Bài giảng THIẾT KẾ CẤU TRÚC TỔ CHỨC

XÁC ĐỊNH CẤU TRÚC Các bộ phận hình thành cấu trúc  Các mối quan hệ báo cáo chính thức, bao gồm: số cấp trong hệ thống, phạm vi quản lý điều hành của các nhà quản trị phạm vi, tầm hạn

Lý thuyết & Thiết kế tổ chức

THIẾT KẾ CẤU TRÚC TỔ CHỨC

XÁC ĐỊNH CẤU TRÚC

 Các bộ phận hình thành cấu trúc

 Các mối quan hệ báo cáo chính thức, bao gồm: số cấp trong hệ

thống, phạm vi quản lý điều hành của các nhà quản trị (phạm vi, tầm hạn quản trị)

 Cách nhóm gộp các cá nhân thành những phòng ban và cơ chế phối hợp giữa chúng

 Cách thiết kế hệ thống đảm bảo về thông tin liên lạc, sự phối hợp thống nhất trong tổ chức

HỆ THỐNG THÔNG TIN

 Hệ thống thông tin theo chiều dọc (trực tuyến)

 Xác định chuỗi quyền hành theo cấp bậc

 Quy định các quy trình, thủ tục phục vụ cho thực hiện công việc

 Tăng thêm cấp trung gian để giảm áp lực xử lý thông tin cho cấp trên

 Thiết lập kênh thông tin dọc

 Hệ thống thông tin theo chiều ngang (phối hợp)

 Thiết lập hệ thống cung cấp thông tin qua lại dưới dạng văn bản giữa các phòng ban

 Trao đổi trực tiếp qua lại để giải quyết những vấn đề liên quan

 Giao phó nhiệm vụ cho cá nhân nhất định trong việc liên lạc giữa các phòng ban với bộ phận sản xuất

 Thiết lập các nhóm “đặc nhiệm” bao gồm các chuyên gia đến từ nhiều phòng ban khác nhau

 Bổ nhiệm người tổng điều hành

 Hình thành các đội (nhóm: work group) đa chức năng

 Xác định theo khu vực địa lý

 Xác lập mối quan hệ báo cáo (Quan hệ trực tuyến)

 Tầm hạn quản lý (Phân quyền – Tập quyền)

 Phạm vi quản lý (Nhà quản trị - Tính chất công việc – Nhân viên)

 Hình thành các phòng ban chức năng (Quan hệ chức năng)

 Theo chức năng

 Theo sản phẩm

 Theo địa lý

 Ma trận

CẤU TRÚC THEO CHỨC NĂNG

Tổng giám đốc

Kỹ thuật Tài chính Nhân sự Marketing

Cấu trúc chức năng: Bối cảnh

 Môi trường: Ổn định, ít biến động

 Công nghệ: Theo thủ tục, sự phụ

thuộc lẫn nhu thấp

 Quy mô: Từ nhỏ đến vừa

 Mục đích: Gia tăng hiệu quả nội bộ

nhờ phát huy vai trò chuyên môn

hóa nhân viên quản lý

Cấu trúc chức năng: Bên trong

Cấu trúc chức năng: Ưu điểm

 Tính kinh tế ở quy mô phòng ban

Cấu trúc chức năng: Nhược điểm

 Phản ứng chậm khi môi trường thay

đổi

 Các quyết định đều tập trung ở cấp

trên gây quá tải

Đại lý tàu biển Du lịch lữ hành

Cấu trúc theo sản phẩm: Ngữ cảnh

 Môi trường: Tính không ổn định từ

trung bình đến cao, hay thay đổi

 Công nghệ: Không theo thủ tục;

tương tác cao giữa các phòng ban

 Quy mô: Lớn

 Mục tiêu: Tính hiệu lực bên ngoài,

thích nghi, hài lòng của khách hàng

Cấu trúc theo sản phẩm: Nội bộ

 Mục tiêu hàng động: Nhấn mạnh

dòng sản phẩm

 Kế hoạch và ngân sách: Trong tâm

là lợi nhuận, chi phí và doanh thu

 Quyền hành chính thức: Giám đốc

sản xuất

Cấu trúc theo sản phẩm: Ưu điểm

 Phù hợp với môi trường không ổn

định, hay thay đổi

 Sự hài lòng của khách hàng vì trách

nhiệm sản phẩm rõ ràng, giao tiếp

tăng lên không có trở ngại

 Cần có sự hợp tác cao giữa các

chức năng

 Cho phép các đơn vị thích ứng với

những biến đổi về sản phẩm, địa

Cấu trúc theo sản phẩm: Nhược điểm

 Gây ra sự lãng phí do quy mô tổ

chức tăng

 Dẫn đến sự hợp tác lỏng lẻo giữa

các dòng sản phẩm

 Khó chuyên sâu kỹ năng, chuyên

môn hóa kỹ thuật

 Sự thích hợp và tiêu chuẩn hóa

giữa các dòng sản phẩm khó khăn

CẤU TRÚC THEO ĐỊA LÝ

Tổng giám đốc

Khu vực

miền Nam

Khu vực miền Bắc

Khu vực miền Đông miền TâyKhu vực

Cấu trúc theo địa lý: Ngữ cảnh

 Môi trường: Tính không ổn định từ

trung bình đến cao, hay thay đổi

 Công nghệ: Không theo thủ tục;

tương tác cao giữa các phòng ban

 Quy mô: Lớn, phạm vi kinh doanh

trải rộng, khách hàng đa dạng

 Mục tiêu: Tính hiệu lực bên ngoài,

thích nghi, hài lòng của khách hàng

Cấu trúc theo địa lý: Nội bộ

 Mục tiêu hàng động: Nhấn mạnh

đến các khu vực thị trường

 Kế hoạch và ngân sách: Trong tâm

là lợi nhuận, chi phí và doanh thu

 Quyền hành chính thức: Giám đốc

khu vực

Cấu trúc theo địa lý: Ưu điểm

 Phù hợp với môi trường không ổn

định, hay thay đổi

 Tăng sự hài lòng của khách hàng

nhờ trách nhiệm rõ ràng, khả năng

giao tiếp với khách hàng cao

 Thúc đẩy sự hợp tác cao giữa các

chức năng

 Cho phép các đơn vị thích ứng với

thay đổi về nhu cầu khách hàng trên

Cấu trúc theo sản phẩm: Nhược điểm

 Gây ra sự lãng phí do quy mô tổ

chức tăng

 Dẫn đến sự hợp tác lỏng lẻo giữa

các khu vực

 Khó chuyên sâu kỹ năng, chuyên

môn hóa kỹ thuật

 Sự thích hợp và tiêu chuẩn hóa

giữa các khu vực, các đối tượng

khách hàng khó khăn hơn

Đại lý tàu biển Du lịch lữ hành

Khu vực miền Đông miền TâyKhu vực

Cấu trúc hỗn hợp: Ngữ cảnh

 Môi trường: Không chắc chắn từ

trung bình đến cao; nhu cầu khách

hàng thay đổi nhanh chóng

 Công nghệ: Theo thủ tục hoặc

không; có mối quan hệ qua lại về

mặt chức năng

 Quy mô: Lớn

 Mục tiêu: Vừa đạt hiệu quả bên

ngoài; vừa đạt hiệu quả bên trong

những chức năng

Cấu trúc hỗn hợp: Nội bộ

 Mục tiêu hành động: Nhấn mạnh

dòng sản phẩm (hoặc thị trường) và

một số chức năng quan trọng

 Kế hoạch và ngân sách: Lợi nhuận

của các đơn vị kinh doanh; chi phí

cho các chức năng cơ bản

 Quyết định chính thức: Có sự phân

quyền giữa nhà quản trị trực tuyến

và nhà quản trị chức năng

Cấu trúc hỗn hợp: Nhược điểm

 Tiềm ẩn nguy cơ tăng quá mức về

chi phí cho quản lý chung

 Dễ dẫn đến mâu thuẫn giữa các

đơn vị bên dưới và công ty mẹ

Phụ trách

dự án A

Trưởng phòng Thiết kế

Trưởng phòng Giám sát

Điều kiện áp dụng cấu trúc ma trận

 Buộc phải phân bố nguồn lực chung

khan hiếm cho nhiều hoạt động khác

nhau

 Điều kiện hoạt động đòi hỏi phải cân

bằng cùng lúc cho nhiều yếu tố đầu

ra

 Môi trường hoạt động của tổ chức

vừa phức tạp, vừa thay đổi nhanh

chóng

Cấu trúc ma trận: Ngữ cảnh

 Môi trường: Có nhiều biến đổi

 Công nghệ: Linh hoạt và có quan hệ

tác động qua lại với nhau

 Quy mô: Trung bình, có vài dòng

sản phẩm

 Mục tiêu: Sự chuyên môn hóa về

mặt kỹ thuật và sáng tạo trong dòng

sản phẩm kép

Cấu trúc ma trận: Nội bộ

 Mục tiêu hoạt động: Chú trọng vào

sản phẩm và chức năng ngang nhau

 Kế hoạch và ngân sách: Hệ thống

kép, chức năng và sản phẩm phối

hợp hài hòa

 Quyền hành chính thức: Đầu mối

giữa nhà quản trị chức năng và nhà

quản trị theo sản phẩm (dự án)

Cấu trúc ma trận: Ưu điểm

 Tạo ra sự phối hợp cần thiết để thỏa mãn những đòi hỏi kép của môi trường

 Có sự phân phối linh hoạt về nguồn lực con người giữa các đơn

 Hiệu quả nhất khi doanh nghiệp có quy mô trung bình và có

nhiều hoạt động diễn ra cùng lúc (nhiều sản phẩm)

Cấu trúc ma trận: Nhược điểm

 Cấu trúc quyền hành kép này làm cho các nhân viên thường xuyên phải cân nhắc và hay mắc phải sai lầm

 Đòi hỏi nhân viên phải có kỹ năng giao tiếp rộng rãi, được đào tạo bao quát

 Tiêu tốn nhiều thời gian cho những cuộc họp và những quyết định bất đồng nhau

 Chỉ hoạt động hiệu quả trong các đơn vị hiểu rõ về câu strucs và chấp nhận quan hệ báo cáo “ngang quyền” thay cho hệ thống cấp bậc chiều dọc

 Cần phải có áp lực kép từ bên ngoài để duy trì nguồn lực

DẤU HiỆU KÉM HiỆU QUẢ

 Việc ra quyết định bị trì hoãn hoặc

kém chất lượng

 Phẩn ứng kém linh hoạt trước

những tác động thay đổi từ môi

trường

 Có nhiều mâu thuẫn, xung đột

Thiết kế cấu trúc tổ chức

The End