lên kế hoạch thông điệp kinh doanh

kế hoạch kinh doanh, thông điệp kinh doanh, giao tiếp kinh doanh, quản trị kinh doanh, giao tiếp trong kinh doanh, thông điệp giao tiếp trong kinh doanh, lập kế hoạch giao tiếp kinh doanh, lập kế hoạch thông điệp giao tiếp kinh doanh

CHƯƠNG 2: LẬP KẾ HOẠCH THÔNG ĐIỆP

TRONG MÔI TRƯỜNG KINH DOANH

GIAO TIẾP KINH DOANH

GV: ThS Đinh Việt Phương

Hiểu được 5 bước giao tiếp kinh doanh

1

2

3

Sử dụng “Exert Writing Techniques” để tiếp

cận đối tượng

4

NỘI DUNG BÀI HỌC

Xác định mục tiêu của thông điệp kinh

doanh

3 Phân tích mục đích thông điệp, dự đoán đối

tượng, chọn phương pháp giao tiếp tối ưu

Quy trình trao đổi thông tin

1

2

3

4

5

Người gửi có ý tưởng

Phản hồi thông tin

cho người gửi

Người gửi mã hóa ý tưởng

Người nhận giải

mã thông điệp Người gửi chọn phương tiện và truyền tải thông tin

Mục đích 1

Giải quyết vấn đề, truyền đạt thông tin

Thuyết phục

2

Tính kinh tế

3

Xác định mục tiêu viết trong kinh doanh

Xác định rõ

mục đích để

hoàn thành

thông điệp

Người nhận tin tưởng

Chấp nhận thông điệp

Trình bày rõ ràng và chính xác

Tránh kéo dài gây lãng phí

QUY TRÌNH 3-X-3

Trước khi

viết/Chấp bút

Phân tích đối

tƣợng & mục đích

Dự đoán đối tƣợng và

phản ứng của đối tƣợng

đối với thông điệp

Truyền tải thông điệp

đến đối tƣợng

Soạn thảo

Nghiên cứu nền tảng, thu thập thông tin

Tổ chức thông tin

Phác thảo phiên bản đầu tiên

Biên tập

Chỉnh sửa mạch

lạc

Hiệu đính

Đánh giá những mục tiêu đạt đƣợc qua thông điệp

TIẾN ĐỘ CỦA QUÁ TRÌNH VIẾT THÔNG

ĐIỆP KINH DOANH

Dự đoán và lập hồ sơ khách hàng

Ai là người đọc và người nghe chủ yếu

Quan hệ chuyên môn và quan hệ cá nhân

Khách hàng thứ yếu khác khách hàng chủ yếu như thế

nào?

Ai là người đọc và người nghe chủ yếu

Giáo dục, trình độ học vấn, tôn giáo, tính cách

Cung cấp thêm thông tin gia cảnh

Tạo lại thông điệp khách hàng thứ yếu Khách hàng giữ vai trò gì trong tổ chức

WIIFM

TÔI ĐƯỢC ĐIỀU GÌ TRONG THÔNG ĐIỆP NÀY

WHAT’S IN IT FOR ME?

HÃY NHỚ RẰNG NGƯỜI NHẬN SẼ LUÔN

NGHĨ …

Sự quan trọng của thông điệp

Số lượng và tốc độ của thông tin phản hồi

Nhu cầu cho ghi nhận lâu dài

Chi phí

Bảo mật và nhạy cảm

Sự ưu thích của người nhận Mức độ trang trọng

Trình độ chuyên môn của người nhận

Kỹ thuật viết chuyên nghiệp

 Không nên: Bản BC của bạn thật tuyệt vời

 Nên: Bản báo cáo của bạn khá tốt

 Không nên: những yêu cầu đã được nhấn mạnh rằng tất cả những phản hồi về buổi biểu diễn đã được hoàn tất một cách thích hợp phải được trả lại cho tác giả hạn chót vào ngày 15 tháng 60

 Nên: Vui lòng nộp tất cả các phản hồi đánh giá trước ngày 15 tháng 6

Phát triển lợi ích của người nhận và quan

điểm cá nhân

Tập trung vào người gửi Tập trung vào người nhận

Chúng tôi đang yêu cầu tất cả các

nhân viên hoàn thành các bản

đăng ký này theo quy định, chính

sách của công ty

Vui lòng hoàn thành các bản đăng

ký này nhờ đó bạn sẽ đủ điều kiện cho chính sách phúc lợi, sức khỏe, nha khoa

Bởi vì chúng tôi cần nhiều không

gian lưu kho cho hàng mới nên

chúng tôi có chương trình “mua 2

trả tiền 1”

Chương trình “mua 2 trả tiền 1” cho phép bạn mua hàng của một năm nhưng chỉ trả tiền bằng giá trị hàng 6 tháng

Phát triển lợi ích của người nhận và quan

điểm cá nhân

Quan điểm của tôi/chúng ta Quan điểm của bạn

Chúng tôi cảm thấy vui khi thông

báo có một sự thỏa thuận giữa

chúng tôi với thương hiệu “HP” cho

phép chúng tôi giảm giá máy in ở

các cửa hàng dành cho học sinh

Một sự thỏa thuận với thương hiệu

“HP” cho phép bạn và những học sinh khác mua máy in giảm giá tại các cửa hàng dành cho học sinh

Tôi có một vài câu hỏi mong nhận

được sự phản hồi của bạn Bởi vì sự phản hồi của bạn là rất quan trọng nên vui lòng cho tôi biết

suy nghĩ của ban

Kỹ năng viết chuyên nghiệp

- Sự lịch sự

Không nên: Bạn hãy ký và trả hồ sơ ngay lập tức

Nên: Vui lòng ký và gửi lại đơn sớm nhất có thể

- Sử dụng ngôn ngữ khách quan

Không nên: Người trợ lí giỏi đã đọc tài liệu của sếp cô ta và phát hiện ra một số lỗi của ông ấy

Nên: Các trợ lý giỏi đã đọc thử tài liệu của sếp họ và phát hiện một số điểm cần chỉnh sửa

Kỹ năng viết chuyên nghiệp

Không nên: để đẩy nhanh việc phê chuẩn của hiệp định, các bạn

hãy bỏ phiếu một cách “khẳng định” hoặc “phủ định”

Nên: để nhanh chóng xác nhận hiệp định, các bạn bỏ hãy bỏ phiếu

“đồng thuận” hoặc “không”

- Sử dụng từ ngữ chính xác, rõ ràng

Không nên: Vui lòng liên hệ một vài người tại văn phòng đó

Nên: Vui lòng gửi mail cho Jonathan đại diện bán hàng của chúng tôi tại phòng maketing