Chương 2: Phân tích thiết kế hệ thống văn thư docx

Yêu cầu ñối với một phương pháp thiết kế hệ thống: • Có tiếp cận toàn cục bằng cách xét mỗi phần tử, mỗi dữliệu, mỗi chức năng là bộphận của một tổng thểtoàn vẹn.. là một phần tử có cấu

Tin h ọ c ứ ng d ụ ng trong QTVP - ThS Lê Qu ố c H ả i

Tin h ọ c ứ ng d ụ ng trong QTVP - ThS Lê Qu ố c H ả i

Tin h ọ c ứ ng d ụ ng trong QTVP - ThS Lê Qu ố c H ả i

1.1.1 Vai trò c ủa phân tích và thiết kế

• Quá trình phân tích là quá trình tìm ra các l ờ i

gi ả i thích h ợ p nh ấ t ñể ñạ t ñượ c m ụ c tiêu mong

– Lựa chọn các lời giải.

– Và phát triển các lời giải dựa trên cơ sở của công cụ

xử lý trên máy tính ñiện tử.

1.1.2 Các sai sót khi triển khai phân

tích và thiết kế hệ thống

a Thi ế u s ự ti ế p c ậ n toàn c ụ c cho m ộ t áp d ụ ng:

• Tình tr ạ ng này xãy ra khi m ộ t áp d ụ ng tin h ọ c

ñượ c tri ể n khai b ở i m ộ t nhóm mà thi ế u s ự liên

h ệ v ớ i các nhóm khác T ừ ñ ó d ẫ n ñế n các sai

sót sau:

– Thu thập trùng lặp thông tin.

– Tồn tại các tập tin dư thừa song không phù hợp

Tin h ọ c ứ ng d ụ ng trong QTVP - ThS Lê Qu ố c H ả i

1.1.2 Các sai sót khi triển khai phân

tích và thiết kế hệ thống

• b T ừ ch ố i h ợ p tác v ớ i ng ườ i s ử d ụ ng (NSD):

• Ng ườ i làm tin h ọ c m ộ t th ờ i gian dài th ườ ng t ự

mình th ể hi ệ n là các chuyên gia duy nh ấ t xác

ñị nh ñ i ề u gì c ũ ng là t ố t cho ng ườ i khác, ñặ c bi ệ t

cho NSD t ươ ng lai h ệ thông tin ñượ c cài ñặ t =>

s ự kém thích nghi c ủ a h ệ thông tin.

• Trong m ộ t th ờ i gian dài không t ồ n t ạ i ngôn ng ữ

chung gi ữ a nh ữ ng ng ườ i làm tin h ọ c và ngườ i

s ử d ụ ng.

1.1.2 Các sai sót khi triển khai phân

tích và thiết kế hệ thống

• Do thi ế u m ộ t chu ẩ n th ố ng nh ấ t (không có

chu ẩ n chung) => h ạ n ch ế các kh ả năng

tích h ợ p các công vi ệ c ñ ã ñượ c ti ế n hành.

Tin h ọ c ứ ng d ụ ng trong QTVP - ThS Lê Qu ố c H ả i

1.2 Yêu cầu ñối với một phương pháp

thiết kế hệ thống:

• Có tiếp cận toàn cục bằng cách xét mỗi phần tử, mỗi dữliệu, mỗi chức

năng là bộphận của một tổng thểtoàn vẹn

• Xét toàn bộtổchức, phòng ban, xưởng, vịtrí làm việc v.v là một phần tử

có cấu trúc, một hệthống có những dòng vào, dòng ra, các quy tắc hoạt

ñộng và quản lý hệthông tin của mình v.v

• Có một cách tiếp cận phân tích và ý niệm ñi xuống, hướng vào việc nhận

thức và ra quyết ñịnh thoạt tiên một cách tổng quát, sau ñến là những ñặc

thù, cái thứnhất, tiếp ñến là cái thứhai v.v

• Nhận dạng những mức trừu tượng và bất biến của hệthống ñược nghiên

cứu phụthuộc vào khoảng thời gian của vòng ñời, vai trò lớn hay nhỏcủa

việc lựa chọn các kỹthuật và các tổchức có liên quan

• Nhận dạng các thành phần, dữliệu, xửlý, bộxửlý, v.v… của hệthống mà

không có sự"thiên vị" nào ñối với chúng

• Vận dụng những công cụthủcông, tự ñộng hoá trợgiúp cho việc phân tích

• Nhận dạng những ñiểm ñối thoại và thoảthuận với NSD, những ñiểm này

dùng ñể ñánh dấu sựchuyển tiếp giai ñoạn trong quá trình phân tích

Tin h ọ c ứ ng d ụ ng trong QTVP - ThS Lê Qu ố c H ả i

môi trường Một số phần tử của hệ thống có sự tương tác với

bên ngoài (cung ứng, thương mại, v.v…).

t ầ ng ñượ c dùng cho m ụ c ñ ích s ả n xu ấ t và phát tri ể n, c ủ a

c i v ậ t ch ấ t là nguyên li ệ u c ủ a nhân dân.

b H ệ th ố ng xí nghi ệ p:

– Các ph ầ n t ử là t ậ p h ợ p nhân viên, nh ữ ng nguyên v ậ t li ệ u,

quy t ắ c qu ả n lý, kinh nghi ệ m, cách t ổ ch ứ c th ố ng nh ấ t

Tin h ọ c ứ ng d ụ ng trong QTVP - ThS Lê Qu ố c H ả i

hình s ơ l ượ c m ố i liên h ệ gi ữ a xí nghi ệ p và

môi tr ườ ng c ủ a nó th ể hi ệ n nh ư sau:

Ngân hàng Nhà cung

Dịch vụ tài chính

Thanh toán Thanh toán chi phí

Bán thành phẩm Dịch vụ Thanh toán

Thanh toán

Thanh toán Sản phẩm cuối cùng Sản phẩm cuối cùng

Thanh toán

Sản phẩm cuối cùng

Tin h ọ c ứ ng d ụ ng trong QTVP - ThS Lê Qu ố c H ả i

2.3.2 Phân tích các liên h ệ với môi

trường

• Các m ố i liên h ệ t ồ n t ạ i gi ữ a h ệ th ố ng và các t ổ

ch ứ c khác nhau t ạ o thành m ộ t môi tr ườ ng kinh

t ế thườ ng ñượ c bi ể u di ễ n b ở i các dòng (lu ồ ng)

ngo ạ i, trái v ớ i dòng n ộ i có ngu ồ n t ừ bên trong

cung c ấ p nào ñ ó, ng ườ i ta s ẽ g ặ p nh ữ ng dòng

thông tin sau:

– Những dòng thông tin không chính thức: những buổi

trao ñổi qua ñiện thoại, thông tin truyền khẩu của

những người ñại diện, v.v

– Những dòng thông tin chính thức:

• Các ñềnghịvềgiá cả ñược gởi ñến bằng Fax hoặc Telex

• Thư tín

• Những hồ sơ có liên quan ñến những dòng vật chất: phiếu

ñặt hàng, giấy báo ñã nhận hàng, phiếu cung ứng

Tin h ọ c ứ ng d ụ ng trong QTVP - ThS Lê Qu ố c H ả i

các công vi ệ c), ph ươ ng ti ệ n (máy, thiế t b ị , dây chuy ề n

công ngh ệ , v.v ), các thành ph ầ n này tác ñộ ng t ươ ng

h ổ v ớ i nhau ñể ñ áp ứ ng m ụ c tiêu: ví d ụ như sả n xu ấ t ra

m ộ t l ượ ng xe d ự ñị nh tr ướ c.

Tin h ọ c ứ ng d ụ ng trong QTVP - ThS Lê Qu ố c H ả i

2.4 Ba h ệ th ố ng cu ả m ộ t t ổ ch ứ c

2 H ệ th ố ng quy ế t ñị nh:

• H ệ th ố ng quy ế t ñị nh có liên quan ñế n các tác v ụ

qu ả n lý, có th ể tìm ở ñây c ác quy ế t ñị nh chi ế n

l ượ c, quy ế t ñị nh chi ế n thu ậ t, dài ho ặ c trung h ạ n

(t ă ng ph ầ n th ị trườ ng, thay ñổ i l ượ ng xe tiêu

tr ọ ng trong vi ệ c liên h ệ hai h ệ th ố ng quy ế t

ñị nh và tác nghi ệ p, b ả o ñả m chúng v ậ n

ra Ta có th ể n ố i kh ớ p ba phân h ệ trên

Tin h ọ c ứ ng d ụ ng trong QTVP - ThS Lê Qu ố c H ả i

2.4 Ba h ệ th ố ng cu ả m ộ t t ổ ch ứ c

HTĐK (HQĐ)

H ệ Thông tin

HSX (H ệ TN) Môi trường

2.4 Ba h ệ th ố ng cu ả m ộ t t ổ ch ứ c

a H ệ thông tin g ồ m:

– Tập hợp các thông tin (h ữ u ích / vô ích, có c ấ u trúc ho ặ c không có c ấ u

trúc, hình th ứ c ho ặ c phi hình th ứ c luân chuy ể n trong xí nghi ệ p).

– Cách thức sửdụng chúng (quy t ắ c qu ả n lý).

– Tập hợp các phương tiện giúp sửlý thông tin Thông qua thông tin, tất

cảcác cán bộcông nhân viên quan hệvới nhau, liên hệgiữa họvới các

phương tiện cho phép xửlý những thông tin này

b M ụ c tiêu c ủ a h ệ thông tin:

– Cung cấp cho hệquyết ñịnh tất cảthông tin cần thiết trong quá trình ra

quyết ñịnh (các thông tin xu ấ t phát t ừ môi trườ ng ho ặ c t ừ h tác

nghi ệ p).

– Chuyển các thông tin từhệquyết ñịnh cho hệtác nghiệp và môi trường

bên ngoài Hoạt ñộng hệtổchức ñược ñánh giá tốt hay xấu tùy thuộc

vào chất lượng của việc xửlý, sựphù hợp của hệthông tin

Tin h ọ c ứ ng d ụ ng trong QTVP - ThS Lê Qu ố c H ả i

3.1 Tính t ổ ch ứ c:

• Gi ữ a các ph ầ n t ử trong h ệ th ố ng ph ả i có m ố i

quan h ệ nh ấ t ñị nh, quan h ệ có hai lo ạ i:

– Quan hệ ổn ñịnh: là quan hệ tồn tại lâu dài cần phải

nghiên cứu khi xét ñến mối quan hệ Quan hệ ổn ñịnh

không có nghĩa là bất biến, nó có biến ñộng nhưng

vẫn giữ ñược mức ổn ñịnh tương ñối Ví dụ: Số công

nhân trong một xí nghiệp là không ổn ñịnh nhưng khi

xét ñến số lượng nói chung là ổn ñịnh, tức là sự tăng,

giảm không ñáng kể.

– Quan hệ không ổn ñịnh: là những quan hệ tồn tại tức

thời Ví dụ: Các chuyến công tác ñột xuất của nhóm

nhân viên trong cơ quan, v.v

3.2 Tính bi ế n ñộ ng:

• B ấ t k ỳ m ộ t h ệ th ố ng nào c ũ ng có tính bi ế n ñộ ng, t ứ c là

có s ự ti ế n tri ể n và ho ạ t ñộ ng bên trong h ệ

– Tiến triển là sự tăng trưởng hay suy thoái của hệ thống Ví dụ

Hệthống kinh doanh của một công ty có thểcó lúc lãi, lỗv.v

– Hoạ ñộng: các phần tửcủa hệthống có sựràng buộc với nhau,

quan hệ này ñược duy trì nhằm ñạt ñến mục ñích cao nhất là

kinh doanh Hoạ ñộng của hệthống nhằm biến cái VÀO thành

cái RA Ví dụ:

H T s ả n xu ấ t

gỗ thiên nhiên Vật dụng

trang trí nội thất

Tin h ọ c ứ ng d ụ ng trong QTVP - ThS Lê Qu ố c H ả i

• Là nguyên liệu của hệthông tin quản lý ñược biểu diễn dưới nhiều

d ng (truy ề n kh ẩ u, v ă n b ả n, hình v ẽ , ký hi ệ u, v.v…) và trên nhiều

vật mang tin (gi ấ y, b ă ng t ừ , ñĩ a t ừ , ñố i tho ạ i tr ự c ti ế p ho ặ c thông

qua ñ i ệ n tho ạ i, b ả n sao, fax, v.v…).

Tin h ọ c ứ ng d ụ ng trong QTVP - ThS Lê Qu ố c H ả i

g ồ m vi ệ c qu ả n lý v ậ n chuy ể n và có liên quan:

– 1 Tái cung ứng 3 Vật tư, hàng hoá, nguyên vật

liệu

– 2 Giao hàng 4 Chuyên chở cán bộ, công nhân viên

Tin h ọ c ứ ng d ụ ng trong QTVP - ThS Lê Qu ố c H ả i

logic và / ho ặ c là ch ứ c n ă ng; song không th ể

nh ậ n th ứ c h ệ thông tin qu ả n lý theo quan ni ệ m

c ủ a ch ỉ m ộ t NSD M ỗ i NSD c ủ a h ệ TTQL (cán

b ộ , nhân viên, h ộ i ñ ông qu ả n tr ị v.v…) có m ộ t

cái nhìn riêng c ủ a mình v ề h ệ th ố ng tu ỳ theo

ch ứ c trách mà h ọ ñả m nhi ệ m, v ị trí, kinh

nghi ệ m, tín ng ưỡ ng, v.v… Chính vì v ậ y mà ch ỉ

ñề c ậ p ñế n h ệ thông tin c ủ a m ộ t NSD thì ñ ó là

m ộ t cách nhìn phi ế n di ệ n, phi th ự c t ế

Tin h ọ c ứ ng d ụ ng trong QTVP - ThS Lê Qu ố c H ả i

3 D ữ li u và thông tin:

• Các dữ liệu ñược "chuyên chở" bởi các dòng giúp ta tiếp cận chặ

chẽvà chính xác hơn các hệthông tin quản lý ñểtin học hoá chúng

a D ữ li u và thông tin, D ữ li u có ph ả i là thông tin:

• Ví dụ: Tên khách hàng, danh mục sản phẩm, ngày giao hàng, v.v…

Dữliệu nhận một sốgiá trịcó thểxác ñịnh trên một tập hợp nào ñ

(Ví dụ: giá trịcủa mã bưu chính phải là sốvà năm ký tựchữ, v.v…)

• Dữliệu biểu diễn một tập hợp các giá trịmà khó biế ñược sự liên

h giữa chúng (Ví d ụ : Nguy ễ n V ă n Nam, 845102, 14 / 10 / 02, 18,

v.v…). Như vậy, khái niệm dữliệu hẹp hơn khái niệm thông tin

• Dữliệu có thểbiểu diễn dưới nhiều dạng khác nhau (âm thanh, v ă n

b n, hình ả nh, v.v ).

• Thông tin luôn mang ý nghĩa và gồm nhiều giá trị dữliệu, những ví

d vềdữliệu trên có thông tin như sau:

• - Thủkho Nguyễn Văn Nam xuất mặt hàng có danh mục là: 845102

vào ngày 14/10/ 02 với số lượng 18

b Các dạng thông tin:

- Thông tin viết: Dạng thông tin này thường gặp nhất trong hệ thông tin Nó

thường thểhiện trên giấy ñôi khi trên màn hình của máy tính Các dữkiện

thểhiện cácthông tin này có thểcó cấu trúc hoặc không

+ Một bức thư tay của một ứng viên vào một vịtrí tuyển dụng không có cấu

trúc, song cần phải có các thông tin "bắt buộc" (h ọ tên , ñị a ch ỉ , v ă n b ằ ng,

v.v ).

+ Một hoá ñơn có cấu trúc xác ñịnh trước gồm những dữliệu bắt buộc (tham

chi ế u khách hàng, tham chi ế u s ả n ph ẩ m v.v ).

- Thông tin nói: Dạng thông tin này là một phương tiện khá phổbiến giữa các

cá thểvà thường gặp trong hệtổchức kinh tếxã hội Đặc trưng loại này phi

hình thức và thường khó xửlý Vật mang thông tin thường là hệthống ñiện

thoại

- Thông tin hình ảnh: Dạng thông tin này xuất phát từcác thông tin khác của hệ

thống hoặc từcác nguồn khác Ví dụ: bản vẽmột sốchi tiết nào ñó của ôtô

có ñược từsốliệu của phòng nghiên cứu thiết kế

- Các thông tin khác: Một sốcác thông tin có thểcảm nhận qua một số giai

ñoạn như xúc giác, vị giác, khứu giác không ñược xét trong hệthông tin

quản lý

Tin h ọ c ứ ng d ụ ng trong QTVP - ThS Lê Qu ố c H ả i

c Thông tin có c ấ u trúc:

• N ế u gi ả thuy ế t là các thông tin vô ích ñ ã ñượ c lo ạ i b ỏ thì

nh ữ ng thông tin v ừ a ñượ c li ệ t kê ở trên là thành ph ầ n

c ủ a h ệ thông tin qu ả n lý M ộ t s ố trong chúng có th ể

ñượ c khai thác t ứ c thì ñể ra m ộ t quy ế t ñị nh (Ví dụ : k ế

ho ạ ch s ả n xu ấ t, k ế ho ạ ch c ả i ti ế n thi ế t b ị v.v.) M ộ t s ố

khác ñể s ử d ng ñượ c c ầ n x ử lý sơ bộ ho ặ c th ủ công

ho ặ c c ơ gi ớ i ho ặ c t ự ñộ ng (Ví dụ : ñồ th ị doanh s ố theo

th ờ i gian, b ả n v ẽ chi ti ế t thi ế t b ị v.v ).

• X ử lý t ự ñộ ng thông tin ch ỉ th ự c hi ệ n ñượ c khi nó ñượ c

qu ả n lý nh ư sau:

Tin h ọ c ứ ng d ụ ng trong QTVP - ThS Lê Qu ố c H ả i

a Thu th ậ p thông tin:

• Hệthông tin phải thu nhận các thông tin có nguồn gốc khác nhau và

dưới nhiều dạng khác nhau Tổchức chỉcó thểgiữlại những thông

tin hữu ích, vì vậy cần phải lọc thông tin:

– Phân tích các thông tin ñểtránh sựquá tải, ñôi khi có hại

– Thu thập thông tin có ích: Những thông tin có ích cho hệthống ñược

cấu trúc hoá ñểcó thểkhai thác trên các phương tiện tin học Thu thập

thông tin thường sửdụng giấy hoặc vật ký tin từ

• Thông thường, việc thu thập thông tin ñược tiến hành một cách hệ

thống và tương ứng với các thủ tục ñược xác ñịnh trước, Ví dụ

nhập vật tư vào kho, thanh toán cho nhà cung ứng Mỗi sựkiện dẫn

ñến việc thu thập theo một mẫu ñịnh sẵn trước, ví dụ: cách tổ chức

trên màn hình máy tính, v.v…

• Thu thập thông tin là tác vụrất quan trọng và tế nhị, yêu cầu không

ñược sai sót

Tin h ọ c ứ ng d ụ ng trong QTVP - ThS Lê Qu ố c H ả i

• Công vi ệ c l ự a ch ọ n thông tin thu th ậ p ñượ c coi

là bướ c x ử lý ñầ u tiên, ti ế p theo s ẽ tác ñộ ng lên

thông tin, x ử lý thông tin là:

– Tiến hành tính toán trên các nhóm chỉ tiêu.

– Thực hiện tính toán, tạo các thông tin kết quả.

• Cung cấp thông tin là mục tiêu của hệ thống Nó ñặt ra vấn ñề

quyền lực: ai quyế ñịnh việc phân phối? cho ai? vì sao?

• Phân phối thông tin có thểcó mục tiêu ban bốlệnh, báo cáo vềsản

xuất, trường hợp này gọi là phân phối dọc Mục tiêu phân phố

nhằm phối hợp một sốhoạ ñộng giữa các bộ phận chức năng gọi

là phân phối ngang

• Đểtối ưu phân phối thông tin, cần ñáp ứng ba tiêu chuẩn:

– Tiêu chuẩn vềdạng: Cần tính ñến tốc ñộtruyền thông tin, số lượng nơi

nhận, v.v… cần phải cho dạng thích hợp với phương tiện truyền:

• Giấy, thư tín cho loại thông tin cho các ñịa chỉlà các ñại lý

• Giấy, telex hoặc telecopie ñểxác ñịnh mộ ñơn ñặt hàng qua ñiện thoại

• Vật thểký tin từdành cho thông tin dạng mệnh lệnh, nhập liệu

• Âm thanh sửd ng cho thông tin dạng mệnh lệnh

– Tiêu chuẩn vềthời gian: Bảo ñảm tính thích ñáng của các quyết ñịnh

– Tiêu chuẩn vềtính bảo mật: Thông tin ñã xử lý cần ñến thẳng NSD,

việc phân phối thông tin rộng hay hẹp tùy thuộc vào mức ñộquan trọng

của nó

Tin h ọ c ứ ng d ụ ng trong QTVP - ThS Lê Qu ố c H ả i

III PHÂN TÍCH VÀ THI Ế T K Ế H Ệ TH Ố NG

1 ĐẠ I C ƯƠ NG V Ề PHÂN TÍCH VÀ THI Ế T K Ế H Ệ TH Ố NG

• Bi ế n ý t ưở ng trên thành hi ệ n th ự c Để làm ñượ c ñ i ề u này, nhà phân tích thi ế t k ế ệ th ố ng, các l ậ p

trình viên, NSD cùng làm vi ệ c ñể phân tích các nhu c ầ u x ử lý thông tin c ủ a xí nghi ệ p, c ơ quan mà

thi ế t k ế nên h ệ th ố ng thông tin.

1.1.3 Giai ñ ạ n khai thác:

• Sau khi cài ñặ t, s ử d ng h ệ thông tin ñể ph ụ c v ụ cho nhu c ầ u thông tin c ủ a doanh nghi ệ p, c ơ

quan Trong giai ñ ạ n này, h ệ thông tin liên t ụ c ñượ c s ử a ñổ i ho ặ c b ả o trì ñể gi ữ cho nó phù h ợ p

v ớ i nhu c ầ u c ủ a doanh nghi ệ p, t ổ ch ứ c.

1.1.4 Giai ñ ạ n ch ế t:

• Vi ệ c tích l ũ y nh ữ ng thay ñổ i trong giai ñ ạ n 3 làm ả nh h ưở ng ñế n tính hi ệ u qu ả c ủ a h ệ th ố ng

Giai ñ ạ n ch ế t x ả y ra khi h ệ th ố ng thông tin tr ở thành r ắ c r ố i ñế n m ứ c không th ể ả o trì ñượ c nó

n ữ a, vi ệ c duy trì nó không còn kinh t ế , hi ệ u qu ả nên lúc này s ẽ b ị lo ạ i b ỏ và vòng ñờ i c ủ a h ệ

thông tin l ạ i ph ả i ñượ c l ặ p l ạ i.

• T ừ nh ữ ng v ấ n ñề trên, c ầ n nh ậ n th ấ y r ằ ng h ệ th ố ng thông tin ñượ c xây d ự ng ph ả i có kh ả năng

ổ n ñị nh cao khi m ộ t ph ầ n nào ñ ó c ủ a nó b ị lo ạ i b ỏ ñể thay th ế ở i m ộ t ph ầ n khác.

1.2 Ph ươ ng pháp phân tích và thi ế t

k ế h ệ th ố ng:

Có rất nhiều phương pháp phân tích thiết kếhệthống như:

• - Phương pháp SADT (Structured Analysis and Design Technique): Kỹ

thuật phân tích cấu trúc và thiết kế, phương pháp này xuất phát từMỹ

• - Phương pháp MERISE (Méthode Pour Rassembler les Ideés Sans Effort):

tạm dịch là "Các phương pháp tập hợp ý tưởng không cần cốgắng", ra ñời

tại Pháp cuối thập niên 70

• - Phương pháp MXC (Méthode de Xavier Castellani): Nguồn gốc từPháp

• - Phương pháp GALACSI (Groupe d' Animation et de Liaison pour d'

Analyse et la Conception de Systeme d' Information): tạm dịch nguyên văn:

"Nhóm cọvẽvà liên lạc ñểphân tích và quan niệm hoá hệ thông tin" ra ñời

tại Pháp vào tháng 4 năm 1982

L ư u ý: Chúng ta sẽ ñi sâu và nghiên cứu phân tích hệthống theo phương

pháp phân tích cấu trúc và thiết kế (SADT) Phương pháp này nghiên cứu

vềviệc dựng sơñồ, bản biểu,… ñểmô tả ñối tượng (tránh dùng lời văn)