Lập kế hoạch tổ chức sự kiện

Lập kế hoạch tổ chức Show diễn thời trang Áo Dài Việt Nam2.1. Công tác chuẩn bị tổ chức Show diễn2.1.1.Nghiên cứu nhu cầu và loại hình tổ chức 2.1.2. Thành lập ban tổ chức Show diễn2.1.3. Ký kết hợp đồng tổ chức Show diễn2.2. Quá trình lập kế hoạch tổ chức 2.2.1. Xác định mục tiêu2.2.2.Xác định chủ đề của Show diễn2.2.3. Xác định đối tượng đại biểu2.2.4. Xây dựng chương trình kế hoạch

Chương 1: Cơ sở lý thuyết về tổ chức sự kiện

1.1 Công tác chuẩn bị tổ chức sự kiện

1.1.1 Nghiên cứu nhu cầu và loại hình tổ chức sự kiện

a Nghiên cứu nhu cầu

Tổ chức sự kiện hiện nay là nhu cầu cực kỳ phổ biến khi mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, cũng như cho các tổ chức về hiệu quả truyền thông thương hiệu cũng như giúp quảng bá những sản phẩm, dịch vụ của công ty

Đa phần hiện nay khi có nhu cầu tổ chức sự kiện các tổ chức, doanh nghiệp hoặc

cá nhân có nhu cầu sẽ tìm đến công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp Vì họ luôn

có đủ kinh nghiệm, thiết bị cũng như nguồn nhân lực để tạo nên một sự kiện thành công không chỉ về hiệu quả truyền thông mà còn giúp khách hàng đến tham gia sự kiện có được ấn tượng đẹp về sự kiện chuyên nghiệp và bài bản Đây là một yếu tố rất quan trọng vì ảnh hưởng trực tiếp đến hình ảnh, sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp, của công ty bởi điều này đòi hỏi sự tỉ mỉ và tính toán kỹ lưỡng

b Loại hình tổ chức sự kiện :

- Theo thời gian:

+ Theo độ dài thời gian có thể phân loại thành sự kiện dài ngày và sự kiện ngắn ngày

+ Theo mùa vụ có thể chia thành sự kiện thường niên và sự kiện không thường niên không mang tính quy luật, không có sự lặp lại ở các năm

- Theo hình thức và mục đích

+ Sự kiện kinh doanh phục vụ mục đích kinh doanh của doanh nghiệp, truyền tải thông điệp thương mại hoặc quảng bá sản phẩm

+ Sự kiện giáo dục, khoa học

+ Sự kiện văn hóa truyền thống

+ Sự kiện âm nhạc nghệ thuật, giải trí

+ Sự kiện thể thao

+ Sự kiện chính thống/sự kiện nhà nước

+ Sự kiện truyền thông

Trên thực tế một hình thức sự kiện có thể thuộc nhiều loại hình sự kiện khác nhau

1.1.2 Thành lập ban tổ chức sự kiện

Ban tổ chức sự kiện: Ban tổ chức sự kiện phải được thành lập ngay từ giai đoạn đầu để giúp nhà quản trị thực hiện các công việc chuẩn bị cho sự kiện Ban tổ chức

sự kiện bao gồm những thành viên thuộc những thành phần khác nhau, có khả năng tổ chức và có kỹ năng chuyên môn nghề nghiệp để chủ động trong thực hiện Mỗi thành viên trong ban tổ chức cần được giao những mảng công việc cụ thể chi tiết trên những lĩnh vực riêng biệt, không trùng lặp nhau Nhà quản trị tổ chức sự kiện sẽ đảm nhận vai trò trưởng ban tỏ chức với những nhiệm vụ chính sau:

- Trực tiếp điều hành các thành viên trong ban

- Ra quyết định trực tiếp, kịp thời về nội dung các công việc về việc kết hợp các

kỹ năng chuyên môn

- Thực hiện điều hòa tạo nên sự ăn khớp chương trình riêng biệt nhằm duy trì sự đồng bộ công việc giữa các thành viên trong ban

1.1.3 Ký kết hợp đồng tổ chức sự kiện

- Khái niệm hợp đồng: Hợp đồng là sự thỏa thuận những điều khoản cụ thể giữa hai hoặc nhiều cá nhân hoặc trong tổ chức trong đó thể hiện lời hứa thực hiện điều

gì và nhận lại một lợi ích có giá trị gọi là bồi hoàn

- Hình thức hợp đồng

+ Kí kết hợp đồng bằng văn bản

+ Làm hợp đồng bằng miệng

- Nội dung trong hợp đồng

+ Điều khoản về thủ tục hành chính

+ Đối tượng hợp đồng

+ Chất lượng, chủng loại, giá cả, tính đồng bộ, chế độ bảo hành, điều kiệm nghiệm thu, giao nhận, hình thức thanh toán

- Quy trình kí kết hợp đồng

+ Xác định mục tiêu

+ Đàm phán

+ Thỏa thuận các điều khoản

+ Kí kết thỏa thuận

1.2 Quá trình lập kế hoạch tổ chức sự kiện

1.2.1 Xác định mục tiêu

Mục tiêu của sự kiện là những kết quả mà nhà đầu tư sự kiện, nhà tổ chức sự kiện cũng như các thành phần tham gia khác định ra nhằm phấn đấu đạt được trong quá trình thực hiện sự kiện

Yêu cầu của mục tiêu:

- Mục tiêu phải có ý nghĩa đích thực

- Mục tiêu cần phải rõ ràng

- Mục tiêu phải linh hoạt và có tính khả thi

- Mục tiêu phải đảm bảo tính thống nhất

Thứ bậc của mục tiêu: Một sự kiện được tổ chức thường không hướng tới một mục tiêu nó hướng tới nhiều mục tiêu khác nhau Nhà tổ chức sự kiện cần xác định được thứ bậc của các mục tiêu (mục tiêu chính, mục tiêu phụ), để tập trung trong quá trình tổ chức sự kiện

1.2.2 Xác định chủ đề sự kiện

Có thể hiểu chủ đề của một sự kiện là đối tượng và vấn đề chính mà một sự kiện biểu đạt Chủ đề quyết định cái nhìn tổng quan, bao gồm phong cách màu sắc, âm thanh và không khí Đó là những yếu tố chính cho một trải nghiệm sự kiện độc đáo

- Căn cứ để xác định chủ đề:

+ Khách hàng

+ Mục tiêu

+ Các quy tắc

+ Phong tục tập quán

- Những yếu tố điển hình của thiết kế sự kiện gắn liền với chủ đề: Có rất nhiều yếu

tố của sự kiện cần phải được thiết kế phù hợp với chủ đề, bao gồm: Áp phích quảng cáo, cổng vào sự kiện, màu sắc, trang trí sân khấu, Mc, tập quảng cáo, quảng cáo giấy, radio/ tivi, trang phục nhân viên, băng rôn/ phướn, người biểu diễn, tiện nghi phục vụ,…

Trong số các yếu tố được liệt kê trên đây, màu sắc là yếu tố xuyên suốt và đan kết tất cả các yếu tố còn lại Nhà tổ chức sự kiện cần lựa chọn màu sắc thích hợp để chuyển tải một cách tinh tế thông điệp của chủ đề sự kiện đến với khách hàng

1.2.3 Xác định đối tượng đại biểu

a Khái niệm: Đại biểu là những tổ chức, doanh nghiệp, hoặc cá nhân được chủ đầu tư sự kiện mời tham dự vào sự kiện, là đối tượng chính mà sự kiện hướng đến

b Phân loại: có 2 cách thức để phân loại đại biểu

- Theo kế hoạch tổ chức sự kiện:

+ Khách mời chính thức

+ Khách mời dự bị

- Theo vị trí, vai trò :

+ Khách VIP, khách quan trọng

+ Khách từ cơ quan truyền thông

+ Khách hàng

+ Các nhà cung ứng

c Các công việc chuẩn bị có liên quan đến khách mời

- Lập danh sách khách mời

- Chuẩn bị và gửi giấy mời cho khách

- Kiểm tra, xác nhận

- Chuẩn bị các điều kiện để phục vụ

1.2.4 Xây dựng chương trình kế hoạch

- Căn cứ xác định chương trình

+ Mục tiêu sự kiện

+ Chủ đề sự kiện

+ Nguồn lực

- Xác định khung chương trình: Là bước cơ bản nhất để xác định các hoạt động tại chương trình đó

- Xác định các hoạt động cụ thể: Từ khung chương trình phát triển ra những hoạt động cụ thể

- Hệ thống hóa các hoạt động

1.2.5 Xác lập thời gian biểu và lựa chọn địa điểm

- Lập thời gian biểu

+ Phân tích bảng danh mục mô tả các hạng mục trong sự kiện

+ Xác định khoảng thời gian cần thiết để chuẩn bị cho từng công việc

+ Hệ thống hóa về công việc và thời gian trong các công tác chuẩn bị

+ Tổng hợp thành bảng tiến độ cho công việc chuẩn bị sự kiện

- Lựa chọn địa điểm

Phân loại địa điểm tổ chức sự kiện

Căn cứ theo không gian chia thành không gian ngoài trời, không gian trong nhà, không gian kết hợp

Căn cứ vào cơ sở vật chất kỹ thuật vốn có của địa điểm tổ chức sự kiện: địa điểm

tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, địa điểm tổ chức sự kiện bị động

- Quy trình lựa chọn địa điểm

+ Bước 1: Phân tích yêu cầu của sự kiện

+ Bước 2 : Tìm kiếm địa điểm tổ chức sự kiện

+ Bước 3 : Khảo sát địa điểm

+ Bước 4 : Thống nhất giá cả và các điều khoản

+ Bước 5 : Thực hiện đặt chỗ và xác nhận

1.2.6 Xác định ngân sách

Khi muốn lên kế hoạch tổ chức sự kiện thì việc lập ngân sách cho chương trình là điều không thể thiếu Thông thường, bảng ngân sách cho một sự kiện thường có các khoản mục sau:

- Chi phí trực tiếp cho tổ chức sự kiện: âm thanh, ánh sáng, quảng cáo, truyền thông, thuê nhân công…

- Chi phí trả cho đơn vị tổ chức sự kiện

- Các khoản lệ phí, thuế phải nộp Nhà Nước

- Khoản chi phí dự phòng và chi phí liên quan đến việc thay đổi chương trình

1.2.7 Tài trợ sự kiện

Quy trình vận động tài trợ sự kiện

- Viết một bản kế hoạch sơ bộ và liên hệ nhà tài trợ

- Xác định các nhà tài trợ tiềm năng cho sự kiện

- Tiếp cận các nhà tài trợ: thông qua danh sách các nhà tài trợ tiềm năng, tìm ra những người chịu trách nhiệm cho việc tài trợ

- Đàm phán và ký kết

- Thực hiện và theo dõi

Chương 2: Lập kế hoạch tổ chức Show diễn thời trang Áo Dài Việt Nam 2.1 Công tác chuẩn bị tổ chức Show diễn

2.1.1Nghiên cứu nhu cầu và loại hình tổ chức

MR Giang Mike là nhà thiết kế thời trang người Mỹ, vì vốn rất yêu mến đất nước con người Việt Nam nên ông quyết định đến đây để tìm ý tưởng cho bộ sưu tập thời trang mới của mình Đã một thời gian trôi qua nhưng Mike vẫn chưa nghĩ ra điều gì, bỗng một ngày đang ngồi trên vỉa hè trông thấy một cô gái Việt mặc áo dài đi ngang bị ngã sóng soài, không phải hình ảnh thướt tha của thiếu nữ khi khoác lên mình bộ áo dài nhưng hình ảnh cô gái trẻ trung, hồn nhiên nhí nhảnh đã làm nảy lên trong ông ý tưởng mới cho bộ sưu tập mới của ông Để thể hiện tình yêu của mình với đất nước con người nơi đây John quyết định tổ chức một buổi trình diễn thời trang áo dài do chính ông thiết kế Ông tìm đến công ty tổ chức sự kiện Hoa Sen- một công ty hàng đầu trong lĩnh vực tổ chức các loại sự kiện làm đơn vị tổ chức cho buổi trình diễn bộ sưu tập mới

Loại hình sự kiện : Đây là loại sự kiện có tính nghệ thuật giải trí

2.1.2 Thành lập ban tổ chức Show diễn

Công ty tổ chức sự kiện Hoa Sen là một công ty tổ chức sự kiện lớn ở đại bàn Hà Nội nên vì thế được nhà thiết kế Mr Giang Mike lựa chọn cho show diễn thời trang mang tầm quốc tế lần này Công ty Hoa Sen do bà Nguyễn Thị Hương_ cựu sinh viên khoa khách sạn du lịch của trường đại học thương mại sáng lập, công ty

đã đi vào hoạt động được 4 năm và 2 năm gần đây đã tạo được niềm tin cũng như

có được những khách hàng thân thuộc vì sự chuyên nghiệp và có trách nhiệm trong cách phục vụ khách hàng Công ty đang có dự định mở rộng thị trường ra khỏi địa bàn Hà Nội bà hướng đến những thị trường mục tiêu như Quảng Ninh, Hải Phòng và một ngày không xa bà Hương mong muốn sẽ đưa công ty trải dài khắp thị trường Việt Nam để phục vụ được cho tất cả người dân trên cả nước Với sự kiện Show diễn thời trang lần này, cơ cấu trong ban tổ chức bao gồm:

- Giám đốc chương trình: Nguyễn Thị Hương

- Mc chương trình: Nguyễn Thị Hào

- Phụ trách âm thanh: Lê Thanh Hiền

- Phụ trách ánh sáng: Nguyễn Thị Hiền

- Phụ trách kiểm soát vé: Trần Thị Hiên

- Giám đốc sáng tạo: Nguyễn Thị Hoài

2.1.3 Ký kết hợp đồng tổ chức Show diễn

- Mục tiêu

Kí kết hợp đồng với nhà thiết kế cùng với những thỏa thuận hợp lý từ hai bên

- Đàm phán

+ Đối tượng đàm phán: Giám đốc công ty và đại diện bên nhà thiết kế.

+ Nội dung đàm phán

Bên đại diện nhà thiết kế sẽ trình bày về mục đích của show diễn, ý tưởng của nhà thiết kế, những yêu cầu cơ bản trong sự kiện, danh sách khách mời và đưa ra giá cả dự tính ban đầu để tổ chức show diễn

Bên công ty sẽ trình bày ý tướng, địa điểm tổ chức sự kiện, sau đó sẽ đàm phán

về các yêu cầu cơ bản, cụ thể của bên đối tác

Trao đổi về giá cả và chi phí cho cả hai bên

Phương thức thanh toán

Quyền lợi và nghĩa vụ của hai bên, tôn trọng lẫn nhau, đảm bảo show diễn diễn

ra tốt đẹp

- Thỏa thuận các điều khoản

Soạn thảo văn bản những điều khoản đã được đàm phán của cả hai bên Đây là một bản tóm tắt tất cả những vấn đề quan trọng diễn ra trong toàn bộ show diễn : ý tưởng nhà thiết, khách mời, âm thanh, ánh sáng mà bên đại diện nhà thiết kế yêu cầu Từ đó bên công ty sẽ có các điều khoản về địa điểm tổ chức show diễn, hình thức tổ chức

Thỏa thuận giá cả cuối cùng, dự phòng chi phí phát sinh

Bản hợp đồng có thể được thay đổi dựa trên tình hình chuẩn bị show

- Kí kết hợp đồng

Hai bên thống nhất, thỏa thuận, kí kết hợp đồng dưới hình thức văn bản Mỗi bên giữ một bản để làm bằng chứng kí kết

2.2 Quá trình lập kế hoạch tổ chức

2.2.1 Xác định mục tiêu

- Mục tiêu của Show diễn

+ Với chủ đề Áo dài chương trình không chỉ đơn thuần là đêm trình diễn thời trang, mà còn kể với khán giả câu chuyện ý nghĩa về tà áo truyền thống - câu chuyện không bao giờ chấm dứt bởi những giá trị văn hóa, lịch sử nối dài từ xưa đến nay

+ Kêu gọi bảo vệ, giới thiệu bản sắc văn hóa Việt với bạn bè thế giới, thể hiện vẻ đẹp thuần khiết của phụ nữ Việt Nam qua chiếc áo dài

+ Chương trình không chỉ là show diễn thời trang mà còn mang tính chất cộng đồng

+ Giới thiệu hình ảnh áo dài với các bạn bè trên thế giới, quảng bá hình ảnh của

Việt Nam

+ Thu hút được sự quan tâm của tất cả các nhà thiết kế lớn nhỏ trong và ngoài nước, các ngôi sao, ca sĩ , người nổi tiếng và giới báo trí truyền thông tại Việt Nam

+ Thu hút được trên 300 khách mời

+ Giới thiệu quảng bá, khuyếch trương hình ảnh của nhà thiết kế

+ Quảng bá rỗng rãi hình ảnh áo dài nó là nét đẹp truyền thống nhưng vẫn mang hơi thở, hới hướng thời trang trong từng thiết kế, đem lại cho người xem cảm giác những cái cũ mà hoàn toàn mới

- Mục tiêu của ban tổ chức sự kiện

+ Thu được khoản lợi nhuận từ sự kiện

+ Đánh bóng tên tuổi công ty thông qua một sự kiện hoành tráng

+ Tạo dựng mối quan hệ tốt đẹp với làng giải trí, các diễn viên, người mẫu

- Mục đích của khách hàng tham gia sự kiện

+ Trải nghiệm một Show diễn thời trang lớn mang tầm cỡ quốc tế

+ Có cơ hội gặp gỡ nhiều người nổi tiếng đến tham dự

+ Có thể góp hình ảnh trong các tờ báo đưa tin về Show diễn

2.2.2.Xác định chủ đề của Show diễn

- Chủ đề: “ Tỏa sáng nét đẹp Việt”

- Cổng vào sự kiện: Cổng chào hoa trắng hồng bên trong sảnh chờ ánh sáng vàng nhẹ

- Màu sắc, trang trí sân khấu: Chủ yếu màu trắng, hồng nhẹ nhàng thể hiện sự tinh khôi và đầy quyến rũ

- Mc: Nguyễn Hào

- Quảng cáo giấy, radio/ tivi: Gồm quảng bá cho sự kiện và các chủ đề sự kiện; đồng thời giới thiệu nhà tài trợ

- Trang phục nhân viên: Nam mặc vest, nữ mặc áo dài truyền thống màu trắng

2.2.3 Xác định đối tượng đại biểu

- Căn cứ vào quy mô và mục tiêu show diễn, lập ra 2 danh sách khách mời, người mẫu, nhà báo, người tham dự

- Danh sách chính thức:

+ Khách mời quan trọng: Bao gồm khách mời từ các nhà tài trợ và các nhân vật nổi tiếng như: Ca sĩ Hiền Thục, Nhà thiết kế Công Trí, Nhà thiết kế Đỗ Mạnh

Cường, Nhà thiết kế Marc Jacobs và các người mẫu: Tú Anh, Nguyên Hằng, Hà Min, Linda, Đức vũ, Vĩnh Thụy, Hoàng Thu

Dự tính 50 khách mời quan trọng trong làng ngươì mẫu trong và ngoài nước

- Danh sách dự bị

Ca sĩ Đông nhi, Nhà thiết kế Ngọc Hà, Nhà Thiết Kế Thomas, Nhà thiết kế Lí Quý Khánh và cá người mẫu: Kha Mỹ Vân, Tuyết Lan, Ngọc Lan, Wei, Bình Minh, Hùng Cường

Dự tính 100 khách mời dự bị

- Danh sách liên hệ với các nhà báo của các trang báo uy tín ở Việt Nam cũng như thế giới: Báo thời trang, báo herworld, kênh 14,…

Dự tính khoảng 60 khách mời truyền thông

- Kế hoạch truyền thông

+ Báo chí: Cung cấp thông tin về buổi biểu diễn

+ Truyền thông: Giới thiệu buổi biểu diễn trên các kênh thời trang

+ Mời khách mời, người mẫu, liên hệ với nhà báo,…

2.2.4 Xây dựng chương trình kế hoạch

a Xác định các hoạt động cụ thể:

- Trước khi diễn ra show diễn

Căn cứ vào quy mô và mục tiêu show diễn, lập ra danh sách khách mời, người mẫu, nhà báo, người tham dự

+ Lên kế hoạch mời, cách thức tổ chức

+ Lên kế hoạch khách mời, người mẫu, người tham dự

+ Lên kế hoạch quảng bá, thông tin

b Khi diễn ra show diễn

- Phát biểu:

Nhà thiết kế của show diễn xuất hiện và phát biểu trước báo chí

- Chương trình âm nhạc mở màn

+ 1 ca sĩ ra hát 1 bài hát mang đậm chất Việt Nam thể hiệ nét đẹp truyền thống VIệt Nam

- Show trình diễn

+ Người mẫu mặc trang phục như sắp xếp của nhà thiết kế

+ Cuối cùng vedette và nhà thiết kế xuất hiện

+ Cuối chương trình nhà thiết kế nói về cảm hứng về bộ thiết kế cùng cô gái đã mang lại cảm hứng cho anh, cô gái trong trang phục áo dài trắng truyền thống + Báo đài đặt câu hỏi và tương tác với nhà thiết kế

+ Nhà thiết kế cảm ơn tất cả các kênh truyền thông, báo đài và khách tham dự

c Sau Show diễn

+ Ban tổ chức hướng dẫn lối ra và tiễn khách

+ Hỗ trợ khách mời lấy phương tiện dễ dàng hơn

+ Cuối cùng, liên hệ báo đài về các thông tin và bài đăng về buổi biểu diễn

2.2.5 Xác lập thời gian biểu và lựa chọn địa điểm

a Lập thời gian biểu

Khung chương trình bao gồm phần trước khi diễn ra sự kiện, diễn ra sự kiện và kết thúc sự kiện trong mỗi phần có những hoạt động cụ thể

- Trước khi tổ chức sự kiện

+ Lập danh sách khách mời thông thường do chủ đầu tư sự kiện cung cấp danh sách khách mời cho chúng ta Nhà tổ chức sự kiện thiết kế thiệp, gửi thiệp cho khách mời Thời gian thực hiện công việc này trong vòng 3 tuần

+ Kế hoạch truyền thông cho sự kiện: Giới thiệu quảng bá sự kiện, cung cấp thông tin cho báo chí,…thời gian cho công tác này diễn ra có thể là xuyên suốt đến khi sự kiện được diễn ra

+ Lên kế hoạch các người mẫu tham dự vào sự kiện, thông báo tới người mẫu

và gửi giấy mời đến người mẫu nổi tiếng,…để họ sắp xếp thời gian tham dự sự kiện Thời gian diễn ra trong vòng 1 tháng

+ Trước khi diễn ra sự kiện công tác chuẩn bị sân khấu, thiết kế âm thanh ánh sáng âm thanh ánh sáng Diễn ra trước khi diễn ra sự kiện khoảng 1 tuần Toàn bộ quá trình chuẩn bị tổ chức sự kiện diễn ra trong vòng 3 tháng( từ ngày 29/7/2016 đến ngày 29/10) còn từ ngày 30/10/2016 đến ngày 6/11/2016 là khoảng thời gian dự phòng giải quyết nốt những vấn đề phát sinh và hoàn chỉnh lại các hoạt động chuẩn bị cho sự kiện

+ Chạy thử chương trình, bao gồm chạy thử sân khấu, âm thanh ánh sáng cũng như phần trình diễn của các người mẫu Thời gian chạy thử ngay trước khi diễn

ra sự kiện một ngày, tức ngày 7/11/2016