Dự án đổi mới mô hình quản lý cá nhân và nhóm làm việc trong sở tài chính tỉnh hà nam

Với 8 phòng ban chức năng, 2 đơn vị sự nghiệp trực thuộc và gần 100 cán bộ công nhân viên được đào tạo bài bản, có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao, năng động, sáng tạo, Sở Tài chính Hà

Môn học: Quản trị hành vi Tổ chức

Tên chủ đề: “Dự án đổi mới mô hình quản lý cá nhân và nhóm làm việc

trong Sở Tài chính Tỉnh Hà Nam”

I/ GIỚI THIỆU:

1 Tổng quan về Sở Tài chính Hà Nam

Là cơ quan chuyên môn của Ủy ban nhân dân tỉnh (UBND), có chức năng giúp UBND tỉnh quản lý Nhà nước lĩnh vực tài chính, giá cả trên địa bàn toàn tỉnh theo đúng quy định của luật ngân sách Nhà nước

Sở Tài chính do UBND tỉnh quản lý trực tiếp toàn diện đồng thời chịu sự quản lý chỉ đạo về chuyên môn nghiệp vụ của Bộ Tài chính và Ban vật giá Chính phủ

Xây dựng quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm của Tỉnh về công tác tài chính trình Hội đồng nhân dân (HĐND), UBND và Bộ Tài chính Đồng thời tổ chức, hướng dẫn các đơn vị thực hiện kế hoạch được duyệt đạt hiệu quả

Tổ chức triển khai, hướng dẫn các ngành, các cấp các tổ chức xã hội thực hiện Luật pháp, quy định chính sách của Nhà nước về chế độ tài chính, kế toán, giá cả Nghiên cứu cụ thể hóa các văn bản quy định của Nhà nước để thực hiện phù hợp với đặc điểm tình hình địa phương Hướng dẫn chỉ đạo các ngành, các cấp, các cơ quan đơn vị trong tỉnh xây dựng kế hoạch tài chính, dự toán ngân sách Tổng hợp và lập dự toán ngân sách của Tỉnh trình UBND tỉnh và các cấp có thẩm quyền phê duyệt Đồng thời dự kiến phân bổ vốn và kinh phí thuộc ngân sách Nhà nước tỉnh theo kế hoạch được duyệt

Quản lý vốn, tài sản thuộc sở hữu Nhà nước tại các cơ quan đơn vị hành chính sự nghiệp của tỉnh và tài sản công: Quản lý quỹ dự trữ tài chính của tỉnh (bao gồm cả quỹ ngoại tệ) Quản lý các nguồn kinh phí của Tỉnh kể cả các nguồn kinh phí ủy quyền của các cơ quan Trung ương tại địa phương theo đúng quy định của Nhà nước Theo dõi biến động và quản lý giá cả trên địa bàn tỉnh theo quy định thống nhất của Ban vật giá Chính phủ Nghiên cứu đề suất các biện pháp để ổn định giá trên địa bàn của tỉnh

Xét duyệt quyết toán năm đối với các cơ quan đơn vị hành chính sự nghiệp được sử dụng ngân sách tỉnh Lập tổng quyết toán ngân sách tỉnh hàng năm trình cơ quan có thẩm quyền phê duyệt Hướng dẫn các ngành, các cấp xây dựng và quản lý ngân sách của đơn vị mình Quản lý nhà nước đối với hoạt động xổ số tại địa phương theo quy định Nhà nước

Thanh tra kiểm tra việc thi hành pháp luật, chính sách và các quy định của Nhà nước về chuyên môn nghiệp vụ đối với các tổ chức đơn vị trong tỉnh trong lĩnh vực tài chính, giá cả

Với 8 phòng ban chức năng, 2 đơn vị sự nghiệp trực thuộc và gần

100 cán bộ công nhân viên được đào tạo bài bản, có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao, năng động, sáng tạo, Sở Tài chính Hà Nam đã và đang từng bước thay đổi căn bản cơ chế hoạt động và quản lý tài chính, quyết tâm thực hiện thắng lợi các mục tiêu kinh tế - xã hội của tỉnh Hà Nam trong thời gian tới

2 Phát triển tầm nhìn đổi mới

Sự cần thiết phải thay đổi phong cách làm việc trong lĩnh vực hành

vi tổ chức tại Sở tài chính tỉnh Hà Nam

Qua những kiến thức đã được trang bị từ môn học Quản lý Hành vi

tổ chức, tôi thấy các chủ đề có thể khai thác nhằm giải quyết nhiệm vụ đó là:

+ Xung đột và đàm phán tại nơi làm việc

+ Văn hóa công sở

+ Phong cách lãnh đạo

+ Động viên khuyến khích cán bộ, công nhân viên làm việc

II/ PHÂN TÍCH:

1 Xung đột và đàm phán tại nơi làm việc

Thực trạng tất yếu trong các cơ quan là luôn luôn có xung đột, chúng chỉ khác nhau về quy mô tính chất Tuy nhiên, không phải lúc nào khái niệm xung đột cũng đều được hiểu theo nghĩa xấu Xung đột là quá trình trong đó một bên nhận ra rằng quyền lợi của mình hoặc đối lập hoặc

bị ảnh hưởng tiêu cực bởi một bên khác Xung đột có thể mang đến những kết quả tiêu cực hoặc tích cực, phụ thuộc vào bản chất và cường

độ của xung đột Trên thực tế ta có thể quan tâm tới một vài yếu tố nhất định sau:

1.1 Những mục tiêu xung khắc:

Mục tiêu chính là điều căn bản gây ra xung đột tại nơi làm việc Sự tương khắc của mục tiêu xảy ra khi các mục tiêu công việc chung hoặc mục tiêu cá nhân dường như gây cản trở đến những mục tiêu của các cá nhân hoặc của các phòng ban khác trong cơ quan Nguồn gây ra xung đột này được thể hiện rõ trong những lần cán bộ trực tiếp thu và tiếp nhận hồ

sơ của phòng chế độ một cửa, sau khi tiếp nhận hồ sơ xong đã không chuyển ngay lên các phòng chuyên môn khiến cán bộ phòng chuyên môn này không thể kịp thời hoàn thành công việc, làm trì trệ công việc khiến ảnh hưởng rất nhiều đến công việc chuyên môn của Sở Ở đây có thể thấy mỗi bộ phận khác nhau có chức năng và nhiệm vụ khác nhau nên có nhiều khả năng xung đột với nhau

1.2 Những quy tắc thiếu rõ rang:

Những quy tắc thiếu rõ ràng hoặc việc hoàn toàn không có những quy tắc là nguồn phát sinh xung đột Xung đột xảy ra bởi vì sự không rõ ràng, sự mập mờ đôi khi sử dụng cả những thủ đoạn chính trị đã dẫn đến

trong nhiều trường hợp khi cán bộ chuyên môn vừa tiếp nhận hồ sơ xong, chủ đầu tư, các đơn vị đã điện trực tiếp lãnh đạo cấp trên xin được làm ngay không theo trình tự thủ tục thời gian theo quy định mà trên thực tế còn rất nhiều công việc khác vẫn còn dở từ trước Như vậy, có rất ít các quy tắc được thiết lập nhằm giảm thiểu khả năng thao túng quyền lực và những nguồn lực hoặc đùn đẩy không thực hiện nhiệm vụ Nhưng mặt khác, khi những quy tắc rõ ràng được hình thành thì các bộ phận sẽ biết được điều mình có thể làm và đồng ý tuân thủ những quy tắc này

1.3 Những vấn đề về giao tiếp:

Xung đột thường xảy ra do thiếu những cơ hội, khả năng hoặc động lực để giao tiếp một cách hiệu quả Thứ nhất, khi phòng Hành chính – sự nghiệp xét duyệt quyết toán đầu năm cho các đơn vị hoàn thành đã thiếu cơ hội xuống thẩm định thực tế các đơn vị, các cán bộ phòng thường có khuynh hướng rà soát theo quyết toán hiện có của đơn vị gửi lên Thứ hai, khi xét duyệt quyết toán các đơn vị xong có vốn thì phòng Tổng hợp ngân sách phối hợp với phòng Hành chính – sự nghiệp và Kho Bạc Nhà nước cấp chuyển nguồn cho mỗi đơn vị qua hệ thống TABMIS, cán bộ phòng Tổng hợp ngân sách chưa kịp thời nhập nguồn để phòng Hành chính – sự nghiệp nhập chuyển qua Kho bạc đáp ứng kịp thời cho mỗi đơn vị Thái độ đó của cán bộ phòng Tổng hợp- ngân sách cũng ngầm truyền một thông điệp rằng họ có ý định đấu tranh hơn là hợp tác

Và điều này có thể khiến cho cán bộ phòng Hành chính – sự nghiệp phản ứng lại và gây ra xung đột trong công việc chuyên môn

2 Văn hóa công sở

Trong thời kỳ mở cửa, cùng với hội nhập và phát triển kinh tế, các luồng văn hóa nước ngoài cũng theo đó mà vào Làm sao điều chỉnh những hành vi ứng xử để bảo tồn văn hóa mà vẫn du nhập được văn minh, tiến bộ nhân loại? Điều này hết sức khó Nó đòi hỏi mọi thành viên trong xã hội phải biết tự mình điều chỉnh quan điểm hành vi ứng xử sao cho phù hợp

Cụ thể hơn, trong môi trường văn hóa nơi công sở phải là môi trường thử nghiệm, là trung tâm văn hóa ứng xử Nơi đây trước hết, phải xây dựng, tôn tạo “môi trường văn hóa” và “văn hóa môi trường” lành mạnh, hài hòa và tiên tiến

Cán bộ công chức, viên chức Sở Tài chính Hà Nam được duy trì và nuôi dưỡng bằng việc thắt chặt tình cảm giữa các thành viên trong cơ quan Mọi người coi cơ quan như là gia đình thứ hai của mình Những hình ảnh hoạt động của cơ quan, các huân huy chương, bằng khen được trưng bày trong phòng truyền thống để lưu giữ cho các thế hệ sau này nhìn vào đó và không ngừng phát triển vươn xa Từ quy ước giao tiếp qua điện thoại, quy ước giữ gìn công sở khoa học sạch, đẹp, gọn gàng, quy ước giao tiếp ứng xử với đồng nghiệp trong cơ quan cũng như cơ quan bạn đến làm việc, tác phong đi lại, trang phục cũng như quy ước trong hội họp, trong việc tham dự tổ chức cưới hỏi đã tạo thành một nét đẹp văn hóa đối với mỗi thành viên trong Sở Tài chính Hàng năm, cứ đến ngày

28 tháng 8 thành lập ngành, cơ quan tổ chức hội thao, văn hóa văn nghệ cùng với các phòng Tài chính Thành phố, Huyện để các thành viên về tham dự, cùng ngồi ôn lại những nét đẹp truyền thống của ngành Để chào mừng ngày thành lập ngành nhiều việc làm thiết thực của cán bộ công nhân viên chức đã góp phần cho lễ kỷ niệm thêm ý nghĩa hơn

Có thể nói Sở Tài chính tỉnh Hà Nam đã xây dựng được môi trường văn hóa gần gũi với các cán bộ công chức, viên chức Mọi người trong cơ quan luôn mong muốn cống hiến, tận tâm tận lực để góp phần xây dựng ngành tài chính ngày một lớn mạnh không ngừng

Bên cạnh những điểm đã đạt được, việc thực hiện văn hóa tại Sở Tài chính Hà Nam vẫn còn một số hạn chế sau:

+ Các phong trào văn hóa, văn nghệ mới chỉ dừng lại ở những ngày

lễ, ngày kỷ niệm lớn, chưa trở thành phong trào hoạt động thường xuyên, gắn bó với hoạt động hàng ngày của từng thành viên

+ Để có được nét đẹp văn hóa trong cơ quan, trước cơ quan có nội quy, quy chế, quy định đối với mỗi cán bộ công chức nhưng ở đâu đó vẫn còn có những hành vi chưa văn hóa

3 Phong cách lãnh đạo

Hoạt động quản lý của người lãnh đạo là một nghệ thuật - nghệ thuật thu phục con người, nghệ thuật ứng xử giữa con người với con người Phong cách này dựa trên hệ thống những giả định và lý luận riêng; mỗi người sẽ lựa chọn cho mình một phong cách lãnh đạo; quản lý riêng dựa trên kết hợp các yếu tố bao gồm niềm tin, giá trị và những tiêu chuẩn

cá nhân liên quan, ở cấp độ lớn hơn đó là những yếu tố về văn hóa và các chuẩn mực chung mà trên một hệ thống tổng thể chung đó, có thể có một phong cách sẽ thích hợp, được ủng hộ nhưng phong cách khác lại không

có điều kiện áp dụng

Phong cách lãnh đạo hợp lý là phong cách mà ở đó người lãnh đạo vừa đáp ứng được các nhu cầu khác nhau của người lao động, vừa phát huy được sức mạnh cá nhân, tập thể người lao động trong công việc chuyên môn.Có thể nói là, phong cách lãnh đạo sẽ là yếu tố quan trọng trong những yếu tố làm nên sự thành công của cơ quan

Từ góc độ lý luận cũng như thực tiễn tâm lý học, vấn đề quản lý trong đó nổi bật là phong cách lãnh đạo đã được bàn nhiều, và khái niệm

phong cách lãnh đạo thường được hiểu như sau: Phong cách lãnh đạo là kiểu hoạt động đặc thù của người lãnh đạo được hình thành trên cơ sở kết hợp chặt chẽ và tác động qua lại biện chứng giữa yếu tố tâm lý chủ quan của người lãnh đạo (là người thúc đẩy, truyền cảm hứng cho những người trong tổ chức mình, giúp đỡ họ đạt những mục tiêu đã đề ra, có người thừa hành mà không có nhân viên dưới quyền) với yếu tố môi trường xã hội trong hệ thống quản lý Phong cách lãnh đạo phụ thuộc nhiều nghề nghiệp, lĩnh vực cũng như môi trường hoạt động Điều quan trọng trong phong cách của người lãnh đạo là phải xây dựng dựa trên bản chất, sự nhận thức và đạo đức của từng người, phù hợp với những chuẩn mực của

xã hội, tạo động lực tốt cho xã hội Phong cách lãnh đạo không tự nhiên

mà có mà phải được đào tạo một cách bài bản Một người lãnh đạo giỏi phải là một người có phong cách lãnh đạo hợp lý, ở họ vừa đáp ứng được các nhu cầu khác nhau của người lao động, vừa phát huy được sức mạnh

cá nhân cũng như sức mạnh của tập thể người lao động trong tổ chức mình, để đạt được mục tiêu cao nhất mà tổ chức đề ra

Người lãnh đạo nên làm việc với phong cách nào thì có hiệu quả nhất?

+ Phong cách làm việc quyết đoán, thể hiện ở chỗ người lãnh đạo

tự ra các quyết định quản lý trên cơ sở các thông tin mà mình có được, không quan tâm đến những ý kiến của người khác trong tập thể Phong cách này có thể giúp cho người lãnh đạo có những quyết định kịp thời trong những tình huống đòi hỏi những quyết định nhanh chóng, nhất là chớp lấy những thời cơ trên thị trường Song về lâu dài, phong cách này tạo nên sự độc đoán, chuyên quyền của người lãnh đạo và sẽ dẫn tới những phản đối của những người dưới quyền, không tranh thủ được trí tuệ của tập thể

+ Phong cách làm việc dân chủ thể hiện ở chỗ người lãnh đạo cố gắng tranh thủ các ý kiến, sự bàn bạc của những người dưới quyền trước

khi ra những quyết định quản lý Phong cách này có ưu điểm là tranh thủ được trí tuệ của tập thể, tạo ra sự đồng thuận, nhất trí trong tập thể Nhưng, nhược điểm của phong cách này là không có được những quyết định quản lý kịp thời trong thời điểm khẩn cấp, khó chớp được các thời

cơ kinh doanh

Do mỗi phong cách làm việc đều có những mặt mạnh và mặt yếu, nên trong quản lý, người lãnh đạo không nên tuyệt đối hóa một phong cách nào, mà phải biết kết hợp hài hòa, hợp lý hai phong cách làm việc này

Từ phân tích một số khía cạnh về phong cách người lãnh đạo và những người dưới quyền, ta thấy đây là một công việc phức tạp và khó khăn Chúng ta hoàn toàn có cơ sở để nói rằng, phong cách giữa người lãnh đạo và cấp dưới là một nghệ thuật – nghệ thuật khơi gợi, tập hợp và lôi cuốn con người, hơn nữa còn là văn hóa trong lối sống của đời sống

xã hội

4 Động viên khuyến khích nhân viên làm việc

Bất kỳ cơ quan nhà nước nào cũng đều muốn có trong tay những cán bộ làm việc hiệu quả, luôn hết mình với công việc và trung thành với

cơ quan

Nhưng không phải lúc nào cơ quan cũng biết cách khuyến khích phát triển các nhân viên trong cơ quan mình làm việc tích cực và phát huy tối đa năng lực để nâng cao hiệu quả công việc Lý thuyết về động lực cho rằng: “Trong bất cứ môi trường nào chìa khóa của sự thành công luôn

là cách kích thích người khác Việc thực hiện công việc của cá nhân là sự kết hợp khả năng của họ trong công việc và sự mong muốn của họ để làm công việc đó Do đó động lực trở nên một quá trình kích thích những tiềm năng này trong tất cả nhân viên Động lực có thể được xác định theo các hành vi bên ngoài Một người được kích thích sẽ có những cố gắng để hoàn thành công việc một cách xuất sắc hơn là người không được kích

thích Sự thành công của một tổ chức là ở đó người lãnh đạo biết cách động viên khuyến khích tinh thần làm việc của nhân viên dưới quyền Bản chất của quá trình động viên là người lãnh đạo của tổ chức phải nhận thức rằng nhiệm vụ của mình là làm cho nhân viên cam kết gắn bó với công việc chứ không phải là kiểm tra, giám sát họ

Lãnh đạo Sở Tài chính luôn khuyến khích nhân viên phát triển kỹ năng chuyên môn và đào tạo về khả năng trong những công việc để tạo ra cho cơ quan nguồn nhân lực hoàn hảo và hiệu quả bằng cách cho cán bộ tham gia các khóa đào tạo, hỗ trợ thêm chi phí hoặc chỉ định những nhân viên có nhiều kinh nghiệm đào tạo thêm cho nhân viên mới vào làm hoặc chưa có nhiều kinh nghiệm là cách dễ dàng nhất để nhân viên trong cơ quan phát triển

Bên cạnh đó lãnh đạo Sở coi trọng việc cất nhắc, tạo những cơ hội thăng tiến cho cán bộ có thể từ đó giúp họ nhận ra những cơ hội mới để phát triển nghề nghiệp và cả những thử thách mới mẻ hơn vẫn còn đang chờ đợi họ ở phía trước

Lãnh đạo Sở thường khuyến khích nhân viên sáng tạo, có ý tưởng hơn cho cách làm việc, môi trường làm việc để chính bản thân họ vừa lòng với những suy nghĩ của mình, khiến tinh thần làm việc phấn chấn và hứng khởi hơn

Những cán bộ điển hình tiên tiến cuối năm được lãnh đạo sở cấp giấy khen, cán bộ ưu tú được lãnh đạo chuyển đề nghị sang UBND tỉnh,

Bộ Tài chính, Chính phủ cấp Bằng khen kèm theo một phần thưởng có giá trị bằng hiện vật Phần thưởng có giá trị tinh thần này sẽ là một động lực thúc đẩy nhân viên cần phải cố gắng nhiều hơn nữa để khẳng định cá nhân mình trong một tập thể Điều đó đồng nghĩa với hiệu quả công việc của mỗi cán bộ và sự phát triển của Sở tài chính nói riêng và của ngành tài chính nói chung ngày một lớn mạnh không ngừng

III kẾT LUẬN:

Tóm lại, việc nghiên cứu quản lý hành vi tổ chức là một hoạt động nghiên cứu khoa học có ảnh hưởng không nhỏ đến năng xuất lao động Việc hiểu được các tác động của hành vi thông qua nghiên cứu hành vi tổ chức sẽ cho nhà quản lý biết được nên điều khiển bộ máy theo hướng nào

là đúng nhất, có lợi nhất Đồng thời, khi trong nội bộ tổ chức gặp phải một vấn đề bất cập, khó khăn nhà quản lý cũng hoàn toàn có thể nhìn thấy nguyên nhân và cách khắc phục thông qua việc nghiên cứu hành vi

tổ chức