Các công tác chuẩn bị tổ chức sự kiện . Xây dựng ngân sách cho sự kiện lễ khánh thành Nhà hàng ăn chay Tuiacha

Các công tác chuẩn bị tổ chức sự kiện . Xây dựng ngân sách cho sự kiện lễ khánh thành Nhà hàng ăn chay Tuiacha .Ngày nay, toàn cầu hóa đang là một trong những xu thế phát triển tất yếu của quan hệ quốc tế hiện đại. Việt Nam gia nhập WTO sẽ là điều kiện thuân lợi để phát triển kinh tê, mở rộng thị phần quốc tế cho các doanh nghiệp Việt Nam. Nhưng bên cạnh đó khó khăn thách thức sẽ ngày càng nhiều và để có thể đứng vững trên thị trường đòi hỏi doanh nghiệp phải tìm ra một hướng đi đúng đắn và hiệu quả. Vấn đề đặt ra cho các doanh nghiệp là làm sao chiếm lĩnh được ưu thế trên thị trường và kinh doanh có hiệu quả. Marketing ngày càng trở nên quan trọng đối với doanh nghiệp, nó góp phần ảnh hưởng đến sự thành công của doanh nghiệp và nó đã đem đến cho doanh nghiệp sự năng động, linh hoạt trong kinh doanh và khả năng tiếp cận thị trường. Marketing đã được các doanh nghiệp xem như là công cụ để chiến thắng chính mìnhHoạt động quan hệ công chúng( Public Relations – PR) mà trong đó tổ chức sự kiện là một nhân tố quan trọng của hoạt động truyền thông và là một biến số trong các biến số của Marketing – Mix. Hoạt động tổ chức sự kiện có thể là buổi họp báo, tọa đàm,...song nó cũng tạo được điểm nhấn và thức đẩy kinh doanh cho doanh nghiệpSau khi nghiên cứu học phần Quản trị sự kiện cũng như có những thông tin thực tế liên quan đến vấn đề tổ chức và quản trị sự kiện. Đây là những lý do chính nhóm 03 hướng đến chọn đề tài nghiên cứu: “Các công tác chuẩn bị tổ chức sự kiện. Xây dựng ngân sách cho sự kiện “Lễ khánh thành nhà hàng ăn chay Tuiacha” Qua đề tài này, nhóm hy vọng sẽ hiểu rõ hơn về công tác tổ chức và quản trị sự kiện cũng như có những kinh nghiệm tích lũy về dự kiến ngân sách cho tổ chức sự kiện.Bố cục bài thảo luận:Chương 1: Các công tác chuẩn bị tổ chức sự kiệnChương 2: Xây dựng ngân sách cho sự kiện “Lễ khánh thành nhà hàng ăn chay Tuiacha”Trong quá trình nghiên cứu và thực hiện sự kiện không thể tránh khỏi những thiếu sót, nên rất mong nhận được ý kiến đóng góp của Cô và tập thể lớp để bài thỏa luận hoàn thiện hơn. Xin trân thành cảm ơnCHƯƠNG 1. CÁC CÔNG TÁC CHUẨN BỊ TỔ CHỨC SỰ KIỆN1.1Một số khái niệm căn bản1.1.1Khái niệm sự kiệnSự kiện là một hoạt động xảy ra chỉ một lần hoặc thường xuyên, khác với các hoạt thường ngày (1991)Sự kiện có thể được xem là các hoạt động quan trọng nhằm thu hút khách du lịch hoặc thể hiện đặc trưng của một cộng đồng và những nét văn hóa của cộng đồng đó (Theo Hinch và Delemera 1993)Là sự việc có ý nghĩa quan trọng đang xảy ra, có ý nghĩa với cả cá nhân, với đời sống xã hội(Từ điển Tiếng Việt)Sự kiện là hoạt động xã hôi trong lĩnh vực thương mại, kinh doanh, giải trí, thể thao, hội nghị, giao tiếp xã hội, các trò chơi cộng đồng và các hoạt động khác liên quan.1.1.2. Khái niệm tổ chức sự kiện Tổ chức sự kiện là một quá trình bao gồm sự kết hợp các hoạt động lao động cùng với việc sử dụng máy móc thiết bị, công cụ lao động thực hiện các dịch vụ đảm bảo toàn bộ các công việc chuẩn bị và các hoạt động cụ thể nào đó trong một thời gian và không gian cụ thể nhằm truyền thông theo yêu cầu của chủ sở hữu sự kiện và thỏa mãn nhu cầu của khách tham dự sự kiện.1.1.3.Khái niệm quản trị sự kiệnQuản trị sự kiên là một quá trình bao gồm một số hoặc toàn bộ các việc từ lập kế hoạch, lên chương trình, chuẩn bị các yếu tố cần thiết để tổ chức tiến hành sự kiện trong một thời gian, không gian cụ thể để truyền đạt những thông điệp nhất định đến những người tham gia sự kiện và toàn xã hội nhằm đáp ứng các mục đích khác nhau của các chủ thể tham gia vào sự kiện. Trong quá trình đó những vấn đề pháp lý và truyền thông sự kiện được các nhà quản trị đặc biệt quan tâm.1.2.Đặc điểm của tổ chức sự kiệnTừ cách hiểu, tổ chức sự kiện là một quá trình bao gồm một số hoặc toàn bộ các công việc: nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng; lập chương trình, kế hoạch; chuẩn bị các yếu tố cần thiết; và tổ chức tiến hành biểu diễn của sự kiện trong một thời gian và không gian cụ thể để truyền đạt những thông điệp nhất định đến những người tham gia sự kiện và xã hội; nhằm đáp ứng các mục đích khác nhau của các chủ thể tham gia sự kiện và xã hội. Có thể khẳng định tổ chức sự kiện là một loại hình kinh doanh dịch vụ, rất đa dạng phong phú do đó nó vừa chịu sự chi phối của đặc điểm kinh doanh dịch vụ nói chung vừa mang đặc điểm riêng biệt của nghề tổ chức sự kiện. Với cách tiếp cận trên ta có thể khẳng định được những đặc điểm cơ bản trong kinh doanh tổ chức sự kiện như sau.1.2.1. Đặc điểm về sản phẩm của dịch vụ tổ chức sự kiệnCó thể khẳng định rằng, đặc điểm cơ bản nhất về sản phẩm của dịch vụ tổ chức sự kiện là: Sản phẩm của tổ chức sự kiện mang tính tổng hợp cao, nó là sự kết hợp giữa hàng hoá và dịch vụ trong đó dịch vụ trong đó dịch vụ chiếm tỷ trọng đa số.Tính tổng hợp thể hiện ở chỗ: tổ chức sự kiện cần đến dịch vụ của rất nhiều ngành nghề khác nhau như: vận chuyển, lưu trú, ăn uống, giải trí, biểu diễn, in ấn, an ninh, xây dựng, thiết kế... Vì tổ chức sự kiện liên quan đến việc nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng, lập chương trình, kế hoạch; chuẩn bị các yếu tố cần thiết; và tổ chức tiến hành diễn biến của sự kiện nên nó mang tính dịch vụ rõ rệt. Cần chú ý trong sản phẩm của tổ chức sự kiện cũng có những yếu tố hàng hoá nhất định, như các sản phẩm vật chất; thức ăn, đồ uống... Vì vậy nếu chỉ nói sản phẩm của tổ chức sự kiện là dịch vụ sẽ không hoàn toàn chính xác mà phải nói dịch vụ chiếm tủ trọng đa số.1.2.2. Đặc điểm về lao độngLao động trong tổ chức sự kiện có các đặc điểm cơ bản sau: Lao động trong tổ chức sự kiện đòi hỏi tính chuyên môn hoá cao và đa dạng về ngành nghề, công việc, máy móc khó có thể thay thế con người. Lao động trong tổ chức sự kiện là lao động dịch vụ đặc thù, rất khó tự động hoá và cơ giới hoá. Tính tổ chức, khả năng phối hợp công việc của các bộ phận trong một sự kiện đòi hỏi phải đồng bộ, nhịp nhàng đảm bảo các mục tiêu của sự kiện. Tất cả các bộ phận quản lý và nhân viên tham gia tổ chức sự kiện đều phải cùng mục tiêu mang lại thành công cho sự kiện.Do vậy, cần phải có sự phối hợp nhịp nhàng và đồng bộ giữa các bộ phận Cường độ làm việc tương đối nặng, mang tính sự vụ, phụ thuộc rất nhiều vào tiến độ, kế hoạch sự kiện. Lao động trong tổ chức sự kiện phải chịu một sức ép tâm lý tương đối lớn. Họ phải chịu sự chi phối của kế hoạch tiến bộ, mặt khác lại đòi hỏi sự năng động sáng tạo (hai đòi hỏi hơi trái ngược nhau); mặt khác do tính lao động dịch vụ nên phải giao tiếp với rất nhiều đối tượng khác nhau, lại có yêu cầu luôn phải có thái độ vui vẻ, chuẩn mực trong công việc.1.2.3. Đặc điểm về vị trí và cơ sở vật chất kỹ thuật trong tổ chức sự kiệnVị trí và cơ sở vật chất kỹ thuật trong tổ chức sự kiện đa dạng phong phú, chúng có những yêu cầy đặc thù cho từng loại hình và quy mô của các sự kiện cụ thể.1.2.4. Đặc điểm về hoạt độngTính tổ chức, khả năng phối hợp công việ của các bộ phận trong tổ chức sự kiện đòi hỏi phải đồng bộ, nhịp nhàng với mục tiêu phục vụ khách hàng với chất lượng cao nhằm đáp ứng những yêu cầu, đòi hỏi của khách.1.3.Mục đích sự kiệnMục đích sự kiện không những chi phối dự toán ngân sách mà còn chi phối hiệu quả ngân sách. Trước khi tổ chức bất kỳ một sự kiện nào, Nhà tổ chức cũng phải trả lời câu hỏi tổ chức sự kiện đó nhằm đạt được mục tiêu gì ? Nói cách khác, Nhà tổ chức sự kiện cần làm rõ mục tiêu của việc tổ chức sự kiện trước khi bắt tay vào tổ chức nó. Mục tiêu của sự kiện gắn liền với quy mô thiết kế và tổ chức hoạt động sự kiện. Những vấn đề nêu trên, đến lượt chúng, tại tác động vào chi phí và ngược lại, chi phí cũng chi phối các yếu tố đó.Ý nghĩa của mục tiêu : Mục tiêu phải có ý nghĩa đích thực sẽ đảm bảo cho tổ chức sự kiện thành công cao và tăng uy tín cho đối tượng mục tiêu đề cập tới, giành được thiện cảm của những thành viên tham gia sự kiện và các đối tượng quan tâm (giới thiệu sản phẩm mới, trao giải cho mặt hàng chất lượng cao...)Tính rõ ràng của mục tiêu : Mục tiêu của việc tổ chức sự kiện phải rõ ràng, thể hiện rõ

MỞ ĐẦU

Ngày nay, toàn cầu hóa đang là một trong những xu thế phát triển tất yếu của quan hệ quốc tế hiện đại Việt Nam gia nhập WTO sẽ là điều kiện thuân lợi để phát triển kinh tê,

mở rộng thị phần quốc tế cho các doanh nghiệp Việt Nam Nhưng bên cạnh đó khó khăn thách thức sẽ ngày càng nhiều và để có thể đứng vững trên thị trường đòi hỏi doanh nghiệp phải tìm ra một hướng đi đúng đắn và hiệu quả Vấn đề đặt ra cho các doanh nghiệp là làm sao chiếm lĩnh được ưu thế trên thị trường và kinh doanh có hiệu quả Marketing ngày càng trở nên quan trọng đối với doanh nghiệp, nó góp phần ảnh hưởng đến sự thành công của doanh nghiệp và nó đã đem đến cho doanh nghiệp sự năng động, linh hoạt trong kinh doanh và khả năng tiếp cận thị trường Marketing đã được các doanh nghiệp xem như là công cụ để chiến thắng chính mình

Hoạt động quan hệ công chúng( Public Relations – PR) mà trong đó tổ chức sự kiện là một nhân tố quan trọng của hoạt động truyền thông và là một biến số trong các biến số của Marketing – Mix Hoạt động tổ chức sự kiện có thể là buổi họp báo, tọa đàm, song

nó cũng tạo được điểm nhấn và thức đẩy kinh doanh cho doanh nghiệp

Sau khi nghiên cứu học phần Quản trị sự kiện cũng như có những thông tin thực tế liên quan đến vấn đề tổ chức và quản trị sự kiện Đây là những lý do chính nhóm 03 hướng

đến chọn đề tài nghiên cứu: “Các công tác chuẩn bị tổ chức sự kiện Xây dựng ngân sách cho sự kiện “Lễ khánh thành nhà hàng ăn chay Tuiacha” Qua đề tài này, nhóm

hy vọng sẽ hiểu rõ hơn về công tác tổ chức và quản trị sự kiện cũng như có những kinh nghiệm tích lũy về dự kiến ngân sách cho tổ chức sự kiện

Bố cục bài thảo luận:

- Chương 1: Các công tác chuẩn bị tổ chức sự kiện

- Chương 2: Xây dựng ngân sách cho sự kiện “Lễ khánh thành nhà hàng ăn chay Tuiacha”

Trong quá trình nghiên cứu và thực hiện sự kiện không thể tránh khỏi những thiếu sót, nên rất mong nhận được ý kiến đóng góp của Cô và tập thể lớp để bài thỏa luận hoàn thiện hơn Xin trân thành cảm ơn!

CHƯƠNG 1 CÁC CÔNG TÁC CHUẨN BỊ TỔ CHỨC SỰ KIỆN

1.1 Một số khái niệm căn bản

1.1.1 Khái niệm sự kiện

Sự kiện là một hoạt động xảy ra chỉ một lần hoặc thường xuyên, khác với các hoạt thường ngày (1991)

Sự kiện có thể được xem là các hoạt động quan trọng nhằm thu hút khách du lịch hoặc thể hiện đặc trưng của một cộng đồng và những nét văn hóa của cộng đồng đó (Theo Hinch và Delemera 1993)

Là sự việc có ý nghĩa quan trọng đang xảy ra, có ý nghĩa với cả cá nhân, với đời sống

xã hội(Từ điển Tiếng Việt)

Sự kiện là hoạt động xã hôi trong lĩnh vực thương mại, kinh doanh, giải trí, thể thao, hội nghị, giao tiếp xã hội, các trò chơi cộng đồng và các hoạt động khác liên quan

1.1.2 Khái niệm tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện là một quá trình bao gồm sự kết hợp các hoạt động lao động cùng với việc sử dụng máy móc thiết bị, công cụ lao động thực hiện các dịch vụ đảm bảo toàn

bộ các công việc chuẩn bị và các hoạt động cụ thể nào đó trong một thời gian và không gian cụ thể nhằm truyền thông theo yêu cầu của chủ sở hữu sự kiện và thỏa mãn nhu cầu của khách tham dự sự kiện

1.1.3 Khái niệm quản trị sự kiện

Quản trị sự kiên là một quá trình bao gồm một số hoặc toàn bộ các việc từ lập kế hoạch, lên chương trình, chuẩn bị các yếu tố cần thiết để tổ chức tiến hành sự kiện trong một thời gian, không gian cụ thể để truyền đạt những thông điệp nhất định đến những người tham gia sự kiện và toàn xã hội nhằm đáp ứng các mục đích khác nhau của các chủ thể tham gia vào sự kiện Trong quá trình đó những vấn đề pháp lý và truyền thông sự kiện được các nhà quản trị đặc biệt quan tâm

1.2 Đặc điểm của tổ chức sự kiện

Từ cách hiểu, tổ chức sự kiện là một quá trình bao gồm một số hoặc toàn bộ các công việc: nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng; lập chương trình, kế hoạch; chuẩn bị các yếu tố cần thiết; và tổ chức tiến hành biểu diễn của sự kiện trong một thời gian và không gian cụ thể để truyền đạt những thông điệp nhất định đến những người tham gia sự kiện

và xã hội; nhằm đáp ứng các mục đích khác nhau của các chủ thể tham gia sự kiện và xã hội Có thể khẳng định tổ chức sự kiện là một loại hình kinh doanh dịch vụ, rất đa dạng phong phú do đó nó vừa chịu sự chi phối của đặc điểm kinh doanh dịch vụ nói chung vừa

mang đặc điểm riêng biệt của nghề tổ chức sự kiện Với cách tiếp cận trên ta có thể khẳng định được những đặc điểm cơ bản trong kinh doanh tổ chức sự kiện như sau

1.2.1 Đặc điểm về sản phẩm của dịch vụ tổ chức sự kiện

Có thể khẳng định rằng, đặc điểm cơ bản nhất về sản phẩm của dịch vụ tổ chức sự kiện là: Sản phẩm của tổ chức sự kiện mang tính tổng hợp cao, nó là sự kết hợp giữa hàng hoá và dịch vụ trong đó dịch vụ trong đó dịch vụ chiếm tỷ trọng đa số

Tính tổng hợp thể hiện ở chỗ: tổ chức sự kiện cần đến dịch vụ của rất nhiều ngành nghề khác nhau như: vận chuyển, lưu trú, ăn uống, giải trí, biểu diễn, in ấn, an ninh, xây dựng, thiết kế Vì tổ chức sự kiện liên quan đến việc nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng, lập chương trình, kế hoạch; chuẩn bị các yếu tố cần thiết; và tổ chức tiến hành diễn biến của sự kiện nên nó mang tính dịch vụ rõ rệt Cần chú ý trong sản phẩm của tổ chức sự kiện cũng có những yếu tố hàng hoá nhất định, như các sản phẩm vật chất; thức ăn, đồ uống Vì vậy nếu chỉ nói sản phẩm của tổ chức sự kiện là dịch vụ sẽ không hoàn toàn chính xác mà phải nói dịch vụ chiếm tủ trọng đa số

1.2.2 Đặc điểm về lao động

Lao động trong tổ chức sự kiện có các đặc điểm cơ bản sau:

- Lao động trong tổ chức sự kiện đòi hỏi tính chuyên môn hoá cao và đa dạng về ngành nghề, công việc, máy móc khó có thể thay thế con người Lao động trong tổ chức

sự kiện là lao động dịch vụ đặc thù, rất khó tự động hoá và cơ giới hoá

- Tính tổ chức, khả năng phối hợp công việc của các bộ phận trong một sự kiện đòi hỏi phải đồng bộ, nhịp nhàng đảm bảo các mục tiêu của sự kiện Tất cả các bộ phận quản

lý và nhân viên tham gia tổ chức sự kiện đều phải cùng mục tiêu mang lại thành công cho

sự kiện

Do vậy, cần phải có sự phối hợp nhịp nhàng và đồng bộ giữa các bộ phận

- Cường độ làm việc tương đối nặng, mang tính sự vụ, phụ thuộc rất nhiều vào tiến

độ, kế hoạch sự kiện

- Lao động trong tổ chức sự kiện phải chịu một sức ép tâm lý tương đối lớn Họ phải chịu sự chi phối của kế hoạch tiến bộ, mặt khác lại đòi hỏi sự năng động sáng tạo (hai đòi hỏi hơi trái ngược nhau); mặt khác do tính lao động dịch vụ nên phải giao tiếp với rất nhiều đối tượng khác nhau, lại có yêu cầu luôn phải có thái độ vui vẻ, chuẩn mực trong công việc

1.2.3 Đặc điểm về vị trí và cơ sở vật chất kỹ thuật trong tổ chức sự kiện

Vị trí và cơ sở vật chất kỹ thuật trong tổ chức sự kiện đa dạng phong phú, chúng có những yêu cầy đặc thù cho từng loại hình và quy mô của các sự kiện cụ thể

1.2.4 Đặc điểm về hoạt động

Tính tổ chức, khả năng phối hợp công việ của các bộ phận trong tổ chức sự kiện đòi hỏi phải đồng bộ, nhịp nhàng với mục tiêu phục vụ khách hàng với chất lượng cao nhằm đáp ứng những yêu cầu, đòi hỏi của khách

1.3 Mục đích sự kiện

Mục đích sự kiện không những chi phối dự toán ngân sách mà còn chi phối hiệu quả ngân sách Trước khi tổ chức bất kỳ một sự kiện nào, Nhà tổ chức cũng phải trả lời câu hỏi tổ chức sự kiện đó nhằm đạt được mục tiêu gì ? Nói cách khác, Nhà tổ chức sự kiện cần làm rõ mục tiêu của việc tổ chức sự kiện trước khi bắt tay vào tổ chức nó Mục tiêu của sự kiện gắn liền với quy mô thiết kế và tổ chức hoạt động sự kiện Những vấn đề nêu trên, đến lượt chúng, tại tác động vào chi phí và ngược lại, chi phí cũng chi phối các yếu

tố đó

Ý nghĩa của mục tiêu : Mục tiêu phải có ý nghĩa đích thực sẽ đảm bảo cho tổ chức sự

kiện thành công cao và tăng uy tín cho đối tượng mục tiêu đề cập tới, giành được thiện cảm của những thành viên tham gia sự kiện và các đối tượng quan tâm (giới thiệu sản phẩm mới, trao giải cho mặt hàng chất lượng cao )

Tính rõ ràng của mục tiêu : Mục tiêu của việc tổ chức sự kiện phải rõ ràng, thể hiện rõ

bản chất của sự vật hiện tượng, phù hợp với xu thế vận động của sự vật hiện tượng Điều này cũng đúng với việc tổ chức sự kiện Nếu làm ngược lại, Nhà tổ chức sự kiện sẽ thất bại, lãng phí ngân sách và rất có thể gánh chịu những hậu quả không mong muốn Một trong những điều tối kỵ đối với người tổ chức sự kiện là không dùng sự kiện để làm bình phong che giấu mưu đồ riêng của mình

Thứ bậc mục tiêu: Một sự kiện được tổ chức thường hướng tới một số mục tiêu Các

nhà quản trị cần xác định được những mục tiêu chính, mục tiêu phụ để tập trung ưu tiên trong thực hiện Hơn nữa cũng phải xem xét số lượng mục tiêu đưa ra có phù hợp không?

Số lượng mục tiêu, mức độ phức tạp của mục tiêu (Các yếu tố chi phối nó và nó tác động vào các yếu tố khác) gắn liền với quy mô và ngân sách tổ chức sự kiện Các mục tiêu đều thể hiện mục đích, quá nhiều mục tiêu thì mục đích tổ chức sự hiện không rõ, không tập trung

Tùy theo các loại sự kiện khác nhau mà Nhà tổ chức sự kiện nhằm tới những mục tiêu khác nhau Dưới đây là một số loại sự kiện điển hình, gắn với từng loại là những mục tiêu thường được các Nhà tổ chức sự kiện hướng tới

 Họp, hội thảo

- Tập hợp một số thành viên trao đổi thông tin, quan điểm

- Cung cấp thông tin về sản phẩm mới, ý tưởng mới

- Trao đổi ý kiến

- Tìm kiếm sự đồng thuận

- Tìm các giải pháp cho vấn đề tồn đọng

 Sự kiện đoàn thể

- Tuyên dương ( thành tích công trạng )

- Cảm ơn ( khách hàng, nhà cung cấp )

- Gặp gỡ, giao lưu

- Giới thiệu sản phẩm

- Ghi nhận thương hiệu

- Kỷ niệm ( các dấu mốc thời gian, không gian )

 Gây quỹ

- Gây quỹ ( nghiên cứu, từ thiện, )

- Tạo ý thức trong công chúng

- Thu hút nhà tài trợ mới

- Thu hút người ủng hộ

- Tăng tình nguyện viên

 Khuyến khích

- Ghi nhận doanh số bán thảo luận

- Tập hợp đội ngũ kinh doanh bàn chiến lược phát biểu trong tương lai

- Gặp gỡ giữa ban lãnh đạo với đội ngũ kinh doan ngoài môi trường công việc

- Tranh thủ sự ủng hộ nội bộ và đối tác

 Sự kiện đặc biệt

- Gây sự chú ý trong giới truyền thông

- Gây ý thức trong công chúng

- Thu hút khách hàng mới

- Giới thiệu sản phẩm

- Trao phần thưởng, tặng phẩm ( cho các thành viên tham gia tổ chức sự kiện )

Mục tiêu sự kiện ảnh hưởng tới phương thực lập kế hoạch và tổ chức sự kiện Những mục tiêu cụ thể đòi hỏi những phương pháp cụ thể Nó yêu cầu phải có kế hoạch riêng cùng với chương trình hoạt động sát thực với chúng Có như vậy, sự kiện mới mang lại thành công cao Chẳng hạn : mục tiêu thu hút công chúng tới tổ chức sự kiện để ghi nhận thương hiệu có thể tạo ra những thứ gì đó (trò vui, trò chơi, tặng phẩm ) để thu hút công chúng tới sự kiện và giữ họ ở đó tham gia các chương trình của sự kiện

Tóm lại, trong bước chuẩn bị tổ chức sự kiện, Nhà tổ chức cần giải quyết năm nội dung sau :

- Có nên tổ chức sự kiện không?

- Có đủ ngân sách cho tổ chức sự kiện không?

- Sử dụng ngân sách bao nhiêu cho tổ chức sự kiện?

- Mục đích sự kiện?

- Sự kiện có xứng đáng với ngân sách chi ra không?

1.4 Phân loại tổ chức sự kiện

Trong quá trình nghiên cứu, học tập cũng như trong thực tế hoạt động kinh doanh dịch vụ tổ chức sự kiện đòi hỏi phải phân loại sự kiện thành những nhóm khác nhau, với mỗi nhóm sự kiện được phân loại theo những tiêu chí nhất định được gọi là một loại hình

sự kiện Các tiêu chí được sử dụng phổ biến trong phân loại sự kiện bao gồm: quy mô, lãnh thổ; thời gian; hình thức và mục đích sự kiện

1.4.1 Theo quy mô, lãnh thổ

Quy mô của sự kiện là một tiêu chí định lượng, tuy nhiên không chỉ dựa vào số lượng người tham gia, hay quy mô của không gian tổ chức sự kiện để phân loại mà còn phải

dựa vào mức độ ảnh hưởng của sự kiện để xác định quy mô (vì có những sự kiện ở một

xã có rất nhiều người tham gia, được tổ chức ở sân vận động xã nhưng cũng không thể gọi là sự kiện lớn được)

 Sự kiện lớn: Là những sự kiện có mức độ ảnh hưởng lớn ở phạm vi quốc gia, quốc

tế, thường có sự tham gia của nhiều người, thời gian tổ chức sự kiện khá dài, nội dung hoạt động đa dạng, phong phú Ví dụ: Lễ hội chùa Hương, SEAGAMES23, hội nghị thượng đỉnh các nước nói tiếng Pháp…

 Sự kiện nhỏ: Là những sự kiện có mức độ ảnh hưởng hẹp (thường giới hạn trong phạm vi một tổ chức doanh nghiệp hoặc gia đình), thường có sự tham gia của ít người, thời gian tổ chức sự kiện khá ngắn, nội dung hoạt động ít… Ví dụ: hội nghị tổng kết của công ty A, đám cưới của anh Nguyễn Văn B, một cuộc họp lớp cuối năm…

Do thời gian hạn chế, chúng tôi chỉ đưa ra những gợi ý mang tính chất tương đối như trên Với cách tiếp cận này còn có thể đưa ra một mức độ trung gian giữa sự kiện lớn và

sự kiện nhỏ đó là những sự kiện vừa (trung bình)

Theo lãnh thổ có thể chia thành: sự kiện địa phương (lễ kỷ niệm 10 năm ngày tái thành lập lập huyện A), sự kiện của một vùng (lễ hội cồng chiêng ở Tây Nguyên), sự kiện quốc gia (Hội khỏe Phù đổng toàn quốc lần thứ…), sự kiện quốc tế (Lễ hội Olimpic…)

1.4.2 Theo thời gian

Tiêu chí thời gian có thể căn cứ theo độ dài thời gian hoặc tính thời vụ

- Theo độ dài thời gian, căn cứ vào thời gian diễn ra sự kiện có thể chia thành: Sự kiện dài ngày, sự kiện ngắn ngày

- Theo tính mùa vụ có thể chia thành: Sự kiện thường niên - diễn ra vào các năm thường vào những thời điểm nhất định (Hội nghị tổng kết, lễ báo công, hội nghị khách hàng thường niên, họp đồng hương đầu năm/ cuối năm, các lễ hội thường niên…); Sự kiện không thường niên - không mang tính quy luật, không có hiện tượng lặp lại ở các năm (lễ khai trương cửa hàng, hội thảo du học Lào, triển lãm hàng nông nghiệp tỉnh A…)

1.4.3 Theo hình thức và mục đích

Đây là cách phân loại phổ biến có ý nghĩa trong nghiệp vụ tổ chức sự kiện Vì hình thức tổ chức sự kiện thường phụ thuộc vào mục đích sự kiện nên nó thường đi liền với nhau Trong tài liệu này chúng tôi tạm chia thành các nhóm sau:

- Sự kiện kinh doanh: là những sự kiện có liên quan đến hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp: sự kiện kinh doanh (Bussiness event), các ngày lễ của doanh nghiệp (Corporate events), sự kiện gây quỹ (Fundraising events), triển lãm (Exhibitions), hội chợ thương mại (Trade fairs), sự kiện liên quan đến bán hàng (Workshops), sự kiện liên quan tới marketing (Marketing events)…

- Sự kiện văn hóa truyền thống: Liên quan đến văn hóa, truyền thống, tôn giáo- tín ngưỡng và phong tục tập quán, bao gồm: lễ hội truyền thống, cưới hỏi, ma chay, mừng thọ, sinh nhật, giao lưu văn hóa, event giải trí, triển lãm nghệ thuật…

- Sự kiện chính thống/Sự kiện của nhà nước (Government events): loại sự kiện thường có những chuẩn mực và quy tắc riêng, chủ đầu tư sự kiện chính là các cơ quan nhà nước: Tổng kết; Khen thưởng, tuyên dương; phát động phong trào; Hội thảo, hội nghị; Họp báo; Hội nghị hiệp thương; Đón tiễn…

- Sự kiện truyền thông: là các sự kiện có tính truyền thông cao, thường do một hay nhiều cơ quan truyền thông báo chí là chủ đầu tư sự kiện, hoặc có sự tham gia của các cơ quan truyền thông trong quá trình tiến hành sự kiện: lễ ghi nhận thương hiệu, thu hút nhà tài trợ, kỷ niệm, gây quỹ, phát động phong trào…

Cần lưu ý rằng sự những phân loại nói trên chỉ mang tính chất tương đối, trong thực tế một hình thức sự kiện có thể thuộc nhiều loại sự kiện khác nhau

1.5 Các công tác chuẩn bị tổ chức sự kiện

Bước 1: Thu thập thông tin yêu cầu của khách hàng

Trước hết ta phải khai thác và nắm rõ các yêu cầu cơ bản nhất do khách hàng đưa ra Các yêu cầu này được thể hiện trong một bản tóm lược, căn cứ vào bản tóm lược này ta

sẽ xác định được rõ ràng mình cần phải làm gì, các bước tổ chức sự kiện ra làm sao Để thực hiện tốt, cần phải trả lời được các câu hỏi sau:

- Loại hình sự kiện sẽ tổ chức (hội nghị, họp báo, giới thiệu sản phẩm, talkshow, …)

- Mục tiêu khi tổ chức sự kiện là gì?

- Khách tham dự là những ai?

- Có bao nhiêu khách sẽ tham dự?

- Khi nào và ở đâu sự kiện sẽ diễn ra?

- Ngân sách dự tính là bao nhiêu?

- Sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty có điểm nổi trội đặc biệt gì?

Bước 2: Hình thành ý tưởng và chủ đề

Ý tưởng của một sự kiện thường được người làm sự kiện ví như “linh hồn của sự kiện” cho nên bước hình thành ý tưởng cho sự kiện rất quan trọng Sau khi đã có ý tưởng,

người ta sẽ phát triển được chủ đề của sự kiện, những hiệu ứng về phần nhìn như thiết kế

sử dụng trong chương trình, việc trang trí, hoạt động của sự kiện sao cho phù hợp với ý

tưởng đã định ra Nếu ý tưởng là “linh hồn” thì chủ đề là “diện mạo” của sự kiện Chủ

đề chi phối toàn bộ nội dung và các hoạt động ở sự kiện Để có được ý tưởng và chủ đề, người ta phải dựa trên các thông tin về đặc điểm sản phẩm, thông điệp của sản phẩm, văn hóa và hành vi tiêu dùng của khách hàng, và mục tiêu truyền thông của sự kiện Trong giai đoạn này, ban tổ chức sự kiện phải tập hợp một nhóm người để tiến hành tìm kiếm ý tưởng các bước tổ chức sự kiện Sau khi suy nghĩ ý tưởng, ban tổ chức sự kiện sẽ thể hiện trên văn bản có sự thống nhất chung, là cách tạo sản phẩm event trên giấy tờ

Chương trình này sẽ được gửi đến khách hàng với bảng báo giá và chờ phản hồi từ phía khách hàng Thông thường, đối với một sự kiện, đây là giai đoạn quan trọng nhất, tạo được sự khác biệt giữa các công ty tổ chức sự kiện với nhau Nhưng một ý tưởng hay cũng chưa đảm bảo thành công của event bởi còn phụ thuộc nhiều vào khâu tổ chức

Bước 3: Lập kế hoạch

Tổng hợp và thể hiện các ý tưởng, chủ đề dưới dạng tài liệu trình bày, sao cho khách hàng có thể nhìn ra được 1 bức tranh mang tính khả thi, thể hiện được nội dung, thông điệp, ý nghĩa, mục đích và hình dáng của chương trình Đồng thời cho khách hàng nhìn thấy cách thức thực hiện và cách thức đo lường kết quả của chương trình Các vấn đề gồm:

- Thuyết minh ý tưởng và chủ đề dựa trên những thông tin và đặc tính của sản phẩm, văn hóa của tổ chức…

- Địa điểm tổ chức (phân tích và đưa ra đề xuất địa điểm)

- Dự tính thời gian tổ chức sự kiện và thời gian kéo dài của sự kiện Tổ chức và bố trí chỗ ngồi theo ước lượng khán giả và nơi trong giữ phương tiện đi lại

- Nhân sự tham gia (phân tích và đưa ra đề xuất nhân sự)

- Chương trình gồm những hoạt động gì, thời gian ra sao, đường dây như thế nào, điểm nhấn ở đâu?

- Lên bảng báo giá tạm tính cho các hạng mục, dịch vụ, nhân sự đề xuất

- Dự tính số lượng khách mời tham gia sự kiện, danh sách khách mời và người nổi tiếng Ngoài ra còn cần ước tính số lượng quà tặng, số lượng trò chơi và các vật dụng cần thiết để tổ chức Nếu sự kiện có tổ chức ăn uống nhẹ thì cần lưu ý đến yếu tố không gian cũng như số lượng và chất ượng thực phầm đồ uống, cách chế biến và độ an toàn

- Trình bày với trưởng phòng hoặc giám đốc để lấy phê duyệt (điều chỉnh nếu có)

- Gửi đến hoặc trực tiếp trình bày với khách hàng và lấy phản hồi, điều chỉnh bổ sung nếu có

Sau khi khách hàng thống nhất và chọn đề xuất và các hạng mục thực hiện, công ty và khách hàng cần ký hợp đồng để phát triển chương trình chi tiết hơn ở các bước tiếp theo (kịch bản chi tiết)

Bước 4: Lên kế hoạch triển khai sự kiện

Sau khi hoàn tất bước đề xuất kế hoạch và ý tưởng cho khách hàng, có được sự cam kết hợp tác với nhau, sẽ thực hiện bước 4 để đảm bảo các công việc bắt đầu từ bước này công việc đã có thể được quản lý và theo dõi Các công việc gồm:

- Chi tiết các công việc

- Thời gian thực hiện và hoàn thành

- Phân chia trách nhiệm cho các bên liên quan

- Bố trí nguồn nhân lực thực hiện

- Nhà cung cấp dụng cụ thiết bị

- Phân tích rủi ro có thể xảy ra

Bước 5: Triển khai kế hoạch và công việc

- Thực hiện các hạng mục công việc theo kế hoạch

- Theo dõi và quản lý công việc, xử lý các vấn đề phát sinh

- Theo dõi và cập nhật những chi phí phát sinh

Bước 6: Kết thúc và tổng kết dự án

- Tổng hợp kết quả của dự án (tài liệu, hình ảnh, video) để làm cơ sở dữ liệu tham khảo cho những dự án khác

- Tổng hợp chi phí thực hiện, chi phí phát sinh, kết xuất báo cáo cho khách hàng

- Nghiệm thu và thanh lý hợp đồng

- Báo cáo tổng kết chi phí và lợi nhuận của dự án