Luận văn Quản lý thẻ sinh viên của thư viện

Nó như “chứng minh thư” của mỗi “công dân” trong nhà trường Tại thư viện khi quản lý hồ sơ sinh viên vẫn sử dụng phương pháp thủ công là chủ yếu, khối lượng hồ sơ quản lý sinh viên là rấ

Vũ Hồng Lê

Nguyễn Thị Lĩnh Nguyễn Thị Minh Ngọc Nguyễn Thị Thanh Tâm

Vũ Hồng Lê Cài đặt

Nội dung của dự án:

Xây dựng chương trình quản lý thẻ sinh viên của thư viện

Dự trù thời gian kế hoạch:

- Thời gian khảo sát: 01/03/2008 – 02/03/2008

- Thời gian phân tích: 03/03/2008 – 05/03/2008

- Thời gian thiết kế: 06/03/2008 – 10/03/2008

I Đặt vấn đề:

1 Mô tả hiện trạng bài toán:

Bất cứ một sinh viên nào khi bước qua cánh cổng của nhà trường đều phải có thẻ sinh viên Thẻ sinh viên có vai trò rất quan trọng đối với cả sinh viên và nhà trường

Nó như “chứng minh thư” của mỗi “công dân” trong nhà trường

Tại thư viện khi quản lý hồ sơ sinh viên vẫn sử dụng phương pháp thủ công là chủ yếu, khối lượng hồ sơ quản lý sinh viên là rất lớn

Việc cập nhật hồ sơ, tìm kiếm thông tin của một sinh viên nào đó là rất khó khăn, mất nhiều thời gian và không cho được thông tin chính xác nhất và mới nhất về sinh viên đó

Số giấy tờ bổ sung hàng năm trong hồ sơ của mỗi sinh viên cũng rất lớn

Các báo cáo tổng hợp tình hình sinh viên rất chậm so với thời gian quy định Thêm nữa là các báo cáo này là không chính xác (thông tin này không phải là thông tin mới nhất) không đầy đủ và đã ảnh hưởng nhiều đến chất lượng báo cáo

Việc làm báo cáo thống kê theo yêu cầu mang tính điều tra thì càng gặp khó khăn hơn rất nhiều và thường không thoả mãn được yêu cầu đặt ra bởi thông tin thiếu chất lượng thời sự

Hầu như không thể theo dõi tình hình sinh viên của các lớp, các ngành, các khoa

A) Thẻ sinh viên

• Đối với sinh viên, nó thay thế cho thế cho giấy chứng nhận sinh viên, thẻ thư viện

…

• Đối với người quản lí (nhà trường)

Bảo vệ nhà trường: là cơ sở để nhận diện sinh viên của nhà trường Quản sinh: là cơ sở để nhận biết sinh viên của mỗi khoa

Thư viện: là căn cứ để cho mượn tài liệu Phòng chính trị và công tác sinh viên: quản lí, cập nhật ,thống kê Giám thị : có thể biết được những gian lận trong thi cử …

B)Đặc điểm của thẻ sinh viên:

C)Phụ trách quản lí thẻ sinh viên:

• Phòng chính trị & Công tác sinh viên

• Trung tâm thông tin tư liệu

D)Các nhiệm vụ của Ban quản lí về thẻ sinh viên

• Phòng chính trị & Công tác sinh viên:

Đưa ra các quyết định về việc cung cấp, sửa chữa, thu hồi thẻ sinh viên

• Trung tâm thông tin tư liệu:

Thi hành các quyết định về việc cung cấp, sửa chữa, thu hồi thẻ sinh viên Bài toán đặt ra là phân tích thiết kế hệ thống xây dựng chương trình quản lý thẻ sinh viên của thư viện

Quản lý thẻ sinh viên của thư viện ta phải nắm được các vấn đề cơ bản sau:

+Ta phải nắm rõ số sinh viên trong trường

+Ta phải biết được số sinh viên trong mỗi khoa, mỗi lớp +Quá trình làm thẻ cho sinh viên

+Quá trình cấp thẻ lại cho những sinh viên bị mất thẻ, làm lại thẻ

2 Ưu, nhược điểm của hệ thống cũ:

Qua tìm hiểu thực tế chúng em thấy nghiệp vụ quản lý thẻ sinh viên bằng sổ sách có những ưu khuyết điểm sau:

A) Ưu điểm

Công việc quản lý trên sổ sách là công việc rất quen thuộc trong các đơn vị hành chính sự nghiệp ở nước ta trong nhiều năm qua việc quản lý như vậy không đòi hỏi phải có trình độ chuyên môn hoá cao và một số công việc quản lý thủ công trước đây không thể thay thế hoàn toàn bằng máy tính

B) Nhược điểm:

Trong thời đại ngày nay với tốc độ phát triển nhanh và mạnh mẽ của công nghệ thông tin thì việc quản lý bằng sổ sách trở nên lạc hậu và có những nhược điểm chính sau:

+ Việc quản lý bằng sổ sách trở nên cồng kềnh, dễ bị mối mọt thất lạc

+ Việc sửa chữa hay cập nhật mất nhiều thời gian

+ Phương pháp quản lý thủ công làm giảm hiệu quả quản lý điều hành của thư viện + Tính bảo mật an toàn không cao nên thông tin dễ bị mất

+ Không mang tính thời đại

3 Xác định mục tiêu và phương án giải quyết:

- Ngày nay với sự phát triển mạnh mẽ của Công nghệ thông tin việc ứng dụng những thành tựu của ngành CNTT vào tất cả các ngành khác đặc biệt là trong lĩnh vực quản lý trở thành một xu hướng tất yếu

- Trong công tác quản lý nếu chúng ta làm mọi việc bằng tay thì sẽ rất khó khăn

và rất có thể mắc những sai sót Nhưng nếu ứng dụng CNTT thì mọi việc sẽ rất tiện lợi, tiết kiệm thời gian, nhân lực và cả tri phí

- Bài tập này xây dựng một ứng dụng của ngành CNTT vào công tác quản lý sinh

viên của thư viện

A)Mục đích của bài toán:

• Giúp cán bộ phòng chính trị và công tác sinh viên có thể quản lí dễ dàng, đơn giản, nhanh chóng về các vấn đề quản lí

• Giúp nhân viên thư viện khi làm thẻ, nhập xuất dữ liệu về sinh viên được dễ dàng, hiệu quả

• Giúp sinh viên khi đăng ký làm lại thẻ được nhanh chóng hơn

• …

B)Ưu điểm của hệ thống mói

*Cập nhật thông tin nhanh chóng và chính xác

• Khi sinh viên nhập trường, nhân viên thư viện sẽ nhận được thông tin của các sinh viên mới từ phòng quản lí thông qua hệ thống, và làm thẻ cho sinh viên

• Khi sinh viên bị hỏng hoặc mất và đăng ký lại thì chỉ cần cung cấp thông tin về tên sinh viên và mã sinh viên (và cung cấp thông tin sai lệch ở thẻ sinh viên nếu thẻ bị sai)

*Tra cứu thông tin nhanh chóng, chính xác và dễ dàng hơn theo yêu cầu quản lý

• Nhân viên thư viện sẽ truy cập vào hệ thống để lấy dữ liệu và làm lại thẻ mới trên cơ sở các thông tin đã có và thông tin sinh viên cung cấp

* Sửa chữa hay bổ sung thông tin cũng hết sức mềm dẻo, thuận tiện đáp ứng đầy đủ yêu cầu đặt ra

• Để sửa lại thông tin về thẻ sinh viên, nhân viên thư viện chỉ cần nhập vào mã sinh viên và sửa trên hệ thống

II Xác lập dự án:

1 Dự trù trang thiết bị:

Thiết bị dự tính gồm một máy đơn có cài hệ điều hành Windows XP và hệ quản trị cơ

sở dữ liệu, ngôn ngữ lập trình và các phần mềm hỗ trợ đi kèm

-Tổng hợp thông tin khảo sát

-Phân tích,tổng hợp đưa ra các sơ đồ cần thiết như: sơ đồ chức năng,sơ đồ luồng dữ liệu…

-Thiết kế chương trình, tạo khung hình chi tiết về chương trình cần xây dựng

c)Xây dựng,hoàn thiện và thử nghiệm chương trình :

-Xây dựng chương trình, xây dựng các modul , các thư viện đi kèm nếu cần

-Cài đặt chạy thử dể kiểm tra lỗi và thử nghiệm các chức năng để xem cét tính khả thi

và tìm ra các chức năng cần bổ sung

-Thực hiện sửa lỗi sau khi đã kiểm tra và hoàn thiện các chức năng còn thiếu Công việc này được lặp lại đến khi đáp ứng yêu cầu

-Sau khi hoàn thiện sẽ chính thức đưa chương trình vào hoạt động

-Theo dõi qúa trình hoạt động để kịp thời khắc phục những lỗi xảy ra

3 Dự trù về nhân lực, kinh phí:

III Nội dung khảo sát:

2.Nghiệp vụ:

Sau khi nhận được bài tập, chúng em đã đi tìm hiểu và khảo sát thực tế tại thư viện , phòng CT&TCSV trường Đại học Hàng Hải

Quản lý hồ sơ sinh viên của Trường Đại Học Hàng Hải Việt Nam:

- Quản lý thông tin về sinh viên dưới dạng “Hồ sơ sinh viên”

- Mọi sự thay đổi liên quan đến sinh viên sẽ được cập nhật vào hồ sơ sinh viên (theo các phiếu tương ứng theo mẫu quy định sẵn) để dễ theo dõi quản lý

- Trên cơ sở các thông tin sinh viên được lưu trữ, phòng CT&TCSV và thư viện thực hiện xây dựng báo cáo tổng hợp theo định kỳ, báo cáo phân tích đánh giá và một số báo cáo khác theo mẫu chuẩn quy định từ trước Những báo cáo này rất quan trọng trong công tác quản lý sinh viên

- Quản lý sự thay đổi của sinh viên trong trường là một vấn đề cực kì quan trọng đối với công tác quản lý sinh viên Số lượng sinh viên mới vào trường và ra trường, thường xuyên thay đổi rất khó quản lý do rất nhiều nguyên nhân

Giấy khai sinh (bản sao)

Bằng tốt nghiệp (bản sao) hoặc giấy chứng nhận tốt nghiệp tam thời (bản gốc) Học bạ THPT (bản sao)

Sổ Đoàn hoặc Đảng

Chứng minh thư nhõn dõn (bản sao)

Cỏc loại giấy tờ ưu tiờn nếu cú

Khi đó vào học trở thành sinh viờn của trường nhà trường sẽ làm thẻ cho sinh viờn mới vào trường

•Khi sinh viờn bị mất thẻ hay thẻ bị sai muốn làm lại thẻ sinh viờn cần làm đơn gửi cho quản sinh của khoa mỡnh xỏc nhận, sau đú đem lờn thư viện để làm lại thẻ sinh viờn Đơn xin cấp thẻ và đổi thẻ theo biểu mẫu sau:

•

Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt nam

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Hải Phòng, ngày

tháng năm 200

Đơn xin cấp thẻ- đổi thẻ sinh viên Kính gửi: - Phòng Đào tạo và Công tác sinh viên Tên Em là: Sinh ngày: Giới tính:

Sinh viên Lớp Thuộc Khoa: Mã SV:

Lý do cấp thẻ, đổi thẻ:

Kèm theo giấy tờ gồm: 1- Bản sao CMTND +

Đề nghị Quý Phòng tạo điều kiện giải quyết Em xin trân trọng cảm ơn./ HP, ngày tháng năm 200

1-Ng-ời viết đơn

( Ký, ghi rõ họ tên)

2- Phòng ĐT&CTSV

Chuyển Bộ phận làm thẻ (Trung

tâm TTTL)

Đề nghị cấp giấy hẹn; trả thẻ trong vòng 07 ngày

1) Khi sinh viên nhập trường phòng chính trị và công tác sinh viên sẽ thông qua hệ thống quản lí sinh viên nhập vào các thông tin trên hồ sơ sinh viên để tiến hành làm thẻ cho mỗi sinh viên

2) Khi sinh viên làm lại thẻ do sai sót thì sinh viên lên trung tâm tư liệu để làm lại thẻ :

- Sinh viên nộp lại thẻ bị hỏng

- Đưa ra thông tin sai lẫn trên thẻ

Nhân viên thư viện thông qua mã sinh viên của sinh viên đó để truy nhập vào hệ thống để kiểm tra:

- Nếu hệ thống cho kết quả đúng như sinh viên cung cấp thì nhân viên thu lại thẻ

cũ và làm thẻ mới cho sinh viên

- Nếu sinh viên đưa ra thông tin sai lệch với thông tin có sẵn trong hệ thống thì nhân viên thư viện sẽ gửi thông tin đến phòng CT&CTSV để yêu cầu kiểm tra lại

hồ sơ sinh viên Và gửi kết quả trả lại cho nhân viên Sau đó nhân viên thư viện tiến hành làm lại thẻ cho sinh viên

3) Khi sinh viên làm lại thẻ do bị mất nhân viên thư viện sẽ truy cập vào hệ thống lấy thông tin sinh viên và làm lại thẻ cho sinh viên

III Phân tích thiết kế hệ thống:

1 Sơ đồ phân cấp chức năng:

2 Biểu đồ luồng dữ liệu:

a) Sơ đồ ngữ cảnh:

Quản lý thẻ sinh viên

Tổng số thẻ sinh viên đã làm Làm lại do sai

Bị mất thẻ

b) Sơ đồ mức đỉnh:

c) Sơ đồ mức dưới đỉnh

• Quản lý danh mục dùng chung:

Quản lý danh mục dùng chung

Cập nhật và làm thẻ

Thống kê, tìm kiếm

Nhân viên

thư viện

Danh mục 1.Nhập danh mục

3 Thống kê, tìm kiếm

D/l danh mục

D/l danh mục

Cập nhật, làm thẻ D/l cập nhật,

làm thẻ

D/l cập nhật, làm thẻ

2 Cập nhật, làm thẻ

D/l cập nhật, làm thẻ

Phòng CT&CTSV

Nhân viên Thư viện

Quản lý thẻ

SV

Ra quyết định làm thẻ

Sinh Viên

Yêu cầu làm thẻ

Đáp ứng

thông tin

Làm thẻ

Cập nhật Tìm kiếm,

thống kê

D/l Ngành

D/l Lớp

1.3 Nhập sửa danh mục Lớp

1.2 Nhập sửa D/m Ngành

D/l Khoa

D/l Ngành

Hồ sơ SV

Hồ sơ SV

D/l Làm mới

D/l Làm lại

2.3 Nhập sửa làm lại

2.2 Nhập sửa làm mới

Hồ sơ SV

Hồ sơ SV

• Input: thông tin về sinh viên

• Output: hồ sơ sinh viên

Làm thẻ mới:

Khi SV nhập trường, phòng CT&CTSV sẽ thông qua hệ thống quản lý SV nhập vào các thông tin trên HSSV để tiến hành làm thẻ cho mỗi SV theo mẫu sau:

// THẺ SV

• Input: Hồ sơ sinh viên

• Output: thẻ sinh viên

Làm lại thẻ:

SV có nhu cầu làm lại thẻ SV thì phải đăng ký theo mẫu sau:

// Đơn xin cấp lại thẻ

SV nộp đơn đăng ký làm lại thẻ cho thư viện

Làm lại thẻ bị sai:

Nhân viên thư viện thông qua mã sinh viên để truy cập vào

hệ thống để kiểm tra:

- Nếu hệ thống cho kết quả đúng như SV cung cấp

thì nhân viên thư viện thu lại thẻ cũ và tiến hành làm thẻ mới cho sinh viên

- Nếu thông tin SV đưa ra sai lệch với thông tin có

sẵn trong hệ thống thì nhân viên thư viện sẽ gửi thông tin đến phòng CT&CTSV yêu cầu kiểm tra lại hồ sơ sinh viên Sau đó gửi kết quả lại cho SV

SV xác nhận lại thông tin đúng cho thư viện Rồi nhân viên thư viện tiến hành làm lại thẻ cho SV Làm lại thẻ mất:

SV làm lại thẻ do mất thì nhân viên thư viện sẽ truy cập vào

hệ thống lấy thông tin sinh và tiến hành làm lại thẻ cho sinh viên

• Input: Hồ sơ sinh viên

• Output: thẻ sinh viên (theo mẫu nhà trường) và

hồ sơ sinh viên (nếu có cập nhật lại)

• Thống kê, tìm kiếm:

Số thẻ SV Làm mới

Số thẻ SV Làm lại

3.4 Thống kê, tìm kiếm tổng số thẻ SV đã làm

3.3 Thống kê, tìm kiếm

số thẻ SV bị sai lệch 3.2 Thống kê, tìmkiếm

số thẻ SV Làm lại

Thesv (Masv, Mavach, Thoihan, Mauthe) Hososv (Malop, Masv, Tensv, Gioitinh , Ngaysinh, Quequan)

Lop -MaLop -TenLop -MaNganh

Lop -MaLop -TenLop -MaNganh

User Ma_user Ten_user ChucVu

Tên cột Kiểu dữ liệu Độ dài NULL

3.Giao diện của chương trình

a)Giao diện Đăng nhập

Sau khi hoàn thành người dùng nhấn nút lệnh Đăng nhập Hệ thống sẽ kiểm tra:

Nếu đúng thì báo cáo thành công và cho phép truy cập vào hệ thống

Nếu sai đưa ra thông báo lỗi Nếu muốn thoát khỏi form thì người dùng nhấn nút Huỷ bỏ ( thực hiện lệnh thoát) Nút lệnh Giúp đỡ giúp cho người dùng chưa biết cách sử dụng Form

Khoa, ngành,lớp, hồ sơ sinh viên : thao tác cập nhật sẽ được ẩn đi(chi cho phép người dùng xem, đọc dữ liệu mà không có quyền thay đổi hay thêm vào dữ liệu)

+ Menu làm thẻ cũng được dấu

- Còn nếu là admin thì tất cả các danh mục sẽ được hiển thị và có hiệu lực

c) Menu Hệ thống

Trong menu hệ thống

*)Người dùng:

Khi nhấn vào nút người dùng thì hệ thống sẽ hiện ra một frmuser Gồm các label:

Tên đăng nhập

Họ và tên Chức danh Quyền Mật khẩu Xác nhận mật khẩu Tổng số người Người dùng với tư cách là người quản trị hệ thống sẽ nhập thông tin về người dùng và

Hệ thống kiểm tra xem có trùng tên đăng nhập mật khẩu không

─ Nếu trùng thì đưa ra thông báo trùng và yêu cấu nhập lại

─ Nếu đúng thì sẽ ghi một bản mới vào trong cơ sở dữ liệu

- Xoá:

Khi admin nhấn nút xoá thì hệ thống sẽ kiểm tra các thông tin nhập vào có ở trong cơ sở dữ liệu không

Nếu đúng thì đưa ra cảnh báo và hỏi lại xem có chắc chắn xoá không ? Đưa ra hai lựa chọn :Yes/no

Nếu nhấn yes: Hệ thống sẽ xoá bản ghi trên khỏi cơ sở dữ liệu Nếu nhấn no: Hệ thống quay trở về form frmuser

- Sửa:

Khi admin nhấn nút sửa thì hệ thống sẽ căn cứ vào các thông tin nhập vào và truy nhập vào cơ sở dữ liệu và sửa lại

*)Khi admin vào thay đổi mật khẩu Hệ thống đưa ra form thay đổi mật khẩu

Nhập mật khẩu mới và xác nhận nhập lại

Sau đó nhấn nút sửa

Hệ thống truy nhập vào cơ sở dữ liệu và sửa lại

*)Thao tác với dữ liệu:

Cho phép backup dữ liệu

Dữ liệu cần được sao lưu, chia sẻ

*)Thoát:

Khi nhấn thoát thì hệ thống sẽ thoát khỏi chương trình

d)Menu Danh mục

Báo cáo danh sách lớp

-Hồ sơ sinh viên

Cập nhật Hồ sơ sinh viên

Báo cáo Hồ sơ sinh viên

-Thẻ sinh viên

Cập nhật thẻ

Báo cáo tổng số thẻ

Trong Hồ sơ sinh viên

*)Cập nhật hồ sơ sinh viên

Trong form cập nhật này cho phép người dùng có thể :

Hiển thị ra một form mới bao gồm các thông tin

Sau khi người dùng thực hiện lệnh thêm mới ( nhấn nút thêm mới)

Để dữ liệu cập nhật và hiển thị lên form cập nhật thì người dùng nhấn cập nhật để

làm “tươi” dữ liệu

+)Sửa

Khi nhấn nút sửa thì hệ thống sẽ hiển thị ra 1 form sửa (người dùng cũng có thể

sửa trực tiếp trên bảng datagrid view)

Sau đó nhấn nút cập nhật để dữ liệu được làm tươi

+)Xóa

Người dùng chọn trực tiếp trên datagrid view về hồ sơ sinh viên muốn xóa

Sau đó nhấn nút xóa:

Khi nhấn nút xóa thì hệ thống sẽ hiển thị ra một msgbox : đưa ra lời cảnh báo

và chắc chắn xem người dùng có muốn xóa không ?

2 lựa chọn: yes/no -Nếu yes: sẽ thực hiện xóa trực tiếp -Nếu No: hệ thống quay trở lại màn hình trước +)Tìm kiếm

Đưa ra các tiêu chí cho người dùng có thể tìm kiếm dễ dàng

- Tìm kiếm theo mã sinh viên

- Theo tên sinh viên

- Theo quê quán