kinh tế quốc dân, nâng cao đời sống vật chất của người lao động, của mọi thμnh viên trong xã hội

Kết luận: Hạch toán kế toán đã tồn tại vμ phát triển cùng với tiến trình phát triển của xã hội, nên hạch toán kế toán lμ tất yếu khách quan của mọi phương thức sản xuất,

lμ công cụ phục vụ cho quản lý kinh tế của xã hội

Vậy, bản chất của hạch toán kế toán là một khoa học về sự đo lường lao động hao phí, thu thập và cung cấp thông tin về Kinh tế - Tài chính, là công cụ quản lý nền kinh tế của các doanh nghiệp, của Nhà nước

Để quản lý được các hoạt động kinh tế cần phải có thông tin đặc biệt lμ các thông tin được lượng hoá bằng số liệu, để có được số liệu về kinh tế tμi chính phục vụ cho hoạt động quản lý đòi hỏi phải thực hiện việc quan sát, đo lường, tính toán vμ ghi chép các hoạt động bằng hạch toán kế toán

Hạch toán kế toán là quá trình quan sát, đo lường, tính toán, ghi chép bằng con

số một cách liên tục, toàn diện và có hệ thống các loại vật tư, tiền vốn và hoạt động kinh tế Qua đó giám đốc tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, tình hình bảo quản tài sản của doanh nghiệp, nó là công cụ sử dụng để lãnh đạo quản lý kinh tế của Nhà nước

Quan sát các quá trình và hiện tượng kinh tế lμ giai đoạn đầu tiên của việc phản

ánh vμ giám đốc quá trình tái sản xuất xã hội Nó ghi nhận sự tồn tại của những đối tượng cần được khai thác thông tin

Đo lường nhằm lượng hoá các đối tượng cần thông tin bằng các thước đo phù

hợp, qua đo lường sẽ xác định số lượng, thể tích của đối tượng

Tính toán lμ quá trình sử dụng các phép tính (toán học), các phương pháp tổng

hợp phân tích để phản ánh, xác định được chỉ tiêu kinh tế cần thiết, thông qua đó để biết được tiến độ thực hiện các mục tiêu, dự án vμ hiệu quả của hoạt động kinh tế

Ghi chép lμ thu thập, xử lý, ghi lại tình hình kết quả hoạt động kinh tế trong từng

thời gian, địa điểm phát sinh theo trình tự vμ phương pháp nhất định Qua ghi chép có

thể thực hiện`hu được việc phản ánh vμ kiểm tra toμn diện, có hệ thống các hoạt động sản xuất xã hội

Việc quan sát, đo lường, tính toán, ghi chép kế toán nhằm đo lường lao động hao phí trong sản xuất sản phẩm thực hiện chức năng phản ánh, giám đốc hoạt động kinh tế

vμ bảo vệ tμi sản xã hội chủ nghĩa, lμm cho kế toán trở thμnh một trong những công cụ quan trọng để quản lý kinh tế

Như vậy, hạch toán kế toán lμ việc quan sát, tính toán, đo lường vμ ghi chép các quá trình kinh tế, nhằm quản lý các quá trình đó ngμy một chặt chẽ hơn

1.1.2 Các loại hạch toán

Để quan sát, phản ánh vμ giám đốc các quá trình sản xuất kinh doanh vμ sử dụng vốn một cách đầy đủ, kịp thời chính xác phục vụ cho chỉ đạo vμ quản lý kinh tế đòi hỏi phải sử dụng các loại hạch toán khác nhau Mỗi loại hạch toán có đặc điểm vμ nhiệm

vụ riêng, cụ thể:

1.1.2.1 Hạch toán nghiệp vụ (hạch toán nghiệp vụ kỹ thuật)

Hạch toán nghịêp vụ lμ sự quan sát, phản ánh vμ giám đốc trực tiếp từng nghiệp

vụ kinh tế kỹ thuật cụ thể, để chỉ đạo thường xuyên vμ kịp thời các nghiệp vụ đó Đối tượng của hạch toán nghiệp vụ lμ các nghiệp vụ kinh tế hoặc kỹ thuật sản xuất như tiến

độ thực hiện các hoạt động cung cấp, sản xuất, tiêu thụ, tình hình biến động vμ sử dụng các yếu tố của quá trình sản xuất, các nghiệp vụ cụ thể về kết quả sản xuất kinh doanh

Đặc điểm của hạch toán nghiệp vụ:

- Đối tượng của hạch toán nghiệp vụ lμ từng nghiệp vụ kinh tế kỹ thuật cụ thể VD: Tiến độ thực hiện các hoạt động cung cấp vật tư, sản xuất, tiêu thụ

- Hạch toán nghiệp vụ sử dụng cả 3 loại thước đo vμ không chuyên dùng một loại thước đo nμo

- Tμi liệu hạch toán đơn giản, chủ yếu dùng phương pháp quan sát để thu thập tμi liệu, phục vụ kịp thời cho chỉ đạo, ít sử dụng chỉ tiêu hạch toán tổng hợp (Các phương tiện thu thập truyền tin đơn giản như: chứng từ ban đầu, điện thoại, điện báo hoặc truyền miệng )

- Hạch toán nghiệp vụ chưa được coi lμ một môn khoa học độc lập vì phương pháp thu nhận thông tin đơn giản như quan sát, đo lường

1.1.2.2 Hạch toán thống kê

Hạch toán thống kê lμ một môn khoa học, có đối tượng nghiên cứu lμ mặt lượng trong mối liên hệ mật thiết với mặt chất của những hiện tượng vμ quá trình kinh tế xã

hội số lớn trong điều kiện vμ thời gian, địa điểm cụ thể nhằm rút ra bản chất vμ tính quy luật trong sự phát triển của các hiện tượng đó Hạch toán thống kê đã xây dựng một hệ thống phương pháp khoa học riêng như điều tra thống kê, phân tổ thống kê, số tuyệt đối, số tương đối, số bình quân vμ chỉ số

Do hạch toán thống kê có phương pháp khoa học riêng nên hạch toán thống kê có

đặc điểm sau:

- Sử dụng cả 3 loại thước đo, không coi thước đo nμo lμ chủ yếu

- Phạm vi nghiên cứu của hạch toán thống kê lμ toμn bộ nền kinh tế quốc dân vì hạch toán thống kê không chỉ nghiên cứu hoạt động kinh tế, mμ còn nghiên cứu các hiện tượng khác thuộc về quan hệ sản xuất vμ các tình hình khác thuộc về sinh hoạt xã hội

- Việc thu thập số liệu của thống kế không mang tính chất liên tục, toμn diện mμ trong thời gian vμ địa điểm cụ thể

- Hạch toán thống kê sử dụng rộng rãi các chỉ tiêu, số lượng tổng hợp có hệ thống, có phương pháp khoa học về thu thập, chỉnh lý, tổng hợp phân tích số liệu

1.1.2.3 Hạch toán kế toán

Hạch toán kế toán lμ một môn khoa học, có chức năng phản ánh các mặt hoạt

động kinh tế tμi chính ở tất cả các doanh nghiệp, tổ chức sự nghiệp vμ các cơ quan Hạch toán kế toán có các đặc điểm sau:

- Phản ánh vμ giám đốc một cách thường xuyên, liên tục, toμn diện vμ có hệ thống các loại vật tư tiền vốn vμ mọi hoạt động kinh tế Về thực chất hạch toán kế toán nghiên cứu tμi sản trong mối quan hệ với nguồn hình thμnh vμ quá trình vận động của tμi sản trong các tổ chức, các đơn vị Nhờ đó mμ hạch toán kế toán giám đốc được liên tục cả trước, trong vμ sau quá trình sản xuất kinh doanh

- Hạch toán kế toán sử dụng cả 3 loại thước đo, nhưng dùng thước đo tiền tệ lμ chủ yếu Nhờ đó mμ kế toán cung cấp được các chỉ tiêu tổng hợp để giám đốc tình hình thực hiện kế hoạch kinh tế tμi chính Nghĩa lμ trong kế toán, mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được ghi chép theo giá trị vμ biểu hiện bằng tiền

- Hạch toán kế toán có phương pháp khoa học riêng như phương pháp tổng hợp cân đối kế toán, phương pháp tμi khoản kế toán, phương pháp tính, phương pháp chứng

từ kế toán trong đó phương pháp chứng từ kế toán lμ thủ tục hạch toán đầu tiên vμ bắt buộc phải có đối với mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh Nhờ vậy mμ số liệu kế toán cung cấp chính xác, có cơ sở pháp lý

1.1.2.4 Mối quan hệ giữa 3 loại hạch toán

Cả ba loại hạch toán trên tuy có đối tượng, phương pháp, nội dung vμ nhiệm vụ riêng nhưng có mối quan hệ mật thiết với nhau trong việc thực hiện chức năng phản

ánh vμ giám đốc quá trình tái sản xuất xã hội Thể hiện ở chỗ:

- Cả 3 loại hạch toán đều nhằm thu thập, ghi chép vμ truyền đạt những thông tin

về kinh tế tμi chính Mọi thông tin kinh tế trong đơn vị đều phải dựa trên cơ sở số liệu thống nhất do 3 loại hạch toán cung cấp

- Mỗi loại hạch toán đều phát huy tác dụng của mình trong việc giám đốc tình hình thực hiện kế hoạch kinh tế tμi chính, nên cả 3 loại hạch toán đều lμ công cụ quan trọng để quản lý vμ điều hμnh

- Loại hạch toán nμy có thể sử dụng số liệu của loại hạch toán kia vμ quan hệ thống nhất về mặt số liệu trên cơ sở tổ chức hạch toán ban đầu

1.1.3 Định nghĩa về kế toán

Có nhiều quan điểm khác nhau:

Theo Luật kế toán Việt Nam, kế toán lμ việc thu thập, xử lý, phân tích vμ cung cấp thông tin kinh tế, tμi chính dưới hình thức giá trị, hiện vật vμ thời gian lao động Theo điều lệ tổ chức kế toán Nhμ nước Việt Nam, kế toán được xem như lμ việc ghi chép, tính toán bằng con số dưới hình thái giá trị để phản ánh, kiểm tra tình hình vận động của các loại tμi sản, quá trình vμ kết quả sản xuất kinh doanh, sử dụng vốn của Nhμ nước cũng như từng tổ chức, xí nghiệp

Theo tinh thần của kế toán quốc tế, kế toán được định nghĩa lμ hệ thống thông tin

vμ kiểm tra dùng để đo lường, phản ánh, xử lý vμ truyền đạt những thông tin về tμi chính, kết quả kinh doanh vμ các luồng tiền tạo ra của một đơn vị kinh tế

Ngoμi ra còn nhiều khái niệm nói lên nhiều khía cạnh khác nhau cảu kế toán Tuy nhiên người ta có nhứng quan điểm chung về bản chất của kế toán lμ: Khoa học vμ nghệ thuật về ghi chép, tính toán, phân loại, tổng hợp số liệu vμ chức năng của kế toán

lμ cung cấp thông tin cho các đối tượng

1.1.4 Vai trò của kế toán trong hệ thống quản lý

Hạch toán kế toán có vai trò quan trọng trong quản lý kinh tế tμi chính Vai trò của hạch toán kế toán được khẳng định xuất phát từ nhu cầu sử dụng thông tin trong việc ra các quyết định trong quản lý kinh tế đồng thời hạch toán kế toán có vai trò quan trọng trong kiểm soát trong những chức năng không thể thiếu của hoạt động quản lý

Để tổ chức vμ quản lý các hoạt động kinh tế trong từng đơn vị cũng như toμn bộ nền kinh tế quốc dân ngμy cμng mang lại hiệu quả kinh tế cao, các Nhμ quản lý kinh tế cần nắm bắt đầy đủ, kịp thời vμ có hệ thống thông tin về tất cả các hoạt động kinh tế tμi chính đã được thực hiện để lμm cơ sở cho việc ra các quyết định kinh tế Với chức năng, nhiệm vụ của mình, bằng việc sử dụng một hệ thống các phương pháp khoa học, hạch toán kế toán thực hiện thu nhận xử lý vμ cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời vμ có

hệ thống, đáp ứng nhu cầu thông tin phục vụ cho công tác quản lý của đơn vị vμ của Nhμ nước

Nền sản xuất xã hội ngμy cμng phát triển, yêu cầu vμ trình độ quản lý ngμy cμng cao, kế toán cμng khẳng định được vai trò lμ công cụ phục vụ đắc lực cho quản lý kinh

tế, tμi chính, đặc biệt trong lĩnh vực sản xuất, lưu thông vμ trao đổi hμng hoá

Vai trò của kế toán trong nền kinh tế thị trường biểu hiện ở các mặt cụ thể như sau:

- Thu nhận vμ cung cấp thông tin về số hiện có vμ tình hình luân chuyển từng loại tμi sản cũng như tổng số tμi sản của đơn vị từ đó giúp cho người quản lý theo dõi chặt chẽ tμi sản, có biện pháp khai thác, sử dụng tμi sản đem lại hiệu quả cao, đồng thời có biện pháp ngăn ngừa kịp thời các hμnh động có thể lμm ảnh hưởng đến tμi sản của đơn

vị

- Thu nhận vμ cung cấp thông tin về toμn bộ hoạt động kinh tế tμi chính của đơn

vị từ khâu mua hμng, sản xuất đến khâu bán hμng, tiêu dùng Qua đó phân tích được hiệu quả của công tác quản lý, phát hiện khắc phục kịp thời những thiếu sót, đề ra những biện pháp quản lý hữu hiệu nhằm bảo đảm sức cạnh tranh trên thị trường

- Thu nhận vμ cung cấp thông tin để đánh giá việc thực hiện các nguyên tắc hạch toán kinh doanh trong Doanh nghiệp

- Thu nhận vμ cung cấp thông tin cần thiết cho các đối tượng quan tâm ở bên ngoμi doanh nghiệp nhằm mở rộng các mối quan hệ kinh tế, thu hút vốn đầu tư liên doanh, mở rộng phạm vi hoạt động kinh doanh có hiệu quả hơn

- Cung cấp tμi liệu để thực hiện việc kiểm tra nội bộ cũng như phục vụ cho việc kiểm tra, kiểm soát của cơ quan có thẩm quyền đối với hoạt động kinh doanh của đơn

vị, nhằm đảm bảo kinh doanh đúng pháp luật, cạnh tranh lμnh mạnh phù hợp với định hướng phát triển của nền kinh tế của Nhμ nước

- Đối với Nhμ nước, hạch toán kế toán giúp Nhμ nước theo dõi, tổng hợp số liệu các thμnh phần kinh tế, các doanh nghiệp, các ngμnh sản xuất Qua đó đánh giá sự phát triển của từng ngμnh kinh tế cụ thể, cũng như sự phát triển của nền kinh tế quốc

dân Nhờ đó, Nhμ nước có các chính sách, quyết định về kinh tế phù hợp với sự phát triển của đất nước

Trong điều kiện nền kinh tế thị trường của nước ta hiện nay, nền kinh tế sản xuất hμng hoá được vận hμnh theo cơ chế thị trường có sự điều tiết của Nhμ nước, đòi hỏi hệ thống kế toán không ngừng đổi mới vμ hoμn thiện để đáp ứng nhu cầu quản lý các hoạt

động kinh tế của đơn vị vμ của Nhμ nước cũng như phù hợp với các thông lệ, chuẩn mực kế toán quốc tế

1.2 Các nguyên tắc kế toán chung được thừa nhận

1.2.1 Một số khái niệm

- Đơn vị kế toán: lμ đơn vị kinh tế nắm trong tay tiềm năng vμ tiến hμnh hoạt động kinh doanh Đó lμ đơn vị ghi chép tổng hợp vμ báo cáo kế toán Các đơn vị kế toán có thể lμ:

+ Cơ quan nhμ nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức khác có sử dụng kinh phí do ngân sách nhμ nước cấp

- Đơn vị tiền tệ kế toán: lμ đơn vị tiền tệ được sử dụng chính thức trong việc ghi

sổ kế toán vμ lập báo cáo tμi chính Thước đo tiền tệ lμ loại thước đo sử dụng chủ yếu trong kế toán dùng để biểu hiện giá trị các loại tμi sản khác nhau nhờ đó mμ kế toán có thể ghi chép, thu thập, xử lý thông tin vμ lập báo cáo tμi chính

+ Ngoại tệ lμ đơn vị tiền tệ khác với đơn vị tiền tệ kế toán của doanh nghiệp + Trong trường hợp doanh nghiệp có giao dịch bằng ngoại tệ hoặc báo cáo tμi chính của cơ sở hoạt động ở nước ngoμi phải được chuyển đổi sang đơn vị tiền tệ kế toán của doanh nghiệp Theo luật kế toán vμ chuẩn mực kế toán Việt Nam, đơn vị tiền

tệ kế toán lμ đồng Việt Nam Trường hợp phát sinh bằng ngoại tệ phải qui đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá hối đoái thực hiện hoặc tỷ giá hối đoái do ngân hμng nhμ nước công bố tại thời điểm qui đổi

- Kỳ kế toán: Lμ thời gian qui định mμ các số liệu, thông tin kế toán của đơn vị phải lập báo cáo Kỳ báo cáo gồm: năm, quý, tháng trong đó:

định thμnh lập đến hết ngμy cuối cùng của kỳ kế toán theo qui định

- Tμi sản lμ nguồn lực do doanh nghiệp kiểm soát vμ có thể thu được lợi ích trong tương lai

- Nợ phải trả: lμ nghĩa vụ hiện tại của doanh nghiệp phát sinh từ các giao dịch vμ

sự kiện đã qua mμ doanh nghiệp phải thanh toán từ các nguồn lực của mình

- Vốn chủ sở hữu: lμ trị giá vốn của doanh nghiệp, được tính bằng số chênh lệch giữa giá trị tμi sản của doanh nghiệp trừ nợ phải trả

- Doanh thu phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh thông thường của doanh nghiệp vμ thường bao gồm:doanh thu bán hμng, doanh thu cung cấp dịch vụ, tiền lãi, tiền bản quyền, cổ tức, lợi nhuận được chia

- Thu nhập khác bao gồm các khoản thu nhập phát sinh từ hoạt động ngoμi các hoạt động tạo ra doanh thu như: thu từ thanh lý, nhượng bán tμi sản cố định, thu tiền phạt khách hμng do vi phạm hợp đồng

- Chi phí sản xuất kinh doanh phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh thông thường của doanh nghiệp như: giá vốn hμng bán, chi phí bán hμng, chi phí quản lý, chi phí lãi vay vμ chi phí thuộc quá trình kinh doanh

- Chi phí khác bao gồm: các khoản chi phí phát sinh từ hoạt động ngoμi các hoạt

động kinh doanh thông thường của doanh nghiệp (chi từ thanh lý, nhượng bán tμi sản

cố định, các khoản tiền bị khách hμng phạt do vi phạm hợp đồng )

1.2.2 Nguyên tắc kế toán

- Cơ sở dồn tích: Mọi nghiệp vụ kinh tế tμi chính của doanh nghiệp liên quan đến

tμi sản, nợ phải trả, nguồn vốn chủ sở hữu, doanh thu, chi phí phải được ghi sổ kế toán vμo thời điểm phát sinh, không căn cứ vμo thời điểm thực tế thu hoặc thực tế chi tiền hoặc tương đương tiền Báo cáo tμi chính lập trên cơ sở dồn tích phản ánh tình hình tμi

- Hoạt động liên tục: Báo cáo tμi chính được lập trên cơ sở giả định lμ doanh

nghiệp đang hoạt động liên tục vμ sẽ tiếp tục hoạt động kinh doanh bình thường trong tương lai gần, nghĩa lμ doanh nghiệp không có ý định cũng như không buộc phải ngừng hoạt động hoặc phải thu hẹp đáng kế quy mô hoạt động của mình Trong trường hợp thực tế khác với giả định hoạt động liên tục thì báo cáo tμi chính phải lập trên một cơ

sở khác vμ phải giải thích cơ sở đã sử dụng để lập báo cáo tμi chính

- Nguyên tắc giá gốc (giá phí): Tμi sản phải được ghi nhận theo giá gốc Giá gốc

của tμi sản được tính theo số tiền hoặc khoản tương đương tiền đã trả, phải trả hoặc tính theo giá trị hợp lý của tμi sản đó vμo thời điểm tμi sản được ghi nhận Giá gốc của tμi sản không được thay đổi trừ khi có quy định khác trong chuẩn mực kế toán cụ thể

- Nguyên tắc phù hợp: Việc ghi nhận doanh thu vμ chi phí phải phù hợp với

nhau Khi ghi nhận một khoản doanh thu thì phải ghi nhận một khoản chi phí tương ứng có liên quan đến việc tạo ra doanh thu đó Chi phí tương ứng với doanh thu gồm chi phí của các kỳ trước hoặc chi phí phải trả nhưng liên quan đến doanh thu của kỳ đó

- Nguyên tắc nhất quán: Các chính sách vμ phương pháp kế toán mμ doanh

nghiệp đã chọn phải được áp dụng thống nhất ít nhất trong một kỳ kế toán năm trường hợp có thay đổi chính sách vμ phương pháp kế toán đã chọn thì phải giải trình lý do vμ

ảnh hưởng của sự thay đổi đó trong phần thuyết minh báo cáo tμi chính

- Nguyên tắc thận trọng: Việc xem xét, cân nhắc, phán đoán cần thiết để lập các

ước tính kế toán trong các điều kiện không chắc chắn Nguyên tắc thận trọng đòi hỏi:

+ Phải lập các dự phòng nhưng không lập quá lớn

+ Không đánh giá cao hơn giá trị của các tμi sản vμ các khoản thu nhập

+ Không đánh giá thấp hơn giá trị các khoản nợ phải trả vμ chi phí

+ Doanh thu vμ thu nhập chỉ được ghi nhận khi có bằng chứng chắc chắn về khả năng thu được lợi ích kinh tế, còn chi phí phải được ghi nhận khi có bằng chứng về khả năng phát sinh chi phí

- Nguyên tắc trọng yếu: Thông tin được coi lμ trọng yếu trong trường hợp nếu

thiếu thông tin hoặc thiếu chính xác của thông tin đó có thể lμm sai lệch đáng kể báo cáo tμi chính, lμm ảnh hưởng đến quyết định kinh tế của người sử dụng báo cáo tμi chính Tính trọng yếu phụ thuộc vμo độ lớn vμ tính chất của thông tin hoặc các sai sót

được đánh giá trong hoμn cảnh cụ thể Tính trọng yếu của thông tin phải được xem xét trên cả phương diện định lượng vμ định tính

1.3 Đối tượng của kế toán

Để tiến hμnh các hoạt động trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh hay bất kỳ một lĩnh vực nμo khác, các đơn vị cần phải có một khối lượng tμi sản nhất định Tμi sản của

đơn vị bao gồm nhiều thứ, nhiều loại với đặc điểm vμ tính chất khác nhau, giữ vị trí, vai trò khác nhau trong quá trình hoạt động của đơn vị Mặt khác những tμi sản nμy lại

được hình thμnh từ nhiều nguồn khác nhau Yêu cầu của công tác quản lý tμi sản trong

đơn vị lμ phải nắm được từng thứ, từng loại cũng như tổng số tμi sản vμ nguồn hình thμnh tμi sản Có như vậy mới đảm bảo sử dụng một cách hợp lý có hiệu quả, phát huy

được toμn bộ nguồn lực vμo việc phục vụ cho mục tiêu hoạt động của đơn vị

Mặt khác trong quá trình hoạt động sản xuất, tμi sản của các đơn vị không ngừng quá các giai đoạn khác nhau, qua mỗi giai đoạn vận động, tμi sản của các đơn vị không ngừng biến đổi về mặt hình thái mμ còn biến đổi cả về mặt giá trị

Hạch toán kế toán giữ vai trò quan trọng trong công tác quản lý tμi sản, thông tin

do hạch toán kế toán cung cấp sẽ giúp nhμ quản lý biết được tình hình tμi sản của đơn

vị theo từng loại, tổng số, đánh giá được tình hình trang bị vμ sử dụng tμi sản, biết được tμi sản của đơn vị được hình thμnh từ nguồn nμo

Như vậy, để tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý, hạch toán tμi sản, hạch toán kế toán nghiên cứu, xem xét tμi sản của đơn vị theo hai hình thái biểu hiện lμ giá trị của tμi sản vμ nguồn hình thμnh tμi sản, đồng thời cũng xem xét quá trình vận động của tμi sản trong quá trình hoạt động kinh tế của đơn vị

Hay nói một cách khác, tμi sản vμ sự vận động của tμi sản trong quá trình hoạt

động của các đơn vị lμ đối tượng nghiên cứu chung của hạch toán kế toán (bởi vì bất cứ một doanh nghiệp, một tổ chức hay một cá nhân nμo muốn tiến hμnh hoạt động kinh doanh cũng đòi hỏi một lượng vốn nhất định, vốn đó biểu hiện dưới dạng vật chất hoặc phi vật chất vμ được đo bằng tiền gọi lμ tμi sản

Như đã trình bμy ở trên, đối tượng chung của hạch toán kế toán lμ tμi sản vμ sự vận động của tμi sản trong quá trình hoạt động của các đơn vị Khi nghiên cứu tμi sản (vốn) của các đơn vị sản xuất kinh doanh người ta nghiên cứu trên hai mặt của nó lμ tμi sản vμ nguồn hình thμnh của tμi sản (nguồn vốn) Để nghiên cứu toμn diện mặt biểu hiện nμy trước hết ta nghiên cứu kết cấu vốn (tμi sản) vμ các giai đoạn vận động của vốn (tμi sản) trong các đơn vị

Cho số liệu sau

Tiền mặt tồn quỹ 2.000 Phương tiện vận tải 1.243.000Tiền gửi ngân hμng 864.000 Tμi sản cố định hữu hình 184.000Nguyên vật liệu tồn kho 1.478.000 Nguồn vốn kd do nhμ nước cấp 6.880.000

Thμnh phẩm tồn kho 389.000 Quỹ đầu tư phát triển 654.000Phải thu của khách hμng 163.000 Lợi nhuận chưa phân phối 895.000Tạm ứng cho nhân viên 45.000 Vay ngắn hạn ngân hμng 1.287.000Nhμ xưởng 927.000 Khoản phảI trả cho người bán 72.000Nhμ văn phòng 642.000 Thuế vμ các khỏan phảI nộp 168.000Máy móc thiết bị 3.867.000 Khoản tiền phải trả cho CNV 96.000

1.3.1-Phân loại vốn của doanh nghiệp theo tài sản

* Khái niệm: Vốn kinh doanh (tμi sản) lμ tất cả những thứ hữu hình hoặc vô hình

gắn với lợi ích trong tương lai của đơn vị vμ thỏa mãn các điều kiện sau:

+ Thuộc quyền sở hữu hoặc quyền kiểm soát lâu dμi của đơn vị

+ Có giá trị thực đối với đơn vị

+ Có giá phí xác định

Có rất nhiều cách phân loại tμi sản trong doanh nghiệp nhưng xét về mặt giá trị

vμ tính chất luân chuyển của tμi sản thì toμn bộ tμi sản của doanh nghiệp chia thμnh: tμi sản ngắn hạn vμ tμi sản dμi hạn

* Tài sản ngắn hạn: lμ những tμi sản thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp có

giá trị nhỏ, thời hạn sử dụng ngắn Những tμi sản có giá trị nhỏ hơn 10 triệu đồng vμ thời hạn sử dụng dưới một năm hoặc một chu kỳ kinh doanh Có nhiều căn cứ để phân loại tμi sản ngắn hạn

- Căn cứ theo lĩnh vực tham gia luân chuyển tμi sản ngắn hạn được phân ra lμm 3 loại:

+ Tμi sản ngắn hạn trong sản xuất, bao gồm:

Tμi sản ngắn hạn trong sản xuất: lμ giá trị các loại tμi sản còn đang nằm trong quá trình sản xuất, gồm có nửa thμnh phẩm, thμnh phẩm dở dang (chi phí sản xuất dở dang)

Tμi sản ngắn hạn dự trữ cho sản xuất: lμ giá trị các loại tμi sản đang dự trữ trong kho chuẩn bị cho quá trình sản xuất gồm có: nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu, công cụ dụng cụ

+ Tμi sản ngắn hạn trong lưu thông: lμ những tμi sản đã vμ đang chuẩn bị tham gia vμo quá trình lưu thông phân phối, gồm:

Tμi sản ngắn hạn dự trữ cho quá trình lưu thông: thμnh phẩm, hμng hoá dự trữ trong kho hay đang gửi bán

Tμi sản ngắn hạn trong quá trình lưu thông: vốn bằng tiền, vốn trong thanh toán

+ Tμi sản ngắn hạn tham gia đầu tư tμi chính ngắn hạn: đầu tư liên doanh ngắn hạn, đầu tư chứng khoán ngắn hạn

- Căn cứ theo mức độ khả năng thanh khoản tμi sản ngắn hạn được phân ra lμm các loại:

+ Tiền: Lμ tμi sản của đơn vị tồn tại trực tiếp dưới hình thái giá trị (tiền mặt, tiền gửi ngân hμng, tiền đang chuyển kể cả tiền Việt Nam, ngoại tệ, vμng bạc, đá quý, ngân phiếu thanh toán)

+ Các khoản đầu tư tμi chính ngắn hạn: Lμ những khoản đầu tư về vốn nhằm mục đích kiếm lời có thời hạn thu hồi trong vòng 1 năm hay một chu kỳ kinh doanh (các khoản đầu tư cổ phiếu, trái phiếu, đầu tư góp vốn liên doanh, đầu tư cho vay ngắn hạn )

+ Các khoản phải thu: lμ số tμi sản của đơn vị nhưng đang bị các tổ chức, tập thể hay cá nhân khác chiếm dụng mμ đơn vị phải có trách nhiệm thu hồi (phải thu ở người mua, tiền đặt trước cho người bán, khoản nộp thừa cho Ngân sách, các khoản phải thu nội bộ )

+ Hμng tồn kho: Lμ tμi sản lưu động của đơn vị tồn tại dưới hình thái hiện vật

có thể cân đong đo đếm được (vật liệu, dụng cụ, hμng mua đang đi đường, thμnh phẩm, hμng hoá, sản phẩm dở dang )

+ Tμi sản lưu động khác: lμ những tμi sản còn lại ngoμi những thứ đã kể trên (các khoản tạm ứng cho công nhân viên, các khoản chi phí trả trước, các khoản tiền ký quỹ, ký cược ngắn hạn

- Căn cứ theo mục đích sử dụng vốn (tμi sản) kinh doanh còn có thể phân thμnh: + Tμi sản trong kinh doanh

+ Tμi sản ngoμi kinh doanh

* Tài sản dài hạn

Lμ những tμi sản có giá trị lớn thời hạn sử dụng dμi (giá trị lớn hơn hoặc bằng

10 triệu, thời gian lớn hơn hoặc bằng 1 năm hay 1 chu kỳ kinh doanh)

Tμi sản cố định tham gia vμo nhiều chu kỳ sản xuất vμ giá trị của tμi sản chuyển dịch dần dần vμo giá trị sản phẩm Có nhiều căn cứ để phân loại tμi sản dμi hạn

- Theo hình thái biểu hiện toμn bộ tμi sản cố định của doanh nghiệp được chia thμnh:

+ Tμi sản cố định hữu hình: Lμ những tư liệu lao động có giá trị lớn vμ có thời gian sử dụng lâu dμi như: nhμ cửa, máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải, vật kiến trúc, vườn cây lâu năm Tμi sản cố định hữu hình có thể do doanh nghiệp tự mua sắm, xây dựng hoặc đi thuê dμi hạn

+ Tμi sản cố định vô hình: Lμ những tμi sản không có hình thái vật chất, phản

ánh một lượng giá trị mμ đơn vị đã thực sự đầu tư: quyền sử dụng đất, chi phí thμnh lập chuẩn bị sản xuất, bằng phát minh sáng chế, chi phí nghiên cứu phát triển, chi phí lợi thế thương mại Tμi sản cố định vô hình cũng có thể được hình thμnh do doanh nghiệp

tự đầu tư hoặc thuê dμi hạn

+ Tμi sản cố định đầu tư tμi chính: lμ giá trị các khoản đầu tư tμi chính dμi hạn với mục đích kiếm lời: góp vốn liên doanh dμi hạn, chứng khoán dμi hạn, cho thuê tμi sản cố định dμi hạn, đầu tư kinh doanh bất động sản

1.3.2 Phân loại vốn theo nguồn hình thành tài sản

Bên cạnh việc xem xét tμi sản của doanh nghiệp theo hình thái giá trị kết hợp với tính chất luân chuyển của tμi sản, hạch toán kế toán còn xem xét tμi sản theo nguồn hình thμnh của tμi sản Theo cách phân loại nμy thì toμn bộ tμi sản của doanh nghiệp

được hình thμnh bởi hai nguồn: Nợ phải trả vμ Nguồn vốn chủ sở hữu

* Nợ phải trả: Các khoản nợ phải trả lμ số tiền mμ doanh nghiệp đi vay, chiếm

dụng của đơn vị khác, vμ doanh nghiệp có trách nhiệm phải trả

Nợ phải trả lμ nguồn vốn mμ doanh nghiệp chỉ được quyền tạm thời sử dụng để

hỗ trợ cho nguồn vốn chủ sở hữu trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

Theo tính chất vμ thời hạn thanh toán từng khoản nợ, nợ phải trả được phân thμnh

2 loại: nợ ngắn hạn vμ nợ dμi hạn

- Nợ ngắn hạn: Lμ khoản nợ mμ doanh nghiệp có trách nhiệm phải thanh toán

trong thời hạn 1 năm hoặc một chu kỳ kinh doanh Các khoản nμy được trang trải bằng các tμi sản lưu động hoặc bằng các khoản nợ phát sinh

Theo tính chất các khoản nợ, nợ ngắn hạn chia lμm hai loại:

+ Nợ tín dụng: lμ khoản nợ mμ khi trả phải trả cả vốn lẫn lãi bao gồm các

khoản vay ngắn hạn

+ Nợ chiếm dụng: lμ các khoản nợ mμ doanh nghiệp chiếm dụng của người

khác theo luật định trong quá trình mua bán không phải trả lãi

Ví dụ: Phải trả cho người bán, phải trả cho công nhân viên, thuế vμ các khoản

phải nộp cho Nhμ nước, các khoản phải trả khác

- Nợ dài hạn: lμ khoản nợ mμ các đơn vị phải có trách nhiệm thanh toán với thời

hạn trên một năm hay một chu kỳ kinh doanh

Nợ dμi hạn cũng được chia lμm hai loại:

+ Nợ tín dụng: vay dμi hạn, vay trung hạn, nợ dμi hạn

+Nợ chiếm dụng: các khoản nhận ký cược, ký quỹ dμi hạn, nợ người bán,

người nhận thầu trên một năm

* Nguồn vốn đầu tư của chủ sở hữu: lμ nguồn vốn của các chủ sở hữu, các nhμ

đầu tư đóng góp khi mới thμnh lập doanh nghiệp vμ bổ sung thêm trong quá trình kinh doanh Tuỳ theo loại hình doanh nghiệp (doanh nghiệp nhμ nước, doanh nghiệp tư nhân, công ty cổ phần ) mμ tính cụ thể của nguồn hình thμnh tμi sản cũng khác nhau Tuy vậy có thể chia nguồn vốn chủ sở hữu thμnh các loại sau:

- Nguồn vốn kinh doanh: lμ số vốn mμ các chủ sở hữu, các nhμ đầu tư đóng góp

khi mới thμnh lập doanh nghiệp vμ được bổ sung thêm trong quá trình kinh doanh Số vốn nμy có thể được bổ sung, tăng thêm hoặc giảm bớt trong quá trình kinh doanh

- Lợi nhuận chưa phân phối: lμ phần chênh lệch giữa doanh thu vμ chi phí của

các hoạt động kinh doanh Phần lợi nhuận nμy sau khi nộp thuế thu nhập cho Nhμ nước, trích lập các quỹ, chia cho các bên tham gia liên doanh nhưng trong thời gian chưa phân phối, số lợi nhuận nμy được sử dụng vμo mục đích hoạt động sản xuất kinh doanh vμ được coi như một nguồn vốn chủ sở hữu

- Nguồn vốn chuyên dùng: lμ nguồn hình thμnh của các tμi sản dùng cho các

mục đích nhất định như: dự phòng, phát triển sản xuất kinh doanh, khen thưởng, xây dựng cơ bản, dùng cho phúc lợi công cộng đây lμ số nguồn vốn có gốc từ lợi nhuận

để lại doanh nghiệp, hay được cấp phát, viện trợ, được bổ sung

+ Nguồn vốn chủ sở hữu khác: lμ nguồn vốn có nguồn gốc hình thμnh từ tμi sản

doanh nghiệp do các nguyên nhân khách quan như do giá cả biến động, tỷ giá ngoại tệ thay đổi theo chiều hướng tăng (thuộc nguồn vốn nμy có chênh lệch đánh giá lại tμi sản, chênh lệch tỷ giá )

* Như vậy: cùng một lượng vốn kinh doanh, căn cứ phân loại khác nhau thì kết

cấu vốn khác nhau, tức lμ số loại nhiều ít khác nhau Giá trị tμi sản vμ nguồn hình thμnh tμi sản chỉ lμ hai mặt khác nhau của một tμi sản Giá trị tμi sản biểu hiện trạng thái cụ thể, phản ánh cái đang có, đang tồn tại trong đơn vị Còn nguồn hình thμnh tμi sản cho biết tμi sản được hình thμnh từ đâu, một tμi sản được tμi trợ từ một hay nhiều nguồn khác nhau Ngược lại một nguồn vốn có thể hình thμnh lên một hay nhiều tμi

sản

Về mặt lượng, tổng giá trị tμi sản bao giờ cũng bằng tổng nguồn hình thμnh tμi sản (nguồn vốn)

Phương trình kế toán cơ bản:

* Kết luận chung về đối tượng của hạch toán kế toán

Từ tất cả những điểm đã trình bμy ở trên ta có thể thấy đối tượng của hạch toán

kế toán lμ vốn kinh doanh của đơn vị hạch toán được xem xét trong mối quan hệ giữa 2 mặt biểu hiện lμ tμi sản vμ nguồn hình thμnh tμi sản vμ quá trình tuần hoμn của vốn kinh doanh qua các giai đoạn nhất định của quá trình tái sản xuất, cùng các mối quan

hệ kinh tế pháp lý phát sinh trong quá trình hoạt động của đơn vị Qua đó ta có thể khái quát những đặc điểm cơ bản của đối tượng hạch toán kế toán lμ:

- Luôn có tính 2 mặt độc lập với nhau nhưng cân bằng nhau về lượng

- Luôn vận động qua các giai đoạn khác nhau nhưng theo một trật tự nhất định

- Luôn có tính đa dạng trên mỗi nội dung cụ thể

- Mỗi loại đối tượng kinh tế đều gắn liền trực tiếp tới lợi ích kinh tế vμ quyền lợi của các bên

Sơ đồ 1.1: Sơ đồ phân loại vốn kinh doanh

Theo kết cấu vốn kinh doanh

Toμn

bộ tμi sản (vốn kinh doanh)

Theo nguồn hình thμnh vốn kinh doanh

- Hμng mua đang đi đường

- Nguyên liệu, vật liệu

- Công cụ dụng cụ

- Chi phí sản xuất kinh doanh

dở dang

Tμi sản ngắn hạn trong sản xuất

Tμi sản ngắn hạn

Nợ phải trả

Nợ ngắn hạn

- Nợ tín dụng

- Nợ chiếm dụng

- Khách hμng tạm ứng mua hμng

Tμi sản dμi hạn

Nguồn vốn đầu

tư của chủ sở hữu

- Nguồn vốn kinh doanh

- Lợi nhuận chưa phân phối

- Quyền sử dụng đất, bằng

phát minh sáng chế Tμi sản

cố định vô hình

Nguồn vốn chuyên dùng

- Nguồn vốn đầu tư xây dựng cơ bản

- Các quỹ doanh nghiệp

- Góp vốn liên doanh dμi hạn,

cho thuê tμi sản cố định dμi

hạn, đầu tư kinh doanh bất

Nguồn vốn chủ sở hữu khác

- Chênh lệch tăng do tỷ giá tăng

- Chênh lệch tăng do đánh giá lại tμi sản

*Ví dụ minh hoạ

Ví dụ 1: Có tình hình tμi sản của một doanh nghiệp như sau:

Tiền gửi ngân hμng 100 Tiền đặt trước của người mua 30

Phải thu của người mua 75

Yêu cầu: Phân loại tμi sản vμ nguồn vốn của doanh nghiệp

Lời giải

Phải thu của người mua 75 Phải trả công nhân viên 50

Đặt trước cho người bán 40 Vay ngắn hạn ngân hμng 120Tạm ứng cho nhânviên 10 IV Nguồn vốn chủ sở hữu 1320

Ví dụ 2: Có tình hình tμi sản của một doanh nghiệp như sau:

ĐVT: 1.000.000 đồng Tiền mặt tồn quỹ 2.000 Phương tiện vận tải 1.243.000Tiền gửi ngân hμng 864.000 Tμi sản cố định hữu hình 184.000Nguyên vật liệu tồn kho 1.478.000 Nguồn vốn kd do nhμ nước cấp 6.880.000

Thμnh phẩm tồn kho 389.000 Quỹ đầu tư phát triển 654.000Phải thu của khách hμng 163.000 Lợi nhuận chưa phân phối 895.000Tạm ứng cho nhân viên 45.000 Vay ngắn hạn ngân hμng 1.287.000Nhμ xưởng 927.000 Khoản phảI trả cho người bán 72.000Nhμ văn phòng 642.000 Thuế vμ các khỏan phảI nộp 168.000Máy móc thiết bị 3.867.000 Khoản tiền phảI trả cho CNV 96.000

Yêu cầu: Phân loại tμi sản vμ nguồn vốn của doanh nghiệp

Lời giải

I Tài sản ngắn hạn 3.437.000 III Nợ phải trả 1.623.000

Tiền mặt tồn quỹ 2.000 Vay ngắn hạn của ngân hμng 1287.000Tiền gửi ngân hμng 864.000 Khoản phải trả cho người bán 72.000Nguyên vật liệu tồn kho 1.478.000 Thuế vμ các khoản phải nộp 168.000Sản phẩm chế dở dang 496.000 Trả lương cho công nhân viên 96.000Thμnh phẩm tồn kho 389.000 IV Nguồn vốn chủ sở hữu 8.677.000

PhảI thu của khách hμng 163.000 Nguồn vốn do nhμ nước cấp 6.880.000

II Tài sản dài hạn 6.863.000 Quỹ đầu tư phát triển 654.000

Trong quá trình sản xuất tμi sản của doanh nghiệp vận động không ngừng qua các giai đoạn khác nhau, mỗi giai đoạn của sự vận động tμi sản của đơn vị không ngừng biến đổi về mặt hình thái tồn tại mμ còn biến đổi về mặt giá trị Tuỳ thuộc vμo lĩnh vực hoạt động kinh doanh của từng doanh nghiệp (sản xuất, phân phối, lưu thông)

mμ tμi sản của doanh nghiệp vận động qua các giai đoạn khác nhau

* Trong các doanh nghiệp sản xuất của cải vật chất, tμi sản của đơn vị thường vận

động qua 3 giai đoạn: Mua hμng - sản xuất - bán hμng:

T – H H’ – T’

Giai đoạn mua hàng: Đơn vị bỏ tiền mua sắm vật tư, tμi sản để chuẩn bị cho sản

xuất, do đó tμi sản của đơn vị chuyển từ hình thái tiền tệ sang hình thái hiện vật

Giai đoạn sản xuất: Đây lμ giai đoạn kết hợp giữa lao động, tư liệu lao động vμ

đối tượng lao động để tạo ra sản phẩm theo mục đích đã định, ở giai đoạn nμy tμi sản của doanh nghiệp chuyển từ hình thái hiện vật ban đầu sang hình thái hiện vật mới phù

hợp với mục đích sản xuất

Giai đoạn bán hàng: Giai đoạn nμy đơn vị xuất kho thμnh phẩm, hμng hoá

chuyển cho người mua để thu về một lượng tiền với số tiền lớn hơn số tiền đã bỏ ra ban

đầu Vμ giai đoạn nμy thì tμi sản của doanh nghiệp đang từ hình thái hiện vật mới chuyển sang hình thái tiền tệ

Từ kết quả nghiên cứu ở trên ta có thể khái quát quá trình tuần hoμn của vốn sản xuất qua sơ đồ sau:

Sơ đồ1.2: Tuần hoàn của vốn kinh doanh

Nhìn vào sơ đồ ta thấy:

Tμi sản của doanh nghiệp vận động không ngừng qua các giai đoạn kế tiếp nhau của quá trình tái sản xuất vμ cuối cùng lại trở về hình thái ban đầu của nó Quá trình vận động được một vòng khép kín đó gọi lμ chu kỳ vận động (tuần hoμn) của vốn (tμi sản) Vốn vận động tuân theo chu kỳ ấy vμ lặp đi lặp lại gọi lμ sự tuần hoμn của vốn

Vốn bằng tiền Quá trình cung cấp Vốn dự trữ cho sản xuất

Vốn thμnh phẩm Quá trình sản xuất Quá trình tiêu thụ

Kết thúc một chu kỳ quay vốn trở về hình thái ban đầu (tiền tệ) nhưng về lượng lớn hơn ban đầu, sự tuần hoμn được định kỳ đổi mới về lượng vμ chất gọi lμ chu chuyển vốn

* Khác với các doanh nghiệp sản xuất, trong các doanh nghiệp kinh doanh thương mại chức năng cơ bản của họ lμ mua hμng hoá vμo vμ bán hμng hoá ra Trong

quá trình hoạt động kinh doanh tμi sản của doanh nghiệp kinh doanh thương mại chỉ vận động qua 2 giai đoạn: Mua hμng – bán hμng:

T – H – T’

Giai đoạn mua hàng: Đơn vị bỏ tiền ra mua hμng hoá vật tư để dự trữ chuẩn bị

cho quá trình bán hμng (tiêu thụ) Trong giai đoạn nμy tμi sản của đơn vị kinh doanh thương mại chuyển từ hình thái tiền tệ sang hình thái hiện vật

Giai đoạn bán hàng: Đơn vị xuất kho hμng hoá, vật tư bán cho người mua vμ thu

hồi tiền hμng Vμ số tiền thu về phải đảm bảo bù đắp chi phí vμ có lãi (số tiền thu về lớn hơn số tiền đã bỏ ra ban đầu) Trong giai đoạn nμy tμi sản của đơn vị chuyển từ hình thái hiện vật sang hình thái giá trị

Trong các đơn vị tín dụng ngân hμng (kinh doanh tiền tệ) vốn không thay đổi hình thái vật chất nhưng vẫn lớn lên sau quá trình vận động T – T’ Tính đặc thù nμy

lμ kết quả được thực hiện trong hoạt động sản xuất kinh doanh: vốn đã thay đổi hình thái trong quá trình kinh doanh của các đơn vị sử dụng, phần giá trị dôi ra do các đơn

vị sử dụng “nhượng lại” cho các đơn vị tín dụng khác

Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mình Các đơn vị hạch toán phải giải quyết hμng loạt các quan hệ kinh tế

- Các mối quan hệ phát sinh do hợp đồng kinh tế chuyển giao quyền sở hữu như: nguyên vật liệu nhận gia công chế biến hộ, sản phẩm hμng hoá giữ hộ các đơn vị khác theo hợp đồng, tư liệu lao động thuê ngoμi sử dụng trong thời gian nhất định

- Các mối quan hệ gắn liền với nghĩa vụ vμ trách nhiệm của các tổ chức kinh tế: trách nhiệm bảo quản sản phẩm hμng hoá, trách nhiệm chuyển giao nguyên vật liệu, bán sản phẩm đúng kỳ hạn chất lượng trách nhiệm trong bảo vệ tμi sản bản vẽ, kim loại quý hiếm

- Các mối quan hệ thuần tuý về nghĩa vụ của đơn vị trước xã hội trong việc sử dụng của cải của xã hội: trách nhiệm trong việc bảo vệ môi trường thiên nhiên, trong việc sử dụng tμi nguyên vμ cơ sở vật chất của xã hội, trong việc sử dụng lao động xã hội

- Các mối quan hệ trong hạch toán kế toán nội bộ đặc biệt lμ đánh giá cống hiến

vμ sự hưởng thụ của từng nhóm người, từng người lao động

1.4 Các phương pháp của kế toán

Để thực hiện chức năng của mình, kế toán đã sử dụng một hệ thống bao gồm nhiều phương pháp như: phương pháp chứng từ, phương pháp tμi khoản kế toán, phương pháp tính giá, phương pháp tổng hợp - cân đối kế toán

1.4.1 Phương pháp chứng từ

Phương pháp chứng từ kế toán lμ một phương pháp kế toán phản ánh các nghiệp

vụ kinh tế tμi chính phát sinh vμ thực sự hoμn thμnh theo thời gian vμ địa điểm phát sinh nghiệp vụ vμo bản chứng từ kế toán, sử dụng các bản chứng từ đó phục vụ cho công tác kế toán vμ công tác quản lý kinh tế tμi chính

Kế toán phản ánh hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, hoạt động nμy được cấu thμnh bởi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh như: nhập xuất kho vật liệu, thu chi tiền mặt, thanh toán tiền hμng, thu tiền của khách hμng Để chứng minh các nghiệp vụ kinh tế đã xảy ra vμ thực sự hoμn thμnh, kế toán phải sử dụng chứng từ để thu thập thông tin về các nghiệp vụ nμy lμm cơ sở cho việc kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý vμ hợp lệ của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, lμm căn cứ để ghi sổ kế toán để đảm bảo cung cấp số liệu trung thực vμ đáng tin cậy

1.4.2 Phương pháp tính giá

Phương pháp tính giá lμ một phương pháp kế toán, sử dụng các thước đo tiền tệ

để tính toán, xác định giá trị của từng loại vμ tổng số tμi sản của đơn vị thông qua mua vμo, sản xuất theo những nguyên tắc nhất định Tính giá tμi sản cho phép tổng hợp toμn

bộ giá trị thực tế của tμi sản doanh nghiệp, toμn bộ chi phí phát sinh từ đó cung cấp thông tin để đánh giá hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp Hình thức biểu hiện bên ngoμi của phương pháp tính giá lμ sổ sách kế toán, bảng phân bổ chi phí khấu hao, bảng tổng hợp vật tư xuất dùng, bảng tính giá thμnh thμnh phẩm

1.4.3 Phương pháp đối ứng tài khoản

Phương pháp tμi khoản kế toán lμ phương pháp kế toán phân loại các đối tượng kế toán để phản ánh vμ kiểm tra một cách thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình vμ

sự vận động của từng đối tượng kế toán riêng biệt

Khi một nghiệp vụ kinh tế phát sinh, thông tin trên chứng từ sẽ được thu thập nhưng các thông tin nμy thường có tính chất phân tán vμ rời rạc Vì vậy phương pháp tμi khoản kế toán sẽ giúp cho kế toán dễ dμng phân loại thông tin trên chứng từ kế toán

vμ phản ánh một cách có hệ thống vμo hệ thống sổ sách kế toán được mở dưới hình thức các tμi khoản kế toán để theo dõi từng đối tượng kế toán

Như vậy: Mỗi phương pháp kế toán có vị trí vμ chức năng nhất định, đóng vai trò

quan trọng trong quá trình xử lý vμ cung cấp thông tin trên các báo cáo kế toán vμ giữa chúng có mối liên hệ chặt chẽ với nhau thể hiện ở trình tự vận dụng các phương pháp

kế toán Phương pháp kế toán nμy lμm tiền đề cho phương pháp kế toán kia vμ ngược lại tạo nên một hệ thống phương pháp kế toán hoμn chỉnh Cụ thể:

Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh kế toán phải lập chứng từ để chứng minh nghiệp vụ kinh tế đã xảy ra vμ hoμn thμnh Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên chứng

từ được phản ánh vμo các sổ sách có liên quan bằng cách vận dụng phương pháp tμi khoản kế toán Mặt khác việc ghi chép vμo các tμi khoản vμ sổ sách có liên quan phải

được ghi chép bằng các thước đo giá trị, do đó cần phải tính giá các đối tượng kế toán nhằm xác định đúng giá trị tμi sản Cuối kỳ kinh doanh, kế toán phản ánh toμn bộ tình hình tμi chính vμ kết quả kinh doanh của doanh nghiệp trong kỳ, cần phải sử dụng phương pháp tổng hợp cân đối kế toán để cung cấp thông tin tổng quát nhất vμ những thông tin phản ánh thực chất hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp từ các sổ sách kế toán

Tóm tắt chương 1

1 Hạch toán kế toán lμ tính toán, ghi chép bằng số liệu cụ thể tất cả các nghiệp

vụ kinh tế phát sinh trong đơn vị, cung cấp kịp thời đầy đủ, chính xác, toμn diện vμ có

hệ thống về tình hình tμi sản hiện có vμ tình hình kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của một đơn vị Hạch toán kế toán lμ tất yếu khách quan trong nền kinh tế

2 Các thước đó sử dụng trong hạch toán kế toán lμ: thước đo hiện vật, thước đo lao động vμ thước đo tiền tệ

3 Hạch toán kế toán có vai trò quan trọng trong quản lý kinh tế tμi chính, lμ công

cụ hữu hiệu cho công tác quản lý kinh tế tμi chính Xuất phát từ nhu cầu sử dụng thông tin, trong việc ra quyết định thì vai trò của kế toán cμng được khẳng định

4 Đối tượng chung của hạch toán kế toán lμ tμi sản vμ sự vận động của tμi sản trong quá trình hoạt động kinh tế tμi chính Đối tượng cụ thể của hạch toán kế toán lμ tμi sản trong các đơn vị vμ sự vận động của tμi sản đó trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh Trong quá trình hoạt động kinh doanh tμi sản vận động không ngừng qua các giai đoạn khác nhau Qua mỗi giai đoạn tμi sản vận động vμ biến đổi cả về hình thái vμ giá trị

5 Các nguyên tắc kế toán được thừa nhận vμ các yêu cầu cơ bản của hạch toán kế toán

6 Các loại hạch toán: hạch toán thống kê, hạch toán nghiệp vụ vμ hạch toán kế toán

7 Các phương pháp hạch toán kế toán, vμ mối liên hệ giữa các phương pháp kế toán

Chương 2: phương pháp chứng từ 2.1 Khái quát chung về phương pháp chứng từ

2.1.1 Khái niệm và các yếu tố cấu thành của phương pháp chứng từ

Để thu thập cung cấp đầy đủ, kịp thời thông tin về từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh phục vụ cho công tác quản lý kinh tế vμ công tác kế toán, hạch toán kế toán xây dựng một phương pháp khoa học đó lμ: phương pháp chứng từ kế toán Phương pháp chứng từ kế toán được hình thμnh bởi hai nội dung:

- Sao chụp được các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thuộc đối tượng hạch toán kế toán phù hợp với đặc điểm vμ sự vận động của từng loại đối tượng Phương pháp chứng

từ kế toán có hình thức biểu hiện lμ hệ thống bản chứng từ để chứng minh tính hợp pháp của việc hình thμnh các nghiệp vụ kinh tế vμ phản ánh một cách trung thực khách quan các nghiệp vụ đó theo thời gian vμ địa điểm phát sinh vμo các bản chứng từ, lμm căn cứ để ghi sổ kế toán

- Thông tin kịp thời tình trạng vμ sự vận động của từng đối tượng hạch toán kế toán Phương pháp chứng từ kế toán có hình thức biểu hiện lμ trình tự luân chuyển chứng từ nhằm tổ chức luân chuyển các chứng từ đến các bộ phận liên quan có nhu cầu thông tin về các nghiệp vụ kinh tế phản ánh trong chứng từ phục vụ cho công tác quản

lý vμ công tác kế toán

Như vậy phương pháp chứng từ kế toán là phương pháp kế toán phản ánh các

nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và thực sự hoàn thành theo thời gian và địa điểm phát sinh của nghiệp vụ đó vào các bản chứng từ kế toán và sử dụng các bản chứng từ

đó phục vụ cho công tác kế toán và công tác quản lý

2.1.2 ý nghĩa của phương pháp chứng từ

Phương pháp chứng từ kế toán có ý nghĩa quan trọng trong công tác kiểm tra chỉ

đạo các hoạt động kinh tế vμ công tác kế toán, có thể khái quát ý nghĩa của phương pháp chứng từ kế toán như sau:

- Thông qua phương pháp chứng từ kế toán sẽ thu nhận được thông tin một cách kịp thời, nhanh chóng phục vụ cho công tác quản lý, điều hμnh từng nghiệp vụ kinh tế

rõ rμng, trung thực, đầy đủ các yếu tố

* Ví dụ một chứng từ kế toán (Biểu 2.1)

Biểu 2.1: Mẫu phiếu xuất kho vật tư

Đơn vị:

Bộ phận:

Mẫu số 02 – VT (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)

Phiếu xuất kho

Số lượng

Đơn giá

Thμnh tiền Yêu cầu Thực xuất

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

ý nghĩa của chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán lμ phương tiện để phản ánh mọi nghiệp vụ kinh tế tμi chính phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất của đơn vị Vì vậy, nó có ý nghĩa quan trọng trong công tác kế toán vμ công tác quản lý, được biểu hiện cụ thể như sau:

- Chứng từ kế toán lμ bằng chứng để chứng minh tính hợp pháp, hợp lý của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở đơn vị

- Chứng từ kế toán lμ căn cứ pháp lý cho mọi số liệu, thông tin kinh tế vμ lμ cơ sở

để ghi sổ kế toán

- Chứng từ kế toán lμ căn cứ pháp lý để kiểm tra việc chấp hμnh các chính sách, chế độ vμ quản lý kinh tế, tμi chính ở đơn vị, kiểm tra tình hình về bảo quản vμ sử dụng tμi sản, phát hiện ngăn ngừa, có biện pháp xử lý mọi hiện tượng tham ô, lãng phí tμi sản của đơn vị, của Nhμ nước

- Chứng từ kế toán lμ bằng chứng để kiểm tra kế toán, bằng chứng để giải quyết các vụ việc kiện tụng, tranh chấp về kinh tế, kiểm tra kinh tế, kiểm toán trong đơn vị

Các yếu tố cơ bản của một chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán vừa lμ phương tiện chứng minh tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế vừa lμ phương tiện thông tin về kết quả nghiêp vụ đó Vì vậy nội dung của bản chứng từ kế toán phải chứa đựng đầy đủ các chỉ tiêu đặc trưng của nghiệp vụ kinh tế

được phản ánh - Các chỉ tiêu đó gọi lμ các yếu tố cơ bản của một chứng từ kế toán Chứng từ dùng lμm căn cứ để ghi sổ kế toán vμ thông tin kinh tế phải lμ chứng từ

kế toán hợp pháp vμ hợp lệ

Chứng từ kế toán hợp pháp lμ chứng từ được lập theo đúng mẫu quy định của chế

độ kế toán hiện hμnh Việc ghi chép trên chứng từ phải đúng nội dung, bản chất, mức

độ nghiệp vụ kinh tế phát sinh vμ được pháp luật cho phép, có đủ chữ ký của người chịu trách nhiệm vμ dấu đơn vị

Chứng từ kế toán hợp lệ lμ chứng từ kế toán được ghi chép đầy đủ, kịp thời các yếu tố, các tiêu thức vμ đúng quy định về phương pháp lập của từng loại chứng từ Một chứng từ kế toán được coi lμ hợp pháp, hợp lệ phải có đầy đủ các yếu tố cơ bản sau đây:

- Tên gọi chứng từ: thường phản ánh khái quát nội dung kinh tế của nghiệp vụ

kinh tế ghi trong chứng từ Ví dụ: phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất, biên lai thu tiền Yếu tố nμy lμ cơ sở để phân loại chứng từ theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ vμ tổng hợp số liệu của các chứng từ cùng loại để ghi sổ kế toán

- Số và ngày tháng năm của chứng từ: phản ánh số thứ tự, thời gian của nghiệp vụ

kinh tế phát sinh ghi trong chứng từ

Yếu tố nμy lμm cơ sở cho việc chi tiết hoá nghiệp vụ kinh tế theo thời gian, giúp cho việc ghi sổ, đối chiếu, kiểm tra số liệu theo thứ tự thời gian, đảm bảo tính khoa học của công tác kế toán

- Nội dung tóm tắt của nghịêp vụ kinh tế: giải thích rõ hơn về nghiệp vụ kinh tế

phát sinh giúp cho việc kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế vμ lμ cơ sở

để ghi sổ kế toán

- Các đơn vị đo lường cần thiết: thể hiện quy mô của nghiệp vụ kinh tế phát sinh

về số lượng, giá trị Lμ căn cứ để kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của nghiệp vụ vμ lμ cơ

từ Đây lμ những yếu tố không bắt buộc, có tác dụng giải thích rõ hơn về nghiệp vụ kinh tế vμ tạo điều kiện thuận lợi cho việc sử dụng chứng từ để ghi sổ hay tính toán

2.2.2 Phân loại chứng từ

Chứng từ kế toán lμ phương tiện dùng để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tμi chính phát sinh trong quá trình hoạt động kinh tế của các đơn vị Do tính đa dạng vμ phong phú về nội dung vμ đặc điểm của các nghiệp vụ kinh tế tμi chính nên chứng từ sử dụng

để phản ánh nó cũng bao gồm nhiều loại khác nhau Để sử dụng có hiệu quả các loại chứng từ trong công tác quản lý vμ công tác kế toán, cần thiết phải phân loại chứng từ

kế toán Mỗi cách phân loại lại căn cứ vμo các tiêu thức khác nhau, mỗi tiêu thức phân loại khác nhau có các loại chứng từ khác nhau

a Phân loại chứng từ theo công dụng

Theo cách phân loại nμy thì chứng từ được chia thμnh: chứng từ mệnh lệnh, chứng từ chấp hμnh, chứng từ thủ tục, vμ chứng từ liên hợp

Chứng từ mệnh lệnh: lμ loại chứng từ mang quyết định của chủ thể quản lý

Chứng từ mệnh lệnh chỉ thể hiện lệnh, chứ chưa phản ánh được kết quả của việc thực hiện nghiệp vụ kinh tế phát sinh nên chưa phải lμ căn cứ để ghi sổ kế toán Chứng từ

mệnh lệnh thường được đính kèm với chứng từ chấp hμnh để đảm bảo tính pháp lý của chứng từ Ví dụ: Lệnh chi tiền, lệnh xuất kho vật tư

Chứng từ chấp hành (thực hiện): lμ loại chứng từ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế

phát sinh vμ thực sự hoμn thμnh Qua chứng từ chấp hμnh có thể thấy được kết quả của việc thực hiện các nghiệp vụ kinh tế, đồng thời thể hiện cả trách nhiệm vật chất trong việc thực hiện nghiệp vụ đó Chứng từ chấp hμnh được đính kèm với chứng từ mệnh lệnh vμ được dùng lμm căn cứ để ghi sổ kế toán

Ví dụ: Phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập vật tư, phiếu xuất vật tư

Chứng từ thủ tục kế toán: lμ loại chứng từ tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế có liên

quan theo những đối tượng kế toán cụ thể để tiện lợi cho việc ghi sổ vμ đối chiếu tμi liệu Đây lμ những chứng từ trung gian nên phải có chứng từ ban đầu đính kèm thì mới

có cơ sở pháp lý vμ như vậy mới được dùng để ghi sổ kế toán

Ví dụ: chứng từ - ghi sổ trong hình thức kế toán chứng từ - ghi sổ

Chứng từ liên hợp (tổng hợp): lμ loại chứng từ mang đặc điểm của 2 hoặc 3 loại

chứng từ trên để lμm căn cứ ghi sổ kế toán Ví dụ: hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, lệnh chi kiêm phiếu chi, lệnh xuất kiêm phiếu xuất

Mục đích của việc sử dụng chứng từ liên hợp lμ nhằm lμm giảm số lượng chứng

từ sử dụng trong hạch toán

Cách phân loại chứng từ theo công dụng lμ cơ sở cho việc sử dụng chứng từ hợp

lý phù hợp với công dụng của từng loại chứng từ

b Phân loại chứng từ theo địa điểm lập chứng từ

Theo cách phân loại nμy thì hệ thống chứng từ được chia thμnh: chứng từ thuộc doanh nghiệp phát hμnh vμ chứng từ bên ngoμi

- Chứng từ thuộc doanh nghiệp phát hành: lμ loại chứng từ được lập tại các bộ

phận trong doanh nghiệp Ví dụ: Phiếu xuất, phiếu nhập vật tư, phiếu thu, bảng kê thanh toán lương, hoá đơn bán hμng, biên bản bμn giao tμi sản

- Chứng từ bên ngoài: lμ chứng từ được lập từ các đơn vị khác (ngoμi doanh

nghiệp) nhưng có liên quan đến hoạt động kinh tế của doanh nghiệp Ví dụ: hoá đơn mua hμng, giấy báo Có, báo Nợ của Ngân hμng

Cách phân loại nμy tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra đối chiếu vμ xử lý các nghiệp vụ kinh tế, phân biệt mức độ quan tâm khác nhau trong việc kiểm tra đối với từng loại chứng từ

c Phân loại chứng từ theo mức độ khái quát

Theo cách phân loại nμy thì hệ thống chứng từ được chia thμnh: chứng từ ban đầu

vμ chứng từ tổng hợp

- Chứng từ ban đầu (chứng từ gốc): lμ loại chứng từ phản ánh trực tiếp đối tượng

kế toán Chứng từ ban đầu có đầy đủ giá trị vμ hiệu lực pháp lý cho kế toán vμ cho quản lý, lμ cơ sở cho việc thanh tra, xác định trách nhiệm vật chất

Ví dụ: các loại hoá đơn, phiếu xuất, phiếu nhập vật tư, phiếu thu, phiếu chi

- Chứng từ tổng hợp: lμ loại chứng từ được dùng để tổng hợp số liệu từ các chứng

từ gốc theo từng nghiệp vụ kinh tế, lμ công cụ kỹ thuật giảm nhẹ công tác kế toán vμ

đơn giản trong ghi sổ Ví dụ: chứng từ ghi sổ, các bảng tổng hợp nhập, xuất vật tư

Cách phân loại nμy giúp cho việc lựa chọn từng loại chứng từ trong công tác hạch toán, thanh tra vμ quản lý kinh tế

2.3 Luân chuyển chứng từ

2.3.1 Khái niệm

Chứng từ kế toán thường xuyên vận động kế tiếp nhau từ giai đoạn nμy đến giai

đoạn khác, bắt đầu từ khi lập đến khi đưa vμo lưu trữ chứng từ được gọi lμ luân chuyển

chứng từ

2.3.2 Các giai đoạn của quá trình luân chuyển chứng từ

Trình tự luân chuyển chứng từ được thực hiện theo các bước sau:

- Kiểm tra chứng từ: mọi chứng từ kế toán sau khi lập xong đều được kiểm tra

trước khi ghi sổ kế toán nhằm đảm bảo tính trung thực vμ chính xác của các nghiệp vụ

kinh tế tμi chính phát sinh phản ánh trong chứng từ

Kiểm tra chứng từ nhằm xem xét tính hợp pháp, hợp lý, hợp lệ của chứng từ, việc tính toán trên chứng từ đúng hay sai? Có ghi đầy đủ các yếu tố quy định không? Nội dung ghi trên chứng từ có hợp pháp không? Có đúng với chế độ tμi chính hiện hμnh không? Có phù hợp với các định mức vμ dự toán được phê chuẩn không?

Nếu phát hiện chứng từ lập không đúng thủ tục, số liệu tính toán sai thì phải trả lại nơi lập để điều chỉnh Đối với các chứng từ phát hiện có hμnh vi vi phạm, thể lệ, chế

độ hiện hμnh, giả mạo, gian lận phải có biện pháp xử lý phù hợp, đồng thời phải báo cáo cấp trên có thẩm quyền để giải quyết đúng như thể lệ chế độ quy định

Công tác kiểm tra chứng từ có tác dụng lớn trong việc bảo vệ tμi sản vì thông qua việc kiểm tra chứng từ có thể phát hiện những sai sót vô tình cũng như những hiện tượng cố ý giả mạo

- Chỉnh lý chứng từ: lμ công việc chuẩn bị cho việc vμo sổ kế toán Chỉnh lý

chứng từ gồm: ghi giá trên chứng từ, phân loại chứng từ, tổng hợp số liệu các chứng từ cùng loại, lập định khoản kế toán hay nói một cách khác lμ phân loại chứng từ, sắp xếp

đối chiếu để chuẩn bị cho ghi sổ kế toán

- Luân chuyển chứng từ và ghi sổ kế toán: tức lμ chuyển giao chứng từ lần lượt tới

các bộ phận có liên quan để các bộ phận nμy nắm được tình hình, lấy số liệu ghi vμo sổ

kế toán, Tuỳ theo từng loại chứng từ mμ có trình tự luân chuyển chứng từ cho phù hợp, theo nguyên tắc nhanh chóng, kịp thời không gây trở ngại cho công tác kế toán Về nguyên tắc không để chứng từ kế toán chỉ qua một người, vì như vậy dễ bị nhầm lẫn, lạm dụng, cho nên chứng từ phải qua nhiều người, nhiều bộ phận theo một trình tự quy

định thống nhất, thời gian giao chuyển chứng từ dμi hay ngắn phụ thuộc vμo từng loại nghiệp vụ kinh tế

- Bảo quản lưu trữ chứng từ: Chứng từ vừa lμ căn cứ pháp lý để ghi sổ kế toán,

vừa lμ tμi liệu lịch sử kinh tế của đơn vị Vì vậy sau khi ghi sổ kế toán vμ kết thúc kỳ hạch toán, chứng từ phải đưa vμo lưu trữ để tránh mất mát hư hỏng vμ sử dụng lại khi cần thiết Khi hết thời hạn lưu trữ quy định, chứng từ có thể được đem huỷ bỏ Thời gian vμ cách thức bảo quản mỗi loại chứng từ có khác nhau Theo chế độ hiện hμnh, thời gian bảo quản chứng từ tại phòng kế toán lμ tối thiểu lμ 5 năm, sau đó được đưa vμo kho lưu trữ chung của doanh nghiệp theo quy định Khi hết thời hạn lưu trữ chứng

từ được đem huỷ bỏ

2.3.3 Kế hoạch luân chuyển chứng từ

Do mỗi loại chứng từ có vị trí khác nhau trong quản lý vμ có đặc tính vận động khác nhau nên trong kế toán phải xác lập kế hoạch luân chuyển chứng từ Kế hoạch luân chuyển chứng từ lμ con đường được thiết lập trước cho quá trình vận động của chứng từ nhằm phát huy đầy đủ chức năng thông tin vμ kiểm tra của chứng từ

Để xác định chương trình luân chuyển chứng từ hợp lý cần xuất phát từ những cơ

sở nhất định như:

- Đặc điểm của đơn vị hạch toán về quy mô, về tổ chức sản xuất vμ quản lý

- Tình hình tổ chức hệ thống thông tin (đặc biệt lμ thông tin nghiệp vụ trong

đơn vị)

- Vị trí vμ đặc điểm luân chuyển của từng loại chứng từ

Nội dung cơ bản trong luân chuyển chứng từ bao gồm:

- Xác định từng khâu vận động của chứng từ như; lập, kiểm tra, sử dụng, lưu trữ

- Xác định nội dung công việc vμ độ dμi thời gian của từng khâu

- Xác định người chịu trách nhiệm trong từng khâu

Thông thường có 2 phương pháp lập kế hoạch luân chuyển chứng từ:

- Lập riêng cho từng loại chứng từ, xây dựng các chu trình luân chuyển cá biệt Phương pháp nμy thường được lập cho những loại chứng từ có số lượng lớn, phản ảnh các đối tượng hạch toán có biến động nhiều vμ cần quản lý chặt chẽ

Ví dụ: Chu trình luân chuyển của phiếu xuất kho

+ Phiếu xuất kho do bộ phận xin lĩnh hoặc do phòng cung ứng lập thμnh 3 liên Sau khi lập xong người phụ trách bộ phận sử dụng vμ người phụ trách bộ phận cung ứng ký, ghi rõ họ tên

+ Chuyển cho người cầm phiếu xuống kho để lĩnh vật tư, sản phẩm, hμng hoá + Thủ kho căn cứ vμo phiếu xuất, xuất kho vật tư, sản phẩm hμng hoá cho người nhận đồng thời ghi rõ số lượng thực xuất của từng thứ vμo phiếu xuất kho vμ cùng người nhận hμng ký, ghi rõ họ tên vμo phiếu xuất

+ Ba liên của phiếu xuất kho được phân chia vμ luân chuyển như sau: một liên lưu tại quyển phiếu xuất kho; một liên thủ kho giữ lại để ghi thẻ kho sau đó cuối ngμy chuyển cho bộ phận kế toán để ghi giá vμ ghi sổ kế toán, liên còn lại người nhận giữ để ghi sổ kế toán cho bộ phận sử dụng

Như vậy với phương pháp nμy thì đường đi của chứng từ được các định cụ thể, rõ rμng, tiện cho việc xử lý thông tin, sử dụng thông tin vμ hoμn thiện tổ chức công tác kế toán nhưng tốn công vμ chỉ lμm được cho một vμi loại chứng từ có nhu cầu lập riêng

- Lập chung cho tất cả các loại chứng từ

Phương pháp nμy có thể thực hiện dưới dạng bảng sau:

từ

Người lập chứng

từ

Số bản

Người

ký chứng từ

Thời hạn chuyển giao

Người kiểm tra chứng từ

Người nhận vμ

sử dụng chứng từ

Thời hạn ghi

sổ kế toán

Ghi chú

Trong các đơn vị có quy mô lớn, nhu cầu cung cấp thông tin cho quản lý nhiều thường sử dụng kế hợp cả hai phương pháp trên

2.3.4 Nội quy về chứng từ kế toán

- Mục đích: Để quản lý vμ sử dụng hợp lý tμi sản, tăng cường hạch toán kinh doanh cần đưa công tác chứng từ kế toán vμo nền nếp vμ duy trì kỷ cương trong việc thực hiện các khâu về chứng từ

- Cơ sở xây dựng: Các quy định chung, các văn bản pháp quy về kế toán, thống

kê, kiểm toán Chế độ chứng từ thường do Bộ tμi chính, Tổng cục thống kê phối hợp với các bộ, ngμnh liên quan Đặc điểm kinh doanh vμ nhu cầu quản lý tại từng đơn vị

cụ thể mμ các doanh nghiệp có thể xây dựng cho mình từng nội quy riêng nhưng vẫn phải tuân thủ chặt chẽ chế độ chứng từ của nhμ nước

- Nội dung của nội quy có thể bao gồm:

+ Hệ thống biểu mẫu các chứng từ tiêu chuẩn vμ trình tự chung cho luân chuyển chứng từ

+ Phương pháp tính toán, ghi chép các chỉ tiêu trên chứng từ

+ Thời gian lập vμ lưư trữ

+ Đơn vị, cá nhân có trách nhiệm lập kiểm tra, sử dụng vμ lưu trữ

+ Trách nhiệm, quyền lợi của đơn vị, cá nhân trong việc thực hiện nội quy

4 Chứng từ bao gồm nhiều loại khác nhau Theo công dụng chia lμm 3 loại: chứng từ mệnh lệnh, chứng từ thực hiện vμ chứng từ liên hợp Theo địa điểm lập bao gồm chứng từ bên trong vμ chứng từ bên ngoμi Theo nội dung gồm chứng từ tiền mặt, chứng từ vật tư hμng hoá Theo mức độ khái quát của số liệu phản ánh trên chứng từ bao gồm chứng từ gốc vμ chứng từ liên hợp

5 Một chứng từ kế toán đưcợ coi lμ hợp pháp, hợp lý hợp lệ phải có đầy đủ các yếu tố cơ bản sau: tên gọi, ngμy, số chứng từ, nội dung tóm tắt của nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tên địa chỉ của những người có liên quan đến việc thực hiện nghiệp vụ, các

đơn vị đo lường cần thiết

6 Có thể khái quát trình tự luân chuỷen chứng từ qua các bước sau: Kiểm tra, hoμn chỉnh chứng từ, sử dụng chứng từ ghi sổ, lưu trữ vμ huỷ