Khi có đựợc thông tin rồi cần phải có kĩ năng phân tích và dự đoán kết quả của quyết định của mình để tránh rủi ro và có được những phương án dự phòng những trường hợp không may xảy ra,
Trang 1MỤC LỤC
MỤC LỤC 1
LỜI MỞ ĐẦU 2
CHƯƠNG I CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ DỰ ĐOÁN THÔNG TIN VÀ RA QUYẾT ĐỊNH 3
1 Cơ sở lý thuyết về thông tin và dự báo 3
1.1 Các khái niệm chung về thông tin 3
1.2 Thông tin trong quản trị kinh doanh 3
2 Cơ sở lý thuyết ra quyết định 6
2.1 Khái niệm 6
2.2 Phân loại quyết định 6
2.3 Các yêu cầu đối với quyết định quản trị kinh doanh 7
2.4 Các căn cứ ra quyết định 7
2.5 Quá trình ra quyết định 7
2.6 Triển khai thực hiện quyết định 9
2.7 Các trở ngại khi ra quyết định 9
3 Cơ sở dự đoán trong trường hợp đủ, thiếu và rất ít thông tin 10
3.1 Trường hợp có đủ thông tin 10
3.2 Trường hợp có ít thông tin 10
3.3 Trường hợp có rất ít thông tin hoặc không có thông tin 11
CHƯƠNG II VÀI NÉT VỀ CÔNG TÁC THÔNG TIN VÀ RA QUYẾT ĐỊNH TẠI CÔNG TY TNHH VIỆT NAM 13
I Cơ cấu tổ chức 13
II Vận dụng lý luận trong việc ra quyết định của công ty 20
1.Trường hợp đủ thông tin 20
2.Trường hợp thiếu thông tin 22
KẾT LUẬN 24
Trang 2LỜI MỞ ĐẦU
Thông tin là một phần không thể thiếu với mỗi doanh nghiệp khi muốn tồn tại và phát triển trong nền kinh tế thị trường hiện nay Để đảm bảo cho hoạt động kinh doanh diễn ra theo hướng làm chủ thì đòi hỏi nhà quản trị phải ra quyết định đúng và chính xác Muốn vậy cần có đủ thông tin, hiện nay thông tin
là rất nhiều và luôn méo, điều này đòi hỏi nhà quản trị cần phải phân tích đúng
và kĩ truớc khi ra quyết định Khi có đựợc thông tin rồi cần phải có kĩ năng
phân tích và dự đoán kết quả của quyết định của mình để tránh rủi ro và có được những phương án dự phòng những trường hợp không may xảy ra, đồng thời đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra tốt đẹp.
Việc nghiên cứu công tác dự đoán thông tin và ra quyết định của công ty là vấn đề rất quan trọng và cần thiết với mỗi nhà quản trị nói chung và với doanh nghiệp nói riêng Xuất phát từ vị trí, vai trò vô cùng quan trọng của thông tin &
dự báo thông tin để ra quyết định, em xin chọn : “Công tác dự đoán thông tin
và ra quyết định tại Công ty TNHH Việt Nam” làm nhiệm vụ nghiên cứu cho
môn học của mình
Em xin chân thành cám ơn sự hướng dẫn của thầy giáo TS.Vũ Thế Bình và
sự chỉ bảo tận tình của các cán bộ công nhân viên công ty đã giúp em hoàn thành bài tập này.
Trang 3CHƯƠNG I CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ DỰ ĐOÁN THÔNG TIN VÀ RA
QUYẾT ĐỊNH
1 Cơ sở lý thuyết về thông tin và dự báo:
1.1 Các khái niệm chung về thông tin:
Thông tin thường được hiểu là các tin tức mà con người trao đổi vớinhau, hay rộng hơn thông tin bao gồm cả những tri thức về các đối tượng Hiểumột cách tổng quát: thông tin là kết quả phản ánh các đối tượng trong sự tươngtác và vận động của chúng
- Đơn vị đo lường thông tin : Ta sẽ dùng phương pháp xác suất để đo số lượngthông tin mà người nghiên cứu nhận được từ một thông báo, dữ liệu về đốitượng xét theo một phương diện nghiên cứu nào đó
- Độ đa dạng và độ bất định-đơn vị đo :
Độ đa dạng V của một hệ thống X phụ thuộc vào số trạng thái n của nó :
V= f (n) thoả mãn các điều kiện sau :
+ Nếu hệ thống X chỉ có một trạng thái duy nhất ( n = 1) thì độ đa dạng = 0 :f(1) = 0
+ Nếu hai hệ thống X ( X1, X2, X3,…, Xn ) và Y (Y1,Y2,…,Yn ) độc lập với nhau,nếu kết hợp hai hệ thống này lại thì độ đa dạng của hệ thồng mới bằng tích các
độ đa dạng của hai hệ thống thành phần
1.2 Thông tin trong quản trị kinh doanh :
Thông tin là những tin tức mới, được thu nhận, được cảm thụ và đượcđánh giá là có ích cho việc ra quyết định hoặc giải quyết một nhiệm vụ nào đótrong quản trị kinh doanh
Sơ đồ về quá trình lĩnh hội thông tin:
Tài liệu Thu
nhận
Cảm thụ
Đánh giá
Sử dụng thông tin
Trang 4a Vai trò của thông tin trong quản trị kinh doanh :
- Thông tin là đối tượng lao động của cán bộ quản trị nói chung và người lãnhđạo nói riêng
- Thông tin là công cụ của quản trị kinh doanh
- Thông tin là căn cứ để tiến hành xây dựng chiến lược của doanh nghiệp
- Thông tin là cơ sở để tiến hành hạch toán kinh tế
- Thông tin trực tiếp tác động đến các khâu của quá trình quản trị kinh doanh
b Phân loại thông tin:
- Xét theo mối quan hệ giữa bên trong doanh nghiệp và bên ngoài môi trường :+ Thông tin bên trong : là những thông tin phát sinh trong nội bộ doanhnghiệp, bao gồm các số liệu về đội ngũ cán bộ, nhân lực, vốn, tài sản, thiết bị,nguuyên nhiên vật liệu …
+ Thông tin bên ngoài bao gồm các thông tin trên thị trường như giá cả, chấtlượng, chủng loại sản phẩm, sự biến động của tiền tệ, dân cư …
- Xét theo chức năng của thông tin :
+ Thông tin chỉ đạo : mang mệnh lệnh, chỉ thị, chủ trương, nhiệm vụ mụctiêu kinh tế đã định Có tác động quy định đến mọi phương hướng hoạt động củađối tượng quản lý
+ Thông tin thực hiện : phản ánh toàn diện kết quả thực hiện mục tiêu củadoanh nghiệp
- Xét theo truyền tin :
Trang 5+ Thông tin có hệ thống : truyền đi theo nội dung và thủ tục đã định trướctheo định kỳ và trong thời hạn nhất định Người thu nhập thông tin đã biết trước.Gồm các báo cáo thống kê được duyệt, thông tin về tình hình kinh doanh hàngngày hoặc hàng tháng, hàng quý.
+ Thông tin không có hệ thống là những thông tin được truyền đi khi có sựkiện đột xuất nảy sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh hoặc xảy ra trên thịtrường, mang tính chất ngẫu nhiên, tạm thời
- Xét theo phương thức thu nhận và xử lý thông tin :
+ Thông tin về khoa học-kỹ thuật : làm cơ sở cho việc chế tạo các loại thiết
bị kỹ thuật và tổ chức các quá trình công nghệ
+ Thông tin về tình hình kinh tế như giá cả, doanh thu, lãi suất, cung cầu trênthị trường …
- Xét theo hướng chuyển động của thông tin :
+ Thông tin chiều ngang : nối các chức năng quản trị của một cấp
+ Thông tin chiều dọc : nối chức năng ở các cấp khác nhau trong cơ cấu quảntrị
- Xét theo số lần gia công :
+ Thông tin ban đầu : còn gọi là thông tin sơ cấp tức là những thông tin thuthập ban đầu chưa qua xử lý
+ Thông tin thứ cấp : là những thông tin đã qua xử lý tức là báo cáo, các biểumẫu đã được chỉnh lý theo một yêu cầu nào đó
c Yêu cầu đối với thông tin :
- Tính chính xác và trung thực
- Tính kịp thời và linh hoạt
- Tính đầy đủ
Trang 6- Tính hệ thống và tổng hợp.
- Tính cô đọng và lôgic
d Bảo đảm thông tin cho các quyết định trong quản trị kinh doanh:
Xác định nhu cầu thông tin cho quản trị kinh doanh : dịch vụ thông tinphải được tổ chức sao cho phù hợp với các cấp quản trị Trong công tác quản trịkinh doanh người ta chia lãnh đạo ra thành 3 cấp:
+ Người lãnh đạo cấp cao
+ Người lãnh đạo cấp trung
+ Người lãnh đạo cấp thấp
Tổ chức hệ thống thông tin trong kinh doanh :
Muốn bảo đảm thông tin cho các quyết định, cần phải tổ chức một hệ thốngthông tin hợp lý nhằm :
+ Mở rộng khả năng thu thập thông tin
+ Bảo đảm cho người quản trị nhanh chóng nắm được những thông tin chínhxác
+ Tạo điều kiện để thực hiện nguyên tắc hệ thống trong quản trị
Chức năng của hệ thống thông tin của doanh nghiệp :
+ Hệ thống thông tin khoa học-công nghệ
+ Hệ thống thông tin thị trường
+ Hệ thống thông tin kế toán, thống kê
Hệ thống thông tin gồm 5 chức năng sau :
- Thu thập thông tin thị trường:
+ Thu thập thông tin bằng phương pháp phỏng vấn trực tiếp khách hàng.+ Thu thập thông tin bằng phương tiện kỹ thuật như điện thoại, fax …
Trang 7+ Thu thập thông tin thị trường bằng các phiếu điều tra: xử lý thông tin, lưutrữ thông tin, tìm kiếm thông tin, cung cấp thông tin.
- Nguyên tắc xây dựng hệ thống thông tin:
+ Căn cứ vào nhu cầu thông tin
+ Thuận tiện cho việc sử dụng
+ Đưa tin vào một lần và sử dụng nhiều lần
+ Đảm bảo sự trao đổi qua lại giữa các hệ thống
+ Mô hình hoá các quá trình thông tin
+ Kết hợp xử lý thông tin
+ Đảm bảo sự phát triển liên tục
+ Cán bộ quản trị và người lãnh đạo phải trực tiếp tham gia vào việcthiết kế xây dựng hệ thống thông tin
+ Bảo đảm tính hiệu quả của hệ thống thông tin
2 Cơ sở lý thuyết ra quyết định.
2.2 Phân loại quyết định :
a) Theo cách phản ứng của người ra quyết định :
- Các quyết định trực giác là các quyết định xuất phát từ trực giác của conngười
Trang 8- Các quyết định lý giải là các quyết định dựa trên các nghiên cứu và sự phântích có hệ thống một vấn đề.
b) Theo tính chất của quyết định :
- Quyết định về sản phẩm
- Quyết định về giá cả của sản phẩm
- Quyết định về thị trường …
c) Theo tầm quan trọng của quyết định :
- Quyết định chiến lược
- Quyết định sách lược
- Quyết định tác nghiệp là những quyết định dùng để triển khai các quyết địnhchiến lược
d) Theo thời gian :
- Quyết định dài hạn : thường từ 5 năm trở lên
- Quyết định trung hạn : thường từ 1 năm đến dưới 5 năm
- Quyết định ngắn hạn là những quyết định thực hiện 1 tháng, 1 quý hoặc 1 năm
2.3 Các yêu cầu đối với quyết định quản trị kinh doanh :
Trang 9- Quyết định của doanh nghiệp phải tuân thủ pháp luật và thông lệ của thịtrường.
- Quyết định phải được đưa ra trên cơ sở phân tích thực trạng và thực lực củadoanh nghiệp
- Quyết định quản trị kinh doanh khi đưa ra còn phải xuất phát từ thực tế củacạnh tranh trên thị trường mà doanh nghiệp là một trong các bên tham dự
- Quyết định quản trị kinh doanh còn phải được đưa ra dựa trên yếu tố thời cơ vàthời gian
2.5 Quá trình ra quyết định :
a) Sơ bộ đề ra nhiệm vụ :
Muốn đề ra nhiệm vụ, trước hết cần phải xác định :
- Vì sao phải đề ra nhiệm vụ, nhiệm vụ đó thuộc loại nào, tính cấp bách của nó
- Tình huống nào trong sản xuất – kinh doanh có liên quan đến nhiệm vụ đề ra
- Khối lượng thông tin cần thiết đã có để đề ra nhiệm vụ, cách thu thập nhữngthông tin còn thiếu
b) Chọn tiêu chuẩn đánh giá các phương án : thực hiện mục đích đề ra cần phải
có tiêu chuẩn đánh giá hiệu quả
- Tiêu chuẩn đánh giá hiệu qủa số lượng và chất lượng, phản ánh đầy đủ nhữngkết quả dự tính sẽ đạt
- Chi phí nhỏ nhất, năng suất cao nhất, sử dụng thiết bị nhiều nhất, sử dụng vốnsản xuất tốt nhất …
c) Thu thập thông tin để làm rõ nhiệm vụ đề ra :
Chỉ có thể giải quyết đúng đắn một vấn đề nào đó nếu như có thông tin đầy
đủ và chính xác Nếu thông tin chưa đủ để quyết định vấn đề một cách chắcchắn, phải có biện pháp bổ sung thông tin Đôi khi cần giải quyết những vấn đềmột cách cấp bách và quan trọng, người lãnh đạo có thể trực tiếp tìm hiếu tình
Trang 10hình tại chỗ Công việc này thường không tốn nhiều thời gian mà lại giúp chongười lãnh đáôc thông tin cần thiết đầy đủ và chính xác nhất Không phải tất cảcác thông tin thu lượm được là chính xác đầy đủ, cho nên người lãnh đạo phảichú ý tất cả những điều đó khi đánh giá các nguồn thông tin.
d) Chính thức đề ra nhiệm vụ:
Bước này có ý nghĩa rất quan trọng để đề ra quyết định đúng đắn Chỉ cóthể chính thức đề ra nhiệm vụ sau khi đã xử lý các thông tin thu được do kết quảnghiên cứu về tính chất giải quyết nhiệm vụ đó, tình huống phát sinh, việc xácđịnh mục đích và tiêu chuẩn đánh giá hiệu quả
e) Dự kiến các phương án có thể :
Nêu những phương án quyết định sơ bộ trình bày dưới dang kiến nghị Cầnxem xét lỹ lưỡng mọi phương án quyết định có thể có, ngay cả đối với nhữngphương án mà mới nhìn tưởng như không thực hiện được Có thể dùng phươngpháp lập luận lôgic và trực giác của người lãnh đạo để lựa chọn phương án
f) Xây dựng mô hình ra quyết định :
Nhờ mô hình và máy vi tính người ta xác định hiệu quả các phương án theotiêu chuẩn đánh giá đã chọn Trên cơ sở đó, có thể chọn được phương án quyếtđịnh tối ưu
g) Đề ra quyết định :
Sau khi đánh giá những kết quả dự tính của quyết định và lựa chọn đượcphương án tốt nhất, ban quản lý doanh nghiệp phải trực tiếp đề ra quyết định vàchịu trách nhiệm trực tiếp về quyết định đó
2.6 Triển khai thực hiện quyết định:
Việc đề ra quyết định đã khó, song việc tổ chức triển khai thực hiện quyếtđịnh cũng không kém phần quan trọng Triển khai thực hiện quyết định bao gồmcác bước sau đây :
Trang 11- Kiểm tra việc thực hiện quyết định.
- Điều chỉnh quyết định
- Tổng kết việc thực hiện quyết định
Các bước ra quyết định
2.7 Các trở ngại khi ra quyết định :
Các trở ngại thường xảy ra là sự thiếu chuẩn xác, thiếu đồng bộ hay bất hợp
lý của hệ thống luật pháp của nhà nước, mâu thuẫn giữa tham vọng và khả năng
có hạn, sự biến động hàng ngày của thị trường …Tất cả những khó khăn đó đòihỏi ban lãnh đạo của doanh nghiệp phải có nghị lực mới ra quyết định kịp thời
và có hiệu quả
Tổ chức thực hiện quyết định (8)
Thông qua và đề ra quyết định (7)
Sơ bộ đề ra nhiệm
vụ (1)
Tổng kết tình hình thực hiện quyết định
Xây dựng
mô hình toán, giải
và chọn phương án tối ưu (6)
Kế hoạch tổ chức
Kiểm tra việc thực hiện (9)
Điều chỉnh quyết định (10)
Truyền đạt quyết định
Trang 123 Cơ sở dự đoán trong trường hợp đủ, thiếu và rất ít thông tin.
3.1 Trường hợp có đủ thông tin :
Việc ra quyết định sử dụng các công cụ của hạch toán kinh tế Các phươngpháp toán kinh tế là tên gọi chung chỉ một nhóm các bộ môn khoa học tiếp giápgiữa kinh tế học, toán học và điều khiển học Bao gồm:
- Các phương pháp thống kê kinh tế và thống kê toán
- Mô hình hoá các quá trình kinh tế
- Các công cụ và phương tiện tính toán hiện đại ( máy vi tính…)
Sơ đồ về cơ cấu các phương pháp toán kinh tế.
a) Các mô hình thống kê :
Bao gồm các mô hình toán xử lý các bài toán quản trị kihn doanh mà cácthông tin thu lượm được mang tính tản mạn, ngẫu nhiên được thống kê theonhững quy luật ngẫu nhiên ; bao gồm nhiều công cụ khác nhau : dự đoán kinh
tế, lý thuyết xác suất và thống kê toán, lý thuyết điều tra chọn mẫu, lý thuyếtphục vụ đám đông, lý thuyết tồn kho dự trữ, lý thuyết thay thế bảo quản thiết bị,
lý thuyết nhận dạng, lý thuyết mô phỏng
b) Các mô hình tối ưu :
Đây là mảng công cụ về quy hoạch toán, lý thuyết đồ thị, sơ đồ mạng(PERT), lý thuyết trò chơi …
Các phương pháp toán kinh tế
Các mô hình thống kê
Các mô hình tối ưu
Tin học và máy tính điện tử
Trang 133.2 Trường hợp có ít thông tin :
Trường hợp này phải sử dụng kết hợp hai phương pháp : chuyên gia và sosánh hiệu quả
Các phương pháp trên dựa vào việc rút tỉa kinh nghiệm của các chuyên giarồi loại bỏ phần sai sót chủ quan của họ để tìm ra tiếng nói chung của nhiềuchuyên gia làm quyết định phải lựa chọn
Chẳng hạn, chuẩn bị cho giai đoạn 1998 – 2000 doanh nghiệp phải có chiếnlược sản phẩm cho tương lai Ban lãnh đạo doanh nghiệp sẽ mời một số chuyêngia có kinh nghiệm và chuyên theo dõi lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp
Bước 1 : Sau vài ba ngày các chuyên gia thảo luận đưa ra 8 sản phẩm từ P1
đến P8 có thể đưa vào sản xuất trong giai đoạn 1998 – 2000
Bước 2 : Tổ chức cho các chuyên gia phân loại tầm quan trọng và tính khả
thi thực hiện phương án sản phẩm
Bước 3 : Cho điểm theo cả nhóm Nhóm 1 được 23 = 8 điểm Nhóm 2 được
22 = 4 điểm Nhóm 3 được 21 = 2 điểm Nhóm 4 được 20 = 1 điểm
Bước 4 : Cộng ma trận so sánh hệ số quan trọng Hiệu quả và thực hiện giữa
các sản phẩm với nhau P1 với P3 sẽ được hệ số quan trọng so sánh là r13
Bước 5 : Nhân hê số rij tương ứng với các điểm số của từng sản phẩm đã tính
ở bước 3, rồi cộng cột ta sẽ thu được một chuỗi số liệu cho tương ứng với tầmquan trọng tổng thể của 8 sản phẩm
3.3 Trường hợp có rất ít thông tin hoặc không có thông tin :
Người lãnh đạo phải sử dụng kết hợp 2 phương pháp : cây đồ thị và cácphương pháp ngoại cảm để xử lý
a) Phương pháp cây đồ thị tâm lý :
Đó là việc sử dụng các thông tin về tâm lý cá nhân, về đặc điểm nhân cách,tác phong làm việc …mà thủ lĩnh hoặc các nhà lãnh đạo có thế lực của các tổ
Trang 14chức (mà tổ chức đang nghiên cứu phải quan tâm ) để tiên liệu các khả nănghoạt động của các tổ chức đó.
Cây đồ thị tâm lý
b) Phương pháp ngoại cảm của con người :
Đó là khả năng tự cân nhắc, tự chịu trách nhiệm của người lãnh đạo khiphải ra các quyết định có tính thời điểm mà thông tin có quá ít, hoặc quá nhiều,hoặc quá phân vân Ví dụ với thới cơ x xảy ra của tổ chức B, tổ chức A có 2 khảnăng làm và không làm với xác suất 50% cho mỗi bên Làm, nếu thành công thì
tổ chức phát triển nhanh chóng nhưng nếu không thành công thì sẽ dẫn tới đổ vỡlớn trong trường hợp này nói chung các nhà lãnh đạo của mọi tổ chức đều phải
sử dụng tới tính linh cảm của mình Linh tính chính xác sẽ mách bảo cho ngườilãnh đạo ra quyết định hợp lý, linh tính sẽ đem lại tai hoạ cho tổ chức
c) Phương pháp dự đoán của dịch học:
- Bước 1: Đổi ngày, giờ, tháng, năm dương lịch ra hệ âm lịch.
- Bước 2: Tìm “thượng quái” bằng cách cộng năm, tháng, ngày (âm lịch) rồi
chia cho môdun 8
- Bước 3: Tìm “hạ quái” bằng cách cộng năm, tháng, ngày, giờ (âm lịch) rồi chia
cho môdun 8, số lẻ dư được tra bảng cho sẵn để tìm hạ quái
- Bước 4: Tìm “chánh quái” bằng cách đặt thượng quái lên hạ quái.
- Bước 5: Tìm “hỗ quái” bằng cách tạo từ các hào cho trước của chánh quái Lấy
hào 1, 2, 3, 4, 5, 6 của hỗ quái là các hào 2, 3, 4 , 5, 6 của chánh quái
B
Trang 15- Bước 6 : Tìm “biến quái”, suy từ chánh quái chia môdun 6 được số dư nào thì
hào tương ứng gọi là hào động, biến quái là chánh sau khi đã biến đổi hào động
- Bước 7 : Tìm “thể” và “dụng” của chánh quái Quẻ đơn ở nửa chứa hào động
được gọi là “dụng” ( biểu thị chủ thể của mối quan hệ, chỉ bản thân người đanglựa chọn việc ra quyết định quản trị; quẻ đơn ứng với nửa còn lại gọi là “thể” ( chỉ khách thể của mối quan hệ )
- Bước 8: (suy đoán để đưa ra quyết định) Có nhiều cấp độ suy nghĩ khác nhau
(tuỳ thuộc mức độ nghiên cứu dịch học ở trình độ cao hay thấp) Thông thường
và giản đơn là việc suy đoán như sau:
+ Dựa vào “thể” và “dụng” của chánh quái và lý thuyết ngũ hành để xét tổngquan vấn đề ra quyết định Dựa vào “thể” và “dụng” của hổ quái để xem biểudiễn của sự liên kết ra sao?
+ Dựa vào “thể” và “dụng” của biến quái để đoán nhận kết cục công việc sẽ rasao
Toàn bộ quá trình xử lý có thể được lập trình sẵn trong máy vi tính giúpcho việc ra quyết định nhanh gọn, chính xác, bảo mật và văn minh