Bài giảng Tin học ứng dụng

Nội dung nghiên cứu của môn học  Chương 1 : Tổng quan về Microsoft Excel  Chương 2: Tổng quan về hàm trong Microsoft Excel  Chương 3: Quản lý cơ sở dữ liệu trong Microsoft Excel  Chương 4: Vẽ đồ thị trong Microsoft Excel 1272016 2 CHƯƠNG 1. TỔNG QUAN VỀ MICROSOFT EXCEL 1.1.Một số vấn đề cơ bản về ME 1 .1 .1 . Khởi động ME  C1 : Kích đúp chuột vào biểu tượng trên nền màn hình (Destop).  C2: StartAll ProgramsMicrosoft OfficeMicrosft Excel 2007

Bài giảng Tin học ứng dụng

Phạm Thu Trang

Nội dung nghiên cứu của môn học

 Chương 1: Tổng quan về Microsoft Excel

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ MICROSOFT EXCEL

1.1.3 Thoát khỏi ME

việc của Microsft Excel.

- Yes: ghi tệp trước khi thoát,

- No: thoát, không ghi tệp,

- Cancel: huỷ lệnh thoát.

chọn có hoặc không hoặc chọn Cancel để loại bỏ việc thoát

này.

1.2 Xử lý bảng tính

1.2.1 Mở file mới để tạo lập bảng tính

- Kích chuột vào nút Office/New Trên màn

hình sẽ hiện ra hộp thoại New workbook cho

phép bạn lựa chọn workbook trắng để làm

việc hoặc workbook theo mẫu có sẵn, chọn

Blank workbook để tạo file mới

- Ấn tổ hợp phím Ctrl+N

+ Nếu tệp đã được ghi trước từ trước thì lần ghi tệp hiện tại sẽ

ghi lại sự thay đổi kể từ lần ghi trước (có cảm giác là Excel

không thực hiện việc gì).

+ Nếu tệp chưa được ghi lần nào sẽ xuất hiện hộp thoại Save

As, chọn nơi ghi tệp trong khung Save in, gõ tên tệp cần ghi vào

khung File name, ấn nút Save.

2 Lưu lại bảng tính với tên khác

một vị trí khác

1.2.3 Mở file đã lưu trong ổ đĩa

- Kích chuột vào biểu tượng Open trên Thanh lệnh truy

cập nhanh (nếu có) rồi tìm kiếm, lựa chọn file đã lưu

1.2.4 Đóng file (close)

- Office /close

- Nhấp vào biểu tượng x bên phải trang tính

1.2.5 Đặt và thay đổi mật khẩu mở file

Office/Save As/Tools/General Options

1.2.6 Định dạng bảng tính

1 Định dạng phông chữ: Format Cells/Font (Home/Font)

2 Định dạng đường viền bảng:Format Cells/Border

3 Căn chỉnh dữ liệu trong ô:Format Cells/Alignment (Home/Alignment)

4 Định dạng số liệu:Format Cells/Number (Home/Number)

5 Định dạng màu cho ô tính:Format Cells/Fill

1.2.7 Căn chỉnh bảng tính

1 Sửa chữa dữ liệu trong ô tính.

Để sửa chữa dữ liệu trong ô tính hiện thời, hãy bấm

phím F2 hoặc bấm chuột trên thanh công thức rồi tiến

hành sửa chữa như soạn thảo văn bản.

2 Xoá dữ liệu trên ô tính (khối ô, khối dòng, khối cột)

Bước 1: Nhấp ô hoặc bôi đen khối ô, khối dòng, khối cột

cần xóa

Bước 2: - Bấm phím DEL trên bàn phím;

- Home/Editting/Clear/Clear all Lưu ý: để xóa nội dung, hình thức, ghi chú ta chọn Clear

contents, clear fomats, clear comments

1.2.7 Căn chỉnh bảng tính

3 Cắt (Cut)

Để Cut thông tin trong ô tính hiện thời hoặc khối ô tính đang

được đánh dấu (cả dữ liệu và khuôn dạng) vào Clipboard, hãy

Home/clipboard (Hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+X trên bàn phím;

nhấn chuột phải, chọn Cut)

4 Dán (Paste)

Để dán thông tin trong Clipboard vào ô tính hiện thời hoặc khối ô

tính mà ô tính hiện thời là ô tính trái trên của khối được dán, hãy

chọn Paste ).

Hoặc chọn vùng cần di chuyển, để chuột trên viền đen cho tới khi

hiện lên dấu cộng rồi kéo tới ô đích

1.2.7 Căn chỉnh bảng tính

5 Sao chép (Copy)

Để sao chép dữ liệu của ô tính hiện thời hay khối ô tính đang được

Home/clipboard (hoặc nhấn chuột phải, chọn Copy; bấm tổ hợp

phím Ctrl+C trên bàn phím) Ô tính hoặc khối ô tính được copy sẽ

có đường viền bao quanh.Sau khi copy, dán nội dung copy vào ô

khác bằng thao tác dán như trên

6 Điền đầy tự động (AutoFill)

• Thao tác này thường được sử dụng khi tạo ra một dãy dữ liệu đơn

giản (chẳng hạn cột Số thứ tự trong một danh sách) hoặc thực hiện

việc sao chép dữ liệu sang các ô tính liền kề với ô tính nguồn Dãy

dữ liệu có thể là dãy số, dãy ngày, tháng, năm

• Để tạo một dãy dữ liệu đơn giản, hãy đánh vào dữ liệu của hai ô

tính đầu tiên trong dãy, đánh dấu hai ô tính này rồi đưa con chuột về

góc phải bên dưới của khối ô tính sau đó rê chuột phủ vùng muốn

tạo chuỗi.

1.2.8 Trình bày trang giấy, khổ giấy, lề

Bạn vào Page Layout/Page Setup rồi nhấn vào mũi tên bên dưới

phía phải, hộp thoại Page Setup hiện ra cho phép bạn tùy

chỉnh trang giấy, khổ giấy, lề

- Page Setup/page: nhập dữ liệu cho trang giấy

- Page Setup/margins: nhập dữ liệu cho lề

- Page Setup/Header/Footer: nhập tiêu đề trên/dưới cho bảng

Lưu ý: trước khi in cần lưu ý soi kiểm tra trang

in trước bằng cách nhấn vào biểu tượng print

hoặc vào Office/Print/Print Preview

1.3 Cỏc kiểu dữ liệu trong Excel

1 Dữ liệu dạng văn bản (Text)

 Ví dụ: Nguyễn Văn An; “1111”; ‘0904143112

 Lu ý với dữ liệu dạng văn bản:

 Theo ngầm định dữ liệu dạng văn bản căn trái trong ô tính Đây là

một dấu hiệu để nhận biết dạng dữ liệu

 Nếu chiều dài chuỗi lớn hơn chiều dài ô tính thì

 Nếu ô bên phải còn trống: dữ liệu sẽ tràn sang bên phải

 Nếu ô bên phải đã có dữ liệu: dữ liệu sẽ ẩn đi

 Muốn sử dụng chữ số để biểu diến dữ liệu dạng văn bản thì phái đặt

dấu (‘) hoặc đặt số trong ngo ặc kép trớc khi nhập dữ liệu vào ô tính

 Không bắt đầu dữ liệu văn bản bằng dấu -;+;= vì ME sẽ báo lỗi do

đây là dấu hiệu bắt đầu công thức của ME

1.3 Cỏc kiểu dữ liệu trong Excel

 Dữ liệu số bao gồm các ký hiệu: các con số từ 0-9 ;+ ; - ; / ; % ; () ; ; , ; E

 Tùy vào cài đặt của Windows mà dấu phân cách giữa phần nguyên

và phần thập phân của 1 số có thể là dấu (.) hoặc (,)

 Chú ý khi nhập số thập phân cần nhập phần nguyên trớc rồi dấu cách

và số thập phân sau để tránh tình trạng máy bị nhầm với dữ liệu ngày

tháng VD: nhập số 3/4 là 0 3/4

 ME chỉ hiện thị tối đa 11 chữ số, nếu nhiều hơn ME sẽ chuyển thành

ký hiệu khoa học, tuy nhiên trên thanh công thức vẫn hiển thị 15 số

chính xác

 ME chỉ tính toán đợc các giá trị số nằm trong khoảng từ -10^308 đến

+10^308

1.3 Các kiểu dữ liệu trong Excel

3 Dạng dữ liệu ngày tháng, thời gian

 VD: 25/9/2011; 25 tháng chín 2011 7:30 PM

 Lưu ý:

 Dữ liệu ngày tháng thời gian luôn căn lề phải vì thực chất đây

cũng là các con số, mỗi một ngày được ghi lại dưới dạng 1 số,

đó là tổng số ngày tính từ ngày được lấy làm mốc (1/1/1900)

đến ngày tính toán

 Trước khi nhập ngày tháng phải lưu ý cách hiển thị kiểu dữ

liệu là ngày/tháng/năm hay tháng/ngày/năm bằng cách kiểm

tra trong hộp format cells hoặc dùng hàm today() hoặc đánh

một ngày không thể nhầm lẫn tháng và ngày, nếu sai thì dữ

liệu sẽ căn lề trái.

1.3 Các kiểu dữ liệu trong Excel

4.Dữ liệu dạng công thức (Formular )

 Dữ liệu dạng công thức được bắt đầu bởi dấu (=)

 Trong công thức bao gồm:

 Các toán tử, bao gồm: + ; - ; * ; / ;^ ;& ;= ;> ;< ;>= ;<= ;<> ; , ; : ;

khoảng trắng.

 Các toán hạng, có thể là:

 Số, văn bản,ngày tháng thời gian và giá trị logic

 Tham chiếu, bao gồm:

 Tham chiếu là địa chỉ ô: Ví dụ: =B3+B4+8

 Tham chiếu là tên miền, ví dụ: =laisuat*10.000.000

 Hàm số, ví dụ: =6%*Sum(B2:B20)

 Lưu ý:

 Công thức được thể hiện trên thanh công thức, còn kết quả của công

thức thể hiện trong ô tính

1.4 Sử dụng tên miền trong Excel

1.4.1 Đặt tên

- Sử dụng hộp Name để đặt tên

 Chọn miền ô cần đặt tên

 Nhấp chuột trong hộp Name và đặt tên

- Chọn vùng cần đặt tên, nhấn tổ hợp Ctrl+F3, nhấn New, trên màn

hình hiện lên hộp thoại New Name, đánh tên lựa chọn vào hộp

Name

1.4 Sử dụng tên miền trong Excel

1.4.2 Dán tên vào công thức

- Xác định vị trí cần dán tên nhấn F3 Chọn tên cần

dán, nhấn OK

1.4.3 Xóa tên miền ô

- Nhấn Ctrl+F3, chọn tên cần xóa, Delete

Chú ý: Tên miền tương ứng với tham chiếu tuyệt đối.

1.5 Tham chiếu trong công thức

chữa các công thức khi các giá trị tính toán có sự thay đổi Có 3

loại tham chiếu:

+ Tham chiếu địa chỉ tương đối: các dòng và cột sẽ thay đổi khi

ta sao chép hoặc di dời công thức tới vị trí khác 1 lượng tương

ứng với số dòng, số cột mà ta di dời VD: A5:B7, C4

+ Tham chiếu tuyệt đối: các dòng, cột sẽ không thay đổi khi ta di

dời hay sao chép công thức VD: $A$5:$B$7,$C$4

+ Tham chiếu hỗn hợp: Phối hợp 2 loại tham chiếu trên VD:

A$5: cột A là tương đối, còn dòng 5 là tuyệt đối.

Lưu ý: nhấn F4 để cố định hoặc bỏ cố định

1.6 Các lỗi thông dụng trong ME

Lỗi Giải thích

#DIV/0! Công thức có phép chia cho 0 hoặc ô trống

#NAME? Đánh sai tên hàm hay tên miền tham chiếu hoặc đánh thiếu dấu.

#N/A Thường gặp khi Excel không tìm được giá trị thỏa mãn điều kiện tính toán

#NULL Hàm sử dụng dữ liệu giao nhau của 2 vùng mà 2 vùng này không có phần chung nên phần

giao rỗng

#NUM Sử dụng khi đối số không hợp lệ trong hàm số hoặc kết quả công thức nằm ngoài giá trị tính

toán được của excel

#REF! Tham chiếu sai, thường là do ô tham chiếu trong hàm bị xóa

CHƯƠNG 2 TỔNG QUAN VỀ HÀM TRONG

MICROSOFT EXCEL

2.1 Giới thiệu công thức và hàm

2.1.1 Giới thiệu công thức

Công thức được bắt đầu bằng dấu “=” và sau

đó là sự kết hợp các toán tử, các trị số, các

địa chỉ tham chiếu và các hàm.

VD =4000-IF(C5>=25.000,80%*C5,C5)

2.1.1 Giới thiệu công thức

 Thứ tự ưu tiên đối với các toán tử

2.1.2 Giới thiệu hàm

- Hàm trong ME được lập trình sẵn để tính toán hoặc thực hiện một chức năng nào

đó

Các hàm trong Excel được chia thành các nhóm sau đây:

Most Recently Used Các hàm được sử dụng gần đây nhất

All Liệt kê tất cả mọi hàm

Financial Các hàm về lĩnh vực tài chính

Date & Time Các hàm về ngày tháng và thời gian

Math & Trig Các hàm toán học và lượng giác học

Statistical Các hàm về thống kê

Lookup & Reference Các hàm về tìm kiếm và tham chiếu

Database Các hàm về cơ sở dữ liệu

Text Các hàm về xử lý ký tự (xâu ký tự)

Logical Các hàm Logic

Information Các hàm về xử lý thông tin.

- Cú pháp chung của hàm: =<Tên hàm>(<Đối số>)

- VD: =if(2>3;”Sai”;”Đúng”); today();

- Các hàm trong ME rất đa dạng bao trùm nhiều lĩnh vực, có những hàm không

yêu cầu đối số, có những hàm yêu cầu đối số, và các đối số có thể bắt buộc

hoặc lựa chọn.

2.1.3 Nhập công thức và hàm

Nhập dấu bằng rồi nhập các trị số, các toán

tử, các địa chỉ tham chiếu và các hàm.

2.2 Các hàm trong ME

2.2.1.Nhóm hàm logic

1 Hàm If

If(Logical_Test, Value_If_True, Value_If_False)

Hàm này sẽ trả lại giá trị của đối số thứ 2 (Value_If_True) nếu biểu thức logic là đúng và trả

lại giá trị của đối số thứ 3 (Value_If_False) nếu biểu thức logic là sai

2.2.1.Nhóm hàm logic

2 Hàm And

And(Logical1, Logical2, )

Hàm này trả lại giá trị TRUE nếu tất cả các đối số trong hàm đều có

giá trị là TRUE, ngược lại hàm sẽ trả lại giá trị FALSE.

3 Hàm Or

Or(Logical1, Logical2, )

Hàm này trả lại giá trị TRUE nếu một trong các đối số trong hàm có

giá trị là TRUE, ngược lại hàm sẽ trả lại giá trị FALSE.

4 Hàm Not

Not(Logical)

Hàm này sẽ trả lại giá trị là TRUE nếu đối số là FALSE và ngược lại

Ref: Dãy số chứa số hạng cần tìm thứ hạng

Order (lựa chọn): order = 0 hoặc trống: xếp hạng từ trên xuống

order ≠ 0: xếp hạng từ dưới lên

2.2.3 Nhóm hàm tìm kiếm và tham

chiếu (Lookup & reference)

1 Hàm Match

Match(lookup_value, lookup_array, match_type)

Hàm này trả lại vị trí của giá trị cần tìm.

Trong đó:

Lookup_value: giá trị cần tìm kiếm

lookup_array: danh sách tìm kiếm

match_type (lựa chọn): kiểu tìm kiếm

Nếu match_type là 0: tìm kiếm chính xác

Nếu match_type là 1: hàm này sẽ xác định vị trí của phần tử

trong danh sách tìm kiếm có giá trị lớn nhất không vượt quá giá trị tìm

kiếm Trong trường hợp này, các phần tử trong danh sách tìm kiếm

phải được sắp xếp tăng dần.

Nếu match_type là -1: hàm này sẽ xác định vị trí của phần tử

trong danh sách tìm kiếm có giá trị nhỏ nhất không nhỏ hơn giá trị tìm

kiếm Trong trường hợp này, các phần tử trong danh sách tìm kiếm

phải được sắp xếp giảm dần.

2.2.3 Nhóm hàm tìm kiếm và tham

chiếu (Lookup & reference)

2 Hàm Index

INDEX(array, row_num, column_num)

Hàm này trả lại giá trị của phần tử trong bảng tương

ứng với hàng và cột cho trước

Trong đó:

array: bảng giá trị

row_num: số hàng, hàng đầu tiên có giá trị là 1

column_num: số cột, cột đầu tiên có giá trị là 1

lookup_value: giá trị tìm kiếm trong dòng đầu tiên của bảng

table_array: bảng tìm kiếm, bảng này phải có dòng đầu tiên chứa giá trị tìm kiếm và bao

gồm cả dòng chứa giá trị trả về

row_index_num: số thứ tự của dòng chứa giá trị cần trả về trong bảng, dòng đầu tiên có

giá trị = 1

range_lookup (lựa chọn): kiểu tìm kiếm.

Nếu range_lookup là 1 hoặc trống, giá trị trong dòng đầu tiên của table_array phải

được sắp xếp tăng dần Trong trường hợp không tìm được giá trị trong dòng đầu tiên của

table_array đúng bằng giá trị lookup_value, hàm HLOOKUP tìm đến giá trị lớn nhất

không vượt quá lookup_value.

Nếu range_lookup là 0, các giá trị trong dòng đầu tiên của table_array không cần

thiết phải được sắp xếp, trong trường hợp này, hàm HLOOKUP chỉ tìm chính xác giá trị

lookup_value trên dòng đầu tiên của table_array.

Nếu hàm HLOOKUP không tìm được, giá trị trả lại của hàm là #N/A

2.2.3 Nhóm hàm tìm kiếm và tham

chiếu (Lookup & reference)

4 Hàm Vlookup

VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, range_lookup)

Hàm tìm kiếm giá trị trong cột đầu tiên của bảng và trả về giá trị tương ứng trong cột khác

của bảng

Trong đó:

lookup_value: giá trị tìm kiếm trong cột đầu tiên của bảng

table_array: bảng tìm kiếm, bảng này phải có cột đầu tiên chứa giá trị tìm kiếm và bao

gồm cả cột chứa giá trị trả về

row_index_num: số thứ tự của cột chứa giá trị cần trả về trong bảng, cột đầu tiên có giá

trị = 1

range_lookup (lựa chọn): kiểu tìm kiếm.

Nếu range_lookup là 1 hoặc trống, giá trị trong cột đầu tiên của table_array phải

được sắp xếp tăng dần Trong trường hợp không tìm được giá trị trong cột đầu tiên của

table_array đúng bằng giá trị lookup_value, hàm VLOOKUP tìm đến giá trị lớn nhất

không vượt quá lookup_value.

Nếu range_lookup là 0, các giá trị trong cột đầu tiên của table_array không cần

thiết phải được sắp xếp, trong trường hợp này, hàm VLOOKUP chỉ tìm chính xác giá trị

lookup_value trên dòng đầu tiên của table_array.

Nếu hàm VLOOKUP không tìm được, giá trị trả lại của hàm là #N/A

2.2.4 Các hàm toán học và lượng giác

1 Hàm Sum

SUM(Number1, Number2, )

Hàm này trả lại giá trị là tổng của các giá trị số là đối của hàm.

2 Hàm Sumif

SUMIF(Range, Criteria, SumRange)

Hàm này sẽ tính tổng các ô tính trong vùng tính toán tương ứng với các

ô thỏa mãn điều kiện cho trước trong vùng xem xét đìều kiện.

2’ Hàm Sumifs

SUMIFS(SumRange; Criteria_Range1; Criteria1; Criteria_Range2; Criteria2….)

3 Hàm Product

Product(Number1,Number2,….) Hàm này trả về giá trị là tích các giá trị số là đối số của hàm

Trả về căn bậc hai của 1 số.

2.2.4 Các hàm toán học và lượng giác

6 Hàm Round, Rounddown,Roundup,Int,Mod

ROUND(number,num_digits): làm tròn số

ROUNDDOWN(number,num_digits): làm tròn xuống

ROUNDUP(number,num_digits): làm tròn lên

INT(number): lấy phần nguyên của số

MOD(number,divisor): lấy phần dư của phép chia một số cho 1 số

+ text: chuỗi ký tự chứa những ký tự cần tách

+ num_chars (lựa chọn): số ký tự cần tách; nếu bổ trống thì hàm sẽ tách 1 ký tự

7 Hàm Right

RIGHT(Text, Numchars)

Hàm tách một vài lý tự bên phải chuỗi

Trong đó:

+ text: chuỗi ký tự chứa những ký tự cần tách

+ num_chars (lựa chọn): số ký tự cần tách; nếu bổ trống thì hàm sẽ tách 1 ký tự

+ old_text: chuỗi nhỏ cần thay thế

+ new_text: chuổi mới

+ instance_num: thứ tự xuất hiện của chuỗi nhỏ cần thay thế trong chuỗi lớn Nếu bỏ

qua, tất cả các chuỗi nhỏ được thay thế bằng chuỗi mới

2.2.6 Các hàm xử lý ngày tháng và thời gian

Nếu return_type là 1 thì Sunday=1,….,Saturday=7

Nếu return_type là 2 thì Monday=1,….,Sunday=7

Nếu return_type là 3 thì Monday=0,….,Sunday=6

2.2.7 Các hàm tài chính

3 Hàm NPV

NPV(rate, value1, value2 )

Hàm trả lại giá trị hiện tại ròng của một khoản đầu

tư dựa trên một dãy các dòng tiền và tỉ lệ chiết

khấu.

Trong đó:

+ Rate: là tỉ lệ chiết khấu trong suốt khoảng thời gian

đó.

+ Value1, value2 từ 1 đến 29 đối số đại diện cho

các khoản chi và các khoản thu Value1, value2

phải có giá trị bình đẳng theo thời gian và xuất hiện

ở cuối mỗi chu kỳ.