tiểu luận hệ thống thông tin quản lý cao học quản lý kinh tế đại học hải phòng giảng viên Nguyễn Hoài Nam Nước ta đang trong quá trình hội nhập, mở cửa nền kinh tế cho nên các doanh nghiệp phải hoạt động trong một môi trường đầy biến động, với các đối thủ cạnh tranh ngày càng trở nên gay gắt và những tiến bộ khoa học kỹ thuật luôn thay đổi một cách chóng mặt. Do vậy, mỗi doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển bền vững phải có những phương án sản xuất và chiến lược kinh doanh có hiệu quả, đồng thời phải luôn quan tâm cải tiến và nâng cao chất lượng sản phẩm. Để làm được điều này, hệ thống thông tin trong doanh nghiệp đóng vai trò vô cùng quan trọng. Thông tin và hệ thống thông tin là một phần không thể thiếu đối với mỗi doanh nghiệp, làm tiền đề, làm cơ sở và là công cụ của quản trị, quá trình quản trị kinh doanh trong quản trị doanh nghiệp. Hệ thống thông tin làm căn cứ quan trọng để tổ chức ra quyết định kịp thời và hiệu quả.
Trang 1Nước ta đang trong quá trình hội nhập, mở cửa nền kinh tế cho nên các doanh nghiệp phải hoạt động trong một môi trường đầy biến động, với các đối thủ cạnh tranh ngày càng trở nên gay gắt và những tiến bộ khoa học kỹ thuật luôn thay đổi một cách chóng mặt Do vậy, mỗi doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển bền vững phải có những phương án sản xuất và chiến lược kinh doanh có hiệu quả, đồng thời phải luôn quan tâm cải tiến và nâng cao chất lượng sản phẩm Để làm được điều này, hệ thống thông tin trong doanh nghiệp đóng vai trò vô cùng quan trọng Thông tin và hệ thống thông tin là một phần không thể thiếu đối với mỗi doanh nghiệp, làm tiền đề, làm cơ sở và là công cụ của quản trị, quá trình quản trị kinh doanh trong quản trị doanh nghiệp Hệ thống thông tin làm căn cứ quan trọng
để tổ chức ra quyết định kịp thời và hiệu quả
Để làm rõ vai trò, ý nghĩa của hệ thống thông tin trong doanh nghiệp, em chọn đề tài: “Phân tích thực trạng hệ thống thông tin tại công ty TNHH TM Sản xuất Thủ Đô” làm tiểu luận môn học
Tiểu luận này nhằm mục đích nghiên cứu, phân tích làm rõ về thực trạng hệ thống thông tin của công ty TNHH TM Sản xuất Thủ Đô, những hạn chế, yếu kém của hệ thống thông tin, đồng thời đề xuất một số giải pháp để khắc phục trong thời gian tới, góp phần thúc đẩy hoạt động sản xuất kinh doanh, nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp
* Nội dung tiểu luận gồm các nội dung sau
I- Giới thiệu tổng quát về công ty II- Cơ sở lý thuyết về hệ thống thông tin III- Thực trạng hệ thống thông tin của công ty IV-Giải pháp trong thời gian tới
Trang 2Với kiến thức đã học tại nhà trường, đặc biệt là sự giảng dạy, giúp đỡ trách nhiệm, nhiệt tình của Thầy giáo, Tiến sỹ Nguyễn Hoài Nam, em đã mạnh dạn chọn
đề tài này Tuy nhiên do thời gian và khả năng còn hạn chế nên tiểu luận chắc chắn còn nhiều thiếu sót Em rất mong nhận được sự góp ý của Thầy giáo để tiểu luận của em hoàn thiện hơn
Em xin trân trọng cảm ơn!
Trang 3NỘI DUNG I- Giới thiệu tổng quát về công ty
Công ty TNHH TM sản xuất Thủ Đô là doanh nghiệp tư nhân được thành lập ngày 29/12/2011 theo quyết định của UBND thành phố Hải Phòng Địa chỉ: xã An Thắng – huyện An Lão – thành phố Hải Phòng
1 Ngành nghề kinh doanh:
Công ty TNHH TMSX Thủ đô, sản phẩm sản xuất là các sản phẩm nhựa, vải tráng nhựa Theo đặc điểm đối tượng phục vụ được phân chia như sau:
+ Đối với những sản phẩm phục vụ cho các nhà sản xuất, đặt in lô gô, làm hàng khuyến mại, quảng cáo, cho tặng Đây là loại sản phẩm phục vụ cho ngành sản xuất đặc thù, về mặt kỹ thuật Các sản phẩm này thường có chu kỳ sống dài, ít thay đổi mẫu mã nhưng có yêu cầu về độ chính xác cao
+ Sản phẩm phục vụ người tiêu dùng: Khách hàng của công ty là người tiêu dùng mua phục vụ nhu cầu tiêu dùng cá nhân những sản phẩm hàng hoá do công
ty sản xuất cung cấp cho người tiêu dùng khác nhau, cơ cấu sản phẩm khác nhau với những yêu cầu sẽ khác nhau: về chi tiết đồng bộ, mẫu mã, màu sắc, chất liệu cho nên nó không những đòi hỏi về công nghệ, kỹ thuật sản xuất mà còn đòi hỏi người làm công tác marketing, bán hàng phải có tính chuyên nghiệp rất cao am hiểu đặc điểm của ngành hàng cũng như đối tượng phục vụ, đặc biệt là việc dự báo nhu cầu thị trường là rất quan trọng
+ Sản phẩm bao bì phục vụ cho ngành may mặc : Khách hàng của công ty cũng là những đơn vị sản xuất như: may quần áo, chăn , ga , gối , đệm đối tượng tiêu dùng của các nhà sản xuất may mặc là sản phẩm phục vụ nhu cầu tiêu dùng của con người cho nên có những yêu cầu về chất lượng bao bì trực tiếp tiếp xúc với hàng hoá phải đảm bảo chỉ tiêu mẫu mă đẹp bền, không có phản ứng độc hại cho
Trang 4người tiêu dùng thường xuyên lấy mẫu đi kiểm định tại các cơ quan có thẩm quyền
có chức năng giám định cấp phép và phải phù hợp với yêu cầu về các tiêu chuẩn hoá, lý mà từng loại sản phẩm yêu cầu, mẫu mã luôn được cải tiến cho phù hợp với thị hiếu tiêu dùng và phù hợp với yêu cầu của nhà sản xuất
2.Lao động công ty:
II- Cơ sở lý thuyết về hệ thống thông tin
1.Hệ thống thông tin quản lý trong doanh nghiệp
Hệ thống thông tin quản lý có vai trò rất quan trọng đối với việc ra những quyết định; là cơ sở để các nhà quản lý và doanh nghiệp có thể đưa ra những quyết định chiến lược đúng đắn, đưa doanh nghiệp vượt qua giai đoạn khó khăn và phát triển Nhưng lại có rất ít doanh nghiệp quan tâm đúng mức đến vấn đề tổ chức hệ thống thông tin trong doanh nghiệp
Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống cung cấp thông tin cho công tác quản
lý của tổ chức Nó bao gồm con người, thiết bị và quy trình thu thập, phân tích, đánh giá và phân phối những thông tin cần thiết, kịp thời, chính xác cho những người soạn thảo các quyết định trong tổ chức
Cấu trúc hệ thống thông tin quản lý:Một hệ thống thông tin quản lý được
thiết kế cấu trúc tốt gồm bốn hệ thống con, đó là các hệ thống ghi chép nội bộ, hệ thống tình báo, hệ thống nghiên cứu và hệ thống hỗ trợ quyết định
Trang 5Hệ thống ghi chép nội bộ: Đảm bảo cung cấp những số liệu hiện thời, nhiều
tổ chức đã phát triển những hệ thống ghi chép nội bộ tiên tiến có sử dụng máy tính
để có thể cung cấp thông tin nhanh và đầy đủ hơn
Hệ thống tình báo: Cung cấp cho các nhà quản lý những thông tin hàng
ngày, tình hình đang diễn ra về những diễn biến của môi trường bên ngoài
Hệ thống nghiên cứu thông tin: Thu thập những thông tin liên quan đến
một vấn đề cụ thể đặt ra trước tổ chức, đặc điểm của việc nghiên cứu thông tin tốt
là có phương pháp khoa học, sử dụng nhiều phương pháp, xây dựng mô hình, lượng định tỷ lệ chi phí/lợi ích của giá trị của thông tin
Hệ thống hỗ trợ quyết định: Gồm các phương pháp thống kê và các mô
hình quyết định để hỗ trợ các nhà quản lý ban hành các quyết định đúng đắn hơn
* Phân loại hệ thống thông tin quản lý
Một tổ chức có thể có nhiều cấp và mỗi cấp có thể cần có một hệ thống thông tin quản lý riêng của mình Một tổ chức điển hình có thể có 4 cấp là chiến lược, chiến thuật, chuyên gia và tác nghiệp Vì thế, trong một tổ chức có thể có 4 hệ thống thông tin quản lý cho 4 cấp này Các cấp có thể có những bộ phận chung
2- Phân loại hệ thống thông tin kinh tế:
Có nhiều phương pháp phân loại thông tin kinh tế khác nhau trong đó có hai phương pháp phân loại khá thông dụng Phương pháp thứ nhất là phân loại theo lĩnh vực hoạt động của thông tin kinh tế trong sản xuất và thông tin kinh tế trong lĩnh vực quản lý Phương pháp thứ hai là phân loại theo nội dung mà nó phản ánh chẳng hạn như thông tin kế hoạch, thông tin đầu tư, thông tin về lao động, tiền lương, thông tin về lợi nhuận của doanh nghiệp v.v…Mỗi dòng thông tin kinh tế này phản ánh một lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp hay một tổ chức kinh tế
Trang 6Phương pháp phân loại thứ nhất có ưu điểm là phân định miền hoạt động của các hệ thống thông tin nhưng chưa đề cập đến nội dung của các qui trình mà thông tin hướng tới phục vụ Phương pháp phân loại thứ hai dựa trên cơ sở nội dung mà thông tin phục vụ Theo phương pháp phân loại này người ta chia thành 4 hệ thống thông tin:
* Hệ thống thông tin dự báo: Vấn đề dự báo có vai trò rất quan trọng trong
các hoạt động kinh tế xã hội nhất là các dự báo chiến lược dài hạn và trung hạn Dự báo là giai đoạn đi trước qui trình lập kế hoạch Công tác dự báo cung cấp các thông tin chính xác cho các nhà phân tích kinh tế và vạch ra các định hướng trong tương lai Hệ thống thông tin dự báo bao gồm các thông tin chính xác cho các nhà phân tích kinh tế và vạch ra các định hướng trong tương lai Hệ thống thông tin dự báo bao gồm các thông tin liên quan đến sản xuất kinh doanh, đến tiêu thụ sản phẩm của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian tương lai
Nôị dung của hệ thống thông tin dự báo gồm dự báo dài hạn, dự báo trung hạn, dự báo ngắn hạn về các vấn đề liên quan đến doanh nghiệp như dự báo các tiến bộ khoa học và công nghệ, dự báo về qui mô sản xuất, về nhu cầu của thị trường, về mức độ cạnh tranh trên thị trường v.v Hệ thống thông tin dự báo có vai trò ngày càng quan trọng trong hoạt động kinh tế thị trường
* Hệ thống thông tin kế hoạch: Hệ thống thông tin kế hoạch bao gồm toàn
bộ các thông tin về công tác kế hoạch hoá của doanh nghiệp Các kế hoạch được đề cập đến ở ba mức độ: Kế hoạch hoá chiến lược, kế hoạch hoá trung hạn, kế hoạch hoá cơ động Hệ thống thông tin kế hoạch bao quát tất cả các lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp gồm cả trong lĩnh vực quản lý
* Hệ thống thông tin khoa học và công nghệ: Từ môi trường rộng lớn khoa
học kỹ thuật, hệ thống thông tin khoa học thu thập các thông tin liên quan đến sản
Trang 7xuất kinh doanh, ứng dụng các thành quả mới nhất của khoa học và công nghệ để phục vụ cho việc nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp
* Hệ thống thông tin thực hiện: Hệ thống thông tin thực hiện sử dụng các
công cụ thống kê và kế toán để kiểm tra, đánh giá, phân tích các quá trình thực hiện
kế hoạch, tiến độ thực hiện kế hoạch theo thời gian
Trên cơ sở các số liệu của hệ thống thông tin thực hiện, lãnh đạo của guồng máy quản lý có thể điều chỉnh, bổ sung các kế hoạch sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp
Như vậy, phương pháp phân loại theo nội dung phục vụ của thông tin giúp chúng ta định hướng rõ ràng mục đích của các dòng thông tin trong hệ thống quản
lý, trên cơ sở tiến hành phát triển, hoàn thiện một nội dung nào đó trong hệ thống quản lý
3 Các vai trò cơ bản của hệ thống thông tin.
Hệ thống thông tin thực hiện ba vai trò quan trọng trong bất kỳ một tổ chức nào, đó là :
- Hỗ trợ nghiệp vụ kinh doanh
- Hỗ trợ việc ra quyết định của nhà quản lý
- Hỗ trợ cho lợi thế cạnh tranh chiến lược
Sự gia tăng giá trị của hệ thống thông tin: Tốc độ phát triển nhanh chóng
của môi trường kinh doanh hiện nay đã làm cho Hệ thống thông tin là thành phần quan trọng giúp cho các doanh nghiệp duy trì đích ngắm để đạt được mục tiêu trong kinh doanh Công nghệ thông tin đã trở thành một tố chất không thể thiếu trong nhiều mũi đột phá chiến lược mà các doanh nghiệp phải nắm bắt ngay từ đầu
để đáp ứng được thách thức của sự thay đổi Chúng bao gồm việc nối mạng máy tính, nối mạng các công ty thành viên, toàn cầu hóa, tổ chức lại quá trình kinh
Trang 8doanh, và sử dụng công nghệ thông tin cho lợi thế cạnh tranh Đó là một vài lý do chính tại sao ngày nay các doanh nghiệp cần phải có hệ thống thông tin
III/ Thực trạng hệ thống thông tin của doanh nghiệp
1 Cơ cấu tổ chức hoạt động của công ty thể hiện qua sơ đồ sau:
Hội đồng thành viên
Giám đốc
Phòng
kinh
doanh
Phòng quản lý sản xuất
Phóng quản lý bộ phận bán hàng
Bộ phận market ing, nghiên cứu thị trường
Phòng quản lý khách hàng
Phòng hành chính nhân sự
Phòng
kế toán tài chính
P
CM
P
CM
P
CM
P
CM
P
CM
P
CM
P
CM
P
CM
P
CM
P CM
Trang 9Các bộ phận trong doanh nghiệp làm việc hết sức độc lập Mỗi phòng ban thực hiện các công việc theo chức năng của mình mà không có sự liên kết, gắn bó, chia xẻ những thông tin hữu ích lẫn nhau
Một ví dụ điển hình rằng khi Ban giám đốc cần một thông tin nào đó về một khách hàng (hoặc một nhà cung cấp) thì phải tổng hợp mọi nguồn thông tin từ các phòng ban nghiệp vụ do đó rất mất thời gian để đưa ra các quyết định
Quy trình thực hiện công việc hàng ngày như sau :
- Phòng quản lý sản xuất tập hợp các báo cáo từ các bộ phận sản xuất trực tiếp và báo cáo tình hình sản xuất các đơn hàng và số lượng nguyên vật liệu tồn kho cho ban giám đốc
- Phòng kinh doanh báo cáo các đơn hàng nhận được trong ngày và các đơn đặt hàng nguyên vật liệu cho Ban giám đốc
- Phòng kế toán tài vụ báo cáo tình hình thu hồi công nợ và những tồn đọng trong công tác thu hồi công nợ cho ban giám đốc
Ban giám đốc tổng hợp các báo cáo trên đây và ra các quyết định kinh doanh, đồng thời truyền đạt lại cho các phòng ban nghiệp vụ
Tất cả các hoạt động trên đều diễn ra tại văn phòng làm việc hoặc các phân xưởng sản xuất
2.2 Sau khi sử dụng hệ thống thông tin.
Sau khi áp dụng hệ thống thông tin, toàn bộ các phòng ban, bộ phận sản xuất trong doanh nghiệp đều được nối mạng với nhau và được xử lý một cách nhanh chóng và kịp thời để phục vụ công việc ra quyết định kinh doanh và điều hành sản xuất
Trang 10Khi bộ phận kinh doanh nhận đơn hàng của một khách hàng A nào đó, lập tức họ sẽ biết được rằng công nợ của doanh nghiệp đối với khách hàng đó như thế nào? Lịch sử các lần giao hàng trước đây ra sao, các phản ánh của khách hàng (nếu có) sẽ được cập nhật kịp thời, để biết rằng có nên nhận đơn hàng đó hay không? Nếu nhận thì tiến trình xử lý đơn hàng đó như thế nào? Nguyên vật liệu trong kho
có còn đủ để sản xuất, nếu thiếu thì cần nhập từ đâu, số lượng bao nhiêu? Mối quan
hệ hiện nay giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp ra sao?
Nói tóm lại mọi việc diễn ra hết sức nhanh gọn thông qua hệ thống máy tính nối mạng giữa các phòng ban nghiệp vụ trong doanh nghiệp và thông qua mạng kết nối internet Như vậy, giả sử giám đốc đi công tác nước ngoài thì các cán bộ dưới quyền vẫn có thể báo cáo công việc hàng ngày đồng thời nhận sự chỉ đạo của giám đốc thông qua website hoặc hộp thư điện tử
2.3 Sự khác biệt giữa trước và sau khi áp dụng hệ thống thông tin.
Trước khi áp dụng hệ thống thông tin.
Hàng ngày giữa Ban giám đốc và các cán bộ dưới quyền ít ra là cũng có một buổi giao ban gặp mặt, từ đó ban giám đốc ít nhiều cũng nắm được tình hình của các nhân viên dưới quyền
Tốc độ xử lý công việc chậm nhưng lại mang tính tập thể vì đã được bàn luận kỹ lưỡng
Sau khi áp dụng hệ thống thông tin.
Tốc độ xử lý công việc nhanh nhưng lại mang tính cá nhân bởi vì có sự phân cấp trong quản lý và điều hành
Giữa ban giám đốc và các cán bộ quản lý ít khi có dịp gặp gỡ nhau để nắm bắt tâm tư, nguyện vọng của người lao động
Trang 113 Đánh giá những ưu, khuyết điểm của hệ thống thông tin trong công ty: 3.1 Ưu điểm:
Thông tin được cung cấp đầy đủ kịp thời và chính xác hơn nhờ việc có thêm nhiều công cụ để thu thập hay xử lý … thông tin nhờ đó chất lượng thông tin được nâng lên một phần, đã giúp cho doanh nghiệp đề ra được những quyết định kịp thời Ngoài ra, các hoạt động thông tin đa dạng, phong phú đáp ứng được nhu cầu
về số lượng thông tin Đối với doanh nghiệp nó làm cho nguồn cung cấp thông tin
đa dạng, dễ tiếp cận như hệ thống thông tin marketing từ các phương tiện thông tin đại chúng, mạng internet, mạng liên ngành Mặc dù tồn tại nhiều hệ thống thông tin kinh tế khác nhau nhưng giữa các hệ thống này lại có mối quan hệ với nhau, do đó đảm bảo sự lưu thông thông tin giữa chúng ở một mức độ nhất định Điều này được thể hiện hệ thống thông tin không chỉ khép kín trong phạm vi nội bộ doanh nghiệp
mà đã mở rộng đầu mối quan hệ thực hiện trao đổi thông tin với các hệ thông bên ngoài.Nhờ đó việc lưu chuyển của thông tin cũng trôi chảy hơn
Trình độ của đội ngũ cán bộ làm việc trong các bộ phận của hệ thống thông tin trong công ty có xu hướng được nâng cao, một số khâu của quá trình thông tin
đã được chuyên môn hoá cao Không chỉ có trình độ của những người làm việc trong hệ thống thông tin được nâng cao mà trình độ của các cán bộ quản lý về thông tin cũng được nâng cao theo các cấp quản lý Doanh nghiệp hiện nay cũng quan tâm nhiều đến việc đào tạo thêm cho nhân viên của mình nâng cao trình độ về công nghệ thông tin
Trình độ trang bị công nghệ thông tin phần nào đã được tiếp cận với công nghệ hiện đại , tiên tiến Cơ cấu của hệ thống đã và đang được hoàn thiện thể hiện
ở chỗ một số ngành có hạ tầng cơ sở khá hiện đại, thực hiện vi tính hoá và nối mạng giữa các đầu mối thông tin quan trọng hoặc ở hầu hết các cấp, các bộ phận