PHÁT TRIỂN MỘT DỰ ÁN ĐỔI MỚI MÔ HÌNH QUẢN LÝ CÁ NHÂN VÀ NHÓM LÀM VIỆC CHO CHI CỤC THUẾ THÀNH PHỐ NAM ĐỊNH - TỈNH NAM ĐỊNH I/ GIỚI THIỆU: Chi cục thuế thành phố Nam Định thuộc Cục thuế tỉ
Trang 1PHÁT TRIỂN MỘT DỰ ÁN ĐỔI MỚI MÔ HÌNH QUẢN LÝ CÁ NHÂN VÀ NHÓM LÀM VIỆC CHO CHI CỤC THUẾ THÀNH PHỐ
NAM ĐỊNH - TỈNH NAM ĐỊNH
I/ GIỚI THIỆU:
Chi cục thuế thành phố Nam Định thuộc Cục thuế tỉnh Nam Định hiện nay về mô hình cơ cấu tổ chức, nhiệm vụ, chức năng được thực hiện theo Quyết định số 729/QĐ-TCT ngày 18/6/2007 của Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế gồm có: 07 Đội khối văn phòng Chi cục và 11 Đội thuế Liên phường
xã, Chợ Chi cục thuế thành phố Nam Định có chức năng tổ chức thực hiện công tác quản lý thuế, phí, lệ phí và các khoản thu khác của Ngân sách nhà
nước (gọi chung là thuế) trên địa bàn thành phố Nam Định, tỉnh Nam Định
theo quy định của pháp luật Biên chế của Chi cục thuế thành phố Nam Định hiện tại có 139 cán bộ, công chức Độ tuổi bình quân của cán bộ công chức Chi cục thuế Thành phố hiện nay là 47 tuổi Về trình độ chuyên môn: trình độ Đại học 54 đồng chí; trình độ Cao đẳng 01 đồng chí; trình độ Trung cấp 83 đồng chí; trình độ Sơ cấp 01 đồng chí Cán bộ công chức của Chi cục thuế thành phố Nam Định được phân công nhiệm vụ chuyên trách, ổn định
Với lực lượng cán bộ mỏng, lại trải đều ở các Đội thuế; chức năng, nhiệm vụ chỉ tập trung chuyên sâu và không mang tính tổng hợp, thiếu sự phối hợp trong công tác chuyên môn và khó trong công tác luân chuyển cán
bộ sau này Vì vậy, sau khi được tham gia môn học Quản trị hành vi tổ chức
và căn cứ Quyết định số 503/QĐ-TCT ngày 29/3/2010 của Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế quy định lại chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Chi cục thuế trực thuộc Cục thuế thì mô hình tổ chức bộ máy và phân công công việc của Chi cục thuế thành phố Nam Định chưa thật sự hợp
lý Do đó, việc nghiên cứu “Dự án đổi mới mô hình quản lý cá nhân và nhóm
Trang 2làm việc cho Chi cục thuế thành phố Nam Định, tỉnh Nam Định” là thật sự
cần thiết với xu thế phát triển hiện nay
SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CỦA CHI CỤC THUẾ THÀNH PHỐ NAM ĐỊNH
Đến ngày 01/10/2010
II/ PHÂN TÍCH:
1 Trên bước đường hội nhập và phát triển, bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng phải trải qua những thăng trầm Nhất là trong lúc này đây, trong thời
kỳ khủng hoảng kinh tế toàn cầu, nhà lãnh đạo, hơn ai hết anh phải biết lèo lái
con thuyền doanh nghiệp của mình vượt qua được sóng cao, gió lớn Cũng
vậy, một tổ chức muốn phát triển tốt đòi hỏi phải có một nhà Lãnh đạo tài ba,
CHI CỤC TRƯỞNG
PHÓ CHI CỤC TRƯỞNG
Đội
Tuyên
truyền
và hỗ
trợ
người
nộp
thuế
Đội Nghiệp
vụ -dự toán
Đội Hành chính nhân
sự tài
vụ ấn chỉ
Đội Kiểm tra thuế
Đội Quản
lý nợ và cưỡng chế nợ thuế
Đội Quản
lý thu
lệ phí trước
bạ và thu khác
11 Đội thuế liên phường
xã, Chợ
Đội Kê khai kế toán thuế
và tin học
Trang 3có tầm nhìn chiến lược, biết khích lệ, thúc đẩy, tạo động lực phát triển cho từng cá nhân và tạo ra niềm say mê công việc cho tất cả nhân viên của mình Tạo ra một tập thể đoàn kết vững mạnh, có đủ trình độ chuyên môn để đảm nhận tốt công việc và biết chấp nhận một cách vui vẻ, cùng đồng cam cộng khổ để vượt qua những khó khăn trong thời kỳ khủng hoảng kinh tế toàn cầu,
đó là cách mà nhà lãnh đạo thông minh đã làm
- Trong bối cảnh suy thoái của nền kinh tế toàn cầu, tốc độ kinh doanh đang chậm lại, doanh nghiệp trong và ngoài nước đang giậm chân tại chỗ Trước diễn biến xấu đi của nền kinh tế, bản thân tôi là Lãnh đạo của một đơn vị nên đã xác định ngay mục tiêu và phương án hành động: đổi mới mô hình quản lý của Chi cục thuế thành phố Nam Định theo hướng đi mới phù hợp với tình hình thực tế hiện nay
- Đây mới chỉ là giai đoạn đầu của chiến lược cải cách và hiện đại hoá ngành Thuế năm 2010 - 2020 nhằm tìm ra hướng đi thích hợp nhất với tiến trình cải cách thủ tục hành chính hiện nay Vấn đề còn lại là quá trình thực hiện mà những người trực tiếp tham gia công việc là tất cả các cán bộ công chức từ cấp lãnh đạo Chi cục cho đến nhân viên, cần phải có một sự đồng thuận cao để thực hiện được chiến lược đã đề ra
2 Lãnh đạo là khả năng thúc đẩy và tạo khả năng để người khác đóng góp cho hiệu quả và thành công của các tổ chức mà họ là thành viên Các nhà lãnh đạo sử dụng ảnh hưởng để thúc đẩy các cấp dưới và sắp đặt môi trường làm việc sao cho họ có thể làm việc hiệu quả hơn Các nhà lãnh đạo có mặt ở khắp các vị trí của cơ cấu tổ chức
- Theo mô hình tổ chức của Chi cục thuế thành phố Nam Định hiện tại Tôi nhận thấy cơ cấu tổ chức bộ máy được bố trí chưa khoa học hợp lý;
Về chức năng, nhiệm vụ còn có sự tách biệt, gián đoạn Do đó, chưa quán xuyến và chỉ đạo công việc được một cách kịp thời, chính xác đạt hiệu quả cao
Trang 4- Sau khi nghiên cứu bài giảng, tôi lựa chọn thuyết Lãnh đạo theo định hướng – mục tiêu vì lãnh đạo có đủ năng lực để chọn ra các kiểu hành vi phù hợp nhất cho tình huống
3 Cần chú trọng đến bốn tác nhân có ảnh hưởng trực tiếp đến ý thức
hành vi của nhân viên và đem lại hiệu quả làm việc: động lực (motivation), năng lực (ability), ý thức công việc (role perception) và yếu tố tình huống
(situational factors) Nếu bất kỳ tác nhân nào yếu đi, hiệu quả làm việc của
nhân viên cũng sẽ vì thế mà giảm theo
- Vì vậy, tôi khuyến khích nhân viên đi làm đúng giờ theo quy chế hoạt động của Chi cục ; đặt ra mục tiêu và hướng mục tiêu đề ra với mốc thời gian được ấn định trước Đồng thời, có chế độ khuyến khích động viên khen thưởng cả về vật chất và tinh thần cho nhân viên nào hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao một cách kịp thời
- Tạo điều kiện để cán bộ công chức được tham gia các lớp học, hội nghị, hội thảo để nâng cao kiến thức phục vụ cho công tác chuyên môn Một
số kỹ năng bắt buộc đối với cán bộ công chức là sử dụng thành thạo máy vi tính để ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác chuyên môn được phân
công (áp dụng mô hình không giấy) đối với các Đội chuyên môn nghiệp vụ
trên khối Văn phòng Chi cục và đối với cán bộ công chức được giao tiếp xúc
với người nộp thuế tại bộ phận giao dịch “một cửa” phải sử dụng thành thạo
tiếng Anh Đồng thời, thường xuyên cử đi học tập kinh nghiệm ở các đơn vị bạn
- Thiết kế lại công việc để nhân viên được nhận những nhiệm vụ trong khả năng của họ Đồng thời, huấn luyện nhân viên có thể phát huy hết các kỹ năng và kiến thức đã được học vào công tác chuyên môn Chọn ra các ứng viên có các phẩm chất phù hợp nhất
- Có quyết định giao nhiệm vụ và phân công công việc cụ thể, rõ ràng cho từng nhân viên, tránh sự chồng chéo Để bản thân từng cán bộ ý thức
và biết được công việc của mình là gì
Trang 54 Sau khi nghiên cứu 02 mô hình xây dựng nhóm hiệu quả bao gồm: nhóm tự quản và nhóm ảo Tôi nhận thấy, Chi cục thuế thành phố Nam Định phù hợp với mô hình nhóm tự quản Bởi vì, Chi cục thuế thành phố Nam Định là một tập thể với chức năng chéo được tổ chức xung quanh các quy trình công việc khép kín; Để hoàn thành một công việc hoàn chỉnh, đòi hỏi phải có sự phối hợp và tương hỗ giữa các Đội trực thuộc và có quyền tự quyết cao trong việc thực hiện công việc
5 Áp dụng và triển khai có hiệu quả “Văn hóa nơi công sở” theo
Quyết định số 129/2007/QĐ-TTg ngày 02/8/2007 của Thủ tướng Chính phủ
và “Quy tắc, chuẩn mực ứng xử, đạo đức nghề nghiệp của cán bộ, công chức,
viên chức ngành Tài chính trong thi hành công vụ và quan hệ xã hội” theo
Quyết định số 33/QĐ-BTC ngày 08/01/2008 của Bộ trưởng Bộ Tài chính Cán bộ công chức trong khi làm việc, tiếp xúc với người nộp thuế, giao tiếp, ứng xử phải nghiêm túc, lịch sự, tôn trọng, không được nói tục, không được nói tiếng lóng, không được quát nạt, phải ăn nói mạch lạc, rõ ràng và điều đặc biệt là phải nắm chắc chuyên môn nghiệp vụ…
- Trang phục, quần áo phải lịch sự, gọn gàng theo đúng quy định của ngành
- Khi nhân viên Nhà nước nghe điện thoại, phải xưng họ tên, cơ quan công tác và không được ngắt điện thoại đột ngột
III/ GIẢI PHÁP:
1 Một số đề xuất và giải pháp:
Để khuyến khích mọi người tích cực tham gia công việc, năng động
và sáng tạo Đồng thời, mỗi người là một mắt xích quan trọng để hệ thống hoạt động, mức độ phân quyền rất cao và cán bộ công chức nào cũng nâng cao được tinh thần trách nhiệm, tự đưa ra các quyết định dựa trên cơ sở pháp luật hiện hành
Trên sơ đồ tổ chức bộ máy của Chi cục thuế năm 2010 và căn cứ Quyết định số 503/QĐ-TCT ngày 29/3/2010 của Tổng cục trưởng Tổng cục
Trang 6Thuế quy định lại chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Chi cục thuế trực thuộc Cục thuế tôi đề xuất sơ đồ tổ chức bộ máy mới, với phương châm lồng ghép một số Đội thuế nhưng vẫn đảm bảo thực hiện đầy
đủ các chức năng quản lý thuế như sau:
* Ghép Đội Nghiệp vụ - dự toán vào Đội Kê khai - kế toán thuế và tin học Vì nguồn số liệu để Đội Nghiệp vụ - dự toán tổng hợp, phân tích, dự báo và báo cáo được lấy từ Đội Kê khai - kế toán thuế và tin học
* Ghép Đội Quản lý nợ và cưỡng chế nợ thuế vào Đội Kê khai - kế toán thuế và tin học và Đội Kiềm tra thuế Vì Đội Quản lý nợ và cưỡng chế
nợ thuế thực hiện 02 chức năng: Chức năng Quản lý nợ thuế và chức năng cưỡng chế nợ thuế Do nguồn số liệu để lập sổ và theo dõi nợ thuế được lấy từ Đội Kê khai - kế toán thuế và tin học; Còn việc kiểm tra tại trụ sở của người
nợ thuế để thu thập thông tin áp dụng các biện pháp cưỡng chế nợ thuế chủ yếu thuộc chức năng của Đội kiểm tra thuế
Như vậy, cơ cấu tổ chức của Chi cục thuế thành phố Nam Định sau khi sắp xếp lại đến tháng 01/2011 sẽ là 16 Đội thuế trực thuộc thay cho 18 Đội như hiện nay
SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CỦA CHI CỤC THUẾ THÀNH PHỐ NAM ĐỊNH
Dự kiến năm 2011
CHI CỤC TRƯỞNG
Trang 7
- Định kỳ hàng tháng, hàng quý và hàng năm, thuê đơn vị tư vấn độc lập phát phiếu khảo sát đánh giá mức độ hài lòng của người nộp thuế đối với
từng Đội và từng cán bộ công chức của đơn vị để có hướng điều chỉnh thích
hợp và kịp thời Đồng thời, có sự giám sát, hỗ trợ trực tiếp của Lãnh đạo Chi
cục trong quá trình xử lý công việc hàng ngày nếu công việc vượt quá thẩm
quyền hoặc tầm kiểm soát giải quyết của nhân viên hoặc xảy ra xung đột
- Phân chia công việc thành những mảng công việc nhỏ hơn và rõ ràng ở các bộ phận trực thuộc, nhất là khi có nhiều phần việc khác nhau Thực
hiện tốt công tác phối hợp trong quá trình xử lý công việc đảm bảo hiệu quả,
chính xác và nhanh chóng, đảm bảo hướng tới một mục tiêu chung
- Ứng dụng cộng nghệ thông tin trong quy trình công việc và trao đổi thông tin giữa các bộ phận chuyên môn với nhau Tiêu chuẩn hóa và chuyên
môn hóa trong công việc và quy trình nghiệp vụ để cán bộ có cơ hội thử sức ở
nhiều bộ phận trực thuộc khác nhau để tìm ra mảng công việc thích hợp với
họ nhất
PHÓ CHI CỤC TRƯỞNG
Đội
Tuyên
truyền
và hỗ
trợ
người
nộp
thuế
Đội Hành chính nhân
sự tài vụ
ấn chỉ
Đội Kiểm tra thuế
và cưỡng chế nợ thuế
Đội Quản
lý thu lệ phí trước bạ
và thu khác
11 Đội thuế liên phường
xã, Chợ
Đội Nghiệp
vụ Kê khai kế toán thuế tổng hợp và tin học
Trang 8- Cải tiến quy trình, thủ tục hành chính, giảm chi phí về thời gian và tiền của doanh nghiệp để tạo điều kiện cho doanh nghiệp tiếp cận thị trường một cách tốt nhất
- Tiếp tục triển khai và thực hiện tốt “Văn hóa công sở”.
2 Kế hoạch triển khai:
Bước 1: Thời gian từ tháng 11/2010 đến hết tháng 12/2010, Chi cục
trưởng có nhiệm vụ:
- Nắm bắt tâm tư, nguyện vọng của cán bộ công chức của Chi cục, nhất là hàng ngũ Đội trưởng và Đội phó các đội thuế về sự thay đổi về mô hình quản lý bộ máy tổ chức mới Vì một số Đội trưởng và Đội phó các đội thuế là người bị ảnh hưởng trực tiếp nếu thực hiện theo đúng những nội dung
đã đề cập nêu trên
- Do yếu tố tác động đòi hỏi sự thay đổi trong mô hình quản lý nên đưa ra nhiều phương án và lấy ý kiến toàn thể cán bộ công chức của Chi cục, trên cơ sở đó Chi cục trưởng lựa chọn phương án tối ưu nhất để làm sao phát huy được tính hiệu quả của mô hình cơ cấu tổ chức mới và sở trường, năng lực của từng người một
- Đặt ra mục tiêu của Chi cục thuế thành phố Nam Định và quá trình thực hiện mục tiêu Mục tiêu: ngắn hạn và dài hạn Trong đó: mục tiêu ngắn hạn: thực hiện theo hàng tháng, hàng quý; mục tiêu dài hạn: thực hiện hàng năm, 05 năm hoặc 10 năm Đồng thời, mục tiêu của từng cán bộ công chức của Chi cục phải gắn với mục tiêu chung của Chi cục thuế đã đề ra
Bước 2: Từ tháng 01/2011 trở đi:
- Chi cục trưởng lựa chọn phương án tối ưu nhất và ra quyết định phân công nhiệm vụ, quyền hạn cho từng cán bộ của Phòng
- Xử lý công việc dựa trên mục tiêu chung của Chi cục, Đội và cá nhân Bản thân cá nhân tự quyết định các vấn đề được giao thuộc thẩm quyền khi thực hiện công việc và báo cáo kết quả cho lãnh đạo Chi cục phụ trách trực tiếp
Trang 9- Sơ kết, tổng kết vào các dịp cuối kỳ của mục tiêu để đánh giá và có hình thức khen thưởng xứng đáng
- Phản hồi, mức độ hài lòng: Tổ chức tư vấn đánh giá độc lập
IV/ KẾT LUẬN:
Một tổ chức muốn phát triển bền vững thì yếu tố con người phải được đặt lên hàng đầu, bởi vì con người tạo ra sản phẩm, con người tạo ra công nghệ, con người tạo ra phương thức quản lý… và con người, chính là sản phẩm cạnh tranh hàng đầu của tổ chức
Cốt lõi của vấn đề trên là nhằm giải quyết cho được ba đức tín
“Trách nhiệm - Tôn trọng - Đạo đức” của học thuyết về quản trị đổi mới mà
một số học giả thế giới đang xây dựng Chúng ta cần phải “phân tích” cho thấu tình đạt lý vấn đề này nhằm tìm ra các “giá trị” đang tồn tại và tiềm ẩn
đâu đó trong lòng mỗi người và ngay cả trong Phòng Đăng ký kinh doanh
“Giá trị”, ở đây tôi muốn nói về con người: “Nhân cách - Tình cảm - Đạo đức” Nhân cách tạo nên văn hóa đơn vị, tình cảm tạo nên sự gần gũi và thắt
chặt nhau hơn, đạo đức tạo nên lòng trung thành và sự nhiệt tình cống hiến
Môn học Quản trị hành vi tổ chức đã giúp tôi phương pháp nhận định, đánh giá chính xác hơn và hiểu sâu hơn về hành vi tổ chức, kiểm soát được hành vi của bản thân từ đó định hướng những hành vi ứng xử của mình trong tương lai Môn học sẽ giúp tôi làm việc một cách hiệu quả hơn, đạt được những thành công của cá nhân và góp phần vào thành công chung của tổ chức
* Danh sách các tài liệu tham khảo:
1.Quyết định số 729/QĐ-TCT ngày 18/6/2007 của Tổng cục trưởng Tổng cục thuế
2 Quyết định số 503/QĐ-TCT ngày 29/3/2010 của Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế quy định lại chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Chi cục thuế trực thuộc Cục thuế
Trang 103 Quản trị hành vi tổ chức, Chương trình đào tạo thạc sĩ Quản trị kinh doanh quốc tế, 01/2010, tài liệu tham khảo – lưu hành nội bộ
4 Quyết định số 129/2007/QĐ-TTg ngày 02/8/2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc ban hành quy chế văn hóa công sở
5 Huỳnh Sơn, ngày 03/9/2009, “Quản trị đổi mới – Tầm nhìn mở rộng”, xem ngày 12/10/2010 đăng trên chuyên mục “Vượt khủng hoảng” thời báo Kinh tế Sài Gòn online
6 Quyết định số 33/QĐ-BTC ngày 08/01/2008 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định về quy tắc, chuẩn mực ứng xử, đạo đức nghề nghiệp của cán
bộ, công chức, viên chức ngành Tài chính trong thi hành công vụ và quan hệ
xã hội