Đề cương bài giảng kỹ năng mềm 4

Dòng công việc trong tổ chức sự kiện - Vai trò của dự toán ngân sách và lập kế hoạch tổ chức sự kiện + Vị trí của ngân sách: ngân sách quyết định việc tổ chức sự kiện có thể được thực hi

TẬP THỂ KHOA SƯ PHẠM KỸ THUẬT

ĐỀ CƯƠNG BÀI GIẢNG

KỸ NĂNG MỀM 4

(Lưu hành nội bộ)

Hưng Yên, 2015

-LỜI NÓI ĐẦU

Học phần Kỹ năng mềm 4 là môn học cung cấp kiến thức và hình thành kỹ năng tổ chức sự kiện và kỹ năng xin việc làm cho sinh viên Để đáp ứng nhu cầu giảng dạy và học tập của sinh viên, chúng tôi biên soạn tập đề cương bài giảng này Nội dung chính của cuốn đề cương giới thiệu về các loại hình sự kiện, cách lập dự toán ngân sách, lập kế hoạch tổ chức một sự kiện Các kiến thức để hình thành kỹ năng xin việc làm: Cách đánh giá về năng lực của bản thân, các nguồn cung cấp thông tin việc làm; cách chuẩn bị hồ sơ xin việc, viết đơn xin việc, lý lịch ứng viên, kỹ năng tham gia phỏng vấn xin việc làm Hy vọng cuốn sách sẽ giúp ích cho các bạn trong học tập cũng như trong cuộc sống

Tập thể tác giả đã cố gắng nhiều trong nghiên cứu và biên soạn, song khó tránh khỏi những thiếu sót nhất định, mong các bạn đọc góp ý kiến nhận xét để cuốn tài liệu ngày càng hoàn thiện hơn

Chúng tôi xin chân thành cảm ơn!

Tập thể tác giả

MỤC LỤC

Trang

4.1.1 Kỹ năng dự toán ngân sách và lập kế hoạch tổ chức sự kiện 1 4.1.1.1 Khái quát chung về dự toán ngân sách và lập kế hoạch tổ

4.1.3.1 Xây dựng chiến lược tổ chức sự kiện 6

4.2.1 Kỹ năng xác định năng lực và mục đích nghề nghiệp 13 4.2.1.1 Khái quát chung về năng lực và mục đích nghề nghiệp 13

4.2.2 Kỹ năng tìm kiếm thông tin việc làm 16

4.2.2.1 Khái quát về tìm kiếm thông tin việc làm 16

4.2.3 Kỹ năng chuẩn bị hồ sơ xin việc làm 18

4.2.3.1 Khái quát chung về kỹ năng chuẩn bị hồ sơ xin việc làm 18

sở hữu sự kiện và thỏa mãn nhu cầu của khách tham dự sự kiện

Sơ đồ 1.1 Dòng công việc trong tổ chức sự kiện

- Vai trò của dự toán ngân sách và lập kế hoạch tổ chức sự kiện

+ Vị trí của ngân sách: ngân sách quyết định việc tổ chức sự kiện có thể được thực hiện hay không cũng như mục tiêu, quy mô tổ chức sự kiện;

+ Yêu cầu của tiên lượng ngân sách: Khẳng định có ngân sách hay không có; thu xếp đủ ngân sách dù sự kiện lớn hay nhỏ; xác định rõ quy mô, vị trí, địa điểm tổ chức sự kiện chi phối ngân sách; xác định trước ngân sách tổ chức sự kiện

và lập kế hoạch trong phạm vi ngân sách cho phép

- Phương pháp dự toán ngân sách và lập kế hoạch tổ chức sự kiện

Phải dự kiến được danh mục hàng hóa và dịch vụ cần thiết cho tổ chức sự kiện về số lượng, chất lượng và chi phí Nếu ngân sách thiếu hụt nhà tổ chức cần loại bỏ bớt những hàng hóa và dịch vụ không cần thiết Dưới đây là danh mục những hàng hóa, dịch vụ cần thiết cho tổ chức sự kiện thường có trong dự toán:

- Vật liện quảng cáo

- Thông tin liên lạc

Cân nhắc tất cả các phương án, xác định nhu cầu về tài chính trước khi hoàn tất kế hoạch tổ chức sự kiện của doanh nghiệp

Như vậy, trước khi tổ chức sự kiện những vấn đề sau cần phải khái quát trong nội dung chương trình: Mục đích của sự kiện; nhiệm vụ của sự kiện; những hoạt động

cụ thể của sự kiện; thành phần tham dự sự kiện; thời gian (tháng trong năm, ngày trong tuần, giờ trong ngày); địa điểm thực hiện sự kiện; lên kế hoạch và hợp đồng trước bao lâu để có địa điểm cho tổ chức sự kiện

Kế hoạch phân bổ ngân sách Ngân sách phân bổ cho các hạng mục công việc và cho nội dung hoạt động cùng với ngân sách dự kiến kèm theo Các công việc cần thực hiện: lập bảng chi phí; kiểm tra, điều chỉnh tổng thể: tiên hành phân tích, so sánh, đánh giá phát hiện những bất hợp lý ngân sách giữa các hạng mục công việc và tiến hành điều chỉnh cho thích hợp; lịch thanh toán: thường phải thanh toán trước 30-50% giá trị dịch vụ, phần còn lại thanh toán sau khi sự kiện kết thúc

Đề phòng sự cố Một số vấn đề quan tâm khác: địa điểm tổ chức sự kiện; tổ chức đưa đón khách; khách mời sự kiện; không gian thực hiện sự kiện; tổ chức ăn uống trong sự kiện

4.1.1.2 Quy trình luyện tập

Tổ chức rèn một số kỹ năng sau cho sinh viên thông qua các hoạt động nhóm, hoạt động cá nhân:

3

Bước 1: Lập dự toán sơ bộ ngân sách cho tổ chức sự kiện

Bước 2: Xác định mục tiêu tổ chức sự kiện

Bước 3: Lập kế hoạch tổ chức sự kiện

Bước 4: Xác định khách mời

Bước 5: Lập danh sách khách mời

Sản phẩm:

Bảng dự toán ngân sách cho sự kiện nhóm đã chọn

Mục tiêu của sự kiện

Kế hoạch chi tiết tổ chức sự kiện trong đó phân công công việc phải rõ rang Bảng danh sách khách mời

Bản kế hoạch tổ chức đưa đón, ăn uống trong buổi tổ chức sự kiện (nếu có)

4.1.2 Kỹ năng tổ chức và tính toán thời gian

4.1.2.1 Khái quát chung về tổ chức và tính toán thời gian

- Xây dựng tiến trình tổ chức sự kiện

Việc đầu tiên là các nhà tổ chức phải xác định các hoạt động trong tổ chức

sự kiện Căn cứ vào hoạt động đưa ra những mục tiêu cụ thể Hoạt động tương ứng với thời gian tạo nên khung sự kiện Căn cứ vào khung sự kiện các nhà tổ chức phân công công việc hợp lý để hiệu quả công việc đạt được cao nhất, tránh lãng phí Xác định được mức quan trọng của các hoạt động khác nhau để tập trung ưu tiên và chuẩn bị cho những hoạt động khác

- Lập thời gian biểu cho công tác chuẩn bị Nhà tổ chức xâu chuỗi các hoạt động tránh bỏ sót, căn cứ vào đó xác định các hoạt động quan trọng và các hoạt động hỗ trợ đi kèm

- Xác định thời gian cho chuẩn bị tổ chức sự kiện Cần lấy thời gian từ khi bắt đầu lên kế hoạch cho tới lúc tổ chức sự kiện là mức độ khống chế cho toàn bộ thời gian cá hạng mục công việc chuẩn bị Xác định thời gian cho từng hạng mục công việc, Xác định thêm thời gian dự phòng cho toàn bộ hệ thống Tùy theo yêu cầu thời gian tổ chức thay đổi mà người tổ chức có các phương pháp khác nhau:

+ Phương pháp cuốn chiếu: xâu chuỗi các công việc theo dòng chảy thời gian thống nhất Áp dụng trong điều kiện có thời gian dài, nguồn lực yếu, có thể kiểm tra trực tiếp các hạng mục chuẩn bị

4

+ Phương pháp song song được thực hiện bằng việc phân chia các hạng mục công việc thành các nhóm khác nhau Các nhóm cùng thực hiện và cùng hoàn thành trong một thời gian thống nhất Rút ngắn thời gian chuẩn bị, tổ chức phực tạp, khó khăn trong kiểm tra giám sát của nhà quản trị

+ Phương pháp kết hợp: kết hợp giữa phương pháp cuốn chiếu và phương pháp song song bằng việc xâu các hạng mục công việc chính với nhau thành dãy công việc, bắt đầu từ những công việc cần nhiều thời gian và quan trọng sau đó các thông số giảm dần

Xác định được chính xác số lượng cán bộ, nhân viên đảm nhận những công việc thực thi sự kiện

Hành trình tổ chức và nội dung công việc: Xây dựng hành trình tổ chức; Bảng nội dung công việc

Tính toán thời gian: Thời gian trong năm; Thời gian trong ngày và trong tuần; Chọn ngày

Xây dựng hành trình tổ chức

- Sử dụng lịch trình: dùng lịch và khởi đầu từ ngày tổ chức sự kiện, tính lùi trở lại các hạng mục công việc cần làm Yêu cầu hình dung ra và chú ý tới hết cả công việc dù là việc đơn giản Để đảm bảo sự kiện thành công phải tuân thủ lịch trình nghiêm ngặt

Lập danh sách khách mời Nguyễn Văn A 1/5

Thiết kế thiếp mời

In thiếp mời

Gửi thiếp mời theo danh sách

Bảng 4.1 Danh sách khách mời và thư mời

- Kiểm tra hợp đồng: kiểm tra lại tất cả các hợp đồng với các tổ chức cung ứng và những người có liên quan khác Đặc biệt chú ý tới những hạn chót phải đặt hoặc hủy Khi sự kiện triển khai cần tiếp tục cập nhật hành trình tổ chức theo bảng chi phí và lịch thanh toán

Các bảng nội dung công việc

Bảng nội dung công việc phải trình bày rõ từng bước, từng nội dung và người được phân công thực hiện Cần có một cán bộ chịu trách nhiệm lập bảng

Bảng nội dung công việc cần bắt đầu với các bảng liên hệ công tác, bao gồm tên, chức danh, tên công ty, địa chỉ liên hệ Thông tin bảng nội dung công việc cần phải bảo mật, phải đảm bảo nhà cung cấp và những người khác nhận được bản sao biết về việc này

Bảng nội dung công việc phân rõ công việc của từng người Khi hoàn thành bảng sẽ cho ta số người cần thiết cho tổ chức sự kiện, trách nhiệm công việc của

họ, bố trí họ ở đâu, khi nào

- Tính toán thời gian

+ Thời gian trong năm Nhà tổ chức phải cân nhắc các mùa trước khi hoàn tất kế hoạch của mình Xác định thời gian trong năm còn được căn cứ vào loại sự kiện, thành phần tham gia sự kiện và tiềm lực của các nhà cung cấp

- Họp mặt, hội thảo, hội nghị, giới thiệu sản phẩm mới: những sự kiện này thường được thực hiện vào đầu mùa vụ Đối với ô tô, lễ giới thiệu xe hơi mới thường diễn ra vào mùa thu;

- Đối với máy điều hòa, quạt thường vào đầu hè, mốt thời trang thường giới thiệu vào đầu mùa thu; Lễ gây quỹ được tổ chức vào thời gian khi những thành phần sự kiện được chú ý thu hút tham dự giúp đỡ vẫn đang ở trong thành phố địa điểm diễn ra sự kiện

- Chương trình động viên: thời gian lựa chọn phù hợp với công ty chủ sự kiện và khách tham dự

+ Thời gian trong ngày

- Quyết định thời gian trong ngày sao cho sự kiện phải bảo đảm sao cho thuận tiện nhất với khách tham dự Cần căn cứ số lượng, vị trí, cự ly của khách từ nơi diễn ra sự kiện Câu hỏi đặt ra đối với nhà tổ chức sự kiện: những yếu tố nào ảnh hưởng đến thời gian khác trong ngày? Đâu là giải pháp khắc phục?

6

Dưới đây là một số vấn đề cần giải quyết khi chọn thời gian trong ngày cho

sự kiện:

Sự kiện được tổ chức vào ban ngày hay buổi tối?

Khai mạc lúc mấy giờ, bế mạc lúc mấy giờ?

Sử dụng trang phục thông thường hay lịch sự?

Khách có thời gian thay đổi trang phục không? Từ nhà hay từ nhiệm sở tới? Các tình nguyện viên có đủ thời gian rời nơi làm việc và chuẩn bị mọi thứ sẵn sàng trước khi khách đến không?

+ Ngày trong tuần Quyết định ngày trong tuần phụ thuộc vào sự kiện và khách tham dự Ngoài ra còn phụ thuộc vào yếu tố ngoại lai

Chọn ngày: khi chọn ngày TCSK, nhà tổ chức cần tính tới các ngày lễ hội lớn, những ngày lễ tôn giáo, kì nghỉ học kỳ, nghỉ cuối tuần dài, các sự kiện thể thao, sự kiện vàn hóa, xã hội quan trọng khác

4.1.2.2 Quy trình luyện tập

Tổ chức rèn luện kỹ năng cơ bản sau cho sinh viên thông qua các hoạt động thảo luận nhóm, tình huống cụ thể, làm việc cá nhân:

Bước 1: Xây dựng lịch trình tổ chức sự kiện

Bước 2: Lập bảng nội dung công việc

Bước 3: Tính toán thời gian

Sản phẩm:

Lịch trình tổ chức sự kiện

Bảng phân công nội dung công việc

Chọn được thời gian tổ chức sự kiện phù hợp

4.1.3 Chiến lược tổ chức sự kiện

4.1.3.1 Xây dựng chiến lược tổ chức sự kiện

- Định nghĩa về tổ chức sự kiện:

Chiến lược tổ chức sự kiện là quá trình hình thành, lựa chọn và thực hiện kiểu tổ chức kết cấu, lựa chọn thực hiện kiểu tổ chức kết cấu phù hợp với một hay một hệ thống các sự kiện có mối liên hệ hữu cơ với nhau Nhờ đó các sự kiện được

tổ chức, thực hiện được ý tưởng nội dung thông điệp và đạt được những mục tiêu

đề ra

- Một số vấn đề về chiến lược tổ chức sự kiện

- Vai trò của chiến lược tổ chức sự kiện:

Có vị trí bao trùm và quy định mọi hoạt động sự kiện, tuân thủ ý tưởng chiến lượng Định hướng sự kiện và các hoạt động sự kiện Giới hạn phạm vi tầm mức hoạt động, không gian, thời gian, nguồn lực Chi phối nội dung, hình thức, quy mô, phương thức thực hiện sự kiện

- Quy trình xây dựng chiến lược

+ Những căn cứ khoa học Nguồn lực huy động cho tổ chức sự kiện Nguồn lực vật chất dễ nhận thấy dễ nhận thấy như tiền mặt, hiện vật, trang thiết bị, sản phẩm hàng hóa Nguồn lực phi vật chất gồm sự ủng hộ và tạo điều kiện của cơ quan chức năng, sự ủng hộ thiện cảm của công chúng với sự kiện Được huy động

từ 2 nguồn chính: nội lực và ngoại lực

Nguồn nội lực: nguồn lực thuộc công ty, công ty hoàn toàn có thể kiểm soát

và huy động được gồm các vốn tự do bằng tiền, vốn do ngân sách cấp, thiết bị chuyên dụng và cơ sở vật chất kỹ thuật của công ty;

Nguồn ngoại lực: do cơ quan đoàn thể ủng hộ, do sự tài trợ của tổ chức doanh nghiệp theo những hợp đồng song phương hoặc đa phương Nguồn ngoại lực thường không ổn định Để tăng thêm độ ổn định cần lập kế hoạch huy động một cách chi tiết cụ thể đối với từng nguồn

+ Tầm mức sự kiện: Tầm mức sự kiện tác động, bảo đảm nhiệm vụ và mục tiêu của sự kiện Tầm mức sự kiện chi phối vị trí của sự kiện; tầm mức sự kiện khẳng định đẳng cấp sự kiện, đòi hỏi phải có cái nhìn tổng thể mà điểm xuất phát

là đối tượng khách mời, kéo theo các trang thiết bị phương tiện phục vụ hoạt động

sự kiện; Tầm mức sự kiện còn phụ thuộc nội dung sự kiện Sự kiện đó giải quyết vấn đề gì? Tính thời sự cấp thiết của vấn đề đó, …

+ Phạm vi không gian và thời gian: Khoảng không gian rộng lớn, phức tạp đòi hỏi loại sự kiện riêng và kiểu tổ chức thích hợp Thời gian dài, không gian

8

rộng sẽ làm tăng tầm mức sự kiện Không gian và thời gian là căn cứ quan trọng

xây dựng chiến lược

* Quá trình xây dựng chiến lược

Sơ đồ 4.1 Các khâu của quá trình xây dựng chiến lược + Xác định nhiệm vụ và mục tiêu chiến lược

Một số nhiệm vụ mà sự kiện có thể đảm nhận: Truyền đạt thông điệp, cung

cấp thông tin cho đối tượng nhận và công chúng; giải quyết những nội dung đã đặt

ra cho sự kiện; tranh thủ sự ủng hộ, sự thiện cảm của đối tượng nhận và công

chúng, tạo ấn tượng tốt đẹp, tạo niềm tin trong công chúng; tác động tích cực vào

tổ chức, doanh nghiệp Tăng vị thế của tổ chức, doanh nghiệp trong đời sống kinh

tế - xã hội; tác động vào công chúng nội, khơi dậy niềm tin, tinh thần đoàn kết

hăng hái xây dựng và thúc đẩy doanh nghiệp phát triển; mang lại hiệu quả kinh tế -

xã hội cho người sở hữu, cho nhà tổ chức và các thành viện tham gia đồng thời

bảo vệ được lợi ích toàn xã hội

+ Xác định đối tượng, viết kịch bản

Đối tượng tham gia sự kiện thường là nhóm công chúng mục tiêu của tổ

chức, doanh nghiệp Sau khi xác định được đối tượng cần tiến hành xác định loại

hình sự kiện và triển khai viết kịch bản cho từng sự kiện Yêu cầu kịch bản phải có

kết cấu hợp lý, phải quán triệt được mọi hoạt động

- Xác lập và phân bổ ngân sách

- Lập kế hoạch và thực hiện các công việc chuẩn bị

- Kết cấu chiến lược sự kiện Kết cấu chiến lược cho sự kiện là việc bố trí

sắp xếp các sự kiện hoặc các hoạt động sự kiện tạo nên hệ thống bảo đảm thể hiện

và chuyển tải tốt nhất thông điệp tời đối tượng nhận và công chúng Mỗi kiểu kết

cấu chiến lược sự kiện gắn liền với kiểu chiến lược cụ thể, biểu thị nét đặc trưng

của chiến lược đó

Xác lập

và phân

bổ ngân sách

Lập kế hoạch, chuẩn bị cho sự kiện

Kết cấu chiến lược

Chương trình hành động

Kiểm tra đánh giá

9

Đề ra chương trình Từng hoạt động, từng công việc trong sự kiện đòi hỏi phải có kế hoạch thực hiện chi tiết Công việc đó phải được thực hiện ở đâu, trong thời gian nào, ai phụ trách và ngân sách thực hiện là bao nhiêu

- Kiểm tra đánh giá kết quả thực hiện chiến lược

Đánh giá mức độ hoàn thành chiến lược có thể được áp dụng theo những phương pháp dưới đây: đánh giá theo mức độ hoàn thành của các chỉ tiêu nhất là những chỉ tiêu quan trọng; đánh giá theo tiến độ thực hiện Đánh giá theo tiến độ sẽ có mức: đúng tiến độ, chậm tiến độ và vượt tiến độ; đánh giá theo kết quả truyền thông Để

có được kết quả đánh giá này, nhà tổ chức phải thực hiệ điều tra khảo sát công chúng nhận tin xem công chúng nhận được những gì và kết quả thông điệp truyền đạt tới đâu Cần thiết kế một phiếu câu hỏi thăm dò, nội dung câu hỏi xoay quanh thông tin sự kiện cung cấp

- Một số kiểu chiến lược tổ chức sự kiện

+ Chiến lược hình tháp (kết tụ) Áp dụng với chương trình nhiều sự kiện, các sự kiện không quá đa dạng, thời gian dài, không gian rộng, nhiều đối tượng tham gia; Ban đầu sự kiện được thực hiện với chất lượng thập, phạm vi rộng sau

đó ngày càng thu hẹp lại với chất lượng cao hơn Kết quả của sự kiện trước có tác động và làm tiền đề cho sự kiện tiếp theo

Yêu cầu của chiến lược này thực hiện đối với những sự kiện cùng loại hoặc những sự kiện có đối tượng nhận tin hoặc nội dung sự kiện có quan hệ mật thiết với nhau Điển hình cho loại hình chiến lược này là tổ chức giải thi đấu bóng đá,

Lễ hội đền chùa ở Việt Nam, …

Kiểu chiến lược này được kết cấu chặt chẽ, dễ nhận biết, có lợi về mặt thời gian, không gian, dễ điều chính Khó khăn cho công tác quản lý, nhất là kiểm tra đôn đốc triển khai thực hiện, ngân sách lớn

+ Chiến lược hoa nở tỏa hương

Chiến lược này nở rộ trong những năn gần đây, thường áp dụng cho nhưng chương trình với nhiều sự kiện đa dạng, được thực hiện liên tục trong thời gian dài, không gian rộng Ban đầu là một sự kiện hoành tráng với chất lượng cao nhằm tạo nên ấn tượng mạnh mẽ Sự kiện này được coi là trung tâm của các sự kiện khác nhỏ hơn giống như hương thơm từ nhụy lan tỏa quyện lại ở cánh hoa

Điển hình như tổ chức Olimpia mùa hè, giải thi đấu lớn, …

+ Chiến lược chuỗi ngọc

Áp dụng cho những chương trình có nhiều sự kiện (hoặc trong một sự kiện

có nhiều hoạt động khác nhau) trong khoảng thời gian nhất định

Các sự kiện diễn ra theo một trật tự nhất định mà kết quả tốt của sự kiện trước sẽ được chuyển hóa vào sự kiện tiếp theo Điển hình của chiến lược này là các buổi lễ động thổ công trình, mít tinh, các hoạt động khắc phục thiên tai, các đám hiếu, hỷ, …

Yêu cầu phải đặt các sự kiện thành một trật tự bắt buộc có tính hệ thống Phải có kịch bản chương trình riêng cho từng sự kiện và phải có cơ chế kết nối giữa các sự kiện Không yêu cầu cao về ngân sách nhưng đòi hỏi độ chuẩn xác cao cũng như chất lượng nguồn nhân lực trong thực hiện

+ Chiến lược các dòng chảy song song

Áp dụng trong phạm vi không gian hạn chế, cố điịnh thực hiện nhiều sự kiện có nội dung khác nhau tới những đối tượng công chúng mục tiêu khác nhau trong cùng một thời gian

Yêu cầu của chiến lược này là phải tổ chức một số sự kiện riêng biệt có nội dung riêng cho những nhóm công chúng khác biệt, trong cùng một địa điểm cụ thể Điển hình của loại chiến lược này là hội Xuân, hội làng, các buổi khám chữa bệnh và tuyên truyền vệ sinh môi trường, chương trình kích thích tiêu thụ ở những công ty kinh doanh tổng hợp, triển lãm, hội chợ, …

Ưu điểm: nhanh, gọn, trong một đơn vị thời gian, không gian có hạn thực hiện truyền tải nhiều thông điệp khác nhau tới đối tượng mục tiêu khác nhau

Nhược điểm: đòi hỏi đội ngũ cán bộ, nhân viên kỹ năng chuyên môn cao trên nhiều lĩnh vực, ngân sách tập trung lớn rất ít tổ chức doanh nghiệp đáp ứng được

+ Chiến lược bầu trời với các chùm sao

Áp dụng thích hợp với những sự kiện mà thời gian bị giới hạn nhưng không gian lại rộng lớn Điển hình những ngày lễ trọng đại của quốc gia thực hiện với

Kỹ năng cần có của người tổ chức sự kiện

Sáng tạo: “Ý tưởng là ưu tiên số 1″: Yêu cầu lớn nhất đối với người tổ chức sự kiện là phải nắm rõ ý tưởng xuyên suốt chương trình là gì? Đối tượng là ai? Địa điểm tổ chức?

Chịu được áp lực công việc: Người tổ chức sự kiện không chỉ lên chi tiết chương trình, liên hệ với các công ty cần thiết: ánh sáng, xe cộ, đặt món ăn, đón khách… mà còn liên hệ với các khách mời để biết thông tin chính xác Vất vả hơn,

họ phải bám sát chương trình từ đầu đến cuối

Bên cạnh đó, người làm việc tổ chức sự kiện còn là “đi trước về sau” Bạn phải là người đến sân bãi đầu tiên để chỉ đạo mọi thiết kế từ âm thanh, ánh sáng cho đến cái nhỏ nhặt nhất là nhà vệ sinh Chương trình kết thúc, bạn cũng là người

ở lại “chiến trường” thu gom những cái “sáng tạo” của mọi người Làm tổ chức

sự kiện đòi hỏi sức khỏe, chịu vất vả, gian truân để chạy đua với thời gian sao cho kịp với tiến độ chương trình

Kỹ năng quản lý tốt ngân sách của mình khi tổ chức sự kiện:

Chi phí: luôn tính chi phí thực: chi phí mua bán đầu vào, chi phí trang thiết

bị, chi phí nhân sự Chi phí ngầm: chi phí cơ hội, chi phí khấu hao thiết bị, lưu kho, tồn kho, chi phí cho phần trăm hoa hồng, chi phí đi lại, họp hành trong quá trình thực hiện sự kiện Chi phí quản lý: Chi phí quản lý trong toàn bộ quá trình chuẩn bị, thực thi và kết thúc sự kiện của bạn

Lên kế hoạch sự kiện rõ ràng

Viết rõ từng mục trong kế hoạch của bạn để tránh thiếu sót khi thực thi kế hoạch cũng như việc hoạch định ra các hạng mục nào cần thiết Đặt các hạng mục quan trọng lên trước, đánh dấu rõ ràng, xem xét các hạng mục nào có thể tự sản xuất, hạng mục nào cần phải thuê Đây là những điều kiện tiên quyết khi lập kế hoạch cho sự kiện của bạn để giảm thiểu thời gian, chi phí mua bán, chi phí sản xuất

12

Quản trị rủi ro, các phát sinh có thể lường trước: Chi phí của bạn sẽ tăng với tốc độ phi mã nếu như bạn quản trị rủi ro kém Luôn tính đến các trường hợp xấu nhất có thể xảy ra, quản trị tất cả các hạng mục được sản xuất mà không được

sử dụng để tránh việc lạm chi

Tận dụng các nguồn có sẵn

Hãy tận dụng tối đa lượng nhân sự có sẵn và nguồn năng lực sẵn có liên kết với các công ty thế mạnh hoặc các đơn vị trực thuộc để giảm thiểu chi phí nhân lực

Liên kết với các đơn vị cung cấp có thế mạnh về các sản phẩm bên mình cần để bổ trợ lẫn nhau các thiết bị, công nghệ, nhân sự hay đơn giản chỉ là hiểu biết hoặc kinh nghiệm có sẵn trong lĩnh vực đó Tạo mối quan hệ cho các sự kiện sau

Tận dụng các khuyến mãi

Khi tổ chức sự kiện bạn hãy tận dụng các chương trình khuyến mãi đang có cũng như các hậu mãi của đơn vị cung cấp cho bạn Sẽ ngạc nhiên khi chi phí của bạn được giải quyết giảm thiểu triệt để với các khuyến mãi

Giám sát quá trình thực hiện, đảm bảo tiến độ thực hiện

Phải hiểu rõ, nắm chắc kế hoạch của bạn trong tay, kiểm soát chặc chẽ tất

cả các khâu, trang thiết bị, dự trù tạm ứng ghi chú rõ ràng, chi tiết thời gian, địa điểm, người nhận để đối soát lại khi cần

Giám sát tiến độ thực hiện công việc Khi chạy đúng tiến độ thì các sự kiện của bạn cũng như mọi công việc khác kéo theo sẽ không bị ngừng trệ và tăng chi phí như ngày công, thiết bị, nguyên liệu,…

4.1.3.2 Quy trình luyện tập

Bước 1: Viết được kịch bản cho sự kiện đã lựa chọn

Bước 2: Xây dựng chương trình chi tiết cho sự kiện

13

Bài 4.2: KỸ NĂNG N Ệ

Kỹ năng xin việc làm là một trong những kỹ năng rất cần thiết trong quá trình tìm kiếm việc làm Bởi khi ra trường ai cũng muốn tìm cho mình một công việc ổn định với mức lương cao và điều kiện làm việc tốt, tuy nhiên khi đi tìm việc làm nhiều bạn cảm thấy bối rối, không biết phải bắt đầu từ đâu vì không hình dung

ra được các công việc mình cần làm và trong quá trình xin việc, chúng ta gặp phải rất nhiều các tình huống khác nhau mà nhà tuyển dụng đặt ra Chính vì vậy, chúng

ta phải tự trang bị cho mình những kỹ năng xin việc cần thiết để khi vấn đề nảy sinh thì chúng ta có thể vận dụng những kỹ năng sẵn có để giải quyết vấn đề đó

một cách hiệu quả nhất

4.2.1 Kỹ năng xác định năng lực và mục đích nghề nghiệp

4.2.1.1 Khái quát chung về năng lực và mục đích nghề nghiệp

Một việc làm tốt là công việc: phù hợp với năng lực cá nhân của bạn; phù hợp với mục tiêu phát triển nghề nghiệp của bạn; Có thu nhập đủ trang trải cuộc sống của bản thân - gia đình và lâu dài có dư để tích lũy và có thể giúp bạn thực hiện được ước mơ và hoài bão của mình

- Ý nghĩa đánh giá năng lực của bản thân và xác định mục đích nghề nghiệp: Bạn cần phải đánh giá đúng năng lực của bản thân Vì nếu bạn tự đánh giá năng lực của bản thân quá thấp, bạn sẽ không dám nhận những cơ hội măng tính thử thách, từ đó bạn hạn chế khả năng phát triển nghề nghiệp của bản thân Ngược lại, nếu quá ảo tưởng về năng lực của mình, bạn cũng sẽ dễ rơi vào trường hợp xây lâu đài trên cát , chỉ tìm kiếm những cơ hội vượt quá khả năng để rồi thất bại nặng nề Việc đánh giá đúng năng lực bản thân sẽ giúp bạn có thể đặt ra mục tiêu nghề nghiệp thích hợp, từ đó phát huy được các năng lực, sở trường của bản thân, đồng tránh được các thất bại đáng tiếc

- Phương pháp đánh giá năng lực của bản thân và xác định mục đích nghề nghiệp

14

* Các phẩm chất cá nhân: Trung thực; thẳng thắn; tinh thần trách nhiệm; tự tin; chịu đựng được áp lực công việc

* Tính cách, khí chất: Nóng nảy; Linh hoạt; Điềm tĩnh và ưu tư

* Khả năng thích ứng với điều kiện làm việc: Thời gian làm việc; tính chất công việc; môi trường làm việc; sức ép công việc; yêu cầu giao tiếp; yêu cầu phương tiện đi lại; điều kiện trang thiết bị làm việc

Bằng cách làm các trắc nghiệm tâm lý để kiểm tra một số phẩm chất, năng lực của cá nhân Nhận ý kiến phản hồi từ những người xung quanh

- Xác định mục đích xin việc làm:

+ Làm việc để kiếm tiền Nếu bạn cần tiền để giải quyết các nhu cầu cuộc sống thì những công việc có thu nhập cao hơn sẽ được ưu tiên hàng đầu Bạn có thể chấp nhận những công việc khó khăn, lúc đầu chưa phù hợp với nghề nghiệp bạn được đào tạo, chưa phát triển được chuyên môn…

+ Làm việc để thực hành kỹ năng nghề và trau dồi kinh nghiệm chuyên môn Ở đây điều kiện làm đúng nghề, làm việc với những thợ có tay nghề bậc cao,

có cơ hội học hỏi nâng cao trình độ chuyên môn, tay nghề của bản thân, có điều kiện tiếp xúc với nhiều loại hình công việc, được theo học các lớp tập huấn…sẽ là tiêu chí hàng đầu cho việc lựa chọn công việc của bạn

+ Làm việc để mở rộng môi trường giao tiếp Mối quan hệ người - người trong công việc, trang thiết bị làm việc, vị trí địa lý, tích chất công việc cần làm việc trong môi trường không bị sức ép về cường độ lao động và thời gian sẽ là những điều kiện mà bạn sẽ quan tâm hàng đầu

+ Làm việc để xác lập vị trí của mình trong xã hội Nếu bạn cần có một vị trí nhất định trong xã hội thì vị trí công việc và danh tiếng của cơ quan là quan trọng Những công việc đó thường có yêu cầu cao kiến thức, kỹ năng nghề, kỹ năng giao tiếp

4.2.1.2 Quy trình luyện tập

Bước 1: SV tìm hiểu thông tin tuyển dụng

Bước 2: SV thảo luận nhóm theo câu hỏi của phiếu bài tập

Bước 3: SV làm bài tập thực hành, làm các trắc nghiệm về tính cách, khí chất, năng lực

Bài tập 2: Thể hiện ba điểm mạnh của bạn

Hãy tìm ra ba điểm mạnh nhất mà bạn muốn thể hiện với nhà tuyển dụng Nếu nhiều hơn, những gì bạn định thể hiện sẽ trở nên mờ nhạt Đây phải là những điểm thực sự nổi trội của bản, những điểm phù hợp nhất với công việc bạn đang

dự tuyển Khi bạn đã xác định được ba điểm mạnh muốn thể hiện, hãy chuẩn bị các ví dụ minh họa Đây là danh sách các điểm mạnh bạn có thể lựa chọn (bạn cũng có thể đưa ra điểm mạnh không có trong danh sách này):

Giàu nghị lực Chú ý đến chi tiết Liêm chính

Có năng lực Đáng tin cậy Có óc sáng tạo

Kiên trì Có khả năng lãnh đạo Có tài ngoại giao

Tự tin Tập trung vào mục tiêu Có quyết tâm

Giao tiếp tốt Có mối quan hệ tốt với mọi người Bình tĩnh trước áp lực

16

4.2.2 Kỹ năng tìm kiếm thông tin việc làm

4.2.2.1 Khái quát chung về tìm kiếm thông tin việc làm

- Các nguồn thông tin tuyển dụng chính thức và không chính thức

Muốn có được việc làm tốt, bạn phải tích cực tìm kiếm thông tin về các cơ hội việc làm Càng có nhiều thông tin việc làm, bạn càng có cơ hội lựa chọn được những việc làm phù hợp nhất với năng lực, sở thích và mục tiêu nghề nghiệp của bạn

+ Nguồn thông tin tuyển dụng chính thức:

* Quảng cáo tuyển dụng trên các phương tiện thông tin đại chúng: Đài phát thanh, Đài truyền hình, Báo và tạp chí

* Các trung tâm dịch vụ việc làm và trung tâm dạy nghề

* Thông báo tuyển dụng tại trụ sở các tổ chức

* Các công ty tư vấn nguồn nhân lực; Các trường Đại học

* Các Hội chợ việc làm Tại đây bạn có cơ hội tiếp xúc gặp gỡ với những đại diện của các doanh nghiệp có nhu cầu tuyển dụng lao động Bạn sẽ có cơ hội phân tích, so sánh các vị trí lao động của các đơn vị tuyển dụng khác nhau đồng thời nhận biết khả năng đáp ứng công việc của mình Khi đến Hội chợ bạn nên chuẩn bị trước một vài bộ hồ sơ để có thể nộp ngay nếu có cơ hội tốt

* Tìm kiếm việc làm qua hoạt động của các tổ chức chính trị, xã hội Hội phụ nữ, tổ chức Đoàn thanh niên tại quận, huyện, xã nơi mình sinh sống

* Website của các tổ chức: Website của các doanh nghiệp; Website của các công ty tư vấn nguồn nhân lực

+ Nguồn thông tin tuyển dụng không chính thức:

* Thiết lập mạng lưới mối quan hệ: Bạn bè, họ hàng, người thân, cựu sinh viên của trường Nói với họ về những việc bạn đang tìm kiếm, những công việc bạn có khả năng làm, hỏi ý kiến của họ về lĩnh vực công việc bạn nên làm, nói với

họ về những văn bằng chứng chỉ mà bạn có Bạn cần giữ và mở rộng mối quan hệ

để giúp bạn có thêm thông tin xác định được các nhà tuyển dụng tiềm năng

* Giữ mối quan hệ thường xuyên trong mạng lưới: tên, địa chỉ, số điện thoại, email…

- Thu thập thông tin chi tiết về các đơn vị tuyển dụng: Sản phẩm của công

ty, quy mô sản xuất, kế hoạch phát triển, mô hình sản xuất… Công việc cụ

17

thể, số giờ làm việc, chế độ, tiền lương, cơ hội phát triển… Các yêu cầu thủ tục hồ

sơ, thời hạn, địa chỉ liên hệ

4.2.2.2 Quy trình luyện tập

Bước 1: SV tìm hiểu các thông tin tuyển dụng thông qua tài liệu phát tay và trình chiếu của GV;

Bước 2: SV thảo luận nhóm theo các tình huống;

Bước 3: SV làm bài tập thực hành gọi điện đến công ty (cơ quan) để tìm hiểu các thông tin cụ thể

Sản phẩm đạt được: Bản danh sách các thông tin cần thiết về phía nhà tuyển dụng

SV khai thác được các thông thông tin việc làm từ nhiều nguồn khác nhau

Bài tập thực hành:

Tình huống 1: Tùng Giang là nam sinh viên đã tốt nghiệp ngành Cơ khí Động lực của trường ĐHSPKT Hưng Yên Sinh ra và lớn lên ở Khoái Châu, Hưng Yên Là một sinh viên giỏi nên Giang đã vào học hệ sư phạm của trường khi bước vào năm thứ 3 đại học Ra trường với tầm bằng kỹ sư giỏi và cử nhân sư phạm, Giang đang muốn tìm kiếm một công việc phù hợp với chuyên môn, có thu nhập

ổn định Nơi làm việc mà Giang muốn là ở các thành phố có kinh tế phát triển như

Hà Nội, Hải Phòng, Quảng Ninh…

Tình huống 2: Là cử nhân ngành Công nghệ May & TT, tốt nghiệp 2014 Với tấm bằng Khá, nhưng có nhiều thành tích nổi bật trong hoạt động Đoàn Hội ở trường Phương Nhung đang muốn tìm kiếm một công việc phù hợp với năng lực,

có cơ hội rèn luyện và phát triển tay nghề của bản thân

Tình huống 3: Sinh ra và lớn lên ở Hưng Yên, sau khi tốt nghiệp Đại học SPKTHY ngành Kinh tế, Hà Thu muốn có một công việc văn phòng, mức thu nhập ổn định, gần nhà và đúng chuyên môn Là Thu bạn sẽ tìm kiếm thông tin việc làm ở những nguồn nào để có thể có công việc đúng ý

Câu hỏi 1: Nếu là Giang, Nhung và Thu trong 3 tình huống trên, bạn sẽ tìm kiếm thông tin việc làm ở đâu để có thể lựa chọn được công việc tốt nhất cho bản thân?