02. HDSD - HRM - Chuong 2 - Phan he nhan su

Fast Human Resources Online 4/93Cần nhập thông tin trong các ngăn:  Thông tin chung phần trên Mã nhân viên: Nếu cần chương trình hiện mặc nhiên các ký tự đầu trong mã nhân viên, đề ngh

Trang 1

Hướng dẫn sử dụng Fast Business Online

Phân hệ nhân sự

Mục lục

Hướng dẫn sử dụng Fast Business Online 1

Phân hệ nhân sự 1

1 Cập nhật 4

1.1 Thông tin nhân viên 4

1.1.1 Thông tin cá nhân 4

1.1.2 Hộ chiếu, thị thực 10

1.1.3 Sức khỏe 10

1.1.4 Gia đình 11

1.2 Học vấn, nghề nghiệp 11

1.2.1 Đào tạo chính quy 11

1.2.2 Ngoại ngữ 12

1.2.3 Bậc nghề nghiệp chuyên môn 12

1.2.4 Các khóa ngắn hạn 13

1.3 Quá trình làm việc 14

1.3.1 Quá trình làm việc tại công ty 14

1.3.2 Thông tin khác 15

1.4 Quá trình lương 16

1.4.1 Quá trình lương kinh doanh 16

1.5 Khen thưởng, kỷ luật 18

1.5.1 Khen thưởng 18

1.5.2 Kỷ luật 19

1.6 Tai nạn lao động 19

1.7 Các thao tác 20

2 Quản lý đào tạo 20

2.1 Cập nhật 20

2.1.1 Phiếu yêu cầu đào tạo 20

2.1.2 Cập nhật thông tin khóa học 22

2.1.3 Cập nhật kết quả khóa học 27

2.1.4 Cập nhật yêu cầu đào tạo theo vị trí công việc 29

2.2 Danh mục 30

2.2.1 Danh mục môn học 30

2.2.2 Danh mục loại kỹ năng 31

2.2.3 Danh mục xếp loại 31

2.2.4 Danh mục loại hình đào tạo 32

2.2.5 Khai báo nguồn lực đào tạo 32

2.2.6 Khai báo đơn vị đào tạo 33

2.3 Báo cáo 33

Trang 2

3.2.2 Danh mục loại chỉ tiêu đánh giá 41

3.2.3 Khai báo chỉ tiêu đánh giá 42

3.3 Báo cáo 44

3.3.1 Bảng đánh giá thực hiện công việc 44

3.3.2 In mẫu đánh giá thực hiện công việc 45

3.3.3 Bảng tổng hợp đánh giá theo nhân viên 45

3.3.4 Bảng tổng hợp đánh giá nhiều kỳ 46

3.3.5 Báo cáo tiến độ đánh giá 46

4 Cấp phát công cụ, dụng cụ 47

4.1 Cập nhật 47

4.1.1 Cập nhật cấp phát công cụ, dụng cụ 47

4.1.2 Cập nhật giảm công cụ, dụng cụ 49

4.1.3 Cập nhật yêu cầu công cụ, dụng cụ theo vị trí công việc 51

4.2 Báo cáo cấp phát công cụ, dụng cụ 52

4.2.1 Báo cáo cấp phát công cụ, dụng cụ 52

4.2.2 Báo cáo giảm công cụ, dụng cụ 53

4.2.3 Tình hình cấp phát công cụ, dụng cụ theo nhân viên 53

4.2.4 Báo cáo công cụ, dụng cụ cấp phát hết hạn 54

4.3 Danh mục loại công cụ, dụng cụ 55

4.4 Cập nhật công cụ, dụng cụ sử dụng đầu kỳ 55

4.5 Kết chuyển công cụ, dụng cụ sử dụng sang năm sau 56

5 Danh mục 57

5.1 Danh mục bộ phận 57

5.2 Danh mục vị trí công việc 58

5.3 Danh mục thông tin chung 58

5.4 Danh mục thông tin học vấn 59

5.5 Danh mục khác 59

6 Báo cáo 60

6.1 Sơ yếu lý lịch 60

6.2 Danh sách 61

6.2.1 Danh sách sinh nhật nhân viên 61

6.2.2 Danh sách thông tin gia đình của nhân viên 62

6.2.3 Danh sách nhân viên 63

6.2.4 Danh sách nhân viên theo bộ phận 64

6.2.5 Danh sách nhân viên theo trình độ học vấn 65

6.2.6 Danh sách nhân viên theo chuyên môn 66

6.2.7 Danh sách nhân viên theo trình độ ngoại ngữ 67

6.2.8 Danh sách nhân viên theo thâm niên công tác 68

6.2.9 Danh sách nhân viên tăng giảm lương trong kỳ 69

6.2.10 Danh sách nhân viên đến kỳ thay đổi lương 70

Trang 3

6.2.11 Danh sách khen thưởng nhân viên 71

6.2.12 Danh sách kỷ luật nhân viên 72

6.2.13 Danh sách nhân viên bị tai nạn 74

6.3 Báo cáo biến động nhân viên 75

6.3.1 Danh sách nhân viên tăng theo bộ phận 75

6.3.2 Danh sách nhân viên giảm theo bộ phận 77

6.3.3 Danh sách nhân viên điều chuyển bộ phận 78

6.3.4 Báo cáo diễn biến lao động theo bộ phận 79

6.3.5 Báo cáo diễn biến lao động theo bộ phận, vị trí công việc 81

6.4 Báo cáo thống kê nhân viên 82

6.4.1 Báo cáo thống kê số lượng nhân viên theo bộ phận trong năm 82

6.4.2 Báo cáo thống kê số lượng nhân viên theo tính chất công việc trong năm 83

6.4.3 Báo cáo thống kê trình độ học vấn theo bộ phận, vị trí công việc 84

6.4.4 Báo cáo thống kê thâm niên làm việc theo bộ phận 85

6.4.5 Báo cáo thống kê thâm niên của bộ phận theo tháng 87

6.4.6 Báo cáo thống kê độ tuổi theo bộ phận, vị trí công việc 88

6.4.7 Báo cáo thống kê độ tuổi theo tình trạng hôn nhân 89

6.4.8 Báo cáo tỷ lệ nhân viên nghỉ việc 91

6.4.9 Báo cáo thống kê nghỉ việc theo lý do 92

Trang 4

Fast Human Resources Online 4/93

Cần nhập thông tin trong các ngăn:

 Thông tin chung phần trên

Mã nhân viên: Nếu cần chương trình hiện mặc nhiên các ký tự đầu trong

mã nhân viên, đề nghị khai báo mã nhân viên ngầm định trong danh mục

bộ phận;

Bộ phận: được cập nhật trực tiếp ở màn hình cập nhật thông tin nhân viên hoặc gián tiếp thông qua điều chuyển bộ phận trong quá trình công tác;

Ảnh: Dùng để theo dõi và in trong sơ yếu lý lịch;

Giới tính: Thông tin lọc trong các báo cáo có tính chất thống kê nhân sự; Stt sắp xếp: Trường ký tự dùng để sắp xếp nhân viên trong màn hình, để

dễ theo dõi, nên tổ chức hệ thống số thứ tự sao cho các nhân viên trong

bộ phận có hệ thống số giống nhau

Quá trình công tác có thể cập nhật lên thông tin chung, nhưng khi xóa công tác hiện tại sẽ không cập nhật lại thông tin chung Nên khi đó phải sửa lại trường này theo công tác hiện tại trước đó

 Thông tin chung phần dưới

Trang 5

Tài liệu hướng dẫn sử dụng Phân hệ nhân sự

Ngày sinh: dùng để thực hiện lập các báo cáo như "Danh sách sinh nhật nhân viên";

Nơi sinh/Số CMND/Nơi cấp/Ngày cấp CMND/Ngày hết hạn CMND/Quốc tịch/Dân tộc/Tôn giáo/Tình trạng hôn nhân/Điện thoại di động/Thư (Email)/Địa chỉ hiện tại: thông tin tham khảo thêm

 Công việc

Trang 6

- Ngày vào công ty: dùng để lọc theo điều kiện Ngày vào cty từ/đến trong các báo cáo;

- Ngày vào chính thức: dùng để tính thâm niên công tác trong các báo cáo thống kê thâm niên nhân viên;

- Vị trí công việc và bậc quản lý sẽ được cập nhật trực tiếp hoặc chuyển

từ phần chi tiết quá trình làm việc

 Trình độ học vấn

Trang 7

- Trình độ học vấn/Trường tốt nghiệp/Chuyên ngành/Ngày tốt nghiệp: Thông tin để lọc các báo cáo về trình độ học vấn như "Danh sách nhân viên theo trình độ học vấn";

- Từ ngày/Đến ngày/Xếp loại tốt nghiệp: Thông tin tham khảo thêm

 Ngoại ngữ

Trang 8

- Điện thoại công ty/Điện thoại nhà riêng/Email cá nhân/Địa chỉ thường trú/Quê quán: Thông tin tham khảo thêm

 Khác

Trang 9

- Tình trạng hiện tại: tất cả các báo cáo thống kê sau này đều thể hiện dựa vào các trạng thái của trường này

Trường "Tình trạng hiện tại" không cho phép nhập trạng thái nghỉ việc, trạng thái này được tự động cập nhật khi có ngày nghỉ việc trong "Quá trình làm việc" Nếu xóa ngày nghỉ, chương trình sẽ chuyển trạng thái là làm việc

Một số thông tin cần thiết phải cập nhật để dùng lọc dữ liệu trong màn hình tìm kiếm hoặc truy vấn các báo cáo thông thường Thông tin như mã nhân viên, giới tính, ngày sinh, ngày vào công ty, ngày vào chính thức, tình trạng hiện tại,

Ngày vào công ty: ngoài việc dùng để truy xuất lên những báo cáo có điều kiện lọc là "Ngày vào cty từ/đến

Còn sử dụng trong các báo cáo thể hiện theo thông tin thay đổi trong

"Quá trình làm việc", khi nhân viên không có cập nhật thay đổi trong "Quá trình làm việc" thì sẽ dựa theo ngày vào công ty để được truy xuất lên các báo cáo này, nếu có cập nhật thay đổi thì lấy theo ngày thay đổi

Ví dụ: Xem "Danh sách nhân viên tăng theo bộ phận" Dữ liệu như sau:

- Có hai nhân viên: NV1: có ngày vào công ty là 01/02/2013; NV2: có ngày vào công ty là 05/02/2013 cùng ở Bộ phận 1;- Ngày 15/02/2013 chuyển NV1 sang Bộ phận 2;

- Lọc báo cáo này theo "Ngày từ/đến: 01/02/2013 - 25/02/2013"; "Ngày vào công ty từ/đến: 01/02/2013 - 25/02/2013" và "Loại thay đổi là *: cả tăng mới và chuyển bộ phận";

Báo cáo sẽ thể 3 dòng: NV1 - Bộ phận 1 có ngày bắt đầu 01/02/2013; NV1 - Bộ phận 2 có ngày bắt đầu 15/02/2013; NV2 - Bộ phận 1 có ngày bắt đầu 05/02/2013

Trang 10

Cần nhập các thông tin sau:

- Số hộ chiếu/Ngày cấp hộ chiếu/Ngày hết hạn hộ chiếu/Nơi cấp hộ chiếu/Số thị thực (visa)/Ngày cấp/Hạn thị thực/Nơi cấp thị thực Những thông tin này chỉ dùng để tham khảo thêm

- Ngày khám sức khỏe/Chiều cao/Cân nặng/Mắt phải/Mắt trái/Nhóm máu /Loại sức khỏe;

- Thông tin khác về sức khỏe

Những thông tin này chỉ dùng để tham khảo thêm

Trang 11

- Quan hệ/ Họ và tên/ Ngày sinh/ Đã mất/ Nghề nghiệp/ Địa chỉ nơi ở/ Điện thoại di động/ Email liên hệ/ Liên hệ khẩn cấp/ Ghi chú

1.2 Học vấn, nghề nghiệp

Trang 12

Những thông tin về chứng chỉ ngoại ngữ này cùng thông tin chứng chỉ ngoại ngữ trên thông tin chung tạo nên danh sách trình độ ngoại ngữ Cần nhập các thông tin sau:

Ngoại ngữ/Bằng cấp: Thông tin để lọc báo cáo "Danh sách nhân viên theo trình độ ngoại ngữ"

Bằng/Điểm/Ngày cấp: Thông tin tham khảo thêm

Chương trình chỉ hỗ trợ nhập 1 dòng "Ngoại ngữ/Bằng cấp" giống nhau, trong trường hợp nhân viên có thi gia hạn lại chứng chỉ thì buộc phải sửa chứng chỉ cũ với thời gian mới

Chuyên môn/Bậc: Thông tin lọc báo cáo "Danh sách nhân viên theo chuyên môn";

Ghi chú: Thông tin thêm

Trang 13

- Loại đào tạo/Khóa học/Môn học/Nơi đào tạo/Tổng số giờ học/Từ ngày/Đến ngày/Ghi chú: Thông tin tham khảo thêm về các khóa học ngắn hạn

Trang 14

Dùng để lập các báo cáo liên quan quá trình công tác Cần nhập các thông tin sau:

- Loại: 1 - Công việc hiện tại, 2 - Trước đây: Dùng để cập nhật lại các thông tin bộ phận, vị trí vào thông tin chung nếu loại là hiện tại;

- Tính chất: 1 - Công việc chính, 2 - Kiêm nhiệm: : Dùng để cập nhật lại các thông tin bộ phận, vị trí vào thông tin chung nếu tính chất là công việc chính;

- Loại thay đổi: 1 - Tăng mới, 2 - Điều chuyển bộ phận, 3 - Điều chuyển vị trí công việc;

- Bộ phận/Vị trí công việc/Bậc quản lý: thông tin được cập nhật vào thông tin chung nếu tính chất là công việc chính và thuộc hiện tại;

- Người quản lý trực tiếp: thông tin tham khảo thêm;

- Ngày bắt đầu: Ngày bắt đầu dùng làm mốc để xét ngày truy vấn trong báo cáo theo tiến trình công tác;

- Lý do thay đổi/Số quyết định/Ngày quyết định/Người quyết định/Ngày kết thúc/Ghi chú: thông tin tham khảo

Ghi chú quan trọng về bản ghi "Tăng mới"

- Khi thêm mới điều chuyển trong "Quá trình làm việc tại công ty", buộc phải tạo thêm 1 bản ghi "Tăng mới" trong phần "Quá trình làm việc tại

Trang 15

công ty" Nếu không, khi chuyển sang bộ phận khác sẽ không thể hiện được thông tin điều chuyển trong các báo cáo

- Khi nhập các phát sinh liên quan công tác kiêm nhiệm, nếu không có bản ghi "Tăng mới" cũng không thể hiện được các công việc kiêm nhiệm này

- Khi chuyển bộ phận, cần nhập "Loại thay đổi" là "2 - Điều chuyển bộ phận" để theo dõi tiến trình công tác theo bộ phận Nếu có thay đổi ví trí công việc, cần cập nhật "Vị trí công việc" mới, nhập "Tính chất" là "1 - Công việc chính" và chọn loại công việc hiện tại để chương trình cập nhật

vị trí công việc hiện tại lên phần thông tin chung

- Nếu đã có dòng với công việc hiện tại nhưng cập nhật thêm dòng mới với loại công việc hiện tại và "Tính chất" là "1 - Công việc chính" thì dòng mới sẽ thay thế dòng cũ, dòng cũ sẽ trở thành công việc trước đây

- Khi đã thay đổi bộ phận ("Loại thay đổi" là "2 - Điều chuyển bộ phận"), dòng thông tin chung của nhân viên sẽ được dời sang bộ phận khác trong

- Người giới thiệu;

- Ngày nghỉ việc: Ngày nghỉ việc dùng làm mốc để xét ngày truy vấn trong các báo cáo nghỉ việc của nhân viên như "Báo cáo tỷ lệ nhân viên nghỉ việc", "Báo cáo thống kê nghỉ việc theo lý do";

- Lý do nghỉ: "tên ngắn" của lý do nghỉ dùng để dựng cột trong báo cáo

"Báo cáo thống kê nghỉ việc theo lý do";

Trong trường hợp nhân viên đã nghỉ việc vào làm lại, bộ phận nhân sự không muốn tạo mã nhân viên mới thì phải xóa ngày nghỉ việc cũ để chương trình tự động cập nhật lại trạng thái làm việc

Trang 16

- Ngày bắt đầu: Làm căn cứ lập báo cáo "Danh sách nhân viên tăng giảm lương trong kỳ";

- Loại tiền: Loại tiền nên thống nhất 1 loại cho 1 nhân viên vì khi báo cáo

sẽ lọc theo từng loại tiền;

- Tính chất;

- Hệ số lương /Lương cơ bản /Hệ số phụ cấp 1/Tiền phụ cấp 1/Hệ số phụ cấp 2/Tiền phụ cấp 2/Hệ số phụ cấp 3/Tiền phụ cấp 3: thông tin để tính toán "Tổng tiền phụ cấp" và "Tổng thu nhập";

- Lý do thay đổi/Ghi chú: thông tin tham khảo

 Lương dự kiến

Trang 17

- Ngày bắt đầu: Làm căn cứ lập báo cáo "Danh sách nhân viên đến kỳ thay đổi lương";

- Loại tiền: Loại tiền nên thống nhất 1 loại cho 1 nhân viên vì khi báo cáo

sẽ lọc theo từng loại tiền;

- Hệ số lương /Lương cơ bản /Hệ số phụ cấp 1/Tiền phụ cấp 1/Hệ số phụ cấp 2/Tiền phụ cấp 2/Hệ số phụ cấp 3/Tiền phụ cấp 3: thông tin để tính toán "Tổng tiền phụ cấp" và "Tổng thu nhập";

- Lý do thay đổi/Ghi chú: thông tin tham khảo

Khi nhập lương hiện tại cần nhập bản ghi tại thời điểm để thể hiện "Mức lương cũ" so với mức lương mới Nếu không nhập, báo cáo sẽ không có

"Mức lương cũ" tại dòng đầu tiên

Trang 18

- Hình thức khen thưởng: thông tin dùng để lọc báo cáo "Danh sách khen thưởng nhân viên";

- Công ty khen thưởng/Cấp quyết định/Bậc khen thưởng/Số quyết định/Ngày ký/Người ký/Lý do khen thưởng/Giá trị tiền khen thưởng/Ghi chú: chỉ dùng để tham khảo

Trang 19

- Loại kỷ luật: thông tin dùng để lọc báo cáo "Danh sách kỷ luật nhân viên";

- Công ty kỷ luật/Cấp quyết định/Số quyết định/Ngày ký/Người ký/Lý do kỷ luật/Số tiền phạt/Ghi chú: chỉ dùng để tham khảo

1.6 Tai nạn lao động

- Loại tai nạn: thông tin dùng để lọc báo cáo "Danh sách nhân viên bị tai nạn";

- Tai nạn lao động/Ngày xảy ra/Số ngày nghỉ/Mức độ/Ghi chú: chỉ dùng để tham khảo

Trang 20

ký tự điều khiển của hệ thống hoặc các ký tự toán tử („ ? _ % ! @ & |

# $ ” ? ~ ` ^ );

- Bộ phận: các bộ phận được phân quyền theo bộ phận;

- Giới tính: Chấp nhận 1 trong 2 ký số 1 hoặc 2 (Nam-Nữ);

- Bộ phận, Nơi cấp, Quốc tịch, Dân tộc, Tôn giáo, Tình trạng hôn nhân,

Vị trí công việc, Bậc quản lý, Người quản lý trực tiếp, Trình độ học vấn, Chuyên ngành, Ngoại ngữ, Bằng cấp: Các mã tồn tại trong các danh mục tương ứng;

- Quận/huyện, Tỉnh/thành: Các mã quận huyện thuộc tỉnh thành danh mục tỉnh thành;

- Họ, Tên, Nơi sinh, Số CMND, Điện thoại di động, Thư (Email), Trường tốt nghiệp, Xếp loại tốt nghiệp, Bằng/Điểm, Điện thoại công

ty, Điện thoại nhà riêng, Thư (Email) cá nhân, Địa chỉ thường trú, Địa chỉ hiện tại, Quê quán: Nhập kiểu chuỗi, độ rộng tối đa tham khảo tại màn hình thêm mới nhân viên;

- Ngày vào công ty, Ngày vào chính thức, Ngày sinh, Ngày cấp CMND, Ngày hết hạn CMND, Từ ngày, Đến ngày, Ngày tốt nghiệp, Ngày cấp: Định dạng ngày tháng

- Nếu chương trình báo "lỗi không xác định", nên kiểm tra các trường số

có vượt giới hạn hoặc các trường ngày tháng có sai hay không;

- Nếu chương trình báo lỗi tại một ô cụ thể, có thể kiểm tra tính hợp lệ các cột chứa danh mục, hoặc các ô tùy chọn có vi phạm ràng buộc

2.1 Cập nhật

Màn hình cập nhật

Trang 21

Một số thao tác khi cập nhật chứng từ

 Lấy dữ liệu từ tệp excel

Chương trình cho phép đưa dữ liệu từ bảng tính vào chương trình để tiết kiệm thời gian nhập liệu cho người dùng

Quy trình thực hiện như sau:

- Vào Phiếu yêu cầu đào tạo;

- Nhấn biểu tượng , chương trình sẽ tải tệp mẫu để người dùng chuyển dữ liệu vào tệp này;

- Sau khi đã đổ dữ liệu vào tệp bảng tính, để đưa dữ liệu này vào chương trình, nhấn biểu tượng , chọn tệp bảng tính, chương trình

sẽ tải dữ liệu từ tệp mẫu vào chi tiết của phiếu

Ghi chú về cách nhập các cột dữ liệu của tệp mẫu:

- Mã nhân viên: Chỉ nhập các mã nhân viên thuộc đơn vị và bộ phận được phân quyền Độ dài tương ứng với cách nhập trong màn hình thêm mới (sửa) danh mục tương ứng;

- Vị trí công việc: thể hiện tên vị trí công việc hiện hành của nhân viên trên;

- Mã môn học: nhập môn học có trong "Danh mục môn học";

- Loại hình đào tạo: chỉ được cập nhật loại hình đào tạo có trong có trong

"Danh mục loại hình đào tạo";

- Yêu cầu từ ngày, Đến ngày: định dạng kiểu ngày tháng

Trang 22

- Chương trình chỉ hỗ trợ chuyển dữ liệu chi tiết của từng phiếu, dùng trong trường hợp thường xuyên nhập những nội dung định kỳ tương tự nhau;

- Nếu không có quyền "Mới", không thể chuyển thêm dữ liệu chưa có trong chi tiết;

- Nếu không có quyền "Sửa", không thể sửa dữ liệu đã có trong trong chi tiết;

- Các trường tên trong danh mục, người dùng không cần nhập, chương trình sẽ tự cập nhật lại

Một số thông tin đặc biệt

Thông tin chung - phần trên

 Mã khóa học

Có thể nhập 16 ký tự, đây là trường bắt buộc nhập

Trang 23

Mã khóa học được tăng tự động, thao tác theo ví dụ sau: hiện tại đã có

"Khoa0014", nhập "Khoa00" và nhấn mũi tên xuống (trên bàn phím) sẽ ra được "Khoa0015"

Lưu ý:

- Nếu trong "Khai báo màn hình nhập chứng từ" ngầm định trạng thái 3 - Hoàn thành, khi thêm mới trong "Cập nhật thông tin khóa học" chương trình sẽ chuyển thành trạng thái 0 - Lập

- Khi chứng từ đang ở trạng thái "Hoàn thành" không được phép sửa, nhấn sửa chương trình sẽ thông báo "Chưa có quyền thực hiện chức năng này hoặc truy cập bị từ chối Liên hệ với người quản trị hệ thống nếu bạn có thể được truy cập vào chức năng này."

Thông tin chi tiết

Thông tin trong ngăn chi tiết có thể được cập nhật theo 3 cách:

- Thêm mới (Ctrl+Insert);

- Lấy số liệu từ phiếu nhu cầu;

- Lấy số liệu từ bảng tính (excel)

 Lấy số liệu từ phiếu nhu cầu

Trang 24

- Yêu cầu từ ngày: bắt buộc nhập;

- Số phiếu yêu cầu: bắt buộc nhập, chỉ hiện lên các phiếu yêu cầu có

"Ngày lập" (Ngày yêu cầu) ≥ "Yêu cầu từ ngày" của điều kiện lọc, thuộc đvcs của phiếu hiện hành, có mã môn học trùng với mã môn học ở phần thông tin chung của phiếu Sau khi nhấn "Nhận", chương trình thể hiện màn hình:

- Nút “Nhận”/“Hủy”: nếu nhấn “Nhận”, chương trình đem các mã nhân viên thuộc phiếu yêu cầu ra màn hình chi tiết, chỉ lấy những nhân viên

có tích vào ô chọn để mang ra

Khi lấy số liệu lần 2 trở đi, nếu mã nhân viên mang ra trùng với mã nhân viên đã tồn tại trong màn hình chi tiết thì không đem ra nữa

 Lấy số liệu từ bảng tính (excel)

- Vào Cập nhật thông tin khóa học;

Trang 25

- Mã nhân viên: Chỉ nhập các mã nhân viên thuộc đơn vị và bộ phận được phân quyền Độ dài tương ứng với cách nhập trong màn hình thêm mới (sửa) danh mục tương ứng Trường mã nhân viên không được nhập trùng nhau;

- Bộ phận, vị trí công việc: thể hiện tên bộ phận và vị trí công việc hiện hành của nhân viên trên

Chương trình sẽ báo lỗi trong 1 số trường hợp sau:

- Dữ liệu các cột chứa mã các đối tượng liên quan không có trong các danh mục hiện có, trong trường hợp này, chương trình vẫn mang dữ liệu vào màn hình chi tiết nhưng khi lưu sẽ cảnh báo "Trường xxx chưa nhập hoặc giá trị nhập không hợp lệ", người dùng phải chỉnh sửa trước khi lưu;

- Dữ liệu chuỗi dài quá độ rộng cho phép Ghi chú khác

- Chương trình chỉ hỗ trợ chuyển dữ liệu chi tiết của từng phiếu, dùng trong trường hợp thường xuyên nhập những nội dung định kỳ tương

Thông tin nguồn lực

Đây là thông tin tham khảo, lấy từ "Khai báo nguồn lực đào tạo"

Thông tin chung

Trang 26

 Ngày học từ/đến

Ngày học từ/đến lấy theo ngày dự kiến từ/đến, được phép sửa lại Thông tin này sẽ được truy xuất khi nhập "Cập nhật kết quả khóa học" và dùng lên Báo cáo thực hiện đào tạo,

Tổng chi phí thực tế, ngầm định tính = Sl học viên thực tế x Chi phí thực

tế 1 hv, được phép sửa lại

 Công ty hỗ trợ (%)

Trang 27

Ngầm định = 100, được phép sửa lại Không được nhập số âm và không nhập số lớn hơn 100

Thông tin chung

 Mã khóa học

Người sử dụng chọn khóa học từ chức năng "Thông tin khóa học" (các

mã khóa học có “Trạng thái” = 2 – Đang thực hiện) để cập nhật nội dung kết quả của khóa học đó cho từng nhân viên

 Thời gian từ/đến

Thời gian từ/đến được lấy từ Thông tin khóa học/ Ngăn Thông tin chung/ Trường Ngày học từ/đến, làm điều kiện lọc lên các báo cáo kết quả khóa

học

Thông tin chi tiết

Thông tin trong ngăn chi tiết có thể được cập nhật theo 3 cách:

- Thêm mới (Ctrl+Insert);

- Lấy số liệu từ thông tin khóa học;

- Lấy số liệu từ bảng tính (excel)

 Lấy số liệu từ thông tin khóa học

Trang 28

Người dùng có thể lấy dữ liệu từ chức năng “Cập nhật thông tin khóa học” theo mã khóa học nhập ở phần thông tin chung (nếu có)

Nếu nhấn “Nhận”, chương trình mang các mã nhân viên thuộc màn hình thông tin khóa học ra màn hình chi tiết Chương trình chỉ lấy những nhân viên có tích vào ô chọn

Khi lấy số liệu lần 2 trở đi, nếu mã nhân viên mang ra trùng với mã nhân viên đã tồn tại trong màn hình chi tiết thì không mang ra nữa

 Lấy số liệu từ bảng tính (excel)

- Vào Cập nhật kết quả khóa học;

- Mã nhân viên: Chỉ nhập các mã nhân viên thuộc đơn vị và bộ phận được phân quyền Độ dài tương ứng với cách nhập trong màn hình thêm mới (sửa) danh mục tương ứng Trường mã nhân viên không được nhập trùng nhau;

- Bộ phận, vị trí công việc: thể hiện tên bộ phận và vị trí công việc hiện hành của nhân viên trên

Chương trình sẽ báo lỗi trong 1 số trường hợp sau:

- Dữ liệu các cột chứa mã các đối tượng liên quan không có trong các danh mục hiện có, trong trường hợp này, chương trình vẫn mang dữ

Trang 29

liệu vào màn hình chi tiết nhưng khi lưu sẽ cảnh báo "Trường xxx chưa nhập hoặc giá trị nhập không hợp lệ", người dùng phải chỉnh sửa trước khi lưu;

- Dữ liệu chuỗi dài quá độ rộng cho phép

 Ngày cấp/ Hiệu lực từ ngày/ Đến ngày

Định dạng theo kiểu ngày tháng Hiệu lực từ ngày/ Đến ngày của chứng chỉ được cấp dùng làm cơ sở lọc các báo cáo: Báo cáo yêu cầu đào tạo theo vị trí công việc, Báo cáo kết quả đào tạo theo nhân viên

Cập nhật yêu cầu đào tạo theo vị trí công việc dùng làm thông tin lên Báo cáo yêu cầu

Trang 30

dữ liệu vào tệp này;

- Sau khi đã nhập dữ liệu vào tệp bảng tính, để đưa dữ liệu này vào chương trình, nhấn biểu tượng , chọn tệp bảng tính, chương trình sẽ tải dữ liệu từ tệp mẫu vào danh mục

Chọn kiểu sao chép là 1 - Chép đè nếu muốn cập nhật lại số liệu đã có, nếu chọn "0 - Không" thì chỉ chèn thêm các dữ liệu chưa có

- Mã bộ phận: nhập vào những bộ phận được phân quyền Độ dài tương ứng với cách nhập trong màn hình thêm mới (sửa) danh mục tương ứng;

- Mã vị trí, mã môn học: cập nhật vị trí, môn học có trong "Danh mục

vị trí công việc", "Danh mục môn học";

- Hiệu lực từ ngày, Đến ngày: định dạng kiểu ngày tháng

Ghi chú về các lỗi thông báo:

Khi kết nhập, chương trình sẽ báo lỗi trong 1 số trường hợp sau:

- Dữ liệu các cột chứa mã các đối tượng liên quan không có trong các danh mục hiện có, trong trường hợp này, chương trình sẽ chỉ rõ địa chỉ ô không hợp lệ;

- Dữ liệu chuỗi dài quá độ rộng cho phép: lỗi không xác định;

2.2 Danh mục

Màn hình danh mục

Trang 31

Giải thích một số thông tin

 Mã môn học/ Tên môn học

Môn học dùng để cập nhật thông tin đầu vào và làm điều kiện lọc cho các báo cáo sau này

 Loại kỹ năng

Loại kỹ năng: truy xuất từ "Danh mục loại kỹ năng"

 Điểm tối đa

Sử dụng để thể hiện trên các báo cáo: "Báo cáo chi tiết kết quả khóa học", "Báo cáo kết quả đào tạo theo nhân viên"

Danh mục loại này dùng cập nhật loại kỹ năng cho danh mục môn học

Trang 32

Xếp loại được dùng cho việc cập nhật thông tin đầu vào (Cập nhật kết quả khóa học, Thông tin nhân viên/Các khóa học ngắn hạn) và làm điều kiện lọc cho một số báo cáo (Báo cáo chi tiết kết quả khóa học, Báo cáo kết quả đào tạo theo nhân viên)

Danh mục này dùng để phân biệt loại hình đào tạo: nội bộ, thuê ngoài,

Cập nhật thông tin cho Phiếu yêu cầu đào tạo, Cập nhật thông tin khóa học, Cập nhật kết quả khóa học và làm điều kiện lọc thể hiện trên các báo cáo như: Báo cáo yêu cầu đào tạo, Báo cáo kế hoạch đào tạo,

Thông tin dùng để tham khảo, chưa áp dụng trong chương trình

Trang 33

Khai báo đơn vị đào tạo dùng cập nhật thông tin cho: Cập nhật thông tin khóa học, Cập nhật kết quả khóa học và thể hiện trên các báo cáo: Báo cáo yêu cầu đào tạo, Báo cáo kế hoạch đào tạo,

Trang 34

 Cột “Số lượng học viên”, “Tổng chi phí”

Thể hiện số lượng học viên dự kiến và tổng chi phí dự kiến trong Cập nhật thông tin khóa học/ Ngăn thông tin khác

Màn hình điều kiện lọc

Trang 35

 Ngày học từ/đến

Trường "Ngày học từ/đến" được lọc theo "Ngày học từ", cập nhật trong chức năng Cập nhật thông tin khóa học/ Ngăn thông tin chung

 Trạng thái

Thể hiện các trạng thái: 1 - Kế hoạch, 2 - Đang thực hiện, 3 - Hoàn thành,

4 - Hủy trong “Cập nhật thông tin khóa học”, theo điều kiện lọc

 Cột “Từ ngày”, “Đến ngày”

Hai cột này được lấy dữ liệu từ "Ngày học từ/đến" trong Cập nhật thông tin khóa học/ Ngăn thông tin chung

 Cột “Số lượng học viên”, “Tổng chi phí”

Thể hiện số lượng học viên thực tế và tổng chi phí thực tế trong Cập nhật thông tin khóa học/ Ngăn thông tin khác

Trang 36

Trang 37

Trang 38

 Ngày báo cáo và các tùy chọn lọc

Điều kiện lọc: 1 – Chỉ hiện các môn chưa học, 2 – Đã học, * – Tất cả Chương trình xét nhân viên ứng với vị trí, bộ phận, môn học khai báo trong phần “Cập nhật yêu cầu đào tạo theo vị trí công việc”, nếu có “Ngày hiệu lực từ” ≤ “Ngày báo cáo” và có thông tin kết quả trong "Cập nhật thông tin nhân viên/Học vấn, nghề nghiệp/Các khóa học ngắn hạn", sẽ thể hiện trên báo cáo với kết quả là “Chưa học” hoặc "Đã học" ("Đạt" hay

Trang 39

Giải thích một số thông tin

Thông tin chung - phần trên

 Nhân viên

Cho phép cập nhật đối với những nhân viên có trong danh sách nhân viên

và thuộc các bộ phận mà người sử dụng được phân quyền

Trang 40

Số năm giữ chức vụ được tính = “Ngày đánh giá” - “Ngày bắt đầu” của bản ghi gần trước nhất với “Ngày đánh giá” (cập nhật ở phần Quá trình làm việc/ Quá trình làm việc tại công ty) Chỉ sử dụng dữ liệu là “Công việc chính” để tính toán Trường hợp không cập nhật trong “Quá trình làm việc” thì chương trình tính theo “Ngày vào chính thức”

Thông tin ngăn chỉ tiêu và các ý kiến

Tại ngăn chỉ tiêu, người sử dụng chọn biểu tượng để lấy số liệu từ chức năng “Khai báo chỉ tiêu đánh giá” tương ứng theo mã nhân viên cần đánh giá

ở màn hình thông tin chung

 Nhân viên đánh giá/ Quản lý đánh giá

Các trường này được sử dụng để nhập vào điểm đánh giá, tuy nhiên không được phép nhập ở dòng chỉ tiêu cấp 1, các chỉ tiêu cấp 1 do chương trình tự động cập nhật lại, được tính theo công thức:

Điểm chỉ tiêu cấp 1 = ∑ [(điểm từng chỉ tiêu cấp 2 trực thuộc x Trọng số tương ứng)/Tổng trọng số]

Các ngăn thông tin khác dùng để cập nhật ý kiến của các đối tượng đánh giá:

Ý kiến nhân viên, quản lý trực tiếp, quản lý cấp cao

Thông tin chung - phần dưới

 Tổng điểm

Tổng điểm được tính theo công thức sau:

Tổng điểm = ∑ [(điểm từng chỉ tiêu cấp 1 x Trọng số tương ứng)/Tổng trọng số]

Ví dụ về tính điểm chỉ tiêu cấp 1 và tổng điểm Dữ liệu như màn hình cập nhật, các trường được tính toán như sau:

Định dạng
Số trang	93
Dung lượng	1,57 MB