Quyết định là sản phẩm sáng tạo của nhà quản trị, là hành vi sáng tạo của chủ doanh nghiệp, để có được quyết định đúng và chính xác thì đòi hỏi chủ doanh nghiệp cần có thông tin, phân tí
Trang 1LỜI MỞ ĐẦU
Thông tin là một phần không thể thiếu đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường đầy biến động và khó lường hiện nay Muốn đảm bảo cho hoạt động kinh doanh tốt đòi hỏi nhà quản trị phải quyết định đúng đắn và chính xác, để được như vậy cần phải nắm bắt kịp thời các thông tin cần thiết, có lợi cho doanh nghiệp Có được thông tin nhanh và phân tích, lựa chọn được những thông tin có độ chính xác cao làm cơ sở để dự báo và ra quyết định kịp thời và mang lại hiệu quả là điều vô cùng quan trọng đối với các nhà quản trị
Quyết định là sản phẩm sáng tạo của nhà quản trị, là hành vi sáng tạo của chủ doanh nghiệp, để có được quyết định đúng và chính xác thì đòi hỏi chủ doanh nghiệp cần có thông tin, phân tích thông tin và dự đoán kết quả của quyết định của mình để tránh rủi ro và có được những phương án dự phòng những trường hợp không may xảy
ra, đồng thời đảm bảo hiệu quả của hoạt động kinh doanh Vì vậy, việc nghiên cứu công tác dự đoán thông tin và ra quyết định cho công tác quản lý của công ty là vấn đề rất quan trọng và cần thiết với nhà quản trị và doanh nghiệp Xuất phát từ vị trí, vai trò
vô cùng quan trọng của thông tin để ra quyết định và để nghiên cứu sâu hơn nữa các vấn đề trên, Với những kiến thức được Thầy giáo Nguyễn Hoài Nam trực tiếp truyền
đạt trên lớpem chọn Đề tài Tiểu luận môn học Hệ thống thông tin quản lý là: “Thực
trạng hệ thống thông tin quản lý trong Công ty ThépHùng Vương”
Họ và tên: Nguyễn Kim Chi- Cao học Quản trị 6D
Trang 2CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG
THÔNG TIN QUẢN LÝ
1.Khái quát chung chung về thông tin trong quản lí doanh nghiệp
1.1 Thông tin dưới góc độ quản trị:
1.1.1 Thông tin và dữ liệu:
Thông tin: Theo quan điểm quản trị kinh doanh:
- Thông tin là những tin tức mới được thu nhân, được cảm thụ và đánh giá là có ích cho việc ra quyết định và giải quyết một nhiệm vụ nào đó và quản trị kinh doanh
- Thông tin quản lý là thông tin mà có ít nhất một cán bộ quản lý cần và có ý muốn dùng vào việc ra quyết định quản lý của mình
- Là toàn bộ các dữ liệu được tổ chức theo 1 cách sao cho chúng mang lại một giá trị gia tăng so với giá trị vốn có của bản thân dữ liệu đó
- Để tổ chức dữ liệu thành thông tin có ích và có giá trị, người ta phải sử dụng các quy tắc và mối quan hệ giữa các dữ liệu
- Việc biến đổi dữ liệu thành thông tin thực sự là một quá trinh, một tập hợp các công việc có quan hệ logic với nhau để đạt được một kết quả đầu ra mong muốn
1.1.2 Một số đặc trưng cơ bản của thông tin:
- Thông tin gắn liền với một quá trình điều khiển: Bản thân thông tin không có mục đích tư thân, nó chỉ tồn tại và có ý nghĩa trong một hệ thống điều khiển nào đó
- Thông tin có tính tương đối: Mỗi thông tinc hỉ là một sự phản ánh chưa đầy đủ về hiện tượng và sự vật được phản ánh Tính tương đối của thông tin thể hiện rất rõ nét đối với hệ thống kinh tế, xã hội vì đây là các hệ thống động, hệ thống mở, đối với nhiều mạt còn có thể coi là hệ thống hộp đen
- Tính định hướng của thông tin: + Thông tin phản ánh mối quan hệ trong đối tượng được phản ánh và nơi nhận phản ánh
+ Từ đối tượng đượcphản ánh đến nơi nhận phản ánh được coi là hướng của thông tin, thiếu một trong hai ngôi thông tin không có hướng và thực té không có ý nghĩa của thông tin nữa
- Mỗi thông tin đều có vật mang tin và nội dung của thông tin, ý nghĩa của thông tin: Vật mang tin là hình thức vật lý cụ thể của thông tin
- Nội dung của thông tin: Là khối lượng tin tức mà 1 thông tin mang lại: + Bao giờ cũng phải có một vật mang tên nào đó, trên một vật mang tin có thể có nhiều nội dung thông tin và thông tin thường thay đổi vật mang tin trong quá trình lưu
Trang 3+ Vai trò của thông tin: Là phương tiện để thống nhất mọi hành động của tổ chức,
được biểu hiện như yếu tố đầu vào và thực hiện quá trình quản trị, thống nhất ở các
cấp, các bộ phận
Quản trị doanh nghiệp đồng hành là quá trình thông tin và ngược lại vì thông tin
là mạch máu, chất kết dính các bộ phận của tổ chức và là các cấp quản trị, các bộ phận
quản trị
- Thông tin là điều kiện có tính quyết định để thực hiện chức năng hoạch định
các mục tiêu, chính sách, kế hoạch…
- Thông tin là điều kiện để gắn bó, thống nhất các bộ phận (chức năng, tổ
chức phối hợp…)
- Thông tin là điều kiện, là cơ sở quyết định quản trị
1.2 Tổ chức dưới góc độ quản lý:
1.2.1 Hệ thống:
- Hệ thống là tập hợp các phẩn tử có quan hệ chặt chẽ với nhau, tác dộng
qua lại lẫn nhau một cách có quy luật để tạo thành một chỉnh thể, từ đó làm xuất hiện
những thuộc tính mới được gọi là “Tính trồi” đẩm bảo thực hiện chức năng nhất định
Quan điểm toàn thể trong nghiên cứu lý thuyết hệ thống, cần chú ý:
-Khi nghiên cứu các sự vật và hiện tượng phải tôn trọng mối quan hệ biện chứng giữa
vật chất và ý thức
- Các sự vật hiện tượng luôn có sự tác đọng qua lại và chi phối lẫn nhau
- Các phần tử trong tổ chức luôn có mối quan hệ tương tác và ảnh hưởng lẫn nhau và
ảnh hưởng tới hệ thống
- Hệ thống thường xuyên có mối quan hệ qua lại với môi trường
2 Giới thiệu chung về hệ thống thông tin:
2.1 Hệ thống thông tin:
- Hệ thống thông tin là hệ thống gồm yếu tố quan hệ với nhau, cùng làm nhiệm
vụ thu thập, xử lý, lưu trữ, phân phối và cung cấp một cơ chế đểđạt được mục tiêu định
trước
- Hệ thống thông tin là hệ thống mà mục tiêu tồn tại của nó là cung cấp thông
tin phục vụ cho hoạt động của người trong tổ chức
- Hệ thông thông tin quản lý:
+ Là hệ thống có nhiệm vụ cung cấp thông tin cần thiết, phục vụ cho việc quản
lýđiều hành tổ chức
+ Là hệ thống chức năng thực hiện việc thu thập, xử lý, lưu trữ, cung cấp thông
tin, hỗ trợ việc ra quyếtđịnh, điều hành, phân tích vấn dề và hiển thị các vấn đề phức
tạp của tổ chức
Họ và tên: Nguyễn Kim Chi- Cao học Quản trị 6D
Môi trường:
Vĩ mô
Vi mô
Hệ thông bên trong
Hệ thống phân tích
Nhà quản lý
Trang 4QUYẾT ĐỊNH Những hoạt động chủ yếu xảy ra trong quá trình xử lý dự liệu của một hệ thống thông tin có thể nhóm thành các nhóm chính như sau:
- Nhập dữ liệu: Hoạt động thu thập và nhận dữ liệu từ trong một doanh nghiệp hoặc từ môi trương bên ngoài để xử lý trong một hệ thống thông tin
- -Xử lý thông tin: Quá trình chuyển đổi từ những dữ liệu hỗn hợp bên ngoài thành dạng có ý nghĩa đối với người sử dụng
- Xuất dữ liệu: Sự phân phối các thông tin đã được xử lý tới những người hoặc những hoạt động cần sự dụng những thông tin đó
- Lưu trữ thông tin: Các thông tin chỉ được xử lýđể sử dụng ngay tại thời điểm doanh nghiệp thu nhận được nó, trong tương lai, khi tiến hành phân tích để xây dựng các kế hoạch mới hoặc đưa ra các quyết điịnh có tính hệ thống, các thông tin này vẫn cần để sự dụng
- Thông tin phản hồi: Hệ thống thông tin thường được điều khiển thông qua các thông tin phản hồi, đó là những dự liệu xuất, giúp cho bản thân những người điều hành mạng lưới thông tin có thể đành giá lại và hoàn thiện quá trình thu thập và xử lý dữ liệu mà họ đang thực hiện
2.2 Phân loại theo các cấp ứng dụng:
- Hệ thống thông tin cấp tác nghiệp: Trợ giúp các cấp quản lý bậc thấp như trưởng nhóm, quản đốc… trong việc theo dõi các hoạt động và giao dịch cơ bản của doanh nghiệp như bán hàng, hóa đơn, tiền mặt, tiền lương…
- Hệ thống thông tin cấp chuyên gia: Cung cấp kiến thức và dữ liệu cho những người nghiên cứu trong một tổ chức
- Hệ thống thông tin cấp chiến lược: Được thiết kế nhằm hỗ trợ điều khiển, quản
lý, tạo quyết định và tiến hành các hoạt động của các nhà quản lý cấp trung gian
- Hệ thống thông tin cấp chiến lược: Giúp các nhà quản lý cấp cao xử lý và đưa
ra các hướng chiến lược cũng như các xu hướng phát triển lâu dài
2.3 Phân loại theo mục đích phục vụ hông tin đầu ra:
- Hệ thống thông tin xử lý giao dịch: Là hệ thống thông tin cơ bản phục vụ cấp tác nghiệp của doanh nghiệp, là hệ thống thông tin giúp thi hành và lưu lại những giao dịch thông thường hàng ngày cần thiết cho hoạt động sản xuất kinh doanh
Hệ thống thông tin bên ngoài
Hệ thống nghiên cứu
Trang 5- Hệ thống thông tin phục vụ quản lý: Phục vụ các hoạt động quản lý của tổ chức, chúng phần lớn dựa vào các dữ liệu dinh ra từ quá trình vận hành của hệ xử lý giao dịch
- Hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định: Là hệ thống được sản xuất với mục đích rõ àng là trợ giúp các hoạt động ra quyết định Về nguyên tắc, một hệ thống trợ giúp ra quyết định phải cung cấp thông tin cho phép người ra quyết định xác điịnh rõ tình hình mà một quyết định cần phải ra
- Hệ thống thông tin hỗ trợ điều hành: Tạo ra một môi trường khai thác thông tin chung chứ không cung cấp bất cứ ứng dụng hay chức năng cụ thể nào
- Hệ thống chuyên gia: Là những hệ thống cơ sở trí tuệ nhân tao, có nguồn gốc nghiên cứu về trí tuệ nhân tạo, trong đó có sử biển diễn bằng các công cụ tin học những tri thức của một chuyên gia về một lĩnh vực nào đó
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ TRONG CÔNG TY THÉP HÙNG VƯƠNG
2.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY THÉP HÙNG VƯƠNG
Địa chỉ: Tràng Duệ - Lê Lợi – An Dương - Hải Phòng
Điện thoại: 84-031-3873624
Fax: 84-031-3873625
Email: thephungvuong@hungvuong.com.vn
Mã số thuế: 0200133217
Vốn điều lệ: 68.577.546.000
(Sáu mươi tám tỷ năm trăm bảy mươi bảy triệu năm trăm bốn mươi sáu ngàn đồng )
Giấy phép kinh doanh số 107532 ngày 17/2/1998 của Bộ Xây dựng-TCLĐ
Đăng kí nộp thuế tại kho bạc Nhà nước
Công ty thép Hùng Vương là một doanh nghiệp nhà nước, trực thuộc và chịu sự quản lý của tổng công ty thépViệt Nam-Bộ Xây Dựng Sản phẩm chủ yếu của công ty
là thép chất lượng cao Những sản phẩm này đã trở nên thân thuộc với thị trường Hải Phòng cũng như các vùng lân cận
Họ và tên: Nguyễn Kim Chi- Cao học Quản trị 6D
Trang 62.2 THỰC TRẠNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ TRONG CÔNG TY THÉP HÙNG VƯƠNG:
2.2.1 Hệ thống thông tin cấp chuyên gia:
Tự động hóa các công việc trong văn phòng là cách thay đổi thói quen làm việc
và các trang thiết bị văn phòng Các thiết bị trong văn phòng nhưmáy photocopy, máy
vi tính và các thiết bị máy móc khácđã khiến cho công việc văn phòng trở nên dễ dàng hơn, có hiệu quả hơn Bắt kịp với xu thế của thời đại, 100% các bộ phận văn phòng trong công ty Thép Hùng Vương đều áp dụng hệ thống thông tin tự động văn phòng
Trang 7Những vai trò
chủ yếu của văn
phòng
Các hoạt động chính trong văn
phòng
Tỷ lệ phần trăm
nỗ lực
Công nghệ thông tin hỗ trợ
Liên kết và quản
lý con người và
công việc
Quản lý tài liệu Tạo lập, lưu trữ, khôi phục và liên kết hình ảnh và các tài liệu dưới dạng số hóa
40% Quản lý tài liệu
Các phần cứng và phần mềm
Ấn loát văn phòng
Xử lý dạng số Liên kết các
đơn vị và các dự
án
Lên kế hoạch cho mỗi cá nhân và mỗi nhóm
Thiết kế, quản lý, và liên kết các tài liệu, các kế hoạch và lịch hoạt động
10% Lịch số
Lịch điển tử Thư điệnt ử Các phần mềm làm việc theo nhóm
Nối kết tổ chức
với các nhóm và
các con người ở
môi trường bên
ngoài
Liên kết các cá nhân và các nhóm Thiết lập, nhận và quản lý các cuộc liên lạc bằng âm thanh và bằng số hóa với các cá nhân và các nhóm khác nhau
30% Liên lạc
Thiết bị điện thoại số Thư âm thanh
Các phần mềm làm việc theo nhóm
Quản lý dữ liệu về các cá nhân và các nhóm
Nhập và quản lý dữ liệu về khách hàng, chủ cung cấp bên ngoài tổ chức, cá nhân và các nhóm bên trong tổ chức
10% Quản lý dữ liệu
Cơ sở dữ liệu về khách hàng, theo dõi dự án, thông tin về lịch làm việc
Quản lý dự án Lập kế hoạch, thực hiện, đánh giá,
và điều khiển các dự án Phân phối các nguồn lực Các quyết định cá nhân
10% Quản lý dự án
Các công cụ qurn lý dự án trêm máy tính
Họ và tên: Nguyễn Kim Chi- Cao học Quản trị 6D
Các hệ thống thông tin tự động văn phòng
Hệ thống in ấn điện
tử (Máy photocopy,
máy scan…)
Hệ thống truyền thông điện tử (Thưđiện tử, fax )
Hệ thống họp điện tử (Phòng họp điện tử, hệ
thống họp qua truyền hình…)
Hệ thống xử lýảnh (Quản lý văn bản,
xử lýảnh…)
Hệ thống quản lý văn phòng (Lịch làm việcđiển tử, quản lý nhiệm vụ…)
Trang 8Hệ thống thông tin tự động hóa văn phòng tại công ty thép Hùng Vương
Lợi ích và hạn chế trong xây dựng hệ thống thông tin tự động hóa văn phòng
Lợi ích:
- Truyền thông hiệu quả hơn
- Truyền thông trong khoảng thời gian ngắn hơn
- Ví dụ như hệ thống fax và thưđiện tử cho phép giảm thời gian truyền thông tin, nghĩa là giảm thời gian thông tin được gửi từ người gửi tới người nhận, và giảm thời gian kết nốiđiện thoại, giảm thời gian lặp lại các cuộc gọi, tránh khả năng người nhận chưa sẵn sàng nhận thông tin
Ngoài ra HTTT tự động văn phòng còn cho phép loại bỏ việc thất lạc thư trong quá trình gửi hoặc sự chậm trễ thông tin khi đường dây điện thoại bị bận, một việc thường xuyên xảy ra trướcđây
Hạn chế:
- Chi phí cho phần cứng của HTTT tự động văn phòng là khá lớn
- Người sử dụngít có khả năng trực tiếp quan sát vai trò và môi trường của công việc Chẳng hạn nó có thể biến những người thư ký thành những người chỉ biết cóđánh máy, không hề tiếp xúc với những người khác cùng làm việc trong một tổ chức
- Việc dễ sử dụng và khó bảo đảm an toàn thông tin cũng có thể gây ra một số vấn đề đối với doanh nghiệp Đôi khi người sử dụng nhận được những bản quảng cáo
và những thông tin không yêu cầu cũng gây gián đoạn cho công việc của họ
Trang 92.2.2 Các hệ thống thông tin chức năng trong công ty thép Hùng
Vương:
Trong đó:
Hệ thống thông tin sản xuất gồm các hoạt động: Thiết kế bằng máy tính, Điều khiển sản xuất bằng máy tính, quản lý vật tư, Lên kế hoạch về nhu cầu nguyên vật liệu, Kiểm soát quá trình, Mua hàng và nhận hàng, Robotic…
Hệ thống thông tin Marketinggồm các hoạt động: Quảng cáo và khuếch trương sản phẩm, Quản lý Marketting, Nghiên cứu thị trường, Quản lý sản phẩm, Quản lý bán hàng, Quá trình đặt hàng…
Hệ thống thông tin Tài chính gồm các hoạt động: Lập ngân sách vốn, Quản lý tiền mặt, Quản lý tín dụng, Dự báo ài chính, Phân tích tài chính, Phân tích nhu cầu tài chính…
Hệ thống thông tin Kế toán gồm các hoạt động: Kế toán các khoản phải trả, Kiểm toán, Các khoản phải trả, Lập ngân sách, Kế toán chi phí, Sổ cái, Danh sách trả lương, Kế toán thuế…
Hệ thống thông tin Nhân lực gồm các hoạt động: Phân tích bồi thường, Bồi dưỡng kỹ năng của người lao động, Lưu trữ dữ liệu về nhân sự…
2.2.3 Hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định:
Các hệ thống máy tính ở cấp quản lý của một tổ chức cho phép tổng hợp dữ liệu và phân tích dữ liệu qua các mô hình phức tạp để hỗ trợ cho những quyết định dạng không có cấu trúc và nửa cấu trúc được gọi là hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định
Công ty xi măng Hải Phòngđã sử dụng công cụ Excel trong hỗ trợ ra quyếtđịnh Dướiđây là Báo cáo kết quả kinh doanh của công ty trong ba năm 2011, 2012,2013, công ty đã sử dụng công cụ Execl để tính toánchỉ tiêu kinh tế cần thiết, từđóđưa đánh giá về tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp
Họ và tên: Nguyễn Kim Chi- Cao học Quản trị 6D
HỆ THỐNG THÔNG TIN
Trang 10BÁO CÁO KẾT QUẢ KINH DOANH Tổng hợp số liệu năm 2011, 2012, 2013
Người nộp thuế: Công ty thép Hùng Vương
Mã số thuế: 0200133217
Địa chỉ trụ sở: Tràng Duệ - Lê Lợi – An Dương - Hải Phòng
Điện thoại: 84-031-3873624Fax: 84-031-3873625
Chỉ tiêu M
ã 2011 Năm 2012 Năm 2013 Năm
1 Doanh thu bán hàng và cung
2 Các khoản giảm trừ doanh thu 02 32560000 23000000 72450000
3 Doanh thu thuần về bán hàng
và cung cấp dịch vụ (10=01-02) 10 28261465000 32834025000 33841093600
5 Lợi nhuận gộp về bán hàng và
cung cấp dịch vụ ( 20= 10- 11 ) 20 12810784646 13888634350 13370442730
6 Doanh thu hoạt động tài chính 21 350537600 860875540 1060374360
- Trong đó: Chi phí lãi vay 23 64296495 120148056 201166069
9 Chi phí quản lý doanh nghiệp 25 5980460500 6010580980 6120650700
10 Lợi nhuận từ hoạt động kinh
doanh 30= 20 + ( 21- 22) – ( 24-
5842711704 6865585960 5086716570
13 Lợi nhuận khác (40= 31- 32) 40 17711000 12110000 26191770
14 Tổng lợi nhuận kế toán trước
15 Thuế thu nhập doanh nghiệp
16 Lợi nhuận sau thuế thu nhập
doanh nghiệp (60=50-51) 60 4219504347 4951941091 3681294005