5S dành cho tất cả mọi người, trang 11 đến 30

Trang 11 - 30 tài liệu Siêu 5S dành cho tất cả mọi người

Bạn sẽ hiểu rõ

nó ngay thôi

5S là gì, thưa ngài?

• 5S là sự khởi đầu của một cuộc sống năng suất, thoải mái và lành mạnh cho mọi người khi làm việc Đây là yếu tố cơ bản đối với việc cải tiến năng suất

• Khi thực hiện thành công trong một công ty, 5S sẽ mang lại những thay đổi

đáng ngạc nhiên Ví dụ, mọi thứ không cần thiết sẽ được đưa ra khỏi nơi làm việc, chỉ những gì cần thiết sẽ được sắp xếp lại một cách thuận tiện gần người sử dụng và các máy móc, trang thiết bị trở nên sạch sẽ và sáng sủa

• 5 S là viết tắt của 5 từ tiếng Nhật : Seri, Seiton, Seiso, Seiketsu và Shitsuke

• Động lực đối với chương trình 5S đến từ con người Về phương diện này Shitsuke (Sẵn sàng) là cực kỳ quan trọng cho sự thành công của nó

• Shitsuke là đào tạo mọi người tương ứng sao cho họ sẽ có được những thói quen tốt

• Sau khi đã áp dụng tốt 5S để làm nền tảng, công ty có thể xây dựng và tiến hành chương trình siêu 5S (5S nâng cao) với yêu cầu mức sáng tạo cao hơn

và cách tiếp cận Kaizen

• Siêu 5S dành cho mọi người thể hiện bí quyết của các kỹ thuật 5S cộng với Kaizen Do đó, cuốn giáo trình này sẽ là cuốn sổ tay tốt cho các nhà quản

lý và các chuyên gia Kaizen

5S là gì?

Trong các công ty thành đạt của Nhật Bản, các nhà lãnh đạo cố gắng xây dựng, giới thiệu và thực hiện mọi biện pháp để phát triển nguồn nhân lực liên quan đến người lao động Hiển nhiên, kết quả của những nỗ lực trên sẽ đóng góp rất nhiều đến việc tăng tính cạnh tranh quốc tế

Để áp dụng hiệu quả chương trình 5S và đạt được kết quả thực sự thì không chỉ phải hiểu mà phải áp dụng được trong thực tiễn Do vậy chính những cán bộ điều hành và hướng dẫn 5S phải thực hiện 5S và làm gương cho mọi người tham gia Chỉ nói miệng

và chỉ tay năm ngón thì không bao giờ thành công

Hơn nữa việc hiểu và hỗ trợ liên tục từ lãnh đạo các cấp là chìa khoá cho sự thành công khi áp dụng 5S Xét về khía cạnh này, triết lý phát triển nguồn nhân lực và sự tham gia của người lao động có thể xem như giai đoạn chuẩn bị cho việc chuyển giao công nghệ 5S ra ngoài Nhật Bản Sau đó, các nhà quản lý và các công ty đều nhất trí rằng triết lý này cần phải được khích lệ

• Vào năm 1986, 5S bắt đầu được áp dụng tại các công ty ở Singapore và ngày càng nhiều công ty ở đây áp dụng 5S thành công Những năm gần

đây, 5S được phổ biến rộng rãi tại Malaysia, Thái Lan, Hàn Quốc, Trung Quốc, ấn Độ, Srilanka, Nga, Hungary, Ba Lan, Bungari, Colombia, Uruguay, Brazil, Costarica, Mê hi cô và Việt Nam

• 5S là chương trình cải tiến năng suất rất phổ biến tại Nhật Bản và đang trở nên phổ biến tại nhiều nước khác vì các lý do sau:

+ Nơi làm việc trở nên sạch sẽ và gọn gàng hơn

+ Kết quả thấy ngay đối với mọi người cả người bên trong lẫn bên ngoài

+ Các kết quả nhìn thấy sẽ giúp phát triển các ý tưởng mới

+ Con người chấp hành kỷ luật một cách tự nhiên

+ Các thao tác tại phân xưởng và văn phòng trở nên dễ dàng và an toàn hơn + Con người trở nên tự hào về nơi làm việc sạch sẽ, gọn gàng của mình

+ Vì công ty có hình ảnh tốt do vậy công việc làm ăn tốt hơn

Khả năng chuyển giao 5S tới các công ty ngoài Nhật bản

Cấu trúc của phần 2:

- Siêu 5S là chương trình tham gia toàn công ty đối với Kaizen

- Siêu 5S đóng góp cho từng nội dung của Năng suất - Chất lượng - Chi phí - Giao hàng - An toàn - Tinh thần

- Bốn mục tiêu chính của siêu 5S

- Siêu 5S đang trở nên phổ biến vì 7 lý do

- Siêu 5S có thể có nhiều người tham gia vì 4 lý do

- Nguồn gốc của từ 5S

- Định nghĩa Seiri

- Định nghĩa Seiton

- Định nghĩa Seiso

- Định nghĩa Seiketsu

- Định nghĩa Shitsuke

- Ba loại hình nơi làm việc khác nhau

- Lặp lại chu trình 5S (hình vẽ)

- Bốn yếu tố cơ bản để áp dụng thành công siêu 5S

- Nơi làm việc gọn gàng, sạch sẽ làm tăng năng suất (hình vẽ)

Hiểu triết lý

và công năng của

siêu

Phần 2

5S

ở Nhật Bản, mặc dù chương trình 5S được áp dụng rộng rãi, chúng được xem xét và thực hiện vì các hoạt động Kaizen đối với các bộ phận sản xuất Trong nhiều trường hợp, người ta không gọi đó là các chương trình Kaizen toàn công ty mà có liên quan

đến phòng hành chính Có thể nói rằng, các hoạt động cải tiến năng suất nếu chỉ dựa vào các bộ phận sản xuất sẽ dẫn tới việc giảm năng suất một cách đáng kể tại các bộ phận văn phòng

Với nhận thức ngày càng tăng về vấn đề này trong những năm gần đây, năng suất ở

bộ phận văn phòng được chú trọng cùng với nhu cầu thay đổi cách suy nghĩ truyền thống (theo các phương pháp dựa vào bộ phận trực tiếp sản xuất)

Do đó, nên bắt đầu xây dựng và áp dụng chương trình siêu 5S tại các bộ phận hành chính Nói tóm lại, điều quan trọng là bộ phận lao động gián tiếp không thể đứng ngoài cuộc

- Siêu 5S là chương trình

của toàn công ty với sự

tham gia của tất cả mọi

người

- Nó là một phương pháp

rất hiệu quả để huy động

con người, cải tiến năng

suất và môi trường làm

việc

Siêu 5S là một chương trình có sự tham gia

toàn công ty để cải tiến liên tục (Kaizen)

5S ?

Một chuyên gia năng suất có kinh nghiệm ngay lập tức có thể đánh giá trình độ quản

lý hàng ngày của một công ty sau khi tham quan các bộ phận sản xuất gián tiếp và các phân xưởng của công ty Nói chung, một công ty có trình độ quản lý thấp sẽ có các đặc điểm sau:

- Có nhiều vật dụng không cần thiết và không được sắp đặt gọn gàng

- Di chuyển các đồ vật đòi hỏi đi lại nhiều và quãng đường xa, khu vực làm việc không rõ ràng với lối đi

- Phần lớn công việc là lãng phí

- Nhiều sai sót gặp phải trong công việc và mức sai lỗi cao

- Nhiều công việc phải làm lại, giao hàng luôn chậm trễ và có nhiều công việc làm ngoài

- Kho nguyên liệu, bán thành phẩm và thành phẩm là quá nhiều và mất rất nhiều thời gian bốc xếp

- Thiết bị văn phòng, trang thiết bị sản xuất bẩn thỉu, diện tích bỏ không, tỷ lệ máy hỏng cao

- Sàn nhà, tường, cửa sổ, thiết bị chiếu sáng bẩn thỉu, các phòng không đủ sáng

- Nơi làm việc thiếu an toàn và nhiều tai nạn, sự cố xẩy ra

- Các phương tiện công cộng (phòng ăn, tủ đồ đạc, nhà vệ sinh ) thiếu vệ sinh

- Tinh thần của công nhân thấp

- Người lao động không tự hào đối với công việc của mình

Chương trình siêu 5S sẽ cải thiện các điều kiện nêu trên và tạo dựng nên những điều kiện tốt hơn

Một công ty đang áp dụng thành công siêu 5S sẽ:

- Có năng suất cao (P)

- Chất lượng ổn định (Q)

- Chí phí hợp lý (C)

- Giao hàng đúng hạn và

chính xác (D)

- An toàn cho người lao

động (S)

- Tinh thần lao động cao

(M)

Siêu 5S đóng góp vào từng nội dung của PQCDSM

5S ?

Trong quá trình thực hiện chương trình, mọi người tham gia 5S có thể học hỏi và thực hiện triết lý, nguyên tắc và phương pháp 5S và thấy các kết quả và sự hài lòng tham gia Không nghi ngờ gì khi khẳng định rằng việc lặp lại quá trình này sẽ nâng cao ý thức Kaizen của người lao động Khi thực hiện chương trình 5S, công ty được chia thành nhiều khu nhỏ, mỗi khu do một nhóm người lao động phụ trách Hoạt động của các nhóm này sẽ nuôi dưỡng và quảng bá tinh thần làm việc theo nhóm của người lao

động

Cấp quản lý phải là những người tiên phong dưới con mắt của nhân viên của họ Để làm được điều này, họ cần đi đầu trong việc hiểu đúng triết lý của 5S, tham gia tự nguyện vào 5S và là tấm gương tốt cho cấp dưới Nhiệm vụ của họ là giáo dục cho cấp dưới về 5S, xây dựng mục tiêu, hướng dẫn cách thực hiện 5S, quản lý chương trình và đánh giá kết quả

Những ai đã có kinh nghiệm đều thấy rằng, việc phát triển và quảng bá tốt một chương trình từ 5S đến siêu 5S sẽ nâng cao nhiệt huyết, thái độ và năng lực đối với các hoạt động Kaizen của người lao động và cải thiện không khí làm việc tới mức

đáng ngạc nhiên Cần nhớ rằng các nhóm người, các vật dụng tồn kho, nhà xưởng và máy móc, nếu bị bỏ rơi, quên lãng thì đều sẽ bị già hoá và suy giảm chất lượng Theo cách hiểu này thì các hoạt động siêu 5S phải thường xuyên được lặp lại như một chương trình hữu hiệu nhằm nuôi dưỡng ý thức Kaizen của mọi người Hơn thế nữa, cần nhớ rằng ngay cả khi một chương trình siêu 5S đã được áp dụng tại công ty và một chương trình cải tiến năng suất cũng đã được áp dụng, thì công ty cũng nên tiếp tục chương trình 5S và cố gắng nâng cấp các nội dung của nó

- Xây dựng ý thức Kaizen của mọi

người tại nơi làm việc

- Xây dựng cách làm việc theo

nhóm thông qua sự tham gia của

mọi người

- Xây dựng khả năng lãnh đạo thực

tế cho các trưởng phó phòng ban

- Nâng cấp cơ sở hạ tầng để áp

dụng các công nghệ Kaizen tiên

tiến

Bốn mục tiêu cơ bản của chương trình siêu 5S

5S ?

Trong số các hoạt động Kaizen, chương trình siêu 5S có thể tạo ra các kết quả rõ ràng: Đó là do quá trình hoạt động hàng ngày lặp đi lặp lại được liên quan tới 3S (Sàng lọc, Sạch sẽ, Săn sóc) Mọi người cần tới triết lý cải tiến, khả năng phát hiện vấn đề và các nguyên tắc, phương pháp cải tiến, thực hiện chính sẽ đưa tới sự sáng tạo (siêu 5S) Hiệu quả tích cực sẽ thấy được như trình bày ở trên Đó là 7 lý do cơ bản khiến siêu 5S trở lên phổ biến

- Nơi làm việc được sạch sẽ và gọn gàng hơn

- Các hoạt động trong phân xưởng và tại văn phòng sẽ dễ dàng và

an toàn hơn

- Kết quả được mọi người nhận thấy

kể cả nội bộ và bên ngoài

- Các kết quả nhìn thấy sẽ giúp tạo

ra nhiều ý tưởng mới

- Mọi người tuân thủ kỷ luật một

cách tự nhiên

- Mọi người tự hào trong nơi làm

việc gọn gàng và sạch sẽ của mình

- Kết quả là hình ảnh tốt đẹp của

công ty sẽ tạo thêm công ăn việc

làm

Siêu 5S đang trở nên phổ biến vì 7 lý do

5S ?

Chương trình siêu 5S nằm trong tầm với của mọi công ty bất kể qui mô của nó Những tổ chức đã áp dụng 5S có qui mô khác nhau từ một cơ sở sản xuất đậu phụ chỉ với vài công nhân cho đến một công ty dầu lửa có tới 6.000 công nhân

Hơn nữa, siêu 5S có thể áp dụng cho bất kể ngành công nghiệp nào: công nghiệp sản xuất như thép, đóng tàu, xây dựng, chế tạo máy, điện tử và trang bị điện, hoá dầu, xi măng, thuỷ tinh, dệt, giấy, thực phẩm; ngành bán lẻ như các cửa hàng bách hoá, cửa hàng đặc sản và ngành công nghiệp dịch vụ như ngân hàng, giao thông Ngoài ra có một số ví dụ lồng ghép 5S vào các cơ quan chính phủ và các tổ chức xã hội khác Chương trình siêu 5S không đòi hỏi sử dụng thuật ngữ khó vì nó dễ hiểu và dễ thực hiện đối với mọi người, hiệu quả của nó ai cũng thấy được Đó là lý do tại sao siêu 5S thu hút sự quan tâm của nhiều người và trở lên phổ biến như một chương trình Kaizen toàn công ty dễ dàng áp dụng

Chương trình siêu 5S nhằm tạo ra một môi trường làm việc năng suất, an toàn, thoải mái và sạch sẽ phù hợp với cuộc sống cộng đồng trong công ty Có thể nói rằng, đây

là lý do chính tại sao nhiều người ủng hộ và tham gia vào chương trình siêu 5S

- Nó nằm trong tầm tay của mọi

công ty bất kể tầm cỡ lớn nhỏ

- Nó có thể thực hiện tại mọi loại

hình công ty từ sản xuất, kinh

doanh và dịch vụ

- Triết lý của nó thật dễ hiểu đối với

tất cả mọi người, nó không đòi hỏi

phải hiểu các thuật ngữ phức tạp

- Ai cũng thích nơi làm việc của

mình gọn gàng, sạch sẽ và thoải

mái

Siêu 5S có thể có nhiều người tham gia hơn vì 4 lý do

5S ?

Nguån gèc tõ 5S

5S lµ viÕt t¾t cña 5 tõ tiÕng NhËt lµ Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu vµ Shitsuke

Th«ng th−êng, 5 tõ nµy ®−îc dïng nguyªn gèc tiÕng NhËt Tuy nhiªn, trong tiÕng ViÖt chóng ta cã thÓ sö dông c¸c tõ t−¬ng ®−¬ng nh−: Sµng läc, S¾p xÕp, S¹ch sÏ, S¨n sãc vµ S½n sµng

- 5S lµ ch÷ viÕt t¾t

cña 5 tõ tiÕng NhËt

Mçi tõ b¾t ®Çu b»ng

mét nguyªn ©m “S”

- §ã lµ Seiri, Seiton,

Seiso, Seiketsu vµ

Shitsuke

Nguån gèc cña thuËt ng÷ 5S

5S ?

Định nghĩa chung của Seiri

Seiri: (1) Tổ chức các đồ vật đang ở trạng thái thiếu trật tự và đặt chúng về trạng thái trật tự (2) Loại bỏ những gì không cần thiết (3) Giống như giai đoạn cuối cùng của

xử lý vải dệt, nong, chuốt, xém và cán láng vải sau khi hồ, tẩy trắng hoặc nhuộm để nâng cao độ mịn và vẻ đẹp; kết thúc

Các ví dụ:

(1) Họ mở một tủ chứa đồ lớn tại góc phòng Có biết bao là ngăn đựng sách, quần áo

và các đồ dùng khác ở bên trọng Từng thứ một có một dải giấy đề ngày phát hiện

ra chúng “ồ, chúng ta phải sắp xếp lại tủ Nó gần như chật cứng” Họ bắt tay vào việc và lấy ra những đồ vô dụng Dường như đó là những đồ vật không bán được, thậm chí có bán cũng rất rẻ mạt

(2) Trong khi anh ta đang gọi điện thoại, trông anh ta khá căng thẳng và nói lúng búng Sau khi treo máy, anh ta nom như thể đang tự mỉm cười với mình về quá khứ và thỉnh thoảng liếc đồng hồ, dành thời gian xếp đặt các đồ vật lên bàn cho gọn gàng, những công việc dường như không cần thiết

(3) Sau khi cô ta xếp đặt lại căn nhà của mình và đóng gói các thứ cần thiết Keiko gọi điện thoại cho bác của mình tại Yokohama

Seiri và Seiton thường bị lẫn lộn Việc dùng Seiri trong ví dụ thứ nhất hầu như nhất quán với định nghĩa ở trên Nhưng trong 2 ví dụ sau thực chất là đề cập

đến Seiton

Seiri là phân loại và

bỏ đi các vật dụng

không cần thiết tại

nơi làm việc

Định nghĩa của Seiri

Seiri Seiton

Shitsuke

Định nghĩa chung về Seiton

Seiton: Sắp xếp mọi thứ gọn gàng có trật tự

Ví dụ:

1) Căn phòng gọn gàng và thoạt nhìn giống như căn phòng của một cô gái trẻ sống

độc thân, nhưng trong nhà bếp, rác thải chất thành đống trong chậu rửa tạo nên mùi hôi hám Anh mở cửa nhà vệ sinh và thấy đống quần áo chưa giặt bên trong 2) Kitajima nhìn quanh phòng và nói: “Căn phòng khá gọn gàng, nhưng có hàng chồng hộp các-tông nằm cạnh ti vi, tủ lạnh và giá sách Có lẽ, chúng chứa đựng các hàng hoá bị lấy trộm của những người chủ chưa rõ”

3) Keiko không muốn để Yano thấy căn phòng của anh trai cô bởi vì cô đã không làm vệ sinh nó mà chỉ đơn thuần thay khăn trải giường sau khi Asami lưu lại Tuy nhiên cuối cùng thì cô cũng mở cửa “ồ, nó quá là gọn ghẽ đối với một căn phòng của đàn ông” Yano rất bị ấn tượng, quyết định bước vào phòng và bắt đầu xem xét một cách thích thú

Các ví dụ trên đều dùng từ Seiton theo cách mà cuốn sách đề cập

Định nghĩa Seiton

Seiton là bố trí/ sắp xếp các đồ vật cần thiết theo trật tự

thích hợp sao cho có thể dễ dàng chọn lựa chúng khi cần

dù

Seiton là bố trí / sắp xếp các đồ

vật cần thiết theo trật tự thí ch

hợp sao cho có thể dễ dàng

chọn lựa chúng khi cần dùng

Định nghĩa của Seiton

Seiri Seiton

Shitsuke

Định nghĩa chung về Seiso

Seiso: Làm vệ sinh: sắp đặt mọi thứ gọn gàng

Seiso là làm vệ sinh nơi làm

việc của mình hoàn chỉnh sao

cho không còn bụi trên sàn

nhà, máy móc hay thiết bị

Định nghĩa của Seiso

Seiri Seiton

Shitsuke

Định nghĩa Seiketsu

Seiketsu: Không vết bẩn và sạch sẽ, trung thực và thẳng thắn về tính cách và hành vi

Seiketsu là duy trì nơi làm việc

của mình sao cho năng suất và

thuận lợi bằng cách lặp đi lặp lại

các hoạt động Seiri- Seiton- Seiso

Định nghĩa của Seiketsu

Seiri Seiton

Shitsuke

Định nghĩa về Shitsuke

Shitsuke: Rèn luyện nề nếp tác phong

Shitsuke là đào tạo mọi người tuân

thủ thói quen làm việc tốt và giám

sát nghiêm ngặt các nội qui tại nơi

làm việc

Định nghĩa của Shitsuke

Seiri Seiton

Shitsuke Seiketsu

Seiso