5S dành cho tất cả mọi người, trang 31 đến 46

trang 31 - 46 tài liệu Siêu 5S dành cho tất cả mọi người

Kế hoạch thực hiện siêu 5S trong thời gian hai năm từ / / đến / /

Chuẩn bị Đi sâu và nâng cao Duy trì và cải tiến Bước Chương trình siêu 5S

1 Chuẩn bị:

- Lãnh đạo hiểu rõ triết lý vì lợi ích của siêu 5S

- Lãnh đạo thăm quan các công ty điển hình về siêu

5S

- Lãnh đạo cam kết áp dụng siêu 5S

- Thành lập ban chỉ đạo siêu 5S

- Bổ nhiệm điều phối viên siêu 5S

- Đào tạo điều phối viên và cán bộ nòng cốt về siêu

5S

2 Thông báo chính thức của lãnh đạo:

- Lãnh đạo thông báo chính thức áp dụng siêu 5S

trong 2 năm

- Lãnh đạo giải thích mục tiêu của chương trình siêu

5S cho mọi đồng nghiệp

- Củng cố sơ đồ tổ chức và quy định các khu vực

- Quảng bá siêu 5S bằng các biểu ngữ, áp phích, tờ

gấp

- Đào tạo siêu 5S cho mọi người

3 Tổng vệ sinh:

- Tổ chức ngày tổng vệ sinh 2 lần/ năm

- Tổ chức tiến hành các nhóm nhỏ và chỉ định người

chịu trách nhiệm từng khu vực

- Cung cấp đủ thiết bị và dụng cụ vệ sinh

- Thực hiện tổng vệ sinh trong một ngày

- Tổng vệ sinh bao gồm việc loại bỏ những thứ không

cần thiết và phổ biến

4 Thực hiện Seiri:

- Xây dựng tiêu chuẩn huỷ bỏ những thứ không cần

thiết

- Tổ chức một ngày seiri, 2 lần/năm

- Mọi người tập trung xác định và phân loại các vật

không cần thiết để loại bỏ

- Các vật không cần thiết mà chi phí lớn cần được

đánh giá đề phòng xảy ra lãng phí

5 Thực hiện Seiri, Seiton và Seiso hàng ngày:

- Seiri: loại bỏ những thứ không cần thiết và không

dùng đến

- Seiton: cải tiến địa điểm và phương pháp lưu đồ tổi

thiểu hóa thời gian tìm kiếm

- Seiso: lập lịch vệ sinh hàng ngày để tạo một môi

trường lành mạnh, thuận tiện

- Huy động mọi người tích cực cải tiến

6 Đánh giá định kỳ siêu 5S:

- Xây dựng kế hoạch khuyến khích và đánh giá viên

- Thường xuyên tiến hành đánh giá 5S bởi các đánh

giá viên

- Tạo sự cạnh tranh 5S giữa các phòng ban

- Trao thưởng cho nhóm và cá nhân về đóng góp của

họ

- Tổ chức các đợt tham quan các công ty khác đang

áp dụng siêu 5S

- Tạo sự cạnh tranh về siêu 5S giữa các công ty

Bảng tiến trình siêu 5S đối với kế hoạch thực hiện 2 năm giới thiệu ở trên mô tả các chương trình cơ bản theo các bước, giai đoạn, tháng và được thiết kế để theo dõi hồ sơ tiến độ hàng tháng Các cột theo 24 tháng được nhóm thành 3 giai đoạn

Giai đoạn đầu (3 tháng): Chuẩn bị

Giai đoạn hai (9 tháng): Đi sâu và nâng cao

Giai đoạn ba (12 tháng): Duy trì và nâng cấp

Các hoạt động được nhấn mạnh vào giai đoạn đầu gồm hiểu biết triết lý và lợi ích của siêu 5S cho lãnh đạo thực hiện, cam kết của lãnh đạo đối với việc thực hiện siêu 5S, tổ chức một Ban chỉ đạo công tác về siêu 5S, đào tạo cán bộ theo siêu 5S và người thừa hành do các chuyên gia đảm nhận

và chuẩn bị kế hoạch thực hiện siêu 5S bởi Uỷ ban công tác

Các hoạt động chính tập trung vào giai đoạn hai gồm việc lãnh đạo thông báo chính thức việc thực hiện siêu 5S, hoạt động quảng bá siêu 5S, toàn thể cán bộ làm vệ sinh công ty, bắt đầu Seiri, thực hiện hàng ngày Seiri, Seiton và Seiso và đánh giá siêu 5S

Các hoạt động nhấn mạnh vào giai đoạn ba bao gồm tổng vệ sinh toàn công ty thực hiện định kỳ Seiri, hàng ngày Seiri, Seiton và Seiso, thi đua giữa các ban về 5S và đánh giá định kỳ 5S Mục

Trước hết, lãnh đạo nên đọc phần 1 của cuốn sách này thật cẩn thận và hiểu triết lý và lợi ích của siêu 5S Tiếp đó sẽ thăm quan các công ty siêu 5S để học hỏi rút kinh nghiệm thực tế Dựa vào các nhà tư vấn chuyên môn trong giai đoạn chuẩn bị này để khuyến cáo đối với các công ty mẫu, hướng dẫn các thủ tục áp dụng 5S, đào tạo cán bộ điều phối và cán bộ nòng cốt thực thi 5S, hướng dẫn việc tổ chức, điều hành ban chỉ đạo công tác Đó là cách tiếp cận rất hiệu quả để thành công trong việc áp dụng siêu 5S

Cần chuẩn bị kế hoạch thực hiện 2 năm - siêu 5S theo bước thứ nhất

- Lãnh đạo phải hiểu triết lý và lợi í ch của Siêu 5S

- Lãnh đạo thăm quan các công ty mẫu áp dụng siêu 5S

- Cam kết của lãnh đạo đối với việc thực hiện siêu 5S

- Tổ chức Ban chỉ đạo về siêu 5S

- Chỉ đị nh điều phối viên về siêu 5S

- Đào tạo điều phối viên và các cán bộ nòng cốt thực

hiện siêu 5S

Kế hoạch tổ ng thể

Nội dung của bước 2 là việc lãnh đạo thông báo chính thức cho mọi người lao động khi bắt đầu chương trình siêu 5S, bằng cách cho thấy quyết định của mình áp dụng 5S và giải thích mục tiêu của nó tại thời điểm này Ban chỉ đạo công tác siêu 5S cần tiến hành các công việc sau đây:

1 Lập sơ đồ tổ chức việc thực hiện 5S cần được xây dựng

2 Treo các hình ảnh minh họa về nơi làm việc gọn gàng, sạch sẽ tập trung vào con người (các mục tiêu trực quan)

3 Lập sơ đồ các nhóm thực hiện siêu 5S theo khu vực

4 Chuẩn bị hộp dụng cụ siêu 5S

5 Chuẩn bị các áp phích quảng bá siêu 5S

Sau đó toàn thể công nhân cần được đào tạo về siêu 5S

- Lãnh đạo thông báo chí nh thức việc thực hiện chương

trình siêu 5S cho 2 năm

- Lãnh đạo giải thí ch các mục tiêu của chương trình siêu

5S cho tất cả mọi người

- Công bố sơ đồ tổ chức về siêu 5S và sơ đồ triển khai,

chỉ ra các khu vực được phân chia theo trách nhiệm cụ

thể đối với các nhóm nhỏ

- Đề ra các công cụ quảng bá khác nhau kể cả các biểu

ngữ, áp phí ch, tờ rơi và tạp chí

- Tổ chức các chương trình đào tạo tại chỗ về các nội

dung cơ bản của siêu 5S cho mọi người

Bướ c 2: Thông báo chí nh thức của l∙nh đạo

Kế hoạch tổ ng thể

Ban chỉ đạo siêu 5S, bao gồm lãnh đạo và trưởng các bộ phận do lãnh đạo làm chủ tịch, thảo luận

và quyết định các vấn đề quan trọng liên quan đến siêu 5S như các chính sách cơ bản, các kế hoạch trung, dài hạn và ngân sách cho siêu 5S Điều phối viên siêu 5S làm nhiệm vụ thư ký cho Ban

Ban công tác siêu 5S bao gồm đại diện các bộ phận, chuẩn bị kế hoạch thực hiện hai năm về siêu 5S và hướng dẫn mọi người thực hiện chương trình siêu 5S mà Ban chỉ đạo siêu 5S đã thông qua

Điều phối viên 5S làm nhiệm vụ thư ký cho Ban này

Ban đánh giá siêu 5S bao gồm những người được lựa chọn, đánh giá tình hình tiến triển 5S và đưa

ra những hướng dẫn cần thiết bằng cách thăm viếng định kỳ các bộ phận khác nhau Thông báo cho các nơi về những thành tích nổi bật, Ban đánh giá với sự phê chuẩn của Ban công tác sẽ khuyến cáo cho họ về giải thưởng của lãnh đạo Sử dụng tư vấn để giúp việc đánh giá và hướng dẫn là rất cần thiết

Cán bộ nòng cốt và đào tạo về chương trình siêu 5S, trưởng các bộ phận nên hướng dẫn bộ phận của mình thực hiện các chương trình nội bộ, và có trách nhiệm đào tạo cán bộ cấp dưới của mình Các nhóm cán bộ thuộc các khu vực khác nhau triển khai các công việc trong toàn bộ phận và tổ chức

Tổ chức thực hiệ n siêu 5S

Giám đốc điều hành

Đánh giá viên 5S

Ban chỉ đạo 5S Ban công tác 5S Ban đánh giá 5S

Điều phối viên 5S

Trưởng phòng cung

tiêu

Người thực hiện

5S/đào tạo

Trưởng phòng sản xuất Người thực hiện 5S/đào tạo

Trưởng phòng kinh doanh

Người thực hiện 5S/

đào tạo

Trưởng phòng hành chính Người thực hiện 5S

Nhóm máy 1 Nhóm máy 2 Nhóm máy 3 Nhóm sơn Nhóm lắp ráp và bao gói

doanh

Nhóm hành chính

Thiết lập “mục tiêu dài hạn về siêu 5S”

Tốt nhất, Ban công tác siêu 5S thiết lập ra “mục tiêu dài hạn về siêu 5S” hàng năm và thông báo cho toàn thể mọi người biết

Ví dụ: Mục tiêu dài hạn về siêu 5S cho 2000:

- Mục tiêu siêu Seiri: Tạo ra không gian làm việc hiệu quả bằng cách vào ngày mùng 5 hàng tháng tiến hành loại bỏ các đồ vật không cần thiết

- Mục tiêu siêu Seiton: Giảm thời gian tìm kiếm đồ vật xuống dưới 30 giây (tối đa) bằng cách qui định vị trí của từng đồ vật

- Mục tiêu siêu Seiso: Đảm bảo cho thiết bị và khu vực làm việc trong điều kiện tối ưu bằng cách làm vệ sinh chúng thật sạch sẽ

- Mục tiêu siêu Seiketsu: Tạo ra môi trường làm việc sạch đẹp và an toàn bằng cách lặp lại siêu 3S

- Mục tiêu siêu Shitsuke: Phù hợp các luật lệ và luôn sẵn sàng để cải thiện hình ảnh công ty

Nơi làm việc gọn gàng và sạch sẽ tập trung vào con người

Kho vật

Xưởng máy 2

Xưởng sơn

Bộ phận lắp ráp và bao gói

Xưởng máy 3

Phòng kinh doanh Phòng hành chí nh

Sơ đồ các nhóm thực hiện 5S theo khu vực

Khu vực Nhóm

Phòng cung tiêu

Kho vật liệu

Nhóm kho vật liệu

Ban Sản xuất

Xưởng máy 1

Xưởng máy 2

Xưởng máy 3

Xưởng sơn

Bộ phận lắp ráp và bao gói

Nhóm máy 1 Nhóm máy 2 Nhóm máy 3 Nhóm sơn Nhóm lắp ráp và bao gói

Phòng Hành chính

Bộ phận Y tế

Bộ phận Văn phòng

Nhóm hành chính Nhóm hành chính Nhóm hành chính

Các nhóm chị u trách nhiệm thực hiện 5S theo khu vực

Kho vật

Xưởng máy 2

Xưởng sơn

Bộ phận lắp ráp và bao gói

Xưởng máy 3

Phòng kinh doanh Phòng hành chí nh

Dụng cụ quảng bá

áp phích 5S nên thu thập mẫu từ người lao động Treo những ví dụ đã được lựa chọn sẽ làm tăng mối quan tâm của người lao động về nội dung cũng như tinh thần tham gia của họ

Dụng cụ thực hiện

Phương pháp so sánh bằng ảnh là rất tốt, ví dụ như các ảnh giới thiệu sau cuốn sách này

Các qui tắc và thủ tục cuộc thi liên phòng về 5S cũng được giới thiệu trong cuốn sách này

Dụng cụ đánh giá

Các mẫu giấy dán tường hướng dẫn về 5S được trình bày trong sách này

Các mẫu đánh giá 5S (xem phụ lục)

Ví dụ khen thưởng (xem phụ lục)

Hộp dụng cụ 5S

trong tháng)

Giấy dán tường hướng dẫn 5S

áp phí ch 5S Tham quan 5S Kiểm tra của lãnh đạo

Khẩu hiệu 5S Chụp ảnh các cải tiến Phiếu kiểm tra 5S

Biển đeo ngực 5S Thi liên phòng về 5S Khen ngợi

Seiri Seiton Shitsuke Seiketsu Seiso

Phòng B

Chỗ này cần Seiri

Chỗ này cần Seiton

Để thực hiện siêu 5S, trước hết phải nhớ các định nghĩa về Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu và Shitsuke

Hình vẽ trên nếu phóng to có thể dùng làm áp phích

Sau đây là hai ví dụ khác

Shitsuke

Đào tạo mọi người theo các thói quen làm việc tốt và tuân thủ nghiêm ngặt các qui định

Seiri Loại các đồ vật không cần thiết và khỏi chỗ làm và huỷ chúng

Seiton Sắp xếp các đồ vật cần thiết một cách có trật tự sao cho khi có nhu cầu dễ lấy

Seiso

Vệ sinh nơi làm việc sao cho máy móc, thiết bị luôn sạch sẽ

Seiketsu Duy trì nơi làm việc

của mình sao cho

có năng suất và dễ chịu bằng cách lập Seiri, Seiton, Seiso

Seiri Seiton Shitsuk Seikets Seiso

Bố trí 2 ngày trong năm làm tổng vệ sinh

Cán bộ phụ trách ngày tổng vệ sinh nên phác thảo kế hoạch vệ sinh chi tiết theo phương pháp 5W

- 1H (ai, khi nào, tại sao, ở đâu, cái gì cần phải làm và như thế nào) Sau đó thông báo kế hoạch này tới tất cả mọi người

Xem xét kỹ chủng loại, số lượng các công cụ vệ sinh cần thiết trước khi mua

Ngày tổng vệ sinh, mọi người ngừng các công việc thường ngày để tập trung làm vệ sinh

Tường, trần, cửa sổ, sàn nhà và hành lang cơ quan cũng như các máy móc làm việc, thiết bị và phụ kiện đều phải được làm vệ sinh sao cho chúng thật sạch sẽ, bóng loáng Tất cả các khu vực bên ngoài như nhà để xe, phòng bảo vệ, vườn, cống rãnh lối đi lại đều được dọn dẹp gọn gàng Mời con em cán bộ cơ quan cùng tham gia làm vệ sinh sẽ đóng góp tốt cho công việc Shitsuke Làm vệ sinh môi trường xung quanh mình và nơi làm việc là rất tốt cho mọi người, do vậy, ngày tổng vệ sinh sẽ động viên mọi người thực hiện 5S

ư Tổ chức "ngày tổng vệ sinh" ngay sau khi lãnh đạo

thông báo thực hiện 5S

ư Phân chia công ty thành các khu vực nhỏ và giao

cho các nhóm nhỏ công nhân chị u trách nhiệm

từng nhóm

ư Cung cấp thông tin đầy đủ công cụ vệ sinh toàn cơ

quan

ư Tổng vệ sinh bao gồm cả Seiri các rác thải và các

đồ vật không cần thiết

ư Ngày tổng vệ sinh nên thực hiện 2 lần trong năm

và tiến hành liên tục

Bước 3: Tổng vệ sinh với sự tham gia

của mọi người

Kế hoạch tổ ng thể

Tại sao các đồ không cần thiết lại được tích tụ tại nơi làm việc? Câu trả lời là:

1 Mua nguyên liệu phụ tùng vượt quá nhu cầu

2 Các đơn hàng đối với các đồ vật đã có trong kho được làm lại do nhầm lẫn

3 Thay đổi đặc trưng kỹ thuật khiến cho nhiều đồ vật đã có trong kho trở nên vô dụng

4 Suy giảm chất lượng đối với nguyên liệu và phụ tùng

6 Sản xuất quá nhiều sản phẩm và bán thành phẩm

7 Khách hàng trả lại hàng

8 Các văn bản trùng lặp và nhiều lý do khác nữa

Trong 5S, việc hủy bỏ các đồ vật không cần thiết trong quá trình Seiri làm tiền đề cho các quá trình tiếp theo

Điều quan trọng là các biện pháp nhằm tránh tái xuất hiện các đồ vật không cần thiết cần phải

được thực hiện Điều này được làm trong quá trình Seiri bằng cách xác định nguyên nhân tái diễn (việc này sẽ đóng góp cho việc cải tiến năng suất)

Không gian là tiền Seiri tạo ra không gian hữu dụng và hiệu quả (do vậy đóng góp vào cải tiến năng suất)

ư Xây dựng tiêu chuẩn loại bỏ những đồ vật không cần thiết

ư Tiến hành Seiri là một hoạt động được tiến hành với tất cả mọi người để loại bỏ những gì không cần thiết sau ngày tổng vệ sinh

ư Mọi người tập trung phân loại, thu nhập những gì không cần thiết để loại đi

ư Những gì không cần thiết nhưng có giá trị cao cần được

đánh giá để tránh phải mua lại chúng trong tương lai

ư Hoạt động Seiri cả ngày trong phạm vi toàn cơ quan cần được tiến hành 2 lần trong năm và làm thường xuyên

Bước 4: thực hiện Seiri

Kế hoạch tổ ng thể

Định nghĩa Seiri

Seiri là phân loại và bỏ đi những gì không cần thiết tại nơi làm việc

Cách thức kinh tế nhất là phân loại những gì không cần thiết tại nơi làm việc theo 3 lớp chỉ ra ở trong hình vẽ và thực hiện các hành động thích hợp đối với mỗi lớp

Những gì cần thiết đang có tại nơi làm việc cần phải thực hiện Seiton sẽ được giới thiệu ở phần sau

Đồ vật không

cần thiết

Đồ vật không

có giá trị và dễ huỷ

Các đồ vật có thể bán

Các đồ vật không có giá trị nhưng

bỏ đi thì phí

Quẳng ngay đi

Tìm người mua

được giá nhất

Tìm cách thức tận dụng hoặc hủy tốt nhất

SEIRI

Đồ vật cần thiết

Đối với SEITON

Các đồ vật thường dùng

Các đồ vật thỉnh thoảng dùng

Các đồ vật không dùng nhưng phải giữ gìn

Phải để gần nơi sử dụng

Có thể đặt khá xa

Phải để ở kho riêng với các nhãn mác rõ ràng

Làm thế nào để tiến hành SEIRI tại nơi làm việc

Khi đã

những thứ không cần thiết thì chúng cần phải được loại bỏ Đồng thời, cũng cần phải tìm hiểu về các yếu tố gây ra sự xuất hiện của chúng để từ đó có kế hoạch và biện pháp ngăn ngừa sự tái diễn

Số lượng những đồ vật không cần thiết (những thứ không được sử dụng để tạo ra đầu ra) nghĩa là

số lượng phế thải sinh ra theo nhiều cách Việc loại bỏ những thứ này góp phần đáng kể vào việc cải tiến năng suất

Cần phải nhận thức được những điều này để phòng ngừa sự cố xảy ra và sự gia tăng những thứ không cần thiết nhằm giảm bớt công việc sàng lọc

• Thay đổi kế hoạch sản xuất kinh doanh

• Vượt quá so với đơn đặt hàng

• Đặt hàng không chính xác

• Chất lượng không được kiểm soát

• Số lượng không được kiểm soát

• Vị trí lưu kho không thích hợp hoặc các

phương pháp lưu kho kém hiệu quả

• Hệ thống tiếp nhận và cấp phát kém

• Đặt hàng hoặc giao hàng kép

• Máy móc và thiết bị cũ kỹ và lạc hậu

• Hư hỏng do xếp dỡ không hợp lý

• Tạo ra và lưu kho quá nhiều công việc giấy

tờ

• Các nguyên nhân khác

Nguyên nhân tí ch tụ những thứ không cần thiết