Người quản lý dự án kém tạo ra nền văn hóa dự án đầy căng thẳng, sự lộn xộn, và rất ít tiến bộ. Thật không may, rất nhiều các cá nhân không nhận thức được hành vi của mình. Hãy cùng ĐTC điểm qua 8 điểm chung của những người quản lý dự án kém. Và chúng ta hãy bàn về cách để khắc phục những hành vi này.
Trang 18 ĐIỂM CHUNG
CỦA NHỮNG NGƯỜI QUẢN LÝ DỰ ÁN YẾU KÉM
gười quản lý dự án kém tạo ra nền văn hóa dự án đầy căng thẳng, sự lộn xộn, và rất ít tiến bộ Thật không may, rất nhiều các cá nhân không nhận thức được hành
vi của mình
N
Hãy cùng ĐTC điểm qua 8 điểm chung của những người quản lý
dự án kém Và chúng ta hãy bàn về cách để khắc phục những hành vi này
1/ Quá nhiều cuộc họp.
Một số nhà quản lý dự án luôn bắt các thành viên của họ tham
Trang 2xử lý bằng cách khác Những cách xử lý như thế dẫn đến các thành viên trong nhóm dự án đang bận rộn để hoàn thành công việc cảm thấy thất vọng, chán nản
Những điều cần làm: Loại bỏ các cuộc họp định kỳ khi có thể.
Loại bỏ các cuộc họp tư - thu thập thông tin trạng thái dự án Phải luôn đặt câu hỏi cho mình: Có cách nào khác để xử lý mà không phải tổ chức một cuộc họp kéo dài? Một cuộc gọi nhanh chóng Một email Một tin nhắn
Xem thêm: 7 CÁCH TĂNG HIỆU QUẢ CUỘC HỌP
2/ Quá nhiều tài liệu hướng dẫn
Những nhà quản lý dự án có tiếng xấu là những xe tài liệu (mà không có một lần đọc)
Những điều cần làm: luôn sử dụng những tài liệu ngắn gọn.
Nếu có một lý do chính đáng cho một tài liệu dài thì hãy cung cấp một bản tóm tắt cho phép mọi người có thể dễ dàng tiếp nhận các thông tin quan trọng nhất.
Xem thêm: TƯ DUY SÁNG TẠO VỚI MINDMAP
3/ Thiếu sự tin tưởng
Khi nhà quản lý dự án có một sự thiếu tin tưởng, đội nhóm của anh ta sẽ chậm hẳn lại
Những điều cần làm: Trong cuốn sách của mình, The Speed of
Trust - Tốc độ của niềm tin, Steven Covey nói rằng Niềm
tin được tạo ra thông qua hai điều: 1) động cơ tốt, và 2) cung
cấp về những gì bạn đã hứa Nếu bạn có những động cơ tốt, nhưng không cung cấp, mọi người sẽ mất niềm tin vào bạn Nếu bạn cung cấp nhưng có những động cơ xấu, thành viên nhóm nghiên cứu và các bên liên quan sẽ không tin tưởng bạn Vì vậy, chắc chắn rằng động cơ của bạn là đúng; sau đó làm những gì
Trang 34/ Tập trung vào tự quảng cáo
Không có gì giảm động lực thúc đẩy các thành viên dự án hơn một người quản lý dự án - người luôn liên tục đề cao bản thân mình trong khi ghi nhận rất ít cho các thành viên của mình
Những điều cần làm: Hãy hỏi một người cố vấn đáng tin cậy
để giúp bạn khắc phục vấn đề này Hãy tìm cách để thừa nhận
và cảm ơn các thành viên nhóm của bạn cho công việc khó khăn
mà họ đã thực hiện Khi có vấn đề, hãy đứng vào vị trí cao nhất
và nói với các bên liên quan của bạn, bạn là người chịu trách nhiệm và những gì bạn sẽ làm gì để giải quyết các vấn đề Khi
có thành công, hãy làm nổi bật những đóng góp của thành viên trong nhóm và hạ thấp vai trò của bạn.
5/ Nghe kém
Những nhà quản lý dự án tài ba luôn biết cách lắng nghe Thay
vì làm gián đoạn để tạo ra tâm điểm, các nhà lãnh đạo tài ba lắng nghe với ý định đào sâu hơn và hiểu được quan điểm của người khác
Những điều cần làm: Tập trung hơn vào người nói Hãy liên
hệ với mắt tốt Đặt câu hỏi theo dõi thích hợp cho thấy sự đồng cảm và quan tâm.
6/ Kỹ năng ủy thác/giao phó kém
Mark, một nhà quản lý dự án, giao phó rất nhiều việc cho các thành viên nhóm của mình Đây là vấn đề - thành viên trong nhóm đã bị bối rối, mơ hồ; họ không chắc chắn về những gì được mong đợi và khi nào cần phải hoàn thành
Những điều cần làm: Lập kế hoạch ủy quyền/ giao phó - viết ra
và truyền đạt những gì bạn đang ủy thác, mức độ quyền hạn được đưa ra, ngày đến hạn, trong khi bạn vẫn theo dõi Hãy để
Trang 4các thành viên nhóm của bạn biết rằng bạn luôn sẵn sàng để thảo luận về các vấn đề và cung cấp sự hỗ trợ.
Xem thêm: 5 ỨNG DỤNG QUẢN LÝ CÔNG VIỆC HIỆU QUẢ NÊN DÙNG
7/ Kỹ năng thúc đẩy yếu
Nếu bạn đã tham dự cuộc họp dự án của Betty, bạn đã nhìn thấy rất nhiều giao tiếp một chiều từ Betty đến thành viên trong nhóm của mình Bà điều hành và hiếm khi yêu cầu các đầu vào và ý
tưởng Những điều cần làm: Lập kế hoạch các cuộc họp của
bạn với một chương trình nghị sự rõ ràng và những câu hỏi mà bạn có ý định yêu cầu các thành viên nhóm tham gia vào Khi yêu cầu đầu vào, đừng để sự im lặng cám dỗ bạn nói ra sớm; hãy cho người khác thời gian để suy nghĩ và trả lời Hãy khẳng định cá nhân khi họ trả lời.
Xem thêm: 7 CÁCH TĂNG HIỆU QUẢ CUỘC HỌP
8/ Thất bại trong việc đối phó với các vấn đề của thành viên trong nhóm
Một yếu tố khác làm giảm động lực thúc đẩy rất lớn là khi các nhà quản lý dự án thất bại khi đối diện và giải quyết việc thực hiện kém hiệu quả của một số thành viên dự án Những thành viên này có vấn đề là hiếm khi hoàn thành nhiệm vụ đúng thời hạn và luôn luôn có một cái cớ để viện dẫn
Những điều cần làm: Huấn luyện các thành viên của bạn dạng
"1 -1" khi bạn bắt đầu đưa ra vấn đề cũng như cần làm rõ mong đợi của bạn Yêu cầu một cam kết từ các cá nhân để thông báo cho bạn càng sớm càng tốt nếu có bất cứ điều gì bắt đầu cản trở
họ hoàn thành nhiệm vụ được giao Nếu bạn không thể có được những câu trả lời mong đợi theo thời gian, hãy nói chuyện với
Trang 5nhà tài trợ dự án và đơn vị cung cấp nguồn lực - tùy thuộc vào công ty bạn - về các bước để thay thế các cá nhân.
Bài tập
Bạn có bất kỳ những hành vi này không? Cuộc sống là một cuộc
hành trình của sự phát triển cá nhân và chuyên nghiệp Chọn một hoặc hai điều ở trên để làm việc trong tuần tới Nếu bạn có thể, hãy chia sẻ những điều này với một người bạn đáng tin cậy hoặc người cố vấn những người có thể thảo luận về các kết quả với bạn sau này