5S dành cho tất cả mọi người, trang 1 đến 10

Trang 1 - 10 tài liệu Siêu 5S dành cho tất cả mọi người

1

Cuốn sách này gồm năm phần chính và các phụ lục:

Phần 1: Kaizen và Đổi mới

Phần 2: Thông hiểu về triết lý và sức mạnh của 5S

Phần 3: Các bước thực hiện 5S

Phần 4: Phương pháp đánh giá và hướng dẫn các hoạt động 5S

Phụ lục: Các biểu đồ và bảng biểu

Khi sử dụng cuốn sách này để đào tạo nội bộ, công ty không nên thực hiện đồng thời tất cả các nội dung Tốt nhất nên phân loại học viên theo trình độ như cán bộ lãnh đạo cấp cao, trưởng phó phòng, các đánh giá viên, trưởng nhóm và nhân viên trước khi thiết kế

và thực hiện chương trình đào tạo cho từng đối tượng học viên cụ thể Thông thường một chương trình đào tạo được thiết kế như sau:

Trình độ của học viên Nội dung đào tạo

Trưởng phó phòng, Phó chánh văn

phòng, quản đốc và các đánh giá viên

Tất cả các phần

Giám sát viên và trưởng nhóm Phần 2, 3, 4

Sự phát triển của mỗi quốc gia luôn

gắn liền với việc cải tiến năng suất

dành cho tất cả mọi người

Toàn thế giới

2

Cấu trúc của phần 1:

• Cải tiến năng suất là dành cho tất cả mọi người

• Các đặc điểm của Kaizen và Đổi mới

• Kaizen

• Đổi mới

• Kết hợp Kaizen và Đổi mới

• Kết hợp áp dụng các chương trình Kaizen vào nơi làm việc

• Xen gối giữa các chương trình Kaizen

• Liên tục thực hiện các chương trình Kaizen

• 5S là gì?

• Khả năng chuyển giao 5S tới các công ty bên ngoài Nhật Bản

Kaizen

và

Đổi mới

Phần 1

3

Các nhà quản lý phương Tây tôn sùng đổi mới Đổi mới là sự đột phá về công nghệ hoặc giới thiệu các khái niệm, kỹ thuật sản xuất mới nhất Đổi mới mang tính đột phá còn Kaizen thì đem lại hiệu quả dần dần và tinh tế, kết quả không nhìn thấy ngay Trong khi Kaizen là một quá trình liên tục thì đổi mới thường là hiện tượng tức thời

Có hai cách tiếp cận để nâng cao năng suất trong các công ty:

1 Cách tiếp cận từng bước - Kaizen

2 Cách tiếp cận mang tính đột phá - Đổi mới

Kaizen có nghĩa là cải tiến Hơn nữa, nó còn được hiểu là cải tiến liên tục cuộc sống của một cá nhân, gia đình và công việc Khi áp dụng ở nơi làm việc, Kaizen nghĩa là cải tiến liên tục và nó đòi hỏi sự tham gia của mọi người, các cán bộ quản lý cũng như công nhân Nhìn chung, các công ty Nhật Bản thường thực hiện theo cách 1 (từng bước một) còn các công ty phương Tây thì theo cách 2 (đột phá)

Đổi mới là bước đột phá gây ấn tượng mạnh còn Kaizen là những cải tiến nhỏ thường được thực hiện từng bước

Thực tế, các công ty Nhật thường chú trọng thực hiện Kaizen và các chương trình có sự tham gia của nhân viên vì các chương trình này nằm trong tầm kiểm soát của các cán bộ quản lý Kaizen ít tốn kém hơn là đầu tư vốn (đổi mới) Nó nâng cao chất lượng công việc, ghi nhận sự tham gia của nhà quản lý, nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ và giảm chi phí hoạt động

Cải tiến năng suấ t là dành cho tấ t cả mọi ngư ời

4

Bảng trên so sánh các đặc điểm chính giữa Kaizen và Đổi mới Một trong những điểm hấp

dẫn của Kaizen là nó không đòi hỏi các kỹ thuật phức tạp hay công nghệ mới Để thực hiện

Kaizen, bạn chỉ cần các kỹ thuật thông thường, đơn giản như 7 công cụ kiểm soát chất

lượng (biểu đồ pareto, nhân quả, tổ chức, kiểm soát, phân tán, các đồ thị và phiếu kiểm

tra) Thông thường cần phải biết kết hợp sử dụng 7 công cụ nói trên Trong khi đó, đổi mới

thường đòi hỏi công nghệ phức tạp cũng như đầu tư lớn

Kaizen giống như một vườn ươm nuôi dưỡng những chồi non là những thay đổi nhỏ, còn

Đổi mới thì như nham thạch xuất hiện mỗi khi núi lửa phun

Điểm khác biệt quan trọng giữa Kaizen và Đổi mới là Kaizen không đòi hỏi đầu tư lớn để

thực hiện nó mà rất cần sự cam kết và nỗ lực liên tục

Tính hiệu quả Dài hạn nhưng không gây ấn

tượng

Ngắn hạn nhưng gây

ấn tượng Nhịp độ Các bước nhỏ Các bước lớn

Khung thời gian Liên tục và gia tăng Cách quãng

Thay đổi Dần dần và nhất quán Đột ngột và dễ thay

đổi Cách tiếp cận Nỗ lực tập thể ý tưởng và nỗ lực cá

nhân Liên quan Tất cả mọi người Một vài người được lựa

chọn Cách thức Duy trì và cải tiến Đột phá và xây dựng

Bí quyết Bí quyết truyền thống Đột phá kỹ thuật

Yêu cầu Đầu tư chút ít Đầu tư lớn

Định hướng Con người Công nghệ

Đánh giá Quá trình và nỗ lực Kết quả đối với lợi

nhuận

Đặc điểm của Kaizen và Đổi mới

5

Khác biệt giữa hai khái niệm Kaizen và Đổi mới có thể liên hệ đến hình tượng cầu thang

và sườn dốc Chiến lược đổi mới được hỗ trợ để đạt được tiến bộ trong việc cải thiện “cầu thang” Mặt khác, chiến lược Kaizen đem lại tiến bộ dần dần

Truyện ngụ ngôn E-zốp Thỏ và Rùa

Thỏ luôn khoác loác về tốc độ của mình và chế nhạo Rùa về sự chậm chạp Một hôm, Rùa thách Thỏ chạy đua Rùa nói “ Cậu có thể cười tớ, nhưng tớ biết rằng

tớ có thể đánh bại cậu nếu chúng ta chạy thi” Thỏ rất ngạc nhiên về ý tưởng chạy đua với Rùa và đã chấp nhận lời thách đố này Đường đua được xác định và mặc dù cả hai đều cùng xuất phát, Thỏ đã nhanh chóng bỏ xa Rùa Thực tế khi

đã cách một quãng khá xa, Thỏ ta quyết định tạm dừng chân và chợp mắt nghỉ một chút Nhưng Thỏ đã ngủ quên và khi Thỏ chạy tới đích thì Rùa đã ở đó Rùa

đã miệt mài suốt cả chặng đua và đã giành chiến thắng

Chậm rãi và chắc chắn sẽ chiến thắng trong cuộc đua đường trường

KAIZEN

Kaizen dần dần từng bước nhưng liên tục

6

Tiến bộ thực tế đạt được thông qua đổi mới nói chung sẽ giống như hình ảnh thể hiện trong bức tranh trên nếu như nó thiếu chiến lược Kaizen đi cùng Điều này xảy ra do hệ thống

được tạo dựng từ kết quả của sự đổi mới sẽ bị phá vỡ nếu không có sự cố gắng liên tục để duy trì và sau đó cải tiến nó

Trong thực tế không có cái gì tồn tại vĩnh cửu Tất cả các hệ thống đều đi đến sự xuống cấp sau khi chúng được thiết lập Một trong các định luật nổi tiếng nhất của Parkinson là “một

tổ chức khi đã hình thành được một cấu trúc thì cũng là lúc tổ chức đó bắt đầu xuống cấp” Nói cách khác, để cải thiện hoặc thậm chí để duy trì hiện trạng thì tất yếu phải có những

nỗ lực liên tục

Khi không có sự nỗ lực liên tục thì sự xuống cấp là không tránh khỏi Do đó, thậm chí khi

đổi mới tạo ra một chuẩn mực hoạt động mới thì mức hoạt động này cũng sẽ suy giảm nếu như chuẩn mực này không được bổ sung và cải tiến liên tục Do vậy, bất cứ khi nào đổi mới đạt được thì nó phải được tiếp nối với các hoạt động của Kaizen để duy trì và cải tiến

nó

Đổi mới

Đạt được chuẩn mực cao hơn thông qua đổi mới sẽ bị xuống cấp nếu không có sự nỗ lực liên tục để duy trì và cải tiến nó

Lý tưởng

ấn tượng nhưng không tiến bộ liên tục

7

Trong khi đổi mới là sự đột phá mà hiệu quả mang tính giảm dần thông qua sự cạnh tranh mạnh mẽ và sự xuống cấp của các chuẩn mực, còn Kaizen là sự nỗ lực với các ảnh hưởng tích luỹ đánh dấu một tiến bộ vững chắc theo thời gian Nếu các chuẩn mực chỉ tồn tại để duy trì hiện trạng, chúng sẽ không bị ảnh hưởng chừng nào mức hoạt động đó có thể chấp nhận được Kaizen, mặt khác, có nghĩa là một nỗ lực thường xuyên không chỉ để duy trì

mà còn nâng cấp các chuẩn mực Các nhà chiến lược Kaizen tin rằng các chuẩn mực về bản chất là cơ sở giống như các bậc đá với một chuẩn mực này dẫn tới chuẩn mực khác khi các nỗ lực cải tiến liên tục được thực hiện

Kaizen

Cộng Đổi mới

Duy trì

Đổi mới

Kaizen

Duy trì

Đổi mới

8

5S: là viết tắt của 5 từ Nhật Bản là Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu và Shitsuke Chương trình Kaizen này là trọng tâm của cuốn tài liệu này

KSS: Hệ thống khuyến nghị Kaizen nhấn mạnh lợi ích xây dựng tinh thần và sự tham gia tích cực của người lao động thông qua các kích thích về tài chính và kinh tế thường thấy trong các hệ thống kiểu Mỹ Qui mô của hệ thống khuyến nghị Kaizen Nhật Bản được mô tả bởi số lượng khuyến nghị được gửi hàng năm Trong năm 1990, tỷ lệ số lượng khuyến nghị đã được sử dụng là 32% ở Nhật Bản và 0.11% tại Mỹ

QCC: Nhóm chất lượng là một nhóm nhỏ tình nguyện thực hiện các hoạt động kiểm soát chất lượng tại nơi làm việc, thực hiện công việc liên tục như một phần trong chương trình kiểm soát chất lượng toàn công ty, tự phát triển, giáo dục lẫn nhau và Kaizen trong nơi làm việc

TQC: Kiểm soát chất lượng toàn diện là tập hợp các hoạt động Kaizen được tổ chức liên quan đến tất cả mọi người trong công ty- người quản lý và công nhân - trong nỗ lực chung nhằm cải tiến hoạt động ở mọi mức độ Các hoạt động này sẽ dần đến thoả mãn khách hàng

TPM: Duy trì năng suất tổng hợp nhằm tối đa hoá hiệu quả sử dụng trang thiết bị thông qua tuổi thọ của nó TPM liên quan đến mọi người trong các phòng ban và mọi mức độ Nó huy động con người duy trì nhà máy thông qua các hoạt động tự nguyện và nhóm nhỏ, và liên đới tới các nhân tố cơ bản như xây dựng hệ thống bảo trì, giáo dục về vệ sinh, sạch sẽ,

kỹ năng giải quyết vấn đề và các hoạt động để đạt được không sai hỏng

JIT: Đúng thời hạn là một kỹ thuật kiểm soát hàng tồn kho và sản xuất Đó chính là một phần trong hệ thống sản xuất của TOYOTA Hệ thống được Taiichi Ohno thiết kế và hoàn thiện tại công ty TOYOTA chủ yếu nhằm giảm thiểu lãng phí khi sản xuất

Sàng lọc, Sạch sẽ, Sắp xế p, Săn sóc và Sẵn sàng

Hệ thống khuyế n nghị Kaizen

Nhóm chất lượng

Kiểm soát chất lượng toàn diệ n

Duy trì năng suất tổng hợp

Phương pháp đúng hạn

Các chương trì nh Kaizen khác nhau

đã được đưa vào nơi làm việ c

9

C¸c khÝa c¹nh chung cña

C¶i tiÕn nhá nh−ng liªn tôc §Þnh h−íng vµo

con ng−êi

Nç lùc tËp thÓ

§Þnh h−íng

qu¸ tr×nh

BÝ quyÕt

cao tinh thÇn

C¸c ch− ¬ng tr×nh kaizen

§Çu t− Ýt nh−ng

HiÖu qu¶ lín

Nh÷ng vïng giao nhau gi÷a c¸c ch−¬ng

tr× nh kaizen

Qu¶n lý víi sù tham gia cña mäi ng−êi

H−íng tíi sù hoµn thiÖn

10

Tại sao lại thực hiện 5S trước tiên:

Lý do là:

- Việc thực hiện khá dễ đối với những người bắt đầu các chương trình Kaizen

- Ai cũng thích một nơi làm việc sạch sẽ và ngăn nắp

- Kết quả dễ thấy ngay đối với mọi người

- Sẽ tạo ra thêm không gian trống

- Thời gian tìm kiếm sẽ giảm đi

- Khoảng cách tìm kiếm sẽ ngắn lại

- Tuổi thọ của máy móc và thiết bị sẽ dài hơn

- Nơi làm việc sẽ là một nơi an toàn để mọi người làm việc

- ít xảy ra sai sót

- Mọi người sẽ tự vào khuôn phép

- Đầu tư cho chương trình không lớn

- Khách hàng đánh giá tốt

- Bằng cách làm việc tốt hơn khiến mọi người thêm sáng tạo

- Cải tiến hình ảnh tổ chức

- Mọi người tự hào về nơi làm việc của mình

- Toàn bộ hoạt động của tổ chức được nâng lên

- Môi trường cho chương trình siêu 5S sẽ được tạo dựng

Trì nh tự thực hiệ n các chương trì nh KAIZEN

Bắt đầu từ đây