03. HDSD - HRM - Chuong 3 - Cham cong va quan ly phep

03. HDSD - HRM - Chuong 3 - Cham cong va quan ly phep tài liệu, giáo án, bài giảng , luận văn, luận án, đồ án, bài tập l...

Hướng dẫn sử dụng Fast Business Online

Chấm công và quản lý phép

Mục lục

Hướng dẫn sử dụng Fast Business Online 1

Chấm công và quản lý phép 1

1 Chấm công 3

1.1 Danh mục 3

1.1.1 Danh mục ký hiệu chấm công 3

1.1.2 Danh mục loại công 4

1.1.3 Danh mục nhóm công 4

1.1.4 Danh mục ca làm việc 5

1.1.5 Danh mục nhóm ca làm việc 7

1.1.6 Khai báo chi tiết ca 7

1.1.7 Khai báo tăng ca 8

1.1.8 Khai báo loại công tăng ca 9

1.1.9 Danh mục loại nghỉ, vắng mặt 9

1.1.10 Khai báo ngày nghỉ, ngày lễ 9

1.1.11 Khai báo lịch nghỉ 10

1.2 Cập nhật 10

1.2.1 Cập nhật thông tin chấm công nhân viên 10

1.2.2 Đăng ký ca làm việc cho nhân viên 11

1.2.3 Đăng ký tăng ca cho nhân viên 14

1.2.4 Lấy số liệu chấm công 14

1.2.5 Xóa số liệu chấm công 15

1.2.6 Cập nhật giờ vào, ra cho nhân viên 15

1.2.7 Cập nhật thông tin nhân viên nghỉ, vắng mặt 16

1.2.8 Cập nhật thông tin nhân viên nghỉ theo chế độ 17

1.3 Các điều chỉnh và xử lý khác 18

1.3.1 Điều chỉnh giờ vào, ra cho nhân viên 18

1.3.2 Điều chỉnh bộ phận tính công cho nhân viên 19

1.3.3 Điều chỉnh công làm việc cho nhân viên 19

1.3.4 Tính công 20

1.3.5 Xóa công 25

1.4 Báo cáo 25

1.4.1 Danh sách nhân viên sai số liệu chấm công 25

1.4.2 Bảng chấm công 26

1.4.3 Bảng kê chi tiết kết quả chấm công 26

1.4.4 Bảng tổng hợp công nhân viên 27

1.4.5 Bảng tổng hợp tăng ca 28

1.4.6 Báo cáo đi muộn, về sớm 28

1.4.7 Báo cáo thống kê số lần đi muộn, về sớm 29

1.4.8 Báo cáo chi tiết nghỉ theo mã công 29

2.1.1 Cập nhật số phép phát sinh cho nhân viên 31

2.1.2 Khai báo số phép cộng thêm cho bộ phận 31

2.1.3 Khai báo số phép cộng thêm cho nhân viên 31

2.1.4 Cập nhật số dư phép 32

2.1.5 Kết chuyển số phép của nhân viên sang năm sau 32

2.2 Báo cáo 33

2.2.1 Xem thông tin phép đã duyệt 33

2.2.2 Báo cáo chi tiết nhân viên nghỉ phép 34

2.2.3 Bảng theo dõi số ngày nghỉ phép trong năm 34

2.2.4 Báo cáo phép năm 35

Tài liệu hướng dẫn sử dụng Chấm công và quản lý phép

1.1 Danh mục

1.1.1 Danh mục ký hiệu chấm công

Danh mục ký hiệu chấm công chứa mã công phục vụ xuyên suốt quá trình tính công Dùng cập nhật trong:

- Khai báo ngày nghỉ, ngày lễ;

- Khai báo chi tiết ca;

- Cập nhật thông tin chấm công nhân viên;

- Cập nhật thông tin nhân viên nghỉ, vắng mặt;

- Điều chỉnh công làm việc cho nhân viên;

- Cập nhật thông tin nhân viên nghỉ theo chế độ

 Mã công

Chú ý:

Quy tắc chung để xây dựng mã công là:

- Tính chất công có khác nhau không?

- Hệ số công có khác nhau không?

- Các quyền lợi khác có khác nhau không?

Nếu kết quả 1 trong 3 câu hỏi trên là có thì buộc phải mở thêm mã công

 Loại công

Tài liệu hướng dẫn sử dụng Chấm công và quản lý phép

Chọn nhập từ danh mục loại công Thông qua loại công của mã công chương trình phân biệt ca làm việc bình thường hay tăng ca khi nhập mã công trong chi tiết ca (thông qua trường "Tính chất": 1 - Trong giờ quy định, 2 - Tăng ca)

Hệ số tương ứng với từng mã loại công

Ví dụ: công tăng ca ngày chủ nhật khai báo hệ số công là 2 nghĩa là được hưởng lương 200% của tiền lương công làm việc bình thường

1.1.2 Danh mục loại công

Danh mục loại công dùng để phân loại công trong các báo cáo Loại công còn dùng

để phân biệt ca làm việc bình thường hay tăng ca khi nhập chi tiết ca thông qua trường "Tính chất" (1 - Trong giờ quy định, 2 - Tăng ca)

1.1.3 Danh mục nhóm công

Tài liệu hướng dẫn sử dụng Chấm công và quản lý phép

Dùng cập nhật trong Danh mục công làm việc và phục vụ lên các báo cáo có lọc theo nhóm công làm việc

1.1.4 Danh mục ca làm việc

Dùng cập nhật trong:

- Khai báo ngày nghỉ, ngày lễ;

- Khai báo tăng ca;

- Cập nhật thông tin chấm công nhân viên;

- Cập nhật thông tin nhân viên nghỉ, vắng mặt;

- Điều chỉnh công làm việc cho nhân viên;

- Cập nhật thông tin nhân viên nghỉ theo chế độ

Công thức tổng quát làm tròn giờ công

Số phút tính công = (Số giờ làm*60)-n*đơn vị nhỏ nhất

1 - Cận trên

Tài liệu hướng dẫn sử dụng Chấm công và quản lý phép

- Nếu đi trễ 1 đến 2 phút, Số phút tính công = (8*60) - 0*3 Số giờ =

Ví dụ: Số phút làm tròn = 3 phút

- Nếu đi trễ 1 phút, Số phút tính công = (8*60) - 0*3 Tức là không bị trừ

- Nếu đi trễ 2 phút đến 4 phút, Số phút tính công = (8*60) - 1*3 Số giờ =

Trong trường hợp một ngày chỉ làm 1 ca (ví dụ ngày thứ 7 chỉ làm buổi sáng) thì phải tạo 1 ca làm việc bình thường sáng thứ 7 và 1 ca làm việc tăng ca chiều thứ 7

Tài liệu hướng dẫn sử dụng Chấm công và quản lý phép

Tài liệu hướng dẫn sử dụng Chấm công và quản lý phép

 Hôm sau (Giờ vào/Giờ ra)

Trong trường hợp ca chính bắt đầu ngày hôm trước và kéo dài đến ngày hôm sau; hoặc ca chi tiết thuộc hẳn ngày hôm sau thì phải chọn tùy chọn này Khi lấy dữ liệu chấm công, chương trình sẽ hiểu các lần chấm công

có ngày thuộc ngày hôm sau nhưng có chọn "hôm sau" sẽ là chấm công của ngày hôm trước Trong trường hợp điều chỉnh giờ vào/ra, do chương trình không thể sửa thông tin do người dùng nhập thủ công, nên phải chọn tùy chọn "hôm sau" riêng ở chức năng điểu chỉnh Lúc đó, phải nhập ngày là ngày hôm trước, và chọn "hôm sau"

Số phút đi muộn/ về sớm chỉ áp dụng cho việc xác định đi muộn/về sớm

Có thể không bị xét đi muộn/ về sớm nhưng thời gian tính công vẫn bị trừ

 Công

Khai báo mã công sẽ tính cho chi tiết ca Công được chọn nhập từ danh mục ký hiệu chấm công Chỉ thể hiện mã công có tính chất là tăng ca (*) nếu mã ca có “Tính chất” = 2 – Tăng ca; Không thể hiện các mã công có tính chất là tăng ca (*) nếu mã ca có “Tính chất” = 1 – “Trong giờ qui định”

(*) Để biết công có tính chất là tăng ca hay không thì dựa vào thông tin “Loại công” của mã công (xem trường “Tính chất” trong "Danh mục loại công")

1.1.7 Khai báo tăng ca

Dùng để báo cho chương trình biết tăng ca trong khi tính công Trong Điều chỉnh công làm việc cho nhân viên: Cập nhật mã tăng ca

Tài liệu hướng dẫn sử dụng Chấm công và quản lý phép

1.1.8 Khai báo loại công tăng ca

Khai báo loại công tăng ca dùng để nhóm các công tăng ca theo cột (Ngày thường, Ngày nghỉ, Ngày lễ) của báo cáo "Bảng tổng hợp tăng ca"

1.1.9 Danh mục loại nghỉ, vắng mặt

Chỉ dùng để phân loại nghỉ trong các cập nhật sau, không ảnh hưởng đến việc tính công:

- Khai báo ngày nghỉ, ngày lễ;

- Cập nhật thông tin nhân viên nghỉ, vắng mặt;

- Cập nhật thông tin nhân viên nghỉ theo chế độ

1.1.10 Khai báo ngày nghỉ, ngày lễ

Khai báo ngày nghỉ, ngày lễ dùng báo cho chương trình biết những ngày nghỉ lễ trong năm

Trong quản lý phép, nếu nhân viên nghỉ trùng vào ngày lễ, thì tùy thuộc vào cách nhập của "Cập nhật ngày nghỉ, vắng mặt" (theo dữ liệu nhập vào hoặc theo ngày nghỉ lễ), chương trình có trừ phép hay không Nếu theo ngày nghỉ lễ thì chương trình không trừ phép (Tham khảo “Cập nhật ngày nghỉ, vắng mặt”)

Tài liệu hướng dẫn sử dụng Chấm công và quản lý phép

Lịch nghỉ dùng để khai báo các ngày nghỉ hàng tuần, không phải ngày lễ

Lịch nghỉ được khai báo theo từng bộ phận, nếu khai báo cho bộ phận mẹ thì các bộ phận con sẽ ảnh hưởng theo Do đó, nếu áp dụng toàn bộ công ty thì chỉ cần khai báo cho mã bộ phận cao nhất trong sơ đồ tổ chức

1.2 Cập nhật

1.2.1 Cập nhật thông tin chấm công nhân viên

Cập nhật thông tin chấm công nhân viên là cơ sở thông tin chính trong phần Quản lý chấm công Khi có cập nhật thông tin trong phần này thì chương trình sẽ ưu tiên lấy

dữ liệu tại đây

Tài liệu hướng dẫn sử dụng Chấm công và quản lý phép

 Công ngầm định

Khai báo công có tính chất làm việc tại trường này, nếu khai báo công nghỉ phép, các ngày chủ nhật, lễ nghỉ cũng sẽ bị trừ khi tính phép năm Công ngầm định để thay thế mã công trong trường hợp tăng ca ngày lễ, ngày nghỉ

 Số giờ

Khi tính công cho nhân viên, nếu trong thông tin chấm công nhân viên không nhập số giờ, chương trình sẽ tham chiếu tham số "Số giờ công một ngày" trong tham số tùy chọn Tổng số giờ công sẽ chia cho số giờ

để được ngày công

1.2.2 Đăng ký ca làm việc cho nhân viên

Cần đăng ký ca làm việc cho nhân viên để chương trình xác định thời gian chấm công thuộc ca, công nào

Tài liệu hướng dẫn sử dụng Chấm công và quản lý phép

 Sao chép theo nhân viên (theo dòng)

Chương trình hỗ trợ sao chép khai báo của 1 nhân viên (tất cả các ngày) cho các nhân viên khác theo điều kiện truy vấn Chú ý các trường sau:

- Bộ phận/Danh sách nhân viên: Chọn cả bộ phận hoặc danh sách nhân viên cần sao chép đến;

- Kiểu sao chép: Nếu chọn "1 - Chép đè", chương trình sẽ cập nhật lại khai báo đã tồn tại theo điều kiện truy vấn

 Sao chép theo ngày (theo cột)

Tài liệu hướng dẫn sử dụng Chấm công và quản lý phép

Chương trình hỗ trợ sao chép khai báo của 1 nhân viên (của 1 ngày) cho các nhân viên khác theo điểu kiện truy vấn Chú ý các trường sau:

- Ngày sao chép: Nhập vào ngày từ 1 đến ngày cuối tháng (tùy số ngày của tháng) Chương trình lấy khai báo của ngày sao chép để cập nhật qua các ngày khác

- Sao chép từ nhân viên: chọn trong danh sách nhân viên Chương trình sẽ lấy giá trị khai báo của nhân viên để sao chép cho các nhân viên khác;

- Sao chép cho các ngày: Nhập vào danh sách cụ thể các ngày cần sao chép đến, các ngày cách nhau bởi dấu phẩy (ví dụ: "1,2,3,4,5,6" nghĩa là cần sao chép cụ thể các ngày 1,2,3,4,5,6); Ngoài ra, có thể sao chép các giai đoạn cách nhau (ví dụ: "1-3,5-10" nghĩa là từ ngày

1 đến ngày 3 và từ ngày 5 đến ngày 10);

- Sao chép cho bộ phận/Danh sách nhân viên: Chọn cả bộ phận hoặc danh sách nhân viên cần sao chép đến;

- Kiểu sao chép: Nếu chọn "1 - Chép đè", chương trình sẽ cập nhật lại khai báo đã tồn tại theo điều kiện truy vấn

 Tải tệp mẫu

Nhấn biểu tượng để tải tệp mẫu về máy trạm trong trường hợp máy chấm công chưa kết xuất sẵn tệp này và cần thiết phải qua xử lý Trong tệp mẫu này lưu ý các thông tin sau:

- Mã nhân viên: Nhập Mã nhân viên thuộc Bộ phận được phân quyền;

- Ngày (1-31, CN): Nhập vào mã ca làm việc được khai báo trong

"Danh mục ca làm việc" Có thể khai báo nhiều ca, các ca cách nhau bởi đấu phẩy Ví dụ "C01,C02"

Tài liệu hướng dẫn sử dụng Chấm công và quản lý phép

1.2.3 Đăng ký tăng ca cho nhân viên

Cần đăng ký tăng ca cho nhân viên để chương trình xác định thời gian chấm công tăng ca thuộc ca, công nào Nếu báo cáo tính công không có số liệu, cần kiểm tra lại xem có khai báo tăng ca cho nhân viên hay chưa?

- Tháng/Năm: Nhập vào tháng/năm của số liệu cần tải lên máy chủ;

- Số thẻ nhân viên: Là số thẻ đăng ký trong "Cập nhật thông tin chấm công";

- Thời gian: Phải được định dạng dd/mm/yyyy hh:mm:ss Ví dụ: 03/02/2013 16:57:00;

- Loại: 1 là chấm công vào, 2 là chấm công ra Trong trường hợp không nhập "Loại", chỉ để 1 dòng và để trống, chương trình sẽ tự động tính giờ vào ra

 Tải dữ liệu từ tệp

Nhấn biểu tượng để tải dữ liệu chấm công lên máy chủ

Từ màn hình nhấp "Chọn " để chọn tệp dữ liệu chấm công

Tài liệu hướng dẫn sử dụng Chấm công và quản lý phép

Chọn kiểu sao chép là 1 - Chép đè nếu muốn cập nhật lại số liệu chấm công đã có,nếu chọn "0 - Không" thì chỉ chèn thêm các dữ liệu chưa có

Chú ý

Số liệu được kết nhập vào chương trình được kiểm tra theo điều kiện tại màn hình lọc Nếu dữ liệu trong tệp Excel đều hợp lệ, nhưng chương trình vẫn báo lỗi thì phải kiểm tra ngày chấm công trong tệp excel có thuộc điều kiện tại màn hình lọc hay không Ngày kết nhập phụ thuộc ngày hiệu lực của số thẻ trong "Cập nhật thông tin chấm công nhân viên", nếu dữ liệu kết nhập có ngày lớn hơn, chương trình sẽ không kết nhập

Nếu dữ liệu có chấm công các ngày nghỉ lễ hoặc tăng ca nhưng không đăng ký tăng

ca, chương trình sẽ không tính công tăng ca

1.2.5 Xóa số liệu chấm công

Xóa số liệu chấm công dùng để xóa các phát sinh chấm công đã được kết nhập vào chương trình từ tệp excel Xóa chấm công chỉ cho phép thực hiện theo Ngày hoặc [Ngày + Bộ phận] hoặc [Ngày + Bộ phận + Mã nhân viên]

1.2.6 Cập nhật giờ vào, ra cho nhân viên

Cập nhật giờ vào, ra cho nhân viên được sử dụng trong trường hợp đặc biệt hoặc gặp

sự cố như cúp điện, khi không có dữ liệu trong máy chấm công Trong chức năng này có thể cập nhật giờ vào, giờ ra hoặc cả hai

Màn hình cập nhật giờ vào, ra cho nhân viên

Tài liệu hướng dẫn sử dụng Chấm công và quản lý phép

Giả sử nhân viên làm 2 ca liên tiếp, từ 14:00 đến 22:00 và từ 23:00 đến 07:00 (hôm sau), chỉ chấm công giờ vào ca 1 và giờ ra ca 2

Sau đó, nếu bổ sung trong chức năng Cập nhật giờ vào, ra cho nhân viên thì chỉ nhập giờ ra ca 1 là 22:00 và giờ vào ca 2 là 23:00

 Hôm sau

Cập nhật tùy chọn "Hôm sau" trong trường hợp ca làm việc thuộc ngày hôm trước nhưng kéo dài tới sáng hôm sau Khi cập nhật giờ vào, ra cho nhân viên, phải chú ý tùy chọn này Khi tải dữ liệu từ máy chấm công thì không cần nhập, chương trình tự động nhận biết theo giờ thực tế của máy chấm công

Cập nhật giờ vào, ra cho nhân viên có mức độ ưu tiên ngang bằng với chức năng tải dữ liệu từ máy chấm công Do đó, nếu trùng dữ liệu tại 2 chức năng này, chương trình có thể kết xuất báo cáo chấm công sai Khi đó chương trình

sẽ gộp dữ liệu từ 2 nơi và xét tính hợp lệ của từng cặp chấm công ra/vào

1.2.7 Cập nhật thông tin nhân viên nghỉ, vắng mặt

Cập nhật thông tin nhân viên nghỉ, vắng mặt dùng để nhập các phát sinh nghỉ phép, nghỉ ốm, nghỉ không lương

Các công được nhập tại chức năng này thuộc tính chất không làm việc (vắng mặt) Các chức năng khác như "Cập nhật thông tin nhân viên nghỉ theo chế độ" thì chỉ nhập khi nhân viên có đi làm

 Từ ngày đến ngày

Có thể nhập nhiều ngày, nhưng khi nhập nhiều ngày (từ ngày - đến ngày), người dùng lưu ý là chương trình không kiểm tra tính trùng lắp (nhập 2 giai đoạn nghỉ giao hoặc lồng nhau)

 Số giờ

Số giờ nghỉ mỗi ngày Giá trị này tham gia trong công thức tính ngày nghỉ

Ghi chú thêm về công thức tính ngày nghỉ:

Khi tính công cho nhân viên, chương trình sẽ tính từ đầu ngày bắt đầu cho đến cuối ngày kết thúc để được số ngày, sau đó nhân với số giờ nghỉ mỗi ngày (Tử số) và chia cho số giờ làm 1 ngày trong thông tin chấm công (Mẫu số)

Tài liệu hướng dẫn sử dụng Chấm công và quản lý phép

- Nếu trong thông tin chấm công (Mẫu số) không khai báo, chương trình sẽ chia cho

số giờ công một ngày trong tham số tùy chọn

- Trong trường hợp khoảng thời gian nghỉ có ngày thứ 7, Chủ Nhật khi đó chương trình căn cứ vào số giờ khai báo ở chức năng “Khai báo lịch nghỉ” để trừ bớt ra

 Mức độ ưu tiên

Trường này khai báo để ưu tiên tính công theo:

1 - Theo công khai báo, 2 - Theo công ngày nghỉ, ngày lễ khi trùng ngày Nếu người dùng chọn: 1 - Theo công khai báo, chương trình sẽ tính công cho những ngày nhân viên nghỉ, vắng mặt theo công khai báo ở trường

"Công" Trong trường hợp nghỉ vào ngày lễ thì chương trình vẫn tính công nghỉ (Nếu là nghỉ phép thì sẽ trừ phép)

Nếu người dùng chọn: 2 - Theo công ngày nghỉ, ngày lễ khi trùng ngày: Trong trường hợp nghỉ vào ngày lễ thì chương trình không tính công nghỉ Nếu công nghỉ phép thì sẽ không trừ phép những ngày lễ nghỉ;

1.2.8 Cập nhật thông tin nhân viên nghỉ theo chế độ

Cập nhật thông tin nhân viên nghỉ theo chế độ dùng để nhập các chế độ nghỉ cho người lao động nhưng phải đi làm thì mới được hưởng Nếu có khai báo nghỉ chế độ, khi tính công, chương trình tự động thêm thời gian nghỉ chế độ

Ví dụ:

- Nghỉ cho con bú 1 ngày 1 giờ trong thời gian sau nghỉ hậu sản

- Nhà xa, được về sớm để theo xe đưa đón

Nếu nhân viên không đi làm (không có số liệu chấm công) thì không tự động thêm giờ nghỉ theo chế độ cho dù có khai báo nghỉ chế độ

Nhập trường từ ngày để lọc các phát sinh nghỉ theo chế độ

Ví dụ: Nghỉ 1 giờ từ ngày 01/01/2014 đến 30/06/2014, muốn lọc phát sinh này thì nhập ngày từ trước hoặc bằng 01/01/2014

 Khai báo ca

Tài liệu hướng dẫn sử dụng Chấm công và quản lý phép

Trong những trường hợp nghỉ chế độ, để bảo đảm số giờ không vượt quá

số giờ quy định, không được sử dụng ca làm việc thông thường mà phải

sử dụng ca làm việc thiếu khuyết Ca làm việc theo chế độ sẽ được chương trình tính tự động

Ví dụ:

Nhân viên làm việc ca làm việc hành chánh từ 8 giờ đến 17giờ (thời lượng

8 giờ), từ tháng 1 đến tháng 6 được nghỉ 1 giờ mỗi ngày để cho con bú Trong trường hợp này phải khai báo và cập nhật như sau:

- Ca làm việc hành chánh (XX) từ 8 giờ đến 16 giờ hoặc từ 9 giờ đến 17giờ (thời lượng 7 giờ)

- Đăng ký ca làm việc XX cho nhân viên từ tháng 1 đến tháng 6;

- Cập nhật thông tin nhân viên nghỉ theo chế độ với ca XX;

- Chấm công hằng ngày theo giờ đã đăng ký ca thiếu khuyết XX

Khi đó nếu nhân viên chấm công quá thời lượng ca XX thì vẫn bảo đảm đúng 8 giờ 1 ngày

1.3 Các điều chỉnh và xử lý khác

1.3.1 Điều chỉnh giờ vào, ra cho nhân viên

Khi sử dụng chức năng điều chỉnh giờ vào, ra cho nhân viên, người dùng cần thiết phải nhập đầy đủ cả giờ vào và giờ ra Chương trình ưu tiên lấy dữ liệu giờ vào, giờ ra

ở đây