Đào tạo nhận thức chung ISO 9000:2008

Nội dung: 1. Giới thiệu các tài liệu bắt buộc khi áp dụng HTQLCL theo ISO 9001:2008 2. Hướng dẫn cách viết tài liệu 3. Yêu cầu đối với CBCNV 4. Làm bài tập — ISO là tên viết tắt của Tổ chức Quốc tế về tiêu chuẩn hoá (International Organization for Standardization), được thành lập vào năm 1946 và chính thức hoạt động vào ngày 2321947, nhằm mục đích xây dựng các tiêu chuẩn về sản xuất, thương mại và thông tin. — ISO có trụ sở ở Geneva (Thuỵ sĩ) và là một tổ chức Quốc tế chuyên ngành có các thành viên là các cơ quan tiêu chuẩn Quốc gia của 111 nước. — Tuỳ theo từng nước, mức độ tham gia xây dựng các tiêu chuẩn ISO có khác nhau. ở một số nước, tổ chức tiêu chuẩn hoá là các cơ quan chính thức hay bán chính thức của Chính phủ. Tại Việt Nam, tổ chức tiêu chuẩn hoá là Tổng cục Tiêu chuẩnĐo lườngChất lượng, thuộc Bộ Khoa học – Công nghệ và Môi trường.

ĐÀO TẠO NHẬN THỨC CHUNG

ISO 9001:2008

TRÌNH BÀY:

Nội dung:

1 Giới thiệu các tài liệu bắt buộc khi áp dụng

HTQLCL theo ISO 9001:2008

2 Hướng dẫn cách viết tài liệu

3 Yêu cầu đối với CBCNV

4 Làm bài tập

2

1 H iểu sơ bộ về ISO và các tài liệu cần có

khi xây dựng HTQLCL theo ISO 9001:2008

3

MỤC TIÊU

2 Biết cách xác định các tài liệu cần có tại đơn vị

và tiến hành xây dựng tài liệu

3 Hiểu yêu cầu đối với CBCNV khi muốn áp dụng thành công ISO

6

Chuyển điện thoại sang chế độ thích

hợp => KHÔNG để chuông

Hạn chế ra ngoài => trao đổi công việc

trong lúc giải lao

Trao đổi đa chiều

Tích cực đưa ra câu hỏi, đóng góp ý kiến

Tích cực tham gia thảo luận nhóm

 Thái độ làm việc

12

ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ

Mức độ hiểu biết về tiêu chuẩn/ hệ thống

Trình bày kết quả bài tập

Sự hợp tác của mọi người

Sự tham gia đầy đủ

Bài kiểm tra cuối khóa

ISO lµ g× ?

 ISO là tên viết tắt của Tổ chức Quốc tế về tiêu chuẩn hoá

(International Organization for Standardization), được thành

lập vào năm 1946 và chính thức hoạt động vào ngày 23/2/1947, nhằm mục đích xây dựng các tiêu chuẩn về sản xuất, thương mại

và thông tin

 ISO có trụ sở ở Geneva (Thuỵ sĩ) và là một tổ chức Quốc tế

chuyên ngành có các thành viên là các cơ quan tiêu chuẩn Quốc gia của 111 nước

 Tuỳ theo từng nước, mức độ tham gia xây dựng các tiêu chuẩn

ISO có khác nhau ở một số nước, tổ chức tiêu chuẩn hoá là các

cơ quan chính thức hay bán chính thức của Chính phủ Tại Việt Nam, tổ chức tiêu chuẩn hoá là Tổng cục Tiêu chuẩn-Đo lường-Chất lượng, thuộc Bộ Khoa học – Công nghệ và Môi trường

19

Lợi ích cơ bản của áp dụng HTCL

20

Đối nội

 Nâng cao và ổn định chất lư ợng sản phẩm; ư

 Giảm chi phí không chất lư ợng; ư

 Nhân viên hiểu rõ công việc, hạn chế phụ thuộc vào

 Nâng cao uy tín và tính cạnh tranh của tổ chức trên

thị trư ờng trong n ước và quốc tế; ư ư

Chứng nhận ISO 9001:2008

Do các tổ chức chứng nhận như BVC, SGS, DNV, GIC, Quacert… thực hiện.

Chứng chỉ có hiệu lực trong

3 năm.

Tổ chức chứng nhận thực hiện đánh giá giám sát hàng năm nhằm kiểm tra việc duy trì hệ thống

4 Hệ thống quản lý chất lượng 4.1

Yêu cầu chung: Xây dựng, lập thành vb, thực hiện và duy trì HTQLCL và thường xuyên nân

g cao hiệu lực của HT

4.2 Yêu cầu về hệ thống văn bản

5 Trách nhiệm của lãnh đạo

5.6 Xem xét của lãnh đạo

7 Tạo sản phẩm 7.1 Hoạch định việc sản phẩm

7.2 Các quá trình liên quan đến khách hàng

7.2.1 Quyết định các yêu cầu liên quan đến sản phẩm

7.2.2 Xem xét các yêu cầu liên quan đến sản phẩm

7.2.3 Liên lạc với khách hàng

7.3 Thiết kế và phát triển

7.3.1 Lập kế hoạch thiết kế và phát triển

7.3.2 Đầu vào thiết kế và phát triển

7.3.3 Đầu ra thiết kế và phát triển

7.3.4 Xem xét thiết kế và phát triển

7.3.5 Thẩm tra thiết kế và phát triển

7.3.6 Xác nhận thiết kế và phát triển

7.3.7 Kiểm soát thay đổi thiết kế và phát triển

7.4 Quá trình mua vật tư

7.4.1 Quá trình mua vật tư

7.4.2 Thông tin mua vật tư

7.4.3 Thẩm tra sản phẩm đã mua

7.5 Sản xuất và cung cấp dịch vụ

7.5.1 Kiểm soát sản phẩm và cung cấp dịch vụ

7.5.2 Xác nhận các quá trình sản xuất và cung cấp dịch vụ

7.5.3 Nhận diện và truy tìm nguồn gốc

7.5.4 Tài sản của khách hàng

7.5.5 Bảo quản sản phẩm

7.6 Kiểm soát dụng cụ đo lường và kiểm tra

8 Đo lường phân tích và cải tiến

8.1 Tổng quát

8.2 Theo dõi và đo lường

8.2.1 Thỏa mãn khách hàng

8.2.2 Đánh giá nội bộ

8.2.3 Theo dõi và đánh giá các quá trình

8.2.4 Theo dõi và đánh giá sản phẩm (kiểm tra)

8.3 Kiểm soát sản phẩm không phù hợp

Yêu cầu hệ thống tài liệu

C¸c tµi liÖu kh¸c

C¸c tµi liÖu tèi thiÓu ph¶i lËp:

C¸c tµi liÖu nªn thiÕt lËp

chuÈn

26

06 thủ tục bắt buộc phải lập thành thủ tục dạng văn bản

4.2.3 Kiểm soát tài liệu 4.2.4 Kiểm soát hồ sơ

8.2.2 Đánh giá nội bộ 8.3 Kiểm soát sản phẩm không phù hợp 8.5.2 Hành động khắc phục

8.5.3 Hành động phòng ngừa27

Hướng dẫn viết tài liệu

cấp công ty và tại các phòng ban.

PHẦN II: HƯỚNG DẪN VIẾT TÀI LIỆU

QUY TRÌNH LÀ GÌ ?

PHẦN II: HƯỚNG DẪN VIẾT TÀI LIỆU

1.1 SỔ TAY CHẤT LƯỢNG

THIẾT LẬP VÀ DUY TRÌ CUỐN SỔ TAY CHẤT LƯỢNG, BAO GỒM

• Phạm vi của hệ thống quản lý chất lượng, mô tả chi tiết và lý giải những ngoại lệ không áp dụng

• Các quy trình hoặc tham chiếu đến các quy trình

• Mô tả mối liên hệ giữa các quá trình của hệ thống quản lý chất lượng

1 HỆ THỐNG CHẤT LƯỢNG

PHẦN II: HƯỚNG DẪN VIẾT TÀI LIỆU

1.2 KIỂM SOÁT TÀI LIỆU

THIẾT LẬP MỘT QUY TRÌNH DẠNG VĂN BẢN ĐỂ KIỂM SOÁT CÁC TÀI LIỆU CHẤT

LƯỢNG, BAO GỒM

 Phê duyệt tài liệu trước khi ban hành

 Xem xét, cập nhật khi cần thiết và tái phê duyệt

 nhận biết sự thay đổi và tình trạng sửa đổi hiện hành

 các tài liệu liên quan có sẵn tại nơi cần sử dụng

 các tài liệu luôn rõ ràng và dễ nhận biết

 các tài liệu có nguồn gốc bên ngoài được nhận biết và kiểm soát việc phân phát

 phòng tránh sử dụng vô tình các tài liệu lỗi thời tài liệu bản lỗi thời khi lưu trữ cần có dấu hiệu nhận biết thích hợp

1 HỆ THỐNG CHẤT LƯỢNG

PHẦN II: HƯỚNG DẪN VIẾT TÀI LIỆU

1 HỆ THỐNG CHẤT LƯỢNG

1.3 KIỂM SOÁT HỒ SƠ

THIẾT LẬP MỘT QUY TRÌNH KIỂM SOÁT HỒ SƠ CHẤT LƯỢNG, BAO GỒM

PHẦN II: HƯỚNG DẪN VIẾT TÀI LIỆU

TÀI LIỆU VÀ HỒ SƠ

Phân biệt sự khác nhau giữa tài liệu và hồ sơ

Thông thường quan niệm như thế nào là tài liệu và mục đích của tài liệu là gì?

Hồ sơ là gì và mục đích của nó?

PHẦN II: HƯỚNG DẪN VIẾT TÀI LIỆU

Bài tập

Với định nghĩa về “tài liệu” và “Hồ sơ” đã được học, Anh/ Chị cho biết:

 Hợp đồng Kinh tế được ký kết giữa Công ty với khách hàng sẽ được coi là “ Tài liệu” hay ” hồ sơ”.

 Mẫu biểu đính kèm với quy trình và mẫu biểu đã được sử dụng thì cái nào được coi là “tài liệu và cái nào được coi là “hồ sơ”?

PHẦN II: HƯỚNG DẪN VIẾT TÀI LIỆU

PHẦN II: HƯỚNG DẪN VIẾT TÀI LIỆU

2.1 CHÍNH SÁCH CHẤT LƯỢNG

LÃNH ĐẠO CAO NHẤT PHẢI ĐẢM BẢO CHÍNH SÁCH CHẤT LƯỢNG:

 Phù hợp với mục đích của tổ chức

 Thể hiện sự cam kết tuân thủ các yêu cầu và liên tục cải tiến hiệu lực của hệ thống chất lượng

 Quy định cơ chế cho việc xây dựng và xem xét các mục tiêu chất lượng

 Được truyền đạt và hiểu trong phạm vi tổ chức

 Được xem xét để đảm bảo luôn phù hợp

PHẦN II: HƯỚNG DẪN VIẾT TÀI LIỆU

Ví dụ về Chính sách chất lượng

Thích hợp với loại hình sản phẩm và mong muốn của khách hàng

1 Đối với Công ty sản xuất ôtô

 “ở đâu có đường ở đó có Toyota”

2 Đối với công ty bảo hiểm

 “luôn luôn lắng nghe luôn luôn thấu hiểu”

PHẦN II: HƯỚNG DẪN VIẾT TÀI LIỆU

Ví dụ về Chính sách chất lượng

Thích hợp với loại hình sản phẩm và mong muốn của khách hàng

1 Đối với Công ty sản xuất ôtô

“ở đâu có đường ở đó có Toyota”

2 Đối với công ty bảo hiểm

“luôn luôn lắng nghe luôn luôn thấu hiểu”

PHẦN II: HƯỚNG DẪN VIẾT TÀI LIỆU

CHÍNH SÁCH CHẤT LƯỢNG

5.3 Chính sách chất lượng

PHẦN II: HƯỚNG DẪN VIẾT TÀI LIỆU

2 TRÁCH NHIỆM CỦA LÃNH ĐẠO

2.1 LẬP KẾ HOẠCH

2.1.1 MỤC TIÊU CHẤT LƯỢNG

 Lãnh đạo cao nhất phải đảm bảo các mục tiêu chất lượng, bao gồm cả các nhu cầu

cần thiết để đáp ứng các yêu cầu của sản phẩm được thiết lập tại mọi cấp và từng bộ phận chức năng thích hợp, và:

 Phải lượng hoá được

 Phù hợp với chính sách chất lượng

PHẦN II: HƯỚNG DẪN VIẾT TÀI LIỆU

2 TRÁCH NHIỆM CỦA LÃNH ĐẠO

Lãnh đạo cao nhất phải đảm bảo:

 Lập kế hoạch nhằm đáp ứng các yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng (4.1), mục tiêu chất lượng

 Duy trì tính toàn vẹn của hệ thống quản lý chất lượng khi có sự thay đổi đối với hệ

thống quản lý chất lượng đó

MỤC TIÊU CHẤT LƯỢNG

5.4.1 Mục tiêu chất lượng

PHẦN II: HƯỚNG DẪN VIẾT TÀI LIỆU

Ví dụ về Mục tiêu chất lượng

Mục tiêu chất lượng

1 Tăng doanh thu lên 15%

2 Giảm chi phí hư hỏng 20%

3 Mở rộng công tác phân phối đến toàn quốc

4 Giảm số vụ khiếu nại 5vụ/năm

KIỂM SOÁT TÀI LIỆU BÊN NGOÀI

- Tài liệu bên ngoài bao gồm công văn đến, các tiêu chuẩn, các văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến hoạt động công ty…

SỔ THEO DÕI VĂN BẢN ĐẾN NĂM 2012

ST

T ĐẾN SỐ NƠI PHÁT HÀNH CV SỐ VÀ KÍ HIỆU NGÀY ĐẾN

NGÀY TRÊN CV

TÊN LOẠI VÀ TRÍCH YẾU NỘI DUNG

CÔNG TRÌNH

TÌNH HÌNH THỰC HIỆN

GĐ yêu cầu

PG Đ TK KT

PG

Đ TK KC

PG

Đ TC

TH

3 3 Vinaconex 003544/CĐ-T

2011

30-12-Thực hiện chế độ chính sách và chăm lo đời sống cho CBCNV trong dịp tết Nhâm Thìn

Nam Xa La

P.HT kiểm tra xem xét, cần thiết trả lời bằng vb

6 6 XMC-CN Hà Đông

2012

04-01-Cung cấp bản vẽ mái lợp tôn cho công trình nhà 19T1-Vĩnh Yên

19T1 Vĩnh Yên

Ưu tiên

7 7 Sở XD Hà Nội 10109/TTr-SXD 04-01 23-12-2011

Tờ trình về việc chấp thuận đầu tư DA

XD nhà ở cho CBCNV Vicostone tại Thạch Thất, Hà Nội của Cty CP đá ốp lát cao cấp Vinaconex

Nhà ở Vicosto ne

KIỂM SOÁT HỒ SƠ

6

4.2.4 Kiểm soát hồ sơ

ĐÁNH SỐ FILE

Đánh số theo thứ tự

Danh mục hồ sơ quay về cùng 1 hướng

Nên dùng nhãn cùng màu nếu cùng năm hoặc cùng dự án để phân biệt

Phân loại File theo nhóm văn bản Ví dụ: File về An toàn LĐ, Tài chính, Nhân sự…

Mã số hồ sơ (Nếu có)

CT VINCOM

-

-2012

1

AN TOÀN LAO ĐỘNG

CT VINCOM

-

-2012

2

TÀI CHÍNH

CT VINCOM

-

-2012

3

NHÂN SỰ

CT VINCOM

-

-2012

4

TÀI LIỆU ISO

DANH MỤC TRONG TỪNG

FILE

1 2 3

XM

T

XM T

XM

T

XM T

XM T

XM

T

XM T

XM T

XM T

XM T

XM

T

XM T

XM T

XM T

XM T

XM

T

XM T

XM T

XM

T XM T

XM T

XM T

X

XM T

M T X M T

T M X M T X X

T M

5 6 7

2011

9 BẢNG CÔNG +

TT LƯƠNG

CT VINCOM

2011

10 TẠM ỨNG HOÀN ỨNG THANH TOÁN

CT VINCOM

2011

11 BÁO TÀI CHÍNH

CT VINCOM

2011

12 NHẬT MÁY

2010 2010 2010 2010 2010 2010

1 2 3 4 5 6 CÔNG

BIÊN BẢN GIAO

HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG

HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG

TỦ SỐ 1

TT Năm tài liệu Tên file năm 2011 Mã File Tủ số Người quản lý

QUẢN LÝ FILE

Lưu File hồ sơ Lưu hồ sơ

CÁC LỖI THƯỜNG GẶP

Yêu cầu đối với CBNV

1 Thông hiểu chính sách chất lượng, và phấn đấu để đạt được các mục tiêu chất lượng

Yêu cầu đối với CBNV

2 Nắm rõ trách nhiệm, quyền hạn của mình và của những người liên quan

Yêu cầu đối với CBNV

3 Nắm rõ yêu cầu và thực hiện công việc theo các quy trình, quy định liên quan

Yêu cầu đối với CBNV

4 Lưu trữ tài liệu, hồ sơ công việc theo qui định

Lưu trữ tài liệu

nhận biết

Yêu cầu đối với CBNV

4 Lưu trữ tài liệu, hồ sơ công việc theo qui định

Lưu trữ hồ sơ

cứu.

thường sẽ được lưu tại file, đặt trên giá hoặc tủ.

Ví dụ về lưu trữ tài liệu, hồ sơ

Tên công ty/ lo go Tên phòng

Tên loại tài liệu

Đánh dấu các tủ tài liệu để nhận biết người quản lý hoặc hồ

sơ lưu giữ bên trong

Yêu cầu đối với CBNV

5 Áp dụng và duy trì 5 S (Sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ, săn sóc, sẵn sàng) tại nơi làm việc

Seiso Seiketsu

Shitsuke

TRƯỚC SAU

CBNV cần chuẩn bị khi đánh giá

Hiểu và nắm rõ chính sách chất lượng Kiểm tra các công việc liên quan thực hiện mục tiêu chất lượng

Thông hiểu trách nhiệm, quyền hạn của chính mình và những người liên quan

Nắm rõ yêu cầu đối với các quy trình, công việc đang thực hiện

Sắp xếp, lưu trữ hồ sơ, tài liệu theo quy trình, quy định liên quan

Thank You !

Hiệu quả - Sáng tạo - Thịnh vượng