Cách 2 dùng khi không có biểu tợng của Word : Kích chuột vào Start menu chọn Thanh menu gồm : Trình đơn File chứa các lệnh liên quan đến tệp, Edit chứa các lệnh về soạn thảo, View chứ
Trang 1I - Khởi động - Màn hình Microsoft Word
1 - Khởi động Microsoft Word
Thông thờng sau khi cài đặt, Shortcut của Microsoft Word đợc đặt ở Programs trong Start menu Còn ở trên đĩa chơng trình này đợc đặt trong C:\Program files\Microsoft Office\Office Vì vậy để khởi động Word có thể thực hiện bằng một trong 2 cách sau :
Cách 1 : Kích chuột vào Start menu chọn Programs rồi chọn Microsoft Word.
Cách 2 (dùng khi không có biểu tợng của Word) : Kích chuột vào Start menu chọn
<+> Thanh menu gồm : Trình đơn File chứa các lệnh liên quan đến tệp, Edit chứa
các lệnh về soạn thảo, View chứa các lệnh quản lý khung nhìn, Edit chứa các lệnh phục
vụ soạn thảo, Insert chứa các lệnh chèn (nhúng) đối tợng, Format chứa các lệnh định dạng văn bản, Tools chứa các lệnh là công cụ của Word, Table chứa các lệnh về bảng biểu, Windows chứa các lệnh thao tác với cửa sổ tài liệu và Help hớng dẫn sử dụng Word
<+> Thanh công cụ chuẩn :
Trang 2Hớng dẫn sử dụng Microsoft WordKiểm soát tỉ lệ cửa sổ tài liệu
ẩn/Hiện các dấu ngắt đoạnHiện tài liệu dới dạng bản đồBật/Tắt thanh công cụ vẽTạo cột cho văn bảnChèn bảng tính Excel vào tài liệuChèn bảng vào tài liệu (4 x 5)Bật/Tắt thanh công cụ bảng và đờng viền
Chèn các đối tợng siêu liên kếtThực hiện lại các lệnh soạn thảoHuỷ thực hiện các lệnh soạn thảo
Sao chép định dạngDán văn bản, đối tợng từ bộ đệm ra màn hình soạn thảoChép văn bản, đối tợng vào bộ đệm
Cut văn bản, đối tợng vào bộ đệmKiểm tra ngữ pháp và chính tả tiếng AnhXem trớc trang in
In tài liệuGhi tài liệu lên đĩa
Mở tài liệu đã có trên đĩa
Mở tài liệu mới
<+> Thanh trạng thái :
Thanh trạng thái thông báo một số thông tin về tình trạng làm việc hiện tại bao gồm
Số thứ tự của hiện hành (trang chứa con trỏ) - Page <n>, vùng hiện tại, trang hiện tại trên tổng số trang - 3/9, tạo độ con trỏ hiện hành, nút lệnh Record Macro, nút lệnh theo dõi sự thay đổi trong tài liệu, tình trạng của phím Insert, trạng thái in khi thực hiện in tệp,…
<+> Thanh công cụ định dạng :
Trang 3Đặt màu cho văn bản
Đặt màu nền cho văn bảnViền xung quanh khối chọnTăng khoảng thụt vào so với lề tráiGiảm khoảng thụt vào so với lề tráiTạo dầu nhấn mạnh cho đoạn văn bản
Đánh số cho đoạn văn bản
Căn thẳng văn bản theo hai lềCăn thẳng văn bản theo lề phải Căn thẳng văn bản theo giữa hai lề Căn thẳng văn bản theo lề trái
Tạo hiệu ứng gạch chân cho văn bản
Tạo hiệu ứng nghiêng cho văn bản
Tạo hiệu ứng đậm cho văn bản
Hộp kích thớc chữ
Hộp danh sách kiểu chữ
Hộp danh sách thẻ định dạng
II - Thao tác với tệp tin tài liệu
1 - Tạo tài liệu mới theo mẫu chuẩn
Word là phần mềm soạn thảo mạnh tích gộp trong bộ chơng trình của nó các mẫu văn bản đợc thiết kế sẵn Normal là kiểu gồm các định dạng thông dụng do ngời dùng tự thiết lập, khi dùng thẻ soạn thảo này chỉ cần thay đổi một số định dạng nhỏ cho phù hợp với loại tài liệu cần soạn thảo
Để tạo tệp tài liệu mới với thẻ Normal thực hiện các thao tác sau :
Trang 4+> Chọn danh mục chứa tệp cần mở ở Look in.
+> Chọn tên tệp cần mở ở hộp nội dung của danh mục đã đợc chọn → Open
* - Lu ý ở Files of type cần chọn All Word Documents thì ở danh sách mới hiển thị tên các tệp tài liệu hiện có ở danh mục đợc chọn
3 - Cất giữ tệp tài liệu
+> Chuyển tệp cần ghi thành hiện hành
+> Mở trình đơn File chọn lệnh Save
+> Nhập tên tệp tài liệu sẽ đợc ghi tại File name
+> Chọn danh mục chứa tệp cần ghi ở hộp Save in
+> Chọn kiểu ghi tệp ở Save as type (Word Document, Text Only hoặc Word 6.0/95 v.v ) … → Save
Trang 5- Nếu ngời dùng chọn Yes mà tệp đợc đóng là tệp mới thì Word cho hiển thị hộp thoại Save as để yêu cầu cung cấp thêm thông tin cho lệnh ghi, còn nếu là tệp đã đợc ghi tối thiểu một lần thì Word tiến hành ghi lại những sự thay đổi rồi đóng tệp.
- Nếu chọn No thì Word sẽ đóng tệp mà không lu lại các thay đổi
- Chọn Cancel để quay về soạn thảo
5 - Thiết lập trang
+> Chuyển tệp cần đặt trang thành hiện hành
+> Mở trình đơn File chọn lệnh Page Setup Hộp thoại Page Setup gồm nhiều thẻ
để thiết lập từng loại thuộc tính của trang văn bản
a - Đặt lề
+> Chọn thẻ Margin
+> Đặt kích thớc của lề tại các mục Top (lề trên), Bottom (lề dới), Left (lề trái), Right (lề phải); Kích thớc của tiêu đề trên (Header), dới (Footer) tại mục From edge.+> Chọn Mirror margins trong trờng hợp muốn in văn bản 2 mặt
+> Nhấn OK để thực hiện lệnh, nếu muốn lu các tuỳ chọn vào thẻ Normal nhấn nút Default…
b - Đặt khổ giấy
+> Chọn thẻ Paper Size
Trang 6+> Chọn khổ giấy ở hộp Paper size (Lu ý : Các khổ chỉ đợc thiết lập khi đã cài máy
+> Đặt kiểu nguồn giấy cho trang đầu ở mục First page có thể là : Khay giấy ngầm
định [Default tray (Auto Select)], Tự động chọn [Auto Select] hoặc nạp bằng tay (Manual Feed)
Trang 7+> Đặt kiểu nguồn giấy cho các trang còn lại ở mục Other page.
+> Chọn OK (Default ).…
III - Soạn thảo văn bản trong Word
1 - Phơng thức gõ tiếng Việt kiểu Telex
Phơng thức này bỏ dấu theo kiểu mũ-trực-tiếp-dấu-tự-động
Bạn chuyển đổi sang chế độ không bỏ dấu bằng tổ hợp phím SHIFT-SHIFT hoặc Alt-Z hay Ctrl - ~
Ví dụ:
Bạn gõ dòng chữ : "Nớc chảy đá mòn" bằng dãy các phím sau
Nuwowcs <phím cách> chayr < phím cách> ddas <phím cách> monf
2 - Nguyên tắc nhập văn bản trong Word
Đối tợng xử lý của Word là từng kí tự, từng từ, từng câu, từng đoạn thậm chí cả tệp tài liệu Nhng đoạn văn bản là đối tợng chủ yếu Word quan tâm xử lý Do đó, trong quá trình soạn thảo nên cố gắng phân biệt đoạn một cách rõ ràng Đoạn đợc bắt đầu bằng dấu Enter và kết thúc cũng bằng dấu này, các câu trong đoạn phải đợc nhập liên tục và khi hết chỗ trên một dòng Word sẽ tự động chuyển con trỏ xuống dòng dới để nhập tiếp
3 - Thao tác đối với khối
- Kích chuột ở vị trí đầu và kéo đến vị trí cuối để chọn một khối văn bản
- Kích liên tiếp ba lần trong một đoạn để chọn toàn đoạn đó
<+> Chọn đối tợng : Để chọn đối tợng bằng cách đặt chuột lên đối tợng đó rồi bấm chọn Đối tợng đợc chọn sẽ có đờng viền bao quanh
b - Cắt
Trang 8Chọn văn bản hoặc đối tợng cần cắt sau đó kích chuột vào nút Cut trên thanh công
cụ hay thực hiện lệnh Edid\Cut, nội dung bị cắt sẽ đợc chuyển vào bộ đệm (Clip board)
e - Di chuyển
- Bản chất là thực hiện thao tác cắt và dán
- Để thực hiện nhanh thao tác bằng chuột trong hộp thoại Opition thẻ Edid chọn mục Drag-and-Drop text Editing
Chọn văn bản (đối tợng) cần di chuyển sau đó đặt chuột vào vùng chọn rồi thực hiện thao tác kích và kéo đến vị trí mới
f - Huỷ bỏ lệnh soạn thảo đã thực hiện
Để huỷ bỏ lệnh soạn thảo đã thực hiện vào trình đơn Edit chọn lệnh Undo
g - Lặp lại lệnh soạn thảo đã thực hiện
Để làm lại lệnh soạn thảo đã thực hiện vào trình đơn Edit chọn lệnh Redo
4 - Tìm kiếm và thay thế văn bản
+> Mở trình đơn Edit chọn lệnh Replace Chọn thẻ Replace…
+> Nhập văn bản cần tìm vào hộp Find What và văn bản cần thay thế vào hộp Replace with
+> Để thiết lập tuỳ chọn tìm kiếm nhấn chuột vào nút More, hộp thoại Find and Replace sẽ đợc mở rộng thêm một phần xuống phía dới
Chọn : - All (Up/Down) ở hộp Search để xác định phạm vi tìm kiếm
- Match case : tìm có phần biệt chữ hoa và chữ thờng
Trang 9- Find whole words only : tìm riêng từng từ.
- Use wildcards : tìm theo kí tự đại diện
- Sounds like : tìm theo phiên âm
- Find all word forms : tìm cả các từ biểu mẫu
+> Kích nút Find Next để bắt đầu tìm kiếm
+> Khi tìm thấy văn bản Word tự động chọn từ đợc tìm thấy và dừng lại chờ quyết
định của ngời dùng Lúc này, có thể chọn nút Replace để thay thế hoặc chọn Replace All thì Word sẽ tự động thay thế tất cả các từ đợc tìm thấy, còn nếu chọn Find Next thì Word
bỏ qua văn bản đợc tìm thấy và tiếm tục tìm kiếm
+> Kết thúc tìm kiếm Word đa ra thông báo :
Kích OK để kết thúc rồi kích Cancel để đóng hộp thoại Find and Replace
IV - Biên tập biến đổi thuộc tính văn bản
1 - Định dạng kiểu chữ
+> Chọn đoạn văn bản cần định dạng kiểu chữ rồi thực hiện lệnh Font trong trình
đơn Fomat → Chọn thẻ Font
+> Chọn kiểu chữ ở hộp Font
+> Để thay đổi kích thớc chữ chọn kích thớc tại mục Size
+> Hộp Font Style cho phép gán các kiểu dáng chữ của một Font cho văn bản gồm
có : Regular cho kiểu chữ bình thờng, Italic cho kiều chữ nghiêng , Bold cho kiều chữ
đậm , Bold Italic cho kiểu dáng chữ đậm và nghiêng
+> Hộp Underline dùng lựa chọn các kiểu gạch chân
+> Mục Effect dùng đặt các hiệu ứng cho văn bản nh :
- Strikethough : tạo hiệu ứng gạch bỏ văn bản bằng dấu gạch đơn
- Double strikethough : tạo hiệu ứng gạch bỏ văn bản bằng dấu gạch đôi
- Superscript : tạo hiệu ứng chỉ số trên
- Subscript : tạo hiệu ứng chỉ số dới
- Shadow, Outline, Emboss, Engrave : Bật/tắt hiệu ứng tạo chữ bóng, viền ngoài, làm nổi và hiệu ứng khắc sâu
- Small caps, All caps, Hidden : Bật/tắt hiệu ứng tạo chữ hoa nhỏ, chữ hoa đầy đủ
và ẩn văn bản
Trang 10Sau khi đã thực hiện song toàn bộ các thay đổi, chọn nút OK để áp dụng, nếu chọn Default Word sẽ ghi các tuỳ chọn này vào tệp Normal.DOT (đặt chế độ ngầm định).…
2 - Định dạng đoạn văn bản
+> Chọn đoạn văn bản cần định dạng rồi thực hiện lệnh Pragraph trong trình đơn…Fomat → Chọn thẻ Indents and Spacing
+> Chọn các chiều canh chỉnh trong hộp Aligment gồm : Left canh chỉnh thẳng theo
lề trái, Center canh chỉnh thẳng giữa theo hai lề, Right canh chỉnh thẳng theo lề phải, Justify canh đều theo hai lề
+> Mục Indentation dùng đặt khoảng thụt so với hai lề :
- Left, Right : thụt dòng so với lề trái hoặc phải
- Thụt dòng đặc biệt (Special) với First line (dòng đầu), Hanging thụt dòng kiểu treo
+> Đặt khoảng cách giữa các đoạn và các dòng trong đoạn tại mục Spacing
Trang 11+> Kích OK để áp dụng các tuỳ chọn và đóng hộp thoại.
3 - Soạn thảo văn bản nhiều cột
Chọn đoạn văn bản cần tạo cột rồi thực hiện lệnh Colums trong trình đơn Format.…
Các mục tuỳ chọn :
+> Mục Presets cho phép chọn 1 trong 5 mẫu định cột có sẵn hoặc dùng hộp Number of Columns để tạo số cột tuỳ ý
Trang 12+> Mục Width and Spacing dùng đặt rộng và khoảng cách của các cột với điều kiện tuỳ chọn Equal column width đã đợc tắt.
+> Chọn Line between nếu muốn tạo đờng kẻ giữa các cột
+> Hộp Apply dùng để chọn áp dụng : Whole Document toàn bộ văn bản , This Point Forward áp dụng từ vị trí con trỏ về cuối tệp tài liệu
+> Chọn Start New Colums nếu muốn thiết lập cột bắt đầu từ trang mới
+> Kích OK để thiết lập các thông số đã chọn và đóng hộp thoại
4 - Cài đặt tab
+> Chọn đoạn văn bản cần đạt TAB rồi chọn lệnh Tabs trong trình đơn Format.…
+> Nhập khoảng cách điểm dừng tính từ lề trái ở hộp Tab Stop Position
+> Chọn chiều canh chỉnh tại dấu Tab tại mục Alignmemt gồm :
- Left : canh chỉnh thẳng theo mép trái của điểm Tab
- Center: lấy điểm Tab làm tâm canh chỉnh đều văn bản sang 2 bên
- Right : canh chỉnh thẳng theo mép phải của điểm Tab
- Decimal: chỉnh thẳng cột số liệu theo dấu chấm thập phân
- Bar : chèn vạch thẳng đứng tại điển Tab
+> Chọn kiểu dẫn đến điểm Tab tại mục Leader
+> Đặt điểm Tab ngầm định trong hộp Default Tab Stop
+> Chọn Set để thiết lập điểm dừng và đa vào danh sách
+> Chọn Clear (Clear All) nếu muốn xoá điểm dừng trong hộp Tab Stop Position.+> Kích OK để thiết lập các tuỳ chọn
* Ngoài còn có thể đặt Tab trực tiếp trên thớc bằng cách : Chọn kiểu điểm dừng tại nút bên trái của thớc ( ) rồi kích chuột lên thớc tại các điển muốn đặt Tab
Muốn điều chỉnh lại điểm dừng trên thớc ta bấm lên dấu Tab và kéo đến điểm mới
Trang 13Muốn xoá dấu Tab bấm chuột lên nó và kéo ra khỏi thớc.
5 - Đánh số và tạo dấu nhấn mạnh cho đoạn văn bản
+> Chọn đoạn văn bản cần đánh số hay tạo dấu nhấn mạnh Rồi thực hiện lệnh Bullets and Numbering trong trình đơn Format.…
+> Để tạo dấu nhấn mạnh : Chọn thẻ Bullsted sau đó chọn cách tạo nhấn mạnh rồi kích chuột vào nút OK
+> Để đánh số cho các đoạn : Chọn thẻ Nummbered chọn cách đánh số và kích chuột vào nút OK
* Lu ý chọn nút Customize để điều chỉnh chi tiết kiểu đánh số hoặc nhấn mạnh đã…chọn
Muốn huỷ bỏ đánh số vào dấu nhấn mạnh cho đoạn văn bản trớc hết chọn đoạn văn bản đã đợc đánh số hoặc tạo dấu nhấn mạnh rồi bật nút Bullets hoặc Numbering trên thanh định dạng
6 - Phóng to kí tự đầu đoạn văn bản
+> Chọn kí tự cần định dạng
+> Chọn lệnh Drop Cap trong trình đơn Format.…
+> Chọn kiểu drop cap tại ở mục Position gồm :
- None : Không tạo drop cap
- Dropped : Phóng to kí tự
- In Margin : Phóng to kí tự và đặt nằm trên cột riêng
Trang 14+> Chọn kiểu chữ cho kí tự phóng to ở hộp Font.
+> Chọn số dòng chứa kí tự đợc phóng to tại mục Lines to drop
+> Mục Distance from Text dùng đặt khoảng cách từ kí tự phóng to đến văn bản +> Chọn OK để thực hiện lệnh và đóng hộp thoại
Trang 15+> Nếu muốn lu thẻ vào tệp Normal.dot kích chọn Add to template.
+> Nếu muốn gán tổ hợp phím tắt cho thẻ chọn nút Shortcut key khi xuất hiện…hộp thoại Customize Keyboard nhấn tổ hợp phím tắt là phím di chuyển, phím xoá, Insert hoặc tổ hợp phím phải bắt đầu bằng phím Ctrl, Alt hay Shift Sau đó chọn Assign rồi kích Close
+> Chọn Close (Apply) để kết thúc việc tạo thẻ và đóng hộp thoại
b - Sử dụng thẻ
Muốn gán thẻ đã tạo cho đoạn văn bản đợc chọn nhấn phím tắt hoặc chọn tên thẻ trên hộp Style của thanh công cụ định dạng hay mở hộp thoại Style chọn tên thẻ cần gán rồi nhấn nút Apply
1 - Chèn bảng vào văn bản đang soạn thảo
Đặt con trỏ tại vị trí muốn chèn bảng, rồi chọn Table trong Table\Insert.…
Trang 16+> Nhập số cột và số hàng của bảng muốn chèn tại Number of Columns và Number
of Rows
+> Xác định độ rộng của cột ở mục AutoFit behavior gồm các tuỳ chọn :
- Fixed column width : ngời dùng đặt chính xác độ rộng hoặc để Word tự động xác
định độ rộng của các cột, thờng chọn Auto
- AutoFit to contents : Word tự động điều chỉnh độ rộng của cột sao cho luôn đủ chứa nội dung của các ô trong cột
- AutoFit to windows : lấy độ rộng cột tơng ứng với kích thớc của cửa sổ tài liệu +> Kích chuột vào vào nút OK để chèn bảng
2 - Biên tập lại dạng thức của bảng
a - Di chuyển con trỏ soạn thảo trong bảng
Tab : Di chuyển con trỏ đến ô kế tiếp
Shift + Tab : Di chuyển con trỏ về ô trớc
Alt + Home : Di chuyển con trỏ về ô đầu tiên của hàng hiện thời
Alt + End : Di chuyển con trỏ đến ô cuối cùng của hàng hiện thời
Alt + PageUp : Di chuyển con trỏ về ô trên cùng của cột hiện thời
Alt + PageDown : Di chuyển con trỏ xuống ô dới cùng của cột hiện thời
b - Chọn ô
<+> Chọn ô đơn : Đặt chuột đến vùng chọn của ô và bấm đơn
<+> Chọn các ô liên tiếp : Bấm chuột ở ô đầu và kéo đến ô cuối (nếu dùng bàn phím: ấn giữ phím Shift + phím di chuyển con trỏ để chọn
<+> Chọn 1 hoặc nhiều cột : Đặt chuột lên trên cột cần chọn khi chuột chuyển sang dạng kích chuột để chọn 1 hoặc nhiều cột liên tiếp
<+> Chọn 1 hoặc nhiều hàng liên tiếp : Đặt chuột ra ngoài hàng cần chọn khi chuột chuyển về dạng ngầm định kích chuột để chọn 1 hoặc nhiều hàng liên tiếp
c - Xoá nội dung văn bản trong ô
Chọn ô cần xoá rồi bấn phím Delete
d - Xoá ô, hàng, cột hoặc cả bảng
+> Chọn ô cần xoá
+> Mở trình đơn Table → Delete :
- Chọn Table xoá toàn bộ bảng
- Chọn Columns để xoá cột chứa ô đã đợc chọn
- Chọn Rows để xoá hàng chứa ô đã đợc chọn
- Chọn Cells khi hộp đối thoại xuất hiện tiếp tục xác định tuỳ chọn xoá :…
Shift Cells Left xoá ô đợc chọn và kéo ô bên trái về