LỜI MỞ ĐẦU Chuyên đề tốt nghiệp Đại Học Công Đoàn LỜI MỞ ĐẦU Ngày nay, nền kinh tế Việt Nam đang có những bước chuyển mình lớn, chúng ta đang trên con đường hội nhập với nền kinh tế lớn mạnh của thế g[.]
LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT
NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG
1.1.1.KHÁI NIỆM,ĐẶC ĐIỂM,PHÂN LOẠI NVL
Trong bất kỳ doanh nghiệp nào, dù là doanh nghiệp sản xuất hay doanh nghiệp xây lắp, yếu tố nguyên vật liệu đóng vai trò thiết yếu để tạo ra sản phẩm chất lượng Nguyên vật liệu không chỉ quyết định chất lượng cuối cùng của sản phẩm mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả sản xuất và chi phí vận hành của doanh nghiệp Vì vậy, việc lựa chọn nguồn cung nguyên vật liệu uy tín, đảm bảo chất lượng và tối ưu hóa quy trình nhập khẩu là yếu tố quan trọng để doanh nghiệp duy trì cạnh tranh trên thị trường.
Nguyên vật liệu là các đối tượng lao động thể hiện dưới dạng vật chất, chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất hoặc kinh doanh nhất định Toàn bộ giá trị của nguyên vật liệu được chuyển hết một lần vào chi phí kinh doanh khi sử dụng trong hoạt động sản xuất Trong quá trình sản xuất, dưới tác động của lao động, nguyên vật liệu bị tiêu hao toàn bộ hoặc thay đổi hình thái vật chất ban đầu, phản ánh sự biến đổi của nguyên vật liệu trong quá trình lao động.
Nguyên vật liệu là yếu tố cơ bản tham gia vào quá trình sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.Do vậy,NVL có đặc điểm sau:
- Là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm;
- Chỉ tham gia vào chu kỳ sản xuất;
- Dưới tốc độ của lao động,NVL bị tiêu hao và chuyển toàn bộ giá trị một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ.
Tùy thuộc vào loại hình kinh doanh và hoạt động sản xuất của từng doanh nghiệp, vật liệu được phân chia dựa trên nội dung kinh tế và công dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh Các loại vật liệu này giúp tối ưu hóa quy trình sản xuất, nâng cao năng suất và chất lượng sản phẩm Việc phân loại vật liệu dựa trên đặc điểm này góp phần nâng cao hiệu quả quản lý và sử dụng vật tư trong doanh nghiệp.
Nguyên liệu chính là yếu tố lao động chủ yếu và cơ sở vật chất quan trọng tạo nên phần lớn giá trị của sản phẩm Chất lượng nguyên liệu quyết định đến chất lượng cuối cùng của sản phẩm, đồng thời ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí nguyên vật liệu trực tiếp trong quá trình sản xuất Việc lựa chọn và sử dụng nguyên liệu phù hợp giúp nâng cao hiệu quả sản xuất và tối ưu hóa chi phí sản xuất.
Vật liệu phụ trong sản xuất đóng vai trò là các yếu tố hỗ trợ, không phải là nguyên liệu chính, nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm hoặc hoàn thiện sản phẩm cuối cùng Chúng được sử dụng phối hợp với vật liệu chính để đảm bảo tính hoàn chỉnh và đạt tiêu chuẩn chất lượng cao hơn Ngoài ra, vật liệu phụ còn phục vụ cho các mục đích quản lý sản xuất, giúp tối ưu quá trình chế biến và kiểm soát quy trình sản xuất hiệu quả hơn.
Nhiên liệu là các chất dùng để tạo ra năng lượng phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh, bao gồm hơi đốt, dầu, khí nén, xăng, ga Đây là những vật liệu phụ quan trọng được phân loại riêng để dễ quản lý và hạch toán hơn Tùy vào vai trò và tác dụng trong quá trình sản xuất, nhiên liệu được chia thành các nhóm khác nhau nhằm tối ưu hóa hiệu quả sử dụng và quản lý nguồn năng lượng.
+ Nhiên liệu dung trực tiếp cho sản xuất
+ Nhiên liệu được sử dụng cho máy móc thiết bị
-Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết phụ tùng,sử dụng để thay thế sửa chữa các loại máy móc thiết bị sản xuất,phương tiện vận tải.
Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản là những loại vật liệu chính và phương tiện lắp đặt cần thiết cho các công trình xây dựng Các doanh nghiệp sản xuất tập trung cung cấp đa dạng vật liệu xây dựng chất lượng cao để đảm bảo tiến độ và chất lượng công trình Việc lựa chọn vật liệu phù hợp giúp nâng cao hiệu quả thi công cũng như đảm bảo tính an toàn, bền vững của công trình xây dựng Các thiết bị xây dựng cơ bản đóng vai trò quan trọng trong việc thi công, lắp đặt và hoàn thiện các dự án xây dựng, góp phần đáp ứng yêu cầu kỹ thuật và tiêu chuẩn về an toàn.
Vật liệu khác bao gồm các loại vật liệu không thuộc các nhóm đã kể trên, such as phế liệu thu hồi từ quá trình thanh lý tài sản hoặc từ hoạt động sản xuất kinh doanh Điều này bao gồm các loại vật liệu như bao bì, vật đóng gói, không phù hợp với các nhóm vật liệu chính đã đề cập, giúp tối ưu quá trình quản lý và xử lý chất thải hiệu quả.
Phế liệu là các loại vật liệu thu thập từ quá trình sản xuất hoặc thanh lý tài sản, có thể tái sử dụng hoặc bán lại ra thị trường Các loại phế liệu phổ biến gồm phôi bào, vải vụn và các vật liệu không còn sử dụng trong quá trình sản xuất Việc tận dụng phế liệu giúp giảm thiểu lãng phí, tiết kiệm chi phí sản xuất và góp phần bảo vệ môi trường Các doanh nghiệp có thể tận dụng phế liệu để tái chế và tạo ra nguồn nguyên liệu mới, nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh Thị trường phế liệu ngày càng phát triển, đáng chú ý trong các ngành công nghiệp và thương mại.
1.1.2.Tính giá NVL a.Theo giá thực tế
Giá thực tế vật liệu nhập kho
Đối với NVL mua ngoài là giá trị vốn thực tế nhập kho
Giá thực tế của NVL Giá mua ghi trên + Chi phí thu mua +
Các khoản thuế không được hoàn-
Chi phí thu mua bao gồm các khoản như chi phí vận chuyển, bốc dỡ và hao hụt trong quá trình đóng gói, vận chuyển hàng hóa Đối với các doanh nghiệp áp dụng phương pháp khấu trừ thuế GTGT, giá mua thực tế được xác định là giá chưa gồm thuế GTGT đầu vào, giúp xác định chính xác số tiền thuế được khấu trừ và tính thuế đầu ra phù hợp.
Đối với các đơn vị tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, giá mua thực tế là giá mua đã bao gồm thuế GTGT đầu vào Những doanh nghiệp thuộc đối tượng chịu thuế cần xác định chính xác giá mua này để tính thuế GTGT đúng quy định Việc này giúp đảm bảo tính chính xác trong khai thuế và tuân thủ các quy định về thuế GTGT dành cho cơ sở kinh doanh.
Khi NVL mua vào sử dụng đồng thời cho hoạt động chịu thuế và không chịu thuế GTGT, nguyên tắc là phải hạch toán riêng và chỉ được khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với nguyên liệu chịu thuế GTGT đầu ra Trong trường hợp không thể hạch toán riêng, toàn bộ thuế GTGT đầu vào của NVL sẽ phản ánh trên tài khoản 133 (1331) và việc phân bổ khấu trừ được thực hiện vào cuối kỳ dựa trên tỷ lệ doanh thu chịu thuế GTGT so với tổng doanh thu bán hàng của doanh nghiệp Số thuế GTGT không được khấu trừ sẽ được ghi nhận vào giá vốn hàng bán (632), và trường hợp tồn kho lớn, số này sẽ được phản ánh vào tài khoản liên quan.
Trong trường hợp doanh nghiệp thu mua nguyên vật liệu từ các cá nhân hoặc tổ chức sản xuất, đặc biệt là các mặt hàng nông sản, lâm sản, thủy hải sản, cần lập bảng kê thu mua hoa hồng để làm căn cứ khấu trừ thuế GTGT Mức khấu trừ thuế GTGT là 2% trên tổng giá trị hàng mua vào, tuy nhiên, phần khấu trừ này không áp dụng đối với các doanh nghiệp mua nguyên vật liệu để xuất khẩu hoặc sản xuất hàng xuất khẩu.
Đối với vật liệu do doanh nghiệp tự gia công chế biến, giá trị thực tế của nguyên vật liệu (NVL) là tổng của giá vật liệu xuất gia công, chế biến cộng với các chi phí gia công chế biến Chi phí chế biến bao gồm chi phí nhân công, chi phí hao máy móc thiết bị và các khoản chi phí phát sinh khác nhằm đảm bảo quá trình gia công, chế biến đạt hiệu quả cao.
Đối với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến
Giá thực tế của VL thuê ngoài gccb
Giá thực tế của VL xuất thuê ngoài gccb
Chi phí thuê ngoài gccb
Chi phí vận chuyển(nếu có)
Đối với vật liệu tự chế :
Giá thực tế của VL tự chế = Giá thành sản xuất VL + Chi phí vận chuyển (nếu có)
Đối với vật liệu được cấp :
Giá thực tế của VL được cấp = Giá theo biên bản giao nhận
Đối với vật liệu nhận góp vốn liên doanh :
Giá thực tế của vật liệu nhận góp vốn liên doanh = Giá trị vốn góp do hđld đánh giá
Đối với vật liệu được biếu tặng, viện trợ :
Giá thực tế của vật liệu được biếu tặng, viện trợ = Giá thị trường tại thời điểm nhận
Đối với phế liệu thu hồi từ sản xuất :
Giá thực tế của phế liệu thu hồi = Giá có thể sử dụng lại hoặc giá có thể bán
Giá thực tế vật liệu xuất kho
Trong doanh nghiệp, nguyên vật liệu được thu mua và nhập kho liên tục từ nhiều nguồn khác nhau, khiến cho giá trị thực tế của từng đợt nhập hàng có sự khác biệt Để quản lý hàng tồn kho hiệu quả, có thể áp dụng các phương pháp tính giá trị hàng tồn kho, như giá thực tế đích danh, giá trung bình, giá nhập gần nhất, hoặc giá trị theo phương pháp LIFO hoặc FIFO Việc lựa chọn phương pháp phù hợp giúp phản ánh chính xác giá trị hàng tồn kho và tối ưu quản lý tài chính doanh nghiệp.
- Phương pháp giá thực tế đích danh
- Phương pháp nhập trước xuất trước
- Phương pháp nhập sau xuất trước
Phương pháp giá thực tế đích danh :
Ý nghĩa,nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu
Kế toán nguyên vật liệu đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính chính xác và minh bạch của hoạt động sản xuất doanh nghiệp Việc thực hiện đầy đủ và nghiêm chỉnh các yêu cầu đặt ra không chỉ giúp kiểm soát tốt số lượng và giá trị nguyên vật liệu tồn kho mà còn nâng cao hiệu quả quản lý tài chính Khi kế toán nguyên vật liệu được thực hiện bài bản, doanh nghiệp sẽ ngày càng hoàn thiện công tác kế toán, từ đó nâng cao năng lực cạnh tranh và phát triển bền vững trên thị trường.
Thứ nhất: Kế toán NVL phải thực hiện phân loại đánh giá NVL theo nguyên tắc nhất định để đáp ứng cầu về quản lý NVL.
Vào thứ hai, tổ chức chứng từ kế toán, tài khoản kế toán và sổ kế toán phù hợp với phương pháp hạch toán hàng tồn kho giúp phản ánh chính xác số tồn kho, phân loại và tổng hợp dữ liệu về nhập xuất của từng loại, nhóm, thứ nguyên vật liệu Việc này đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời và chính xác để đáp ứng các yêu cầu quản lý hàng tồn kho hiệu quả.
Thứ ba: Cập nhật thông tin tổng hợp và cung cấp số liệu chính xác nhằm kiểm tra tình hình thu mua, dự trữ nguyên vật liệu (NVL), cũng như đánh giá quá trình thực hiện các mục tiêu định sẵn.
Thứ tư: Thực hiện kiểm kê NVL theo yêu cầu quản lý, lập báo cáo về NVL, tham gia công việc phân tích thực hiện kế hoạch thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng NVL trong quá trình sản xuất kinh doanh.
Kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp
1.3.1.Kế toán chi tiết nguyên vật liệu a Chứng từ sử dụng
Theo chế độ chứng từ kế toán quy định ban hành theo quyết định
15/2006/QĐBTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của bộ trưởng bộ tài chính các chứng từ kế toán về nguyên vật liệu, công cụ,dụng cụ gồm:
+ Phiếu nhập kho (Mẫu số 01 –VT)
+ Phiếu xuất kho (Mẫu số 02 – VT)
+ Biên bản kiểm nghiệm vật tư (Mẫu số 03 – VT)
+ Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (Mẫu số 04 – VT)
+ Biên bản kiểm kê vật tư (Mẫu số 05 – VT)
+ Hóa đơn GTGT (Mẫu số 01GTKT – 3LL)
+Hóa đơn bán hàng thông thường (Mẫu số 02GTTT – 3LL) +Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu số 03PXK – 3LL)
Ngoài các chứng từ bắt buộc theo quy định của Nhà nước, doanh nghiệp có thể sử dụng các chứng từ kê khai chung phù hợp với đặc điểm hoạt động và loại hình doanh nghiệp, nhằm đảm bảo tính linh hoạt trong quản lý Đặc biệt, phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu (NVL) giúp doanh nghiệp theo dõi chính xác quá trình sử dụng và tồn kho NVL, từ đó nâng cao hiệu quả kiểm soát chi phí sản xuất Việc áp dụng phương pháp này còn đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ quy định kế toán hiện hành, hỗ trợ quá trình lập báo cáo tài chính chính xác và đầy đủ hơn.
Phương pháp thẻ song song
Tại kho, thủ kho ghi chép hàng ngày về tình hình nhập, xuất, tồn kho trên thẻ kho, tập trung vào số lượng hàng hóa Họ kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ nhập, xuất trước khi ghi sổ dư tồn kho và cập nhật vào thẻ kho Định kỳ, thủ kho hoặc kế toán chuyển các chứng từ đã phân loại theo loại vật liệu cho phòng kế toán để cập nhật chính xác số liệu tồn kho.
Trong phòng kế toán, kế toán sử dụng sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết vật liệu để ghi chép tình hình nhập, xuất và tồn kho theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị Sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu có cấu trúc giống như thẻ kho nhưng bổ sung các cột để ghi chép theo từng chỉ tiêu hiện vật và giá trị Cuối tháng, kế toán sẽ kiểm tra và đối chiếu số liệu của sổ chi tiết vật liệu với thẻ kho để đảm bảo tính chính xác Đồng thời, để phục vụ công tác kiểm tra và đối chiếu với kế toán tổng hợp, cần tổng hợp dữ liệu từ các sổ chi tiết vào các bảng tổng hợp nhằm đảm bảo số liệu chính xác và đầy đủ.
Có thể khái quát trình tự kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 1.1 Kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song song ( phụ lục
Ưu điểm: ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, dễ đối chiếu.
Nhược điểm của quy trình này là việc ghi chép giữa thủ kho và kế toán còn trùng lặp các chỉ tiêu về số lượng, dẫn đến dễ gây nhầm lẫn và mất thời gian Ngoài ra, việc kiểm tra đối chiếu các yếu tố thường được thực hiện vào cuối tháng, gây ra sự chậm trễ trong việc phát hiện và xử lý các sai sót.
Do vậy, hạn chế chức năng kịp thời của kế toán.
Phạm vi áp dụng phù hợp cho các doanh nghiệp có quy mô nhỏ với ít chủng loại vật tư và khối lượng nghiệp vụ xuất nhập ít, không thường xuyên Đồng thời, hệ thống này thích hợp với các doanh nghiệp có nghiệp vụ kế toán chuyên môn còn hạn chế, giúp đơn giản hóa quá trình ghi nhận, quản lý chứng từ và nâng cao hiệu quả hoạt động kế toán.
Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển
Thủ kho tại kho chịu trách nhiệm ghi chép, theo dõi tình hình tồn kho hiện có cũng như các biến động của từng loại vật tư Công việc này đảm bảo sự chính xác về số lượng và đơn giá của từng mặt hàng, góp phần quản lý kho hiệu quả Việc theo dõi chặt chẽ này giúp kiểm soát tồn kho, hạn chế thiếu hụt hoặc tồn dư không cần thiết, đồng thời hỗ trợ công tác lập kế hoạch mua hàng và báo cáo tài chính chính xác.
Trong phòng kế toán, kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình hình nhập – xuất – tồn kho của từng vật liệu tại các kho, áp dụng cho cả năm nhưng chỉ cập nhật hàng tháng vào cuối tháng Để cập nhật số liệu chính xác, kế toán lập bảng kê nhập - xuất dựa trên các chứng từ nhập, xuất nhận từ thủ kho theo định kỳ Sổ đối chiếu luân chuyển theo dõi cả về số lượng và giá trị từng mặt hàng, và cuối tháng, kế toán tiến hành đối chiếu số liệu giữa sổ đối chiếu luân chuyển, thẻ kho và số liệu tổng hợp để đảm bảo tính chính xác của dữ liệu kho hàng.
Ưu điểm: khối lượng ghi chép của kế toán được giảm bớt do chỉ ghi một lần vào cuối tháng.
Nhược điểm chính của quy trình này là việc ghi sổ kế toán trùng lặp giữa kho và phòng kế toán về chỉ tiêu hiện vật, gây ra sự chồng chéo trong quá trình ghi nhận dữ liệu Thêm vào đó, việc kiểm tra đối chiếu giữa kho và phòng kế toán chỉ được tiến hành vào cuối tháng, dẫn đến hạn chế trong việc phát hiện và xử lý sớm các sai sót hoặc discrepancies Điều này gây ảnh hưởng đến tính chính xác và hiệu quả của công tác quản lý kho và kế toán doanh nghiệp.
Phạm vi áp dụng của hệ thống phù hợp cho các doanh nghiệp sản xuất có quy mô nhỏ hoặc vừa, với ít nghiệp vụ nhập – xuất kho, không cần thiết bàn giao nhân viên kế toán vật liệu riêng biệt Điều này giúp tối ưu hóa quy trình quản lý kho bãi, giảm thiểu chi phí và nâng cao hiệu quả quy trình sản xuất Vì vậy, các doanh nghiệp không có nhu cầu phân bổ nhân viên kế toán vật liệu riêng vẫn có thể áp dụng hệ thống này để đảm bảo quản lý tồn kho chặt chẽ và chính xác.
Do vậy, không có điều kiện ghi chép, theo dõi tình hình nhập – xuất hàng ngày.
Phương pháp sổ số dư
Tại kho, thẻ kho được sử dụng để ghi chép chính xác tình hình nhập, xuất và tồn kho hàng hóa Cuối tháng, nhân viên cần cập nhật số lượng tồn kho đã tính trên thẻ kho vào sổ số dư, cụ thể ở cột lượng để đảm bảo theo dõi và quản lý tồn kho hiệu quả.
Tại phòng kế toán, nhân viên mở sổ theo dõi chung cho các loại vật liệu để ghi lại tình hình nhập xuất kho Kế toán dựa trên bảng kê nhập xuất để lập bảng lũy kế nhập xuất kho, sau đó tổng hợp thành bảng tổng hợp nhập xuất tồn theo từng nhóm và loại vật liệu dựa trên chỉ tiêu giá trị Cuối tháng, kế toán nhận sổ số dư từ thủ kho để đối chiếu và hoàn tất công tác kiểm tra kho.
Dựa trên số tồn kho cuối tháng do thủ kho tính toán và ghi sổ, hệ thống xác định giá trị tồn kho để ghi vào cột số tiền trên sổ số dư Quá trình kiểm tra và đối chiếu được thực hiện dựa trên cột số tiền tồn kho trên sổ số dư, bảng kê tổng hợp nhập – xuất – tồn (cột số tiền), và số liệu kế toán tổng hợp để đảm bảo tính chính xác của số liệu tồn kho.
Hệ thống quản lý kho giúp tránh ghi chép trùng lặp giữa kho và phòng kế toán, nâng cao hiệu quả công việc Việc giảm bớt khối lượng ghi chép kế toán giúp các doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và nguồn lực, đồng thời đảm bảo các thủ tục kế toán diễn ra thuận lợi và liên tục trong suốt cả tháng.
Một trong những nhược điểm của phương pháp kế toán theo dõi giá trị là không phản ánh đầy đủ số lượng tồn kho và sự biến động của từng loại vật liệu về mặt hiện vật Để xác định chính xác số lượng tồn kho và theo dõi tình hình tăng giảm của vật liệu, cần kiểm tra trên thẻ kho, điều này gây khó khăn trong việc phát hiện sai sót giữa số liệu kho và phòng kế toán.
Phạm vi áp dụng của hệ thống phù hợp cho các doanh nghiệp sản xuất có khối lượng công tác nghiệp vụ nhập – xuất lớn và thường xuyên, đặc biệt khi quản lý nhiều chủng loại vật liệu Hệ thống yêu cầu doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán để theo dõi nhập – xuất, đã xây dựng hệ thống danh điểm vật liệu, và có đội ngũ kế toán có trình độ chuyên môn vững vàng Điều này giúp tối ưu hóa quy trình quản lý kho và nâng cao chính xác trong công tác kế toán.
Tổ chức sổ kế toán
Hình thức nhật ký chung
Gồm có các loại sổ kế toán chủ yếu sau:
Sổ nhật ký đặc biệt
Các sổ, thẻ kế toán chi tiết
Mỗi ngày, các chứng từ đã được kiểm tra làm căn cứ ghi sổ kế toán Đầu tiên, nghiệp vụ phát sinh được ghi vào sổ Nhật ký chung, sau đó dựa trên số liệu này để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp Nếu đơn vị mở sổ, thẻ kế toán chi tiết, các nghiệp vụ còn được ghi đồng thời vào các sổ, thẻ kế toán liên quan nhằm đảm bảo cập nhật đầy đủ và chính xác dữ liệu kế toán.
Trong quá trình mở các sổ Nhật ký đặc biệt, đơn vị phải ghi chép hàng ngày dựa trên các chứng từ làm căn cứ ghi sổ, phản ánh nghiệp vụ phát sinh liên quan Định kỳ hoặc cuối tháng, căn cứ vào khối lượng nghiệp vụ, việc tổng hợp các số liệu từ từng sổ Nhật ký đặc biệt được thực hiện để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái, đồng thời loại trừ số trùng lặp khi nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt nhằm đảm bảo tính chính xác của số liệu kế toán.
_ Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh.
Sau khi kiểm tra và đối chiếu số liệu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các Sổ, thẻ kế toán chi tiết) sẽ được sử dụng để lập các Báo cáo tài chính chính xác và tin cậy.
Sơ đồ 1.4: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung
Hình thức chứng từ ghi sổ
Hình thức chứng từ ghi sổ sử dụng những sổ kế toán :
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Các sổ, thẻ kế toán chi tiết
Hàng ngày, kế toán dựa trên các chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ đã được kiểm tra để lập Chứng từ ghi sổ, làm căn cứ ghi sổ Sau đó, Chứng từ ghi sổ được sử dụng để ghi vào sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, và tiếp tục được ghi vào Sổ Cái, đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của sổ sách kế toán Các chứng từ kế toán sau khi lập Chứng từ ghi sổ còn được dùng để ghi vào các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan nhằm đảm bảo quản lý và đối chiếu dữ liệu kế toán một cách toàn diện.
Cuối tháng, cần khóa sổ để tổng hợp và ghi nhận chính xác các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong kỳ Quá trình này bao gồm việc xử lý trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ nhằm xác định tổng số phát sinh trong tháng Việc khóa sổ giúp đảm bảo rõ ràng, chính xác số liệu tài chính và hỗ trợ công tác lập báo cáo tài chính phù hợp với quy định Tổng số phát sinh sẽ là căn cứ để đánh giá hoạt động kinh doanh trong tháng và làm cơ sở cho các quyết định quản lý tài chính sau này.
Tổng số phát sinh Có và Số dư của từng tài khoản trên Sổ Cái Căn cứ vào Sổ Cái lập Bảng Cân đối số phát sinh.
Sau khi so sánh khớp đúng, số liệu trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được sử dụng để lập Báo cáo tài chính chính xác và đáng tin cậy Quá trình đối chiếu này giúp đảm bảo tính thống nhất của số liệu kế toán, hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện các báo cáo tài chính phù hợp với quy định và chuẩn mực kế toán Việc ghi nhận và tổng hợp dữ liệu đúng cách từ các sổ sách kế toán là bước quan trọng trong quá trình lập báo cáo tài chính, nâng cao tính minh bạch và hiệu quả quản lý tài chính doanh nghiệp.
Quan hệ đối chiếu và kiểm tra đảm bảo rằng tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng nhau, đồng thời bằng tổng số tiền phát sinh trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ Tổng số dư Nợ và Tổng số dư Có của các tài khoản trong Bảng Cân đối số phát sinh cũng phải cân bằng, và số dư của từng tài khoản trên bảng này phải khớp với số dư của tài khoản tương ứng trên Bảng tổng hợp chi tiết Việc này giúp xác nhận tính chính xác và minh bạch trong ghi nhận và theo dõi các giao dịch tài chính.
Sơ đồ 1.4 Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật Ký Chung
Ghi đối chiếu Ghi cuối tháng
Sổ thẻ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết
Bảng cân đối số phát sinh
Sổ nhật ký đặc biệt
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TỔNG HỢP NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN LHS VIỆT NAM
Tổng quan về công ty LHS Việt Nam
Tên công ty: Công ty Cổ phần LHS Việt Nam Địa chỉ: Số 15 D& Phường Thanh Xuân Bắc Thành phố Hà Nội
Ngày đăng ký kinh doanh:20/08/2007
Giám đốc hiện tại: Bà Nguyễn Thị Bích Anh
Loại hình doanh nghiệp:Công ty Cổ phần
Công ty Cổ phần LHS Việt Nam là một đơn vị được thành lập với chức năng ,nhiệm vụ chủ yếu là thực hiện triển khai sản xuất các máy móc thiết bị đồ điện,sản xuất ra cac Ecu,Acquy,dây điện,que hàn inox gia công sản phẩm,đồng mềm dùng để sản xuất tủ điện
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty
Công ty Cổ phần LHS Việt Nam dù có quy mô nhỏ nhưng hoạt động trong nhiều lĩnh vực như sản xuất, kinh doanh và phân phối thiết bị điện nước nước ngoài Nguyên vật liệu của công ty được nhập khẩu từ nước ngoài, mua trong nước hoặc tự gia công chế biến Sau 7 năm hoạt động và phát triển, dù còn non trẻ, công ty đã khẳng định vị trí vững chắc trên thị trường xây dựng dân dụng và các lĩnh vực kinh doanh khác nhờ sự sáng tạo và nỗ lực của toàn bộ hệ thống.
Vào tháng 9 năm 2008, công ty đã tiến hành quy hoạch lại chức năng hoạt động sản xuất và kinh doanh theo các ngành nghề phù hợp Quá trình này dựa trên giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0103015669, cấp ngày 20/08/2007 bởi Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội Việc tái cấu trúc nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động và phù hợp với quy định pháp luật hiện hành.
2.1.2.Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh tại công ty
2.1.2.1 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh
Công ty Cổ phần LHS Việt Nam áp dụng mô hình quản lý trực tuyến chức năng với hai cấp: cấp công ty gồm ban giám đốc và các phòng ban chức năng, và cấp chi nhánh gồm các phòng ban quản lý và đội thi công Mô hình này giúp thúc đẩy tính thống nhất trong việc thực hiện mệnh lệnh, nâng cao chất lượng quyết định quản lý, đồng thời giảm bớt gánh nặng cho người quản lý cấp cao Ngoài ra, hệ thống này còn quy trách nhiệm rõ ràng khi có sai sót xảy ra, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty.
Sơ đồ 2.1 mô hình bộ máy quản lí công ty Cổ phần LHS Việt Nam
Phòng quản lí kĩ thuật
Phòng tổ chức – hành chính
Phòng kinh tế - kế hoạch
Phòng tài chính – kế toán
2.1.2.2.ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ
Các phòng ban trong công ty có các chức năng nhiệm vụ rõ ràng nhằm đảm bảo hoạt động hiệu quả và tuân thủ luật pháp Ban giám đốc gồm tổng giám đốc và hai phó tổng có trách nhiệm lập báo cáo tài chính trung thực phản ánh tình hình tài chính, hoạt động sản xuất kinh doanh, và luồng tiền của công ty cuối kỳ, đồng thời lựa chọn và áp dụng chính sách kế toán phù hợp một cách nhất quán, thận trọng Phòng kỹ thuật dựa trên kế hoạch của cấp trên để thiết kế, kiểm tra hồ sơ dự toán, xác định phương án thi công tối ưu, đảm bảo đáp ứng thiết kế và an toàn lao động trong thi công xây dựng Phòng tổ chức – hành chính chịu trách nhiệm tổ chức đào tạo, quản lý chế độ lương, bảo hiểm và các chính sách cho nhân viên, đồng thời xây dựng kế hoạch sản xuất, kinh doanh hàng tháng, quý, năm và kế hoạch dài hạn 5-10 năm Phòng kinh tế - kế hoạch tổng hợp yêu cầu vật tư cho các công trình, lập kế hoạch cung cấp vật tư, theo dõi thực hiện kế hoạch, lập dự án đầu tư và hợp đồng kinh tế phù hợp pháp luật, nhằm đảm bảo tiến độ và hiệu quả công tác thi công Phòng tài chính, kế toán tổ chức công tác kế toán toàn công ty, cung cấp thông tin kinh tế cho lãnh đạo, hướng dẫn kiểm tra chế độ ghi chép, hạch toán và quản lý tài chính, đồng thời lập kế hoạch tài chính, quyết toán và cung cấp báo cáo theo chế độ kế toán nhà nước.
2.1.3.ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY
2.1.3.1.CHẾ ĐỘ KẾ TOÁN ÁP DỤNG TẠI CÔNG TY
+ Chế độ kế toán áp dụng:
Công ty Cổ phần LHS Việt Nam thực hiện chế độ kế toán theo quy định của Việt Nam, dựa trên quyết định số 15/2006/QĐ – BTC ban hành ngày 20/03/2006 bởi Bộ Tài chính Công ty tuân thủ đầy đủ các hướng dẫn, văn bản hướng dẫn kèm theo để đảm bảo hoạt động kế toán đúng quy định pháp luật Việc áp dụng chế độ kế toán này giúp Công ty duy trì sự minh bạch, chính xác trong công tác ghi chép và báo cáo tài chính.
Các chứng từ, tài khoản và hệ thống báo cáo của công ty được xây dựng dựa trên hệ thống kế toán Việt Nam Hệ thống này tuân thủ các chuẩn mực kế toán do Bộ Tài chính ban hành, đảm bảo tính chính xác, minh bạch và phù hợp với quy định pháp luật hiện hành Việc áp dụng các chuẩn mực kế toán Việt Nam giúp doanh nghiệp duy trì hệ thống báo cáo tài chính đồng bộ và đáng tin cậy, hỗ trợ công tác quản lý và ra quyết định.
+ Niên độ kế toán: Áp dụng theo năm, năm kế toán trùng với năm dương lịch bắt đầu từ ngày 1/1 đến
+ Kỳ kế toán: Áp dụng kì kế toán theo tháng, bên cạnh đó còn áp dụng kỳ kế toán theo quý.
+ Đơn vị tiền tệ: VNĐ
+ Phương pháp tính thuế GTGT: thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ.
+ Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Công ty áp dụng kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên.
+ Phương pháp tính giá hàng tồn kho: Hàng tồn kho được đánh giá theo giá gốc.
Phương pháp tính khấu hao tài sản cố định của công ty là theo phương pháp đường thẳng, giúp xác định giá trị khấu hao hàng năm một cách chính xác và dễ dàng Thời gian khấu hao được áp dụng dựa trên quy định tại quyết định số 206/QĐ – BTC của Bộ Tài chính, đảm bảo phù hợp với tiêu chuẩn quản lý và kế toán Việc thực hiện đúng phương pháp và thời gian khấu hao giúp phản ánh chính xác giá trị tài sản cố định trên báo cáo tài chính của doanh nghiệp.
2.1.3.2.TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY
Công ty cổ phần LHS Việt Nam chuyển sang áp dụng hình thức bộ máy kế toán tập trung theo chế độ kế toán mới, giúp tăng cường tính hiệu quả và chính xác trong quản lý tài chính Các công việc kế toán, bao gồm phân loại chứng từ, định khoản và lập báo cáo kế toán đều được thực hiện tập trung tại phòng kế toán Việc này đảm bảo sự thống nhất trong quá trình xử lý số liệu, nâng cao độ tin cậy của các báo cáo tài chính Áp dụng chế độ kế toán mới giúp công ty phù hợp với các quy định pháp luật hiện hành và tối ưu hóa quy trình kế toán nội bộ.
Kế toán công ty dựa trên nguyên tắc kết hợp chặt chẽ giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, đảm bảo quá trình kế toán diễn ra song hành và cùng với việc kiểm tra số liệu thường xuyên Phương pháp này giúp thúc đẩy hoạt động kế toán được thực hiện kịp thời, nhạy bén đáp ứng các yêu cầu quản lý Đồng thời, việc duy trì tính chính xác của số liệu và tiến độ công việc đồng bộ ở các bộ phận kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả quản lý tài chính của doanh nghiệp.
Bộ phận kế toán công ty có nhiệm vụ sau:
Đôn đốc kiểm tra và thu nhận đầy đủ kịp thời các thông tin kinh tế của công ty.
Giúp giám đốc hướng dẫn các bộ phận trong công ty thực hiện đầy đủ chế độ ghi chép ban đầu, phục vụ cho việc điều hành hàng ngày mọi hoạt động của công ty.
Tham gia công tác kiểm kê tài sản, tổ chức bảo quản, lưu trữ hồ sơ, tài liệu kế toán theo quy định.
Giúp giám đốc công ty trong công tác quản lý sản xuất kinh doanh như: sử dụng tài sản – nguồn vốn đúng mục đích, đúng chính sách, phục vụ cho công tác sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả cao.
Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Cổ phần LHS Việt Nam
- thu vốn và công nợ - Đầu tư
Kế toán tổng hợp-kế toán nhật kí chung- công nợ nội bộ- kế toán tiền lương
Kế toán ngân hàng – tiền mặt
Thủ quỹ - kế toán Công cụ dụng cụ - TSCĐ
Kế toán tại các chi nhánh, công trình
Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp chịu trách nhiệm quản lý chung công tác tài chính và kế toán của công ty, giúp Tổng giám đốc chỉ đạo hoạt động tài chính, tín dụng và thống kê kế toán Họ đứng đầu tổ chức bộ máy kế toán phù hợp với đặc điểm của công ty, đồng thời giám sát nhân sự và hướng dẫn thực hiện các chế độ, chính sách mới của Nhà nước, pháp luật, cũng như các quy định mới cho người lao động Nhiệm vụ của họ còn bao gồm kiểm tra nghiệp vụ và phương pháp hạch toán của các bộ phận, tổng hợp số liệu, báo cáo của các kế toán viên, và cuối kỳ thực hiện các bước kết toán như lập bảng cân đối số phát sinh và báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong báo cáo tài chính.
Phó kế toán trưởng chịu trách nhiệm quản lý công tác hạch toán kế toán toàn công ty, bao gồm tổ chức luân chuyển chứng từ, báo cáo tài chính và công tác thuế, cũng như các khoản nộp ngân sách Nhà nước Đồng thời, chức vụ này còn phụ trách kiểm kê vật tư, tài sản, vốn và tổ chức lập kế hoạch tài chính, tín dụng, cùng với việc chuẩn bị các báo cáo thu hồi vốn và công nợ nhằm đảm bảo hoạt động tài chính của công ty diễn ra hiệu quả và tuân thủ quy định.
Bộ phận kế toán thuế chịu trách nhiệm theo dõi, quyết toán các hợp đồng giao khoán, kế toán doanh thu và các khoản nộp Nhà Nước, đảm bảo việc kê khai và quyết toán thuế đúng quy định Phụ trách theo dõi việc trích lập, sử dụng quỹ doanh nghiệp để đảm bảo quản lý tài chính hiệu quả Ngoài ra, bộ phận cũng thực hiện công tác thu hồi vốn và công nợ, giúp tối ưu dòng tiền và duy trì hoạt động kinh doanh ổn định Kế toán chi phí đầu tư đảm nhiệm việc quyết toán chi phí đầu tư, lập báo cáo đầu tư tổng hợp các dự án và phân tích hiệu quả đầu tư vốn Họ còn kiểm tra, theo dõi việc thanh quyết toán vốn đầu tư xây dựng cơ bản nhằm đảm bảo sử dụng nguồn vốn đúng mục đích và hiệu quả cao.
ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VÀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIÊU TAI CÔNG TY LHS VIỆT NAM
Trong thời hian thực tập tại công ty LHS Việt Nam,em thấy công tác kế toán tại công ty có những ưu điểm và thành tựu sau:
Về chứng từ sử dụng:
DN sử dụng hệ thống biểu mẫu chững từ theo hướng dẫn trong QĐ15/2006/ BTC để xây dựng cho đơn vị mình hệ thống mẫu chứng từ phù hợp với yêu cầu quản lý riêng Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánh đầy đủ trên các chứng từ, phù hợp với nguyên tắc ghi chép cũng như yêu cầu của công tác quản lý chứng từ Các chứng từ sau khi phát sinh được sắp xếp, phân loại, bảo quản và lưu trữ đúng quy định về lưu trữ chứng từ kế toán theo chuẩn mực kế toán và theo quy định của công ty.
Về tài khoản kế toán sử dụng:
Doanh nghiệp sử dụng hệ thống tài khoản theo đúng hướng dẫn trong chế độ kế toán hiện hành, đảm bảo tính chính xác và tuân thủ quy định pháp luật Ngoài ra, để đáp ứng nhu cầu theo dõi và quản lý tốt hơn, doanh nghiệp đã mở rộng các tài khoản phù hợp nhằm kiểm soát và phân tích các hoạt động tài chính một cách hiệu quả.
Về phương pháp kế toán
Công ty hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song giúp theo dõi tình hình nhập – xuất – tồn kho một cách đơn giản và hiệu quả Phương pháp này có ưu điểm nổi bật trong khâu ghi chép, đối chiếu số liệu chính xác và dễ dàng phát hiện sai sót Đồng thời, nó cung cấp thông tin về nhập – xuất – tồn kho của từng điểm vật tư một cách kịp thời và chính xác, hỗ trợ quản lý tồn kho hiệu quả.
Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán nguyên vật liệu, đảm bảo quản lý chặt chẽ và cung cấp thông tin cập nhật liên tục Phương pháp này giúp theo dõi nguyên vật liệu một cách chính xác và kịp thời, hỗ trợ quản lý tồn kho hiệu quả Việc sử dụng kê khai thường xuyên là biện pháp tối ưu giúp doanh nghiệp kiểm soát nguyên vật liệu hiệu quả và nâng cao năng suất sản xuất.
Về hình thức sổ kế toán
Sổ kế toán công ty sử dụng phổ biến là sổ Nhật ký chung, đây là hình thức ghi sổ đơn giản và hiệu quả Sổ Nhật ký chung phù hợp với nhiều loại hình doanh nghiệp, giúp việc quản lý và ghi chép nghiệp vụ kế toán trở nên dễ dàng hơn Đồng thời, việc sử dụng sổ này mang lại nhiều thuận lợi, đặc biệt khi áp dụng công nghệ, như xử lý thông tin kế toán ghi sổ bằng máy tính, nâng cao tính chính xác và tiết kiệm thời gian.
Về tổ chức bộ máy kế toán và công tác quản lý
Đội ngũ cán bộ công nhân viên “trẻ, khỏe – có năng lực, kinh nghiệm – chu đáo, nhiệt tình” được đào tạo từ các trường đại học chuyên ngành.
Hệ thống máy móc, thiết bị và đồ dùng đều được trang bị hiện đại, từ khâu sản xuất đến quản lý và chăm sóc khách hàng, đảm bảo hoạt động hiệu quả và chuyên nghiệp Các hệ thống máy tính mạng đáp ứng nhu cầu truy cập thông tin và quản lý dữ liệu một cách nhanh chóng, chính xác Phương tiện đi lại đa dạng, gồm ô tô và xe ben, giúp vận chuyển thuận tiện, đáp ứng kịp thời các yêu cầu công việc.
Công ty đã có nhiều chú trọng từ khâu thu mua, dự trữ, bảo quản và sử dụng nguyên vật liệu.
Công ty ký hợp đồng lâu dài với các nhà cung cấp uy tín, đảm bảo đảm bảo chất lượng tốt, giá cả hợp lý và đúng số lượng cũng như quy cách, phẩm chất của sản phẩm trong khâu thu mua.
Công ty sở hữu hệ thống kho bảo quản hiện đại, được tổ chức khoa học và hợp lý, bao gồm kho nguyên liệu kim loại, kho nhiên liệu, kho linh kiện chính – phụ, kho phế phẩm và kho thành phẩm Các phương tiện kỹ thuật tiên tiến đảm bảo việc bảo quản phù hợp với từng loại vật liệu, giúp duy trì chất lượng và an toàn lưu trữ Đội ngũ quản lý kho có tinh thần trách nhiệm cao, am hiểu chuyên môn và nhiệt huyết, đảm bảo quy trình bảo quản diễn ra suôn sẻ và hiệu quả, đáp ứng tốt mọi nhu cầu lưu trữ của công ty.
Khâu sử dụng: Công ty xây dựng hệ thống định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho từng sản phẩm tương đối chính xác: VD: cuộn dây đồng là 0,4m/cuộn; ống thép là 0,12m/ống; ecu là 0,5 cái/100 cái…., hệ thống máy móc phục vụ sản xuất hiện đại Từ đó, nguyên vật liệu được sử dụng đúng mục đích, tránh thất thoát, lãng phí.
Cần khắc phục và hoàn thiện những hạn chế trong công tác tổ chức quản lý hạch toán nguyên vật liệu để nâng cao hiệu quả công việc Việc này giúp đáp ứng tốt hơn nhu cầu ngày càng tăng về thông tin phục vụ công tác quản lý Mặc dù công tác tổ chức quản lý nguyên vật liệu có nhiều ưu điểm, nhưng vẫn cần cải tiến để đạt hiệu quả tối ưu hơn.
Thứ nhất: Phương pháp hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu
Công ty hiện đang áp dụng hình thức Nhật ký chung đơn giản và thuận tiện, nhưng lại không sử dụng sổ Nhật ký đặc biệt, gây khó khăn cho công tác kế toán Việc sử dụng Nhật ký đặc biệt mặc dù có thể gây trùng lặp ghi chép với Nhật ký chung, nhưng kết hợp cả hai loại sổ sẽ giúp ghi lại các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thường xuyên một cách riêng biệt Điều này tạo thuận lợi trong việc theo dõi và quản lý các hoạt động tài chính của doanh nghiệp, nâng cao hiệu quả công tác kế toán.
Thứ hai: Việc phân loại và theo dõi công nợ
Hiện nay, việc theo dõi tình hình công nợ, đặc biệt là thanh toán với người bán tại Công ty Cổ phần LHS Việt Nam, vẫn còn chưa chặt chẽ Công ty hiện đang quản lý công nợ chung cho tất cả các khoản nợ mà không phân biệt rõ giữa các khoản nợ ngắn hạn và dài hạn, gây khó khăn trong việc kiểm soát và dự báo dòng tiền Việc thiếu quy trình rõ ràng trong theo dõi công nợ có thể ảnh hưởng đến hoạt động tài chính và uy tín của công ty trong thị trường cạnh tranh ngày càng khốc liệt Do đó, cải thiện hệ thống quản lý công nợ, phân loại rõ ràng các khoản nợ là điều cần thiết để tăng cường hiệu quả quản lý tài chính và đảm bảo thanh toán đúng hạn.
Thứ ba: Sổ danh điểm vật tư
Hiện công ty chưa xây dựng được sổ danh điểm vật tư, và việc đánh mã vật tư chỉ theo nhóm chứ chưa dựa trên đặc điểm và tính chất của từng loại vật tư Điều này gây ra khó khăn trong công tác kế toán và quản lý vật tư không thường xuyên sử dụng, ảnh hưởng đến tính chính xác và hiệu quả của việc hạch toán kho.
Thứ tư, tổ chức thu mua, dự trữ và bảo quản nguyên vật liệu được thực hiện tốt, nhưng công tác kiểm kê chưa được tổ chức theo quy mô lớn và chưa nhận thức đầy đủ về tầm quan trọng của việc kiểm kê trong việc bảo quản nguyên vật liệu Việc kiểm kê chưa nghiêm túc có thể dẫn đến việc theo dõi số lượng nguyên vật liệu không chính xác, gây ra hao hụt, mất mát vật tư và ảnh hưởng tiêu cực đến tài chính của doanh nghiệp.
Thứ năm : Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Là công việc rất cần thiết và quan trọng thì hiện nay chưa được áp dụng tại công ty Cổ Phần LHS Việt Nam
MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY LHS VIỆT NAM
Qua những tìm hiểu trên đây về công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty
Cổ Phần LHS Việt Nam đã thể hiện rõ những ưu điểm và hạn chế trong công tác tổ chức hạch toán kế toán phần hành nguyên vật liệu, từ đó đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác kế toán này Để hoàn thiện hơn trong quản lý và theo dõi nguyên vật liệu, cần cải tiến phương pháp và quy trình kế toán, đồng thời nâng cao năng lực và nhận thức của nhân viên Việc áp dụng các giải pháp hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa công tác kế toán nguyên vật liệu, tăng tính chính xác và minh bạch trong báo cáo tài chính.
Thứ nhất , phương pháp hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu
Sử dụng sổ Nhật ký đặc biệt giúp giảm nhẹ công việc của kế toán bằng cách theo dõi riêng các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thường xuyên Việc này thuận lợi cho quản lý và theo dõi các hoạt động tài chính, nâng cao hiệu quả công tác ghi chép sổ sách của công ty.
Thứ hai, việc phân loại và theo dõi công nợ
Việc phân loại công nợ thành ngắn hạn và dài hạn giúp doanh nghiệp theo dõi chính xác tình hình tài chính và quản lý công nợ hiệu quả Điều này tạo điều kiện cho doanh nghiệp chuẩn bị nguồn lực tài chính phù hợp để thanh toán các khoản nợ đến hạn, đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra suôn sẻ và ổn định.
Để nâng cao hiệu quả quản lý kho và hạch toán, việc xây dựng sổ danh điểm vật tư là rất cần thiết, giúp thống nhất tên gọi, mã hiệu, quy cách phẩm chất và đơn vị tính của từng loại vật tư Sổ danh điểm vật tư giúp tránh nhầm lẫn giữa thủ kho và kế toán, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác đối chiếu và quản lý hàng hóa Áp dụng sổ danh điểm vật tư còn giúp các bộ phận sử dụng dễ dàng tra cứu, nâng cao năng suất làm việc và đảm bảo tính chính xác trong ghi chép số liệu.
Thứ tư, tổ chức thu mua, dự trữ, bảo quản nguyên vật liệu
Công tác kiểm kê tại công ty cần có người chuyên trách phụ trách và đảm bảo chất lượng, số lượng, quy cách, chủng loại của nguyên vật liệu Việc này nhằm cung cấp thông tin chính xác, kịp thời cho công tác quản lý và sử dụng nguyên vật liệu Mục tiêu của công tác kiểm kê là nâng cao trách nhiệm của nhân viên và khắc phục nguyên nhân gây thiếu hụt, hỏng hóc, mất mát vật tư Qua đó, nâng cao chất lượng vật liệu, giúp nắm bắt số lượng chủ động để phục vụ hiệu quả nhu cầu sản xuất kinh doanh của công ty tại mọi thời điểm.
Thứ năm , lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Trong bối cảnh công ty là doanh nghiệp sản xuất (DNSX) với lượng nguyên vật liệu lớn cần cho sản xuất, việc giá cả nguyên vật liệu thường xuyên biến động phức tạp đặt ra yêu cầu lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho để đảm bảo an toàn tài chính Việc trích lập dự phòng giúp công ty chủ động trong công tác hạch toán, giảm thiểu ảnh hưởng tiêu cực đến giá trị hàng tồn kho cũng như tình hình tài chính trong các thời điểm biến động của thị trường Do đó, theo quan điểm của tôi, công ty cần thực hiện việc trích lập khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho để đảm bảo ổn định và kiểm soát tốt hơn tình hình tài chính doanh nghiệp.
NVL được lập dự phòng khi:
Đó là những NVL tồn kho tại thời điểm lập BCTC, có giá trị thị trường thấp hơn giá thực tế đang ghi sổ;
NVL thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp; có hóa đơn chứng từ hợp lệ chứng minh giá vốn NVL
Các nguyên tắc cần phải tuân thủ khi lập dự phòng:
Việc lập dự phòng cuối niên độ nhằm chuẩn bị cho việc lập báo cáo tài chính Quá trình này được thực hiện sau khi kiểm kê và đánh giá lại giá trị nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ Việc đánh giá lại giá trị vật tư tồn cuối kỳ cần dựa trên các bằng chứng đáng tin cậy để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong báo cáo tài chính.
Việc lập dự phòng cần phải tính cho toàn bộ giá trị hàng tồn kho nguyên vật liệu (NVL), đảm bảo phản ánh chính xác giá trị thực tế của kho Không được phép sử dụng phần chênh lệch tăng giá của một loại NVL để bù đắp cho phần giảm giá của loại NVL khác, nhằm duy trì tính minh bạch và chính xác trong việc ghi nhận giá trị tồn kho Điều này giúp đảm bảo tuân thủ các nguyên tắc kế toán và cân đối tài chính của doanh nghiệp.
Công thức tính trích lập dự phòng giảm giá NVL :
Mức lập dự phòng cho năm tới = Số NVL tồn kho cuối niên độ x Mức giảm giá
= Đơn giá ghi sổ – Đơn giá thực tế trên thị trường
TK sử dụng: TK 159: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
Cuối niên độ kế toán năm trước trích lập dự phòng:
Nợ TK 632 : Phần chênh lệch
Có TK 159 : Phần chênh lệch
Cuối niên độ kế toán năm sau, trích lập bổ sung nếu khoản dự phòng cần trích lập năm nay lớn hơn năm trước, ké toán ghi:
Nợ TK 632 : Phần cần trích lập thêm
Có TK 159 : Phần cần trích lập thêm;
Hoặc hoàn nhập nếu số dự phòng giảm giá đã trích lập năm trước lớn hơn số dự phòng cần trích lập năm nay, kế toán ghi:
Nợ TK 159 : Phần chêch lệch
Có TK 632 : Phần chêch lệch
Dưới đây là các đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty, giúp nâng cao hiệu quả theo dõi, đối chiếu và bảo quản nguyên vật liệu Các cải tiến này góp phần đảm bảo tồn kho chính xác và thúc đẩy hoạt động sản xuất kinh doanh ổn định Việc tối ưu quá trình hạch toán nguyên vật liệu sẽ hỗ trợ công ty kiểm soát tồn kho tốt hơn, từ đó nâng cao lợi nhuận và nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường.
ĐIỀU KIỆN THỰC HIỆN CÁC Ý KIẾN ĐỀ XUẤT
Công ty cần xây dựng các văn bản quy định rõ ràng, chặt chẽ về quy trình và yêu cầu trong công tác tổ chức thu mua nguyên vật liệu (NVL) Các quy định này phải xác định rõ trách nhiệm của nhân viên thu mua, also trách nhiệm dự trữ và bảo quản NVL nhằm đảm bảo hoạt động hiệu quả và an toàn Đồng thời, doanh nghiệp cần có hình thức xử lý kịp thời và nghiêm túc đối với các vi phạm, như quy trách nhiệm bắt bồi thường khi cán bộ gây ra sai sót, cùng các biện pháp xử lý và kỷ luật phù hợp để đảm bảo tuân thủ nội quy và nâng cao hiệu quả quản lý kho vận.
Công ty cần có thêm cán bộ chuyên phụ trách các phần hành thu mua, dự trữ, bảo quản NVL và có đại diện kiểm tra và ký nhận.
Thứ hai, việc phân loại và theo dõi công nợ
Công ty cần lập thêm cột theo dõi thời gian các khoản nợ và phân loại các khoản nợ ngắn hạn và dài hạn.
Biểu 2.2 Bảng theo dõi tổng hợp tình hình thanh toán với người bán ( Phụ lục 2.4)
Thứ ba, phương pháp hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu
Bộ máy kế toán của công ty nên xem xét để đưa sổ nhật ký đặc biệt vào sử dụng để giảm bớt công việc của kế toán NVL
Thứ tư, sổ danh điểm vật tư
Công ty cần xây dựng hệ thống danh mục thống nhất về tên gọi, mã vạch (mã code), quy cách, phẩm chất…
Xây dựng sổ danh điểm vật tư và theo dõi một cách thống nhất, khoa học và áp dụng cho cả thủ kho và kế toán NVL
Thứ năm , lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Công ty có kế hoạch trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho để phản ánh chính xác giá trị thực của hàng tồn kho trên báo cáo tài chính Quá trình này bao gồm lập dự phòng giảm giá dựa trên biến động về giá của nguyên vật liệu tồn kho và được thực hiện bởi cán bộ phụ trách theo dõi biến động giá cả Việc trích lập dự phòng phải phù hợp với các quy định kế toán hiện hành và cần có sự phê duyệt của kế toán trưởng để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong báo cáo tài chính.
Sơ đồ 1.1 Kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song song
Sổ kế toán chi tiết
Sổ kế toán tổng hợp
Sơ đồ 1.2 Kế toán chi tiết NVL theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển
Thẻ kho Chứng từ xuất
Sổ đối chiếu luân chuyển
Sổ kế toán tổng hợp
Sơ đồ 1.3 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp số dư
Sổ số dư Bảng lũy kế
Sổ kế toán tổng hợp
Phiếu giao nhận chứng từ nhập
Phiếu giao nhận chứng từ xuất
Sơ đồ 1.4 Trình tự ghi sổ theo hình thức nhật ký chung
Sổ thẻ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết
Bảng cân đối số phát sinh
Sổ nhật ký đặc biệt
Sơ đồ 1.5 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ
Ghi chú: Ghi hàng ngày Đối chiếu, kiểm tra
Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Bảng cân đối số phát sinh
Bảng tổng hợp chi tiết
Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Sơ đồ 1.6 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký – chứng từ
Ghi chú: Ghi hàng ngày Đối chiếu, kiểm tra
Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết
Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại
Sơ đồ 1.7 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký – Sổ cái
Ghi chú: Ghi hàng ngày Đối chiếu, kiểm tra
Chứng từ kế toán và các bảng phân bổ
Sổ, thẻ kế toán chi tiết NHẬT KÍ CHỨNG TỪ
Bảng tổng hợp chi tiết
BÁO CÁO TÀI CHÍNH Bảng kê
Sơ đồ 2.1 Cơ cấu bộ máy kế toán của công ty
Kế toán tập hợp CF và tính giá thành
Kế toán tiền lương và công nợ
Kế toán vật tư, TSCĐ
Sơ đồ 2.2 Quy trình hạch toán tổng hợp NVL tại công ty Cổ Phần LHS Việt Nam
Bảng cân đối số phát sinh
Bảng tổng hợp chi tiết TK 152
Ghi hàng ngàyGhi đối chiếuGhi cuối tháng