kĩ năng giao tiếp ngành nghề

o Thông qua hệ thống văn bản của các cơ quan, người ta có thể thu nhận được thông tin phục vụ cho các hoạt động tiếp theo của quá trình quản lí như: o Thông tin về phương thức hoạt động,

Đ I H C QU C GIA THÀNH PH H CHÍ Ạ Ọ Ố Ố Ồ

MINH

ĐẠI HỌC BÁCH KHOA

University of Technology

Nhóm 8

KĨ NĂNG GIAO TIẾP NGÀNH NGHỀ

Kĩ Năng Soạn Thảo Văn Bản

Nothing is impossible

2012-2013

KĨ NĂNG SOẠN THẢO VĂN BẢN

TỔNG QUÁT:

Văn bản thể hiện ý chí của cơ quan ban hành văn bản Văn bản là phương tiện chủ yếu để điều hành, quản lí, giao dịch

Chức năng:

o Đây là chức năng cơ bản và chung nhất của mọi loại văn bản văn bản chứa đựng và truyền tải thông tin từ đối tượng này sang đối tượng khác

o Thông qua hệ thống văn bản của các cơ quan, người ta có thể thu nhận được thông tin phục vụ cho các hoạt động tiếp theo của quá trình quản lí như:

o Thông tin về phương thức hoạt động, mục tiêu, nhiệm vụ, quan hệ công tác giữa các cơ quan đơn vị

o Thông tin về đối tượng quản lí, về sự biến động

o Thông tin về các kết quả đã đạt được trong quá trình quản lí

o Thực tế hoạt động quản lí cho thất rằng văn bản có một vai trò to lớn đối với các nhà quản lí Một cán bộ quản lí, nhất là những người đứng đầu một hệ thống thường dành một lượng thời gian không nhỏ để làm việc, tiếp xúc với hệ thống văn bản Điều đó cho thấy rằng vai trò của văn bản là đáng quan tâm

o Văn bản là phương tiện cung cấp thông tin để ra quyết định

o Đối với một nhà quản lí, một trong những chức năng cơ bản nhất là ra quyết định Một yêu cầu có tính nguyên tắc là quyết định phải chính xác, kịp thời, có hiệu quả mà môi trường thì biến động khôn lường

Văn bản có thể được xem là một hình thức giao tiếp gián tiếp giữa các cá nhân với nhau Ngôn từ trong văn bản phải biết sử dụng sao cho:

• Cần dùng từ đúng nghĩa từ cựng sao cho từ phải biểu hiện được chính xác nội dung cần thể hiện

• Không dùng từ làm phát sinh cách hiểu đa nghĩa

Page 2

• Sử dụng từ đúng nghĩa ngữ pháp.

• Đặt từ đúng vào vị trí ngữ pháp của từ đó trong quan hệ với những từ khác trong câu

• Sử dụng từ ngữ trung tính thuộc văn viết, không dùng từ thuộc phong cách khẩu ngữ

• Tránh sử dụng từ cổ, thận trọng trong dùng từ mới

• Không dùng từ ngữ địa phương, chỉ dùng từ ngữ địa phương chỉ những sự vật, hiện tượng mà chỉ địa phương đó mới có hoặc những từ ngữ có nguồn gốc địa phương đã trở thành từ ngữ phổ thông

• Không dùng tiếng lóng, từ thông tục vì chúng sẽ làm mất đi tính trang trọng, uy nghi và nghiên túc của văn bản

• Sử dụng đúng và hợp lí các thuật ngữ chuyên ngành

• Sử dụng hợp lí và chính xác các từ Hán-Việt và các từ nguồn gốc nước ngoài khác

• Sử dụng đúng chính tả tiếng Việt

• Dùng từ đúng quan hệ kết hợp

1 BẢN TƯỜNG TRÌNH ( BIÊN BẢN).

Thông tin về biên bản:

• Định nghĩa: Là văn bản phản ánh trung thực hau một phần của buổi họp hay một

hoạt động

Yêu cầu:

• Số liệu, sự kiện chính xác, cụ thể

• Ghi chép trung thực, đầy đủ, không suy diễn chủ quan

• Nội dung phải có trọng tâm, trọng điểm

• Thủ tục chặt chẽ, thông tin có độ tin cậy cao

• Bố cục:

• Quốc hiệu và tiêu ngữ

• Tên biên bản và trích yếu nội dung

• Ngày, tháng, năm, giờ

• Diễn biến sự kiện thực tế

• Phần kết thúc

• Thủ tục kí và xác nhận

• Tác dụng:

• Cho phép họ nắm đc diễn biến cuộc họp mà không cần tham dự Do vậy, khi viết văn bản phải chú ý đến cách hành văn sao cho rõ ràng Mạch lạc vì trên thực tế người đọc không có mặt trong tình huống đó

• Bản tường trình cho phép nhớ lại những diễn biến buổi họp mà có họ tham

dự Đặc biệt về những gì được yêu cầu, quyết định Bản tường trình là một

sự gợi nhớ cho cá nhân

• Vản tường trình cho phép đi đến những thỏa thuận về những điều đã được trình bày hay thực hiện trong trường hợp có tranh chấp, bản tường trình giữ vai trò hòa giải, nó chính là tài liệu gợi nhớ cho nhóm hoặc một số nhóm

• Mục tiêu: Bản tường trình nhằm mục đích thôn tin cho người vắng hoặc ghi nhớ,

do đó nó phải hoàn toàn trung thực và khách quan trong việc truyền đạt thông tin

về một tình huống, người biết phảo tuyệt đối tránh đưa vào đó các đánh giá, nhận xét, bình phẩm của bản thân mình

o Việc chọn lọc thông tin không được theo ý cá nhân người viết mà phải:

• Nhắm vào lợi ích người đọc

• Tôn trọng ý tưởng của những ý kiến đóng góp trong cuộc họp

o Muốn như vậy thì cần phải:

Page 4

• Giới thiệu mọi khía cạnh của đề tài, bao gồm luôn tầm quan trọng của chúng, không được ưu tiên những gì người viết thích

• Trình bày các ý kiến và không đưa nhứng cảm nhận của cá nhân người viết vào

• Trình bày những điều đã nói hay đã làm và không phải là những ý kiến cá nhân của người viết vì nhiệm vụ của họ trong cuộc họp không phảo để bảo

về quan điểm của mình hay phân biệt tốt xấu Tuy nhiên, nếu có yêu càu thì người viết có yêu cầu thì người viết có thể soạn thảo một phụ lục trong đó nêu tõ vản tường nhận định hay phân tích cá nhân mình

• Tóm lại: Một bản tường trình phảo mang tính khách quan trong văn hành văn

đồng thời phải mang tính chính xác cao

Phương pháp viết một bài biên bản:

a Lựa chọn thông tin

Trong các buổi họp làm biệc tại xí nghiệp, cần hiểu rõ chúng ta không giống như là đang ở tòa án hay quốc hội do vậy mà bản tường trình của một các cuộc tranh luận được lưu lại chỉ nhằn cung cấp thông tin về nơi diễn ra cuộc họp và là tài liệu có gá trị pháp lí để căn cứ sau này Nó mô tả lại toàn bộ các diễn tiến chính của cuộc họp với một độ chính xác cao

Tuy nhiên do thời gian có hạn nên bản tường trình sẽ không phảo là bản sao toàn vẹn của một sự kiện mà cần có sự chọn lọc.sự chọn lọc thông tin này là tùy vào người cần đọc biên bản: họ là ai???? Họ có nhu cậu và mong đợi gì khi đọc bản tường trình???? Bản tường trình sẽ giúp họ điều gì??

b Sắp xếp thông tin

Có hai kiểu sắp xếp:

o Sắp xếp theo thứ tự thời gian

Người soạn thảo tường thuật lại các sự kiện theo thứ tự thời gian diễn tiến các này rất hiệu quả khi cuộc họp diễn ra theo trình tự đã đề ra nhưng lại không phù hợp khi nà các thành viên cuộc họp bàn đi bàn lại cùng nột vấn đề

o Sắp xếp theo chủ đề:

Cách này làm cho văn bản tõ ràng nhất, nó cho phép tránh việc lập lại đối với mỗi vấn đề đã được trình bày

Liên quan đến: các ý tưởng được trình bày Các ý kiến được bảo vệ

Các quyết định được thông qua Các điểm chưa thống nhất được cách giải quyết

Page 6

c Hình thành một biên bản

Nội dung:

Ba yếu tố cần thiết:

• Nguyên nhân của buổi họp hay một hoạt động nhằm trả lời các câu hỏi sau:

o Ai: người tham dự

o Ở đâu: nơi tổ chức cuộc họp

o Khi nào: ngày tổ chức cuộc họp

o Tại sao: chủ đề cuộc họp

• Những thông tin nhận được sắp xếp theo thời gian hay theo chủ đề

kết thúc cuộc họp hay một hoạt động

d Trình bày thông tin

Ghi tên người tham gia phát biểu cùng với phần tóm tắt ý kiến của họ

Có thể soạn thảo dạng câu đầy đủ hay ở dạng liệt kê các vấn đề

2 BÁO CÁO

Định nghĩa: Là văn bản có chức năng đề nghị thực hiện một hành đông nào đó dựa

trên việc nghiên cứu một vấn đề hay phân tích một tình huống đối với bản tường trình, người soạn thảo ghi nhận những sự việc, những vấn đề mà không kèm theo các xác nhận của mình, tring khi đó người viết báo cáo phải phân tích các sự kiện từ đó đưa ra đề nghị mang tính cá nhân về sự việc còn đối với người tiếp nhận báo cáo, đâu

là dạng văn bản giúp cho họ dễ dàng đưa ra một quyết định

Những yêu cầu khi soạn thảo:

• Đảm bảo trung thực, chính xác

• Nội dung báo cáo phải có tringj tâm, trọng điểm

• Báo cáo phải kịp thời

Phương pháp viết một bài báo cáo:

Chuẩn bị:

• Xác định mục đích, yêu cầu của bài báo cáo

• Xây dựng đề cương khái quát và chi tiết

Nội dung:

• Phần 1: nêu thực trạng tình hình hoặc mô tả sự việc, thực trạng xảy ra

• Phần 2: phân tích nguyên nhân, điều kiện, sự việc, đánh giá tình hình, xác định công việc cần tiếp tục giải quyết

• Phần 3: nêu phương hướng, biện pháp chính để giải quyết:

o Thu thập thông tin, tư liệu: nghiên cứu các tài liệu lưu trữ, sách, báo, cẩm nang, phim ảnh Phải sử dụng nhiều nguồn thông tin để mang tính thuyết phục

o Chọn lọc tài liệu, tổng hợp sự kiện và số liệu phục vụ yêu cầu trọng tâm của bài báo cáo: người báo cáo phải sắp xếp các khối thôn tin nhận được

để chỉ giữ lại những yếu tố có ý nghĩa, đầy đủ cho các trường hợp cần

xử lí Mục đích là đưa ra các ý kiến và giải pháp dựa trên các sự kiện chứ không phải chọn lựa các sự kiện từ những ý kiến cá nhân đã đc nêu

từ trước Ngoài ra, người viết báo cáo giỏi phải trung lập, phóng khoáng

và cởi mở

Page 8

Xây dựng đề cương chi tiết:

Mở đầu: nêu những điểm chính về nhiệm vụ, chức năng của tổ chức Thời nêu những

điều kiện, hoàn cảnh có ảnh hưởng lớn ảnh hưởng đến những chủ trương trên

Nội dung chính:

• Kiểm điểm những việc đã làm, những việc chưa hoàn thành

• Những ưu, khuyết điểm trong quá trình thực hiện

• Xác định nguyên nhân chủ quan, khách quan

• Đánh giá kết quả, rút ra bài học kinh nghiệm

• Sử dụng tài liệu phụ lục nhằm củng cố lập luận của báo cáo và minh chứng cho những phân tích của người báo cáo, thường được đưa vào phần phụ lục dưới dạng hình anhrm bản vẽ, sơ đồ,… cho đỡ dài dòng nếu đưa trực tiếp vào bài báo cáo

Kết luận bài báo cáo:

• Phương hướng, nhiệm vụ trong thời gian tới

• Giải giáp chính khắc phục nhược điểm

• Biện pháp tổ chức thực hiện

• Kiến nghị với cấp trên

• Nhận định và những triển vọng

Page 10