Với mục tiêu ban đầu là kiểm soát các hành vi tiêu cực là một mục tiêu rất tốt, nhưng việc lên kế hoạch, hiểu và thực hiện kế hoạch ngân quỹ như thế nào lại ảnh hưởng rất lớn đến việc ki
Trang 1Môn : Kế toán quản trị
Tên học viên: Nguyễn Văn Bắc
Lớp : GaMBA01 N05
Đề tài:
“Tại sao kế hoạch ngân quỹ lại không tốt cho doanh nghiệp”
1 Mục tiêu của kế hoạch ngân quỹ trong doanh nghiệp là gì?
Kế hoạch ngân sách là một công cụ quản lý chủ yếu giúp Nhà quản lý giám sát
và kiểm soát các nguồn tài chính cho một dự án hoặc một tổ chức Nội dung của kế hoạch ngân sách là dự tính các khoản thu và chi cho một thời kỳ nhất định của một dự
án hoặc tổ chức
Kế hoạch ngân sách giúp các nhà quản lý:
• Giám sát các khoản thu chi trong thời hạn 1 năm ( hoặc khung thời gian cụ thể của một dự án)
• Xác định những điều chỉnh cần thiết đối với các chương trình và mục tiêu
• Dự báo thu chi đối với các dự án, bao gồm thời gian và dự báo các nguồn thu dự kiến (như các khoản tài trợ bổ sung)
• Tạo cơ sở cho việc giải trình trách nhiệm và tính minh bạch
Đối với các nhà tài trợ, kế hoạch ngân sách còn là một công cụ thiết yếu giúp
họ hiểu được công việc họ đang tài trợ Các nhà tài trợ xem xét kế hoạch ngân sách để cân nhắc những vấn đề sau:
• Kế hoạch sử dụng Ngân sách của Đơn vị được tài trợ như thế nào?
• Những nguồn tài chính khác hỗ trợ cho hoạt động này là gì?
• Kế hoạch ngân sách đã phản ánh đúng mặt bằng giá ở địa phương chưa?
• Những chi tiêu có tương ứng với các hoạt động không?
• Dự toán ngân sách có tuân thủ các quy định sử dụng khoản tài trợ không?
• Chi phí vận hành (bao gồm trả lương, thuê văn phòng, thiết bị) chiếm tỷ lên bao nhiêu trong dự toán ngân sách ?
Kế hoạch ngân quỹ nói chung là một danh sách tất cả các chi phí và doanh thu theo kế hoạch Đây là một kế hoạch cho tiết kiệm và chi tiêu
Trang 22 Điều gì khiến cho việc lập kế hoạch ngân quỹ không còn đúng với mục tiêu ban đàu của nó? Và khi đó kế hoạch ngân quỹ trở thành cái gì?
Kế hoạch Ngân quỹ bao giờ cũng dựa trên kế hoạch sản xuất kinh doanh của Đơn vị trong kỳ Việc lập kế hoạch sản xuất kinh doanh thường được tiến hành vào cuối kỳ trước hoặc đầu kỳ hiện tại, bộ phận lập kế hoạch thường dựa vào tình hình thực hiện kỳ trước hoặc phỏng đoán sản xuất kinh doanh kỳ sau Thực tế công tác sản xuất kinh doanh trong kỳ thường không chính xác như kế hoach, nguyên nhân:
Một số dự án, công việc có thể không triển khai hoặc triển khai chậm do nhiều nguyên nhân khác nhau, ví dụ Chủ đầu tư chưa lo được vốn, chưa lo được thủ tục pháp lý…Một số công việc có thể phát sinh thêm mà người lập kế hoạch không lường trước được
Biến động giá là quy luật tất yếu của thị trường, khi đó kế hoạch sản xuất kinh doanh cũng thay đổi theo
Với mục tiêu ban đầu là kiểm soát các hành vi tiêu cực là một mục tiêu rất tốt, nhưng việc lên kế hoạch, hiểu và thực hiện kế hoạch ngân quỹ như thế nào lại ảnh hưởng rất lớn đến việc kinh doanh của các doanh nghiệp, đặc biệt khi nó không còn phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh trong kỳ Kế hoạch ngân quỹ càng trở thành bất hợp lý khi chúng bị gán cho nhiều vai trò hơn – khi mà ngân quỹ trở thành công cụ chính để đánh giá hiệu quả hoạt động, hay khi nó bóp méo kế hoạch dài hạn hay trở thành rào cản các nhà quản lý trong việc dịch chuyển các nguồn lực khi cần thiết
Khi ngân quỹ không thực hiện đúng mục tiêu ban đầu thì kế hoạch ngân quỹ trở thành một thủ tục vô nghĩa, thành rào cản để phát triển doanh nghiệp Chẳng hạn như
ví dụ trong bài đọc, trong khi bạn nỗ lực tìm ra cách mới để tổ chức lại việc kinh doanh, tham khảo các đồng nghiệp và khách hàng, ước đoán chi phí và cuối cùng là trình lên sếp Kết quả là mặc dù sếp rất thích nó nhưng ông lại không đồng ý thực hiện chỉ vì nó không có trong ngân sách Tồi tệ hơn là kế hoạch ngân quỹ tạo nên những
Trang 3bức tuờng giữa các bộ phận khác nhau của công ty giữa công ty với khách hàng Khi bạn bị kiểm soát bởi kế hoạch ngân quỹ, bạn sẽ không kiểm soát đuợc doanh nghiệp Thất bại lớn nhất của kế hoạch ngân quỹ chính là những gì mà chúng không đo lường Ngân quỹ cho bạn biết bạn đã chi tiêu gì cho dịch vụ khách hàng, nhưng không chỉ ra được là khách hàng đánh giá nó như thế nào Chúng chỉ quan tâm tới số lượng mà không quan tâm tới chất lượng Trong rất nhiều doanh nghiệp, kế hoạch ngân quỹ đã thực sự ngăn cản việc chi tiêu để bảo vệ thị phần hay cải tiến sản phẩm… Như vậy một lần nữa cần khẳng định khi kế hoạch ngân quỹ không làm tròn được nhiệm vụ theo đúng nghĩa của nó, khi đó kế hoạch ngân quỹ sẽ là một rào cản của các doanh nghiệp trong quá trình phát triển
3 Theo bài đọc thì trên thực tế mối quan hệ giữa kế hoạch ngân quỹ với thực hiện mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp như thế nào? Nguyên nhân là gì?
Trên thực tế trong các doanh nghiệp thì kế hoạch ngân quỹ có ảnh hưởng rất lớn đến việc thực hiện mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp Việc đưa ra được một kế hoạch ngân quỹ hợp lý dựa trên kế hoạch phát triển của công ty và việc thực hiện kế hoạch ngân quỹ một cách linh hoạt sẽ giúp cho các nhà quản lý dễ dàng hơn trong quá trình thực hiện các mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp mình Cùng với kế hoạch ngân quỹ các doanh nghiệp cần sử dụng thêm nhiều thước đo khác như lợi nhuận trên vốn đầu tư và các thông tin phi tài chính như chất lượng, thị phần và sự hài lòng của khách hàng Ngược lại với những chiến lược khác nhau trên các thước đo khác nhau cũng có những tác động trở lại đối với việc xây dựng kế hoạch ngân quỹ:
-Đo lường đầu ra chứ không phải đầu vào: Kế hoạch ngân quỹ tồi chỉ xác định các mục tiêu về chi phí, dẫn đến việc các nhà quản lý thiên về kiểm soát hoạt động của họ chi tiêu bao nhiêu mà không quan tâm xem nó làm ra bao nhiêu Ở công ty Emrson thì lợi nhuận chứ không phải chi tiêu là thước đo cơ bản, và nó cụ thể hóa trong hoạt động xuống tới các cấp bậc thấp nhất có thể trong công ty Kết quả là theo ông chủ
Trang 4tịch Al Suter “Nếu như người đứng đầu một bộ phận có cơ hội tăng thị phần, anh ta có thể mua tất cả những loại thép anh ta cần Không ai hỏi anh ta”
- Kế hoạch trước, ngân sách sau, đó là nhận xét của Ronald Misch, phó chủ tịch hãng 3M Nếu không có kế hoạch thì cái bạn đang làm chỉ là ngân sách của năm trước chứ không phải của năm tới Lấy ví dụ tại Emerson, giảm chi phí là một phần trong chu kỳ lập kế hoạch 5 năm chứ không chỉ là kế hoạch ngân sách hàng năm
- Xây dựng ngân sách tích hợp vào trong hệ thống Giá trị ngân sách hàng năm bị suy giảm nhanh chóng, việc điều chỉnh giản đơn sau vài tháng có thể thắt chặt sợi dây ngân sách thay vì cho phép các nhà quản lý hành động có tính chiến lược Các kế hoạch cho những tình huống bất ngờ và thậm chí một vài suy nghĩ đột phá có thể giúp ích nhiều Chẳng hạn như các nhà quản lý của Emerson lập ngân sách cho những tình huống xấu bằng việc xây dựng ba kịch bản khác nhau cho các trường hợp bất thường
- Ngân sách cho các nhà quản lý, không phải cho nhân viên kế toán Thiết kế
này để tránh những cuộc chiến cục bộ Các bộ phận kinh doanh khi lập kế hoạch ngân quỹ luôn cố gắng đẩy công việc và chi phí cho bộ phận khác Để tránh điều này các doanh nghiệp nên gắn kết các kế hoạch ngân quỹ theo chiều dọc chứ không phải theo chiều ngang
4 Các công ty như Xerox, Emerson và 3M đã tổ chức hoạt động và hệ thống đánh giá thế nào để tránh các “cuộc chiến cục bộ” giữa các bộ phận trong cùng tổ chức?
Sự khác biệt giữa cách làm của các công ty đó là gì?
Để tránh cuộc chiến cục bộ giữa các bộ phận trong cùng một tổ chức thì nên gắn kết các kế hoạch ngân quỹ theo chiều dọc chứ không phải theo chiều ngang Xerox tái cơ cấu hoạt động của mình bằng việc kết hợp bán hàng, dịch vụ, và nhận đơn đặt hàng theo các đơn vị địa lý hơn là tổ chức vận hành theo các chức năng song song là cách mà các bộ phận chức năng có thể tranh giành nguồn vốn của nhau
Còn tại công ty Emerson thì lý do để các đơn vị trong một bộ phận kinh doanh cùng chung sức với nhau là vì họ phải chịu trách nhiệm về lợi nhuận chứ không phải vì chi
Trang 5phí và bởi vì chế độ tiền lương khuyến khích được dựa trên kết quả hoạt động chung của toàn đơn vị
Ngược lại, 46 bộ phận kinh doanh ở 3M được chia thành 16 nhóm trong 4 lĩnh vực Nhóm tạo ra băng dính cho tã giấy cũng sản xuất vật liệu phản chiếu ở những biển báo dừng Tại 3M, con người, công nghệ và tiền có sự đan xen lẫn nhau giữa các bộ phận Chẳng hạn các nhân viên bán hàng, bán loại băng dính Scotch, báo cáo cho bộ phận kinh doanh văn phòng phẩm thương mại, nhưng cũng bán hàng hóa của 8 bộ phận khác Tổ chức kiểu ma trận như vậy rất dễ làm nảy sinh một cuộc chiến ngân sách tương tàn Nhưng cách quản lý tài chính sáng tạo và tập quán văn hóa lâu đời của công ty đã giữ cho sự tranh cãi được giảm thiểu Khi một nhân viên bán hàng bán hàng cho một bộ phận kinh doanh không phải là bộ phận mà anh ta trực thuộc, thu nhập được phản ánh trong báo cáo nội bộ của cả hai bộ phận Mọi việc càng dễ dàng hơn khi Robert Hershock, phó giám đốc của một nhóm nói “Tôi có thể chi tiêu thêm cho Marketing hoặc nhân sự ngoài sổ sách”- đây là một điều chỉnh linh hoạt mà 3M khuyến khích Các cán bộ quản lý khi cần thêm ngân quỹ thường tìm nguồn từ bộ phận mà họ trực thuộc nhưng cũng có thể tìm kiếm nguồn tiền đang có ở tất cả các bộ phận của công ty
Để tránh gây ra “cuộc chiến cục bộ” giữa các bộ phận trong tổ chức Xerox, Emerson và 3M đã có tổ chức hoạt động và hệ thống đánh giá theo cách khác nhau vậy sự khác biệt ở đây là gì?
Tổ chức hoạt động của Xerox theo các đơn vị dịa lý còn với Emerson thì xây dựng tổ chức theo các đơn vị trong một bộ phận kinh doanh cùng chung sức với nhau và 3M thì lại chia nhỏ bộ phận kinh doanh của mình ra thành các nhóm hoạt động độc lập kết hợp với tổ chức kiểu ma trận
Nếu như hệ thống đánh giá của Xerox dựa trên thước đo về các chỉ tiêu về bán hàng kết hợp dịch vụ… còn Emerson thì lấy thuớc đo lợi nhuận của mỗi đơn vị địa lý từ đó
Trang 6quyết định chính sách tiền lương của các đơn vị này 3M thì hệ thống đánh giá dựa trên sự đan xen giữa con nguời công nghệ và tiền
5 Liên hệ tại đơn vị công tác:
Hiện nay Tôi đang công tác tại công ty CP Sông đà 10 là một Công ty con của Tập đoàn Sông đà một trong những Tập đoàn xây dựng lớn của đất nước Ngành nghề của Tập đoàn rất đa dạng chiếm hầu hết các lĩnh vực kinh doanh và xây lắp hiện nay
Kế hoạch ngân quỹ của Tập đoàn được xây dựng dựa trên chiến lược sản xuất kinh doanh của Tập đoàn và dựa trên thực tế kinh doanh của các đơn vị thành viên Thực tế công tác sản xuất kinh doanh luôn thay đổi dẫn đến kế hoạch ngân sách không phù hợp nhiều khi làm rào cản cho việc phát triển sản xuất kinh doanh của Tập đoàn Để khắc phục nhược điểm này Lãnh đạo tập đoàn đã thường xuyên rà soát điều chỉnh kế hoạch ngân Quỹ theo Quý cho phù hợp với tình hình thực tế Tại đơn vị Tôi (Công ty
CP Sông đà 10), việc xây dựng kế hoạch ngân quỹ được lập bởi phòng tài chính kế toán Tuy nhiên chúng tôi xây dựng kế hoạch ngân quỹ theo đặc trưng riêng của từng công trình , hạng mục công trình kinh doanh của mình
Việc xây dựng kế hoạch ngân quỹ tuân thủ một số nguyên tắc:
- Kế hoạch Ngân sách lập sau và luôn gắn liền với kế hoạch sản xuất kinh doanh của Đơn vị Giá trị sản lượng của từng hợp đồng kinh tế, tiến độ thi công công trình là những yếu tố chính quyết định đến kế hoạch ngân sách
- Kế hoạch Ngân sách được lập theo Quý, năm và được điều chỉnh song song với kế hoạch sản xuất khi kế hoạch sản xuất có sự điều chỉnh Ở Đơn vị chúng tôi do đặc thù của công việc, việc điều chỉnh kế hoạch sản xuất thường xuyên phải thực hiện
do các dự án thay đổi chưa triển khai hoặc triển khai chậm hoặc xuất hiện dự án mới Nếu kế hoạch ngân sách không điều chỉnh theo sẽ là rào cản cho công tác sản xuất kinh doanh của đơn vị
- Kế hoạch Ngân sách theo thứ tự ưu tiên: Các công trình mang lại lợi nhuận cao, các công trình trọng điểm, các công trình mang tính xã hội
- Kế hoạch Ngân sách do lãnh đạo đơn vị Quyết định, không phụ thuộc bất cứ
bộ phận nào vì vậy tránh được sự xung đột giữa các bộ phận, giữa các công trình
Trang 7- Kế hoạch ngân quỹ tích hợp vào hệ thống Kế hoạch ngân quỹ chỉ mang tính định hướng trong thực tế kế hoạch Ngân sách của các công trình có thể được điều chỉnh một cách linh hoạt và hiệu quả
Kết luận
kế hoạch ngân quỹ lại không tốt cho doanh nghiệp là một kế hoạch ngân quỹ
không có sự kết hợp linh hoạt, bó hẹp không có tính mở, chỉ quan tâm đến số lượng
mà đã bỏ qua về mặt chất lượng, chỉ quan tâm về bề ngoài mà đã bỏ qua cái cốt yếu nội dung bên trong Học xong môn kế toán quản trị chúng tôi càng thấm nhuần phương thức xây dựng kế hoạch Ngân sách phải đi sau và gắn liền với kế hoạch sản xuất kinh doanh của đơn vị, Kế hoạch ngân sách phải linh hoạt, uyển chuyển thực sự
là nhân tố phục vụ và thúc đẩy sản xuất kinh doanh của đơn vị
Tài liệu tham khảo:
- sách họ ,cô giáoPhạm Thị Thuỷ -Đại học KTQD
-Theo CareerBuilder, Business Culsulting